From Documents to Value · o bases de datos, o bien mediante OCR, o de la lectura del código de...

Enterprise Content Management

From Documents to Value

¿Le suena esto? Todos los días lo mismo: copiar e imprimir, guardar, almacenar y poner a buen recaudo. Los documentos generan gastos y, en poco tiempo, saturan los archivadores y discos duros. Además, como si esto no bastara, en ocasiones, encontrarlos se convierte en una tarea de detectives.

DocuWare, la aplicación informática para la gestión profe-sional del contenido empresarial, hace más fácil enfrentarse a los retos relacionados con el manejo de la documentación. Pero además, sus documentos almacenados en DocuWare le ayudan a incrementar la eficacia de su trabajo diario. Sus empleados pueden consultar la información en todo momento, y los procesos que requieren abundante documentación no sufren retrasos. Los fallos de seguridad forman parte del pasado. Al mismo tiempo, usted puede afrontar con toda tranquilidad la próxima auditoría.

Responsable del contenido:

DocuWare AGwww.docuware.com

Salvo error o modificación

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Almacenamiento 4Seguridad 8Integración 10Flujo de trabajo 16

DocuWare convierte sus documentos en lo que realmente son: capital y conocimiento valioso. Con DocuWare puede aprovechar de manera fácil el potencial que atesora cada documento. De esta manera, cada mensaje de correo electrónico, cada archivo y cada recibo aportan su máxima contribución al éxito de la empresa.

Al integrar DocuWare en las TI de la empresa, se consigue la solución ideal para mejorar a corto y largo plazo la productividad, reducir los gastos corrientes, aumentar de manera considerable el flujo de caja, garantizar la conformidad con las normas y ofrecer un servicio todavía mejor.

Con DocuWare dispone de cada documento de manera inmediata y justo donde lo necesita: en la oficina, en casa o cuando visita a sus clientes. Incluso, puede acceder directamente a la documentación almacenada en DocuWare desde su aplicación informática habitual. Para ello, en la mayoría de los casos, ni siquiera es necesario aplicar una programación especial.

Los datos hablan por sí mismos: DocuWare es uno de los sistemas de gestión documental más utilizados con más de 100.000 usuarios en todo el mundo. Hoy día, empresas de más de 70 países ya son capaces de gestionar con éxito sus documentos gracias a DocuWare.

Descubra el valor de sus documentos

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Uniforme: toda la documentación ordenada de un modo perfecto

Centralizado: un archivador central de documentos para todos los departamentos

En lugar de un archivador de papel: archivadores digitales

Prácticamente autónomo: almacenamiento automático de documentos

Siempre disponible: la documentación se localiza de forma inmediata

En todo momento y lugar: acceso a los documentos desde Internet

DocuWare – From Documents to Value

Almacenamiento con DocuWare: Archivar y trabajar con rapidezDocuWare es sinónimo de buena organización. Cada documento queda almacenado de manera rápida y eficaz gracias a DocuWare. Además, no importa cuándo y dónde necesite sus documentos, porque en cuestión de segundos están listos para ser utilizados.

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Almacenamiento

Organizar los documentos de manera centralizada

Del documento en papel al registro electrónico: con DocuWare puede gestionar, de manera uniforme, toda la documentación en cualquier formato y desde cualquier fuente. Los documentos se almacenan en un repositorio central de documentos, donde se dispone de diversos archivadores digitales para su almacena-miento. Ahora ya no hay que averiguar dónde se esconden los documentos importantes. En DocuWare, todos ellos pasan a estar al alcance de la mano en cuestión de segundos.

Almacenamiento en archivadores electrónicos

Imagínese los archivadores electrónicos como archivadores tradicionales. Usted decide cuántos archivadores y qué tipo de ellos se crean en el sistema DocuWare. Por ejemplo, puede trabajar con un archivador de clientes que, además de contener tanto las facturas entrantes y salientes como los albaranes, guarde también la correspondencia completa del cliente, junto con los faxes y los mensajes de correo electrónico. Asimismo, puede utilizarse un archivador personal propio o bien un archivador para la documentación de producción.

Lograr el orden de manera automática

Para que pueda recuperar la documentación lo más rápido posible, durante el almacenamiento en DocuWare, cada docu-mento queda etiquetado con palabras clave, es decir, con criterios de clasificación. Esta indexación se produce, en la mayoría de

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Un visor para todo tipo de formatos

¿No tiene ins-talada una determinada aplicación?

En el visor universal de DocuWare, puede abrir todo tipo de archivos desde docu-mentos de texto y bases de datos hasta gráficos.

X

Documento

Almacenar los documentos en el archivador central de documentos

Recopilación de datos Indexación Almacenamiento

Datos de ERP

Documentación en papel

Ficheros

Correos electrónicos

Archivador central de documentos

• Escáner, impresora multifunción • Comando del menú • Explorador de Windows • Arrastrar y soltar • Control automático

Automática o manual

Documentos ?

Empresa

Contacto

Tipo de documento

Estado

Fecha

Almacenado por

Robinson´s Refuge

Sabrina Sheffer

Factura

Nuevo

18.01.2011

Fred Winner

Almacenar

«Gracias al archivador electrónico, tenemos la impresión de que la em-presa dispone de más personal. Po-demos atender por teléfono las con-sultas de nuestros clientes con rapidez, sin tener que colgar y buscar los documentos en el archivo físico. Solo en lo que respecta a la calidad del servicio, la inversión en el sistema de gestión documental se ha amor-tizado en un tiempo mínimo».

Braulio FernándezGerente BF Correduría de Seguros, Madrid, España


los casos, de forma automática. Por ejemplo, las palabras clave pueden extraerse de fuentes externas, como archivos de texto o bases de datos, o bien mediante OCR, o de la lectura del código de barras del documento. Además, la indexación del texto completo de los documentos se realiza en segundo plano. Si los documentos se indexan de manera manual, las listas de selección facilitan la introducción de datos y evitan que se produzcan errores durante el proceso.

Buscar mejor, encontrar más rápido

La búsqueda de documentos con DocuWare es tan cómoda como una búsqueda en Google. Tras proporcionar una o varias palabras de búsqueda, el documento o los documentos corre-spondientes aparecen de manera inmediata listados y pueden visualizarse con un clic de ratón, ya sea en el programa original o bien en el visor de DocuWare, que es la ventana de visualización universal de DocuWare. En este último caso, no importa la fuente ni el formato del documento.

DocuWare agiliza el uso de documentos

No importa el documento que necesite, porque en DocuWare lo encuentra de inmediato accediendo desde cualquier estación de trabajo o mientras viaja. Con el DocuWare Web Client, puede buscar y editar documentos desde viajes de negocios, visitas a clientes y desde su casa. También puede trabajar con DocuWare desde su iPhone. En el caso de que no haya ninguna conexión a Internet disponible, existe la posibilidad de sincro-nizar con anterioridad los archivadores DocuWare en el portátil.

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Disponible en todo el mundo

¿Tiene a mano todos los docu-mentos, pero no lleva ninguno

encima? Con el DocuWare Web Client, tiene más flexibilidad que nunca. Mediante su na-vegador web, puede acceder en todo momento y lugar a su ar-chivador central para buscar, editar y almacenar documentos.


Palabras de búsqueda

Encontrar y mostrar documentos

Búsqueda Lista resultante Documento

X

/

/

Documentos ?

Empresa

Contacto

Tipo de documento

Estado

Fecha

Almacenado por

Texto completo

Robinson´s Refuge

Sabrina Sheffer

Nuevo o Vigente

01.01.11 30.01.11

Buscar

«Con cerca de 17 millones de recibos nuevos cada año, el archivo de pa-peles empezaba a ser intratable. Las búsquedas se prolongaban hasta tres días. Hoy día, los empleados de nuestros clientes y nuestros propios empleados pueden acceder en línea a la documentación relevante y re-solver las consultas, incluso, durante una llamada telefónica».

Wolf ZachariasMEDITsystems, Múnich, Alemania

Documentos ?

Contacto Tipo doc. FechaEmpresa

Robin... Sabrina Sh... Factura 18.01.11

Robin... Sabrina Sh... Correo el... 11.01.11

Robin... Sabrina Sh... Pedido 10.01.11

Estado

Nuevo

Vigente

Vigente

VigenteVigenteVigente

Almacenamiento

Acabar con las montañas de papeles

Con DocuWare, los archivadores y los archivos de papel repletos pasan a ser totalmente superfluos. Los papeles se escanean y se almacenan en DocuWare, en forma de documentos electrónicos. En este caso, es indiferente que se lleve a cabo la digitalización con un escáner o con un sistema multifunción. Los ar-chivadores de papel se transforman en bits y bytes, mediante el procesamiento por lotes, y se crean los archivadores electrónicos DocuWare equivalentes. De esta manera, en el futuro, necesitará como mínimo un 90% menos de espacio para el almacenamiento de archivadores.

Más espacio en la oficina

Acceso flexible a los documentos en papel

Evita que se pierdan los documentos en papel

Portales de documentos

Con DocuWare, los documentos especí-ficos para cada tipo de usuario quedan a su disposición a través de Internet. Los trabajadores pueden acceder a sus nóminas desde casa, y los clientes conectados pueden recuperar sus documentos, por ejemplo las facturas y los albaranes. Los colaboradores y demás interesados pueden descargar desde su portal de ventas los datos actualizados sobre productos, listas de precios y material de marketing. En este proceso, existe una garantía del 100% de que cada usuario, realmente, solo puede leer los documentos que le atañen.

Acceso en línea más flexible a documentos

Documentos siempre actualizados

Mejora de la atención al cliente

Gestión de correo electrónico

¿Dónde guardar los mensajes de correo electrónico? Guarde su correspondencia electrónica de un modo directo desde su gestor de correo en el archivador central de documentos, donde se almacenan de manera segura y estruc-turada junto con otros documentos de la misma temática. Ahora ya no debe bucear en el mar de carpetas, pues, incluso después de muchos años, podrá leer sus mensajes de correo electrónico simplemente al pulsar un botón. Además, la información importante de carácter general ya no se encuentra en los buzo-nes personales, sino que es accesible para todos los empleados autorizados.

Almacenamiento seguro de mensajes de correo electrónico

Recuperación rápida de mensajes de correo electrónico

Eliminación de islas de información

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DocuWare en la práctica: Soluciones para el caos en la documentación

Dos hacen más que uno: datos garantizados por duplicado

Control total: todos los procesos protocolizados en el servidor

Flexible: gestión de derechos y autorizaciones

Integrado: firmas electrónicas

Con sello de aprobación: calidad de producto certificada


Seguridad con DocuWare: Proteja sus documentosPuede confiar en DocuWare. El sistema de gestión documental garantiza el nivel más alto de seguridad tanto para sus datos como en el acceso a sus documentos. Además, puede disfrutar de cómodas estrategias para el backup y el archivado a largo plazo.

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Seguridad

Seguridad a largo plazo

Con DocuWare, su documentación se almacena de manera íntegra y libre de manipulaciones. No se pierde ningún docu-mento, y usted siempre afrontará las auditorías con una preparación óptima. También en el caso de reclamaciones o en cuestiones relativas a las responsabilidades de producto, DocuWare es su mejor aliado. Si el intervalo de tiempo en que los documentos deben o puede conservarse es limitado, DocuWare vigila por usted los plazos de caducidad de manera automática.

DocuWare cumple con la ley

La Digitalización Certificada según la AEAT, AO, GDPdU (ley alemana de acceso a datos digitales), Basel II, Sarbanes Oxley y más: DocuWare cumple por usted las exigencias legales y regulatorias que se encuentran tras estas siglas. Los documentos almacenados en DocuWare pueden borrarse del resto de los sistemas con total tranquilidad, y los papeles pueden destruirse. Para poder aplicar los procesos legalmente válidos que no hacen uso de papel, DocuWare integra todas las modalidades de firma electrónica: firmas sencillas, avanzadas, reconocidas, manuscritas y marca de tiempo.

No a todo el mundo se le permite todo

En DocuWare, los detallados derechos de acceso establecidos por su empresa garantizan que los trabajadores, clientes y proveedores únicamente puedan consultar los documentos que a cada uno le corresponde. Los usuarios y derechos se gestionan en la DocuWare Administración. Gracias a la posi-bilidad de crear grupos, roles y perfiles, el plan de autorizaciones es a la vez cómodo y flexible. Las funciones de protocolo permiten demostrar cuándo un usuario accedió a un documento, aunque hubieran transcurrido muchos años desde el acceso.

Medidas para la recuperación ante desastres

DocuWare es el soporte ideal para almacenar documentos de manera segura a lo largo de los años y para proporcionar medidas para el backup y la recuperación ante desastres. Los archivadores DocuWare pueden copiarse en su totalidad de manera fácil, incluyendo todas las funciones de búsqueda de un sistema DocuWare en producción, en soportes de datos externos y, lo que aún resulta más cómodo para usted, en un sistema en la nube (cloud system). Los caros archivadores para papeles, que roban espacio y que son difíciles de proteger, forman parte del pasado. 9

Seguridad para sus documentos

¿La pérdida o el mal uso de los datos le provocan pesadillas?

DocuWare es como una caja fuerte virtual, ideal para gente como usted. Para que sus datos no se pierdan, se almacenan por duplicado en archivos de cabecera. El acceso a los do-cumentos y a las bases de datos está protocolizado y únicamen-te puede realizarse a través del servidor de DocuWare.

Certificado ISO

La confianza es buena, el control es mejor. Diversas instituciones in-

dependientes prueban y cer-tifican de manera periódica a DocuWare, que cumple, entre otras, con la norma DIN EN ISO 9001. Puede encontrar más certifica-ciones en www.docuware.com.

«DocuWare nos garantiza la máxima seguridad en nuestras actividades basadas en documentos. Prevemos que, en un plazo de dos años, se habrá amortizado la inversión en el proyecto del sistema de gestión do-cumental».

Xavier MillánResponsable de Administración y PersonalEl Centre d’Higiene MentalLes Corts (CHMLC), Barcelona, España

Amplia variedad: integración mediante interfaces abiertas y herramientas de programación

Fácil para todos: integración de búsqueda de documentos en cualquier aplicación mediante un botón

Vínculos: acceso a los documentos vía URL

Como de costumbre: almacenar y buscar a través del Explorador de Windows

Cómodo: se administra a través de una central de administración

Robusto: arquitectura orientada al servicio


Integración con DocuWare: Conecte sus documentos a su negocioDocuWare es el puente de unión: su archivador central de documentos de DocuWare se conecta directamente con las aplicaciones empresariales de sus sistemas de TI. Gracias a ello, puede sacar provecho de manera inmediata del valioso conocimiento contenido en sus documentos.

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Integración

Integración para el almacenamiento y la búsqueda

Para que en todo momento pueda almacenar y recuperar con rapidez sus documentos, el sistema de gestión documental DocuWare colabora de forma estrecha con las aplicaciones de los sistemas de TI de su empresa. El intercambio de datos y documentos entre los sistemas puede configurarse, de manera óptima, gracias a interfaces DocuWare y a herramientas de programación tanto específicas como universales. La gran ventaja consiste en que el almacenamiento y la indexación pueden efectuarse en su totalidad de manera automática, independientemente del tipo de documento que deba almace-narse en DocuWare o del sistema del que proviene dicho documento. Asimismo es posible buscar y visualizar documentos de modo directo desde diversas aplicaciones.

La conexión perfecta

DocuWare puede conectarse con, prácticamente, cualquier aplicación, por ejemplo, con su sistema ERP, su sistema de gestión de almacén o su sistema de contabilidad financiera; como así también con Microsoft SharePoint Server o con SAP; y por supuesto, con los programas de gestión de correo Outlook y Notes. De esta manera, a la hora de acceder a sus documentos, usted no solo no depende del lugar o del momento, sino que además puede recuperar documentos almacenados en DocuWare, directamente desde su aplicación informática habitual sin necesidad de cambiar de un programa a otro.

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Todo accesible con un clic de ratón

Con DocuWare Smart Connect, el buscador de documentos in-

teligente puede hacer surgir documentos como por arte de magia. Esta herramienta puede integrarse de un modo fácil en cualquier programa.

Noticia (HTML)

De:

Para:Enviado: Asunto:

Estimada señora Sheffer:

Le rogamos nos envíe una confirmación de su reserva.

Reciba un cordial saludo,

Michael GeniusManaging Director Construction

Peters Engineering

Noticia

[email protected]

[email protected], 11.01.2011Confirmation

Responder Responder a todos Reenviar Eliminar Nachverfolgung

DocuWare como centro documental Fuente de datos

Lista de contactos

Consulta de base de datos

[email protected]

[email protected], 11.01.2011Confirmación

Ejemplo

Documentos ?

Empresa

Contacto

Correo electrónico

Fecha

Asunto

Formato

Centro de costes

Estado

Tipo doc.

Aceptar Cancelar Ayuda

Robinson´s Refuge

Sabrina Sheffer

sabrina.sheffer@robin

11.01.2011

Confirmación

Correo electrónico

Atrás

«Mediante el empleo consecuente del archivador central de DocuWare, nuestros asesores se pueden dedicar por completo a sus tareas clave: conseguir un cliente satisfecho y una relación duradera y estable basada en la confianza, aportándole resultados a través de un asesora-miento de calidad, prudente y ho-nesto, al que DocuWare aporta efi-ciencia y seguridad».

Juan Carlos ArratibelAdministrador, Pyrámide Asesores, Pamplona, España

Sistema de gestión de almacén

MS Office

MS Outlook

CRM

ERPSAP MS SharePoint

...Contabi-

lidad financiera

Lotus Notes


Configuración propia: Documentos al alcance de un botón

Muchos empleados trabajan, en principio, con un programa muy específico, como un sistema de gestión de almacén o de contabilidad. Con frecuencia, los documentos que se utilizan son siempre muy parecidos. ¿Quién no querría tener a su disposición de manera inmediata el documento adecuado, a ser posible, sin tener que buscarlo, tan solo pulsando un botón?

DocuWare convierte este deseo en realidad. Además, el sistema es inteligente, porque cada usuario puede configurar su propia búsqueda automática de documentos, mediante el módulo adicional de DocuWare Smart Connect e integrarlo en su aplicación principal a través de un botón. Al pulsar el botón, aparece siempre el documento adecuado para un determinado proceso. El propio programa no se ve modificado durante este procedimiento.

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«DocuWare es un componente de nuestra estrategia de TI para armo-nizar las aplicaciones en nuestras sucursales de todo el mundo, reducir los costes, y canalizar y facilitar el intercambio de conocimientos».

Rainer HeiselHARIBO GmbH & Co. KG, Bonn, Alemania

… y el documento aparecerá enseguida.

Haga clic en Smart Connect…

Acceder a documentos desde cualquier aplicación de la empresa

Integración

Con hipervínculos: integración mediante URL

Los documentos también pueden integrarse en cualquier aplicación informática mediante hipervínculos, siempre que estos puedan asociarse a un vínculo web. Este tipo de integración con URL es una alternativa rápida y que sorprende por su agilidad para conectar los documentos del archivador DocuWare con los procesos de negocio cotidianos. Esto es así, porque existe la posibilidad de definir un URL no solo para documentos individuales, sino también para listas de resultados o diálogos de búsqueda.

DocuWare en el Explorador de Windows

Todo el mundo está acostumbrado a gestionar documentos desde las carpetas de archivos de Windows. Con el Windows Explorer Client, DocuWare le ofrece la posibilidad de almacenar y buscar documentos almacenados de manera segura en el archivador central de documentos directamente con el Explo-rador de Windows. Para ello, en el directorio de archivos de Windows, se define una carpeta DocuWare propia en la que se encuentran los distintos archivadores. Cuando se copia o mueve un documento a esa carpeta, queda de manera au-tomática indexado y almacenado, siendo válidos en todo momento los derechos de usuario y de archivadores. Para los programas de Microsoft Office, el sistema de gestión documental facilita su propio Add In, mediante el cual los documentos pueden pasar directamente desde Word, Excel o PowerPoint a DocuWare.

Buenos amigos: Outlook y DocuWare

Un buen gestor de correo debe ser no solo seguro, sino también práctico. Con DocuWare es posible almacenar los mensajes de correo electrónico de forma directa desde Outlook: ¡más sencillo imposible! Basta con mover los mensajes a una deter-minada carpeta de DocuWare dentro del programa de gestión de correo y, de esa forma, quedan en su totalidad indexados y almacenados (unido con los adjuntos) en DocuWare.

Dependiendo de lo que se le demande, DocuWare puede almacenar los mensajes de correo electrónico en su formato original o como archivos rtf o txt. Durante el proceso, el sistema genera además un índice para el texto completo, que incluye todos los adjuntos. Si necesita consultar algún mensaje de correo electrónico almacenado, puede acceder a él desde Outlook de manera inmediata.

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Almacenamiento con el Explorador de Windows

¿Todo pasa por su explorador? Todos los ar-chivadores de

DocuWare pueden integrarse en las carpetas de archivos de Windows. Usted puede trabajar como siempre lo ha hecho y, al mismo tiempo, almacenar los documentos de manera se-gura y centralizada en su ar-chivador de DocuWare.

«Las buenas referencias de empresas de tamaño similar al nuestro eran buenas razones para empezar a utilizar DocuWare, pero también el hecho de que para las medianas empresas constituye una inversión razonable. Como ha sido pronostica-do por el cálculo de la rentabilidad, el sistema de gestión documental ya se ha amortizado después de quince meses».

Carol SmolawaDirectora de TI BEGO, Bremen, Alemania


Arquitectura de software robusta

El sólido fundamento que sustenta las amplias funcionalidades del sistema lo constituye la arquitectura DocuWare, que se basa en una estructura multicapa. Los clientes-usuarios y el cliente-administración acceden, vía TCP/IP, a través de un canal de comunicación, a los módulos servidores que entran en comunicación directa con los sistemas de almacenamiento, las bases de datos y los directorios de usuario. De esta manera, se cumplen las condiciones que garantizan la máxima seguridad y una elevada escalabilidad del sistema.

Empezar con DocuWare

DocuWare es un software estándar que ofrece en su versión básica las funciones fundamentales para lograr una gestión eficaz del contenido empresarial. Mediante módulos adicionales, este programa puede ajustarse fácilmente a las diversas exigencias de cada empresa. La instalación del sistema es rápida y no abusa de los recursos disponibles. Se garantizan el mayor rendimiento posible y una gestión sencilla. La totalidad de la configuración se efectúa a través de la DocuWare-Administración. Ella gestiona también los módulos servidores y los usuarios en ubicaciones remotas. Dado que DocuWare está disponible en quince idiomas, empresas y ubicaciones en todo el mundo pueden conectarse sin problemas.

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Más información:

Las amplias posibilidades de integración del sistema DocuWare en otros sistemas se describen de manera detallada en nuestro informe técnico "In-tegraciones". Puede encontrar este y otros informes técnicos relativos a la seguridad y a la arquitectura, como así también la informa-ción del producto en su versión actual y sus módulos adiciona-les en www.docuware.com

Arquitectura de DocuWare

Servidor de ficheros

Windows / Linux / Sun / EMC Centera / NetApp / Jukebox

Bases de datos

Microsoft SQL / Oracle / MySQL

Directorios de usuario

Active Directory / NT Domain / LDAPInfraestructura

TCP / IP

Servidor DocuWareMódulo Servidor

DocuWare Administración

Administrar el sistema y los derechos de usuarios

Aplicaciones Cliente

DocuWare Windows Client

Trabajar con DocuWare mediante instalación local

DocuWare Web Client

Trabajar con DocuWare vía web sin instalación local

DocuWare Windows Explorer Client

Trabajar con DocuWare desde el Explorador de Windows

Integración

Smart Connect: rápida integración y configuración

Smart Connect puede extraer palabras clave tanto para indexar o buscar de la interfaz de cualquier aplicación infor-mática. Para que Smart Connect sepa qué contenidos son relevantes para la búsqueda o el almacenamiento, se muestra una captura de pantalla en la que se seleccionan los elementos corres-pondientes. De esta forma, con Smart Connect, puede acceder a los datos de la aplicación externa sin necesidad de programar. Cada usuario configura la integración Smart Connect en tan solo cuatro pasos. Sin embargo, la configu-ración a través de la administración central también es posible.

Compatible con cualquier programa del entorno empresarial

Configurable por cualquier usuario que haga uso de las TI

Interfaces específicas: integración en programas definidos

DocuWare pone a disposición de SAP, Microsoft SharePoint y Lotus Notes, entre otros, interfaces específicas que permiten realizar el intercambio directo de documentos y datos. De esta manera, puede ampliarse con facilidad un portal Microsoft Office SharePoint con fun-ciones de gestión documental, tales como el almacenamiento seguro a largo plazo y la digitalización certificada. Con la integración de DocuWare, los usuarios SAP tienen la posibilidad de acceder de manera flexible a sus documentos SAP, incluso sin cliente SAP.

Interacción óptima entre SAP, SharePoint y Lotus Notes

Integración fácil con sistemas complejos

Kit para el desarrollador de software: programar una inte-gración de manera individual

La arquitectura de DocuWare ofrece diferentes y eficaces interfaces de programación para distintos entornos de desarrollo.

Para ello, DocuWare ofrece con su kit para el desarrollador de software (SDK) interfaces específicas. A través de Java, de la integración URL y de Web Services, o bien con las potentes interfaces GAPI y JAPI, es posible acceder a las funciones esenciales de DocuWare desde otras aplicaciones.

Integración mediante programación sencilla

Gestión documental totalmente integrada

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DocuWare en la práctica:Ejemplos para una estrategia de TI óptima

Escritorio digital: bandeja, sello y mucho más

En un abrir y cerrar de ojos: comprobar y aprobar documen-tos también desde Internet

Informado: recepción au-tomática de documentos

Creación rápida: archivadores en DVD o USB

Directamente desde DocuWare: imprimir, enviar por fax o cor-reo electrónico


Flujo de trabajo DocuWare: Saque todo el partido a sus documentosDocuWare es la clave para lograr procesos de negocio eficaces, ya que los documentos no solo se encuentran con rapidez, sino que también se procesan y redistribuyen con celeridad. Esto permite ahorrar tiempo y aporta beneficios a su empresa.

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Flujo de trabajo

Grapar, marcar, firmar

Con DocuWare, se trabaja de la misma manera que si estuviera manipulando documentos en papel sobre su escritorio. Los documentos pueden ser clasificados en las bandejas digitales, grapados y desgrapados. Para editar, comprobar y aprobar los documentos, se dispone de herramientas de escritura y de sellos. Quien quiera realizar anotaciones manuscritas o firmar a mano, puede hacerlo a través de su Tablet PC. Cabe destacar que, incluso con marca y sello, los documentos originales se conservan. Esto es posible gracias a que todos los cambios aparecen como "Overlay" (superposición), como si se tratara de una capa sobreimpresa, y se almacenan por separado.

Aprobar de documentos

DocuWare acelera los flujos de trabajo cotidianos que hacen uso de documentos, como en el caso del control y de la aprobación de recibos. En DocuWare, los flujos de trabajo se basan en sellos de aprobación o rechazo. Por ejemplo: sellar una factura en DocuWare cambia su estado de "Nuevo" a "Comprobado" de manera automática e, inmediatamente después, se inicia el siguiente paso dentro del flujo de trabajo, es decir, el siguiente encargado recibe el documento. Natural-mente, los documentos también pueden sellarse a través de Internet. De esta forma, es posible comprobar documentos incluso fuera de la oficina, con lo que el tiempo de su proce-samiento se reduce de forma significativa.

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Su escritorio en DocuWare

¿Quiere trabajar como siempre? DocuWare le ofrece todas las

herramientas que necesita, desde el sello hasta el lápiz. No echará nada en falta, y, además, el cambio es sencillo.

Recibir y aprobar documentos por flujo de trabajo


Introducir la factura Aprobación de la factura PagoAviso por correo electrónico

«Gracias a la implementación de DocuWare, pudimos ahorrar dinero rápidamente. La aprobación electrónica de las facturas, por ejem-plo, nos permite calcular de inmedi-ato los materiales de construcción encargados en los pedidos de los clientes. Además, hemos vuelto a alquilar una nave, propiedad de la empresa, que estaba reconvertida en archivo para papeles».

Mathias HumpenöderConstructora Hans Humpenöder,Schwabach, Alemania

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2769Aprobada

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Pagado

2769Aprobada

Pagado

Noticia (HTML)

De:

Para:Enviado:Asunto:

Hola, señor Rain:Hay nuevos documentos pendientes para su aprobación en el archivador central de documentos. Haga clic en el vínculo para abrir el documento en el visor de DocuWare.

Noticia


Thomas RainMiércoles, 12.01.2011Nuevos documentos pendientes de aprobación

Responder Responder a todos Reenviar Eliminar Seguimiento

Factura en papel


Acabar con rapidez las tareas

Con DocuWare, cualquier persona implicada en un flujo de trabajo siempre tiene claras las tareas que le quedan pendientes. Las listas de distribución, que se actualizan automáticamente, y los avisos, enviados también de manera automática por correo electrónico, informan al empleado cuándo hay un nuevo documento en el archivador. Basta con pulsar un botón para abrir el documento y empezar a tramitarlo. Sus flujos de trabajo marcharán a la perfección. Los documentos olvidados, el papeleo y las solicitudes interminables forman parte del pasado.

Estar siempre al corriente de todo

¿En qué escritorio está el documento pendiente de aprobación? ¿Dónde debe insistirse otra vez? ¿Qué tareas se han realizado ya? Gracias a DocuWare, los empleados saben, en cualquier momento, dónde se encuentra un escrito y en qué estado está. Las listas de tareas pueden diseñarse para que indiquen, de manera precisa, qué documentos están pendientes de aprobación por parte de terceros. En cada paso de un proceso en que se utiliza un sello, queda constancia en el documento de la intervención de cualquier persona mediante el uso del correspondiente sello, que incluye la fecha y el nombre de usuario. De esta forma, todos los pasos, al igual que antes en papel, se reflejan en el propio documento y son visibles para todos.

Y después: redistribuir los documentos

DocuWare es la central de comunicaciones para todos sus documentos. Puede imprimirlos y enviarlos por fax o correo electrónico directamente desde DocuWare. Al pulsar con el ratón, el documento deseado aparece como adjunto en un mensaje de su programa de correo electrónico. Tiene la opción de enviarlo en su formato original o como PDF. También puede enviar por correo electrónico un vínculo a un documento almacenado para que cualquier usuario pueda acceder siempre a la versión más reciente de dicho documento, en el caso de que este se modifique de forma regular. Puede proporcionar a sus clientes, colaboradores o auditores colecciones completas de documentos, grabándolos (incluyendo las funciones de búsqueda) en DVD, CD, discos duros o memorias USB.

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Archivadores portátiles

¿Le gusta tener las cosas a mano? Los archivadores DocuWare pue-

den guardarse en su totalidad, en soportes externos como DVD o memorias USB. Estos archiva-dores portátiles son accesibles sin necesidad de instalar un cliente DocuWare.

Flujo de trabajo a través del iPhone

¿No dispone de un notebook para sus desplaza-mientos?

Gracias a la aplicación DocuWare Mobile, también puede acceder a sus documen-tos y aprobarlos con el iPhone.

«El tratamiento de facturas entrantes a través del flujo de trabajo docu-mental se vuelve no solo más trans-parente, sino también visiblemente más rápido. Con ello, se garantiza que se respeten los cortos plazos para descuentos existentes en nues-tro sector. La consecuencia es que ahorramos dinero en efectivo».

Hansjörg SiffertCEWAG AG, Düdingen, Suiza

Flujo de trabajo

Mercancías entrantes siempre bajo control

Gracias a DocuWare pueden simplificarse, de manera considerable, los flujos de trabajo en la gestión de mercancías. Cuando llega la mercancía, se escanean los albaranes y se almacenan automáti-camente en DocuWare. En este caso, el estado del documento sería el de "Mercancía no comprobada". Los depar-tamentos de Administración y Control de calidad son informados, también de forma automática mediante listas de tareas o por correo electrónico, por lo que la mercancía queda de inmediato bajo control. Para aprobarla o rechazarla, los empleados acceden a los albaranes, por ejemplo, con un tablet, e ponen el sello digital que les corresponda.

Se reducen los plazos de procesamiento

Todos los pasos del proceso quedan completamente documentados

Repartir las nóminas

Con DocuWare, basta con enviar un solo mensaje de correo electrónico para re-partir las nóminas mensuales a todos los empleados. ¿Cómo funciona?El mensaje contiene un vínculo generado por DocuWare, a través del cual cada empleado puede acceder a su nómina. Este acceso es exclusivo para la propia nómina del empleado. Tampoco el ad-ministrador puede leer los datos confi-denciales, ya que están cifrados. Repartir las nóminas con DocuWare es eficaz, además de ahorrar costes y esfuerzos.

Reducción considerable de la canti-dad de trabajo asociado a las nóminas

Se respetan al cien por cien las nor-mas en materia de protección de datos

Gestionar las facturas ad hoc

Con DocuWare, el flujo de trabajo con las facturas es rápido y sencillo. El di-rector del centro de costes recibe una notificación por correo electrónico cuando se almacena en el archivador DocuWare una nueva factura pendiente de aprobación. El mensaje de correo electrónico contie-ne un vínculo a la factura almacenada en el archivador. Al pulsar sobre dicho vínculo, se abre la factura en el Visor de DocuWare. Ahora puede sellarse y aprobarse, incluso desde fuera de la oficina. A continuación se actualiza automáticamente la lista de tareas DocuWare del contable, que paga la factura de inmediato.

Incremente el flujo de caja

Aproveche los plazos de descuento

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DocuWare en la práctica:Soluciones para una mayor eficiencia y productividad

Puede acceder a un asesoramiento profesional y a una amplia gama de servicios relativos a DocuWare en su Partner Autorizado de DocuWare.

Para conocer las soluciones individuales de DocuWare:www.findmydocumentsolution.com

Para calcular el retorno de la inversión:www.roi-check.com

Más información:www.docuware.com

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