FORMACIONDE LOS ARCHIVOS SEGUN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

PATRICIA CORTAZAR GARCÍACLAUDIA PATRICIA ZAPATA ZAPATA

TUTORA:LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ

GESTIÓN DOCUMENTAL I

CIENCIA DE LA INFORMACION, DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICAUNIVERSIDAD DEL QUINDIO

2013

El presente trabajo tiene 3 partes:1. informe de visita a entidad pública

2. informe visita entidad privada

3. normatividad

TALLER

ENTIDAD PÚBLICAGOBERNACIÓN DE

ANTIOQUIA

TALLER PARTE UNO

Dirección: Calle 42 Número 52- 106 Centro Administrativo Departamental "José María Córdova" - La Alpujarra.

Nombre del Servidor que ofrece la información: Marino Gutiérrez Márquez

Teléfono: 3836395 Comentario: La documentación se encuentra organizada

por series y sub series conservando las dependencias la produjeron. Se ve además reflejado la estructura organizacional en el archivo donde cada estante está debidamente identificado con la secretaria o gerencia. Se observa además que las carpetas están rotuladas con: Fondo, sección, serie, subserie, folios, fechas extremas y también pude observar que las carpetas están ubicadas en cajas.

ENTIDAD PUBLICAGOBERNACION DE ANTIOQUIA

Cuentan con inventario documental? Si. Hay inventario documental FUID según lo estable la ley 594 de 2000.

Quien asigna el presupuesto para el archivo? Lo asigna la Secretaria General y esta contemplado por vigencias.

De que secretaria depende el archivo? Secretaria General de la Gobernación de Antioquia.

PREGUNTAS…

Cuenta con manual de archivo? Si, el archivo cuenta con un buen manual y fue avalado mediante acto administrativo decreto departamental 3217 de 2012

Cuantas personas laboran en el Archivo? 45 personas entre técnicos, auxiliares administrativos, profesionales, mensajeros y un director.

Existen tablas de retención Documental? Si, desde el año 2010 y en el momento se adelanta un proceso de actualización.

…MAS PREGUNTAS

Que tipos de usuarios tiene el archivo? Funcionarios de la Gobernación, publico en general, abogados, entidades públicas y privadas, municipios entre otros.

• Como reciben las transferencias documentales? Las transferencias documentales se reciben cada año de los archivos de gestión y están programadas según cronograma previamente establecido y llegan con su inventario documental, además los documentos llegan en carpetas y cajas.• Cuentan con equipos para medir temperatura y humedad de los espacios? Si, reciente se adquirieron termohigrometros, luxómetros y deshumidificadores para medir y controlar humedad la luz de los depósitos de archivo.

…USUARIOS, TRANFERENCIAS Y TEMPERATURA

• Como se controla el préstamo de documentos?. Cuando un usuario interno requiere el préstamo de una carpeta se elabora un documento “tarjeta de afuera” donde se consigna nombre de la persona, fecha, teléfono, numero de folios, dependencia hacia donde va la carpeta y firma, permitiendo controlar así el préstamo de los documentos.

PRESTAMOS…

Fases del ciclo vital: en esta institución se evidencia con claridad que se da el ciclo vital de los documentos debido a que se cuenta con archivos de gestión, un gran archivo central y un archivo histórico. En el archivo central se dan procesos técnicos como descripción, organización, digitalización y se custodia la documentación en promedio 20 años y si reúne requisitos como documento histórico se envía a dicho archivo.

CICLO VITAL

Archivo Total

• Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos

Principio de orden

original:

• Ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.

Principio de procedencia

• Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen (dependencia donde se produjeron)

Ciclo

vital de los documentos

• etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción, o recepción en la oficina, hasta su disposición final.

Folio

• Hoja de libro, cuaderno o expediente, al que corresponden dos paginas

CONCEPTOS

Legajo

• Conjunto de documentos que forman una unidad documental

Fondo

• es la totalidad de documentos (series) producidos y recibidos por una persona natural o jurídica en cumplimiento de sus funciones.

Subfondo

• es una subdivisión del fondo y corresponde a una dependencia de menor categoría en razón de su subdivisión orgánico – funcional.

Serie

• Conjunto de tipos documentales de estructura y contenido homogéneo producidos por un mismo órgano o sujeto productor

Subserie

• Son todas aquellas subdivisiones que se desprenden de las series y que reúnen documentos de estructura y contenido homogéneo conformando los expedientes

CONCEPTOS

Tipo

documental

• hace referencia a todos y a cada uno de los documentos que conforman el expediente, donde se revela el contenido del documento

Tablas de retención

• Listado de series o tipos documentales a los cuales se les asigna tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital

Tablas de Valoración

• Listado de series o asuntos a los cuales se asigna tanto el tiempo de permanencia en el Archivo Central, como su disposición final.

Valor primario

• es el valor de los documentos mientras sirven a la institución productora, destinatario o beneficiario es decir a los involucrados en el tema o asunto.

Valor secundario

• es el que tienen los documentos de conservación permanente e interesa a los investigadores

CONCEPTOS

Acta de equipo de reunión Contrato Informe de Comisión Petición

VALORES PRIMARIOS DE LOS DOCUMENTOS

Decreto Resolución

Expediente minero Actas de comité

VALORES SECUNDARIOS DE LOS DOCUMENTOS

EJEMPLO Nº 1

SERIEContratos

SUBSERIEContratos de prestación de

ServiciosTIPO

DOCUMENTALReserva

presupuestal

EJEMPLO Nº2

SERIEHistorias

SUBSERIEHistoria laboral

TIPO DOCUMENTALHoja de vida

EJEMPLO Nº 3

SERIEActas

SUBSERIEactas de comité

primario

TIPO DOCUMENTAL

listado de asistencia.

SERIE, SUBSERIE Y TIPO DOCUMENTAL

Borradores de trabajo Copias Invitaciones Cotizaciones Fotocopias

DOCUMENTOS QUE NO SE ARCHIVAN

la foliación se realiza siguiendo el instructivo del Archivo General de la Nación y los pasos son los siguientes:

Organización de la documentación de las carpetas Verificación de documentos con copias, hojas en blanco para retirarlos. Documentos en papel fax les sacan fotocopia. Foliación de los documentos en la parte superior derecha (esquina) Las carpetas como máximo deberán tener 200 folios y sin sobrepasan se deberá

iniciar otra carpeta con el folio 201. Los folletos o manuales se colocan como un folio dentro del expediente. A las fotografías se les hace la foliación por la parte anverso para no deteriorarla.

FOLIACIÓN

Clasificación de los documentos en el Archivo Central de la Gobernación: Esta la realizan teniendo en cuenta la identificación de las distintas secretarias y demás dependencias estableciendo para cada una de ellas las series y la subseries.

Ordenación de los documentos en el Archivo Central de la Gobernación: La ordenación de la documentación se hace ubicando físicamente los documentos dentro de las series en el orden previamente acordado ( numérico, cronológico entre otros)

Descripción de los documentos en el Archivo Central de la Gobernación: este proceso se realiza mediante el inventario único documental FUID según lo establecido en el la ley general de archivos (594 de 2000) y el acuerdo 038 de 2002 (inventarios documentales)

 

CLASIFICACIÓN , ORDENACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS DENTRO DE LAS CARPETAS

ETIQUETA PARA CAJAS

ETIQUETA PARA CARPETAS

El Manual de Procedimiento es un documento de gestión que describe en forma pormenorizada y secuencial las operaciones que se sigue en la ejecución de los procedimientos en cada órgano funcional de una Entidad.Es un instrumento de información y orientación al personal que interviene directa o indirectamente en la ejecución de los procedimientos.

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

Interviene en la consulta de todo el personal, que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.

Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS SIRVEN PARA:

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

La ley 594 de 2000 en su artículo 22 establece que la gestión documental dentro del concepto de archivo total comprende los procesos de gestión documental que están interrelacionados entre si y se desarrollan durante las etapas del ciclo vital del documento.

La gestión documental se define como el conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL QUE SE DESARROLLAN EN LA GOBERNACIÓN DE ANTIOQUIA

Producción: Generación de documentos en

las instituciones en cumplimiento

de sus funciones y comprende aspectos de

origen, creación y diseño de formatos y

documentos conforme a las funciones de

cada dependencia.

Recepción: Conjunto de

operaciones de verificación y

control que una institución debe realizar para la admisión de los

documentos que son

remitidos por una persona

natural o jurídica.

(recepción , radicación, registro de

documentos)

Distribución: Actividades tendientes a

garantizar que los documentos

lleguen a su destinatario y

esta relacionada con el flujo de los documentos al

interior y al exterior de entidad, sin interesar el medio de

distribución de los documentos

y se debe contar con un

control.Tramite: Curso del

documento desde su

producción o recepción hasta el

cumplimiento de su función administrativa.(recepción de

solicitud o tramite y respuesta

Consulta:Acceso a un documento o

grupo de documentos con el fin de conocer la

información que contienen

(formulación de la consulta,

estrategia de búsqueda,

respuesta a consulta)

Organización:

Conjunto de acciones

orientadas a la clasificación, ordenación, y descripción de los documentos

de una institución, como parte

integral de los procesos

archivísticos

PROCESOS DEL PGD QUE SE DESARROLLAN EN EL ARCHIVO DE GESTIÓN

Consulta: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen (formulación de la consulta, estrategia de

búsqueda, respuesta a consulta)

Conservación: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los

documentos de archivo, sin alterar su contenido. (diagnostico integral, prevención y atención de desastres, limpieza de áreas y documentos,

control de plagas, control de condiciones ambientales, entre otros)

Disposición Final: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación con forme a lo

dispuesto en las tablas de retención o valoración documental.

Descripción: proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en

representaciones que permitan su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión o la

investigación

PROCESOS DEL PGD QUE SE DESARROLLAN EN EL ARCHIVO CENTRAL

En el la Gobernación de Antioquia si hay archivo histórico y data desde el año de 1562, es un archivo organizado por fondos documentales (9 en total ) y en el se dan los siguientes procesos:

Conservación: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido. (diagnostico integral, prevención y atención de desastres, limpieza de áreas y documentos, control de plagas, control de condiciones ambientales, entre otros)

Disposición Final: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación con forme a lo dispuesto en las tablas de retención o valoración documental.Descripción: proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación..

PROCESOS DEL PGD QUE SE DESARROLLAN EN EL ARCHIVO HISTORICO

Dependencia: Despacho del Gobernador Secretaria de despacho busca formato (plantilla) en el sistema ISOLUSION. Secretaria de despacho diligencia la plantilla en original y dos copias, con todos los datos del

funcionario a nombrar(nombre, documento de identidad, cargo, dependencia para donde va nombrado, condición si es temporal, entre otros)

Secretaria de despacho envía decreto ya terminado a dirección Jurídica Dirección Jurídica verifica si hay inconsistencias en el decreto. Dirección jurídica devuelve documento a Despacho del Gobernador. Gobernador firma decreto. Secretaria de despacho envía con un mensajero a la Dirección de Gestión Documental (archivo)

el decreto para que sea radicado. Gestión Documental radica el decreto asignándole un número (consecutivo) y fecha. Gestión documental devuelve al mensajero las dos copias de decreto radicado. Mensajero lleva a la dirección de personal copia del decreto radicado para notificar al

funcionario nombrado. Gestión documental digitaliza decreto y envía copia digital a la imprenta para su publicación en

la Gaceta Departamental. Gestión Documental archiva decreto original. Gestión documental verifica custodia del documento en la tabla de Retención Documental. Gestión documental custodia por 20 años el decreto de nombramiento. Cumplidos 20 años se trasfiere al archivo Histórico la serie decretos del despacho del

Gobernador según lo establecido en la T.R.D. por ser de conservación permanente.

Decreto de nombramiento de secretarioGOBERNACIÓN DE ANTIOQUIA

ENTIDAD PRIVADAUNIVERSIDAD

INCCA

TALLER PARTE DOS

Dirección: Carrera 13 No. 24-15 . Nombre del Servidor que ofrece la información:

Samuel Lozano Teléfono: 4442000. Comentario: El archivo especializado de historias

laborales de la universidad Incca de Colombia, se encuentra organizado alfabéticamente, al interior de cada historia laboral se encuentra organizada cronológicamente. La custodia esta cargo de la oficina de recursos humanos la directora, Lucy Caicedo, tiene un control restringido para la consulta o préstamo de las historias laborales.

ENTIDAD PRIVADAUNIVERSIDAD INCCA

La persona encargada del archivo de historias laborales tiene estudios en archivística?

La persona encargada para el manejo de las historias laborales no tiene estudios en archivística.

Cuentan con tablas de retención documental? No la entidad no tiene tablas de retención documenta. Como es la recepción de los documentos? llegan a la oficina de recurso humanos, y se le da un numero

consecutivo y fecha de recibido.

PREGUNTAS…

Cuál es el préstamo de los documentos?La consulta de las historias laborales se hace al interior del archivo.

La entidad cuenta con Archivo Histórico?No la universidad no tiene archivo histórico.

Que tipo de documentos se producen?constancias laborales, certificado de seguridad social, circulares , memorando, entre otros.

Que herramientas sistematizadas utilizan?No hay proceso de sistematización implementado

…MAS PREGUNTAS

Cuentan con archivo de gestión?Si se cuenta con archivo de gestión, donde reposan las historias laborales de los empleados activos, y dos años si están retirados .

Como se realizan las transferencias de los documento?La transferencia del las historia laborales del archivo de gestión al central, se realiza cuando el empleado retirado ha cumplido dos años.

Qué tipo de ordenación utilizan?El archivo se encuentra organizado alfabéticamente.

…MAS PREGUNTAS

Fases del ciclo vital: la universidad Incca da a conocer el ciclo vital de los documentos desde su producción hasta su disposición final, cuenta con su archivo de gestión y central, aun no cuenta con un archivo histórico la documentación se deposita en el archivo central.

CICLO VITAL

CONCEPTOS

CONCEPTOS

CONCEPTOS

Cartas

Circulares

Nominas

Invitaciones

VALORES PRIMARIOS DE LOS DOCUMENTOS

Acta de creación de la entidad

Escritura

Planos arquitectónicos

VALORES SECUNDARIOS DE LOS DOCUMENTOS

SERIE, SUBSERIE Y TIPO DOCUMENTAL

DOCUMENTOS QUE NO SE ARCHIVAN

La foliación de los documentos consiste: en la parte superior derecha de cada documento se escribe el número que debe ser consecutivo ascendentemente con lápiz de mina negra legible

FOLIACIÓN

La organización de los expedientes, la documentación al interior de la unidad de conservación, carpetas se realiza cronológicamente por fechas de la más antigua al más reciente.

ORDENACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DENTRO DE LAS CARPETAS

Producción: en la oficina de recursos humanos, se lleva un

consecutivo de correspondencia enviada, que lo genera la secretaria

de recursos Humanos, las dependencias se comunican con ella y cada una solicita su consecutivo.

Recepción: en la oficina de recursos humanos, se lleva un consecutivo de

correspondencia enviada, que lo genera la secretaria de recursos Humanos, las dependencias se comunican con ella y cada una

solicita su consecutivo.

Distribución: al llegar a la dependencia de recurso humanos, se

clasifica las comunicaciones para entregarlas a las diferentes personas

que laboran en esta dependencia: directora de recursos humanos, a la

psicóloga de la entidad o a la persona encargada de nomina.

ARCHIVO DE GESTIÓN

Tramite: cada persona se hace responsable de dar trámite a las comunicaciones que le han sido

entregadas.

Organización: la organización de las historias laborales, se clasifica toda la documentación que llega al archivo

alfabéticamente, luego cada paquete con la letra del alfabeto

correspondiente, se organiza al interior por el primer apellido. Y luego

se archiva en cada carpeta cronológicamente.

Consulta: en esta dependencia es restringido las historias laborales, solo

se le prestan a las personas autorizadas por la directora de

recursos humanos. Y no salen de la oficina.

PROCESOS DE UN PGD

Organización: se clasifican los documentos que se encuentran en el archivo central, y un día en la semana en horas de la tarde se archivan en cada historia laboral cronológicamente.

Consulta: muy poca la consulta de las historias laborales, algunas veces se necesitan para realizar las constancias laborales o para personas para solicitar su pensión.

Disposición final: aun no se ha implementado depurar las historias laborales que ya han cumplido su permanencia en el archivo central.

PROCESOS DE UN PGD

Recepción: el usuario solita en la oficina de recursos humanos la certificación laboral.

Distribución: la secretaria de la oficina de recursos humanos se la direcciona a la persona encargada de realizar las constancias laborales.

Trámite: la persona se hace la responsable de elaborar la constancia.

DOCUMENTO PRODUCIDO

Organización: luego de estar elaboradas y firmadas por el vicerrector académico, se archivan el original y copia en un fuelle organizado alfabéticamente. 

Consulta: el usuario al cabo de tres días hábiles se acerca a la oficina encargada de elaborar las constancias laborales para reclamar su certificado, se hace entrega del original y la copia se le hace un recibido.

Disposición final: la copia con el recibido se archive en la respectiva historia laboral cronológicamente.

DOCUMENTO PRODUCIDO

NORMATIVIDAD

Establece por los principios por cuales se debe regir gestión documental en las entidades públicas.

Contempla los componentes de la política de gestión documental. Estableció etapas para asegurar la gestión documental. Creo instrumentos archivísticos aplican para la gestión

documental. Introduce nuevos procesos en la gestión Documental como

planeación y valoración. Obliga a la publicación del Programa de Gestión Documental. Indica cuales son las características de los sistemas de Gestión

Documental. Da las pautas para el tratamiento a los documentos en formato

electrónico.

DECRETO 2609 DE 2013

Reglamenta el decreto 2578 de 2012 Comité evaluador de documentos: Le da responsabilidades claras

y concretas. Funciones: son claras y definidas (antes no se tenían) Integrantes: Establece cuales son los integrantes y en algunos

casos su tiempo en el comité. Deroga el articulo 18 del acuerdo 07 del AGN de 1994 Deroga el acuerdo AGN 06 de 1996.

Deroga acuerdo AGN 011 de 2008.

ACUERDO 03 DE 2013

Reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.

ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN: Idoneidad Análisis contextual Trazabilidad y control

Acuerdo 04 de 2013

Establece los criterios básicos paro la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones

públicas y se dictan otras disposicionesEsta norma trae unos cambios importantes en lo siguiente:

Obligatoriedad de la descripción de los documentos

Descripción colectiva de fondos.

Consulta en línea de los instrumentos de descripción.

Descripción de los actos administrativos.

Pautas generales para la descripción.

ACUERDO 05 DE 2013 (en cuanto a la descripción)

El acuerdo 05 de 2013 plantea en cuanto a la organización de los archivos que esta se debe hacer basada en los principios de :

Procedencia Orden original

Integridad de los fondos.

ACUERDO 05 DE 2013 (en cuanto a la organización)

En lo que a clasificación de documentos hace énfasis en que el proceso de clasificación debe ser tener resultado un cuadro de clasificación donde se vea claramente los niveles de fondo, subfondo, sección, subsección, serie, subserie, unidad documental simple o compuesta.

ACUERDO 05 DE 2013 (en cuanto a la clasificación)