Fundamentos de Excel para Finanzas · 16.4. Gráfico de columnas y líneas de doble eje vertical...

Fundamentos de Excel para Finanzas

Alfonso Rodríguez Sandiás

Grupo Valoración Financiera Aplicada

www.usc.es/valfinap

www.usc.es/modeleva

Universidad de Santiago de Compostela


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TABLA DE CONTENIDOS

1. HOJA DE CÁLCULO, CONTENIDOS Y FORMATOS ....................................................................................... 6

1.1. Introducción ........................................................................................................................ 6

1.2. Textos, datos y fórmulas ..................................................................................................... 8

1.3. Formato ............................................................................................................................. 10

1.4. Validación .......................................................................................................................... 12

1.5. Formato condicional ......................................................................................................... 16

2. COPIADO Y PEGADO DE FÓRMULAS .................................................................................................... 20

2.1. Copiado/pegado libre, sin bloqueos .................................................................................. 20

2.2. Copiado/pegado con protección absoluta, bloqueo total ................................................. 21

2.3. Copiado/pegado con protección relativa (bloqueando columna, pero no fila) ................. 22

2.4. Copiado/pegado con protección relativa (bloqueando fila, pero no columna) ................. 23

2.5. Un último ejemplo con un poco de todo ........................................................................... 23

3. NOMBRES .................................................................................................................................... 24

3.1. Nombre de celda ............................................................................................................... 24

3.2. Nombre de rango .............................................................................................................. 25

3.3. Crear nombres desde la selección ..................................................................................... 26

3.4. Nombres en activo ............................................................................................................ 27

4. FUNCIONES ARITMÉTICAS ................................................................................................................. 28

4.1. SUMA ................................................................................................................................ 28

4.2. SUMA con rango semicerrado ........................................................................................... 29

4.3. CONTAR, CONTARA y CONTAR.BLANCO ........................................................................... 29

4.4. SUMAR.SI y CONTAR.SI ..................................................................................................... 30

4.5. SUMAPRODUCTO .............................................................................................................. 31

4.6. SUMAR.SI.CONJUNTO ....................................................................................................... 32

5. FUNCIONES ESTADÍSTICAS BÁSICAS ..................................................................................................... 32

5.1. MAX, MIN y PROMEDIO .................................................................................................... 32

5.2. Funciones de desviación típica y varianza ......................................................................... 33

5.3. Funciones de covarianza y correlación .............................................................................. 33


3

5.4. JERARQUIA ........................................................................................................................ 34

5.5. K.ESIMO.MAYOR ............................................................................................................... 34

5.6. K.ESIMO.MENOR ............................................................................................................... 35

5.7. PENDIENTE ........................................................................................................................ 35

5.8. DISTR.NORM ..................................................................................................................... 36

5.9. DISTR.NORM.INV ............................................................................................................... 36

5.10. PERCENTIL Y RANGO.PERCENTIL ..................................................................................... 37

6. MISCELÁNEA ................................................................................................................................. 38

6.1. TEXTO ................................................................................................................................ 38

6.2. RAIZ ................................................................................................................................... 38

6.3. ABS, ENTERO, REDONDEAR ............................................................................................... 38

6.4. Funciones de números aleatorios ...................................................................................... 39

6.5. Operaciones con fechas .................................................................................................... 40

6.6. HOY y FIN.MES .................................................................................................................. 40

6.7. AÑO, MES, DIA, DIASEM .................................................................................................... 41

7. FUNCIONES LÓGICAS ....................................................................................................................... 41

7.1. La función SI para una condición simple ........................................................................... 42

7.2. La función MAX como alternativa ..................................................................................... 43

7.3. Uso de la función SI anidada ............................................................................................. 43

7.4. Anidamiento múltiple de la función SI .............................................................................. 44

7.5. Función Y ........................................................................................................................... 46

7.6. Función O .......................................................................................................................... 46

7.7. Función NO ........................................................................................................................ 47

7.8. Función SI.ERROR .............................................................................................................. 47

8. FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA ............................................................................................ 48

8.1. ELEGIR ............................................................................................................................... 48

8.2. La función DESREF ............................................................................................................. 49

8.3. Función DESREF al detalle ................................................................................................. 50

8.4. La función COINCIDIR ........................................................................................................ 50


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8.5. La función BUSCAR ............................................................................................................ 52

8.6. La función INDICE .............................................................................................................. 53

9. FUNCIONES FINANCIERAS ................................................................................................................. 54

9.1. La función INT.EFECTIVO ................................................................................................... 54

9.2. La función TASA.NOMINAL ................................................................................................ 54

9.3. Funciones con anualidades: VA, PAGO, TASA, NPER ......................................................... 55

9.4. Función VA añadiendo un pago final ................................................................................ 56

9.5. Función VF añadiendo un pago inicial ............................................................................... 56

9.6. Las funciones PAGO, PAGOPRIN y PAGOINT ..................................................................... 57

9.7. VNA ................................................................................................................................... 58

9.8. TIR ..................................................................................................................................... 58

9.9. Las funciones VNA.NO.PER y TIR.NO.PER .......................................................................... 58

10. EJEMPLO DE UNA FUNCIÓN ARRAY .................................................................................................. 59

11. USO DE LA HERRAMIENTA TABLA ................................................................................................... 60

11.1. Tablas de un solo input, columna .................................................................................... 60

11.2. Tablas de un solo input, fila ............................................................................................ 61

11.3. Tablas de dos inputs, fila y columna ............................................................................... 62

12. HERRAMIENTA BUSCAR OBJETIVO .................................................................................................... 64

13. ESCENARIOS ................................................................................................................................ 66

13.1. Uso del Administrador de Escenarios de Excel ................................................................ 66

13.2. Elaboración de Escenarios. Un método alternativo ........................................................ 69

14. SOLVER ...................................................................................................................................... 70

15. USO DE REFERENCIAS CIRCULARES ................................................................................................... 73

16. ELABORACIÓN DE GRÁFICOS ........................................................................................................... 75

16.1. Gráfico de líneas básico .................................................................................................. 75

16.2. Gráfico de columnas básico ............................................................................................ 78

16.3. Gráfico de columnas y líneas ........................................................................................... 79

16.4. Gráfico de columnas y líneas de doble eje vertical .......................................................... 80

16.5. Gráfico de áreas .............................................................................................................. 81


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16.6. Gráfico de barras ............................................................................................................. 81

16.7. Gráfico de barras tipo tornado ........................................................................................ 82

16.8. Gráfico de dispersión ....................................................................................................... 83

16.9. Gráfico circular ................................................................................................................ 84

16.10. Gráfico con rango dinámico .......................................................................................... 86

17. UNA MACRO SENCILLA .................................................................................................................. 88

18. FUNCIONES PERSONALIZADAS ......................................................................................................... 90

19. USO DE LA AUDITORIA DE FÓRMULAS ............................................................................................... 93

20. AGRUPAR, DIVIDIR, INMOVILIZAR PANELES, HIPERVÍNCULOS .................................................................. 95

20.1. Agrupar ........................................................................................................................... 95

20.2. Dividir .............................................................................................................................. 97

20.3. Inmovilizar paneles ......................................................................................................... 98

20.4. Hipervínculos ................................................................................................................... 99

21. IMPRIMIR ................................................................................................................................... 99

21.1 Selección de datos a imprimir .......................................................................................... 99

21.2 Encabezados y pie ............................................................................................................ 99

21.3 Salto de página .............................................................................................................. 100

22. RECOMENDACIONES BÁSICAS SOBRE LA ELABORACIÓN DE MODELOS FINANCIEROS EN EXCEL ..................... 101

22.1. Número de hojas de un modelo .................................................................................... 102

22.2. Alcance del modelo ....................................................................................................... 102

22.3. Orientación vertical u horizontal de un modelo ............................................................ 102

22.4. Orientación de izquierda a derecha y de arriba abajo .................................................. 102

22.5. Acerca de inputs y outputs ............................................................................................ 103

22.6. Las celdas de inputs deben contener datos, no fórmulas y las celdas de cálculo no deben

contener datos, solo fórmulas ........................................................................................................ 104

22.7. Introduzca los datos una sola vez ................................................................................. 105

22.8. Introduzca niveles en “segunda línea” .......................................................................... 105

22.9. Creación de fórmulas y chequeo ................................................................................... 106

22.10. Optimice el tiempo y aproveche su trabajo ................................................................ 107


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El texto que desarrollamos a continuación no pretende ser una

lección exhaustiva de Excel, ni mucho menos. Sólo nos hemos atrevido

a describir las cuestiones esenciales que consideramos de gran utilidad

para aquellas personas que deben recurrir al uso de hojas de cálculo

con asiduidad. Hemos usado como programa de hoja de cálculo de

referencia Excel, pero las cuestiones que desarrollamos son

perfectamente extrapolables a otros programas similares. Seguro que a

muchos usuarios algunas cuestiones les parecerán muy elementales y

seguro que nos hemos dejado otras muchas en el tintero.

En las diferentes figuras hemos tratado de mostrar las fórmulas

incorporadas para que el lector pueda seguir mejor el desarrollo de los

ejemplos. Para ello hemos usado dos funciones personalizadas,

PONFORMULA y PONFORMULACELDA que nos indican el contenido de

una celda. La primera nos indica simplemente el contenido de la celda,

la segunda nos indica además la celda de que se trata.

1. Hoja de cálculo, contenidos y formatos

1.1. Introducción

Excel cuenta con una serie de elementos comunes en su interfaz de

usuario. Las opciones de los menús, así como los botones que existen

en las herramientas, tienen un comportamiento dinámico.

Cada vez que se crea un nuevo libro de Excel nos encontramos con

tres páginas distintas, tres hojas de cálculo, cada una de las cuales

puede contener datos distintos o también pueden ser relacionados. Para

añadir más hojas basta clicar en la solapa a la derecha de la última

hoja o bien usar el botón derecho del ratón estando situado encima de

la etiqueta de alguna de las hojas. Para eliminar una hoja basta clicar

en el botón derecho del ratón estando situado la etiqueta de la hoja que

se desea eliminar y clicar “eliminar”. Es pertinente otorgar un nombre

identificativo a cada hoja clicando en la etiqueta de la misma.


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Una gran parte de la ventana de trabajo está ocupada por las

celdas, el área de la hoja de cálculo en la que podemos introducir

textos, datos o fórmulas. Cada celda se identifica con una referencia

única que indica en primer lugar la columna en la que se encuentra

(con una letra) y en segundo lugar la fila en la que se encuentra con un

número. Un grupo de celdas colindantes se denomina rango. El rango

se identifica con la celda superior izquierda y la inferior derecha,

separadas por “:”. Por ejemplo el rango B2:D6 contendrá las celdas de la

fila 2, desde B hasta D, y hacia abajo hasta la fila 6.

Una vez creado o abierto un libro, comenzaremos a introducir

datos en las celdas. Aplicaremos formato a esos datos, copiaremos,

moveremos celdas, etc. Las flechas de desplazamiento del cursor nos

permiten desplazarnos por la hoja. Como luego veremos, si le resulta

más sencillo puede asignar nombres a las celdas y rangos para hacer

referencia a ellas.

Los menús son bastante intuitivos. En el menú Archivo podremos

abrir un archivo, guardarlo, imprimirlo, así como cambiar algunas

opciones básicas. Muchos usuarios nunca precisan cambiar dichas

opciones.

En el menú Inicio se encuentran las opciones vinculadas a

cuestiones de formato. Acudiremos al menú Insertar cuando queramos

incluir un gráfico o algún otro objeto. El menú Fórmulas nos permite

fundamentalmente la inclusión de funciones propias de Excel. El menú

Datos nos da acceso a determinadas herramientas para el tratamiento

de datos. En nuestro caso haremos uso de las opciones de Validación

de Datos y de Análisis y Si. En el menú revisar se nos permite realizar


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cuestiones como la protección del libro o la revisión ortográfica. En el

menú Vista podremos configurar la forma en que se ven algunas

características de la hoja de cálculo.

1.2. Textos, datos y fórmulas

En una celda podremos incorporar básicamente tres cuestiones.

Textos, datos y fórmulas. Usaremos el siguiente ejemplo para su

descripción:

Textos. Suele tratarse de información que se incorpora para

identificar el contenido de celdas adyacentes. Por ejemplo los textos que

hemos escrito en el rango B9:B15. Nos permite identificar el contenido

de las celdas que se encuentran a su derecha.


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Datos. Son los inputs de nuestras operaciones. Habitualmente se

tratará de cifras. En nuestro ejemplo las cifras de 20, 30 y 40 del rango

C9:C11.

Fórmulas. Comienzan con el signo “=”. Recogen las operaciones que

queremos realizar. En el ejemplo mostramos las tres posibilidades

básicas. En C12 hemos indicado que se sumen las celdas C9, C10 y

C11, introduciendo la fórmula de forma directa, tal como la planteamos

conceptualmente. En C13 realizamos la misma operación pero usando

una función de Excel. Excel cuenta con numerosas funciones que

ayudan a realizar una serie de cálculos ya preestablecidos. En nuestro

caso hemos recurrido a la función SUMA. Las funciones no tienen por

qué introducirse de forma aislada. En la celda D15 incluimos la función

PROMEDIO (que calcula la media de los datos que se le indiquen)

dentro de nuestro cálculo del triple del promedio al cuadrado.

Una gran parte del potencial de Excel proviene del uso de sus

funciones. En este documento repasaremos algunas de ellas. Las

funciones requieren ser invocadas por el nombre identificativo que tiene

cada una de ellas y luego, entre paréntesis, es preciso indicar los

argumentos de dicha función. En el caso de la función SUMA y de la

función PROMEDIO sólo requieren un argumento, el rango de los datos

que queremos sumar o promediar. Una vez introducido el nombre Excel

nos muestra una ayuda en pantalla que nos indica qué hace la función

y qué argumentos necesita. Si el argumento está entre corchetes es que

es opcional. Los argumentos se separan por “;”. Si sabemos el nombre

de la función podemos invocarla tras poner el símbolo “=”. Excel nos irá

ayudando si no sabemos el nombre exacto indicándonos las que tienen

la raíz del nombre igual que lo que vayamos escribiendo. Otra

alternativa es invocar las funciones desde el menú, en el botón de

insertar función dentro del menú fórmulas lo que nos llevará a

pantallas de ayuda. En dichas pantallas podemos escoger la categoría

de la función que queremos insertar ofreciendo después mucha ayuda

sobre la función que hayamos escogido. Cuando usted se familiarice


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con una función no usará los menús para insertarla y lo hará, sin

duda, directamente desde la barra de fórmulas.

1.3. Formato

El formato de las celdas es importante. Los botones del formato

permiten realizar las operaciones más habituales: tipo de letra, tamaño,

color, fondos, bordes, etc.

Lo que podemos denominar texto plano puede formatearse con

tipos de letra, color, justificación a izquierda o derecha, en negrilla o

cursiva, etc.

En cuanto a los números existen multitud de formatos. Los más

recomendables son aquellos que facilitan la lectura y dificultan la

confusión. En ese sentido es adecuado usar separador de miles y no

incluir decimales en aquellos casos que no es necesario. Por ejemplo,

¿qué nos aportan los decimales en una cuenta de resultados? Sin


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embargo, al introducir un precio de un producto es posible que la cifra

decimal sea necesaria. Con los porcentajes, tanto cuando se trata de

inputs o datos como de outputs o resultados, suele ser apropiado

incluir decimales para evitar confusiones. En el caso de las fechas

existen numerosos formatos alternativos.

Independientemente de que tengamos textos o cifras, en las celdas

podemos incluir cuestiones como los bordes o los rellenos.

Si lo deseamos podemos eliminar las finas líneas grises que

delimitan las celdas. Para ello en el menú Vista desmarcamos la opción

“Líneas de cuadrícula”. De esta forma sólo se verán las divisiones de

celda que nosotros hayamos diseñado explícitamente con la opción de

bordes de celda.

Antes de acabar este pequeño apartado acerca de los formatos

vamos a ver dos cuestiones que nos parecen de mucha utilidad y que

usamos habitualmente.

Por un lado el formato personalizado de número. Se accede a dicha

opción en la ficha número del menú Inicio. Permite indicar un formato

concreto a una celda.


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En el primer ejemplo le hemos indicado que la celda C28 ponga el

texto resultado, independientemente de la cifra o fórmula que

incluyamos. En nuestro caso nos ayudará a veces para mejorar la

apariencia de alguna tabla. En el segundo ejemplo le hemos indicado

que añada el texto “personas” al contenido de la celda. Así nos indica en

nuestro caso “5 personas”. En cualquiera de los dos ejemplos vistos sólo

se está afectando al formato de la celda, no a su contenido ni

operatividad.

Por último, a veces puede ser de ayuda el uso del operador de

conexión de Excel (&) que permite mezclar textos y celdas mejorando la

información que se ofrece.

En nuestro ejemplo vinculamos el texto “El precio es” con el

contenido de una celda. En la segunda variante usamos la función

TEXTO para mejorar la forma en la que el contenido de la celda se

muestra. Tenga en cuenta que las celdas C33 y C34 ya no incluyen

cifras, ya no son operativas.

Las posibilidades de formato que tiene Excel son innumerables.

Nuestra recomendación general es que la sencillez y sobriedad debe

primar para facilitar la lectura. No obstante puede haber ocasiones en

que deba usarse todo el potencial de variedades de formato.

1.4. Validación

A la hora de introducir datos, información, en la hoja de cálculo

una técnica interesante consiste en restringir en las celdas destinadas a

ese propósito restricciones en cuanto a la información que pueden

albergar, reduciendo así las posibilidad de que un determinado cálculo

se haga con un input inapropiado. Para realizar las tareas de validación


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debemos seleccionar la celda o celdas a las que afectará y acudir,

dentro del menú Datos al submenú Validación de datos. Dicha ficha

tiene tres zonas. En la primera se indica la Configuración, el tipo de

validación. En la segunda el Mensaje de entrada, el mensaje que el

usuario verá cuando se sitúe sobre la celda en cuestión. En la tercera el

Mensaje de error, el menaje que el usuario obtendrá si trata de

introducir información que no esté permitida en la celda.

Vemos un primer ejemplo en el que le indicamos que en la celda B4

sólo pueden incluirse números enteros entre 1 y 10.

En B6 realizamos el mismo tipo de validación pero el mínimo y el

máximo no lo introducimos manualmente sino que lo vinculamos a las

celdas D6 y E6 respectivamente.

Otra validación que podemos realizar es indicando que el usuario

sólo puede escoger la entrada de una celda de una determinada lista

que se le presenta. En nuestro caso le hemos indicado en B8 que sólo

puede incluir los valores 1, 2, 3 y 4.


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En B10 realizamos el mismo tipo de validación pero la lista de

datos posible se la indicamos referenciando el rango D10:G10.

También podemos realizar la validación indicando que sólo puede

introducirse información decimal. En nuestro caso le hemos indicado

entre el 0% y el 20%. Observe que el 20% se introduce como 0,2.


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De forma similar podemos indicar que un input haya de ser mayor

o menor que una determinada cifra, o incluso que una determinada

fecha, como en el ejemplo siguiente.

Por último, también puede hacerse una validación personalizada,

mediante una fórmula. En nuestro ejemplo le indicamos que la entrada

de la celda no puede coincidir con el mínimo de un determinado rango.


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En general las validaciones de celdas input tienen dos ventajas. Por

un lado evitan el que el usuario introduzca un valor inadecuado en una

celda. Por otro lado, usando adecuadamente la opción de Información

de entrada se podrá ofrecer una interesante información “en línea”

acerca del uso del modelo en cuestión.

1.5. Formato condicional

En este repaso a algunas de las cuestiones de formato de Excel

vamos a ver brevemente una herramienta que es muy útil para ayudar

a visualizar o analizar los resultados de un determinado trabajo, cual es

Formato condicional. Esta herramienta permite que una celda tenga un

formato diferente en función de su propio contenido incluso en función

del contenido de otra celda. Hay muchísimas posibilidades dentro de

esta opcionalidad. Para acceder al formato condicional debemos

dirigirnos dentro del menú Inicio a la etiqueta Formato condicional

dentro del submenú Estilos. Dentro de dicha etiqueta podremos crear

una nueva regla de formato condicional o editar una existente. Veamos

algunos ejemplos.


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En nuestro primer ejemplo en el rango B7:K7 situamos diferente

cifras. En la celda E5 situamos otra cifra. Nuestra propuesta será que a

las celdas del rango B7:K7 se les modifique el formato cuando su valor

coincida con el de la celda E5.

Le hemos indicado que ponga el número en rojo y negrilla y con un

fondo azulado. En primer lugar seleccionamos el rango B7:K7.

Acudimos a Nueva regla. Como se puede ver en la siguiente figura

hemos creado la regla dentro del grupo “Aplicar formato únicamente a

las celdas que contengan”. En dicha sección le indicamos que la celda

de referencia es E5, con los símbolos $. En el botón formato escogemos

el tipo de formato que queremos aplicar.

De forma similar podemos indicarle que queremos que modifique el

formato a celdas que contengan valores por encima del de referencia:


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En el siguiente ejemplo realizamos el formato condicional para tres

columnas siendo la cifra de referencia diferente para cada una de ellas.

Puede hacerse columna a columna, lo cual es laborioso. Lo mejor

es seleccionar toda la tabla y realizar el formato condicional de una sola

vez. Como podemos ver en la siguiente figura sólo es necesario eliminar

uno de los símbolos dólar, el que antecede a la letra B (en este caso).

Ver el apartado sobre copiado y pegado y el papel de los símbolos $.

Una opción más compleja es la de establecer un formato

condicional en función de que se cumpla un determinada fórmula. Por


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ejemplo, queremos que en las siguientes filas se marque de forma

especial el valor mínimo de cada fila.

Para ello seleccionamos el rango B34:E37 y acudimos a la opción

de “Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato”

en el menú de crear regla. Introducimos las fórmula

“=B34=MIN($B34:$E34)”.Cuando dicha fórmula sea cierta, es decir,

cuando la celda de referencia sea el mínimo de su fila aplicará el

formato condicional. Observar que en el rango de la función MIN se ha

utilizado bloqueado parcial (ver el apartado de copiar y pegar), de forma

que la fórmula se aplique fila a fila. Cambiando el bloqueo se podría

aplicar por columnas.

La última variante que vamos a ver es aplicar la opción de que

cambie el formato a los valores en función de que estén por encima o


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debajo del promedio. En nuestro caso lo hacemos para los que estén

por encima del promedio.

2. Copiado y pegado de fórmulas

Antes de comenzar este apartado, recordar que para copiar y pegar

información de unas celdas a otras pueden utilizarse diferentes

sistemas: el menú edición, los iconos gráficos de la barra de

herramientas, la combinación de teclas de método abreviado, el menú

rápido del botón derecho del ratón y, cuando la zona de pegado está al

lado de la de copiado, el arrastre del ratón.

2.1. Copiado/pegado libre, sin bloqueos

Supongamos que tenemos la siguiente tabla:

Tenemos información de unidades vendidas y precios de venta para

tres meses diferentes. Deseamos calcular los ingresos de cada mes.

Para ello es suficiente con realizar la operación en la celda C7 para el

primer mes y copiar la fórmula hacia la derecha para aplicarla a los

meses 2 y 3. ¿Qué fórmula debemos introducir en este caso?

Simplemente debemos introducir en C7 la fórmula =C5 * C6. Cuando


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copiemos dicha fórmula hacia la derecha automáticamente en D7

aparecerá la fórmula =D5 * D6, y así sucesivamente. Dado que hemos

introducido inicialmente en C7 tanto C5 como C6 “limpias”, esto es, sin

protección, Excel asume que deseamos repetir la operación pero con los

datos de la columna correspondiente. Lo mismo hubiera ocurrido si

deseamos copiar una fórmula hacia abajo o arriba, esto es de unas filas

a otras (por supuesto también se mantiene el criterio si al copiar de

forma horizontal nos movemos hacia columnas de la izquierda y no de

la derecha). Este sistema de copiado/pegado es, quizás, el más

utilizado. No se bloquea ni la columna ni la fila.

2.2. Copiado/pegado con protección absoluta, bloqueo total

En otras ocasiones puede que nos interese fijar una celda y que la

misma no se modifique en la operación de copiado/pegado. Veamos un

ejemplo:

En este caso tenemos una serie de datos de ventas de diferentes

vendedores y para diferentes meses. Deseamos calcular la comisión a la

que tiene derecho cada uno de ellos y en cada uno de los meses

sabiendo que en todos los casos se les debe aplicar el 20%, de la celda

C11.

Para ello en la celda C18 introducimos la fórmula = $C$10 * C13, y

copiamos hacia la derecha, hasta la columna E y luego hacia abajo

hasta la fila 20 (o primero hacia abajo y luego hacia la derecha). Al

ponerle los símbolos $ antes de la letra C y del número 11 ($C$11)


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estamos protegiendo (bloqueando) la columna C y la fila 10; ello

significa que aunque nos movamos en la horizontal (a través de

columnas) Excel va a respetar la columna C y no la variará, y aunque

nos movamos en la vertical (a través de filas) Excel va a respetar la fila

11 y no la variará. Por tanto copiemos donde copiemos la fórmula en la

hoja siempre respetará la posición C11, que es la que contiene nuestro

dato de comisión “universal” a aplicar.

Por comodidad, para poner los símbolos $, una vez puesto =C11, y

antes de poner el operador de multiplicación presionar la tecla de ayuda

F4 y Excel pondrá automáticamente los símbolos $.

2.3. Copiado/pegado con protección relativa (bloqueando columna, pero

no fila)

A veces no es necesario, o no deseamos, proteger o bloquear tanto

la columna como la fila. Observemos el siguiente ejemplo:

En este caso deseamos calcular los impuestos a pagar conociendo

los beneficios de tres empresas en dos años diferentes y la tasa

impositiva aplicable (común para las tres empresas, pero diferente para

cada año). Para ello en la celda C32 introducimos la fórmula = $C28 *

C25 y la copiamos/pegamos hacia la derecha hasta la columna E. La

columna C, que es la que contiene la tasa impositiva, queda bloqueada;

de esta forma al copiar hacia la derecha se respeta dicha columna. Sin

embargo, al no haber bloqueado la fila 28, al copiar hacia abajo, al año


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2, Excel coge la celda C29, que es la que contiene la tasa impositiva del

segundo año. Para introducir los símbolos $, una vez introducido en

C32 =C28, y antes de introducir el operador de producto pulsar

repetidas veces la tecla de ayuda F4 hasta que aparezca la combinación

deseada.

2.4. Copiado/pegado con protección relativa (bloqueando fila, pero no

columna)

En el siguiente ejemplo nos interesa proteger o bloquear la fila pero

dejar libre la columna:

En este caso el porcentaje de comisión para cada vendedor es el

mismo en todos los meses pero diferente para cada vendedor. En la

celda C46 introduciremos la fórmula = C$38 * C40, de esta forma

protegeremos la fila 38 pero no la columna. Al copiar hacia la derecha

entrarán en la fórmula las comisiones de los vendedores 2 y 3, pero al

copiar hacia abajo la fila 38, en la cual está el porcentaje de comisión,

permanecerá inalterada a través del área de copiado/pegado.

2.5. Un último ejemplo con un poco de todo

En este caso deseamos calcular a cuánto ascendería una cuantía

de 1.000 euros colocada a diferentes tipos de interés durante una serie

de años. Veámoslo:


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En la celda C57, para un año y el 10% introducimos la siguiente

fórmula =$C$54*(1+C$56)^$B57. Protegemos tanto fila como columna

en C54, pues la cuantía es común para todos los cálculos. Protegemos

la fila 56 en C$56 y no la columna para facilitar el copiado/pegado a

columnas adyacentes asumiendo tipos de interés diferentes. Por último,

en el caso del exponente del número de años de la operación,

protegemos la columna en $B57 pues la columna B es la que contiene

los años, pero no la fila para que al copiar/pegar hacia abajo asuma los

diferentes años para los cuales nos interesa realizar el cálculo.

Un último consejo. Si no necesita que el bloqueo sea parcial, como

en alguno de nuestros ejemplos anteriores, entonces realice bloqueos

absolutos. Así reducirá usted la posibilidad de error, reducirá la

posibilidad de estar bloqueando justo al revés de lo deseado.

3. Nombres

En este apartado tratamos una cuestión que a veces puede

ayudarnos a clarificar y simplificar nuestro trabajo, abordamos la

definición de nombres.

3.1. Nombre de celda

Es posible dar un nombre a una celda concreta. Para ello nos

situamos en dicha celda y en la barra de fórmulas, a la izquierda de

todo, donde figura la ubicación de la misma posicionamos el ratón, con

ello la referencia de dicha celda parpadeará y se situará a la izquierda.


25

Escribimos entonces el nombre deseado y pulsamos Retorno. También

podemos definir nombres (o borrarlos o reubicarlos) desde el menú.

Debemos ir al menú Fórmulas, a la sección de Nombres definidos y a la

etiqueta Asignar nombre.

En el siguiente ejemplo hemos definido a la celda C4 con el nombre

Precio. Así, para invocar dicha celda ahora podremos utilizar su

ubicación, C4, o su nombre, Precio.

Como podemos observar al realizar los cálculos en C7:E7, aparece

en todos ellos Precio. No fue necesario introducirla en todas las celdas.

Bastó introducir en C8 la siguiente fórmula =Precio * C16, y

copiar/pegar hacia la derecha. Hemos conseguido lo mismo que si

hubiéramos puesto =$C$4 * C6, esto es, con protección absoluta.

Entre las ventajas de este sistema están el que para invocar ese

dato, el de la celda C4 desde cualquier hoja de cálculo del mismo libro

será suficiente utilizar el nombre Precio (esto es, los nombres son

válidos para todo el libro salvo que se indique lo contrario en las

especificaciones en el menú de Asignar nombre). Por otro lado, si los

nombres son claros y significativos facilita la comprensión de las

fórmulas.

3.2. Nombre de rango

También es posible definir un nombre para un rango de celdas y no

para una sola celda. La forma de definir un nombre para un rango es

igual que para una celda. Seleccionamos el rango y realizamos las

mismas operaciones que indicamos para la definición de un nombre

para una celda individual. Veamos un ejemplo:


26

En este caso hemos nombrado al rango C11:E11 con el nombre

Unidades y la celda C4 sigue siendo la celda Precio.

En la fila 12, simplemente le indicamos que multiplique los

nombres y en la columna C cogerá por un lado el Precio (único) y por el

otro el valor de la cuantía de unidades que le corresponda. En el caso

de las unidades es como si tuviéramos un bloqueo de fila y no de

columna.

Podríamos poner más ejemplos, combinando nombres de celdas y

nombres de rango, pero seguro que usted ya ha cogido el hilo y es capaz

de explorar por sí mismo las diferentes posibilidades y utilizar las que le

resulten más cómodas y/o útiles. Por nuestra parte, pocas veces

recurrimos a estas alternativas, aunque son de gran utilidad cuando se

hacen modelos para terceros, para que estos puedan seguir con mayor

facilidad los cálculos.

3.3. Crear nombres desde la selección

En el siguiente ejemplo calculamos la cuota de un préstamo a

partir de una determinada tasa de interés, una determinada duración

de la operación y una cuantía. Usamos la función PAGO, que veremos

en la sección de funciones financieras.


27

En vez de ir nombrando una a una las celdas, en este caso lo que

hemos hecho es seleccionar el rango B18:C20 y acudir al menú “Crear

desde la selección” en el submenú de Nombres definidos dentro del

menú fórmulas. Le hemos indicado que cree los nombres a partir de los

valores de la columna izquierda, en nuestro caso la B, que es la que

contiene lo rótulos de nuestras variables.

3.4. Nombres en activo

A veces puede interesarnos conocer los nombres que tenemos

activos en nuestra hoja de cálculo. Para ello nos situamos al fondo de la

hoja, en nuestro caso en B28 y acudimos al menú Utilizar en la

fórmula, dentro de Nombres definidos.


28

Al fondo se encuentra la opción Pegar Nombres y dentro de la

misma la opción Pegar lista. Clicamos en la misma y tendremos el

resultado que se puede observar en la figura adjunta, el listado de

nombres junto con la referencia de la celda a la que se refieren.

4. Funciones aritméticas

Comenzamos aquí un pequeño repaso a las funciones que

consideramos básicas en diferentes apartados, en primer lugar con

algunas aritméticas.

4.1. SUMA

La función SUMA (rango) permite la adición de todas las cuantías

contenidas en el rango de referencia:

Como vemos en el ejemplo, en la celda C11 le hemos indicado que

sume el contenido de C6 hasta C10 y luego hemos copiado/pegado

hacia la columna E. Podríamos haber puesto en C11 la siguiente

fórmula, que suma una a una las celdas = C6 +C7 +C8 +C9 +C10.

Además de ser más rápido con la función SUMA (aprovechando el icono

Σ de la barra de herramientas) la principal ventaja de esta función sobre

la suma individualizada es que si ahora añadimos nuevos conceptos de

gasto, la función se autoajustará, sin necesidad de retocarla. Con la

suma individualizada deberíamos añadir el nuevo concepto a la

fórmula.

Permítanos un par de consejos. En primer lugar, inserte las nuevas

filas en medio de las previas. Si realiza la inserción al final del rango, en


29

nuestro caso en la fila 11 original donde está el total gastos, la función

suma no cogerá la nueva fila, que será la nueva fila 11 y quedará fuera

del rango (filas 6 a 10). En segundo lugar, cuando use el icono de Σ

compruebe siempre que el automatismo efectivamente está cogiendo el

rango que usted desea. Recuerde que puede corregir el rango de SUMA

que el automatismo de Excel le propone. Un error habitual es el que se

produce cuando en una fila tenemos los números de año (2006, 2007,

etc) y debajo una serie de cifras, y al sumarlas sumamos por error el

número identificativo del año.

4.2. SUMA con rango semicerrado

En el siguiente ejemplo vamos a aprovechar lo ya visto en lo

referente a copiado/pegado con protección de celdas. Veamos el

siguiente ejemplo:

Como vemos, para calcular las ventas acumuladas de nuestros tres

vendedores, en la celda C20 introducimos la fórmula =SUMA($C16:C16)

que luego copiamos hacia la derecha y hacia abajo. Al fijar la columna

C del inicio de rango de suma pero no fijar la del final de rango

conseguimos que a medida que nos desplazamos entre trimestres vayan

acumulándose las ventas. No fijamos la fila pues al copiar/pegar hacia

abajo querremos que coja los datos de los otros dos vendedores.

4.3. CONTAR, CONTARA y CONTAR.BLANCO

Una fórmula que cuenta devuelve el número de celdas de un rango

específico que reúne ciertos criterios.


30

- CONTAR. Devuelve el número de celdas de un rango que contiene

valores numéricos.

- CONTARA. Devuelve el número de celdas de un rango que no están

en blanco (una celda puede contener texto).

- CONTAR.BLANCO. Devuelve el número de celdas en blanco de un

rango.

En el ejemplo anterior, se puede observar que son 8 las celdas del

rango. De ellas, 5 tienen número, 6 tienen alguna información y 2 están

en blanco.

4.4. SUMAR.SI y CONTAR.SI

Estas funciones permiten realizar la suma o conteo de una serie de

datos cuando se cumple una determinada condición. Veamos un

ejemplo:

Como podemos observar, tenemos una serie de cuantías y una

serie de vendedores responsables de las mismas. Para calcular la

cuantía total que corresponde a Luis introducimos en la celda F40 la


31

expresión =SUMAR.SI($C$40:$C$49;E40;$B$40:$B$49). Esta suma

condicional requiere en primer lugar el rango en el que se encuentra la

condición a verificar, en este caso C40:C49, que es donde situamos los

nombres de los vendedores de cada operación. Fijamos las celdas con

los símbolos $ pues al copiar/pegar hacia abajo para los totales de

David y Sara las celdas de referencia son las mismas. A continuación

introducimos E40, la celda donde se encuentra la condición a verificar,

en este caso que el vendedor sea Luis. No fijamos dicha celda para

facilitar que al copiar/pegar hacia abajo se aplique a los otros dos

vendedores. El último elemento de la fórmula es el rango donde se

encuentran los datos que hay que sumar si se cumple la condición; en

este caso el rango es B40:B49, el cual fijamos para facilitar el

copiado/pegado hacia abajo.

Al igual que la función SUMA, con SUMAR.SI podemos insertar

nuevas filas (o columnas, según se trate) y la fórmula las “engullirá”.

En el caso de CONTAR.SI, cuenta las celdas que cumplen la

condición analizada. En nuestro caso queremos saber el número de

operaciones que ha hecho cada vendedor. Sólo necesitamos el rango de

celdas a comprobar (el mismo que en la función SUMAR.SI) y el criterio

que se desea comprobar (en el caso de las operaciones de Luis, E45).

4.5. SUMAPRODUCTO

Esta función permite multiplicar los valores de dos rangos, dato a

dato y realizar la suma de los resultados.


32

Como vemos, sólo es preciso indicar los dos rangos que queremos

multiplicar. Deben tener igual número de datos.

4.6. SUMAR.SI.CONJUNTO

Esta función permite realizar sumas chequeando más condiciones

que la función SUMAR.SI, que sólo permite analizar un criterio.

En nuestro caso queremos analizar dos criterios, el vendedor y si

las ventas son nacionales o exteriores. El primer argumento es el rango

a sumar, en nuestro caso el rango B66:B75. A continuación se van

introduciendo los rangos de criterios y el criterio a cumplir, y así

sucesivamente. Hemos realizado bloqueos parciales para facilitar el

copiado de la fórmula desde G66 al resto de celdas.

5. Funciones estadísticas básicas

5.1. MAX, MIN y PROMEDIO

Estas tres funciones extraen el valor máximo, mínimo y la media

aritmética de una determinada serie de datos de un rango.


33

Sólo es preciso indicar el rango en el cual se encuentran los datos a

analizar.

5.2. Funciones de desviación típica y varianza

Con estas funciones se extrae la desviación típica, y la varianza,

tanto muestral como poblacional.

Para cada una de ellas tenemos dos nombres de función diferentes,

que dependen de la versión de Excel que se esté utilizando. Los

nombres usados en las versiones más antiguas se mantienen también

en las más recientes por compatibilidad. Sólo es preciso indicar el rango

en el cual se encuentra la serie de datos del que queremos conocer la

varianza o la desviación típica.

5.3. Funciones de covarianza y correlación

Para conocer la covarianza poblacional o muestral es preciso

indicar los rangos de las dos series de datos implicadas. El oren es

indiferente. De igual forma el coeficiente de correlación


34

(COEF.DE.CORREL) precisa que le indiquemos, de forma indistinta, los

rangos de las dos series de datos.

5.4. JERARQUIA

La función JERARQUIA nos indica el puesto que ocupa un dato

dentro de una serie en función de su valor, ya sea en orden ascendente

o descendente.

Debemos indicar el dato que queremos chequear, en segundo lugar

la serie a la que pertenece, y por último indicaremos con un 0 si el

orden que buscamos es descendente o un 1 si es ascendente. En

nuestro ejemplo hemos pedido la jerarquía descendente.

5.5. K.ESIMO.MAYOR

La función K.ESIMO.MAYOR nos indica el valor que ocupa una

determinada posición jerárquica dentro de una serie, de mayor a menor.


35

Debemos indicar en primer lugar la serie de datos y en segundo

lugar que orden jerárquico, de mayor a menor, buscamos. En nuestro

caso el valor de orden 1 es 650, el de orden 10 es 230.

5.6. K.ESIMO.MENOR

De forma análoga a la anterior, la función K.ESIMO.MENOR nos

indica el valor que ocupa una determinada posición jerárquica dentro

de una serie, de menor a mayor.

Debemos indicar en primer lugar la serie de datos y en segundo

lugar que orden jerárquico, de menor a mayor, buscamos. En nuestro

caso el valor de orden 1 es 230, el de orden 10 es 650.

5.7. PENDIENTE

La función PENDIENTE nos da la pendiente de la recta que mejor

se ajusta a la nube de puntos generada entre dos variables, una

independiente (x) y otra dependiente (y), según la ecuación y = a + b x. y

que es el término “b” de la ecuación de regresión lineal.


36

Debemos indicar en primer lugar el rango de la serie de la variable

dependiente y luego el rango de la serie de la variable independiente. En

este caso el orden de las series sí es importante.

5.8. DISTR.NORM

Esta función, con dos versiones en función de la versión de Excel

utilizada, nos indica la probabilidad acumulada de un determinado

valor dentro de una función normal y dadas su media y su desviación

típica.

Debemos indicarle en primer lugar el valor buscado, a continuación

la media, luego la deviación típica, y por último, con la opción

VERDADERO le indicamos que queremos la probabilidad acumulada.

5.9. DISTR.NORM.INV

Esta función, con dos versiones en función de la versión de Excel

utilizada, nos indica el valor que deja una determinada probabilidad

acumulada a su izquierda dentro de una función normal y dadas su

media y su desviación típica.


37

Debemos indicarle en primer lugar el valor de probabilidad

acumulada buscado, a continuación la media y luego la deviación

típica.

5.10. PERCENTIL Y RANGO.PERCENTIL

Dados los valores de una serie la función PERCENTIL nos indica el

porcentaje de los mismos que son inferiores a un valor determinado que

se analice. (En la figura hemos ocultado las filas entre 16 y 102).

Como vemos, debemos indicar en primer lugar el rango de datos y

posteriormente el valor que queremos testar, en nuestro caso el de la

celda E7.

La función RANGO.PERCENTIL nos indica el valor que dentro de

una determinada serie deja por debajo el porcentaje que nosotros

queramos comprobar. Como vemos, debemos indicar en primer lugar el

rango de datos y posteriormente el porcentaje que queremos testar, en

nuestro caso el de la celda E12.


38

6. Miscelánea

En este apartado veremos algunas funciones de diferentes

categorías que nos pueden ser útiles, incluidas las operaciones con

fechas.

6.1. TEXTO

La función TEXTO permite convertir un determinado valor en texto,

con un formato especificado.

En los dos ejemplos que presentamos convertimos sendas cifras

con el formato que deseamos. En ambos casos debe indicarse la

referencia a la celda y posteriormente, entre “” indicar el formato

deseado.

6.2. RAIZ

Extrae la raíz cuadrada de un número.

Sólo precisa como argumento la referencia a la celda donde se

encuentra el número en cuestión.

6.3. ABS, ENTERO, REDONDEAR

Estas funciones nos permiten obtener el valor absoluto de un

número, su raíz entera o bien redondearlo (más allá de cuestiones

meramente de formato).


39

En el caso de REDONDEAR es preciso indicarle a cuántos

decimales queremos que se realice el redondeo. El redondeo se hace

desde 0,5 (incluido) hacia arriba a la cifra siguiente y de 0,5 (no

incluido) hacia abajo a la cifra anterior. Existen variantes para

redondear siempre por arriba, por abajo, números pares o números

impares.

6.4. Funciones de números aleatorios

La función ALEATORIO, que no requiere ningún argumento, nos da

un número aleatorio entre 0 y 1 cada vez que Excel refresca sus

cálculos. Para forzar la actualización de Excel, pulse F9.

La función ALEATORIO.ENTRE nos da un número aleatorio entre

un valor inferior y otro superior que le hayamos indicado. Esos son los

dos argumentos que deben incorporarse a la función, y en ese orden.

Esta función no opera con datos decimales. En la figura vemos un


40

pequeño truco para salvar este inconveniente. Multiplicamos los valores

porcentuales por 100, dentro de la función, y dividimos posteriormente

el resultado por 100, fuera de la función. Esta función también cambia

el resultado cada vez que Excel se refresca.

6.5. Operaciones con fechas

Dada una fecha podemos saber cuál será la fecha un número de

días superior (sumar) o podemos saber la distancia en días entre dos

fechas (restar). El día 1 es el 1 de Enero de 1900, y partir de ahí se

establecen todos los demás.

En nuestro ejemplo hemos hecho una suma y una resta.

6.6. HOY y FIN.MES

Existen numerosas funciones de fecha. Mostramos dos que suelen

ser muy útiles. La función HOY, que no necesita argumentos, nos

indica la fecha del día en el que nos encontramos. Por su parte, la

función FIN.MES nos indica el último día del mes una serie de meses a

partir de una fecha concreta. Es preciso indicarle en primer lugar la

fecha de referencia y en segundo lugar el número de meses hacia

delante (número positivo) o hacia a atrás (número negativo) del que

queremos saber el último día del mes.


41

6.7. AÑO, MES, DIA, DIASEM

Estas funciones extraen de una determinada fecha información

referida al año, el mes, el día del mes y el día de la semana de que se

trate.

La única que requiere un argumento adicional a la celda de

referencia es la función DIASEM. Nosotros le hemos indicado un 2, que

significa que el lunes es un 1, el martes es un 2 etc. Si se omite, por

defecto Excel interpretaría semanas comenzando el domingo (1) y

acabando el sábado (7). En nuestro caso el 5-feb-2014 es el año 2014,

mes 2, día 5 y fue un miércoles (3).

7. Funciones lógicas

Una de las cuestiones más interesantes de los programas de hoja

de cálculo es la posibilidad de introducir funciones lógicas en las

fórmulas. De alguna forma ayudan a romper la “linealidad” de los

cálculos. Existen diferentes funciones condicionales predefinidas en

Excel (NO, Y, O, SI).


42

7.1. La función SI para una condición simple

Empecemos con un en ejemplo sencillo. Deseamos calcular las

comisiones en una serie de operaciones. La comisión alcanza el 5% de

la cuantía de la operación, pero si dicha cuantía es inferior a 1.000 debe

aplicarse una comisión mínima de 50. Veamos una forma de resolverlo:

La función condicional opera con tres elementos o argumentos

dentro del paréntesis: la condición que se analiza, resultado si se

cumple y resultado si no se cumple. En nuestro caso hemos indicado

que compruebe si la cuantía de C8 es inferior a la mínima de C6. Si se

cumpliera dicha condición el resultado habría de ser el contenido de C5

(la comisión mínima) y si no se cumple, esto es, si la cuantía supera la

cifra de 1.000 entonces debe multiplicarse la cifra en cuestión por la

comisión de C4. Por otro lado utilizamos los símbolos $ para permitir

copiar la fórmula hacia la derecha y que opere para las demás cuantías.

La única celda que no fijamos es precisamente la de la cuantía de la fila

8 sobre la que se desea calcular la comisión.

En general todas las fórmulas que se desarrollen con la función SI

responderán a este sencillo esquema, si bien pueden hacerse más

complejas en la medida en la que los argumentos se hagan más

complejos e incorporen, por ejemplo, nuevas funciones condicionales,

que quedarán anidadas. Dentro de un momento le presentaremos un

ejemplo de esto último, pero permítanos indicarle una forma sencilla de

evitar la condicional del ejemplo anterior usando otra función de Excel,

la función MAX.


43

7.2. La función MAX como alternativa

Dicha función devuelve el valor máximo de los contenidos en una

serie de argumentos. Veámoslo:

Introducimos dos argumentos en la función: por un lado la cuantía

de comisión mínima, $C$14, y por otro lado la comisión calculada como

porcentaje de la cuantía de la operación, $C$13*C17; cuando la

comisión calculada sea superior al mínimo, esa será la respuesta de la

fórmula, pero cuando sea inferior, la fórmula devolverá la cuantía de

comisión mínima pues será superior a la calculada.

Muchas operaciones de una sola condicional pueden simplificarse

de forma similar a la que acabamos de mostrarle, ya sea con la función

MAX o la función MIN, que opera de forma similar devolviendo el valor

mínimo de una serie de elementos.

7.3. Uso de la función SI anidada

En este caso queremos calcular los impuestos de varias empresas

en un sistema fiscal que aplica un 30% de tasa impositiva a los

beneficios que no alcancen los 90.000 euros y un 35% a los que

excedan dicha cifra. Por supuesto el impuesto ha de ser cero si los

beneficios son negativos. Hay multitud de formas de solucionar una

cuestión como esta. Vamos a hacerlo anidando dos condicionales:


44

Como se puede observar la primera condicional indica que si el

beneficio es menor a cero, los impuestos serán cero. A partir de ahí, de

no cumplirse esta premisa, es decir, si los beneficios fueran positivos,

se abre la siguiente condicional. Esta segunda condición pregunta

acerca de si los beneficios son inferiores o no al tramo de aplicación de

la tasa alternativa; si son inferiores a dicha cifra, aplicaremos la tasa de

C23 a la cifra de beneficio. Si fueran superiores al tramo de aplicación

de la tasa alternativa entonces el impuesto se compondría de dos

sumandos; en el primero de ellos aplicamos la tasa alternativa a ese

tramo de aplicación, mientras que en el segundo sumando aplicamos la

tasa impositiva general al exceso de beneficio sobre el tramo de

aplicación del mínimo. Los símbolos $, como siempre, nos ayudan a

fijar las posiciones que no deben variar al copiar/pegar la fórmula hacia

la derecha, para aplicársela al resto de empresas. Evidentemente la

primera condición podría eliminarse aplicando la función MAX.

Sin duda usted podrá diseñar, por sí mismo, fórmulas alternativas

que garanticen, en cualquier caso un resultado correcto.

En anidamientos complejos es aconsejable trazar sobre papel el

esquema de decisión para tratar de entenderlas cuando uno no ha sido

su creador, o los ha creado hace mucho tiempo.

7.4. Anidamiento múltiple de la función SI

En este caso vamos a anidar un total de cuatro sencillas

condicionales. La función SI nos habilita dos resultados. Al anidar

cuatro funciones SI tendremos 5 posibles resultados. Veamos el

ejemplo:


45

Establecemos en el rango C35:C45 las ventas de una serie de

meses. En la celda C32 indicamos con cuantos meses de demora se

producen los cobros de dichas ventas. En la columna D establecemos

los cobros. Para ello vamos abriendo condicionales. Si la demora es

cero, se cobran en cada mes las ventas del propio mes, si la demora es

1, se cobran las ventas del mes anterior, y así sucesivamente. En la

celda C32 hemos validado para que sólo pueda introducirse 0, 1, 2 ,3 y

4. Observe que en la condicional el 4 no aparece. Aunque no

hubiéramos validado, la condicional le aplicaría una demora de cuatro

meses siempre que no se indicara 0, 1, 2, o 3. Es conveniente dejar la

función condicional de esta forma, para evitar que quede sin resultado

posible si no se cumple ninguna de las condiciones y no dejamos una

puerta de salida. Nuestra ruta de escape, en este caso, es el C35 del

final de la última condición, el valor que adoptará la fórmula si no se

cumple ninguna de las condiciones previas.

Nuestra recomendación general es que siempre trate de diseñar la

función SI sobre el papel, con lenguaje ordinario, y una vez que la tenga

clara, que la traslade a la hoja de cálculo. También reconocemos aquí

que no somos entusiastas de la ayuda de Excel para crear este tipo de

funciones desde el menú insertar función. Ayuda que es muy útil, sin

embargo, en otros casos.

Como siempre hay formas alternativas de realizar lo que acabamos

de desarrollar. Puede ver alguna de ellas en la sección dedicada a

funciones de búsqueda y referencia, más adelante.


46

7.5. Función Y

La función Y devuelve VERDADERO o FALSO cuando se cumplen o

no todas las condiciones que se incluyen en sus argumentos.

En nuestro caso queremos comprobar en qué duplas de valores de

A y B ambos superan los mínimos establecidos. Esa circunstancia sólo

se da en la primera dupla, la de la fila 54, la única que muestra el

resultado VERDADERO.

7.6. Función O

La función O devuelve VERDADERO o FALSO cuando se cumplen o

no alguna de las condiciones que se incluyen en sus argumentos.

En nuestro caso queremos comprobar en qué duplas de valores, o

bien A o bien B (al menos uno de ellos) superan los mínimos

establecidos. Esa circunstancia se da en los tres primeros pares de

valores que muestran el resultado VERDADERO.


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7.7. Función NO

La función NO devuelve VERDADERO o FALSO cuando no se

cumple o sí se cumple una condición. Nos da el resultado contrario de

lo que se pregunta.

En nuestro caso nos indica FALSO en la pregunta de si 50 supera

a 40 y sin embargo nos indica VERDADERO al chequear 10 frente a 40.

7.8. Función SI.ERROR

Esta función nos permite indicarle a Excel un posible resultado

alternativo cuando un determinado cálculo genera un error. El primer

argumento es el cálculo que queremos realizar y el segundo es el

resultado que deseamos establecer como salida alternativa en caso de

error.

En nuestro caso le hemos indicado que en caso de error Excel

muestre “N.D”. De esta forma evitamos que en las columnas D y E, al

dividir entre 0 los intereses nos indique un error (no es posible dividir

entre cero). El valor alternativo puedes ser otra fórmula, otro cálculo.


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8. Funciones de búsqueda y referencia

Este tipo de funciones nos pueden ayudar a buscar información y

trasladarla de la forma más conveniente. Veamos algunas de ellas.

8.1. ELEGIR

Esta función nos permite seleccionar un dato de entre una serie de

datos siguiendo una posición, o índice, en la serie que se haya indicado.

En el ejemplo contamos con una serie de compras, en las celdas

C7:C15 y deseamos establecer los pagos por las mismas según la

demora que se establezca en C4.

Observe que la función elegir establece como primer argumento el

número índice que se utilizará para extraer el dato de la serie. En este

caso $C$4 +1; el sumarle 1 es necesario para permitir que la fórmula

funcione con una demora en pagos de cero, pues la función no admite

el cero como índice pues ningún dato representa la posición cero en la

serie. Lo fijamos con los $ para poder copiar hacia abajo. El resto de

argumentos son las celdas que deben situarse en el orden de extracción

que indicaremos con el índice: en primer lugar nuestra posición 0, esto

es pago al contado, que será la primera posición de la serie, C11, y a

continuación pago a un mes, C10, y así sucesivamente. No fijamos

posiciones en la serie para que se adapten al siguiente mes a medida

que copiemos/peguemos hacia abajo.


49

8.2. La función DESREF

La función DESREF es, a nuestro modo de ver, una de las

funciones menos conocidas y sin embargo más útiles. Nos permite

invocar una celda a un número de filas de distancia y otro número de

columnas de distancia de una celda referencia que indiquemos.

Apliquémoslo a nuestro ejemplo de compras y pagos.

En este caso indicamos que la celda de referencia son las compras

del propio mes y que debemos coger una celda situada 2 filas arriba (el

símbolo menos antes de $C$19 indica que hay que desplazarse hacia

arriba en las filas; si fuese positivo nos desplazaríamos hacia abajo) y

en la propia columna C, pues indicamos 0 columnas (si el número de

columnas fuese positivo nos desplazaríamos hacia la derecha y si fuese

negativo hacia la izquierda). Al dejar sin fijar la celda de referencia

posibilitáremos su copia/pegado hacia el resto de meses.

Veamos un ejemplo en el cual DESREF trabaja en columnas en vez

de en filas.

Ahora el cero se lo ponemos al indicador de filas.


50

8.3. Función DESREF al detalle

Veamos un ejemplo de uso de DESREF extrayendo de una matriz

una celda a partir de la celda central siguiendo las indicaciones de filas

y columnas que se le hagan.

Como vemos en la celda C45 le indicamos que extraiga desde la

posición D49 (la celda referencia) 0 filas (C43) hacia abajo y dos

columnas (C44) a la izquierda (por el signo menos). El resultado es,

naturalmente, “celda 0.-2”.

8.4. La función COINCIDIR

La función coincidir sirve para encontrar la posición (física) de un

valor dentro de una serie. En el siguiente, en C60, usamos COINCIDIR

para encontrar el lugar que ocupa en la serie C57:G57 el valor indicado

en C59.

En nuestro caso la cifra 220 está en la tercera posición.


51

En el siguiente ejemplo combinamos COINCIDIR con ELEGIR para

determinar qué empresa tiene la mayor y menor rentabilidad de una

serie de empresas.

Con las funciones MAX y MIN encontramos la rentabilidad máxima

y la mínima. Con COINCIDIR extraemos su posición en la serie. Por

último, con ELEGIR extraemos el nombre de la empresa que ocupa esa

misma posición en la serie B66:B73.

En ambos casos, dentro de la función COINCIDIR tras marcar el

rango de búsqueda, (C66:C73), añadimos el valor 0, para indicar que la

búsqueda tiene que ser exacta, esto es que no busque un valor que se

aproxime sino justo el valor indicado. Esta función puede crearnos

problemas si el valor buscado está repetido en la serie, pues nos dará la

referencia de la primera vez que lo encuentre.

En el siguiente ejemplo combinamos COINCIDIR con DESREF para

la misma tarea que antes. Con las funciones MAX y MIN encontramos

la rentabilidad máxima y la mínima. Con COINCIDIR extraemos su

posición en la serie. Por último, con DESREF extraemos el nombre de la

empresa ese número de filas hacia abajo desde la posición B78.


52

8.5. La función BUSCAR

Veamos otra función que nos permite resolver la búsqueda que

acabamos de ver con la función COINCIDIR. Se trata de la función

BUSCAR. Esta función tiene una variante para búsqueda horizontal, en

filas (BUSCARH), y otra para búsqueda vertical, en columna.

Comencemos con un ejemplo de BUSCARV (para búsqueda vertical).

Como vemos, en F93, le indicamos que busque el valor mínimo de

la columna en la que tenemos las rentabilidades, esto es,

MIN(B91:B98). A continuación le indicamos la matriz que contiene toda

la información (B91:C98). Excel realizará la búsqueda sobre la primera

columna de esta matriz. Seguidamente le indicamos en qué columna de

la matriz está el resultado que queremos mostrar, en este caso en la

columna 2. Esto es, busca la rentabilidad mínima pero no nos devuelve

ese valor sino el que se encuentre en la misma fila pero en la columna

2. Por último, le indicamos FALSO para que realice la búsqueda en la

matriz tal como está, sin reordenar la primera columna de mayor a

menor.


53

Observe que respecto al ejemplo anterior de la función COINCIDIR

hemos cambiado de orden las columnas de rentabilidad y nombre de las

empresas. Ello es debido a que la búsqueda siempre se realiza en la

primera columna de la matriz, y por ello hemos tenido que poner como

primera columna de la izquierda el rango de rentabilidades.

Veamos ahora un ejemplo realizando la búsqueda en una fila

(BUSCARH). Tratamos de conocer los años en los que se produce el

mayor y el menor endeudamiento en una serie.

Como podemos ver, con BUSCARH el procedimiento es igual al de

antes. Le indicamos que busque el valor mínimo (cosa que hará en la

primera fila) y que nos devuelva el valor de la misma columna pero de la

fila 2 de la matriz. Añadimos FALSO por idéntica razón que antes.

8.6. La función INDICE

La función INDICE permite extraer un dato de una tabla indicando

un número de fila y columna. A menudo, las funciones COINCIDIR e

ÍNDICE se utilizan juntas para realizar búsquedas.

En el siguiente ejemplo se pretende conocer el número de mujeres

que hay en el grupo 3. En primer lugar se indica el rango de búsqueda,

C112:E116. Posteriormente, la primera función COINCIDIR indica el

número de fila en el que se encuentra el Grupo 3, y la segunda indica el

número de columna en la que se encuentran las mujeres. Así la función

devuelve, dentro de la matriz especificada, el valor de la fila 3 columna

2.


54

9. Funciones financieras

En esta sección vamos a repasar con ejemplos las principales

funciones financieras que EXCEL tiene predefinidas.

9.1. La función INT.EFECTIVO

Esta función permite calcular el tipo de interés efectivo una vez se

le indique el tipo de interés nominal y el número de periodos de cálculo

de intereses por año.

Como vemos, un 11,55% nominal pagadero por cuatrimestres (3

pagos al año) se convierte en un 12,00% efectivo.

9.2. La función TASA.NOMINAL

Esta función realiza la operación contraria a la función

INT.EFECTIVO; permite calcular el tipo de interés nominal una vez se le

indique el tipo de interés efectivo y el número de periodos de cálculo de

intereses por año.


55

Como vemos, un 12,00% efectivo equivale a un 11,55% nominal

pagadero por cuatrimestres.

9.3. Funciones con anualidades: VA, PAGO, TASA, NPER

A continuación veremos cuatro funciones que nos permiten

conocer todos los elementos vinculados al valor actual de una renta

constante: cuantía de la renta (PAGO), valor actual de la serie de rentas

(VA), número de periodos (NPER) y tasa de interés (TASA). Conocidos

tres de los elementos podemos conocer el cuarto.

En C23 calculamos el Valor Actual (con VA) de la renta conociendo

la tasa, el número de operaciones y la cuantía de la renta. Dado que

Excel usa el concepto de partida y contrapartida, si queremos que el VA

sea positivo hemos de introducir el Pago, la renta, en negativo, o bien

poner antes de VA el signo menos. Debemos introducir la tasa, el

número de periodos y la renta, en ese orden.

En D22 calculamos la cuantía de la renta (con PAGO) conociendo

los otros tres datos. En este caso ponemos en signo negativo el valor

actual de la renta. Debemos introducir la tasa, el número de periodos y

el VA de la renta, en ese orden.

En E20 calculamos la tasa (con TASA). Debemos introducir el

número de periodos, la cuantía de la renta y el VA de la renta, en ese

orden. Como puede observarse, ponemos con signo negativo el VA, pues

dicho parámetro y las rentas deben tener signo opuesto dada su

naturaleza de entrada/salida de fondos. De no ser así la operación no

tendría sentido (con cuotas y cuantía en la misma dirección de entrada

o salida).


56

En F21 calculamos el número de periodos (con NPER). Como

vemos, los argumentos de la función son la tasa de interés, la renta, y el

VA, en ese orden.

9.4. Función VA añadiendo un pago final

A veces a una serie de anualidades contantes se le añade un último

pago. Es un argumento opcional que podemos incorporar a cualquiera

de las fórmulas del apartado anterior. En nuestro caso veámoslo

aplicado a la función VA.

En este caso, por variar, hemos puesto el signo menos antes de la

función. Incorporamos el último argumento, C30, el pago final.

Estamos calculando el Valor Actual de una serie de cuantías

constantes más una última cuantía final. El PAGO (la renta constante)

y el VF (el pago final) tienen el mismo signo.

9.5. Función VF añadiendo un pago inicial

Aunque no la hemos visto antes, también existe la función VF, que

permite conocer el valor final de una renta constante. La veremos ahora

añadiendo la presencia de un pago inicial.

También en este caso rigen las mismas convenciones en cuanto a

los dignos que ya hemos indicado antes. Estamos calculando el Valor


57

Final de una serie de cuantías constantes más una primera cuantía

inicial. El PAGO (la renta constante) y el VA (el pago inicial) tienen el

mismo signo.

En todas las funciones que acabamos de ver existe un último

argumento opcional. Nosotros lo hemos omitido, lo que implica que

Excel asume que nuestra operación es pos pagable. Si queremos que

considere todas las anualidades como prepagables deberíamos incluir

un 1 como argumento final.

9.6. Las funciones PAGO, PAGOPRIN y PAGOINT

Estas tres funciones nos permiten calcular la cuota, la parte

correspondiente a amortización y a intereses, respectivamente, de una

operación de préstamo de pagos constantes, dada una cuantía, una

tasa de interés y un plazo. La primera de ellas, PAGO, es independiente

del periodo para el que se calcule (pues es constante), y ya la hemos

visto antes, mientras que tanto el principal como los intereses son

diferentes para cada periodo y por tanto debe indicarse el periodo de

que se trate.

Como podemos observar PAGOPRIN y PAGOINT incorporan la celda

B47 entre los argumentos, para indicar que deseamos conocer dichas

cuantías para el primer periodo del préstamo. En los tres casos

ponemos la cuantía, C43, con signo negativo para que el resultado

aparezca en positivo. El préstamo y los pagos asociados tienen sentidos

opuestos. En un caso el dinero va del prestamista al prestatario y en el

otro va en sentido contrario.


58

Estas funciones también tienen opciones que nos permiten

indicarle si los intereses se pagan por anticipado, o si una parte de la

operación se deja para una amortización final, al acabar la vida de la

operación.

9.7. VNA

La función VNA permite conocer el Valor Actual de una serie de

cuantías no necesariamente constantes.

En la función VNA el primer argumento es la tasa de descuento y el

segundo argumento es el rango de datos, que VNA asume son

pospagables.

9.8. TIR

La función TIR extrae la tasa interna de rentabilidad de una serie

de cuantías, de las cuales al menos una ha de ser negativa.

Al menos uno de dichos datos ha de tener signo negativo.

Habitualmente, en una inversión, el primero de ellos. Si los datos son

anuales, la tasa de rentabilidad obtenida será anual, si son mensuales,

será mensual, etc.

9.9. Las funciones VNA.NO.PER y TIR.NO.PER

Nos permiten el cálculo del Valor Actual y de la Tasa de

rentabilidad cuando los periodos de tiempo entre cada par de datos no


59

son constantes, cuando las fechas en que se produce cada flujo

implican una distancia no homogénea entre ellos.

Como podemos observar hemos de indicarle el rango en el cual se

encuentran las fechas correspondientes a cada flujo (el número de

valores en el rango de flujos debe coincidir con el del rango de fechas).

10. Ejemplo de una función Array

Las funciones array, o de tipo matricial, son una herramienta muy

potente. A veces pueden ayudarnos a resolver situaciones complejas

aunque hay que tener cuidado con su uso para evitar cometer errores

que pueden ser “de bulto”.

Veamos un ejemplo para resolver una cuestión que ya tenemos

resuelta con VNA, en este caso.

Tenemos una serie de valores en la fila 7 así como una serie de

factores de descuento en la fila 8. La suma actualizada de esos valores,

que podemos calcular con VNA, también podríamos calcularla con

SUMAPRODUCTO.

En D10 diseñamos nuestra propia función suma producto, tipo

array. Le indicamos que sume el rango D7.H7 multiplicado por el rango


60

D8:H8. Es preciso validar la operación con Ctrl + Shift + Enter. Esta

validación le pondrá corchetes a la fórmula.

En D11 omitimos el paso de los factores de descuento de la fila 8.

Le indicamos que sume el rango D7:H7 tras haberlo dividido entre 1

más la tasa de descuento y elevado al rango de los periodos (D6.H6).

11. Uso de la herramienta TABLA

La Herramienta Tabla de Excel se encuentra integrada en el menú

de Datos, dentro del grupo de Herramientas de datos y concretamente

dentro del desplegable de Análisis y Si. Junto a ella se encuentran las

herramientas de administración de escenarios y búsqueda de objetivo,

que veremos posteriormente. Permite recalcular una determinada

fórmula con diferentes valores para un determinado input o para dos

inputs de forma simultánea. Empecemos con un ejemplo en el que sólo

variamos un input.

11.1. Tablas de un solo input, columna

En este caso queremos calcular cómo se ve afectado el Pago anual

que permite devolver 10.000 Euros durante 5 años al variar la tasa de

interés (inicialmente establecida en el 7%).

Comenzamos calculando en C6 el pago con los datos iniciales.


61

En el rango B12:B18 establecemos una serie de tipos de interés

que queremos chequear, nuestros inputs alternativos. En nuestro caso

desde el 1% al 7%. En la columna de la derecha y una fila arriba, en

C11, vinculamos la celda C6, donde hemos hecho el cálculo original y

que será nuestra cabecera de tabla, el output. A continuación

seleccionamos el rango B11:C18 y acudimos a la herramienta tabla en

el menú. Nos aparecerá una caja de diálogo como la siguiente:

Como tenemos los datos de las tasas de interés alternativas en una

columna, indicamos que la Celda de entrada (columna) es C5 y dejamos

en blanco la Celda de entrada (Fila). Pulsamos Aceptar y la tabla estará

realizada. En cada una de las celdas C12:C18 aparecerá escrito

=Tabla(;C5) entre corchetes. Dichas celdas no pueden eliminarse o

modificarse de forma individual. La Tabla se maneja como un todo.

Al lado de cada tasa de interés aparecerá el correspondiente valor

de la cuota. Una forma de comprobar que está bien realizada es ver que

el dato, en este caso, de la celda C18 (el referido al 7%), coincide con el

de la celda C11, referido al 7% original.

En el rango E11:F18 hemos replicado la misma operación sólo que

en este caso la celda F11, la cabecera de la tabla, la hemos formateado

con formato de número personalizado para que ponga el texto “Cuota” y

así la tabla quede con una mejor presentación.

11.2. Tablas de un solo input, fila

Las tablas pueden contener los inputs de la celda que varía en una

fila. Usemos nuestro ejemplo para ver el impacto de diferentes periodos

o vencimientos de la operación. El proceso es similar. En C23

conectamos la celda C6, la que contiene el resultado que queremos


62

analizar. A su derecha, una fila encima, establecemos los diferentes

años que queremos comprobar, desde 1 a 8. Marcamos el rango

C22:K23, y acudimos a la herramienta Tabla indicando que la Celda de

entrada (Fila) es C4, y dejamos en blanco la Celda de entrada

(columna). Pulsamos Aceptar y ya está. Podemos comprobar que está

bien observando que las celdas C23 y H23 contienen el mismo valor.

También en este caso hemos replicado la operación más abajo

tuneando, en C28, la cabecera de la Tabla, con el texto Cuota.

11.3. Tablas de dos inputs, fila y columna

También podemos realizar tablas de doble entrada, esto es, que

sean dos las variables que toman valores cambiantes de forma

simultánea. Juntemos los dos ejemplos anteriores en uno solo.


63

Como vemos la celda resultado se sitúa en el vértice superior

izquierda de la tabla. A su derecha se introduce el rango de variación de

la variable fila y por debajo el rango de variación de la variable columna.

Luego seleccionamos C34:K41 y seguimos el proceso de antes, pero

indicando ahora tanto la celda de entrada de fila como la de la columna.

Podemos comprobar que la celda H41 contiene el mismo valor que la

original, C34, pues en H41 confluyen la tasa y el horizonte originales.

Hemos replicado la tabla más abajo. En este caso la cabecera de la

Tabla, en C44, la hemos tuneado cambiando el color del número, de

forma que coincida con el color del fondo de la celda, y no se vea.

Las tablas suelen ocupar bastante capacidad de cálculo. En el

menú Fórmulas, en el submenú Cálculo, puede indicarse que las tablas

no se actualicen de forma automática, lo cual libera capacidad. Si

hacemos esto debemos acordarnos de actualizarlas manualmente

cuando queramos ver los valores correctos. Para refrescar la hoja de

cálculo pulse F9.


64

12. Herramienta Buscar objetivo

Las hojas de cálculo facilitan mucho los trabajos de simulación,

pues al modificar un input podemos inmediatamente observar su efecto

sobre cualquier resultado que de una u otra forma dependa de dicho

input. Pero a veces lo que deseamos es hacer el trabajo al revés.

Deseamos conocer qué input es preciso para obtener un ouput

determinado. Para eso podemos apoyarnos en esta herramienta.

Supongamos que tenemos acceso a una línea de financiación al 5%

anual y a 10 años y sólo podemos pagar 6.000 euros al año de cuota.

¿Cuál es el endeudamiento máximo que podemos afrontar?

Comenzamos por establecer la estructura de la operación:

Como vemos hemos puesto un valor de prueba en el apartado de

Capital, en nuestro caso 1.000 Euros.

A continuación nos dirigimos a Buscar objetivo en el grupo Análisis

y Si del Menú Datos, y rellenamos la caja de diálogo de la siguiente

forma:

Observar que en la caja “Definir la celda” situamos la celda que

contiene la fórmula para la cual tratamos de encontrar un objetivo, en

este caso C6, donde se calcula el Pago, en la caja “Con el valor”

introducimos el valor objetivo buscado, y en la caja “Para cambiar la


65

celda” introducimos la celda que Excel deberá modificar tratando de

provocar que la celda objetivo alcance el valor buscado.

Una vez pulsado Aceptar, aparecerá lo siguiente, en este caso:

Nos informa de que ha encontrado una solución, en este caso

46.330, y que la celda objetivo ha alcanzado el valor objetivo.

La celda objetivo debe contener una fórmula, y la celda que se

modifica debe contener un valor. Evidentemente es preciso que la celda

a modificar y la celda objetivo estén vinculadas de alguna forma, y es

preciso que el problema tenga solución. De no ser así, Excel no podrá

encontrarla.

Esta herramienta es de gran utilidad cuando se buscan los puntos

de ruptura en un análisis de sensibilidad.

Como truco que evita introducir la cuantía exacta del objetivo a

través del menú, proponemos lo siguiente:

En la celda C8 hemos establecido el objetivo. En la celda C10

calculamos la diferencia entre el valor de la celda resultado (C6) y dicho

Objetivo. A continuación acudimos a Buscar objetivo y le indicamos que


66

queremos que la celda C10 valga cero cambiando la celda C3, esto es,

que queremos que la celda C6 coincida con el objetivo.

Siempre es más fácil indicar en el menú que queremos un valor de

cero en el objetivo que indicar cualquier otra cifra.

13. Escenarios

13.1. Uso del Administrador de Escenarios de Excel

Excel cuenta con una herramienta que permite diseñar y gestionar

escenarios alternativos en los cuales una serie de inputs pueden tomar

diferentes valores. En cualquier momento podremos activar y trabajar

con uno de dichos escenarios predefinidos. Veamos un ejemplo en el

que estableceremos diversos escenarios para nuestra operación de

préstamo.


67

Una vez establecido el modelo, acudimos a la herramienta

escenarios, dentro de Análisis y Si en el menú Datos y pulsamos

agregar. Nos aparecerá la siguiente caja de diálogo, en la cual

indicaremos el nombre del primer escenario, así como las celdas que

cambiarán en los escenarios. Recomendamos que el primer escenario

sea el que contiene la información actual. En el ejemplo le

denominamos Base.

Una vez que aceptemos nos aparecerá la siguiente caja de diálogo:


68

Los valores que por defecto nos ofrece son los que tiene en ese

momento la hoja. Dado que queremos que el primer escenario tenga los

valores base, dichos valores nos valen. Pulsamos Aceptar, o agregar e

introducimos los siguientes escenarios de igual modo, variando en las

celdas cambiantes los valores inputs según queramos. En nuestro caso

vamos a introducir dos escenarios más, a los que denominaremos

Optimista y Pesimista. Desde el administrador de escenarios podremos

modificar algún escenario, incluir otros nuevos, indicarle que nos

muestre uno de ellos, eliminarlos, etc.

Para ver toda la información resumida pulsamos Resumen:

Le indicaremos que en el resumen deseamos que aparezca la celda

C6 donde tenemos calculada la cuota. Excel generará una hoja nueva,

denominada Resumen de escenario que contendrá la siguiente

información:


69

Nos indicará los valores de cada celda cambiante en cada escenario

así como los valores de las celdas resultado indicadas (en nuestro caso

sólo una). Si hubiésemos definido nombres para las celdas cambiantes

y celdas resultado, en este resumen aparecerían dichos nombres, y no

la referencia de la celda, lo que sería más clarificador. Este resumen no

es dinámico, no cambia al cambiar algún input o alguna fórmula en el

modelo. Si hacemos cambios en el modelo y queremos ver cómo quedan

los escenarios habremos de volver al administrador de escenarios y

solicitar un nuevo resumen, actualizado. Esta falta de actualización

automática es el principal inconveniente que nosotros achacamos a esta

herramienta.

13.2. Elaboración de Escenarios. Un método alternativo

A modo de ejemplo, para ver las posibilidades que Excel confiere,

veamos cómo podríamos “crear” nuestro propio administrador de

escenarios.


70

Como vemos, colocamos en G4:I6 la información de entrada de los

tres escenarios. En la columna C escogemos (lo hemos hecho con dos

condicionales, podríamos hacerlo con COINCIDIR combinada con

ELEGIR o DESREF) el escenario que se aplicará apoyándonos en la

celda C3 (que está validada para que se despliegue la lista con los

nombres de los escenarios). Los valores de C4:C6 serán los que se

aplicarán en el modelo y cuyos resultados se verán en C7. Los

resultados de todos los escenarios se muestran en las celdas G11:I11

aplicando la herramienta Tabla. En la Herramienta Tabla el elemento

que cambia es la fila, que es la que contiene el nombre de cada

escenario y que debe entrar en la celda C3. Esta tabla de información

de los diferentes escenarios está permanentemente actualizada.

Tenemos a la vista, en la propia hoja, los inputs de cada escenario así

como los resultados de todos ellos de una forma muy dinámica y

cómoda de trabajar. Podemos ver cualquier escenario en cualquier

momento cambiando la celda C3. Podemos modificar los datos de

cualquier elemento de cualquier escenario en el rango G4:I6. Y el rango

G11:I11 seguirá en todo momento estando actualizado.

14. Solver

La herramienta Solver permite buscar objetivos (como la

herramienta Buscar objetivo) pero modificando más de una celda y

dadas las restricciones que el usuario considere oportunas. Solver es

un complemento de Excel que debe cargarse desde el menú

complementos dentro de las opciones de Excel en el menú Archivo. Una

vez cargado se sitúa en el menú Datos.

Vamos a elaborar un sencillo ejemplo. Una empresa puede

producir Mesas, Sillas y Puertas y consume una serie de unidades de

madera, maquinaria y mano de obra en cada una de ellas. Las unidades

de madera, maquinaria y mano de obra de la empresa son limitadas.

Por otro lado cada una de las mesas, sillas y puertas reporta a la

empresa un determinado margen. La cuestión aquí es decidir cuántas

mesas, sillas y puertas debe producir para conseguir el resultado más


71

alto posible teniendo en cuenta las limitaciones de recursos y la

demanda máxima de cada producto. La siguiente figura muestra la

información de partida.

Estamos ante un clásico problema de programación lineal. Una vez

dispuesta la información de partida. Establecemos el modelo.

En la fila 11 proponemos como primera aproximación producir, por

ejemplo, 10 unidades de cada producto. En la fila 12 calculamos la

diferencia entre las unidades producidas y la demanda, y le

denominamos Excedente. Como todos son negativos significa que no

producimos por encima de nuestra demanda. En la columna G, con

SUMAPRODUCTO calculamos el uso que nuestra producción está

realizando de nuestros recursos dados los consumos de cada uno de los

productos de dichos recursos. En la columna H calculamos la diferencia

entre la disponibilidad de los recursos y su uso. Todas las diferencias

son positivas, lo que implica que no estamos consumiendo más de los

recursos de los que disponemos. En C14 calculamos el resultado, con

SUMPARODUCTO dada la producción prevista y los márgenes de cada

producto.


72

Se trata de conseguir que el resultado de C14 sea el más alto

posible, cambiando las unidades de producción de la fila 11 sin

excedernos en el uso de los recurso limitados y sin que se produzca de

ningún artículo más de lo que se demanda. Acudimos a Solver. Como

muestra la figura, le indicamos que la celda objetivo es C14 y que

buscamos su máximo. Le indicamos que las celdas cambiantes son las

del rango C11:E11, donde se encuentran las cantidades a producir de

cada producto. A través del botón de Agregar añadimos tres

restricciones. Por un lado le indicamos que las cuantías de cada

producto que se producirán deben ser números enteros (no podemos

hacer media mesa). También le indicamos que los excedentes de cada

producto (C12:E12) deben ser menores o iguales a cero. No

produciremos por tanto más de los que se puede vender. Por último las

diferencias en el uso de los recursos respecto a su disponibilidad

(H5:H7) deben ser mayores o iguales a cero. No podemos consumir más

recursos de los que tenemos.


73

Una vez que pulsemos Resolver Solver nos indica que encuentra la

siguiente solución:

Se consigue el resultado máximo. Se cubre totalmente la demanda

de puertas, se fabrica una silla menos de las demandadas y 23 mesas

menos de las demandadas. Por otro lado se agotan las unidades de

maquinaria y sobran algunas unidades de madera y de mano de obra.

Como vemos es una herramienta que ofrece grandes posibilidades

para resolver problemas de optimización. Su uso no es complicado pero

es necesario realizar una modelización previa adecuada que facilite la

incorporación de los objetivos y de las restricciones, tal como hemos

hecho en el ejemplo. Si ahora cambiamos algún input, simplemente

volvemos a Solver y le indicamos de nuevo que vuelva a resolver y nos

de la nueva solución.

15. Uso de referencias circulares

A veces al realizar una serie de operaciones podemos encontrarnos

con una referencia circular, un bucle. Una referencia circular es “una

pescadilla que se muerde la cola”. Se produce cuando un resultado es

input de una fórmula cuyo resultado a su vez es input del anterior, sea

esta conexión directa o indirecta. Excel, en principio no puede resolver

estas situaciones, y nos alerta con un mensaje de error como el

siguiente.


74

No obstante en las opciones del menú Archivo, en el submenú

fórmulas, podemos verificar la casilla de “Iteración” y entonces Excel

resolverá el bucle. El inconveniente es que si tenemos otros bucles no

deseados (asumiendo que el anterior si nos interese mantenerlo) Excel

ya no nos avisará de su presencia. Veamos un ejemplo:

En nuestro caso C7 es la suma de C6 y C5, pero a su vez C5 es C7

menos C6. Si tratamos de hacer esto Excel nos dará el mensaje de error

que hemos visto y a continuación nos mostrará lo siguiente:

De esta forma nos indica donde está el bucle, con las líneas azules.

Si creemos que ese bucle es necesario simplemente verificamos la

casilla de iteración, como hemos dicho, y Excel ya resolverá las dos

ecuaciones de forma simultánea, por prueba y error.

Por defecto, Excel no tiene verificada la casilla de iteración en sus

opciones, para que sea el usuario, se supone que avezado, el que lo


75

haga, asumiendo el riesgo de posibilitar otros bucles, como dijimos

antes, no deseados.

16. Elaboración de gráficos

A veces una imagen vale más que mil números. Podemos apoyar

nuestros resultados diseñando gráficos que resuman la información

manejada. En este epígrafe veremos algunos fundamentos acerca de la

elaboración de gráficos en Excel. La variedad de gráficos que es posible

hacer es enorme, en este apartado veremos alguno de ellos, los que

nosotros usamos de forma más habitual.

16.1. Gráfico de líneas básico

Supongamos que tenemos una determinada cuantía de una

variable para una serie de años.

Deseamos hacer un gráfico tipo líneas que muestre la evolución de

la variable. Hay diferentes alternativas. Podemos por ejemplo ir al menú

Insertar y pulsar el icono de Gráfico tipo líneas, escogiendo Líneas con

marcadores.


76

A partir de ahí aparece el menú de gráficos con tres secciones:

Diseño, Presentación y Formato.

Dentro de diseño tenemos el botón de seleccionar datos.

Que nos llevará al siguiente menú:

En el botón agregar añadimos las series, en nuestro caso sólo una,

indicando el nombre de la serie desde C6, y los valores desde el rango

C7:C14.


77

Y a la derecha en Etiquetas del eje horizontal clicamos en Editar,

para indicarle que el eje X tendrá los rótulos vinculados al rango donde

están los años (B7:B14).

Ya tendremos nuestro gráfico. Ahora en el menú presentación de

Herramientas de gráficos podremos poner títulos a los ejes y al propio

gráfico. También podremos indicarle donde queremos que aparezcan las

leyendas del gráfico, eliminar o no las líneas de división, etc. Las

posibilidades son casi ilimitadas. También podemos ir al menú Formato

del grupo de Herramientas de Gráfico y mejorar mucho su aspecto. En

nuestro caso, además, vinculamos el título del gráfico al contenido de la

celda B4. El resultado es el siguiente:


78

Podemos editar partes concretas del gráfico. Por ejemplo podemos

situarnos en el eje X y con el botón derecho del ratón modificar su

aspecto o su configuración. Si en este caso le indicamos en opciones el

eje que la posición del mismo es “En marcas de graduación” la serie

arrancará dese el eje vertical. También podemos seleccionar un punto

concreto de la serie y editarlo, cambiando el marcador, su color o

tamaño. Nuestro consejo es que una vez que haya realizado el gráfico

“juegue” con las diferentes opciones para ver las posibilidades.

También podemos iniciar el proceso seleccionando los datos y

acudiendo posteriormente a insertar gráfico, de forma que ya nos

ahorramos algún paso en el proceso. Excel no propondrá una

determinada configuración del gráfico y nosotros la podemos modificar

o ajustar según nuestras necesidades.

Añadir una nueva serie es muy fácil. Basta acudir a Seleccionar

Datos en la zona de Diseño e incorporar la nueva serie. O bien, de

forma más sencilla seleccionando la serie, le damos a copiar,

seleccionamos el gráfico y le damos a pegar.

16.2. Gráfico de columnas básico

En este caso vamos a hacer un gráfico con dos series, de tipo

columna. La información de partida es la siguiente:

Seleccionamos el rango C25:D33 y clicamos en insertar gráfico tipo

columna, en nuestro caso el primero, columna agrupada. Tendremos

que indicarle en Datos de Origen los rótulos del eje X. Si dichos rótulos


79

no hubieran sido cifras (en nuestro caso lo son, pues son años),

podríamos haber seleccionado también la columna B antes de insertar

el gráfico y ya hubiera absorbido esa información para el eje.

Realizamos las mismas cuestiones de rotulación que en el gráfico

anterior. En este gráfico entre las cuestiones interesantes está la

posibilidad de aumentar o disminuir el espacio entre las columnas así

como su superposición. Seleccione una de las series en el gráfico y en el

botón derecho del ratón pulse dar formato a serie de datos. En las

opciones de serie podrá controlar el ancho del intervalo y la

superposición.

También hay gráficos de columnas que apilan las series, ya sea con

sus valores o en relación al 100% del valor conjunto. Le animamos a

que investigue sobre ellos con nuestro ejemplo.

16.3. Gráfico de columnas y líneas

En ocasiones no deseamos que todas las series del gráfico sean del

mismo tipo. Por ejemplo podemos querer que una serie sea en columnas

y otra en líneas.


80

En este caso lo único que debemos hacer, una vez hecho un gráfico

normal, por ejemplo de líneas, es seleccionar una de las series y en el

botón derecho del ratón clicar en “Cambiar tipo de gráfico de series” e

indicarle el tipo de gráfico para esa serie en concreto. En nuestro caso

escogemos una con líneas y otra con columnas. Por supuesto hay tipos

de gráficos difíciles de combinar y que su lectura sea sencilla. Hemos

decidido, en esta ocasión, dejar la leyenda en la parte derecha del

gráfico.

16.4. Gráfico de columnas y líneas de doble eje vertical

A veces las variables que van a ir en el gráfico son muy diferentes

(por ejemplo una variable en Unidades monetarias y otra en porcentaje)

y debemos realizar el gráfico con dos ejes Y. Veamos un ejemplo:

Una vez hecho el gráfico con un solo eje Y, seleccionamos una de

las series y en dar formato a Serie de datos le indicamos en opciones de

serie que trace la serie en Eje secundario.


81

En el ejemplo observar que hemos cambiado el formato del eje Y de

la derecha, sin decimales, a pesar de que los datos de origen de la

variable 2 tienen dos decimales. Podemos realizar esta tarea en el menú

Número dentro del menú de Dar formato al eje, del botón secundario

del ratón si tenemos seleccionado dicho eje.

También podíamos haber hecho un gráfico tipo líneas (en las dos

series) con doble eje vertical. Pruebe a hacerlo.

16.5. Gráfico de áreas

Otro tipo de gráfico es el de áreas. Es un gráfico interesante por

ejemplo para ver la evolución de dos variables cuando una es, de alguna

forma, parte de la otra (por ejemplo la evolución de los ingresos y los

beneficios de una empresa). Veamos un ejemplo en el visualizamos la

evolución de los ingreso y los costes de una empresa para una serie de

años.

También en este caso podemos apilar, como en las columnas o dar

formatos que simulen 3D.

16.6. Gráfico de barras

Otro gráfico interesante es el gráfico de barras horizontales.

Veamos nuestro ejemplo.


82

El matiz que hemos incluido en esta ocasión es el que en cada

barra figure el valor. Para ello una vez hecho el gráfico seleccionar la

serie y en el botón derecho del ratón clicar Agregar etiqueta de datos. Le

animamos a que clique en la etiqueta de datos y la edite para ver las

opciones que están a su disposición.

16.7. Gráfico de barras tipo tornado

El denominado gráfico de tornado se establece a partir de un

gráfico de barras al que se le hacen una serie de modificaciones. Es un

gráfico útil para mostrar los resultados de cualquier análisis de

sensibilidad. Veamos un ejemplo. Tenemos un determinado modelo

cuyo resultado es 400.000. A partir de ahí analizamos el impacto de que

diferentes variables que influyen en el modelo suban o bajen y

obtenemos los siguientes datos.

Para realizar el gráfico seleccionamos toda el área, la columna de

nombres de variables incluida y la serie con la cabecera de Baja y Sube


83

también, e insertamos un gráfico tipo barras. El resultado será el

siguiente:

Para convertirlo en un gráfico de tornado realizamos los siguientes

pasos. Seleccionamos el eje vertical y le indicamos categorías en orden

inverso en las opciones del eje. Además le indicamos que las Etiquetas

del eje irán en posición Bajo. Ahora seleccionamos el eje horizontal y le

indicamos que el eje vertical cruza en ”Valor del eje” 400.000, que era

nuestro resultado base. A continuación seleccionamos una de las series

y le indicamos que van superpuestas, para que aparezcan a la misma

altura. Po último, añadimos un título. Y ya está. Si cambiamos los

datos recordar que hay que cambiar el punto de cruce de un eje con el

otro.

16.8. Gráfico de dispersión

El siguiente gráfico que vamos a ver es el de dispersión. Es muy

útil, por ejemplo, para visualizar las rentabilidades de dos acciones, o

de una acción y un índice bursátil. En nuestro ejemplo contamos con

las rentabilidades durante ocho años del Ibex y de la Acción X. El

gráfico de dispersión nos permitirá ver cómo se relacionan ambas

rentabilidades.


84

Seleccionamos el rango de las dos rentabilidades y acudimos a

insertar gráfico, en este caso de dispersión, sólo con marcadores. El eje

vertical será el correspondiente a la serie de la derecha (la acción X) y el

eje horizontal será el correspondiente a la serie de la izquierda (el Ibex).

En nuestro caso, hemos vinculado los rótulos de los ejes a las celdas

que contienen los textos Ibex y Acción X para que se actualicen si se

cambian sus nombres.

16.9. Gráfico circular

El último tipo de gráfico que vamos a ver es el circular, o gráfico

tipo tarta. En nuestro caso tenemos las ventas de gamusinos en seis

ciudades gallegas.

Marcamos la zona, tanto los nombres de las ciudades como las

cuantías y acudimos a insertar gráfico, en este caso el circular más


85

sencillo. En nuestro caso le hemos indicado que agregue la etiqueta con

los datos.

En la siguiente variante le indicamos que desglose los tres últimos

datos (los que se corresponden con ciudades de la provincia de la

Coruña, en una barra adjunta).

Para ello debemos seleccionar el gráfico circular con subgráfico de

barras. En Opciones de serie le indicamos que el segundo trazado

contiene los últimos tres valores, seleccionados por posición. Además le

indicamos que añada la etiqueta de datos y en el formato de la etiqueta

le indicamos que queremos que muestre el nombre de la categoría (de la

ciudad). Para completarlo quizás el último tuneado pueda ser sustituir

el “otros” del gráfico circular por el texto “Coruña Provincia”. Para ello

editamos directamente esa etiqueta.


86

Este gráfico permite que el desglose no sea con una columna sino

con otro gráfico circular. Trate de hacerlo.

16.10. Gráfico con rango dinámico

Como último ejemplo vamos a ver cómo realizar un gráfico que

incorpore series con un rango dinámico, es decir, que podamos

indicarle cuantos valores de la serie se muestran en el gráfico.

Contamos con la siguiente información:

Nuestro propósito es poder elegir en la celda D97 cuántos años

queremos mostrar en el gráfico. Para conseguirlo vamos a crear tres

nombres, el nombre Cabecera, el nombre Serie1 y el nombre Serie2. A


87

continuación vemos como hemos creado el nombre Serie1. De igual

forma se crearían los otros dos.

Hemos usado DESREF. Además de permitir encontrar una celda

concreta DESREF permite seleccionar un rango, sea vector (como en

nuestro caso) o sea matriz. Sobre la posición C199, donde se encuentra

el texto Serie1, le indicamos que queremos empezar una fila más abajo

(1), en la misma columna (0) y darle la altura de filas indicada en D197

y anchura de una columna (1).

A continuación hacemos el grafico con todos los datos y

modificamos en seleccionar datos tanto el origen de la series como el eje

X, tal como se muestra a continuación, sustituyendo el rango de datos

original por el nombre correspondiente que hemos creado

anteriormente.


88

El resultado final es el siguiente:

17. Una macro sencilla

Aunque no es nuestro propósito adentrarnos en las procelosas

aguas de la programación, queremos mostrar un par de pinceladas

acerca de macros y funciones personalizadas.

En cuanto a las macros podríamos “definirlas” como rutinas

pregrabadas. Esto es, grabamos una tarea para que más tarde podamos

volver a realizar idéntica rutina.

Por ejemplo supongamos que tenemos la siguiente tabla de

información

Deseamos hacer un gráfico, de forma que podamos actualizarlo

rápidamente al cambiar la información. En realidad podríamos hacer el

gráfico y cuando cambiásemos los datos el gráfico se actualizaría. Pero

en nuestro caso no deseamos que el gráfico esté presente salvo que lo

“invoquemos”. Usaremos una macro. Para ello, antes de empezar a


89

hacer el gráfico vamos al menú Programador y pulsamos en Grabar

Macro y le damos un nombre (en nuestro caso le llamaremos Graf). A

partir de ahí lo que hagamos hasta pulsar el botón de detener

grabación, quedará grabado. Procedemos a hacer el gráfico y pulsamos

detener grabación. Y ya está. En este momento nuestra hoja está así:

Seleccionamos el gráfico y lo borramos. Ahora para rehacer el

gráfico tal como lo hemos diseñado basta ir al menú de Programador, al

botón de Macros. Como podemos observar aparece la lista de las

macros que tenemos grabadas en esta hoja. Seleccionamos la macro

Graf y le damos a Ejecutar, y el gráfico aparecerá de nuevo; la rutina

que grabamos se repetirá.

Vamos a realizar también una macro para borrar el gráfico. Una

vez que tenemos el gráfico hecho vamos a grabar macro, le indicamos el

nombre de la macro, Borrargraf, borramos el gráfico y detenemos la

grabación.

Tenemos una macro para hacer el gráfico y otra para borrarlo. En

general, las macros pueden ser muy útiles para repetir tareas

repetitivas y que no resolvamos de otra forma porque no podemos o

porque no nos interesa.


90

Para facilitar la ejecución de una macro, Excel permite asignarle

una tecla que en conjunción con la tecla Control permite su realización

inmediata. A nosotros nos parece más interesante asignarle un botón

en la propia hoja. Veamos una forma sencilla de hacerlo. Simplemente

hagamos un cuadrado con la herramienta de dibujo y añadámosle el

texto “Hacer Gráfico”. Con el botón secundario del ratón le indicamos

que queremos asignarle una macro, y le asignamos la macro “Graf”. A

partir de ahora cada vez que pulsemos este “botón” la macro se

ejecutará. Podemos hacer otro botón para lanzar el borrado del gráfico.

18. Funciones personalizadas

Excel tiene multitud de funciones predefinidas, pero quizás no

tenga una para realizar la operación que a nosotros nos interese. Es

muy posible que podamos resolverlo en una fórmula pero podemos

preferir diseñar una función que podamos invocar cada vez que

tengamos que realizar un cálculo similar. Por ejemplo, podemos desear

calcular los impuestos de una empresa teniendo en cuenta la existencia

de diferentes tramos impositivos. Con varias condicionales anidadas

podríamos resolverlo, pero hagamos una función que automatice el

proceso.

La función hemos de escribirla en VBA. Pulsando ALT F11

entramos en la herramienta de VBA de Excel. Si usted está trabajando

con los ficheros Excel que acompañan a este texto, en este momento

debería tener diferentes Módulos previos, referidos a las macros de

gráficos y referidos a las funciones personalizadas Ponformula y

Ponformulacelda que nos han permitido en este documento mostrar los

contenidos de las celdas. Véase por ejemplo la figura del apartado 1.2.

En el menú Insertar indicaremos Insertar Módulo. En la ventana

que se abrirá procedemos a escribir nuestra función. En este caso

escribiremos:

Function Impuestos(parameter1, parameter2, parameter3, parameter4)

If (parameter1 < 0) Then Impuestos = 0


91

If (parameter1 <= parameter2) And (parameter1 > 0) Then Impuestos = parameter1 * parameter3

If (parameter1 > parameter2) Then Impuestos = (parameter2 * parameter3) + (parameter1 - parameter2) * parameter4

End Function

Iniciamos con la expresión Function para indicar que estamos

definiendo una Función. A continuación ponemos el nombre con el que

dicha función se invocará (en nuestro caso Impuestos), y entre

paréntesis los parámetros o argumentos de dicha función. En nuestro

caso necesitaremos cuatro argumentos:

Parameter1: la base imponible del año en curso.

Parameter2: el tramo de aplicación de la tasa impositiva reducida.

Parameter3: la tasa impositiva reducida

Parameter4: la tasa impositiva general

Y a continuación le indicamos como debe operar la función:

Si la base imponible es menor que cero, la función debe devolver el

valor cero.

Si la base imponible es menor que el tramo de aplicación de la tasa

impositiva reducida, y mayor que cero, la función debe devolver el

producto de la base imponible por la tasa impositiva reducida.

Si la base imponible es mayor que el tramo de aplicación de la tasa

impositiva reducida, entonces la función impuestos debe devolver el

producto de la tasa impositiva reducida por el tramo de aplicación más

la tasa impositiva general por el diferencia entre la base imponible y el

tramo de aplicación de la tasa reducida.

Concluimos con End Function para indicar que se ha acabado la

definición de la función. Y quedará como sigue:


92

Procedemos a guardar y ahora podremos comprobar en nuestra

hoja de cálculo que en Insertar función, en la categoría de “Definidas

por el Usuario” aparece la nueva función, que podremos aplicar

inmediatamente, debiendo respetar el orden de entrada de los

parámetros tal como han sido definidos en las operaciones.

Si queremos que en insertar función aparezca un poco de ayuda

podemos ir a Macro en el menú herramientas y escribir el nombre de

nuestra función y una vez hecho esto pulsar opciones, lo que nos

permitirá escribir un texto que aparecerá después cuando indiquemos

esta función en el menú insertar:

Veamos cómo usar nuestra función.

En C3:C6 situamos los parámetros fijos (tramo reducido, tasa

reducida y tasa normal). En la fila 10 ponemos diferentes valores de la


93

base imponible y en la fila 11, comenzando con la celda C11, escribimos

nuestra función. El único parámetro que no bloqueamos es el de la base

imponible, el primero, para que al copiar la función hacia la derecha

aplique los mismos criterios a las bases imponibles el resto de años.

En la inmensa mayoría de las circunstancias usted no necesitará

diseñar sus propias funciones, pero bueno, nunca está de más saber

que podría usted hacerlo, aunque VBA es un mundo aparte.

19. Uso de la auditoria de fórmulas

La auditoría de fórmulas sirve para rastrear errores en la hoja o

para determinar los efectos que pueden producirse al variar una celda.

La auditoría de fórmulas se encuentra dentro del menú Fórmulas.

Veamos un ejemplo:

La auditoría de fórmulas nos permite conocer, una vez situados en

una celda cuáles son sus celdas precedentes (inputs) y cuales sus


94

dependientes. Por ejemplo si nos situamos en la celda C3, la del IPC, y

le indicamos rastrear dependientes nos marcará lo siguiente:

Como podemos observar no hay flecha hasta las ventas de 2016, de

forma que así podemos detectar el error de no haber incluido el IPC en

esta variable ese año.

A veces puede ser que no recordemos que existen otras zonas de la

hoja que necesitan un dato concreto. Antes de eliminarlo es bueno

hacer un rastreo para evitar ”males mayores”.

Igualmente podemos hacer un rastreo de precedentes, lo que nos

puede ayudar a entender una operación o las vinculaciones entre

variables. Situados sobre los costes fijos del 2016 nos indica que los

costes fijos del 2016 están afectados por los del 2015 y por el IPC.

Evidentemente a mayor complejidad del trabajo más útil es esta

herramienta, que también rastrea hacia las otras hojas del fichero,

aunque no sea la hoja en la que se encuentra la celda en cuestión. Le


95

animamos a que investigue las opciones que están a su alcance en la

barra de Auditoría de fórmulas.

20. Agrupar, dividir, inmovilizar paneles, hipervínculos

Estas utilidades nos permiten mejorar nuestro trabajo con la hoja,

especialmente cuando son muchas las filas y columnas implicadas.

20.1. Agrupar

Esta utilidad de Excel nos permite ocultar o mostrar rápidamente

información presente en la hoja. Fijémonos en el siguiente ejemplo:

Tenemos toda la información de ventas durante un año en las

cuatro provincias gallegas, desglosada por localidades (hemos puesto

cuatro localidades por provincia, pero en Galicia existen más de 300

ayuntamientos) y por meses. La información se muestra también con

agregados provinciales y trimestrales, así como los totales de la

Comunidad Autónoma y del año. Vamos a definir niveles de esquema

que nos permitan ver la información agrupada o expandida.

Marcamos la columnas CDE y acudimos al menú Datos, y en

Esquema seleccionamos agrupar. Realizamos idéntico proceso para

GHI, KLM, y OPQ. Al acabar seleccionamos C:R y agrupamos, también.


96

Con las filas seleccionamos las filas 4:7 y agrupamos, y así

sucesivamente con las filas de las provincias y al acabar seleccionamos

desde la fila 4 a las 23 y agrupamos de nuevo.

Nuestra hoja tendrá ahora este aspecto:

Pulsando en los símbolos menos podremos agrupar las filas o

columnas que queramos. O bien podemos indicar el nivel que queremos

presentar. Si le indicamos nivel 1 para filas y nivel 1 para columnas

sólo aparecerá el total anual de Galicia, celda S24.

Si agrupamos al nivel 2 aparecerán los totales provinciales y el

total Galicia por trimestres y total anual.

El nivel 3 nos mostrará todo.

Veamos un posible agrupamiento, nivel 3 en fila, todas, nivel 2 en

columna, sólo trimestres y total:


97

La principal funcionalidad de este sistema es que nos permite ver

la información agrupada como nos interese, sin perder la posibilidad de

tener, escondida debajo, el resto.

20.2. Dividir

Esta opción se encuentra en el menú Vista. Permite dividir la hoja

de cálculo en varios sectores lo que facilita el trabajo con hojas muy

grandes.

Supongamos que tenemos una hoja de cálculo que ocupa muchas

columnas. Necesitamos hacer operaciones conectando celdas que están

en las primeras columnas con celdas de las últimas columnas. Para

evitar el “mareo” de andar de izquierda a derecha, dividimos la hoja

horizontalmente, y tendremos una sección izquierda y otra derecha, al

mismo tiempo en pantalla, con sus propias barras de desplazamiento:


98

También podíamos haber hecho la división de forma que

tuviéramos una sección superior y otra inferior, o incluso cuatro

secciones.

20.3. Inmovilizar paneles

Es una utilidad semejante, también se establece desde el menú

Vista, pero que lo que hace es mantener una determinada zona

permanentemente en pantalla. Habitualmente se aplica para que los

rótulos de información, estén siempre visibles. Utilicemos el ejemplo de

antes del epígrafe de agrupar. ¿Cómo hacerlo? Nos situamos en la celda

C4 y le indicamos en el menú ventana, inmovilizar paneles, quedando

inmovilizadas las columnas A y B y las filas 1, 2 y 3.

Como vemos hemos inmovilizado las columnas de la izquierda, y

así, aunque nos vayamos hacia la derecha siempre sabremos a que

localidad corresponde cada cifra. Al tener inmovilizadas las filas

superiores siempre sabemos a qué fecha se refiere una columna.


99

20.4. Hipervínculos

Cuando tenemos hojas con mucha información nos puede interesar

crear hipervínculos que nos ayuden a navegar por la misma. Nos

situamos en una determinada celda y le indicamos con el botón

secundario del ratón, hipervínculo, seleccionamos marcador y le

indicamos la celda y de que hoja es el destino de este vínculo, y

aceptamos. Ahora el texto de la casilla seleccionada para realizar el

hipervínculo aparece en azul y subrayado, si pulsamos dicho texto nos

enviará a la celda destino. Esto facilita la navegación en hojas grandes

añadiendo comodidad al uso de los modelos, especialmente por parte de

aquellos que son usuarios, pero no lo han desarrollado. Nosotros hemos

hecho un hipervínculo para ir desde la casilla B3 a la H100 y luego para

volver de H100 a B3.

21. Imprimir

Excel cuenta con todas las opciones necesarias a la hora de

imprimir los datos y los gráficos. Es posible imprimir tanto hojas

completas como parte de ellas, definiendo, lógicamente, parámetros

como los saltos de página, un factor de aumento o reducción, el número

de copias, etc.

21.1 Selección de datos a imprimir

Los datos que deseamos imprimir deben seleccionarse previamente,

puesto que cuando no se ha efectuado una selección, por defecto

imprime todo el contenido de la hoja.

Debe marcarse en primer lugar el rango a imprimir.

Posteriormente, en Diseño de página acudimos a Área de impresión, y

establecer área de impresión, de tal forma que tan sólo se dé salida a la

información, ya sean datos o gráficos, que exista en dicha área.

21.2 Encabezados y pie

En las páginas impresas pueden establecerse un título, fecha,

número de página, etc. Estos elementos pueden disponerse en la parte

superior de la página o bien en la inferior.


100

Debemos ir al menú configurar página en diseño de página, en la

flecha del fondo a la derecha y nos abrirá el siguiente menú.

Seleccionamos en ella la opción Encabezado y pie de página.

Debajo de los paneles que muestran la vista previa del encabezado y pie

existen listas desplegables con algunos modelos predefinidos. Si

ninguno de estos modelos se ajusta a sus preferencias puede pulsar el

botón personalizar encabezado o pie de página para indicar de forma

manual los parámetros deseados.

21.3 Salto de página

Una vez elegida la información que deseamos imprimir, y

establecidas las opciones que afectan al tamaño del papel, su

orientación, número de copias, etc., llegará el momento de comprobar


101

dónde se efectuarán los saltos de página. Esto es importante cuando se

trabaja con hojas de cálculo grandes.

Debemos acudir Ver Sal Pág. En el menú Vista en la sección Vistas

de libro.

Vemos que se reduce el tamaño de los datos y aparecen unas

líneas de división de página, así como la indicación del número de

página. Para ajustar los saltos de página debemos arrastrar con el ratón

y establecer los saltos de página deseados. Para volver a la vista normal

debemos elegir la opción normal en el menú Vistas de libro. No debe

olvidarse que en una página entran los datos que entran, y que Excel

no es un programa de edición de textos. No obstante, siempre existe la

opción de modificar el tamaño de la letra o incluso al imprimir se puede

modificar el escalado.

22. Recomendaciones básicas sobre la elaboración de modelos

financieros en Excel

Los programas de hoja de cálculo constituyen un gran soporte para

el trabajo en el área de finanzas de la empresa. El uso adecuado de los

mismos permite explotar de forma exponencial los conocimientos que se

tengan en dicha materia. No obstante, como cualquier otro

instrumento, si su uso no es el adecuado puede provocar errores y

pérdidas de tiempo, que creemos que con unos pocos principios básicos

podrían reducirse.

Veamos un pequeño resumen de las cuestiones básicas que

creemos que deberían tenerse en cuenta.


102

22.1. Número de hojas de un modelo

Al empezar a trabajar en Excel lo primero que debemos decidir es si

nuestro “trabajo” o modelo va a ocupar una hoja o varias de un libro de

Excel. Hay que buscar un equilibrio entre la navegabilidad (hojas muy

grandes no son cómodas de navegar) y la sobrefragmentación (un

número excesivo de hojas fragmenta demasiado la información y

dificulta la visión integral de la misma).

En este sentido, un elemento importante es la elección de los

nombres de las hojas que se utilizarán. Deberían ser suficientemente

claros e identificativos, y no muy largos para permitir tener el mayor

número de pestañas de hojas a la vista, en todo momento.

22.2. Alcance del modelo

Otra cuestión a decidir es cuán general va a ser nuestro modelo, es

decir, qué nivel de flexibilidad va a tener. A mayor flexibilidad mayor

número de inputs se permitirán, y mayor complejidad en la

formulación, que ha de adaptarse a inputs cambiantes. Debemos tener

claro el alcance desde el primer momento pues marcará toda la

formulación.

22.3. Orientación vertical u horizontal de un modelo

Otra cuestión previa que deberíamos decidir es si vamos a orientar

nuestro trabajo en horizontal o en vertical. Un cuadro de amortización

de un préstamo posiblemente debamos hacerlo en vertical, siendo cada

fila un periodo diferente, mientras que un plan financiero irá en

horizontal, siendo cada columna un periodo diferente. Se trata de que la

orientación ayude a entender y usar el modelo.

22.4. Orientación de izquierda a derecha y de arriba abajo

Al igual que en la escritura occidental, los modelos deben fluir de

izquierda a derecha y de arriba abajo. Los inputs deben estar en la

parte superior y hacia la izquierda, y a partir de ellos deben irse

abriendo las diferentes zonas de cálculo de cada modelo. Debe tratar de

evitarse (salvo cuando sea imprescindible) la existencia de loops de


103

información que hagan que los datos circulen por el modelo de forma

desordenada, vertical u horizontalmente. Este tipo de práctica dificulta

la detección de errores y la comprensión del modelo. La información

debe fluir de la forma más sencilla y directa posible.

22.5. Acerca de inputs y outputs

Los Inputs y Outputs principales deben estar bien identificados. La

mejor opción es utilizar un determinado color para el fondo o relleno de

la celda. En nuestro caso hemos optado por usar fondo verde para los

inputs y fondo amarillo para los outputs principales. Pero se puede

buscar otra forma de resaltar dichas celdas, como por ejemplo

marcarlas con bordes. De ser ésta la opción utilizada deberíamos

eliminar las líneas de división en el menú Vista de Excel, para que

resalten más las celdas con borde.

Además, en celdas adyacentes debe situarse información sobre los

mismos. No se pueden dejar inputs u outputs en medio de una hoja sin

que el usuario sepa inmediatamente qué concepto representan.

También puede ayudar el uso de las utilidades de “Insertar comentario”

así como las validaciones de datos. La validación de datos es

especialmente necesaria cuando un input tiene limitaciones en cuanto a

los valores que puede tomar. De esta forma se evita que el modelo

realice cálculos con inputs inadecuados y por tanto ofrezca resultados

incorrectos.

Si el tamaño del modelo lo permite, lo ideal es que los inputs y los

outputs básicos estén siempre visibles en pantalla. De esta forma

cualquier cambio de un input se refleja inmediatamente en el output y

podemos apreciarlo sin navegar en su búsqueda. En modelos muy

pequeños, que entran en una sola pantalla, esta circunstancia ya está

garantizada. El problema surge cuando el modelo ya es algo grande, y

no entra en una sola pantalla.

Debe usarse un formato adecuado tanto de inputs como de

outputs, que evite errores de interpretación. Las cifras monetarias se

leen mejor si llevan separador de miles y habitualmente no será


104

necesario incluir decimales. En cuanto a las cifras porcentuales, si son

inputs, deben incluir en el formato decimales suficientes, y si son

outputs básicos, también.

En general, en el formato de un modelo, puede “jugarse” con los

colores de textos, tramas, y líneas, pero sin que acaben siendo un

elemento de despiste para el usuario. El formato debe ayudar a la

comprensión y uso de un modelo, no dificultarla. En este sentido en

zonas conceptualmente homogéneas debe haber un formato

homogéneo. Por ejemplo, en una cuenta de resultados con diferentes

años el formato de las diferentes columnas referidas a cada año,

incluida la anchura de dichas columnas, debería ser la misma. Excel no

es un procesador de textos, pero al igual que en los textos existen unas

recomendaciones e incluso a veces normas básicas para la

presentación, también con la hoja de cálculo deben seguirse criterios

similares.

22.6. Las celdas de inputs deben contener datos, no fórmulas y las celdas

de cálculo no deben contener datos, solo fórmulas

En las celdas input debe haber solamente datos. A veces es

necesario calcular un input a partir de otros inputs. En ese caso

podemos plantear si es oportuna una zona de inputs intermedios. Tal es

el caso de cálculos acerca del tipo de interés por periodo cuando

permitimos en un préstamo diferentes posibilidades de periodificación

anual.

En la medida de lo posible hay que evitar introducir cifras en las

fórmulas. Las cifras deben estar en celdas que a su vez se referencien

en las fórmulas. De esta forma se evita el tener que retocar una fórmula

al cambiar un dato de entrada. Hay excepciones, evidentemente. Si en

una celda se calculan las ventas diarias dividiendo las ventas del año

entre 365 días que tiene el año, no sería necesario que esa cifra de 365

estuviera en su propia celda input, podría introducirse directamente en

la fórmula en tanto que no es una cifra susceptible de cambiar (salvo

que sea año bisiesto!!).


105

Si hay algo que ni nos gusta ni nos parece en absoluto adecuado es

“trampear tablas”. Por ejemplo, imaginemos que en un cálculo de los

costes fijos, una vez hecha la suma de sus componentes, le sumamos

para un determinado periodo una cuantía dentro de la propia fórmula.

En este caso esa cuantía, además de la dificultad para ser detectada por

un usuario diferente, o por nosotros mismos con el paso del tiempo, se

convierte en un peso muerto, una rémora desvinculada e insensible a

las variaciones del modelo.

22.7. Introduzca los datos una sola vez

Cuando trabajamos con un modelo, es muy posible que algún dato,

alguna variable, participe en diferentes zonas del proceso o modelo. Si

para cada una de estas tareas creamos una celda de entrada del dato

nos veremos obligados a comprobar constantemente que tenemos el

mismo valor en todas ellas. Por supuesto, es mucho más cómodo

introducir el dato una sola vez y que desde ese punto se distribuya u

opere en todos aquellos lugares del modelo en que sea necesario. A la

comodidad añadimos la seguridad de que estamos aplicando el valor

que queremos, el mismo, en todos los casos.

Como corolario hemos de añadir que cuando un dato circula por

un modelo pasando de un proceso u operación a otra, y deseamos

realizar algún cambio hemos de realizarlo “aguas arriba” para

garantizar que todo el modelo actualiza el cambio propuesto.

22.8. Introduzca niveles en “segunda línea”

Las celdas nivel interactúan con la entrada de datos facilitando la

simulación. Su función es similar a una llave de agua. Por ejemplo una

celda nivel que regule la producción permite desde un caudal prefijado

(el 100%), aumentar la producción (valores superiores al 100%) o

reducirla (valores inferiores al 100%). En este punto queremos incidir

sobre la importancia de cuál es el valor que tiene la variable, en este

caso la producción, en su situación de partida. Dicho valor debe estar

perfectamente identificado. Nuestra propuesta es que la interacción

entre el valor de entrada y el valor de la celda nivel se produzca en


106

segunda línea, “aguas abajo”, para que las modificaciones en el valor

base se puedan realizar con facilidad, y a partir de ahí todo el modelo

quede condicionado por el nivel.

22.9. Creación de fórmulas y chequeo

Las fórmulas deben ser lo más sencillas y directas posible, lo que

evitará muchos errores. Si un cálculo es muy complejo puede ser

adecuado fragmentarlo en varias celdas, al menos mientras se está

diseñando. Una vez que se ha comprobado que funciona, puede tratar

de integrarse en una sola fórmula compacta. Nunca utilice una fórmula

o una función que no entienda claramente. Puede funcionar en el caso

que está realizando pero no con otros inputs. Si Excel tiene una función

ya diseñada para un determinado propósito, úsela.

Al escribir las fórmulas no escriba las referencias de las celdas,

“cójalas” con el cursor o con el ratón. De esta forma evitará numerosos

errores y además reforzará su conocimiento sobre la operativa del

modelo: estará trabajando con conceptos, no con celdas. El uso de

nombres en las celdas es una ayuda interesante en este sentido.

Si es posible debe crearse cada fórmula una sola vez, y copiarla

desde ahí al resto de sitios donde sea necesaria. Para ello es preciso

tener un buen conocimiento de las técnicas de copiado y pegado con

referencias absolutas y relativas (use para ello la tecla F4, y no inserte

directamente los símbolos dólar).

En modelos horizontales deberíamos tratar de tener la misma

fórmula en toda la fila. En modelos verticales deberíamos tratar de

tener la misma fórmula en toda la columna. De esta forma se reducen

los posibles errores y se facilita la realización de modificaciones.

Siempre que sea posible realice algún tipo de control de validez de

los cálculos obtenidos. Por ejemplo mediante un chequeo de

redundancia (cross check), calculando el mismo resultado con

formulaciones alternativas, o bien comprobado el cumplimiento de


107

fundamentos teóricos (por ejemplo el chequeo del cuadre de un

balance).

Además se puede chequear la validez del modelo poniendo datos

extremos en los inputs, viendo si el modelo responde como debe a

alteraciones en los inputs, poniendo inputs para los que ya conozcamos

el resultado (cuando ya se sabe un resultado por otros medios).

En todo caso, el primer chequeo debe ser el chequeo lógico: ¿El

resultado se corresponde con lo que se esperaba?

También puede ser interesante en ocasiones el chequeo de

resultado parcial, en fórmulas complejas.

22.10. Optimice el tiempo y aproveche su trabajo

Si queremos realizar una suma de dos cantidades posiblemente lo

más cómodo sea utilizar una calculadora. Si es posible que dicha

operación se repita, con distintas cantidades, puede que ya

encontremos más útil establecer una fórmula en un archivo de una hoja

de cálculo que, una vez introducidas las cifras, nos dé su suma.

A medida que las operaciones se complican mayor utilidad tendrá

para nosotros el haber predefinido un modelo (inicialmente una simple

suma) en la hoja de cálculo. Por otro lado, cuando una tarea que se

realice pueda que se convierta en repetitiva, deberíamos, si es posible,

automatizarla.

Creemos oportuno que se aproveche al máximo el trabajo realizado.

Para ello creemos imprescindible incluir en los modelos:

Gráficos vinculados que permitan realizar un mejor análisis,

permitiendo “poner en valor” lo que uno ha hecho. Los

gráficos deben ser los más adecuados para cada caso y

deben estar correctamente titulados y rotulados de forma que

la información aportada sea clara. El gráfico “ideal” debería

poder entenderse y analizarse totalmente sin necesidad de

más información que la que el gráfico en sí mismo aporta.


108

Tablas de sensibilidad que ayuden a analizar hasta qué

punto el resultado depende de los inputs usados, y por tanto

hasta qué punto la decisión que el modelo propone sobre un

problema es la decisión adecuada.

Por último, si queremos realizar un trabajo más profesional

debemos incluir cuestiones como:

Validación de datos en los inputs

Nombres de celdas

Ayudas a la navegabilidad (inmovilización de paneles,

agrupaciones, hipervínculos)

Proteger nuestro modelo, para ello, en el menú Revisar se

encuentra la opción Proteger Hoja y Proteger Libro que

permite diferentes tipos de protección. La más habitual es

impedir que el usuario, si no dispone de la clave de acceso,

realice modificaciones en la formulación. De esta forma sólo

podría cambiar los inputs, evitando que “estropee el modelo”.

Fundamentos de Excel para Finanzas · 16.4. Gráfico de columnas y líneas de doble eje vertical...

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