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PROCESO FORMULACIÓN, IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN DE ESTUDIOS Y PROYECTOS CÓDIGO EPPD01

PROCEDIMIENTO FORMULACIÓN Y ELABORACIÓN DE ESTUDIOS INSTITUCIONALES O SECTORIALES VERSIÓN 5

ELABORÓ: Profesional Oficina Asesora de Planeación.

REVISÓ:Jefe Oficina Asesora de Planeación.

APROBÓ:Jefe Oficina Asesora de Planeación.

FECHA:14/07/2014

FECHA: 21/07/2014

FECHA: 21/08/2014

OBJETIVO

Formular y elaborar estudios institucionales o sectoriales a través de la aplicación de metodologías, herramientas e instrumentos de carácter técnico o de investigación, con equipos de trabajo conformados por funcionarios de la Superintendencia Nacional de Salud o alianzas estratégicas con entidades públicas, instituciones académicas de educación superior, organizaciones nacionales e internacionales, con el fin de generar resultados que contribuyan a la toma de decisiones para mejorar la gestión institucional y aporten en el entendimiento y posibles alternativas de acción sobre fenómenos, problemáticas y comportamientos del sector salud en relación con los propósitos de la Entidad.

ALCANCEInicia con la solicitud para la elaboración del estudio, continua con la formulación, ejecución, y elaboración del documento técnico de resultados del estudio y finaliza con la aprobación por parte de los actores involucrados. La divulgación se hará en los casos en los que así se decida al momento de la aprobación.

ÁMBITO DE APLICACIÓN Este procedimiento aplica a todos los procesos de la Entidad.

DEFINICIONES

Documento de Trabajo: Documentos orientados a evidenciar de forma estructurada la gestión realizada respecto a la elaboración y desarrollo de los estudios Sectoriales o Institucionales.

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DEFINICIONES

Documento Técnico de Resultados del Estudio: Documento escrito que presenta los resultados del estudio, integrando de manera sucinta los procedimientos, herramientas y métodos utilizados en cada una de las fases acordadas en el Plan de Trabajo.

Estudio Institucional: Estudio que tiene como propósito fortalecer la capacidad institucional de la gestión en las áreas de la Superintendencia Nacional de Salud.

Estudio Sectorial: Estudio que tiene como propósito comprender el comportamiento de los actores en el sector salud, sus relaciones y dinámicas, así como los fenómenos, problemáticas e implementación de políticas, de acuerdo con la misión de la Superintendencia Nacional de Salud.

Información: Conjunto organizado de datos procesados y útiles, que constituyen un mensaje sobre un determinado fenómeno, proporcionando significado o sentido a una situación en particular. Los datos se convierten en información cuando aportan significado, relevancia y entendimiento a determinadas personas en un tiempo y lugar determinado. (DANE Metodología de Planificación Estadística Estratégica Institucional - PEEI. 2009)

Información Pública clasificada: Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semi-privado de una persona natural o jurídica por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en el artículo 18 de la Ley 1712 de 2014 y las normas que la modifiquen (artículo 2 del Decreto 1494 de 2015 y artículo 1 del Decreto 2199 de 2015).

Metodología: Aplicación lógica y sistemática de métodos y técnicas que soportan y orientan el proceso de generación de una investigación.

Universo de estudio: Conjunto de elementos, objetos o individuos, que presentan una o varias características de interés.

Variable: Característica que asume diferentes valores en el conjunto de elementos, objetos o individuos del universo de estudio.

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NORMAS

REQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO

Ley 1122 de 2007 “Por la cual se hacen algunas modificaciones en el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones”.

CAPITULO VII. INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL

ARTÍCULO 35º. Definiciones. Para efectos del presente capítulo de la Ley, se adoptan las siguientes definiciones:

A. Inspección: La inspección, es el conjunto de actividades y acciones encaminadas al seguimiento, monitoreo y evaluación del Sistema General de Seguridad Social en Salud y que sirven para solicitar, confirmar y analizar de manera puntual la información que se requiera sobre la situación de los servicios de salud y sus recursos, sobre la situación jurídica, financiera, técnica científica, administrativa y económica de las entidades sometidas a vigilancia de la Superintendencia Nacional de Salud dentro del ámbito de su competencia. Son funciones de inspección entre otras las visitas, la revisión de documentos, el seguimiento de peticiones de interés general o particular y la práctica de investigaciones administrativas.

B. Vigilancia: La vigilancia, consiste en la atribución de la Superintendencia Nacional de Salud para advertir, prevenir, orientar, asistir y propender porque las entidades encargadas del financiamiento, aseguramiento,

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NORMAS


prestación del servicio de Salud, atención al usuario, participación social y demás sujetos de vigilancia de la Superintendencia Nacional de Salud, cumplan con las normas que regulan el Sistema General de Seguridad Social en Salud para el desarrollo de éste.

C. Control: El control consiste en la atribución de la Superintendencia Nacional de Salud para ordenar los correctivos tendientes a la superación de la situación crítica o irregular (jurídica, financiera, económica, técnica, científico-administrativa) de cualquiera de sus vigilados y sancionar las actuaciones que se aparten del ordenamiento legal bien sea por acción o por omisión.

ARTÍCULO 37º. Ejes del Sistema de Inspección, Vigilancia y control de la Superintendencia Nacional de Salud. Para cumplir con las funciones de inspección, vigilancia y control la Superintendencia Nacional de Salud ejercerá sus funciones teniendo como base los siguientes ejes:

1. Financiamiento. Su objetivo es vigilar por la eficiencia, eficacia y efectividad en la generación, flujo, administración y aplicación de los recursos del sector salud.

2. Aseguramiento. Su objetivo es vigilar el cumplimiento de los derechos derivados de la afiliación o vinculación de la población a un plan de

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NORMAS


beneficios de salud.

3. Prestación de servicios de atención en salud pública. Su objetivo es vigilar que la prestación de los servicios de atención en salud individual y colectiva se haga en condiciones de disponibilidad, accesibilidad, aceptabilidad y estándares de calidad, en las fases de promoción, prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación.

4. Atención al usuario y participación social. Su objetivo es garantizar el cumplimiento de los derechos de los usuarios en el Sistema General de Seguridad Social en Salud, así como los deberes por parte de los diferentes actores del Sistema General de Seguridad Social en Salud; de igual forma promocionar y desarrollar los mecanismos de participación ciudadana y de protección al usuario del servicio de salud.

5. Eje de acciones y medidas especiales. Su objetivo es adelantar los procesos de intervención forzosa administrativa para administrar o liquidar las entidades vigiladas que cumplen funciones de explotación u operación de monopolios rentísticos cedidos al sector salud, Empresas Promotoras de Salud e Instituciones Prestadoras de Salud de cualquier naturaleza, así como para intervenir técnica y administrativamente las direcciones territoriales de salud. Tratándose de liquidaciones voluntarias, la Superintendencia Nacional de Salud ejercerá inspección,

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NORMAS


vigilancia y control sobre los derechos de los afiliados y los recursos del sector salud. En casos en que la Superintendencia Nacional de Salud revoque el certificado de autorización o funcionamiento que le otorgue a las Empresas Promotoras de Salud o Administradoras del Régimen Subsidiado, deberá decidir sobre su liquidación.

6. Información. Vigilar que los actores del Sistema garanticen la producción de los datos con calidad, cobertura, pertinencia, oportunidad, fluidez y transparencia.

7. Focalización de los subsidios en salud. Vigilar que se cumplan los criterios para la determinación, identificación y selección de beneficiarios y la aplicación del gasto social en salud por parte de las entidades territoriales.

ARTÍCULO 39º. Objetivos de la Superintendencia Nacional de Salud. La Superintendencia Nacional de Salud, en ejercicio de sus atribuciones de inspección, vigilancia y control, desarrollará, además de los señalados en otras disposiciones, los siguientes objetivos:

a). Fijar las políticas de Inspección, Vigilancia y Control del Sistema General de Seguridad Social en Salud;

d) Proteger los derechos de los usuarios, en especial, su derecho al Pág. 6 de 23



NORMAS


aseguramiento y al acceso al servicio de atención en salud, individual y colectiva, en condiciones de disponibilidad, accesibilidad, aceptabilidad y estándares de calidad en las fases de promoción, prevención, tratamiento y rehabilitación en salud;

f) Velar por la eficiencia en la generación, recaudo, flujo, administración, custodia y aplicación de los recursos con destino a la prestación de los servicios de salud;

g) Evitar que se produzca el abuso de la posición dominante dentro de los actores del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

Ley 1438 de 2011 “Por medio de la cual se reforma el sistema general de seguridad social en salud y se dictan otras disposiciones”.

ARTÍCULO 121°. Sujetos de inspección, vigilancia y control de la Superintendencia Nacional de Salud. Serán sujetos de inspección, vigilancia y control integral de la Superintendencia Nacional de Salud:

121.1. Las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo y Subsidiado, las Empresas Solidarias, las Asociaciones Mutuales en sus actividades de Salud, las Cajas de Compensación Familiar en sus actividades de salud, las actividades de salud que realizan las aseguradoras, las Entidades que administren planes adicionales de salud, las entidades obligadas a compensar, las entidades adaptadas de Salud, las administradoras de riesgos profesionales en sus

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NORMAS


actividades de salud. Las entidades pertenecientes al régimen de excepción de salud y las universidades en sus actividades de salud, sin perjuicio de las competencias de la Superintendencia de Subsidio Familiar.

121.2. Las Direcciones Territoriales de Salud en el ejercicio de las funciones que las mismas desarrollan en el ámbito del sector salud, tales como el aseguramiento, la inspección, vigilancia y control, la prestación de servicios de salud y demás relacionadas con el sector salud.

121.3. Los prestadores de servicios de salud públicos, privados o mixtos.

121.4. La Comisión de Regulación en Salud y el Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, o quienes hagan sus veces.

121.5. Los que exploten, produzcan, administren u operen, bajo cualquier modalidad, el monopolio rentístico de loterías, apuestas permanentes y demás modalidades de los juegos de suerte y azar.

121.6. Los que programen, gestionen, recauden, distribuyan, administren, transfieran o asignen los recursos públicos y demás arbitrios rentísticos del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

121.7. Las rentas que produzcan cervezas, sifones, refajos, vinos, aperitivos y similares y quienes importen licores, vinos, aperitivos y similares y

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NORMAS


cervezas.

121.8. Los que exploten, administren u operen, bajo cualquier modalidad, el monopolio rentístico de los licores.

Ley 1751 de 2015 “Por el cual se regula el derecho fundamental a la salud y se dictan otras disposiciones.”

ARTÍCULO 5° Obligaciones del Estado. El Estado es responsable de respetar, proteger y garantizar el goce efectivo del derecho fundamental a la salud; para ello deberá: … Literal e). Ejercer una adecuada inspección, vigilancia y control mediante un órgano y/o las entidades especializadas que se determinen para el efecto.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN

1. Para iniciar la formulación y elaboración de un estudio se deberá diligenciar el formato Solicitud de Estudio, código EPFT02, el cual debe tener la firma del jefe de la dependencia solicitante, cuando la solicitud provenga de la Oficina Asesora de Planeación el formato será firmado por el Coordinador de Grupo de Estudios y Estadística.

2. La Entidad podrá desarrollar los estudios conformando equipos de trabajo con funcionarios de diferentes dependencias de la Entidad,

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POLÍTICAS DE OPERACIÓN

convenios inter-administrativos, convenios de cooperación internacional o a través de contratos. La formalización de estas iniciativas se realizará mediante actas de reunión, planes de trabajo, correos electrónicos y demás mecanismos expeditos que faciliten la identificación de roles y responsabilidades de los funcionarios participantes.

3. El estudio así como los documentos de trabajo que se generen en su desarrollo, deben cumplir con los lineamientos establecidos por la Entidad para la presentación de documentos, en especial lo dispuesto en el procedimiento ASPD01 – Elaboración de Documentos y Registros.

4. Se podrán realizar eventos de socialización y divulgación de los estudios elaborados, así como promover la participación de los estudios realizados en encuentros académicos y técnicos con grupos e investigadores nacionales e internacionales y con la ciudadanía en general, cuándo así se disponga.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ID ACTIVIDAD / TAREA¿QUÉ?

DESCRIPCIÓN¿CÓMO?

ÁREA RESPONSABLE CARGO ÁREA

PARTICIPANTE REGISTRO

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1.Identificar Estudios a realizar.

1.1. Solicitar la elaboración del Estudio.

Para la elaboración de un estudio a partir de la identificación de una necesidad se debe diligenciar el formato Solicitud de Estudios, identificado con el código EPFT02.

En este documento se deberá señalar de forma clara y concisa los siguientes aspectos:

Tema. Antecedentes. Definición del problema. Justificación. Objetivo General Resultados esperados. Beneficios de realizar el estudio. Modalidad del Estudio

Una vez diligenciado el formato, se debe remitir o entregar al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación mediante correo

Todas la Dependencias de la Entidad.

Superintendente Nacional de Salud, Superintendentes Delegados, Jefes de Oficina Asesora, Jefes de Oficina, Secretario General, Coordinador Grupo de Estudios y Estadística.

Oficina Asesora de Planeación.

Solicitud de Estudios, (código EPFT02).

ActaCódigo ASFT06

Lista de Asistencia Código ASFT04

Correo Electrónico

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electrónico o en reunión, por el área solicitante o por el coordinador del grupo de Estudios y Estadísticas cuando la solicitud proviene de la Oficina Asesora de Planeación.

1.2.Analizar factores y parámetros del estudio.

Para aquellas solicitudes de estudios provenientes de áreas diferentes a la Oficina Asesora de Planeación se asignará un profesional adscrito al grupo de Estudios y Estadísticas que se encargará de revisar la información contenida en el formato Solicitud de Estudios, código EPFT02 junto con el funcionario responsable asignado por la Dependencia solicitante.

Estas actuaciones se evidenciarán en Actas de Reunión (ASFT06), Listas de Asistencia (ASFT04) o correos electrónicos.

Oficina Asesora de Planeación

Jefe de Oficina Asesora.

Coordinador Grupo de Estudios y Estadísticas

Profesional


Dependencia solicitante.

Solicitud de Estudios, (código EPFT02).

ActaCódigo ASFT06


Correo Electrónico

1.3. Realizar gestión correspondiente según la modalidad

De acuerdo con la modalidad establecida en el formato Solicitud de Estudios, código EPFT02, para los casos de Convenio

Oficina Asesora de Planeación y Dependencia

Jefe Oficina Asesora de Planeación

Solicitud de Estudios, (código

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del estudio.

Interadministrativo, Convenio de Cooperación Internacional y Contratación la dependencia solicitante deberá adelantar las respectivas actuaciones administrativas.

En los casos en los que el estudio se adelante por equipo de trabajo conformado por funcionarios de una o varias dependencias de la Entidad se designará un profesional Líder del Estudio.


solicitante

Dependencia solicitante

Profesional

EPFT02).

ActaCódigo ASFT06


Correo Electrónico

2.Ejecutar las etapas de formulación del estudio.

2.1. Definir el Plan de Trabajo.

El Plan de trabajo o el cronograma del estudio serán remitidos o entregados por el profesional asignado o Líder del estudio al


Coordinador Grupo de Estudios y

ActaCódigo ASFT06

Lista de

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Coordinador del Grupo de Estudios y Estadísticas para su aprobación.

Cuando el estudio se desarrolle en equipos de trabajo, el profesional designado como líder socializará el plan de trabajo y el cronograma del estudio con su equipo asignado.

NOTA: En caso de requerirse modificaciones o ajustes, estas deberán registrarse en el Acta de Reunión, código ASFT06.

Estadísticas

Profesional

Asistencia Código ASFT04

Correo Electrónico

Formulación y seguimiento de planes, código PIFT07.

2.2. Ejecutar el Plan de Trabajo.

Ejecutar cada una de las fases de elaboración y desarrollo del estudio definidas en el plan de trabajo teniendo en cuenta que:

1. La revisión bibliográfica debe quedar registrada en el formato: Ficha de Síntesis Documental, identificada con el código EPFT03, cuya elaboración es de carácter permanente durante el



Profesional


Dependencia solicitante.

Ficha de Síntesis Documental, código EPFT03.

Documentos de trabajo.

ActaCódigo ASFT06

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desarrollo del estudio.

2. Realizar seguimiento al desarrollo del Plan de Trabajo, por parte del Líder de estudio (en casos de realizarse con equipo de trabajo asignado) o por el Coordinador del Grupo de Estudios y Estadísticas (en caso de ser un funcionario del Grupo en mención) utilizando el Formato para la formulación y seguimiento de planes y actividades, código PIFT07 por lo menos dos veces durante la vigencia de elaboración del estudio.


Correo Electrónico


2.3. Elaborar y entregar Documento Técnico Preliminar de Resultados del Estudio.

Consolidar en un documento los resultados obtenidos en cada una de las fases de elaboración y desarrollo del estudio y hacer la respectiva entrega o envío al Coordinador del Grupo de Estudios y Estadísticas y al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación con el propósito de recibir retroalimentación y recomendaciones.


Jefe de la Oficina Asesora de Planeación


Documento Técnico de resultados de estudio, versión preliminar


Acta

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En el caso de que el estudio se realice por solicitud de otra área también se enviará el documento al Jefe del área solicitante con el propósito de recibir retroalimentación y recomendaciones.


Profesional

Jefe del área solicitante.

Código ASFT06


Correo Electrónico

2.4. Realizar presentación del documento técnico de resultados con ajustes.

Validar con los actores involucrados el documento preliminar técnico de resultados del estudio, con los ajustes propuestos, si hay lugar a ellos.

En el caso de incorporar ajustes, modificaciones o complementos, el profesional que realizó el estudio o el líder


Área solicitante.

Jefe de la Oficina Asesora de Planeación


Documento Técnico de resultados de estudio, versión definitiva.


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responsable del estudio debe analizar la pertinencia de incorporar los ajustes al Documento Técnico de Resultados.


Profesional


ActaCódigo ASFT06


Correo Electrónico

3.Realizar aprobación del Estudio.

El Estudio debe ser aprobado por los Jefes de las Dependencias involucradas. Esta actuación se evidencia en Actas de Reunión (ASFT06), Listas de Asistencia (ASFT04) o correos electrónicos.


Área solicitante

Jefe Oficina Asesora de Planeación.


ActaCódigo ASFT06


Correo Electrónico

4.

Almacenar los documentos generados en el estudio.

Almacenar toda la información producida en la elaboración del estudio. Entregar una copia a la Oficina Asesora de Planeación para su archivo.

Oficina Asesora de Planeación Profesional


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5. Socializar resultados del Estudio.

Socializar el estudio y sus resultados a las instancias internas y externas competentes, si así se define al momento de la aprobación del estudio, mediante reunión o correo electrónico. Divulgar a través de los diferentes canales y medios de comunicación institucionales (Página Web, Redes sociales, Intranet, entre otros).

La divulgación también podrá realizarse mediante la participación en:

Eventos académicos, nacionales e internacionales.

Revistas Indexadas o no indexadas.

Redes académicas o del sector.


Profesional Oficina de Comunicaciones e Imagen institucional

ActaCódigo ASFT06


Correo Electrónico

Estudio publicado en canales y medios de comunicación institucionales o externos, o en revistas indexadas o no indexadas.

Soporte de la participación de eventos

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académicos o redes académicas.

PUNTOS DE CONTROL

ID NOMBRE DE LA ACTIVIDAD/ TAREA MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

2.1 Definir el Plan de Trabajo.

Socialización del Plan de Trabajo. Una vez, cuando se apruebe el Plan de Trabajo.

Coordinador del Grupo de Estudios y Estadísticas y Líder de Estudio (cuando aplique).


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PUNTOS DE CONTROL

ID NOMBRE DE LA ACTIVIDAD/ TAREA MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

2.2 Ejecutar el Plan de Trabajo.

Seguimiento a la ejecución del Plan de Trabajo mediante el formato para la formulación y seguimiento de planes, código PIFT07

Mínimo dos veces durante la vigencia del estudio

Coordinador del Grupo de Estudios y Estadísticas y Líder de Estudio (cuando aplique).


2.4 Realizar presentación del documento técnico de resultados con ajustes.

Presentación y revisión del documento técnico de resultados con ajustes.

Una vez durante la vigencia del estudio.

Profesional del Grupo de Estudios y Estadísticas y Líder de Estudio (cuando aplique).

Actas de Reunión (ASFT06), Listas de Asistencia (ASFT04) o correos electrónicos.

ANÁLISIS DE TIEMPO

La ejecución del plan de trabajo de un Estudio puede durar un tiempo aproximado entre seis (6) y veinticuatro (24) meses. Según la complejidad del

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estudio a desarrollar.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Plan Nacional de Desarrollo.

Hernández Sampieri, R., Fernández Collado, C. & Baptista Lucio, M. P. (2010). Metodología de la Investigación (5ta. ed.). México: Mac Graw Hill, código EPDE09.

Guía para Escribir un Protocolo-Propuesta de Investigación –OPS.

Protocolo de Investigación en Salud. OMS

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CONTROL DE CAMBIOS

ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL

DOCUMENTODETALLES DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS

RESPONSABLE DE LA SOLICITUD DEL

CAMBIO

FECHA DEL CAMBIO

DD/MM/AAAAVERSIÓN

Adopción del documento

Mediante el artículo 2 de la Resolución 4086 de 2014 que adoptó el Manual de Procesos y Procedimientos incluyendo el Proceso, identificado con el código EPCR01, aprobado a través del Acta no. 004 de 2014.

Jefe Oficina Asesora de Planeación 19/12/2014 1

Modificación de documento

Ajustes en los conceptos. Políticas de Operación. Descripción del procedimiento. Puntos de control. Análisis del tiempo, los cuales fueron aprobados mediante Acta no. 1093 de 2015.


Modificación de documento Ajustes. Descripción del procedimiento. los cuales fueron aprobados mediante NURC. 3-2015-023093.


Modificación de documentoAjustes. Descripción del procedimiento. los cuales fueron solicitados mediante NURC. 3-2016-021820. Y aprobados mediante memorando NURC: 3-2016-022326

Se realizan ajustes a las actividades a nivel general, se

Jefe Oficina Asesora de Planeación

02/12/2016 4

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modifica la definición de Viabilidad.

De la versión 3 del presente procedimiento se modifican las políticas de operación número 1 y 3, se excluyen las políticas de operación número 2 y 7, y se incluye una nueva política de Operación. Se actualizan y modifican los formatos EPFT02 (Solicitud de Estudios) y EPFT03 (Ficha de Síntesis Documental).

Modificación de documento

Se realizan ajustes a las actividades y descripción del procedimiento. los cuales fueron solicitados mediante NURC. 3-2017-004801. Y aprobados mediante memorando NURC: 3-2017-005645.


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