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103Funciones de búsqueda de información

Funciones de búsqueda de informa-ción

Contenido

Concepto de búsqueda de informaciónFunción BUSCARV

104 Hoja de cálculo en los negocios

Funciones de búsqueda de inFormación.Microsoft Excel es uno de los programas más utilizados para el manejo de informa-

ción en un negocio o empresa. Esto propicia algunas veces que sea necesario realizar búsquedas selectivas de cierta información, por ejemplo si se maneja un catalogo extenso de artículos y se requiere consultar solamente los artículos de una marca especifica lo podemos realizar utilizando las funciones de búsqueda de información.

Existe una gran variedad de funciones para buscar información, en la tabla que se muestra en la parte inferior contiene las fun-ciones de búsqueda y una breve explicación de su uso:


La función que nosotros trataremos en este capítulo será la función BUSCARV.

Función buscarV.Esta función busca un valor específico en la primera columna de una matriz y devuel-

ve el valor de la misma fila de una columna especificada. Al hablar de matriz hacemos referencia a un conjunto de valores o datos ordenados en forma de fila y columnas. La siguiente imagen muestra un ejemplo de una matriz.


En esta imagen la matriz esta compuesta de 4 filas y 4 columnas, para identificar un elemento de la matriz se debe especificar el número de la fila y el número de la columna que hagan intersección en el elemento deseado. Por ejemplo se quiere hacer referencia al elemento donde se almacena el dato “Rigoberto”, la referencia de este elemento es [fila 2 y columna 3]. La función BUSCARV utilizara este criterio de identificación de los elementos de una matriz.

BUSCARV tiene varios propósitos, y es de gran utilidad en casi todos los aspectos para la solución de procesos administrativos de cualquier negocio. Por ejemplo si tiene un listado grande de empleados esta función le permitirá localizar un empleado en especial y obtener la información que se desee de ese empleado. Para comprender con más profundidad como se puede realizar este tipo de búsqueda debemos conocer la sintaxis para manejar la función BUSCARV:

Donde:

Valor _ buscado. Es el valor que se desea buscar de la matriz, puede ser esta-blecido por medio de una constante o a través de la referencia de celda donde se almacene el dato. Por ejemplo en la lista de empleados si desea buscar al empleado con número de identificación “120”, valor _ buscado puede ser el número “120” o la celda donde se almacena dicho valor [B5].

Matriz_buscar_en. Es el rango de celdas donde se encuentra la lista de los datos que se desean buscar a través de la función BUSCARV. Por ejemplo si-guiendo con el caso de la lista de los empleados la matriz es el rango [B5:F100], siempre y cuando este sea el rango donde se encuentran almacenados los datos de los empleados.

Indicador_columnas. Especifica que dato es el que se desea obtener de la matriz y se especifica a través del número correspondiente a la columna de la matriz donde se encuentra dicha información. Por ejemplo si el dato que se desea obtener del empleado es su domicilio y este se encuentra en la columna 3 de la matriz el numero que debemos especificar como indicador_columnas es [3].

Ordenado. Es opcional en el uso de la función BUSCARV, permite establecer una coincidencia con el dato que se desea buscar. El valor que se establece puede ser [VERDADERO] o [FALSO].


Cuando es VERDADERO la coincidencia puede ser aproximada y cuando es FALSO la coincidencia debe ser exacta.

Nota importante. Para que funcione adecuadamente esta función la información de la lista debe estar ordenada en forma ascendente por la primera columna de la matriz.

El siguiente ejemplo nos ilustrará como se debe utilizar la función BUSCARV. Se tiene la lista de empleados con la siguiente estructura:

La hoja que contiene la lista de empleados se debe nombrar como “Empleados”, y establecer nombre de “Lista” al rango de celdas [B6:F10], este rango es el que identificaremos como la matriz de búsqueda.

La matriz de búsqueda esta compuesta de 5 filas y 5 columnas y se identifica como lista. En una segunda hoja debemos obtener la siguiente información.

Dato a buscar. En esta referencia se captura el número de identificación del empleado a través del cual se realizara la búsqueda.

Dato de captura. En esta referencia se debe capturar los días que trabajo


el empleado a la semana para poder obtener el cálculo del pago semanal del empleado que se desea localizar.

Fórmula matemática. Formula que nos permite obtener el pago del empleado y el cálculo que se debe realizar suponiendo que su sueldo semanal es:

Esta fórmula escrita para Microsoft Excel y adaptándola al ejemplo mostrado previamente quedaría:

Donde [A8] almacena los días trabajados del empleado y [B8] es el sueldo semanal del empleado y el numero 7 es el numero de días de la semana.

Fórmula de búsqueda 1. Fórmula que nos permite realizar la búsqueda del nombre del empleado, la búsqueda se realizara en la matriz denominada lista:

Donde [B4] es el dato a buscar, [lista] es el nombre de la matriz donde se encuentra la información que se desea buscar, numero 2 es la columna de la matriz donde se encuentra el nombre del empleado y [FALSO] nos indica que la búsqueda debe ser exacta.

Fórmula de búsqueda 2. Fórmula que nos permite realizar la búsqueda del sueldo semanal del empleado, la búsqueda se realizara en la matriz denominada lista:


Donde [B4] es el dato a buscar, [lista] es el nombre de la matriz donde se encuentra la información que se desea buscar, numero 5 es la columna de la matriz donde se encuentra el sueldo semanal del empleado y [FALSO] nos indica que la búsqueda debe ser exacta.

La hoja de cálculo quedara de la siguiente forma con las fórmulas remotas:

Cuando se capture el número identificador del empleado y no exista este valor en la matriz de búsqueda aparecerán los siguientes mensajes:

Al capturar un número de identificación del empleado existente el formato aparecerá de la siguiente manera:

Practica

En esta práctica concluiremos con la realización del libro de trabajo de la tienda de ropa “EL BUEN VESTIR”, donde se realizaran las fórmulas remotas que permitan hacer la vinculación de datos entre las hojas primarias y las hojas secundarias.

Hojas secundarias Vendedor1.En este libro se tienen 2 hojas secundarias idénticas, estas hojas son identificadas

como “Vendedor1 y Vendedor2”. Recordemos que su finalidad es registrar las ventas mensuales de cada vendedor, clasificadas por artículos, también nos muestra un total mensual de las ventas hechas por el vendedor en turno. La siguiente imagen nos muestra como queda la hoja de cálculo una vez terminada.


Donde:

A) Datos de captura. Son los datos que se deben capturar directamente en la hoja de cálculo secundaria. Por ejemplo debemos capturar la clave del ven-dedor para hacer la búsqueda en la hoja primaria donde se encuentra la lista de los vendedores. Otro dato que debemos capturar es el código del artículo para poder hacer la búsqueda de los artículos en el catalogo de artículos y por ultimo realizar la captura de la cantidad de artículos que se vendieron al mes por parte del vendedor en turno.

B) Fórmula para buscar datos del vendedor. Fórmula que se ubica en la referencia [C5] donde se combinaran los siguientes aspectos que se han manejado a lo largo de este libro: función lógica de la condición, fórmulas remotas y función BUSCARV.

En esta fórmula se realizara la búsqueda del vendedor por medio de su clave. Si existe la clave en la lista de vendedores nos muestra el nombre completo del vendedor; en caso contrario que no exista nos enviara el mensaje “No existe vendedor”.

Observe que en esta fórmula no se utilizan las referencias de celdas, a cam-bio se usan los nombres de celdas o rangos. Por ejemplo “Vendedor1” es el nombre de la referencia [=Vendedor1!$C$4] y “Vendedores” es el nombre del rango [=Lista!$B$5:$F$9]

C) Fórmulas para buscar datos del artículo. Son un grupo de fórmulas que nos permitirá obtener información del catalogo de artículos como su descripción, marca y precio donde se combinaran los siguientes aspectos que se han manejado a lo largo de este libro: función lógica de la condición, fórmulas remotas y función BUSCARV.


Buscar descripción del artículo. En esta fórmula se realizara la búsqueda de la descripción del artículo por medio de su código. Si existe el código en el catalogo de artículos nos muestra la descripción del artículo; en caso contrario que no exista nos enviara el mensaje “No existe artículo”.

En esta fórmula se utiliza una referencia mixta de celda para identificar el dato que deseamos buscar [$B9] y se usa el nombre “Catalogo” que hace referencia al rango [=catalogo!$B$5:$E$14], la columna que se desea obtener es la numero 2. La fórmula debe ser copiada en el rango de celdas [C9:C18].

Buscar marca del artículo. En esta fórmu-la se realizara la búsqueda de la marca del artículo por medio de su código. Si existe el código en el catalogo de artículos nos muestra la marca del artículo; en caso con-trario que no exista nos enviara el mensaje “No existe artículo”.

De la misma forma que en la fórmula para buscar la descripción de artículo se utiliza una referencia mixta de celda para identificar el dato que deseamos buscar [$B9] y se usa el nombre “Catalogo” que hace referencia al rango [=catalogo!$B$5:$E$14], la única diferencia es la columna que se desea ob-tener en este caso es la columna 3. La fórmula debe ser copiada en el rango de celdas [D9:D18].

Buscar precio del artículo. En esta fórmu-la se realizara la búsqueda del precio del artículo por medio de su código. Si existe el código en el catalogo de artículos nos muestra el precio del artículo; en caso con-trario que no exista nos enviara el mensaje “No existe artículo”.

En esta fórmula se busca el precio del artículo donde se utiliza una referencia mixta de celda para identificar el dato que deseamos buscar [$B9] y se usa el nombre “Catalogo” que hace referencia al rango [=catalogo!$B$5:$E$14], la única diferencia es la columna que se desea obtener en este caso es la


columna 4. La fórmula debe ser copiada en el rango de celdas [E9:E18].

D) Fórmulas matemáticas. Estas fórmulas nos permiten realizar los procesos matemáticos necesarios para hacer más sencillo el uso del libro de trabajo.

Calcular importe de la venta. Esta fórmula nos permite hacer el cálculo del importe de la venta por artículo. El cálculo que se debe realizar es:

En Microsoft Excel la fórmula seria:

Donde [E9] es el precio del artículo y [F9] es la cantidad de artículos vendidos. Hacemos notar que en esta fórmula se utilizan referencias relativas para que al momento de ser copiada la fórmula hacia abajo, esta se actualice en forma automática. La fórmula debe ser copiada en el rango de celdas [G9:G18].

Calcular total de importes. Esta fórmula nos permite hacerla sumatoria de los importes mostrando un total de los importes de las ventas mensuales realizadas por el vendedor.

En este ejemplo como se tiene bien delimitado el rango de celdas donde se encuentran los importes. Para realizar la sumatoria de los importes se utilizara la función SUMA tal como se muestra a continuación:

Donde [Importe1] es el rango de celdas de la referencia [=Vendedor1!$G$9:$G$18]. La fórmula debe ser escrita en la celda [G19].

Nota importante. Para la hoja secundaria “Vendedor2” se realizan las mismas formulas a excepción del nombre “Vendedor1” que es cambiado por el nom-bre “Vendedor2” y hace referencia a la celda [=vendedor2!$C$4]. Así como también, el nombre “Importe1” que es cambiado por el nombre “Importe2” y hace referencia al rango de celdas [=Vendedor2!$G$9:$G$18].

Hoja secundaria “Vendedor2”A) Datos de captura. Son los datos que se deben capturar directamente en la

hoja de cálculo secundaria. Por ejemplo debemos capturar la clave del ven-dedor para hacer la búsqueda en la hoja primaria donde se encuentra la lista de los vendedores. Otro dato que debemos capturar en el código del artículo


para poder hacer la búsqueda de los artículos en el catalogo de artículos y por ultimo realizar la captura de la cantidad de artículos que se vendieron al mes por parte del vendedor en turno.

B) Fórmula para buscar datos del vendedor (Hoja secundaria Vendedor2).

C) Fórmulas para buscar datos del artículo. Son un grupo de fórmulas que nos permitirá obtener información del catalogo de artículos como su descripción, marca y precio donde se combinaran los siguientes aspectos que se han manejado a lo largo de este libro: función lógica de la condición, fórmulas remotas y función BUSCARV.

Buscar descripción del artículo (Hoja secundaria Vendedor2).

Buscar marca del artículo (Hoja secundaria Vendedor2).

Buscar precio del artículo (Hoja secundaria Vendedor2).


d) Fórmulas matemáticas. Estas fórmulas nos permiten realizar los procesos matemáticos necesarios para hacer más sencillo el uso del libro de trabajo.

Calcular importe de la venta (Hoja secundaria Vendedor2).


Calcular total de importes (Hoja secundaria Vendedor2).

En este ejemplo como se tiene bien delimitado el rango de celdas donde se encuentran los importes. Para realizar la sumatoria de los importes se utilizara la función SUMA tal como se muestra a continuación:

Hoja secundaria comisión.En esta hoja se realiza el cálculo de la comisión que se le debe pagar a cada

vendedor. Un aspecto que debemos notar es la utilización de las formulas remotas simples y también el uso de la función BUSCARV para obtener la comisión que se le asigna a cada vendedor.

La hoja secundaria se identifica con el nombre de “Comisión” y esta distribuida de la siguiente forma:

Donde:

A) Fórmulas remotas simples. Son un grupo de 8 fórmulas remotas que permiten obtener la información de las hojas secundarias “Vendedor1” y “Vendedor2”. Los datos que se obtienen son la clave, nombre y Mes de cada uno de los vendedores.

Fórmula para obtener la clave del vendedor1. Se obtiene la clave del vendedor que este representado en la hoja “Vendedor1”.


Donde el nombre “Vendedor1” corresponde a la referencia de la celda [=Vendedor1!$C$4]. La fórmula debe ser escrita en la celda [B5].

Fórmula para obtener el nombre del vendedor1. Se obtiene el nombre del vendedor que este representado en la hoja “Vendedor1”.

Donde el nombre “Nombre1” corresponde a la referencia de la celda [=Vendedor1!$C$5]. La fórmula debe ser escrita en la celda [C5].

Fórmula para obtener el mes del reporte de las ventas del vendedor1. Se obtiene el mes que se reporta para el pago de comisiones que esta repre-

sentado en la hoja “Vendedor1”.

Donde el nombre “Mes1” corresponde a la referencia de la celda [=Vendedor1!$C$6]. La fórmula debe ser escrita en la celda [D5].

Fórmula para obtener la venta mensual del reporte de las ventas del vendedor1. Se obtiene la venta mensual que se reporta para el pago de comisiones que esta representado en la hoja “Vendedor1”.

Donde el nombre “Venta1” corresponde a la referencia de la celda [=Vendedor1!$G$19]. La fórmula debe ser escrita en la celda [F5].

Fórmula para obtener la clave del vendedor2. Se obtiene la clave del vendedor que este representado en la hoja “Vendedor2”.

Donde el nombre “Vendedor2” corresponde a la referencia de la celda [=Vendedor2!$C$4]. La fórmula debe ser escrita en la celda [B6].

Fórmula para obtener el nombre del vendedor2. Se obtiene el nombre del vendedor que este representado en la hoja “Vendedor2”.

Donde el nombre “Nombre2” corresponde a la referencia de la celda [=Vendedor2!$C$5]. La fórmula debe ser escrita en la celda [C6].

Fórmula para obtener el mes del reporte de las ventas del vendedor2. Se obtiene el mes que se reporta para el pago de comisiones que esta repre-sentado en la hoja “Vendedor2”.


Donde el nombre “Mes2” corresponde a la referencia de la celda [=Vendedor2!$C$6]. La fórmula debe ser escrita en la celda [D6].

Fórmula para obtener la venta mensual del reporte de las ventas del vendedor2. Se obtiene la venta mensual que se reporta para el pago de comisiones que esta representado en la hoja “Vendedor2”.

Donde el nombre “Venta2” corresponde a la referencia de la celda [=Vendedor2!$G$19]. La fórmula debe ser escrita en la celda [F6].

B) Fórmula para buscar comisión del ven-dedor. Fórmula que nos permite obtener la comisión del vendedor de la hoja primaria denominada “Lista”. Si existe la clave del vendedor nos muestra su comisión, en caso contrario que no exista nos muestra el mensaje “No existe vendedor”.

En esta fórmula se busca la comisión del vendedor donde se utiliza una refe-rencia relativa de celda para identificar el dato que deseamos buscar [B5] y se usa el nombre “Vendedores” que hace referencia al rango [=lista!$B$5:$F$9], para obtener el valor de la comisión que se encierra en la columna 5 de la matriz. La fórmula debe ser copiada en el rango de celdas [E5:E9].

C) Fórmulas matemáticas. Estas fórmulas nos permiten realizar los procesos matemáticos necesarios para hacer más sencillo el uso del libro de trabajo.

Calcular pago de la comisión. Esta fórmula nos permite hacer el cálculo del pago de la comisión por vendedor. El cálculo que se debe realizar es:


Donde [E5] es la comisión del vendedor y [F5] es la venta mensual que rea-lizo el vendedor. Hacemos notar que en esta fórmula se utilizan referencias relativas para que al momento de ser copiada la fórmula hacia abajo, esta se actualice en forma automática. La fórmula debe ser copiada en el rango de celdas [G5:G9].

Calcular total de ventas. Esta fórmula nos permite hacer la sumatoria de las ventas mensuales mostrando un total de las ventas mensuales realizadas por cada vendedor.


En este ejemplo como se tiene bien delimitado el rango de celdas donde se encuentran las ventas mensuales [=comision!$F$5:$F$9]. Para realizar la sumatoria de las ventas mensuales se utilizara la función SUMA tal como se muestra a continuación:

Donde [Ventas] es el rango de celdas de la referencia [=comision!$F$5:$F$9]. La fórmula debe ser escrita en la celda [F10].

Calcular total del pago de comisiones. Esta fórmula nos permite hacer la sumatoria de las comisiones que se deben pagar a los vendedores.

En este ejemplo como se tiene bien delimitado el rango de celdas don-de se encuentran los pagos de las comisiones para los vendedores [=comision!$G$5:$G$9]. Para realizar la sumatoria de los pagos de comisiones se utilizara la función SUMA tal como se muestra a continuación:

Donde [Comisiones] es el rango de celdas de la referencia [=comision!$G$5:$G$9]. La fórmula debe ser escrita en la celda [G10].

Hoja secundaria mensual.En esta hoja se integra las ventas mensuales de cada vendedor para obtener un

total general de las ventas mensuales de la tienda “EL BUEN VESTIR”. La hoja secun-daria se identifica con el nombre de “Mensual ” y esta distribuida de la siguiente forma:


Donde:

A) Fórmula remota simple. Fórmula remota que permite obtener la información de la hoja secundaria “Vendedor1”. El dato que se obtiene es el mes del re-gistro de la venta.

Donde el nombre [Mes1] hace referencia a la celda [=Vendedor1!$C$6]. La fórmula debe ser escrita en la celda [C4].

B) Fórmulas remotas simples. Son un grupo de 2 fórmulas remotas que per-miten obtener la información de la hoja primaria “catalogo”. Los datos que se obtienen son el código y la descripción del artículo.

Fórmula para obtener el código del artículo. Se obtiene el código del artículo que este representado en la hoja “Catalogo”.

Donde la referencia de la celda [=catalogo!$B$5] identifica al primer código del catalogo de artículos. La fórmula debe ser copiada en el rango de celdas [B7:B16].

Fórmula para obtener la descripción del artículo. Se obtiene la descripción del artículo que este representada en la hoja “Catalogo”.

Donde la referencia de la celda [=catalogo!$C$5] identifica la primera des-cripción del catalogo de artículos. La fórmula debe ser copiada en el rango de celdas [C7:C16].

C) Fórmulas para buscar ventas mensuales de los vendedores. Fórmulas que nos permiten obtener las ventas mensuales de cada uno de los vendedores de la tienda “EL BUEN VESTIR”.

Buscar venta mensual del vendedor1. En esta fórmula se realizara la búsqueda de la venta mensual del artículo por ven-dedor. Si existe el código en el catalogo de artículos nos muestra la venta mensual del artículo; en caso contrario que no exista nos enviara el mensaje “No existe artículo”.

En esta fórmula se utiliza una referencia mixta de celda para identificar el dato que deseamos buscar [$B7] y se usa el nombre “Ventas1” que hace referencia


al rango [=Vendedor1!$B$9:$G$18], haciendo referencia ala columna 6 para obtener la venta mensual por artículo del vendedor 1. La fórmula debe ser copiada en el rango de celdas [D7:D16].

Buscar venta mensual del vendedor2. En esta fórmula se realizara la búsqueda de la venta mensual del artículo por ven-dedor. Si existe el código en el catalogo de artículos nos muestra la venta mensual del artículo; en caso contrario que no exista nos enviara el mensaje “No existe artículo”.

En esta fórmula se utiliza una referencia mixta de celda para identificar el dato que deseamos buscar [$B7] y se usa el nombre “Ventas2” que hace referencia al rango [=Vendedor2!$B$9:$G$18], haciendo referencia a la columna 6 para obtener la venta mensual por artículo del vendedor 2. La fórmula debe ser copiada en el rango de celdas [E79:E16].

d) Fórmulas matemáticas. Estas fórmulas nos permiten realizar los procesos matemáticos necesarios para hacer más sencillo el uso del libro de trabajo.

Calcular el total general de las ventas. Esta fórmula nos permite hacer la sumatoria de las ventas del vendedor 1 y del vendedor 2. El cálculo que se debe realizar es:


Donde [D7] es la venta mensual del vendedor 1 y [E7] es la venta mensual del vendedor 2. Hacemos notar que en esta fórmula se utilizan referencias relativas para que al momento de ser copiada la fórmula hacia abajo, esta se actualice en forma automática. La fórmula debe ser copiada en el rango de celdas [F7:F16].

Calcular total de ventas mensuales del vendedor1. Esta fórmula nos per-mite hacer la sumatoria de las ventas mensuales del vendedor1, mostrando un total de las ventas mensuales realizadas por este vendedor.

En este ejemplo como se tiene bien delimitado el rango de celdas donde se encuentran las ventas mensuales. Para realizar la sumatoria de las ventas mensuales se utilizara la función SUMA tal como se muestra a continuación:


Donde [Mensual_vendedor1] es el rango de celdas de la referencia [=mensual!$D$7:$D$16]. La fórmula debe ser escrita en la celda [D17].

Calcular total de ventas mensuales del vendedor2. Esta fórmula nos per-mite hacer la sumatoria de las ventas mensuales del vendedor2, mostrando un total de las ventas mensuales realizadas por este vendedor.

En este ejemplo como se tiene bien delimitado el rango de celdas donde se encuentran las ventas mensuales [=mensual!$E$7:$E$16]. Para realizar la sumatoria de las ventas mensuales se utilizara la función SUMA tal como se muestra a continuación:

Donde [Mensual_vendedor2] es el rango de celdas de la referencia [=mensual!$E$7:$E$16]. La fórmula debe ser escrita en la celda [E17].

Calcular total de ventas mensuales de la tienda. Esta fórmula nos permite hacer la sumatoria de las ventas mensuales de la tienda, mostrando un total de las ventas mensuales realizadas en toda la tienda.

En este ejemplo como se tiene bien delimitado el rango de celdas donde se encuentran las ventas mensuales [=mensual!$F$7:$F$16]. Para realizar la sumatoria de las ventas mensuales se utilizara la función SUMA tal como se muestra a continuación:

Donde [Mensual_gral] es el rango de celdas de la referencia [=mensual!$F$7:$F$16]. La fórmula debe ser escrita en la celda [F17].


resumen

En este capítulo usted realizo:

Fórmulas remotas, para obtener datos de hojas primarias y representarlo en hojas las hojas secundarias de un libro de trabajo.

Fórmulas de búsqueda de información, utilizando la función BUSCARV.

Fórmulas con funciones lógicas para que Microsoft Excel realice cálculos con-siderando criterios para su cálculo.

Fórmulas matemáticas, que nos permiten realizar cálculos sencillos en el libro de trabajo.

comPlemento de Práctica 4

Fórmulas del libro de trabajo “el buen Vestir”.En este complemento se describen las fórmulas que se manejan en el libro de

trabajo “EL BUEN VESTIR”, la manera en que se organizo el complemento fue por hoja de cálculo.

catalogo de artículos (Hoja primaria).

lista de Vendedores (Hoja primaria).


registro de Ventas mensuales (por Vendedor) del Vendedor 1 (Hoja secundaria).


registro de Ventas mensuales (por Vendedor) del Vendedor 2 (Hoja secundaria).


pago de comisiones (Hoja secundaria).


concentrado de Ventas mensual (general) (Hoja secundaria).


mida sus conocimientos

1) Escribaelnombrede la funciónquebuscaunvalorespecíficoen laprimeracolumnadeunamatrizydevuelveelvalordelamismafiladeunacolumnaespeficada.

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2) Nombrequeseledaalconjuntodevaloresordenadosenformadefilay columna.

a) Matriz b) Función c) Fórmula remota

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