GUÍA PARA LA CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

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La caracterización es la identificación de todos los factores que intervienen en un proceso y que se deben controlar, por lo tanto es la base misma para gerenciarlo. Estos elementos son: Misión, líder, límites, clientes, productos, subprocesos, insumos, proveedores, base documental, indicadores, cargos involucrados y los recursos físicos y/o tecnológicos

La caracterización de un proceso debe realizarse cuidadosamente, de manera que esta sea coherente y consistente. Por lo tanto es recomendable utilizar alguna metodología que ayude a plasmar y manejar todos los conceptos allí presentados y se pueda mantener un “hilo conductor” a través de toda la caracterización.

Se presenta a continuación un método que puede ayudar a realizar una caracterización del proceso, basado en el mismo principio de “enfoque por procesos”, que inicia con el usuario (interno y/o externo). En primer lugar, se propone aplicar un orden o secuencia de identificación de cada uno de los componentes de la caracterización, así:

1. OBJETIVO

Describir las actividades necesarias para desarrollar la caracterización de los procesos identificados en el Centro de Conciliación y/o Arbitraje

2. ALCANCE

Aplica a todos los procesos que se hayan identificado en el Centro de Conciliación y/o Arbitraje dentro del Mapa de Procesos.

3. DEFINICIONES

1.1 PROCESO

Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados

1.2 PRODUCTO

Resultado de un proceso o un conjunto de procesos

1.3 PROVEEDOR

Organización, entidad o proceso que proporciona un producto, servicio y/o entrada que se debe transformar.

1.4 INDICADOR

Relación entre variables cuantitativas o cualitativas que permite la comparación entre la situación presente del Centro de Conciliación y/o Arbitraje y la norma o patrón establecido como requerimiento de la productividad y competitividad organizacional, en función de la misión, la visión y las metas establecidos

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1.5 ENTRADA

Información o elementos que van a ser transformados (Materiales, información)

1.6 SALIDA

Información, productos, subproductos o servicios generados como consecuencia de las actividades del proceso.

1.7 RECURSOS

Elementos que intervienen en el proceso sin ser transformados

1.8 CONTROLES

Acciones necesarias para confrontar el estado de entradas, las salidas o para comprobar la ejecución de actividades.

1.9 DUEÑO DE PROCESO

Cargo que debe garantizar el establecimiento, implementación y mantenimiento de las actividades del proceso.

1.10 ACTIVIDADES

Las acciones que agregan valor a las entradas para transformalas en salidas

4. CONDICIONES GENERALES

Requisitos básicos de un proceso

a. Se pueden describir las ENTRADAS y las SALIDASb. El proceso cruza una o varias áreas funcionales del Centro de Conciliación y/o Arbitraje. c. Se requiere hablar de metas y fines en vez de acciones y medios. Un proceso responde a la

pregunta "QUÉ", no al "CÓMO".d. El proceso tiene que ser fácilmente comprendido por cualquiera en la entidade. El nombre debe ser sugerente de los conceptos y actividades incluidos en el mismo.f. Tienen un RESPONSABLE que asegure su cumplimiento y eficacia continuados.g. Es capaz de satisfacer las etapas del ciclo PHVAh. Tienen indicadores que permiten visualizar la evolución de los mismos

Porqué caracterizar o modelar un proceso

i. Permite identificar las posibilidades de hacer más eficiente los procesosj. Establece claramente las líneas de comunicación entre los procesosk. Permite identificar los controles excesivos entre procesos internos l. Facilita el acuerdo de mejora continua entre procesos internos (cliente-proveedores internos)m. Crea conciencia en los resultados de cada proceso

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n. Facilita la definición de los tableros de indicadores para cada procesoo. Facilita el despliegue de los objetivosp. Facilita la implementación de metodologías de costeo por proceso o actividades:

TIPOS DE SALIDAS

q. Salidas según el propósito resultado esperado del procesor. Información sobre las salidas. s. Existen procesos internos en la organización que están interesados en información sobre otro

proceso o procesost. Algunas salidas son las no esperadas o no conformes a lo establecido por el cliente.u. Algunas salidas son subproductos (aspectos del proceso) Ejemplos: Desperdicios, informes con

errores

5. DESARROLLO

Nº ACTIVIDADRESPONSABL

EREGISTRO

1. Establecer nombre del procEquipo del Proceso

Herramienta de caracterización de procesos

2. Establecer dueño del procesoEquipo del Proceso

Herramienta de caracterización de procesos

3.Establecer el objetivo del proceso, el cual está muy relacionado con los resultados esperados del mismo

Equipo del Proceso

Herramienta de caracterización de procesos

4.Establecer el alcance del proceso, el cual delimita desde la primera hasta la última actividad del proceso, así mismo los procesos, áreas o dependencias a quienes le aplica.

Equipo del Proceso

Herramienta de caracterización de procesos

5.Establecer la(s) salida(s) razón de ser del proceso y definir quien es el cliente de la(s) misma(s) en términos de proceso no de áreas, ni de cargos.

Equipo del Proceso

Herramienta de caracterización de procesos

6. Establecer información relacionada con la(s) salida(s) razón de ser del proceso.

Equipo del Proceso

Herramienta de caracterización de procesos

7.Establecer entradas que se transforman y quién es el proveedor de las mismas en términos de proceso no de áreas, ni de cargos.

Equipo del Proceso

Herramienta de caracterización de procesos

8. Establecer actividades de planeación del proceso.Equipo del Proceso

Herramienta de caracterización de procesos

9. Establecer actividades de ejecución del procesoEquipo del Proceso

Herramienta de caracterización de procesos

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Nº ACTIVIDADRESPONSABL

EREGISTRO

10. Establecer actividades de verificación del procesoEquipo del Proceso

Herramienta de caracterización de procesos

11.Establecer actividades de ajuste, toma de acciones, correctivas, preventivas y/o de mejora del proceso.

Equipo del Proceso

Herramienta de caracterización de procesos

12.

Relacionar el Talento Humano con el que cuenta el proceso; indique los cargos involucrados en el desarrollo de cada una de las actividades teniendo en cuenta los siguientes roles:Autoriza: Persona que toma la decisión o aprueba la ejecución de la actividad.Responsable: Persona que debe garantizar el resultado exitoso de la actividad.Ejecuta: Persona que desarrolla la actividadControla: Persona que inspecciona la buena ejecución de la actividad, garantizando el cumplimiento de requisitos

Equipo del Proceso

Herramienta de caracterización de procesos

13.Relacionar los recursos físicos y tecnológicos con los que cuenta el proceso

Equipo del Proceso

Herramienta de caracterización de procesos

14.Identificar los controles necesarios con respecto a salidas, entradas, así como la condición que deben cumplir los recursos

Equipo del Proceso

Herramienta de caracterización de procesos

15.Relacione la documentación asociada con el proceso: procedimientos, registros, entre otros.

Equipo del Proceso

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16.Indique los requisitos legales aplicables al proceso que está caracterizando.

Equipo del Proceso

Herramienta de caracterización de procesos

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Herramienta de caracterización de procesosNormograma

7. HISTORIAL DE CAMBIOS

Fecha Versión Descripción