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GESTIÓN DOCUMENTAL I MARTHA TABORDAGRUPO 04 CIDBA

“FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS

DOCUMENTOS”.

MARTHA LUCIA TABORDA CARO

III SEMESTRE

GRUPO 04

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTA DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN

BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

BOGOTÁ

2015

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GESTIÓN DOCUMENTAL I MARTHA TABORDAGRUPO 04 CIDBA

“FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS

DOCUMENTOS”.

MARTHA LUCIA TABORA CARO

III SEMESTRE – GRUPO 4

DOCENTE: MARÍA NANCY URIBE

PROFESIONAL CIDBA

ASIGNATURA

GESTIÓN DOCUMENTAL I

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION

BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVITICA

BOGOTÁ

2015

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GESTIÓN DOCUMENTAL I MARTHA TABORDAGRUPO 04 CIDBA

INTRODUCCIÓN

En este trabajo se presenta la aplicación de los conocimientos obtenidos para conocer, distinguir y aplicar conceptos y términos necesarios en la FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS A TRAVÉS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DURANTE el flujo documental, para el desarrollo de la actividad, se tuvo en cuenta el material de apoyo proporcionado en la plataforma y fuentes externas de consulta, que son referenciadas al final.

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OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL: Evidenciar la asimilación de los conocimientos adquiridos en el

curso Gestión Documental, del programa Ciencia de la Información y la Documentación,

Bibliotecología y Archivística de la Universidad del Quindío, cuya finalidad es dar a

conocer la formación de los archivos a través del Ciclo Vital de los Documentos,

identificando las etapas por las cuales pasa el documento desde su creación hasta la

disposición final

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

-Contextualizar los conceptos y normatividad básica relacionada con los procesos

archivísticos, EN ESPECIAL EL DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

-Aplicar los conocimientos adquiridos a la práctica.

-Identificar los diferentes parámetros y estándares normativos para la adopción,

implementación y seguimiento de un programa de gestión documental.

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Visite un archivo de carácter público y otro de carácter privado y realice y presente por

escrito, la siguiente actividad:

Describa los archivos visitados: Entidad, dirección, ciudad, etc

Universidad nacional de Colombia, Facultad De Derecho, Ciencias Políticas y sociales

Carrera 45 calle 30, Bogotá, ARCHIVO SÁTELITE.

Coordinadora; Yaneira Silvana Capera

1. Identifique en cada uno de ellos:

Dos tipos de documentos en cada una de las etapas de formación del archivo:

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Etapa pre-archivística, archivística (primera y segunda etapa y los valores de los

documentos en el archivo de gestión, central e histórico y describa cuales son las

características de cada uno de ello y su importancia en cada una de las etapas.

La primera y segunda etapa corresponde al ejercicio del valor primario o de gestión:

Los documentos identificados en esta etapa serian, RESOLUCIONES Y HISTORIAS

ACADÉMICAS

Características e importancia de la:

LA HISTORIA ACADÉMICA: “La historia académica del estudiante es una serie

documental de acceso reservado que contiene toda la información que se produzca

sobre la vinculación y trayectoria académica de los estudiantes en desarrollo de una

relación legal y reglamentaria de derecho público con la Universidad. Se organiza de

manera cronológica y corresponde su gestión a las unidades de Registro y matrícula o

Secretarías de Facultad de acuerdo con la organización de cada sede”

RESOLUCIONES: Actos administrativos de carácter dispositivo

Mientras que la tercera desarrollará en su plenitud  y exclusivamente el valor

secundario o histórico.

En esta primera edad se toma en cuenta para su estudio la información, de forma que

esta sea oportuna y pertinente, el soporte o media, en el que se va a volcar la

información, el recorrido óptimo para llegar a la persona competente con todos los

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datos que necesita para lograr resolver en menor tiempo posible y por último, el plazo

de retención y el destino final que van a ser fijados en la tabla de selección.

El momento de tramitación, es el momento en el cual se acumulan los antecedentes

necesarios para la acción administrativa o jurídica que se pretende con un documento

de archivo, durante este momento el documento se encuentra activo, siendo requerido

por el iniciador, por las distintas oficinas y por las autoridades de la institución

Y la segunda y tercera edad, en la etapa archivística.

2) EMPRESA FAJAS TRIBUTO SAS:

Av19 136 A-06 L-241 - Colombia, Bogotá

Teléfono Tel: (57) (1) 6140371

Página web www.fajastributo.com

Nombre: Viviana Millan

Razón Social: EMPRESA TRIBUTO SAS, Persona natural.

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DOCUMENTOS:

FACTURAS DE COMPRA.

COMPROBANTES DE INGRESO

CARACTERISTICAS E IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS:

FACTURAS DE COMPRA: Son documentos donde se registran los bienes o artículos

adquiridos por esta empresa, el valor o costo de ellos.

COMPROBANTES DE INGRESO: Todo ingreso de dinero a la empresa debe tener

como respaldo un comprobante de ingreso donde se describa la fecha, el valor, el

concepto del valor ingresado y las firmas de responsabilidad, estos documentos deben

estar prenumerados y reservar una zona para registrar un asiento contable, además

deben estar conformados por un original para Contabilidad y una copia para el archivo

consecutivo

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CUADRO COMPARATIVO Y EXPLICATIVO DE LAS EDADES DE LOS

DOCUMENTOS

EDAD DE LOS

DOCUMENTOS

1ª EDAD

Elaboración o recepción del

documento. Uso intensivo

2ª EDAD

Documento tramitado. Motivo de recurso o consulta como

antecedente. Uso menos frecuente. Va adquiriendo valor

histórico.

3ª EDAD

Valor histórico

CLASES DE DOCUMENTO

S

Universidad Nacional

RESOLUCIONES (Consejo de

Facultad )

HISTORIAS ACADÉMICAS(Área curricular de Derecho)

RESOLUCIONES DE FACULTAD DE DERECHO,

CIENCIAS SOCIALES Y POLÍTICAS, SU RETENCIÓN

SON DE 5 AÑOS EN EL ARCHIVO SÁTELITE O DE

GESTIÓN.

EN EL ARCHIVO DE GESTIÓN ESTAN DESDE EL AÑO 1998 EN ADELANTE,SON 5 AÑOS

DE CUSTODIA EN EL ARCHIVO DE GESTIÓN

SON SERIES DE

CONSERVACIÓN TOTAL, ALTO NIVEL HISTORICO E INVESTIGATIV

O

CLASES DE DOCUMENTO

S

FAJAS TRIBUTO

S.A.S

COMPROBANTES DE INGRESO

(Área de contabilidad )

FACTURAS DE COMPRA

(Área de caja )

LES DAN UN TIEMPO DE VIDA DE UN AÑO (1 )

TIENE UN TIEMPO DE VIDA DE UN AÑO ( 1 )

SON TOTALMENTE ELIMINADOS

SON ELIMINADAS

VALORES DE LOS

DOCUMENTOS

VALOR PRIMARIO

Como instrumento de gestión. Valor

administrativo-fiscal-jurídico.

VALOR PRIMARIO

Como instrumento de gestión.

Valor administrati

vo-fiscal-jurídico;

valor informativo.

VALOR PRIMARIO/VALOR

SECUNDARIO

Valor jurídico; valor

informativo; valor histórico-

cultural.

VALOR SECUNDARIO

Valor histórico-cultural como

testimonio histórico

ARCHIVOS Archivos administrativos Intermedio Definitivo

De oficina Central Archivo

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histórico

PERÍODOS DE

PERMANENCIA

No superior a 5 años 10-15 años 30-50 años permanente

EXPURGO Eliminación en oficina: copias, duplicados,

documentación informativa. Sin

propuesta de eliminación (depuración)

Eliminación en Archivo

central de la documentaci

ón que en ese plazo

carezca de valor.

Propuesta de

eliminación.

Eliminación en Archivo

intermedio de la documentación

que en ese plazo carezca de valor.

Propuesta de eliminación.

No eliminación. Conservación

total.

UBICACIÓN En las oficinas o departamentos que realizan la gestión.

Depósito central en la institución.

Almacén masivo fuera de la institución.

Edificio ajeno a la institución.

DOMINIO DEL

ARCHIVERO

Las unidades administrativas manejan

directamente y son responsables. Escasa

intervención del archivero (etapa

prearchivística – gestión documental).

Dominio total y responsabilidad del archivero (etapa archivística)

NIVELES DE ACCESO / USUARIOS

Administración, ciudadanos.

Restricciones de acceso.

Administración,

ciudadanos. Restricciones de acceso

Administración, ciudadanos,

investigadores. Restricciones de

acceso

Investigadores. Sin

restricciones de acceso.

Elija 2 series documentales que deban conservar de los archivos visitados y explique

el porqué de su conservación?

FACULTAD DE DERECHO UNIVERSIDAD NACIONAL:

La Historia Académica constituye la historia del recorrido académico del estudiante en

la Universidad, adquiriendo los correspondientes valores históricos que permiten su

Conservación. Si el estudiante ingresa a un postgrado en la misma Facultad, se

activará la hoja de vida de pregrado. Si el estudiante ingresa a un postgrado en otra

Facultad de la misma Universidad se solicitará la información pertinente a la Facultad

respectiva. Si proviene de otra Institución se abrirá una nueva Historia Académica. Se

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entiende por Kárdex al tipo documental que condensa el registro de otros tipos

documentales (datos personales y académicos).

-LAS RESOLUCIONES: Esta serie se transfiere al Archivo Histórico para su

Conservación permanente, finalizado su tiempo de retención en el Archivo Central pues

son actos administrativos originales, manifestaciones de voluntad de la administración

de la Facultad. Se entiende por Resoluciones al tipo documental que trata de los

asuntos relacionados con Homologaciones, Traslados, Becas Reingresos, etc. El

tiempo de retención en el Archivo de Gestión se inicia una vez egresado el estudiante.

En la segunda empresa llamada FAJAS TRIBUTO S.A.S, NO SE CONSERVAN

NINGUN DOCUMENTO, el tiempo de vida útil para ellos es de un año ( 1 ) y son

totalmente eliminados.

Identifique si en la formación de los archivos tienen en cuenta lo siguiente:

Principio de procedencia: permite saber quién produce los documentos (Consejo de

Facultad y Área curricular de Derecho) y por qué razones lo hace (por asignación

de funciones).

En el caso de la Facultad de Derecho de la Universidad Nacional se respeta este

principio, porque son regidos por normatividad pública e interna.

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En el caso de la entidad privada FAJAS TRIBUTO S.A.S. se puede decir que se

respeta la funcionalidad del documento, dependiendo de qué oficina lo origine en

este caso el área de contabilidad.

Principio de Orden Original: permite saber cuáles son los pasos necesarios de tal

producción (los procedimientos) para determinar con qué documento se inicia, cuáles le

siguen a éste, hasta finalizar. Secuencia administrativa de producción, este orden lo

cumple la Facultad de Derecho en cada dependencia, los documentos son archivados

de acuerdo al orden cronológico que han sido creados en las series correspondientes.

En el archivo privado EMPRESA FAJAS TRIBUTO S.A.S. si se utiliza por razones de

asientos contables y tributarios.

Tablas de Valoración Documental – TRV: Son utilizadas en el archivo central para

organizar todos los archivos acumulados que poseen valores históricos, llegado el caso

en la empresa.

En la empresa privada FAJAS TRIBUTO S.A.S, NO SON UTILIZADAS, NO LAS

CONOCEN.

Tablas de Retención Documental – TRD: Es la brújula, el norte para las instituciones

públicas o privadas con funciones públicas ya que a través de ellas se organizan no

solo los archivos si no sus transferencias y traslados de series y mantienen

organizados los archivos en estas instituciones.

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En la empresa privada FAJAS TRIBUTO S.A.S no se utilizan, son totalmente

desconocidas y no ven la importancia de ser implementadas en su empresa

Archivística

Cuál es el proceso desde la creación de un documento hasta la disposición

final ?.CICLO VITAL DEL DOCUMENTO (CVD). Ejemplo solicitud estudiante

Concepto de Arévalo Jordán.

1.- Fase Pre-Archivística:   Momento de Gestación: (1) Comienza con la realización de la solicitud por

parte del estudiante.

                                                  Momento de Trámite: se organiza para su distribución en la

dependencia correspondiente Oficina de Gestión documental

2.- Fase Administrativa:    Momento de Vigencia: (2) Revisar la Solicitud, efectuar una revisión

académica administrativa tanto de la solicitud como de los documentos de soporte ¿La solicitud es

procedente?

SI: Continuar con la actividad 3

NO: Se informa al estudiante especificando las razones de la solicitud no procedente. Fin del procedimiento.

                                                  Momento de Plazo Precausional: (3) Establecer el conducto de trámite de

la solicitud Clasificar las solicitudes de acuerdo a la competencia del Área Curricular, el Comité Asesor

de Carrera y el Consejo de Facultad

3.- Fase Intermedia:                            Momento Simbiótico: Entregar Actas y Soportes. Entregar

actas y soportes a la Secretaría de Facultad para que el secretario revise y consolide la agenda del Consejo

de Facultad:

                                                  Momento de Análisis: Se envía a Consejo de Facultad, Se envía para su

decisión final, emitir decisión frente a la solicitud, analizar las solicitudes y definir las decisiones al respecto,

donde como resultado final se emana una resolución según sea el caso.

4.- Fase de conservación

  Permanente  : Resoluciones, actos administrativos originales 

                                      Momento de Investigación: Cuando es solicitada por un usuario estudiante,

investigador autorizado

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                                                  Momento de la Conservación y

                                                                  Restauración: Cuando la unidad documental.se ha deteriorado

con el paso del tiempo, por factores biológicos, climáticos, húmedos, infraestructura……

5.- Fase tecnológica:                             Momento Informático: Ingresar Respuestas en el Sistema: Registrar

en el sistema las respuestas a las solicitudes. Una vez hecho esto, el sistema de manera automática envía al

estudiante un correo electrónico informando la respuesta a la solicitud

                                                  Momento Multimedia

                                                  Momento de Difusión:

Bajo que normas se rige cada uno de estos archivos en la formación de los archivos.

NORMATIVIDAD EXTERNA ARCHIVO FACULTAD DE DERECHO:

1- Ley 594 del 2000 9- LEY 1266 DEL 2008 H. data

2- LEY 57 DE 1985 10- SENTENCIA T-424-98 Acceso a

3- LEY 397 DE 1997 (Ley de la Cultura ) Documentos públicos

4- ACUERDO 42 DEL 2002

5- ACUEDOS 48,49,50 DEL 2002

6- ACUERDO 020 DEL 2002

7- ACUERDO 039 DEL 2002

8- ACUERDO 060 DEL 2001

NORMAS INTERNAS

1. Acuerdo 08 de 2008 del Consejo Superior Universitario Estatuto Estudiantil

2. Acuerdo 033 de 2007 del CSU. Lineamientos básicos para el proceso de formación

de los estudiantes.

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2. Acuerdo 06 de 2009, Consejo Superior Universitario

3. Acuerdo 11 de 2005 del Consejo Superior Universitario

NORMAS EMPRESA FAJAS TRIBUTO SAS.

1- Una persona natural debe llevar contabilidad por obligación legal, para el caso de

aquellas que son comerciantes, en cualquier caso, la contabilidad de las personas

naturales debe incorporar todos los bienes, derechos y obligaciones de la persona, es

importante llevarla como una medida de control y apoyo en la toma de decisiones,

en cuanto la contabilidad ofrece información real sobre la realidad financiera de la

persona.

2. Explique brevemente, con sus propias palabras, en que consiste cada una de las

etapas de la formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos e

investigue que cambio en la encuesta estudio unidad documental.

ETAPA PRE-ARCHIVISICA. Es la etapa donde se gesta del documento, y empieza el

trámite; es su origen, para empezar hacer manipulado por el funcionario o persona

encargada. ETAPA ARCHIVISTIVA: el documento empieza hacer manipulado, entra al

momento de vigencia y plazo precaucional, es decir mientras cumple los términos de

tiempo de acuerdo a las T.R.D. si es una empresa pública o privada con funciones

públicas, se le da valores al documento como administrativos, fiscales, jurídicos,

legales, informativos y por último llega a una edad o ETAPA HISTORICA en que el

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documento ha perdido todo valor administrativo, pero puede llegar a tener valor

histórico e investigativo.

INVESTIGUE QUE CAMBIO EN LA ENCUESTA DE UNIDAD DOCUMENTAL:

Mirando varias encuetas por INTERNET entre ellas la encuesta de Unidad

Documental de la Contraloría de Bogotá en comparación con la encuesta de

Unidad Documental del ICETEX, Y DE VARIAS ORGANIZACIONES ,el cambio que

veo es que no se llama DOCUMENTO , ahora se nombra como UNIDAD

DOCUMENTAL.

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CONCLUSIONES

La primera fase, llamada pre- archivística, está constituida por la creación o

formación de los archivos en potencia dentro de la entidad productora. Esta es

doble: originada en la entidad o recibida de afuera, ambas a menudo

entrelazadas y combinadas.

La creación dentro de la entidad se refiere a la organización, circulación interna y

cumplimiento de funciones y fines, tal como secciones o reuniones del directorio,

órdenes del directorio, ordenes de los gerentes o funcionarios a las

dependencias subalternas, comunicaciones, preguntas de los subalternos a los

jefes, etc.

La primera edad tiene su paralelo con la etapa pre-archivística, Según

Vásquez. M (2004) es el momento de estudio integral, es a partir de aquí donde

los distintos tipos de documentos son llevados a la normalización u

homologación, primero los documentos comunes, y luego los sustantivos o

característicos de cada institución” (p.50).

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GESTIÓN DOCUMENTAL I MARTHA TABORDAGRUPO 04 CIDBA

BIBLIOGRAFÍA

MAPA DEPROCESOS, GESTIÓN DOCUMENTAL, REVISADO EL 18 DE MAYO DEL

http://idpc.gov.co/descargas/nosotros/mapa-de-procesos/GD-P02%20GESTION

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MAYO DEL 2015,

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http://www.archivo.palmira.unal.edu.co/paginas/documentos/

Guia_Historias_Academicas.pdf

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GESTIÓN DOCUMENTAL I MARTHA TABORDAGRUPO 04 CIDBA

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS, MUNDO ARCHIVISTICO.COM, REVISADO EL

20 DE MAYO DEL 2015,

http://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&id=265