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FORMULAS Y FUNCIONES DE EXCEL

ING. MIGUEL ÁVALOS

CUARTO “B”

PERTENECE A:

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Tabla de contenidos

Contenido OBJETIVO GENERAL: ...........................................................................................................................5

OBJETIVO ESPECIFICO ....................................................................................................................5

FÓRMULAS Y FUNCIONES BÁSICAS: DESCRIPCIÓN, SINTAXIS ............................................................6

¿QUÉ SON LAS FÓRMULAS DE EXCEL? ...........................................................................................6

PARTES DE UNA FÓRMULA DE EXCEL .............................................................................................7

Constantes o texto .............................................................................................................7

Referencias de celda. ..........................................................................................................7

Operadores .........................................................................................................................7

FUNCIONES ....................................................................................................................................8

OPERADORES ARITMÉTICOS...........................................................................................................9

OPERADORES COMPARATIVOS ......................................................................................................9

CONSTANTES Y REFERENCIAS DE CELDA ........................................................................................9

REFERENCIAS DE CELDA EN FÓRMULAS .........................................................................................9

USO DE PARÉNTESIS CON OPERADORES ARITMÉTICOS ...............................................................10

INSERTAR FUNCIONES ..................................................................................................................11

Desplegar el cuadro de diálogo Insertar función ..........................................................................11

Seleccionar la categoría de la función de Excel ............................................................................12

Seleccionar la función ..................................................................................................................12

INGRESAR FÓRMULAS EN EXCEL ..................................................................................................13

Ingresar una fórmula manualmente .........................................................................................13

Ingresar fórmulas con el ratón .................................................................................................14

Ingresar fórmulas con flechas ..................................................................................................14

Utilizar autocompletar para ingresar una función ........................................................................15

Insertar nombres de rango en fórmulas ...................................................................................15

FUNCIONES BÁSICAS DE EXCEL ........................................................................................................17

• La Función SUMA (): .............................................................................................................17

PRODUCTO. ..........................................................................................................................17

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RAIZ (número) ......................................................................................................................18

REDONDEAR. ........................................................................................................................18

ENTERO ................................................................................................................................19

CONTAR ................................................................................................................................19

MULTIPLICAR. .......................................................................................................................20

DIVIDIR .................................................................................................................................20

PROMEDIO ...........................................................................................................................20

MAX ......................................................................................................................................21

MIN.......................................................................................................................................22

LA FUNCIÓN SI EN EXCEL ......................................................................................................22

Sintaxis de la función SI ...............................................................................................................22

Ejemplos de la función SI .............................................................................................................23

BIBLIOGRAFIA ...................................................................................................................................25

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Índice de Ilustraciones

Ilustración 1.Ejemplo de la formula ...................................................................................................6

Ilustración 2.Ejemplo del resultado ....................................................................................................6

Ilustración 3.Ejemplo del símbolo ......................................................................................................6

Ilustración 4.Constantes .....................................................................................................................7

Ilustración 5.Referencia .....................................................................................................................7

Ilustración 6.Operadores ....................................................................................................................7

Ilustración 7.Ejemplo..........................................................................................................................8

Ilustración 8.Sintaxis de la función .....................................................................................................8

Ilustración 9.Ejemplo de ecuación en barra de formulas ...................................................................9

Ilustración 10.Referencia de celda ...................................................................................................10

Ilustración 11.Ejemplo de refencia de celda.....................................................................................10

Ilustración 12.Resultado del ejemplo ...............................................................................................10

Ilustración 13.Ficha funciones- AUTOSUMA ....................................................................................11

Ilustración 14.Insertar función .........................................................................................................12

Ilustración 15.Agregar argumentos ..................................................................................................13

Ilustración 16.Ingresar formularas de Excel manual ........................................................................14

Ilustración 17.Ingresar formulas de Excel ratón ...............................................................................14

Ilustración 18.Ingresar formulasas de Excel flechas .........................................................................15

Ilustración 19.Autocompletar ..........................................................................................................15

Ilustración 20.Rangos .......................................................................................................................16

Ilustración 21.Pegar nombre ............................................................................................................16

Ilustración 22.Suma ..........................................................................................................................17

Ilustración 23.Prodcuto ....................................................................................................................17

Ilustración 24.Raiz ............................................................................................................................18

Ilustración 25.Redondear .................................................................................................................18

Ilustración 26.Contar ........................................................................................................................19

Ilustración 27. Multiplicar ................................................................................................................20

Ilustración 28.Dividir ........................................................................................................................20

Ilustración 29. MAX ..........................................................................................................................21

Ilustración 30. MIN ...........................................................................................................................22

Ilustración 31. Argumentos de función ............................................................................................23

Ilustración 32. Ejemplo de función si................................................................................................24

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OBJETIVO GENERAL:

Conocer y practicar el uso de formulas y funciones de Excel para mejorar la presentación del

texto y realizar un trabajo más rápido

OBJETIVO ESPECIFICO

Aplicar el tema en nuestro trabajo

Determinar las funciones y utilidades de esta herramienta

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FÓRMULAS Y FUNCIONES BÁSICAS: DESCRIPCIÓN, SINTAXIS

¿QUÉ SON LAS FÓRMULAS DE EXCEL?

Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda. Ese código realiza algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda.

Existen millones de variaciones de fórmulas porque cada persona creará la fórmula que mejor se adapte a sus necesidades específicas. Pero sin importar la cantidad de fórmulas que vaya a crear, todas deberán seguir las mismas reglas en especial la regla que indica que todas las fórmulas deben empezar con un símbolo igual (=). Considera la siguiente fórmula para la celda A1 ingresada en la barra de fórmulas:

Ilustración 1.Ejemplo de la formula

Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual será mostrado en la celda A1:

Ilustración 2.Ejemplo del resultado

Nunca debemos olvidar introducir el símbolo igual al inicio de una fórmula de lo contrario Excel tratará el texto introducido como si fuera cualquier otro texto. Observa lo que sucede en la celda B1 al no especificar el signo igual al inicio del texto:

Ilustración 3.Ejemplo del símbolo

Una celda contiene el símbolo igual y esa celda muestra el resultado de la operación, mientras que la otra celda solamente muestra el texto de la ecuación pero no realiza ningún cálculo.

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PARTES DE UNA FÓRMULA DE EXCEL

Constantes o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto también puede ser utilizado dentro de una fórmula pero siempre deberá estar encerrado por dobles comillas como “Marzo”.

Ilustración 4.Constantes

Referencias de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras fórmulas, podemos utilizar referencias de celdas que apuntarán a la celda que contiene el valor que queremos incluir en nuestra fórmula

Ilustración 5.Referencia

Operadores. Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores matemáticos que conocemos como el símbolo + para la suma o el símbolo * para la multiplicación.

Ilustración 6.Operadores

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Dentro de las fórmulas de Excel podemos utilizar funciones de Excel. Un ejemplo de una función de Excel es la función SUMA la cual podemos incluir como parte de una fórmula.

Ilustración 7.Ejemplo

FUNCIONES

Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Por ejemplo, la función REDONDEAR redondea un número en la celda A10.

Ilustración 8.Sintaxis de la función

Estructura de una función

Estructura. La estructura de una función comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre.

Nombre de función. Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una celda y presione MAYÚSC+F3.

Argumentos. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones.

Información sobre herramientas de argumentos. Cuando se escribe la función, aparece una información sobre herramientas con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, escriba =REDONDEAR( y aparecerá la información. La información sobre herramientas sólo aparece para las funciones integradas.

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OPERADORES ARITMÉTICOS

+ , Suma(A1+B1)

-, Resta(A1-B1)

*, Producto(A1*B1)

/, División (A1/B1)

OPERADORES COMPARATIVOS

=, Igual a (A1=B1)

>, MAYOR QUE (A1>B1)

<, MENOR QUE (A1

>=, MAYOR O IGUAL QUE (A1>=B1)

<=, MENOR O IGUAL QUE (A1<=B1)

DISTINTO (A1<>B1)

CONSTANTES Y REFERENCIAS DE CELDA

Las fórmulas nos permiten utilizar Excel como si fuera una calculadora, solamente debemos introducir la ecuación en la Barra de fórmulas, pulsar la tecla Entrar y Excel calculará el resultado. En el siguiente ejemplo puedes observar un ejemplo de fórmula que utiliza solamente números:

Ilustración 9.Ejemplo de ecuación en barra de formulas

Estos números son constantes, lo que significa que su valor nunca cambiará y la fórmula siempre regresará el mismo resultado mientras tanto y no modifiquemos los números. Sin embargo una de las ventajas más grandes al utilizar fórmulas en Excel es que podemos utilizar referencias de celda dentro de la ecuación.

REFERENCIAS DE CELDA EN FÓRMULAS

Las referencias de celda nos ofrecerán un mayor grado de flexibilidad en nuestras fórmulas. Considera el siguiente ejemplo

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Ilustración 10.Referencia de celda

La celda A2 tiene el valor 1, la celda B2 el valor 2 y la celda C2 el valor 3. En la celda D2 crearé la siguiente fórmula =A2+B2+C2 y al pulsar la tecla Entrar obtendré el resultado de la operación:

Ilustración 11.Ejemplo de refencia de celda

La diferencia entre utilizar contantes y referencias de celda es que el resultado de una fórmula con referencias de celda dependerá del valor de otras celdas. Si el valor de cualquiera de las celdas referenciadas cambia, entonces el resultado de la fórmula también será actualizado.

Si actualizo el valor de la celda B2 por 6, tan pronto como pulse la tecla Entrar habrá dos actualizaciones en la hoja de cálculo. En primer lugar se actualizará el valor de la celda B2 y en segundo lugar el resultado de la fórmula de la celda D2 también será actualizado.

Ilustración 12.Resultado del ejemplo

Observa que el resultado de la fórmula de la celda D1 no cambia porque sus elementos son siempre constantes.

De esta manera puedes observar la flexibilidad que ofrece el utilizar referencias de celda dentro de nuestras fórmulas ya que podemos controlar su resultado sin la necesidad de editar la fórmula.

USO DE PARÉNTESIS CON OPERADORES ARITMÉTICOS

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Aun cuando existe un orden predeterminado para los operadores, podemos influir en la precedencia de operadores al utilizar paréntesis los cuales tendrán la preferencia sobre los operadores. Considera la siguiente fórmula:=(5+3)*4-6/2

Esta es una fórmula similar a la anterior solamente que hemos colocado un paréntesis para la suma (5+3), la cual será calculada antes que cualquier otra cosa dejando el siguiente resultado:=8*4-6/2. Ahora que ya no hay paréntesis Excel aplicará el orden predeterminado empezando con las multiplicaciones y divisiones para obtener el resultado:=32-3y finalmente hará la resta para obtener el resultado final de 29.

INSERTAR FUNCIONES

El cuadro de diálogo Insertar función en Excel 2010 simplifica el uso de las funciones en nuestras hojas ya que este cuadro de diálogo nos brinda ayuda para localizar la función adecuada y nos da información sobre sus argumentos.

Si utilizas el cuadro de diálogo Insertar función podrás evitar utilizar el teclado y podrás hacer prácticamente todo con el puntero del ratón.

Desplegar el cuadro de diálogo Insertar función

Existen tres maneras de mostrar este cuadro de diálogo. La primera es haciendo clic sobre el botón Insertar función de la ficha Fórmulas. La otra alternativa es utilizar el icono mostrado en la barra de fórmulas el cual se muestra como fx. El tercer método es seleccionar la opción de menú Más funciones que se muestra al pulsar el botón Autosuma.

Ilustración 13.Ficha funciones- AUTOSUMA

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Seleccionar la categoría de la función de Excel

De manera predeterminada se mostrará la categoría de funciones Usadas recientemente. Esto permitirá que hagas una revisión rápida sobre la lista para saber si la función que buscas se encuentra ahí.

Ilustración 14.Insertar función

De lo contrario, puedes seleccionar la categoría de la función que estás buscando para poder encontrarla rápidamente.

Si no conoces la categoría de la función tienes dos alternativas, la primera es seleccionar la opción Todo dentro de la lista desplegable lo cual mostrará todas las funciones de Excel y podrás buscar entre ellas. La otra opción que tienes es utilizar el cuadro Buscar una función para introducir el nombre de la función que buscar y oprimir el botón Ir para permitir que Excel encuentre dicha función.

Seleccionar la función

Una vez que has encontrado la función que necesitas, debes seleccionarla y hacer clic en el botón Aceptar o también puedes hacer doble clic sobre su nombre y de inmediato Excel mostrará el cuadro de diálogo Argumentos de Función.

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Ilustración 15.Agregar argumentos

Ingresar Los Argumentos De La Función

Dentro de este nuevo cuadro de diálogo deberás seleccionar las celdas que contienen cada uno de los argumentos de la función. Una vez que hayas terminado de especificar los argumentos deberás pulsar el botón Aceptar para terminar con la inserción de la función de Excel.

Una ventaja del cuadro de diálogo Argumentos de función es que provee una descripción de ayuda para cada uno de los argumentos de la función utilizada de manera que si has olvidado alguno de ellos puedas rápidamente recordar el uso de cada uno de los argumentos.

INGRESAR FÓRMULAS EN EXCEL

Para ingresar fórmulas en Excel debemos iniciar siempre introduciendo el símbolo igual (=) de manera que indiquemos a Excel que la celda contendrá una fórmula en lugar de un texto. Excel nos da la oportunidad de utilizar diferentes métodos para ingresar nuestras fórmulas.

Ingresar una fórmula manualmente

La manera más simple de introducir una fórmula es capturando todo el texto que la compone directamente en la celda o en la barra de fórmulas. Tal como cualquier otro texto podemos utilizar las flechas para movernos entre el texto así como realizar cualquier edición con el teclado.

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Ilustración 16.Ingresar formularas de Excel manual

Ingresar fórmulas con el ratón

Existe un método alterno que nos permite ingresar una fórmula de una manera más rápida y menos susceptible a errores. Con este método utilizamos el ratón para seleccionar las celdas que forman parte de una fórmula.

Este método inicia igual que todos: introduciendo el símbolo igual (=) y cada vez que necesitamos introducir una referencia a una celda debemos seleccionarla con el ratón en lugar de introducirla con el teclado.

Ilustración 17.Ingresar formulas de Excel ratón

Ingresar fórmulas con flechas

Este método es similar que el anterior. La diferencia es que en lugar de utilizar el ratón para seleccionar las celdas utilizamos las flechas del teclado para movernos en la hoja de Excel hacia la celda a la que deseamos crear una referencia en nuestra fórmula.

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Ilustración 18.Ingresar formulasas de Excel flechas

Utilizar autocompletar para ingresar una función

Las fórmulas de Excel pueden utilizar funciones en cuyo caso podemos hacer uso de la funcionalidad de Autocompletar la cual hace más sencillo introducir una función.

Ilustración 19.Autocompletar

En este ejemplo utilicé las facilidades del autocompletar y también del ratón para introducir las referencias de las celdas dentro de la función.

Insertar nombres de rango en fórmulas

En Excel podemos tener celdas o rangos de celdas con nombres asociados y podemos utilizar dichos nombres en nuestras fórmulas. En el siguiente ejemplo el rango de celdas B2:B7 tiene el nombre Ventas y el rango C2:C7 el nombre Gastos. Podemos utilizar estos nombres en nuestras fórmulas de la siguiente manera:

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Ilustración 20.Rangos

La condición para utilizar un nombre de rango en nuestras fórmulas es que debemos conocer previamente el nombre al menos saber la letra inicial para obtener la lista de nombres disponibles. Si no conocemos el nombre del rango ni la letra inicial del nombre podemos pulsar la tecla F3 para desplegar el cuadro de diálogo Pegar nombre el cual nos dejará seleccionar el nombre de una lista.

Ilustración 21.Pegar nombre

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FUNCIONES BÁSICAS DE EXCEL

• La Función SUMA (): Entrega el resultado de la suma de los valores contenidos en las

celdas especificada en el argumento de la función.

Ejemplo:

la formula en la celda b7 =SUMA(c2:b5)

la formula en la celda c7 =SUMA(c2:c5)

Sintaxis de la función SUMA.

Ilustración 22.Suma

La sintaxis de una función indica la forma correcta en que deben estar colocados sus elementos.

Esta herramienta es sumamente útil al introducir funciones, en especial cuando no estamos

familiarizados con ellas o en formulas complejas. Ayuda a identificar qué argumento estamos

introduciendo. - SUMA (numero1;[numero2]; ...)

PRODUCTO.

Ilustración 23.Prodcuto

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Multiplica todos los números que figuran como argumentos y devuelve el producto.

Sintaxis

PRODUCTO (número1; número2; ...)

Número1, número2,... son de 1 a 30 números que desea multiplicar.

Observaciones

Los argumentos que son números, valores lógicos o representaciones textuales de

números se toman en cuenta; los argumentos que son valores de error o texto que no

se puede convertir en números causan errores.

Si un argumento es una matriz o una referencia, sólo se tomarán en cuenta los

números de la matriz o de la referencia. Se pasan por alto las celdas vacías, valores

lógicos, texto o valores de error en la matriz o en la referencia.

RAIZ (número)

Devuelve la raíz cuadrada de un número.

Ilustración 24.Raiz

Número es el número cuya raíz cuadrada desea obtener.

REDONDEAR.

Ilustración 25.Redondear

La función REDONDEAR redondea un número a un número de decimales especificado. Por

ejemplo, si la celda A1 contiene 23,7825 y desea redondear ese valor a dos posiciones decimales,

puede usar la siguiente fórmula:

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=REDONDEAR (A1; 2).

El resultado de esta función es 23,78.

SINTAXIS

REDONDEAR (numero; núm.)

La sintaxis de la función REDONDEAR tiene los siguientes argumentos:

Numero Obligatorio. Numero que desea redondear.

ENTERO

Redondea un número hasta el entero inferior mas próximo.

Ejemplos de operación:

Entero de un número

=ENTERO (6.95)

=ENERO (-8.2)

En el primer caso el resultado es 6. En el segundo caso el resultado es -9 ya que es el entero

inferior mas próximo.

Entero del valor de una celda

=ENTERO (A1)

En este caso el resultado es el entero inferior más próximo del número que se encuentre en la

celda A1.

CONTAR

Ilustración 26.Contar

Esta función se utiliza para contar los números en el rango seleccionado, omitiendo las celdas

vacías y las que contienen datos no numéricos.

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MULTIPLICAR.

Ilustración 27. Multiplicar

Podemos multiplicar utilizando el signo *. Por ejemplo para multiplicar dos por dos escribimos en

una celda =2*2 y pulsamos enter en el teclado.

DIVIDIR

Ilustración 28.Dividir

Dividimos con el símbolo /. Por ejemplo si queremos dividir 4 entre 2 escribimos en una celda =4/2

y pulsamos enter.

PROMEDIO

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Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos.

Sintaxis

PROMEDIO (numero1; numero2;...)

Numero1; numero2;... son de 1 a 30 argumentos numéricos cuyo promedio desea obtener.

Observaciones

Los argumentos deben ser números o nombres, matrices o referencias que

contengan números.

Si un argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías,

esos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluyen las celdas cuyo sea 0.

Ejemplos

Si A1:A5 se denomina Puntos y contiene los números 10,7,9,27 y 2:

PROMEDIO (A1:A5) es igual a 11

PROMEDIO (Puntos) es igual a 11

PROMEDIO (A1:A5; 5) es igual a 10

MAX

Ilustración 29. MAX

Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.

Sintaxis

MAX(NUMERO1;NUMERO2;...)

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Numero1;numero2:... son entre 1 y 30 números para los que desea encontrar el valor máximo.

Ejemplos:

Si A1:A5 contiene los números 10,7,9,27 y 2, entonces :

MAX(A1:A5) es igual a 27

MAX(A1:A5;30) es igual a 30

MIN

Ilustración 30. MIN

Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.

Sintaxis

MIN(numero1;numero2;...)

Numero1;numero2:...son entre 1 a 30 números cuyos valores mínimos desea encontrar.

LA FUNCIÓN SI EN EXCEL

Ees parte del grupo de funciones Lógicas y nos permite evaluar una condición para determinar si es falsa o verdadera. La función SI es de gran ayuda para tomar decisiones en base al resultado obtenido en la prueba lógica.

Sintaxis de la función SI

Además de especificar la prueba lógica para la función SI también podemos especificar valores a devolver de acuerdo al resultado de la función.

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Ilustración 31. Argumentos de función

Prueba lógica (obligatorio): Expresión lógica que será evaluada para conocer si el resultado es VERDADERO o FALSO.

Valor_si_verdadero (opcional): El valor que se devolverá en caso de que el resultado de la Prueba lógica sea VERDADERO.

Valor_si_falso (opcional): El valor que se devolverá si el resultado de la evaluación es FALSO.

La Prueba lógica puede ser una expresión que utilice cualquier operador lógico o también puede ser una función de Excel que regrese como resultado VERDADERO o FALSO.

Los argumentos Valor_si_verdadero y Valor_si_falso pueden ser cadenas de texto, números, referencias a otra celda o inclusive otra función de Excel que se ejecutará de acuerdo al resultado de la Prueba lógica.

Ejemplos de la función SI

Probaremos la función SI con el siguiente ejemplo. Tengo una lista de alumnos con sus calificaciones correspondientes en la columna B. Utilizando la función SI desplegaré un mensaje de APROBADO si la calificación del alumno es superior o igual a 60 y un mensaje de REPROBADO si la calificación es menor a 60. La función que utilizaré será la siguiente:

=SI(B2>=60,"APROBADO","REPROBADO")

Observa el resultado al aplicar esta fórmula en todas las celdas de la columna C.

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Ilustración 32. Ejemplo de función si

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BIBLIOGRAFIA

http://exceltotal.com/formulas-de-excel/

http://exceltotal.com/insertar-funciones/

http://www.eduteka.org/proyectos.php/1/6051

http://office.microsoft.com/es-hn/excel-help/funciones-HP005198425.aspx

http://erikasaraimejia.blogspot.com/2012/02/funciones-excel.html