Curso AlfilSAP de Introducción a SAP

Práctica 3: Creación de un pedido de compras Tras haber visualizado un material en la anterior práctica, en ésta vamos a crear un pedido de compra para el mismo. Partiendo del menú principal, de nuevo podemos acceder a la transacción de creación de pedidos de las dos formas descritas:

A través del menú o Logística->Gestión de materiales->Compras->Pedido->Crear

A través del código de la transacción. o ME21N

Con cualquiera de los dos métodos accederemos a la siguiente transacción:

En ella, en primer lugar debemos introducir el Proveedor al cuál vamos a realizar el pedido. Suponiendo que no sepamos su código deberemos colocarnos en el campo Proveedor y desplegar su match-code (el botón que nos aparecerá a la derecha).

Solo sabemos que el material que queremos comprar es el QS8X40 (visualizado en la anterior práctica), así que deberemos movernos entre las pestañas del match-code hasta encontrar la de búsqueda por material.

Introducimos el código del material para el cuál estamos buscando Proveedor y pulsamos Enter.

Nos aparecerá entonces, como vemos, una lista con los proveedores posibles. Vemos que nos ha escogido solo proveedores para la Organización de compras 1000, ésta agrupa aquellas sociedades que compran este material. Si seleccionamos por ejemplo el primero, nos lo llevará al cuadro Proveedor. Los match-code se pueden utilizar en todos los campos para ayudarnos a escoger los valores que queremos utilizar.

A continuación desplegaremos la sección de cabecera pulsando en el botón que aparece a la izquierda de su etiqueta.

En ella introduciremos los siguientes datos:

Org. compras: 1000

Grupo compras: 001

Sociedad: 1000

Estos son datos obligatorios para el pedido, ya que permiten encuadrarlo dentro de la estructura diseñada. La Organización de compras puede englobar distintas Sociedades y de esta forma centralizar compras. El Grupo de compras sirve para realizar análisis posteriores de quién está comprando o para establecer autorizaciones. La Sociedad es la que realiza la compra y, por tanto, la que la va a reflejar en sus cuentas. Dentro de la cabecera del pedido hay otras pestañas que sirven para introducir información general sobre el mismo. Ésta está distribuida de la siguiente forma:

Entrega/Factura: Condiciones de pago y moneda en que se va a realizar

Condiciones: Esquema de precios en que se detallan los distintos cargos e impuestos

Textos: Textos que queremos que nos aparezcan en la impresión del pedido

Dirección: Dirección del Proveedor

Comunicación: Datos para comunicarnos con el Proveedor

Interlocutor: Acceso directo a visualizar el Maestro del Proveedor

Datos adicionales: Validez y garantía del pedido

Dat.org: Estructura organizativa en que se encuadra el pedido

Status: Estado del pedido

A continuación, si pulsamos en Resumen de posiciones visualizaremos la hoja donde introducir los materiales y cantidades que queremos solicitar a este proveedor en este pedido.

En cada pedido se pueden incluir tantas líneas como deseemos y cada una tendrá sus propias características como Cantidad, Fecha de entrega, Centro... Para nuestro ejemplo introduciremos la siguiente posición:

Con solo introducir el Material, Cantidad de Pedido, Fecha de Entrega y Centro el sistema ya nos traerá el resto de los datos de los Maestros. Pulsando Enter nos mostrará toda la información.

Como podemos ver, en el momento de pulsar "Enter" nos ha abierto otra sección abajo con los detalles de la posición. En ella podemos ver información adicional solo perteneciente a esta línea de pedido.

Datos del material: Datos generales sobre el material que estamos pidiendo

Cantidades/Pesos: Peso y/o cantidades pedidas

Repartos: Fechas previstas de aprovisionamiento

Entrega: Instrucciones para gestionar la entrega

Factura: Instrucciones para gestionar la factura

Condiciones: Esquema de precio (precio, descuentos, impuestos...)

Imputación: Estructura u objeto a la que se va a imputar esta compra

Textos: Textos que se quieren aparezcan en el pedido a nivel de posición

Dirección entrega: Dirección en la que queremos se nos realice la entrega del producto

Confirmaciones: Instrucciones sobre cómo realizar la confirmación del pedido

Control de condición: Instrucciones sobre como tratar las condiciones

Una vez hemos introducido los datos del pedido, podemos ver cómo va a quedar su impresión

pulsando en el botón de la parte superior Visualización de Impresión.

En este caso, estamos utilizando un ejemplo del sistema de prueba SAP y los datos salen en

alemán. Para una empresa española habría que definir el formulario, el cuál extraería los datos

de los que hemos introducido en la creación del pedido.

Por último, volviendo a la pantalla del pedido, pulsaremos grabar para introducir dicho pedido

en el sistema. El sistema nos devolverá a la ventana de creación de pedidos con todos los

datos en blanco por si queremos introducir uno nuevo.

Como vemos, en la barra inferior nos ha notificado que se ha creado un pedido y le ha dado el

número 450017619. Éste será el que identificará este pedido, aunque como veremos en la

siguiente práctica también podremos buscarlo a través de informes.