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Genera el material de apoyo

En más de una ocasión tendrás que preparar un material de apoyo para alguna de tus evaluaciones orales, ya sea un póster, una presentación en PowerPoint o en Prezi. En este recurso te daremos algunos consejos para generar material de apoyo que sea efectivo para cumplir con los propósitos de tu tarea.

El material de apoyo es para la audiencia, no para el presentador.

Dado que es muy importante no perder la conexión con quienes te están escuchando, evita que la presentación se transforme en tu “torpedo”. Recuerda que el material de apoyo es para que la audiencia pueda seguir más fácilmente la exposición. Por eso, trata de no mirar o leer tu material de apoyo en forma constante.

Como el material de apoyo es para la audiencia, no deberías incluir elementos que solo tú entiendes; por ejemplo, palabras aisladas y abreviaturas confusas. Pregúntate ¿tiene la diapositiva sentido por sí misma? ¿Puede la audiencia captar el punto solo con mirarla? Si las respuestas son positivas, entonces vas por buen camino. Incluye la cantidad de texto adecuada. La audiencia tiende a leer lo que está escrito en la presentación mientras estás hablando. Por lo tanto, no deberías incluir demasiado texto. Si haces esto, la audiencia puede dejar de prestar atención a tu discurso y se concentrará en lo que está escrito o puede que no considere lo que está escrito, por lo que el apoyo no cumplirá su función.

Tampoco debes leer lo que está en la diapositiva. La idea es que el material de apoyo no compita contigo mientras estás presentando y que sea visible de una sola mirada. Máxima: el material de apoyo debería ser más visual que verbal.

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Haz el material de apoyo legible. Lo más probable es que quienes te estén escuchando tengan que leer desde cierta distancia. Entonces, procura que tu material de apoyo presente la letra de un tamaño adecuado, que la tipografía sea clara, que los colores contrasten lo suficiente y que el fondo favorezca la construcción del mensaje. Puedes, por ejemplo, escoger tipos de letras sin serifas y fondos blancos. No porque sea blanco, va a ser “fome”. Puedes darle vida a tu presentación de otra manera, por ejemplo, con colores fuertes en la tipografía, distribuyendo de manera armónica el texto, entre otras posibilidades. Lo más importante de todo, sin embargo, es que el público pueda leer lo que has puesto en el material de apoyo de manera fácil y rápida.

Céntrate en el mensaje.

El objetivo del material de apoyo es que el público pueda seguir más fácilmente la presentación. Por eso, no incluyas elementos decorativos que no se vinculan con el mensaje o efectos demasiado llamativos. El mensaje tiene que ser el centro de toda la presentación.

Traducido y adaptado de Jean-luc Doumont, Trees, maps, and theorems (Principiae, 2009). El original puede ser descargado de www.treesmapsandtheorems.com

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Usa el espacio de una manera equilibrada

Incluye un mensaje por diapositiva.

Para favorecer la transmisión efectiva del mensaje, haz un uso eficiente del espacio. Esto implica no saturarlo de imágenes y texto. Para lograr esto, puedes aplicar la regla de los tres tercios, que supone dividir el espacio de la diapositiva en tres partes vertical y horizontalmente. De esta manera, se crea una cuadrícula invisible de nueve rectángulos y cuatro puntos de intersección. Se sugiere posicionar el elemento de mayor relevancia en la composición en una de las intersecciones de la cuadrícula. La asimetría resultante da un efecto estético muy favorable a la presentación. Si estás usando un material de apoyo que implique diapositivas, trata de incluir un solo mensaje o idea fuerza por cada una de ellas. De seguro el público te seguirá mejor si hay una sola idea a la vez. Las viñetas y efectos no favorecen la presencia de una sola idea. Recuerda, además, que se trata de mensajes y no de información. Para entender la diferencia entre mensaje e información, pensemos en el gráfico que está a continuación:

En este gráfico se entrega información. Podríamos entregar un mensaje si nos enfocáramos en el “y qué”. Para lograr esto, tendríamos que poner en primer plano la información que es realmente relevante. Este gráfico, además, es complejo de procesar de una sola mirada, puesto que hay que hacer el enlace entre los colores y los datos y entre estos y los porcentajes.

Traducido y adaptado de Jean-luc Doumont, Trees, maps, and theorems (Principiae, 2009).

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La presentación debe ser visual.

Preguntémonos: ¿qué es lo que nos interesa resaltar con este gráfico? ¿Nos interesa la distribución o es más bien un dato en particular? En este caso, por ejemplo, podría ser relevante el porcentaje relacionado a las 8 o más horas de sueño. Así, podríamos transformar este dato en información de la siguiente manera:

En este gráfico se resalta un porcentaje en particular el que se interpreta de inmediato mediante la palabra “solamente”. Así, se da por entendido que es una cifra baja. Esto deja de ser información, para transformarse, entonces, en un mensaje ya procesado, lo que hace que la comprensión de la audiencia sea más fácil y rápida.

La presentación debe ser visual, lo que implica que de una sola mirada pueda captarse la idea. Pregúntate: el contenido ¿puede ser procesado en un instante, globalmente, más que secuencialmente? Si la respuesta es sí, continúa con tu presentación. ¡Veamos un ejemplo! Revisemos esta diapositiva.

Traducido y adaptado de Jean-luc Doumont, Trees, maps, and theorems (Principiae, 2009).

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ý Incluye la cantidad de texto adecuada En esta diapositiva hay mucho texto. Seguramente, el presentador no tendría que decir nada adicional a lo que ya está escrito. Entonces ¿para qué escucharlo? Lo mejor sería reducir la cantidad de texto. ý Es legible (la letra es de un tamaño adecuado, la tipografía es clara, los colores contrastan lo suficiente y el fondo favorece la construcción del mensaje). Sin duda, este es el aspecto más deficiente de esta diapositiva. El fondo escogido no solo no tiene que ver con la temática que se trata, sino que dificulta la lectura. Además, es difícil leer lo que se señala en los títulos por la curvatura y por la sombra que estos tienen. Lo recomendado sería cambiar el fondo y la tipografía de los títulos. ý La información se centra en el mensaje Si queremos incluir una imagen ¿no sería mejor que tuviera relación con el tema que se está tratando? Lo mejor sería no poner ninguna imagen si esta no contribuye a la construcción del mensaje. ý Se usa el espacio de una manera equilibrada En este caso la información se concentra más bien en el centro de la diapositiva y esta está llena de borde a borde. Lo mejor sería utilizar la regla de los tres tercios. ý Se incluye un solo mensaje En esta diapositiva se incluyen dos ideas: reciclaje de papel y motivos para reciclar papel. Sería adecuado separar esta información en dos diapositivas distintas. ý La presentación es visual Me demoré 20 segundos en leer la información de la diapositiva. Seguramente este tiempo habría sido mayor si es que hubiera estado en una presentación oral. No podemos “darnos el lujo” de perder a la audiencia por 20 segundos. Lo mejor sería hacer esta diapositiva más visual. Mira estas dos diapositivas que surgen de la que te presentamos anteriormente. Si te fijas, las diapositivas son más visuales, con menos texto, cada una con un solo mensaje y más legibles. En definitiva, más fáciles de procesar y una verdadera ayuda para que la audiencia pueda seguir mejor la presentación oral.

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¡Inténtalo! Trata de aplicar los consejos que acá te damos cuando tengas que generar tu material de apoyo para tus evaluaciones orales.

        Ahora estás listo para generar tu material de apoyo. Solo recuerda:

ü El material de apoyo es para que la audiencia pueda seguir mejor el discurso del orador.

ü Un material de apoyo efectivo debería: 1. incluir la cantidad de texto adecuada. 2. ser legible (la letra tiene que ser de un tamaño adecuado, la

tipografía clara, los colores contrastar lo suficiente y el fondo favorecer la construcción del mensaje).

3. centrarse en el mensaje. 4. usar el espacio de una manera equilibrada. 5. incluir un solo mensaje. 6. adecuado separar esta información en dos diapositivas distintas. 7. ser visual.

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Sobre este material

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Autor: Evelyn Hugo Rojas. Docente de la Facultad de Letras