Fortalecimiento Institucional bajo el enfoque de Teoría de ...

Empresa Local de Agua Potable y Alcantarillado Sucre

Fortalecimiento Institucional bajo elenfoque de Teoría de Restricciones

mediante PROAPAC/GTZDe junio de 2008 a la fecha

Sucre - Bolivia2010

Fortalecimiento Institucional bajo el enfoque de Teoría de Restricciones mediante PROAPACIGTZ

ANTE CEDE N TES

El Sistema de Análisis y Planificación TOC (Teoría de Restricciones) esuna herramienta imprescindible para el Manejo de Restricciones. Laintroducción exitosa de cambios bien enfocados solamente es posi-ble cuando se entienden las interrelaciones y dependencias de unaempresa u organización en todos sus aspectos.

El Sistema de Análisis y Planificación TOC, está basado en una meto-dología de relaciones lógicas de causa-efecto bastante refinada peroa la vez de fácil aplicación. A través de ella se pueden analizar situa-ciones complicadas y hacer transparentes relaciones altamente com-plejas para poder desarrollar estrategias focalizadas y sostenibles.

Bajo estos fundamentos, el PROAPAC impulsó esta nueva metodo-logía apoyando al fortalecimiento integral de la Empresa Local deAgua Potable y Alcantarillado Sucre, con asistencia técnica y capaci-tación en las distintas áreas que conforman ELAPAS: Comercial, Téc-nica y Administrativa.

Fortalecimiento Institucional bajo el enfoque de Teoría de Restricciones mediante PROAPAC/GTZ

gnóstico (Árbol de Realidad Actual)

Identificó la Restricción Principal:

La presión normativa que tiene ELAPAS repercute negativamen-te en la calidad de sus procesos y procedimientos internos.

U Sistema Nacional de Planificación.

U Sistema Nacional de Inversión Pública.

X18 Sistemas de Administración y Control Gubernamental.

U Sistema Regulatorio en Saneamiento Básico.

U Normas municipales.

El HCM no ha dado

su conformidad a lapropuesta aprobadapor la SISAS de una

nueva estructuratarifan

Estructura tarifariaLa estructura Iarifarra

actual no se ajusta alas necesidades de

ELAPAS

Conexiorfes y reclamosCon

clandestinas (8)

Algun nos no semeten aslaaespara del

procedimiento normal

Demora eninstalaciones (33)

Se pidemuchos

requisitospara nueva

i nstalación

(44)

Limitación económica

de paga el soderechos de conexión

o se priedenplanificar algunas If4j

actividades

1 operabv 1451

Manee e to Catastro de

deficiente de redes 147 redes= nsuficieme (45)

TI

LNo se está dando100% de servicio

en el áreaconcesionada

No se puede satisfacer lasdemandas de servicio

fuera del área deconcesión (49)

Oferta de aguaal limite de sucapaci^dad (26)

-Rnfpliación del área de concesión

Catastro de

insuficiente

Se causa mole

Demora enadquisiciones ycontrataciones(27 30, 34)

ersona

Se increme

Estos usuarios nofaaldan la

realización del

mantenimiento demedidores

Medición

W. todas las lecturas 1 Facturaciónson r ales (41 , 43)J"

00%actur199%es

Ajos medidores no se orrecta

hace mantenimiento

GPS no difunde derechos

obligaciones sobre lami anos ajos

us

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Pdgunos N fiYlestores no ceso Para

linar el

ELAPAS quiere ser el modelo degestión empresarial en EPSAs

cumpliendo con su misión

educaSeculto de p gr

No se corta 1 L población nosegún el pd e el pagoprograma

de acturasde cortes

,^ _ La gent pi nsaN Fins ficientet ELAP es

a en el suano

para el

pago del servicio

N. h►I trabajo en

equ

Cm g de trabajoEn ocaso es hay problemas en die al tl stdbuida

la toma de deeisíones (19.22 23, 27)ejecutivas hay indecisión (erg.)La cultura de participación

en las tomas d d cisiones^ es la revalentei12

comd

uen

h t 61 __ ..s dora que es ojo

En ELAPAS a veces nos En ELAPAS estamos

toca no cumplir normas y presionados a cumplir frelmenM

procesos (3.4,6,11, 28, 31 las normas y procesos

Cumplir con normaslas mayoría de las En ELAPAS esnecesarb E ELAPAS se rieses ta una y

lit cas y normasno inistramon va

procesos siempre (leva ala armonio en el trabajo efectAd tsedo ni os mH o res resultados,han soc allzadas ....

actualizadas

Si sien t frct s no se

L_caraclue los es liados

Limitas unes dei traestruqura

del áreamercial (48)

solo hay 4 cajas

re Comercialpan ed de un solo

f

tsola P--

E AS que conoce elrransidel software

Algunos ;A(gündspuestos

o tienenreemplazo

(18)

Baj tvacidn

d persona l

Remuneración no acordecon la carga de trabajo (20)

Algunos trabajan mas 1 Los rango y niveles deque otros por el mismo u-c ie n acusan

salario saltos abruptos

Con frecuencia no se cumple con el h N[ —tema de admde personal


Estrategia (Árbol de Prerregoisítos):^- -------------

Objetivo ambicioso:

Administrar y brindar los servicios de agua potable y alcanta-rillado sanitario dentro del área de concesión de la ciudad deSucre, con eficiencia, eficacia y calidad, para mejorar las condi-ciones de vida de la población.

U COBERTURA 100%

U EFICIENCIA DE COBRANZA 100%

U MORA 0%

U ATC 100%


:Objetivo ambicioso : Administrar y brindar los servicios de agua potable y alcantarillado sanitario dentro del área de concesión de lasudad de Sucre , con eficiencia , eficacia y calidad, para mejorarlas condiciones de vida de la población . (COBERTURA 100%; EFICIENCIA DE COBRANZA 100%; MORA 0%;

ATC 100%)

35. Contar con una politices de incentivos

pií 7 Que se cumpla la. 65. Atención opanormafividad vigente

usuar- r

ios

i

15, 56 : Estructura organizacional y procesos

9, 54' nmaope nmaope ymantenimiento

^'. correctos y bien`implementados

51,53,54:Contar con I

sectorización

Contar

bien identificados , bien diseñados36 Se cuenta con

9 Cumplir con laprogramación de

vacacionesrealizada

6,11,28,34,72:catastro de Una adecuada

donde está asignado capacitado al perfil del

redes distribución del trabajo 46,48 Contar con el

dependiendo del área personal adecuado y

cada funcionario cargo J

procesos decontratación en forma

oportuna y plazospredefinidos

23 y 28. Mejorarlacoordinación: quehaya integraciónentre las áreas

24. Se tiene sistemas deAgua Potable y Atc San.adecuados a la demanda

2644 45544 .Tener una 11

infraestructura

63, 67. Involucrar alasautoridades nacionales ylocales con la realidad de

ELAPAS,

adecuada l01

2 y 3: TenerIrecursos financieros

suficientes

25. Un sistema detoma de decisionestransparente para

57. Contar ctoda laP.Maestr organización

PEDS,PDO y7 Aneados -_t.

(1t lConcre ar as 37. Cond

gestiones para la deuda

obtener históricadcon Iones (1986-2001)

m^ucn.mrac I one).Gfavorables

40, 50. Coordinar

on a 1 sistemáticamente concon un el G.M. en la

catastro de ejecución deusuarios proyectos.

clualiza

61. Contar con unaunidad específicaresponsable de

¡ 20 y 28: Socialización,difusión y capacitación de)

los manuales de

procedimientos

04: tener^^y 1Ty30)m2S y 82;m eprados =,

actualizados de ntinua que

ldescriben ¿quié ué? y ¿cómo

\_ se debe4hacen

proyectos

e implementarpolíticas de

recuperación demora J

3 70:Confiar corlun Sistema de

InformaciónGerencia) en

operación

(1, 75. Automatizareproceso de toma dedecisiones: Contarcon el software y

hardware necesario)

4 oma ded22ecisiones oportuna,rápida y efectiva en

beneficio de laempresaT

74, 76. Contar con unmecanismo de

desburocratización (ComitéEjecutivo de Coordinación ySeguimiento de Prioridades)

(Reglamentar las reuniones del Consejo Técnico Asesor (CTA) del'CDirectono y G.Gral. para la Formulación, Coordinación, Ejecución de

políticas y planes prioritarios.

30. Directorio consciente de sus funciones y atribuciones para facilitar la mejora de la empresa

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„Apoyo en institucion(

Nuestro cliente. Empresa Local de Agua Potable y Alcantarillado Sucre(ELAPAS) requiere incorporar a profesionales de muy atto nivel con sede enla ciudad de Sucre para las siguientes posiciones:

GERENTE GENERAL

Requisitos fundamentares:

Formación profesional en el área de Administración de Empresas, Economía, IngenieriaComercial, Ingeniería CIvj, con titulo en Provisión Nacional registrado en su canespondienteColegio

s Conocimiento del alcance del Sistema de Regulación Sectorial (Sector SaneamientoBásica(.• Experiencia Profesional mínima de 6 años en el ejercicio de su profesión• Experiencia mínima de 6 años en Dirección y Gestión de Empresas o ramas de la

mercadotecnia.

GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO

Requisitos fundamentales:

• Formación profesional en el área de Administración de Empresas, Ecorwmia, IngeniarlaComercial, con titulo en Provisión Nacional, o profesional universitario con maestría enAdministración de Empresas.Experiencia en el manejo administrativo-financiero de instituciones públicas o privadas,

'nimo de 4 años en el ejercicio de su protesióncon un• Experiencia mínima de 4 anos en dirección y gestión de empresas.

GERENTE DE COMERCIALIZACIÓN

Requisitos fundamentales:

• Titulo en Provisión Nacional de Administración de Empresas, Economía, IngenieríaComerá¡, con especialización en mercadotecnia . O Pretesional univereitario con maestría

mercadoecnia.• Experiencia profesional, con un mínimo de 4 años.

Requisitos fundamentales para todos los cargos:Conocimiento de las normas básicas de Saneamiento y sus normas complementadas.Estar debidamente registrado en el Colegio profesional respectivo.

• Tener solvencia fiscal• Los postulantes deberán presentar documentos de respaldo y carta de presentación el

dio de la entrevista• Ser Boliviano.

Competencias personales para todos los cargos:Liderazgo y Representatividad

• Excelente Relacionamien lo Interpersonal y Habilidades Comunicativas.Capacidad de organización y Planificación.

• Orientación a objetivosResponsabilidad y compromisoVisión Estratégica.

Si eres una persona dinámica y proactiva que cumple con los requisitos del perfil, sólo postulallenando tu hoja de vida hasta el dio domingo 7 de septiembre en la siguiente dirección web:

Reclutamiento degerentes por Convo-catoria Pública, con-curso de méritos yexamen de compe-tencia a través de lafirma especializadaP.A. & Partners.

www.pa-partners.com


Ls o Gerencia de Proyectos (Cadena Crít ^ica

U Bajo convenio de laGTZ con la Universi-dad de Wiener.

U Definió la estructurade la Unidad de Pro-yectos.

Capacitó al personalde todas las áreaspara gestionar proyec-tos cumpliendo plazo,calidad y presupues-to.


Reingeniería de Procesos

b! 48 procesos identifi-cados.

X114 procesos críticosseleccionados.

U Rediseño del Proce-so de Evaluación delDesempeño.

U Capacitación al perso-nal y al equipo de ase-sores del Equipo TOC(PROAPAC-ANESAPA)


t,,riorización de procesos críticos de ELAPAS

Ejecución, Supervisión y fiscalización de proyectos • Contratación Bienes y ServiciosCatastro de redes de agua y alcantarillado

Control y calidad del agua potable

Procesos Judiciales Formulación del presupuesto anual

Mantenimiento Sistema de captación y aducciónCortes y reconexiones

Control de nóminas y elaboración de planillas

Medición de Consumos

la Evaluación de desempeño

Operación y administración de Sistemas Informáticos

Asesoramiento Jurídico Programación de gestión social Análisis y Desarrollo de Sistemas Informáticos

Organización y Métodos Capacitación de personal • Trámites y conexiones domiciliarias

Programación de operaciones Política Comunicacional Operación planta de potabilización

Trámites administrativos

Operación Planta aguas residuales

Facturación

Educación sanitaria

Operación red de agua

Gestión de proyectos

Planificación de mediano a largo plazo Registro , control y archivo de comprobantes de ingresos y egresos

Seguimiento y evaluación

Control de calidad de aguas residuales

Disposición de activos fijos

Control de calidad de agua cruda

Operación sistema captación y aducción

Mantenimiento Planta de Potabilización

Mantenimiento Planta aguas residuales

Operación Red de Alcantarillado Sanitario

F Emergencias

lo Atención al cliente

Catastro de Usuarios

Recuperación de mora

Administración de almacenes

Administración de activos fijos

Mantenimiento red de agua

Mantenimiento red de alcantarillado

Mantenimiento de equipos informáticos

Asesoramiento a la alta gerencia

Contratación e inducción del personal

Criticidad para la organizaciónProceso no analizados 9 Proceso con avances

Fuente Análisis Workshop - Informe Caños Averanga


TRÁMITES DE INSTALA-CIONES NUEVAS

U Manual de Procedi-mientos.

11 Reglamento interno detrámites.

U Documentos inheren-tes al proceso.


PROCESOS ELABORADOS

MEDICIÓN Y FACTURACIÓN

U Manual de Procedimientos.

U Reglamento interno.

CORTES Y RECONEXIONES

?I Manual de Procedimientos.

11 Reglamento interno.

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CONTROL MORA

U Manual de Procedimientos.

U Reglamento interno.


Nuevo software de gestión integr a

GTZ ha publicadola convocatoria pú-blica nacional parael futuro apoyo enla provisión de soft-ware de gestiónintegral a ELAPAS(Mayo de 2010).


Ir^k Reestructuración administrativa

Estructura organizativa

al t» •

----------- 1

1 9~---------- u~ 21 1

.r.a.1

rte. G~1~c^

• 1 a a f • e T S r.

a t a i t a • a 9 •

A demanda del Di-rectorio, Ejecutivos,empleados y Sindi-cato de ELAPAS, seviene realizando laconsultoría para elajuste de la estruc-tura organizacionaly puestos de traba-jo, en base al redi-seño de procesosy procedimientospriorizados.

1 Fortalecimiento Institucional bajo el enfoque de Teoría de Restricciones mediante PROAPACIGTZ

Reestructuración administrat

Balanceo de Cargas de Trabajo

Lista deActividades

Balanceo deCargas deTrabajo

BALANCE DEESTRUCTURA

Estructura Funcional Óptima

Toma deTiempos

Análisis ABC


Actualización R E- P°'fÑEl LIA1,1PAAN S

Dando continuidad ycomplementando el tra-bajo de diseño del pro-ceso de evaluación dedesempeño, se ha reali-zado la Actualización delRE-SAP en el marco de loestablecido por las NBdel Sistema de Adminis-tración de Personal y lasDirectrices emitidas porel Ministerio de Econo-mía y Finanzas Públicas,con la socialización res-pectiva al personal de laempresa.


PACT O DE L FORTALECI IENT01V AT

EMPEÑO INSTITUCIONALDES

ANTES JUNIO /2008

INCUMPLIDO24%

11 Cobertura

• Continuidad

• Dotación

• Calidad del servicio

• Ejecución de POA

• Ejecución del Presupuesto delGasto corriente.

11 Ejecución de inversiones de ex-pansión y reposición.

DESEMPEÑO INSTITUCIONAL

14, PACTOFortalecimiento Institucional bajo el enfoque de Teoría de Restricciones mediante PROAPACIGTZ

DES

Además de posibilitar laoptimización de nuestrosprocesos con el fin dealcanzar las metas pro-puestas, ELAPAS se pre-para para asumir su mi-sión, con la ejecución deproyectos estratégicosde incremento de caudalque garanticen la sosteni-bilidad del servicio a lar-go plazo, asumiendo unaapertura al cambio orga-nizacional.

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