ACTIVIDAD SEMANA 1

TEMA:

GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

PRESENTADO POR:

ELIANA PATRICIA GONZALEZ PACHECO

FECHA: 24-03-2011

SENA

2011

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CONCEPTO ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

La Administración Documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o   grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsquela, facilitación y conservación.

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

1.Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan.

2. Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que se requieren.

3. Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.

4. Garantizar en forma permanente la conservación, organización y acceso fácil de los documentos archivados

5. Facilitar la organización y mantenimiento de los archivos

 6. Establecer un control racional y ordenado de los documentos que se manejan

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IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

(ENSAYO)

``La administración documental es importante porque permite mantener la información en documentos de manera organizada a través del manejo adecuado de archivos de almacenamiento y conservación para ser utilizados en forma oportuna``

Su importancia radica en Contar con un buen sistema de administración de documentos que permita almacenar y recuperar la información, es vital para la supervivencia de cualquier organización, sin importar su tamaño. Los documentos son un recurso y un activo organizacional. Como recurso, proveen información, y como activo, proveen documentación. Si utilizamos sistemas automatizados para archivar la información, éstos nos ayudan a localizar el documento en una forma más rápida y desde cualquier lugar, sea en la organización o fuera de ésta. La gestión documental fue siempre una necesidad un problema para las organizaciones, representando gastos en locales y almacenes, infraestructuras para garantizar el estado de conservación, tiempo dedicado a la organización y búsqueda de documentos, duplicaciones.

La mayoría de las organizaciones necesitan acceder y consultar de forma frecuente la información archivada. En otros es la importancia de los documentos o el volumen de información lo que estimula a buscar nuevas soluciones innovadoras que ofrezcan ventajas y valor añadido sobre los sistemas tradicionales de archivo y almacenamiento.

Su importancia no solo radica en que permite la organización de la

información de manera mas rápida sino que permite realizar una serie de

actividades como:

Consolidación de toda la información disponible en un único lugar,

pertinente a cada empleado.

Facilidad de búsqueda y acceso a la información.

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Automatización de flujos de trabajos y monitoreo en tiempo real del estado

de un trámite.

Información disponible de acuerdo a las necesidades de cada cliente.

Reducción en el tiempo de análisis y toma de decisiones.

Administración de listados, impresión, ordenamiento, consulta, clasificación,

manejo de datos.

Mejora el manejo de reclamos y optimiza los procesos internos.

Es de vital importancia para las organizaciones contar con un departamento de archivo, para tener un manejo adecuado de la documentación que es producida y utilizada por la empresa, logrando que esta se encuentre segura y disponible de una manera oportuna para apoyar cualquier proceso que demande información, es por esto que analizaremos la importancia del proceso de administración documental y las funciones que de esta se desglosan para manejar la gran masa de documentos que se producen   a diario.  Por otra parte es de gran importancia la acumulación ordenada de los documentos, ya que en el   registro y distribución se pueden presentar grandes inconvenientes, como archivar en diferentes carpetas documentos que correspondan a un mismo grupo, dividiendo a si la información en dos partes, las cuales separadas no serán útiles, trayendo como consecuencia a futuro problemas en la ubicación oportuna de documentos. De igual manera se debe llevar un control de los documentos que son prestados a las diferentes áreas de la empresa para librarse de la responsabilidad en el caso de que se extravíe alguno de estos y también para saber en qué parte se encuentran.

Pienso que la administración documental es una herramienta muy eficaz puesto que facilita el proceso de ubicación de documentos para que de esta manera la empresa pueda disponer de ellos en cualquier momentos y sean ubicados con facilidad y en forma oportuna, además, evita el desorden y la complicación de manejar toneladas de hojas y documentos que no se sabe ni de que son, en cambio manteniendo un archivador organizado de los documentos que se reciben, los que salen, los que no son necesarios y de los duplicados se evita el exceso de información innecesaria y que no permite usar la información fácilmente por el exceso de la misma

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FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Organizar y conservar la documentación que van produciendo y recibiendo.

- Formar correctamente las series documentales, impidiendo la dispersión o eliminación de la documentación.

- Preparar las transferencias de documentación.

- Cumplir y hacer cumplir las normas y directrices del Archivo General

FUNCIONES DE MI TRABAJO (ADMINISTRADORA CAFÉ INTERNET)

- Organización de documentos: Una de las funciones en mi trabajo es organizar las facturas de compra y venta en relación con los equipos de computo así como los recibos de ingresos y egresos respectivos

- Clasificación: Una de las actividades de mi trabajo es la realización de tareas e investigaciones para los estudiantes en donde debo clasificar cada trabajo por carpetas y tener la información organizada en caso de volver a utilizarla

- Transferencia: Guardo todos los archivos que realizo y copia de cada movimiento a nivel interno en carpetas separadas con nombres fácilmente identificables para enviar la información vía mail cuando me sea requerida

- Presentación: Cada uno de los documentos y reportes de trabajos y entradas así como salidas las registro en un libro de apuntes con firma de recibido por parte de mi jefe

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BIBLIOGRAFIA

Recuperado de www.wikipedia.com el 22-03-2011

Recuperado de www.monografias.com el 22-03-2011

Recuperado de www.documentosdearchivo.wikispaces.com el 22-03-2011

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