Fund. admon organizacion

UNIDAD No. 4 “ORGANIZACION”

CRISTIAN JOSÉ ARIAS BARRERABREINED DUQUE BUITRAGO

JUAN SEBASTIAN PERDOMO MUÑOZCHRISTIAN GEOVANNY SÁNCHEZ GÓMEZ

ECONOMIA - UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA

UNIDAD No. 4 “ORGANIZACIÓN”

TIPOLOGÍA DE LA ORGANIZACIÓN

TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN

ANÁLISIS DE PUESTOS

GLOSARIO


GRACIAS POR SU ATENCION



Sistemas de estructuras organizacionales implementables en un organismo social.

Influyen factores como: giro y magnitud de la empresa, recursos, objetivos, tipo y volumen de producción, etc.



ORGANIZACIÓN LINEAL O MILITAR

ORGANIZACIÓN FUNCIONAL O DE TAYLOR

ORGANIZACIÓN LINEO-FUNCIONAL

ORGANIZACIÓN ESTAF

ORGANIZACIÓN POR COMITÉS

ORGANIZACIÓN MATRICIAL


TIPOLOGÍA DE LA ORGANIZACIÓNORGANIZACIÓN FUNCIONAL O DE TAYLOR

Frederick Winslow Taylor.

Dividir el trabajo del supervisor de la organización lineal en ocho supervisores cada uno con una función particular.

Se mantiene al Gerente general y a los empleados en el nivel correspondiente.

Cada Supervisor debe asumir autoridad total sobre los empleados.

Cada Supervisor debe contar con una especialización que los haga expertos en un conocimiento específico, se conoce como

Problemas organizativos como duplicidad de mando…

autoridad funcional.


Supervisor de costos y tiempo

Gerente General

Supervisor de las tarjetas de instrucciones

Supervisor de ordenes de trabajo y hojas de ruta

Supervisor de la disciplina

Supervisor de abastecimientos de

materialesSupervisor de control de

calidad

Supervisor de adiestramiento

Supervisor de mantenimiento

Empleados

ORGANIZACIÓN FUNCIONAL O DE TAYLOR



ORGANIZACIÓN LINEO-FUNCIONAL

De la Lineal, autoridad y responsabilidad a través de un solo jefe para cada función.

De la Funcional, especialización de cada actividad en una función.

Función más aplicada en la actualidad.


TIPOLOGÍA DE LA ORGANIZACIÓNORGANIZACIÓN ESTAF

Se origina la necesidad de ayuda en el manejo de detalles y de contar con especialistas capaces de proporcionar información experta y de asesoría a los departamentos.

No disfruta de autoridad en línea o poder para imponer sus decisiones.

Ofrece servicios de consultoría y asesoría.

Se presenta en combinación con otros tipos de organización.


TIPOLOGÍA DE LA ORGANIZACIÓNORGANIZACIÓN POR COMITÉS

Consiste en asignar los asuntos administrativos a un grupo de personas, quienes se reúnen para discutir y decidir sobre dichos asuntos.

Se presenta en combinación con otros tipos de organización.

CLASIFICACIÓN DE COMITÉS

Directivo.

Ejecutivo.

De vigilancia.

Consultivo.




Consiste en combinar la departamentalización por proyecto con la de funciones.

Sistema de mando múltiple o de “dos jefes”.

Surge como respuesta al crecimiento de las organizaciones y a la necesidad de desarrollar proyectos en los que se requiere la intervención de especialistas de distintos departamentos.



ORGANIGRAMAS

MANUALES

DIAGRAMAS DE FLUJO

DIAGRAMAS DE PROCESO

FORMAS

CARTAS DE DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO O DE ACTIVIDADES



ORGANIGRAMAS

Representaciones gráficas de la estructura formal de una organización.

Clasificación.

Formas De Representación.


ORGANIGRAMAS


ORGANIGRAMASCLASIFICACIÓN

- Por Su Objeto

- Por su Área

- Por Su Conteni

do

CLASIFICACIÓN DE ORGANIGRAMAS

-Estructurales.-

Funcionales.- Especiales.

- Generales.-Departamental

es.

-Esquemáticos.

- Analíticos.


ORGANIGRAMASFORMAS DE REPRESENTACION

VERTICAL HORIZONTAL

CIRCULARMIXTO

DE BLOQUE


TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓNMANUALES

Documentos detallados que contienen información acerca de la organización de la empresa.

Formato E Índice De Los Manuales:

• Índice.• Objetivos y Antecedentes.• Fecha en que se termine, se emita y quede vigente.• Nombre de quienes lo elaboraron.• Instrucciones para mejorar comprensión.• Redacción clara.• Gráficas complementarias.


MANUALESUTILIDAD

Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa.

Delimitan actividades, responsabilidades y funciones.

Aumentan la eficiencia de los empleados.

Son una fuente de información.

Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad.

Son una base para el mejoramiento de sistemas.

Reducen costos al incrementar la eficiencia.


MANUALESCLASIFICACIÓN

Según su contenido pueden ser:a. De Políticas.b. Departamentales.c. De Bienvenida.d. De Organización.e. De Procedimientos.f. De Contenido Múltiple.g. De Técnicas.h. De Puesto.


MANUALESManuales De Organización

Incluyen: Finalidad de cada elemento de la organización. Declaración de funciones. Glosario de términos utilizados.

Contienen:

Objetivos generales. Políticas generales. Glosario de términos administrativos. Nombre de áreas o departamentos, y puestos. Procedimientos de organización. Responsabilidades de los altos niveles. Funciones. Cartas de Organización. Descripción de puestos. Descripción de actividades.


MANUALESManuales Departamentales

Ventajas: Describen el funcionamiento de un departamento.

Se emplean para dar instrucciones en el departamento.

Presentan el flujo del trabajo.

Delimitan funciones, actividades y responsabilidades.

Son una fuente de consulta y un medio de adiestramiento.


MANUALESManuales Departamentales

Contienen: Objetivos generales de la empresa, del departamento y de sus secciones básicas. Políticas y normas generales de la empresa y del departamento correspondiente. Carta de Organización general y departamental. Reglamentación de los aspectos de coordinación interdepartamental. Análisis de puestos. Gráficas de procesos, y de flujo.


MANUALESManuales Interdepartamentales

Comprenden a todos los departamentos de la organización.

Describen Los procedimientos y las relaciones que abarcan los departamentos mencionados.

Similares, en contenido, a los manuales departamentales.


TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓNDIAGRAMAS DE FLUJO

Representación simbólica y gráfica de la secuencia lógica que se sigue en un conjunto de actividades,

documentos y los puestos de trabajo que intervienen en un procedimiento detallado.


DIAGRAMAS DE FLUJOSIMBOLOGIA

Terminal

Operación

Document

o

Archivo

Puente

Distrib

ució

n

documento

s

Archivo

Temporal

Decisión

Conector

actividad

Conector

página

Direcc

ión

flujo


DIAGRAMAS DE FLUJOIMPORTANCIA

Registra y transmite su seguimiento, aplicación y evaluación referente a lo representado en el procedimiento.

Ayuda a la sistematización de las actividades.

Genera coordinación de las áreas responsables de cada actividad y evita duplicar trabajo.

Uniforma y controla el cumplimiento de las actividades.

Fomenta la comunicación formal entre los empleados.

Evita consulta de los empleados a los jefes superiores.


Erradica la duplicidad de esfuerzos.

Elimina o reduce el atraso de actividades.

Equilibra el grado de autoridad de cada puesto.

Elimina o reduce los conflictos interpersonales.

Mayor rapidez en tomar decisiones.

Mejor y mayor eficiencia en las labores de los trabajadores.

Ayudan en la inducción al puesto y en el adiestramiento y capacitación del personal.

DIAGRAMAS DE FLUJOIMPORTANCIA


DIAGRAMAS DE FLUJOTIPOS DE DIAGRAMA

VER

TICA

L

HORIZONTAL

PANORÁMICA


TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓNDIAGRAMA DE PROCESO

Representación gráfica que muestra la sucesión de pasos de los que consta un procedimiento. Permite:

Mayor simplificación del trabajo.

Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las operaciones para una mejor circulación física. Mejorar alguna operación, combinándola con otra parte del proceso.

Eliminar demoras.

Mejor distribución de la planta.


DIAGRAMA DE PROCESOSIMBOLOGÍA

Operación. Cuando se modifican las características de un algo.

Inspección. Cuando se revisa algo, sin alterar sus características.

Transporte. Acto de cambiar de lugar algo.Espera o Demora. Etapa en que algo permanece sin cambios.

Almacenamiento. Cuando se almacena algo definitivamente.


DIAGRAMA DE PROCESOSecuencia Para Elaborar Un Diagrama De

Proceso

a) Escoger el procedimiento.b) Determinar técnicas analíticas

adecuadas.c) Analizar el trabajo.d) Hacer una lista de la forma en que se

realizará.e) Establecer el procedimiento más

factible.f) Presentar la proposición.g) Obtener la aprobación.h) Preparar las Instrucciones referentes.i) Implementar el nuevo procedimiento.j) Observar el procedimiento.k) Preparar una guía de adelantos

logrados.l) Llevar registros adecuados de

realización.


TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓNFORMAS

Papel que tiene impresa información con espacios en

blanco para colocar información variable que puede ser transmitida a

otros individuos, departamentos o empresas.

Función de la forma.

Título del documento.

Otorgar clave que la identifique.

Logotipo de la empresa.

Determinar espacios para los datos a registrar.

Conocer la frecuencia de empleo de la forma.

Cantidad de copias que se usarán en el procedimiento.

DISEÑO DE LA

FORMA


FORMASPARTES

FUNDAMENTALES

Palabras.

Espacios:

a) Espacio Llenable.

b) Espacio No Llenable.

Líneas ó Rayado.

Papel.

PARTES PRINCIPALES

1. Encabezado de la Forma.

2. Cuerpo.

3. Pie de la Forma.


TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓNCARTA DE DISTRIBUCION DEL TRABAJO O

DE ACTIVIDADES

Método para analizar los puestos que integran un departamento o sección.

Método para lograr una división de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo.


CARTA DE DISTRIBUCION DEL TRABAJO O DE ACTIVIDADES

FORMULACIÓN

a. Lista de deberes o actividades que realiza cada persona.

b. Lista de las grandes funciones que corresponden a esa sección.

c. Se utiliza la forma de carta de distribución de actividades.

d. Observación y entrevista.

e. Horas de cada actividad y las que corresponden a cada persona.

f. Análisis de cuadro.

g. Modificación o cambio a un nuevo cuadro.



UTILIDAD

CONTENIDO DEL CUESTIONARIO

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

EJEMPLO


ANÁLISIS DE PUESTOSUTILIDAD

Cuestionario que sirve para obtener información sobre los componentes del puesto, así como los requisitos de las cualidades humanas necesarias para

desempeñarlo.


ANÁLISIS DE PUESTOSCONTENIDO

Identificación del puesto.

Descripción genérica.

Descripción específica.

Requerimientos del puesto.

Perfil del puesto.


ANÁLISIS DE PUESTOSDESCRIPCIÓN DEL PUESTO

Técnica en que se reclasifican las labores que se desempeñan en una

unidad de trabajo, y las características, conocimientos y aptitudes del personal

que lo desempeña.


ANÁLISIS DE PUESTOSOBJETIVOS DE LA DESCRIPCIÓN DEL

PUESTO

Mejorar los sistemas de trabajo.

Delimitar funciones y responsabilidades.

Evitar fugas de autoridad y responsabilidad.

Fundamentar programas de entrenamiento.

Retribuir adecuadamente al personal.

Mejorar la selección del personal.


ANÁLISIS DE PUESTOSOBJETIVOS DE LA DESCRIPCIÓN DEL

PUESTO

Conocer las aptitudes del trabajador.

Evitar duplicidad de autoridad.

Dar a conocer las actividades a realizar.

Identificar algunas características de desempeño del trabajador.

Ayuda a la capacitación del personal.


Autoridad funcional: Es cuando existe especialización por

parte de los supervisores, haciéndolos expertos en un conocimiento especial.

Estaf: Grupo de actividades que tiene por objeto asesorar, aconsejar e informar a los departamentos, en aquellas actividades o campos que requieran conocimientos y experiencia técnica especializada.

Forma: Pieza de papel que contiene impresa, datos fijos y espacios en blanco para ser llenados con información que se usa en los procedimientos de oficina.

Diagrama: Representación gráfica de un hecho, una situación o fenómeno cualquiera, mediante la utilización de símbolos.

Descripción del puesto: Enunciado de deberes y responsabilidades del trabajo.

Operación: Cada una de las acciones físicas o mentales, pasos o etapas, necesarios para llevar a cabo una actividad o labor determinada.

GLOSARIO

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