DEDUCCIONES DE LA NOMINA

DEDUCCIONES FIJAS:

Seguro Social

- El Seguro Social es la institucin encargada de otorgar al trabajador y sus familiares calificados prestaciones de: asistencia mdica integral y en dinero para los casos de incapacidad temporal, invalidez, vejez, sobrevivientes y nupcias

- El lmite de salario para cotizar es de cinco (5) salarios mnimos mensuales (Art.132 LOSS)

- El rgimen parcial del Seguro Social comprende solo el beneficio de pensiones; se sigue en las localidades donde no hay infraestructura del SSO, para prestar asistencia mdica y la cotizacin del trabajador est fijada en un 2% mensual

- El rgimen general del SSO, comprende todos los beneficios que el mismo ofrece, y la cotizacin del trabajador es de un 4% del salario (art. 83, 84, y 85 RLSS)

- Todo trabajador debe ser inscrito en el SSO, dentro de los primeros tres (3) das de labor en la empresa (art. 63 y 72 RLSS)

- Toda persona que de conformidad con la ley est sujeta al SSO, se considerar como asegurado, aun cuando el patrono no hubiere efectuado la correspondiente participacin al instituto (art. 62 RLSS)

- Todo trabajador que se inscriba en el SSO, recibir del instituto un documento de identificacin (planilla 14-02)

- Durante los periodos de reposo por causa mdica, incluidos los reposos por maternidad, hay suspensin del contrato de trabajo (art. 94 y 95 LOT); en consecuencia, el patrono no debe cancelar absolutamente nada por concepto de salario, y, en el caso de que otorgue alguna indemnizacin no debe realizar los descuentos del SSO. Pues estos descuentos slo deben hacerse sobre el salario.

- Los retiros de trabajadores deben comunicarse dentro de los tres (3) das hbiles siguientes a la fecha de trmino del contrato de trabajo, mediante la planilla 14-03 (art.73 RLSS)

- Todo patrono est obligado a llevar un registro de personal a su servicio y conservarlo durante 5 aos (art. 87,88 y 89 RLSS)

Prestacin Dineraria por Perdida Involuntaria del Empleo

- Este beneficio ampara a todos los trabajadores, que habiendo cumplido los requisitos establecidos en el reglamento, terminen su relacin de trabajo, estn aptos para trabajar y disponibles para el trabajo; excepto:

-Beneficiarios de pensiones de vejez, invalidez o jubilacin.

-Trabajadores temporeros, domsticos y trabajadores de cualquier tipo que renuncien a sus puestos de trabajo.

- El lmite mximo del salario para cotizar es de cinco (5) salarios mnimo

- La cotizacin para financiar la prestacin dineraria por perdida involuntaria del empleo ser el 2,20% del salario utilizado para el clculo de cotizacin del SSO. De la cotizacin sealada el patrono aportar el 1,75% y un 0.50% el trabajador.

- el patrono notificar al IVSS, la terminacin de la relacin laboral dentro de los tres (3) das hbiles siguientes en que aquella se produzca.

- El patrono est obligado a entregar al trabajador cesante dentro de los cinco das hbiles siguientes a la fecha de notificacin del IVSS, la copia valida de la forma 14-03 (planilla de retiro) y la carta de despido con la liquidacin de sus prestaciones

Rgimen Prestacional de Vivienda y Hbitat (art. 100 al 105 LOSS)

Fondo de Ahorro Obligatorio de Vivienda, FAOV

El FAOV es un fondo que est constituido por el ahorro equivalente al 3% del Salario Integral ( art. 113 LOSS y art. 30 LRPVH) mensual de los empleados ( 2% pagado por el patrono y 1% por el trabajador), as como por la recuperacin de los crditos ya otorgados. Este fondo permite a los trabajadores el acceso progresivo a crditos para la compra de vivienda principal. El pago de este aporte debe realizarlo el patrono, antes del quinto (5to) da hbil de cada mes(captulo III Disposiciones Generales LRPVH), a travs de una institucin financiera calificada por el Banco Nacional de Vivienda y Hbitat, Banavih; quien tambin se encarga de su fiscalizacin y seguimiento

El porcentaje aportado por el Empleador no formar parte de la remuneracin que sirva de base para el clculo de las prestaciones e indemnizaciones sociales contempladas en las leyes que rigen la materia (art. 30 LRPVH)

El Empleador que incumpla el deber de enterar en la respectiva cuenta los aportes destinados al FAOV, dentro de los primeros cinco das hbiles de cada mes, ser sancionado con una multa de 200 UT por cada aporte no enterado (art. 91 LRPVH)

OTRAS DEDUCCIONES DE NOMINA

Aporte Caja de Ahorro: aporte individual del trabajador a un fondo de ahorro familiar, normalmente se expresa en un porcentaje (%) del salario bsico del trabajador

Montepo: Contribucin voluntaria realizada por el trabajador (Bs. Neto), con ocasin del fallecimiento de un trabajador o familiar directo de ste

Proveeduras: Descuento acordado por el trabajador con un prestador de servicios o de bienes. Con motivo de un beneficio recibido por el trabajador (muebles, ropa, lnea blanca, servicios funerarios, etc)

Prstamos: Cuota semanal, quincenal o mensual acordada por el trabajador con su patrono, con motivo de haber recibido de parte del patrono un prstamo personal

Prstamo Caja de Ahorro: Cuota semanal, quincenal o mensual acordada por el trabajador con la institucin, con motivo de haber recibido de parte de ella un prstamo

Aporte Inces: Contribucin del 0.50 % sobre las utilidades anuales percibidas por el trabajador

Aporte ISR: deduccin realizada al trabajador con ocasin de la renta anual percibida por concepto de sueldos y salarios, sujetos al monto que este declare por concepto de gastos y desgrvameles en el ejercicio fiscal correspondiente.

Cuota Sindical: Cotizacin Voluntaria (ordinaria y extraordinaria) de los Trabajadores a travs de un porcentaje (%) o monto fijo el cual es descontado de su salario semanal o sueldo mensual

Seguro de HCM: Descuento realizado al trabajador para el sostenimiento de un Seguro Privado de Hospitalizacin, Ciruga y Maternidad que lo ampara a l y a sus familiares directos

OBLIGACIONES LEGALES Y ADMINISTRATIVAS DE LA NOMINA

Objetivo

Base LegalConstatar el cumplimiento de la Jornada de trabajo

Art. 195 y 196 LOT

Art. 90 CRBV

Constatar la interrupcin de la jornada de trabajo para

Art. 205 LOT

disfrutar del descanso

Constatar trabajo en horas extras, las cuales no deben

Art. 207 LOT

exceder de 10 semanales ni ms de 100 al ao

Constatar el permiso otorgado por la Inspectora del

Art.207, 208 y 210 LOT

Trabajo, para trabajar horas extras

Art. 113 RLOT

Constatar el pago de las horas extras diurnas a los

Art. 155 LOT

Trabajadores con el 50% de recargo

Constatar el pago de las horas extras nocturnas a los

Art. 156 LOT

Trabajadores con el recargo del 80%

Constatar que la empresa lleva el registro de horas extras

Art. 209 LOT

autorizado y sellado por la Inspectora del Trabajo

Constatar que los trabajadores de Direccin, Confianza,

Art. 198 LOT

Inspeccin y Vigilancia, laboren 11 horas diarias, con un

descanso de una hora

Constatar que la empresa cancela los das feriados trabajados Art. 212 LOT

con un recargo del 150%

Constatar que la empresa tiene el permiso del Inspector del Art. 213 LOT

Trabajo para trabajar en das feriados

Constatar que la empresa concede un da de descanso compen-Art. 114 y 119 RLOT

satorio al trabajador, en la semana inmediatamente al Domingo

en que hubiere trabajado

Constatar que la empresa cumple con el pago del Sal. MnimoArt. 83 RLOT

Constatar que la empresa entrega recibos de pago a los trabaja-Art. Art. 133 LOT

dores discriminando las asignaciones y deducciones

Constatar que la empresa cumple con el depsito mensual por Art. 108 LOT

concepto de prestaciones de antigedad

OBLIGACIONES LEGALES Y ADMINISTRATIVAS DE LA NOMINA

Objetivo

Base LegalConstatar que la empresa efecta el depsito mensual

Art. 108 LOT

de las prestaciones de antigedad en un Fideicomiso,

en la Contabilidad de la empresa o en un fondo de

prestaciones, segn voluntad manifiesta por escrito

de los trabajadores

Constatar que la empresa tiene como base de clculo para el Art. 108 LOT

depsito mensual por concepto de prestaciones el Salario

integral

Constatar que la empresa cumple con la acreditacin y el

Art.108

depsito mensual de los intereses generados por la Antigedad

los intereses sern pagados al cumplir el ao de servicio

salvo que hubiere manifestacin escrita de capitalizarlos

Constatar que la empresa cumple con informar anualmente en Art. 108

forma detallada a los trabajadores, el monto acreditado por

Antigedad, distinguiendo el capital y los intereses

Constatar que la empresa cumple con el pago de dos das de Art.108

salario adicional acumulados hasta treinta (30) das, por con-

cepto de antigedad

Constatar que la empresa cancela en la fecha correspondiente Art. 174 y 175 LOT

las Utilidades de los trabajadores

Constatar que los trabajadores con ms de un ao de servicio Art. 219,220 y 226 LOT

ininterrumpido, disfrutan regularmente de sus vacaciones

Constatar que los trabajadores a partir del segundo ao de

Art. 219 LOT

servicio ininterrumpido, disfrutan del da adicional de

vacaciones remunerado por cada ao de servicio hasta un

mximo de 15 das hbiles

Constatar que la empresa paga el Bono Vacacional de siete Art. 223 LOT

das de salario mas un da adicional por cada ao hasta un

mximo de 21 das

Constatar que la empresa lleva un registro de las vacaciones Art-235 LOT

con el sello de la Inspectora del trabajo, el cual refleja toda

la informacin referente a las vacaciones

OBLIGACIONES LEGALES Y ADMINISTRATIVAS DE LA NOMINA

Objetivo

Base LegalConstatar que la empresa cumple con los reportes estadsticos Resolucin 2921

trimestrales ante el MINTRA

Constatar que las trabajadoras en estado de gravidez, disfrutanArt.385,386,387 y 388

del descanso Pre y Postnatal.

LOT

Constatar que las empresas con ms de 20 trabajadores, cumplenArt.391 y 392 LOT

con las guarderas infantiles. Constatar que se cumple con el Art. 126 al 136 RLOT

pago del porcentaje correspondiente (38% sal.Minimo), por

concepto de matrcula y mensualidades de los hijos hasta 5 aos

o con la instalacin de una guardera en el mbito de la empresa

Constatar que la empresa con ms de 5 trabajadores est inscritaArt. 14 Ley INCES

en el INCES y el patrono aporta el 2% trimestral de los sueldos,

salarios, jornales y remuneracin de cualquier especie pagadas

al personal que trabaja en la empresa.

Constatar que en la nmina de la empresa el 90% son trabaja- Art. 27 LOT

dores venezolanos

Constatar que en la nmina de la empresa debe estar incorporado Art. 28 Ley para

el 5% de su plantilla total de personal, personas con discapacidadpersonas con Permanente discapacidad

Constatar que la empresa esta inscrita en el IVSS.

Art. 55 al 59 RLSS

Constatar que los trabajadores estn inscritos en el IVSS

Art.61 al 64 RLSS

Constatar que la empresa integra los montos descontados

Art. 63 RLSS

a los trabajadores y el aporte patronal al IVSS

Constatar que la empresa retiene los aportes de trabajadores Art.172 -173 LRPVH

y patronos al FAOV y son depositados mensualmente en

una entidad bancaria

Constatar que los tickets de alimentacin no podrn ser

Art. 14 RLAT

inferior a 0,25 UT ni superior a 0,50 UT, para los trabajadores

que devenguen hasta tres salarios mnimos

ADMINISTRACION DE NMINAINSTRUMENTOS JURIDICOS QUE REGULAN LAS RELACIONES DE TRABAJO E IMPACTAN EN LOS PROCESOS DE ADMINISTRACION DE LA NOMINA

El texto legal que regula, administra y controla todas las situaciones y relaciones jurdicas derivadas del hecho trabajo, es la Ley Orgnica del Trabajo LOT, promulgada por el congreso de la republica de Venezuela el 10 de junio de 1997 y publicada en la Gaceta Oficial N. 5152 Extraordinario del 19 de junio del mismo ao.

La LOT, cuenta con dos reglamentos a saber; el primero de ellos, de naturaleza especial denominado Reglamento de la Ley Orgnica del Trabajo (trabajo en la navegacin martima, Fluvial y Lacustre); el segundo de carcter general constituido por el Reglamento de la Ley Orgnica del Trabajo, dictado mediante el Decreto N. 3225 del 20 de enero de 1999 y publicado en la gaceta oficial N. 5192 Extraordinario del 25 de enero del mismo ao.

Otros instrumentos de obligatoria observancia y que tambin impactan en los procesos de Administracin de la nmina, son los siguientes:

a.- Constitucin de la Republica Bolivariana de Venezuela

b.- Ley Orgnica de Prevencin Condiciones y Medio Ambiente del Trabajo LOPCYMAT

c.- Reglamento Parcial de la Ley Orgnica de Prevencin Condiciones y Medio Ambiente del Trabajo

d.- Reglamento de las Condiciones de Higiene y Seguridad en el Trabajo

e.- Ley del Seguro Social

f.- Reglamento de la Ley del Seguros Social

g.- Ley para la Proteccin de las Familias, La maternidad y La Paternidad

h.- Ley de Alimentacin para los Trabajadores

i.- Ley del Rgimen Prestacional de Empleo

j.- Ley del Rgimen Prestacional de Vivienda y Hbitat

k.- Ley para las Personas con Discapacidad

l.- Ley del Instituto Nacional de Capacitacin y Educacin Socialista INCES

m.- Reglamento de la Ley de Alimentacin para los Trabajadores

n.- Reglamento sobre la Ley del INCES

o.- Ley del Instituto de Capacitacin y Recreacin de los Trabajadores INCRET

p.- Ley Orgnica Contra el Trfico ilcito y el Consumo de Sustancias Estupefacientes y Psicotrpicas

q.- Resolucin sobre el Registro Nacional de Empleo

r.- Ley orgnica para la Proteccin del Nio, Nia y del Adolescente

s.- Ley Orgnica de Ciencia, Tecnologa e Innovacin

t.- Decreto de Salario Mnimo

u.- Decreto de inamovilidad Laboral

LOS PROCESOS DE LA NOMINAProcesamiento y pago de las nminas:

Esta actividad debe garantizar el oportuno y eficaz desarrollo de las diferentes acciones que se ejecutan en el procesamiento y el pago de las nminas en las fechas acordadas o previstas por la administracin de la Empresa (recepcin de variaciones, nuevos ingresos, egresos, transferencias, soportes, etc)

Cumplimiento de los Deberes Formales:

En este proceso se debe tomar en consideracin aquellos deberes formales relacionados con la nmina incluyendo una adecuada retencin de los mismos ( SSO, INCE, ISR, RPVH, PF)

Calculo de los diferentes aportes patronales:

Simultneamente con el proceso de retencin de los deberes formales se deben procesar los diferentes aportes patronales previstos en la legislacin vigente ( SSO, INCE, PH, PF

Proceso de enteramiento oportuno de las Retenciones y Los Aportes Patronales:

Se debe cumplir estrictamente con los plazos y procedimientos previstos en la ley de acuerdo a la obligacin que se corresponda: por Ejemplo con el Seguro Social el procedimiento de pago es el siguiente:

a.- Se debe llenar la Planilla de pago IVSS, disponible en los Bancos y en las Oficinas Administrativas, marcando en tipo de pago Facturacin

b.- Presentar la Planilla de pago IVSS y el monto de la factura al cajero del Banco Recaudador antes de la fecha lmite de cancelacin indicada en la factura

c.- Si el pago se realiza con cheque, ste debe ser de Gerencia o personal del mismo banco donde cancelar, indicando al dorso el nmero patronal

d.- Recibe la copia de la planilla de pago IVSS validada y sellada por el banco

e.- Presente la factura y la planilla de pago IVSS validada en la oficina administrativa,

Clculo y Control sobre las Vacaciones y bono Vacacional del Personal

Se deben establecer los lineamientos necesarios para garantizar el control histrico del pago y disfrute de las vacaciones tal y como lo establece la legislacin vigente.

Clculo de las Prestaciones Sociales y mantenimiento del registro auxiliar del pasivo terico:

Las prestaciones sociales previstas en el Art. 108 de la LOT, deben ser registradas mes a mes y asegurarse de su contabilizacin en los registros de pasivos laborales.

Procesamiento de los Datos para los Registros Contables:

Todos los clculos de la nmina y acumulaciones de pasivos laborales deben ser procesados y registrados oportunamente a fin de garantizar su ejecucin.Procesamiento de los Aportes de Empleados y Patrono a la Caja de Ahorros:

En el caso de que exista en la Empresa una Caja de Ahorros, se debe garantizar el oportuno y eficiente registro y control de los aportes a fin de enterarlos a la institucin

Clculo de Las Prestaciones Sociales del personal que se retire de la Empresa:

Este proceso debe garantizar que todos aquellos trabajadores que se retiren de la compaa reciban de manera oportuna su correspondiente pago de las prestaciones sociales y tambin se debe garantizar su desincorporacin de los institutos legales.

Clculo de las Utilidades del Personal:

El sistema de nmina debe garantizar un registro confiable y legal de las remuneraciones y percepciones que reciben los trabajadores y que afectan el clculo de sus utilidades.

Mantenimiento y Control de los Expedientes del Personal:

Todos los expedientes de los trabajadores deben mantenerse actualizados y el acceso a los mismos debe restringirse exclusivamente al personal autorizado para su manipulacin

Control sobre los prstamos otorgados al personal:

Los prstamos al personal deben registrarse de manera oportuna, cuidando de que sean colocados las cuotas acordadas y enterar a los trabajadores sobre su saldo mediante la entrega de un estado de cuenta.

Procesamiento y Control de los Seguros de Hospitalizacin y Gastos mdicos:

Las retenciones relacionadas con las cuotas del seguro de Hospitalizacin y Gastos mdicos deben registrarse en la cuenta individual de cada trabajador y darle aviso oportuno de los ajustes trimestrales que impacten dicha cuota.

Revisin y Control de los respaldos de los informes de Relacin de Gastos:

Los reembolsos por concepto de gastos incurridos en representacin de gestiones de la empresa deben estar suficientemente documentados y registrados en la cuenta individual de gastos de representacin de los empleados que la afecten.

Informes Estadsticos Mensuales y Anuales sobre asignaciones y deducciones:

Se deben emitir todos los reportes requeridos tanto interna como externamente y que estn sujetos a la periodicidad prevista en los instrumentos legales o en las normas internas de la empresa. (Total de Horas extras, Bono nocturno, guardias adicionales, comisiones, retenciones como Prestamos, anticipos, ETC)

REQUISITOS QUE DEBE CUMPLIR UN SISTEMA DE NOMINA COMPUTARIZADO.

Entre las caractersticas ms resaltantes podemos sealar las siguientes:

Posibilidad de utilizar de 1 a 5 niveles funcionales (sucursales, gerencias, unidades funcionales, divisiones, departamentos) en administracin de sueldos y salarios

Asignaciones, deducciones y conceptos patronales totalmente configurables para el clculo de nminas, vacaciones, liquidaciones, prestaciones sociales, eventuales, prstamos as como conceptos no monetarios (ropa,calzado,juguetes,etc)

Control y gestin de prstamos y de deducciones de terceros

Manejo de calendarios general del sistema, por tipo de nmina y personalizado por integrante

Manejo de sbados, domingos y das feriados para el clculo de la nmina

Manejo de mltiples contratos

Manejo de hoja de tiempo incluye importador de datos de la mayora de los programas de control de acceso, asistencia y archivo para impresin del resumen de la hoja de tiempo

Frecuencia de pagos configurables (diario, semanales, quincenales y mensuales)

Calculo de prestaciones sociales, vacaciones y utilidades

Clculo de liquidaciones en forma automtica

Clculo de nminas de eventuales

Posibilidad de incluir de forma ilimitada campos en el archivo de integrantes, contratos y conceptos de nmina

Hoja de vida del empleado en la empresa, cambio de puestos, variacin de sueldos y ubicacin funcional incluyendo ausencias, suspensiones, permisos y reposos.

Manejar fotos de trabajadores

Registro de acumulados ilimitados

Reverso de nmina (reabrir nminas y clculos efectuados)

Manejo de Histricos

Reportes para pagos en bancos

Maneja reportes de retenciones ISLR

Reportes adecuados a las exigencias del Ministerio del Trabajo (Planilla de declaracin de empleo, y horas trabajadas) declaracin de utilidades obtenidas y distribuidas

Posibilidad de envo de recibos va e-mail a todos los trabajadores o por grupo de nmina

Generar archivos para sistemas de pago de nmina por bancos, Caja de ahorro,, fideicomiso, Sistema de contratistas y otros

Consolidacin con el sistema de contabilidad de la Empresa

Simulacin de escenarios de variacin de nminas por variacin de asignaciones

Manejo de Login y claves para usuarios por tareas

Disponibilidad de reportes de movimientos de nmina en los que se conserva la ubicacin del integrante al momento de haberse ejecutado la nmina

Que permita la modificacin de prstamos

Que permita la eliminacin de los datos del integrante en los casos de liquidacin

Que permita el manejo de preguntas y respuestas de seguridad por medio de validacin en los casos de olvido de la clave de acceso

Que permita la visualizacin de prstamos desde el editor de frmulas

Inclusin de un Baremo para el clculo de los das adicionales de Bono en Vacaciones

Posibilidad de trabajar medias jornadas por trabajador

Manejo de nminas tipo Cesta Ticket

Que permita la elaboracin de reporte de distribucin monetaria por integrante con resumen de totales.

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