Formato de Descripcion de Puesto Compras Ampliado

Formato de Descripción de Puesto

CÓDIGO DEL FORMATOFR-SC-RHH-08

Fecha de efectividad Revisión

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Fecha de elaboración: A. DATOS GENERALES

Título del puesto Jefe de comprasUnidad de negocio AdministrativoNivel Organizacional 3Ubicación física Corporativo

B. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

I. Datos del puesto

Tipo de puesto: Administrativo

Número de personal a su cargo: Directo 1Indirecto 0

Ubicación y nivel en la estructura

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UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA

Puesto Jefe Directo

DIRECTOR GENERAL

Puesto Jefe Indirecto GERENTE GENERAL

AUDITORIACOORDINADORA ADMINISTRATIVA

JEFE DE COMPRASJAVIER VERGARA

ASISTENTE DE COMPRAS




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II. Alcance del puesto

Misión del PuestoPropósito general del puesto

TRATOS Y CONVENIOS CON PROVEEDORES Y CONTRATISTAS, CONVENIOS Y JERARQUIZACIÓN DE ZONAS, NEGOCIACIÓN DE LÍNES DE CRÉDITO. ORGANIZACIÓN DE INFORMACIÓN RELACIONEADA CON FACTURAS, EJECUCIÓN DE ODENES DE COMPRA Y FACTURACIÓN.

Función Específica 1 ¿Qué hace? Comenzando con un verbo en

infinitivo y que describa una meta que contribuya a alcanzar la misión del

puesto.

REBAJAR DEL 2% AL 5% DE LOS COSTOS ACTUALES EN EL ÁREA DE CONSTRUCCIÓN.

% de importancia Indicador ¿Cómo se mide?Unificando costos y estrategias de compra

¿Cómo lo hace? Conjunto de actividades y tareas realizadas para cumplir con una función específica.Acción (Verbo) Objeto (Qué hace) Resultado (Para qué lo hace)

1 Concentraciones de compras con proveedores, 2 Identificar consumible más grande que tenemos, y cuales son los elemento que más se consumen3 Proveedores cual tiene la capacidad de darnos a mejor precio y suministro a nivel de la república4 Logística de compra para mejorar los costos y tiempos de todos los proveedores5 Planeación de compras y estrategia en su ejecución

Función Específica 2¿Qué hace? Comenzando con un verbo en


puesto.

ACUERDOS A NIVEL CORPORATIVO EN COMPRAS % de importancia Indicador ¿Cómo se mide?


1 Conocer los volúmenes de materiales que compran, proveedores importantes a nivel nacional2 Habilidad de negociación con proveedores sujeto a resultados345

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puesto.

PLANEACIÓN DE ÁREA% de importancia Indicador ¿Cómo se mide?

Conocimiento general de la obra y actuar en consecuencia a esto proactivamente.


1 Conocer lista de proveedores de acuerdo a cada cliente y sus consumibles2 Conocer los formatos de obra preestablecidos por cada cliente

3 Facultad de decir discernir qué necesidades tiene cada obra de acuerdo al modelo de ésta y formatos establecido por el cliente.

4 Conocer los tiempo exactos para comprar en tiempo y forma proactivamente, mediante una calendarización estratégica de formato de obra

5

III. Relaciones externas e internas

¿Con que áreas de su unidad de negocio u otras unidades de negocio tiene relación para el desempeño del trabajo?

Unidad de negocio Área ¿Para qué?1 Corporativo Recepción Compra de insumos de corporativo.2 Operativo Construcción y Mtto Compras de operación completa3 Administrativo Tesorería y Fianzas Pagos y seguimiento administrativo4 Corporativo Director General Autorización de operación5 Corporativo Sistemas Compra de software y mtto de sistemas etc…

¿Con que empresas, instituciones, proveedores, clientes etc., tiene relación para el desempeño del trabajo?

Empresa, institución, proveedor, etc. ¿Para qué?1 Proveedores de obra / mtto / sistemas etc… Compras materiales2 Subcontratistas Orden de compra y firma de autorizaci3 Clientes Lista de insumos45

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puesto.

NEGOCIAR LAS LÍNEAS DE CRÉDITO % de importancia Indicador ¿Cómo se mide?

Teniendo crédito al 100% de nuestros proveedores¿Cómo lo hace? Conjunto de actividades y tareas realizadas para cumplir con una función específica.

Acción (Verbo) Objeto (Qué hace) Resultado (Para qué lo hace)

1 Habilidad de negociación y visión para saber con quién dirigirse (Directamente o a corporativo)

2 Concentración de compras en un determinados proveedores para lograr mejor condiciones de crédito (Uso óptimo de tu logística)

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IV. ResponsabilidadesSi tiene responsabilidades en algún rubro, llene la información en el espacio correspondiente.

Recursos materiales y financieros ¿Sobre qué recursos? ¿Qué responsabilidad tiene?

¿Tiene responsabilidad por recursos materiales,

incluyendo activos y financieros?

Caja chica Comprobarla al 100%Compras Justificar cada compra

Información confidencial ¿Qué información? ¿Qué responsabilidad tiene?

¿Responsabilidad sobre información confidencial?

Precios ComprasTablas de acuerdos NegociaciónDocumentos Legales y financieros Trámites

Toma de decisiones ¿Qué decisiones?

Si toma decisiones sin consultar a su jefe directo ¿Qué clase de decisiones?

Uso de caja chicaCompras menores a 10,000.00 (Diez mil pesos 00/100 MN)

Retos del puesto Tipo de retos

¿Qué retos enfrenta para lograr sus funciones

diarias?

Organización de área y así mismo indirectamente las otras áreas en la forma de proceder a sus compras.

V. Marco normativo

¿Qué normas y políticas debe conocer, cumplir y/o vigilar su cumplimiento para el ejercicio del puesto?Conocimiento en la necesidad de las áreas, conocer la materia prima que compra, debe conocer los deficiencias de sus proveedor, y de igual manera de su cliente .

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C. PERFIL DEL PUESTO

I. Áreas de conocimiento y experienciaIdentificar carrera y áreas de conocimiento requeridas para la ocupación del puesto.

Rango de edad 35 - 55 Escolaridad Licenciatura

Carrera/Especialidad

Administrativa

Idioma Lee: 60% Escribe: 40% Habla/Escucha: 40%

Manejo de

Paquetería/ Software Neodata, Office

Equipo o Maquinaria PC, Laptop

Áreas de experiencia Mínimo de años

Experiencia

Puestos Compras y administrativas 3 años

Funciones Compras

II. Condiciones de trabajo y seguridad ocupacional

Disponibilidad para viajar noDisponibilidad para cambiar de residencia no

Licencia de conducir no

Certificaciones que requiere para ocupar el puesto

Conocimiento básico de equipos que compra para obra y/o mtto

Conocimientos necesarios para el puesto

Precios (oferta y demanda lógica)

CompetenciasEste espacio debe ser llenado por el área de RH

Competencias Organizacionales Competencias GerencialesCompetencia Nivel de dominio Competencia Nivel de dominio

Concepto del puesto estructurado para controlar clientes y proveedores, de

acuerdo a experiencia

100% Liderazgo 80%

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adquirida con cada uno

Competencias TécnicasCompetencia Nivel de dominio

Conocimiento mercancía 75%

Autorizaciones

AHMAD SALAME JAVIER VERGARA LÓPEZ VARINIA LÓPEZ RIQUELME

Jefe Directo Responsable de Área Recursos Humanos

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Definiciones

Compras: operación que propone suministrar bienes o servicios, en los términos, normas o especificaciones que se le soliciten o que marque el proyecto, en las mejores condiciones de calidad, precio y servicio.

Comprador: persona con la capacidad y facultad de realizar la compra de un bien o servicio, demandado o solicitado por un departamento o persona que pertenece a la empresa.

El área de compras es la encargada de todas las adquisiciones de la organización, como son materiales para construcción, servicios (subcontratos) y otras adquisiciones (no aplicadas a obras) en las mejores condiciones de calidad, precio y servicio.

Objetivos del área de compras

1. Generar utilidades, reduciendo costos en todo el proceso de la compra, incluyendo la compra misma, respetando siempre los estándares de calidad que demanda el proyecto, a fin de mantener a la empresa competitivamente en operación.

2. Ayudar a la operación del área de construcción en tiempo y forma, llevando una planeación estratégica de adquisiciones.

3. Relacionarse con los proveedores para generar un convenio de alianza a efecto de que ambas partes ganen.

4. Generar una buena imagen ante los proveedores, gracias a las buenas prácticas comerciales, anteponiendo valores éticos y morales.

Funciones del área de compras

1. Investigación, evaluación y selección de proveedores y precios.2. Relaciones comerciales en las mejores condiciones.3. Desarrollo del área (compras, control de inventarios)4. Recepción, análisis y registro de requisiciones.5. Elaboración, emisión y envío de solicitudes de cotización.6. Selección de proveedores.7. Elaboración, emisión, envío y seguimiento de órdenes de compra.8. Coordinación con el área de obra y mantenimiento la entrega, recepción y correcto

almacenaje de los materiales.9. Aseguramiento de la calidad de los materiales y servicios (actividad compartida con el área

de construcción)10. Concretar convenios y contratos con proveedores.11. Seguimiento de las actividades post compra con proveedores (revisión y pagos)12. Inventarios.13. Auditoria interna administrativa (procesos, actividades, documentos)14. Supervisión de almacenes y bodega.15. Investigación de mercados.16. Minimizar en lo posible hasta eliminar la interrupción de los procesos de construcción por

falta de materiales.Página 7 de 18




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17. Minimizar hasta eliminar en gran medida pérdidas por mermas, robos, controles, entre otros.

Responsabilidades del área de compras

1. Suministrar materiales y servicios en tiempo y forma.2. Elegir, tratar y negociar con proveedores.3. Investigar, cotizar, analizar y actualizar precios y bases de datos.4. Circular órdenes de compra y su seguimiento.5. Recepción, revisión, custodia y entrega de adquisiciones.6. Aseguramiento de calidad.7. Medios de transporte pertenecientes a la empresa.8. Seguimiento de cuentas por pagar.9. Control de inventarios y almacenes.

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Estructura del área de compras

Proceso de Compra

El proceso de compra se inicia cuando algún área de la organización requiere de un bien o servicio y lo solicita por medio de una requisición, de ahí en adelante se llevarán al cabo procesos y actividades para abastecer o cubrir el requerimiento.

*El proceso es complejo, porque no consiste en comprar por comprar, sino en implementar estrategias bien planeadas y organizadas para lograr un valor competitivo que se refleje en las utilidades, calidad e imagen de la empresa, pero sobre todo contribuir en gran medida a la satisfacción de los clientes.El arte de comprar, es saber negociar, valiéndose de todas las herramientas adquiridas en base a experiencias y habilidades para lograr los objetivos: conseguir líneas de crédito o facilidades crediticias, negociar tiempos de entrega, montos, pagos, etc. siempre cuidando que los suministros sean en tiempo y forma, creando alianzas con proveedores y subcontratistas para el bien común de ambas partes.El proceso se podría resumir de la siguiente manera:

1. Requisición de materiales.2. Registro de requisiciones.3. Localización de proveedores.

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Compras

Control de Inventarios (Almacenes de obra y

Bodega General)Cuentas por Pagar

Compras


Bodega General)

Aseguramiento de Calidad y Supervisión Cuentas por Pagar

Compras


Bodega General)

Aseguramiento de Calidad y Supervisión

Maquinaria, equipo, herramienta, activo fijo,

etc.Cuentas por Pagar




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4. Solicitud de cotizaciones.5. Análisis de cotizaciones y presupuestos.6. Selección de proveedores y negociaciones.7. Elaborar órdenes de compra, enviar a proveedores y darles seguimiento.8. Entrada, almacenaje, resguardo y entrega de materiales.9. Seguimiento de procesos de proveedores, revisión y pago de facturas.10. Control de inventarios.11. Control de cuentas por pagar a proveedores.12. Generación y transferencia de información a finanzas y contabilidad.13. Generación y transferencia de información a gerencia de construcción.

Proceso descriptivo de la compra

A. Requisición de compraEs la solicitud de cualquier área de la empresa para la obtención de materiales o servicios para poder operar correctamente en un proyecto definido. Puede ser una requisición donde se solicite algún insumo o servicio (materiales, subcontratos y mano de obra) que esté contemplado en el presupuesto de obra. También puede ser una requisición que no se relaciones directamente con los procesos de obra, pero que contribuyen a la operación de la empresa.

Toda requisición deberá contener los siguientes conceptos:1. Membrete de la empresa.2. Concepto o título del documento.3. Área que requisita.4. Nombre del solicitante.5. Proyecto o área de aplicación de lo solicitado.6. Fecha de elaboración.7. Cantidad, concepto, características y especificaciones de lo requisitado.8. Observaciones.9. Firmas del solicitante y del comprador o receptor de la requisición.10. Fecha en la que se necesita que el material o servicio, esté en la obra o en cualquier otro

lugar donde se requiera. (lo anterior va muy ligado con el programa de obra proyectado)

B. Registro y Clasificación de RequisicionesEl comprador deberá contar con un sistema que le ayude a clasificar estos documentos de acuerdo a su origen y naturaleza, para su registro. Se pueden considerar diferentes criterios.

Por proyecto Por obra Por solicitante Por tipo de compra Por plaza, sucursal o entidad. Por concepto de obra Por folios Por centro de costo Por gerencia de obra o proyecto

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Localización de proveedores

La localización de proveedores se puede realizar principalmente a través de la internet, ya que arroja información a nivel local, regional e internacional, hay que tomar estrategias para que la búsqueda sea lo más ágil y productiva.

1. Medios electrónicos Directorios telefónicos especializados Guías de proveedores especializados Catálogos de productos on line Publicidad Organizaciones de proveedores Cámaras de la industria de la construcción

2. Medios escritos Directorios telefónicos Catálogos físicos Publicidad

3. Medios personalizados Recomendaciones por compañeros de trabajo, proveedores, subcontratistas, amistades,

etc. Entrevista directa con vendedores y representantes de ventas Asistencia a ferias y exposiciones comerciales del ramo de la construcción o del sector que

se requiera Por concurso o invitación Muestras físicas Catálogos

Para la elección del proveedor se deberán considerar criterios para no saturarse de propuestas, se deberán considerar los siguientes puntos:

1. Imagen en el mercado (tamaño, capacidad, calidad, experiencia, servicio) todo lo que a simple vista se pueda corroborar.

2. Recomendación en base a experiencias propias o mismas recomendaciones3. Criterios en base a fuentes de información.

Solicitud de Cotización

La solicitud de cotización, es el documento que se envía al proveedor para requerirle o solicitarle una cotización o presupuesto de un bien o servicio, con la intención de su compra. Este documento debe reflejar la imagen de la empresa, su profesionalismo, tamaño, proyección, experiencia y prestigio, con especificaciones claras, volúmenes reales y todo aquello que se requiera para evitar confusiones. Todo lo anterior para garantizar una buena relación comercial.La solicitud deberá contar con los siguientes elementos:

Membrete de la empresa Concepto o título del documento Folio del documento Fecha de emisión Nombre del proveedor Nombre del contacto

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Teléfono del contacto Correo electrónico del contacto Nombre del comprador Área responsable Nombre del proyecto Ubicación con referencias Clasificación Número de partida Número de catálogo, en caso de existir Cantidad Unidad Concepto Especificaciones o características del material, insumo o servicio Precio unitario Subtotal Impuestos Total Fecha y lugar de entrega (LAB) Condiciones de venta Observaciones Firma del solicitante Números de copia al pie del documento Información complementaria, en caso de existir Fecha límite de recepción de cotizaciones o presupuestos

C. Envío de cotizaciones o presupuestosEl proveedor del bien o servicio envía a la oficinas de la empresa, al área de compras su cotización o presupuesto, los cuales deberán contener toda la información requisitada del material o servicio, sujeto a futura adquisición y deberán tener especificadas sus condiciones de venta, servicios adicionales, observaciones, etc.

Descripción del producto (especificaciones, características, formas, presentaciones, empaques, unidades, etc)

Precios, créditos, montos, plazos, condiciones de pago, tiempos de entrega. Caducidad o vigencia de la cotización Datos generales del proveedor

D. Recepción, evaluación y selección de cotizaciones y presupuestosLa cotización es el documento enviado por el proveedor al área de compras como respuesta a su solicitud de cotización, en la cual hace su propuesta de venta de un bien o servicio, que según él cumple con las condiciones más ventajosas para la empresa respecto de precio, calidad y políticas de venta.Para la selección de cotizaciones se deberán considerar elementos de competitividad del proveedor como son:

Precio Calidad Servicio Flexibilidad y facilidades de pago (créditos, montos, tiempos, plazos) Fianzas, seguros, garantías

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Servicio post ventaEs importante que se apoye para este tipo de evaluaciones en las áreas especializadas de la organización para el intercambio de criterios y enfoques sobre la cotización o presupuesto, materia de la requisición. Estos departamentos podrán ser presupuestos, diseño, calidad, supervisión, construcción, mantenimiento y auditoria.La generación de cuadros comparativos de presupuestos y cotizaciones es muy importantes, ya que serán parte fundamental para la selección del proveedor. Los criterios de evaluación deberán dar como resultado ventajas de rentabilidad a la compra, soportado por variables de calidad, precio, servicio y créditos. Estas variables de alguna manera deberán marcar el enfoque d crecimiento, ya que debe de generarse competitividad, rentabilidad y productividad.

Negociaciones

Una vez terminado el proceso de análisis, evaluación y selección de presupuestos, se deberá proceder a negociar, pero para esto, se requiere de experiencia, criterio, capacidad de análisis, diplomacia, tolerancia, pero sobre todo, sentido común.La esencia de la negociación es parte de dos o más individuos y la equidad es parte fundamental para el éxito comercial, lo que generará una relación cordial y de respeto en un marco de cooperación.Los aspectos que se deberán negociar deberán ser:

Costos y utilidades Calidad Montos y plazos crediticios Servicios como tiempos de entrega, transportes, condiciones de entrega, etc. Asistencia puntual y oportuna Políticas de devolución, reposición, garantías, fianzas, servicios post venta. Estabilidad de ofertas y mejoras de las mismas.

Algunas de las herramientas para poder negociar pueden ser: Crecimiento a corto plazo de la empresa Proyectos futuros consolidados Desarrollo compartido (alianzas, negocios, etc.) Ideales, propósitos y valores de la empresa Certidumbre económica, solvencia, créditos, apalancamientos Garantías como respaldo de operaciónes comerciales

El comprador deberá generar estrategias de negociación bien fundamentadas, planeadas y dirigidas, con el objeto de lograr objetivos y metas para el éxito de este proceso.Hay que entender que el negociar no es simplemente sentarse a regatear, sino a satisfacer, convencer y generar confianza, ganar adeptos, pero sobre todo concretar ese conjunto de ventajas para la empresa, ventajas con un alto valor competitivo, que a su vez contribuyan a satisfacer las necesidades de nuestros clientes, reflejada en precio y calidad, que serán transferidas por el proveedor.

Selección del proveedor

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Este debe darse en función a los resultados de las negociaciones, aquél que dio las mejores ventajas para la empresa en términos competitivos.Aquel proveedor que a partir de cumplir con las exigencias solicitadas, cubrió las necesidades de la empresa ofreciendo ese plus y que cumple con todos los requisitos.Los requisitos de influencia para la selección de proveedores deberán ser:

Requisitos económicos – financieros (precio, créditos y solvencia) Requisitos técnicos – calidad, infraestructura y producción Requisitos administrativos – aspectos legales y administrativos Requisitos de desarrollo – cooperación y desarrollo Recomendaciones de empresas

El proveedor es una persona o empresa que suministra bienes o servicios por medio de una venta, generada por una compra de la organización, por lo tanto este, deberá proveer de calidad, rentabilidad y desarrollo, por eso es importante mantener relaciones comerciales íntegras, que marcarán un crecimiento profesional del comprador y por tanto de la empresa misma.

La orden de compra

Este documento ordena al proveedor el envío, la entrega o la ejecución del bien adquirido y que concreta una compra en los términos comercialmente pactados, con las especificaciones, normas o características requeridas en el lugar y tiempo convenido.Los elementos de la orden de compra deberán ser:

Membrete de la empresa Título del documento Orden de Compra Folio de la orden de compra Fecha de elaboración Referencia a requisición Referencia a cotización Nombre del proveedor Dirección del proveedor Contacto (ventas) Teléfono Correo electrónico Nombre del comprador Nombre del proyecto, departamento requisitante o centro de costos Ubicación del proyecto o departamento Lugar de entrega (LAB) Política de crédito y formas de pago Partida Número de catálogo Cantidad Unidad Concepto Especificaciones técnicas Unitario Subtotal Impuestos Total, numérico y escrito Observaciones

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Firmas de elaboración y autorización Número de copias al pie

Seguimiento de orden de compra

El seguimiento consiste en la actualización de la promesa de entrega por parte del proveedor del bien o servicio, la clave no está en generar el proceso repetitivo de llamadas telefónicas para saber el status de la orden de compra, sino, acelerar el proceso o progreso del envío y entrega del bien o servicio, para que los plazos planeados, proyectados y establecidos se cumplan o mejoren.

Las herramientas para acelerar el proceso pueden ser: Exigencias de los compromisos y promesas adquiridas Subrayar e enfatizar de repercusiones administrativas Cancelaciones Trato amable y cordial a la exigencia Promesas fundamentadas de incrementar su facturación Repercusiones financieras y legales

No deben de confundirse los anteriores criterios como amenazas que afecten las relaciones comerciales, esto depende de su manejo y uso, pero sobre todo de su interpretación.

La confirmación de la orden de compra es muy importante, ya que el vendedor estará enterado de esta, y como consecuencia ha verificado y está conforme con los términos estipulados, además, que estos son perfectamente comprendidos de forma mutua, según los acuerdos previos. Esto es básico en el proceso.

Entrada de material y aseguramiento de calidad

Es el proceso en el cual empiezan las actividades como recepción, custodia, cuidado y control de los materiales, pero sobre todo, la aplicación de la logística de distribución y los procesos a considerar para la agilización de tiempos de los sistemas establecidos de construcción.

Las actividades para la recepción de los materiales deberán ser: Verificación de la cantidad comprada contra lo entregado. Verificación del buen estado de los materiales Verificación de la calidad solicitada Empaques y presentaciones acordadas Documentación en regla, orden de compra, remisión de materiales del proveedor, etc. Devolución de materiales por no cumplir con lo solicitado, si es el caso. Asignación de la ubicación de los materiales para su acomodo Captura o registro electrónico de la entrada

Las actividades de la custodia y cuidados serán: Mantener en buen estado y resguardado el material Poner en práctica políticas y establecerlas respecto del manejo y seguir instrucciones del

mismo sugeridas por el proveedor o fabricante. Mantenimiento de las intalaciones Aseguramiento del almacén

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Para todo lo anterior habrá que considerar a un encargado de almacén, con experiencia, habilidades y cierto nivel de preparación profesional.

E. Devolución de materiales (no procede la entrada)Los factores por los que puede proceder una devolución de materiales, pueden ser varios, pero destacan el no cumplir con la calidad, características, especificaciones, presentación o simplemente el mal estado de los mismos.Este tipo de devoluciones por lo regular se hace a la entrega, pero también se pueden dar una vez que entran al almacén, ya que durante el proceso de construcción y almacenaje, pudiesen resaltar a la vista (calidad), aspectos ocultos que sólo con el trascurso del tiempo o por pruebas posteriores determinen su mala calidad. Lo más deseable es que a la entrega, el proveedor presente una carta de certificación de calidad del lote entregado, o bien, a la entrega de muestras hacer las pruebas pertinentes de calidad, que nos den confianza para las futuras adquisiciones.Para prevenir o evitar que este tipo de acciones perjudiquen las relaciones comerciales con los proveedores, se deberá especificar en el contrato, convenio u orden de compra, las acciones o sanciones a llevar a cabo producto de una mala práctica comercial.

F. Procede la entrada de materialesEsta se da cuando el material cumple con todo lo requisitado en cuanto a calidad, precio, servicio, etc.El documento de entrada de almacén deberá tener los siguientes conceptos:

Membrete de la empresa Título del documento “Entrada de Almacén” Número consecutivo Fecha Proveedor Concepto de entrada Obra o proyecto Ubicación Observaciones Referencia a orden de compra Firma del almacenista, residente o encargado del almacén

G. Registro en InventarioEl área de control de inventarios, se encargará del registro de la operación de entrada, y deberá informar a las áreas operativas y administrativas, así como al área de compras, residencia de obra, contabilidad, gerencia de proyectos y supervisión.

H. Salida de AlmacénEs un proceso donde se terminan las responsabilidades del área de compras en cuanto al proceso técnico, más no en el proceso total, ya que este termina con el pago de la factura correspondiente.Las actividades a realizar en este paso son las siguientes:

Recepción de la solicitud del material (vale de bodega) requisitado por el residente o encargado de obra por medio de los subcontratistas a su cargo y/o elaboración de salida de almacén.

Los datos del vale deben contener:o Concepto y cantidad de material solicitadoo Destino (obra o frente)

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o Fechao Firma del solicitante (subcontratista, maestro de obra, residente o encargado de la

misma)o Todo lo anterior en formato membretado y foliado

Elaboración de salida de material del almacén, que incluya los siguientes conceptos:o Membrete de la empresao Folioo Concepto, unidad y cantidado Obrao Frenteo Fechao Firma del solicitante

Entrega del material Supervisión de la aplicación de los materiales o servicios

Hay materiales que requieren de un trato especial, dado su volumen o por sus formas de manejo, en estos casos la entrada y salida, podrá simplificarse, para evitar pérdidas de tiempo, sin embargo deberá coordinarse con el residente su fácil ubicación en la obra para efectos de auditoria.

I. Registro de la salida en el control de inventariosAl igual que en el punto G, este proceso deberá informar a todas las áreas interesadas en dicha información, para su control administrativo, contable, operativo, etc.

Elaboración y envío de facturas a revisión

Este documento es elaborado y enviado por el proveedor a las oficinas de la empresa el cual se deberá presentar en tiempo y forma de acuerdo a las políticas que se establezcan en este aspecto (revisión y pago), al momento de la recepción del documento se deberá entregar un contrarecibo al proveedor con el membrete de la empresa y con sello, el cual deberá presentar contra el pago que se le haga posteriormente al vencimiento del documento.

J. Recepción de facturas por el área de comprasLa recepción de la empresa envía al área de compras las facturas que entran a revisión, para que se verifique y de entrada al documento, o en su defecto, proceder a su devolución por no cumplir con los requisitos establecidos, ya se de tipo fiscal, contable o administrativo, que están plasmados en los contratos, convenios o en la orden de compra. Una vez aceptado el documento se procede a la generación de pasivos con su registro en cuentas por pagar, la cual deberá sujetarse a las políticas de pago del proveedor, que se hayan convenido, para cubrir sus adeudos. El departamento de cuentas por pagar deberá mantener en custodia la documentación hasta la autorización de los pagos, pues será el soporte de la póliza del cheque, transferencia o pago que se efectúe al proveedor o prestador del servicio.Este proceso que es parte fundamental del área de compras, constituye la confirmación o notificación del proveedor de que el material se ha entregado o en algunos casos que se ha embarcado o solicitado.

Autorización de pagos a proveedores

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El área de compras en conjunto con el área de cuentas por pagar autorizan el pago del proveedor de acuerdo a sus vencimientos o bien por situaciones especiales, para no parar la dinámica de las operaciones de construcción, generando una orden de pago la cual se envía a bancos o tesorería para su proceso.

K. Tesorería recibe orden de pagoEl área de bancos o tesorería recibe la información por medio de la orden de pago para la generación del cheque o transferencia, siempre y cuando el proceso sea por este medio. Además esta orden deberá ir acompañada de la documentación que soporte el pago requerido.

L. Recepción de cheques para su entregaLa recepción de la empresa recibe los cheques para su entrega, en los días, horarios y condiciones establecidas por las políticas de la organización.

M. El pago a proveedoresEl pago se efectuará en horarios acordados, la entrega del cheque se hará al momento de la presentación del contrarecibo, debiendo firmar de recibido la póliza que hace referencia al proveedor, las firmas autorizadas para recoger el cheque deberán estar autorizadas por el proveedor, preferentemente con una identificación oficial.Las pólizas de cheques entregadas deberán devolverse al área de tesorería, los cheques no entregados podrán darse en custodia al área de compras, cuentas por pagar o a tesorería, dependiendo de las políticas de la empresa, siempre enterando a las partes involucradas para que estén enteradas que el proceso se cumplió en su totalidad o que queda en stand by.

N. Generación de información a contabilidadEl área de compras estará generando información al área contable con la aprobación y captura de facturas (pasivos-proveedores).

O. Generación de información de inventariosLos almacenes o bodegas estarán generando por medio de su control de inventarios, información al área de contabilidad semanalmente.

Con este punto se termina el proceso de compra.

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