INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITECNICO SANTIAGO MARIÑOEXTENCION PUERTO ORDAZESCUELA: ING. INDUSTRIAL

CATEDRA: GERENCIA INDULTRIAL

PROFESOR: ELABORADO POR:

Alcides Cádiz Nelson Jiménez C.I: 18.450.380

PUERTO ORDAZ. OCTUBRE 2013

La importancia de la autoridad administrativa para la fijación de objetivos acorto, mediano y largo plazo

La autoridad administrativa dentro de una organización es importante porque tiene como propósito definir una estructura formal para obtener la información quese requiere y así poder hacer suposiciones respecto al futuro para formularlas actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales en lasetapa del proceso administrativo en donde se deben identificar los objetivosa lograr, definir las prioridades y determinar los medios a utilizar así como lacorrecta utilización y o aplicación de estos en el que se logra el fin esperadoen donde se pretende fijar los objetivos a lograr, ordenar las prioridades,determinar los medios adecuados para la consecución de los objetivos yasegurar la efectiva aplicación de los mismos en un corto, mediano y largoplazo.

Conocer las diferentes partes que componen una estructura organizativa y su interrelación

Es el manual de operaciones que les informa a los participantes cómo está formada la organización y cómo funciona. Más específicamente, la estructura describe cómo se acepta a los miembros, cómo se escoge a los líderes y cómo se toman las decisiones.

Hay por lo menos tres razones por lo cual es importante una estructura organizativa:

Primera, porque la estructura le brinda a los miembros directrices claras sobre cómo proceder. En algún momento se producirá  incertidumbre, al igual que desacuerdos. Ambos, en dosis repetidas, son desagradables y bloquean los logros. Además, cuando hay mucha incertidumbre o desacuerdo, es cuando las personas tienden a imaginar cuán agradable sería estar en algún otro lugar y se desinteresan o, de plano, abandonan las labores. Una estructura claramente establecida le da al grupo un medio para reducir la incertidumbre, resolver los desacuerdos y mantener la inversión.  .

Segunda, la estructura une a los miembros, dándole significado e identidad tanto a las personas que se afilian como también al grupo en sí. Satisface las necesidades básicas del ser humano de forma, regularidad y orden. Estas no son menos importantes en la vida de la organización como en nuestra vida personal. 

Y tercera, porque cierto tipo de estructura en cualquier organización esinevitable. Una organización, por definición, implica una estructura. El grupo tendrá cierta estructura se decida así o no. Por eso, debe ser la estructura que mejor combine con la organización, con el tipo de personas que están involucradas y lo que hacen.  

 Elementos de la estructura

Aunque la necesidad de una estructura es clara; la mejor estructura para una coalición en particular es difícil de determinar. Esto se debe a que la estructura organizativa no viene en una talla única. Algunas estructuras son entalladas; otras, sueltas; unas cuantas son simples; otras, brillantes; Algunas se usan de vez en cuando, otras, sólo para hacer  negocios y otras, sólo para ocasiones formales.

La mejor estructura para cualquier organización dependerá de su tamaño y forma, especialmente, de quiénes son sus miembros, de lo que está establecido y de hasta dónde a llegado el desarrollo de la iniciativa.

 En otras palabras, la mejor estructura depende de quiénes son los miembros, dónde se ha estado, a dónde se quiere ir. Y puede cambiar. La mejor estructura puede modificarse de acuerdo a las

diferentes etapas en la vida de la organización. La tarea para cualquier organización es encontrar la estructura que más se adapte a su carácter, miembros, tiempo y lugar.

Independientemente del tipo de estructura que la organización decida, tres elementos siempre deben estar presentes:

1. Algún tipo de gobierno,

2. Reglamento que dicta cómo funciona la organización y

3. Distribución del trabajo.

Gobierno

Un primer elemento de la estructura es el gobierno. Algunas personas o grupos tienen que tomar las decisiones dentro de la organización. Esto, por supuesto, está relacionado con la distribución del trabajo, mencionado anteriormente; pero es importante abordarlo  por separado.

Reglamento que dicta cómo funciona la organización

Otra parte importante de la estructura es tener reglas que indiquen cómo ha de funcionar la organización. Muchas de estas reglas pueden ser declaradas explícitamente ("Los comités usarán X y Y reglas" o "El presidente establece el orden del día"). Otras son implícitas y no declaradas, aunque no necesariamente menos poderosas ("Las personas normalmente se presentan a las reuniones diez minutos más tarde" o "Puedo llamarle a casa, pero tendré una buena razón"). Aún el menos formal de los grupos tendrá reglas mediante las cuales funciona. Tanto las explícitas como las  implícitas (alias "reglas de la casa") son parte de la estructura  de la organización. Algunas veces decimos que son parte de la cultura de la organización.

Distribución del trabajo

Inherente a cualquier estructura organizativa está también la distribución del trabajo. La distribución puede ser formal o informal, temporal o permanente, voluntaria o forzada, con pocos, muchos o sin niveles intermedios. Parte de la definición de una organización implica que en ésta existe algún tipo de división del trabajo, lo cual lleva a plantear la pregunta, "¿Qué  es trabajo?" Vale la pena tomarse el tiempo para ver el tipo de labores  comunes a los grupos comunitarios. A pesar de que la respuesta a "¿quién hace qué?" cambiará de organización a organización,  la respuesta a "¿qué?" puede ser muy similar.

 Funciones comunes

Cada grupo es diferente, por lo que cada uno de ellos tendrá términos ligeramente diferentes para las funciones individuales que desempeña cada persona en la organización. Sin embargo, así como los niños juegan con bloques de construcción, los grupos a menudo usan las mismas piezas para crear sus piezas maestras individuales. A continuación hacemos un listado de estos  "bloques de construcción”, con sus definiciones y funciones típicas.

1. La comisión de iniciativas inicial es el grupo de personas que hace que las cosas empiecen. Generalmente es un hecho que éste esté compuesto de líderes de todos los sectores de la comunidad. Normalmente, este grupo creará planes para la financiación, y para el desarrollo de la

organización y de la junta de directores. Puede también generar reglamentos y después disolverse. Diferentes escritores definen a las  "comisiones de iniciativas" de forma diferente, pero nosotros manejamos este concepto en toda La Caja de Herramientas como una  "organización inicial " con una corta vida promedio. Podríamos decir que se trata de participantes que encienden el fuego, avivan las llamas y después abandona la escena. Si continúan reuniéndose después de aproximadamente seis meses, diremos que han sufrido una metamorfosis y se han convertido en un consejo coordinador.

2. El consejo coordinador es un grupo que tiene muchos alias, incluyendo comité coordinador, comité ejecutivo y consejo ejecutivo. Independientemente de la  forma que el grupo elija llamarse, sus propósitos son muy semejantes. Los miembros del consejo, que a menudo son miembros del personal o vicepresidentes de las fuerzas de trabajo o del comité de acción, modifican grandes objetivos y estrategias a nivel de la organización, en respuesta a las opiniones de los individuos o comités. También reclutan a miembros de la junta (ver más adelante) y ayudan a mantener la comunicación clara entre todos los participantes de la organización.

3. Por lo general, una persona toma la posición de coordinar el consejo o puede fungir como el jefe. Tal persona puede llamarse Director Ejecutivo, Coordinador deproyecto, Director de programa, Presidente, mandamás o una variedad de otras denominaciones. Él o ella algunas veces tienen posiciones remuneradas económicamente y pueden coordinar, dirigir, inspirar, supervisar y apoyar el trabajo de otros miembros de la organización.

4. Las fuerzas de trabajo están compuestas por miembros que trabajan unidos para lograr objetivos amplios, tales como aumentar la inmunización infantil o reducir los desechos tóxicos. Las fuerzas de trabajo integran ideas surgidas a partir del trabajo realizado en la comunidad.

5. Los comités de acción son grupos que se forman en organizaciones grandes para realizar los cambios buscados por la organización. Ocupan un lugar central en muchas asociaciones, y por lo regular, se crean por sector.

Escoja un medio, un entorno laboral o ficticio, identifique su estructura organizativa y analice su interrelación, es la adecuada?Permite el flujo de información y de autoridad correctamente?

La coalición  Niños de Sta. Guevara es un grupo comunitario relativamente extenso. Tiene un consejo coordinador, un comité de medios de comunicación y tres fuerzas de trabajo, se ocupan de los embarazos en la adolescencia, la inmunización y el hambre infantil. Cada una de las fuerzas de trabajo tiene comités de acción también. Por ejemplo, la fuerza de trabajo para la reducción del embarazo en la adolescencia tiene un comité escolar que se centra en mantener a los padres adolescentes en la escuela y en modificar el programa de estudios en torno a la sexualidad humana. Un comité de organizaciones de salud se enfoca en aumentar el acceso y el uso de la clínica de jóvenes. El comité de medios de comunicación trabaja para mantener en las noticias los temas concernientes a la infancia, e incluye a profesionales de las estaciones televisivas locales, periódicos, estaciones de radio y profesional de mercadeo.

El consejo coordinador está compuesto por un director ejecutivo, su asistente, el jefe del comité de medios de comunicación y los jefes de las tres fuerzas de trabajo. Una junta de directores ha sido muy valiosa para ayudar a mantener la coalición financieramente estable.

Estructura organizativa.

 

Como se puede observar, una estructura organizativa compleja, tal como la de la coalición Niños de Sta. Guevara puede tener muchos niveles.

El comité coordinador está al centro del proyecto. Sus miembros desarrollan una visión y metas generales basadas en los comentarios de otros miembros de los comités de acción u otros miembros de la comunidad.

Las fuerzas de trabajo desarrollan estrategias generales dirigidas a resolver el problema. Generalmente, varias de ellas se crean a partir de prioridades establecidas a través de un proceso de evaluación comunitario. Los miembros de la fuerza de trabajo son escogidos por su interés en los temas particulares. Ellos están activamente involucrados en apoyar a los comités de acción y en participar en ellos.

Los comités de acción, los cuales están organizados en sectores comunitarios tales como los mencionados anteriormente, desarrollan pasos específicos para lograr enfoques generales de estrategia. Cada comité de acción se centra en acciones específicas en su sector. 

Los miembros del consejo administrativo sirven como escudo, ayudando a asegurar que los miembros no tropiecen con barreras, como lo es la falta de dinero. La organización puede colaborar con otros que hacen el mismo trabajo y puede recibir apoyo de fundaciones o de grupos de asistencia técnica. Una organización de este tamaño generalmente tiene que pagar a los miembros del personal. Esto generalmente significa que hay un director ejecutivo y posiblemente directores de proyectos, activistas comunitarios y asistentes administrativos.

A esta organización no le cambiaría nada ya que su interrelación es muy buena y la ventaja de este tipo de estructura es que permite la participación activa de todos los miembros, y de hecho, depende de esta participación para funcionar. Sin embargo, esta ventaja se puede convertir en una real desventaja para organizaciones pequeñas. Las organizaciones con pocos miembros podrían concentrar sus recursos, y encontrar de mayor utilidad una de las próximas estructuras.