ENSAYOGERENCIA ELEMENTOS PRINCIPALES E IMPORTANCIA DE LA PLANEACION Y SUS FASES EN UN PROYECTO

LUZ AMIRA DUARTE CARREO

UNIVERSIDAD DE SANTANDER UDESMAESTRIA EN GESTION DE LA INFORMATICA EDUCATIVABUCARAMANGA 2014INTRODUCCIONCuando las empresas piensan en la realizacin de un proyecto en muchas ocasiones su mayor preocupacin es conseguir un software de gestin de proyectos que les facilite llevarlo a cabo sin grandes dificultades. Esto por s solo no es suficiente, ya que un proyecto para que tenga xito y se lleve a buen trmino requiere inicialmente un buen gerente de proyectos quien desempear un rol importante en el manejo y planificacin de estrategias e igualmente en llevar un control para que se cumplan y se reajusten si es necesario cada una de las fases de planeacin. Adems de un buen gerente de proyectos la planeacin entonces ser la fase ms importante en el marco de un proyecto.

Un proyecto educativo no puede desligarse de una buena planeacin donde se integren todas las reas que tengan influencia en el proyecto. Dentro de la planeacin mencionar cuatro reas fundamentales que debern ejecutarse dentro de una metodologa estructurada para asegurar su xito, y destacar su importancia en el desarrollo de los proyectos. Ellas son: gestin de la integracin, del alcance, del tiempo, y del costo.

ANALISIS IMPORTANCIA DE LA PLANEACIONLa ciencia de hoy se traduce en la invencin y el uso de mtodos y herramientas para planificar, ejecutar y controlar productivamente los proyectos, cualquiera sea su naturaleza. (Gabriel Romano y Enrique Jacuzzi. Universidad del Cema, 2011)

Cuando se habla de necesidades educativas y se identifica una de ellas es necesario pensar en un proyecto, pero cmo lo definen los expertos?, como Una secuencia bien definida de eventos con un principio y un final, dirigidos a alcanzar un objetivo claro y realizados por personas dentro de unos parmetros establecidos, tales como tiempo, costo, recursos y calidad (Cano, 2003). Esta definicin me parece muy completa porque integra todos los aspectos que van a ser necesarios en el inicio, planeamiento, ejecucin, seguimiento, control y cierre del proyecto.

Para desarrollar un proyecto exitoso de requiere de personal capacitado con habilidades extraordinarias y especficas y es aqu donde la gerencia de proyectos cobra su importancia. La gerencia de proyectos es la disciplina de organizar y administrar los recursos, de forma tal que un proyecto dado sea terminado completamente dentro de las restricciones de alcance, tiempo y coste planteados a su inicio. (Cano, 2003) .

Entonces, sobre la gerencia de proyectos recae la responsabilidad de la correcta toma de decisiones en la administracin de los recursos humanos, materiales, financieros, de tiempo, energa y comunicacin para el logro de los objetivos planteados en su inicio.

De hecho cuando se piensa en un proyecto se genera mucha incertidumbre, ya que no se han analizado los factores que puedan incurrir en el xito o fracaso del proyecto. Por lo que la planeacin en un proyecto es la fase ms importante para que este sea llevado a cabo sin esperar grandes sorpresas, adems de aportarle consistencia.

Los proyectos educativos deben ser muy cuidadosos en esta etapa para que tengan en cuenta todas las posibles reas donde el proyecto pueda tener influencia y en las cuales se va a hacer nfasis para obtener excelentes resultados en la culminacin del proyecto. Es en sta etapa donde se recoge toda la informacin relativa al proyecto la cual debe ser analizada a profundidad teniendo en cuenta todos los aspectos que sean relevantes para el desarrollo, ejecucin y finalizacin del proyecto. La planificacin de un proyecto se ver reflejada en un plan de gestin del proyecto, que es un proceso que incluye las acciones necesarias para definir, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios en un Plan de Gestin del Proyecto (Montero, 2011) Resumiendo el Plan de Gestin del Proyecto identifica la manera como se inicia, supervisa, controla y cierra el proyecto.

La Gestin de la Integracin tiene como objetivo pensar en el proyecto como un todo unitario, rene todos los procesos necesarios para identificar, definir y coordinar todos los procesos y actividades de direccin de proyectos, principalmente se refiere a la unificacin, consolidacin y articulacin de las actividades que son necesarias e importantes al inicio, durante y finalizacin del proyecto.

En los proyectos educativos esta etapa es muy importante porque los proyectos fracasan si no hay una buena integracin y coherencia entre los procesos (inicio, planeamiento, ejecucin, seguimiento, control y cierre) o entre cada rea del conocimiento aqu expuesto (alcance, tiempo, costos), y que cada una de ellas se relacione con los otros componentes. (PMP j. C., 2011) La integracin de estos componentes va a permitir que estos sean exitosos ah es donde radica su importancia. Para lograr una gestin de integracin del proyecto es fundamental enfocarse en identificar todas las variables que afectan el desarrollo del proyecto bajo los factores restrictivos que determina el xito de proyecto: Alcance, tiempo y costo, as como los recursos requeridos, los riesgos y las adquisiciones, para cada una de las fases de los procesos de direccin del proyecto: Iniciacin, planificacin, ejecucin, seguimiento y control, y cierre. (PMBOK, 2012)

La segunda rea importante es el alcance del proyecto donde se deben tener en cuenta: los objetivos del alcance y del producto, requisitos y caractersticas del producto o servicio, criterios de aceptacin del producto, lmites del proyecto, requisitos y productos entregables del proyecto. En esta etapa se requiere un Plan de Gestin del alcance donde se determine l como se va a lograr este alcance. Se necesita que en este plan se incluyan estamentos financieros, de planificacin, estamentos operativos y de control que permitan unificar conceptos y crear un paso a paso para la consecucin del alcance del proyecto. Una vez definido el alcance se crea la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) y finalmente se identifica la forma como se verifica y controla el alcance del proyecto. (Universidad de Santander UDES)

El Plan de Gestin del tiempo es otra de las fases importantes en la planeacin e incluye todos los elementos que hacen parte y son indispensables para finalizarlo a tiempo, por lo que es importante desde el primer momento prever que factores externos podran afectarlo y su impacto en el, para estar preparados para hacerle frente y superar el percance. Su importancia entonces radica en que si se planea con eficacia la gestin del tiempo teniendo en cuenta su interaccin con otras reas adems de los factores que podran afectarlo un proyecto se finalizara con xito en los tiempos establecidos.

El objetivo fundamental de la Gestin del tiempo del Proyecto es concluir el proyecto a tiempo, logrando el alcance del proyecto, en tiempo, costes y calidad requerida por el cliente, sin rebasar los riesgos inherentes del proyecto. (PMBOK, 2008)

Segn la Guide PMBOK 2008 los Elementos o procesos de la gestin del tiempo a realizar para concluirlo a tiempo son: Definir las actividades Establecimiento de la secuencia de las actividades Estimacin de recursos de las actividades Estimacin de duracin de las actividades Desarrollo del Cronograma Control del Cronograma

Para generar totalmente el cronograma se pueden utilizar diversas metodologas, las ms conocidas son el Diagrama de Gantt, el Diagrama de Red, y la Ruta Crtica entre otras.

Por ltimo hago referencia al Plan de Gestin de Costos y su importancia en la aplicacin de proyectos educativos, las instituciones muchas veces tienen que desistir de un proyecto por no tener un plan de gestin de costos que realmente muestre su valor real, por lo que calcular los costos correctamente es un factor determinante en su aprobacin o negacin.

Para gestionar los costos de un proyecto se requiere especficamente de tres aspectos fundamentales: estimacin de costos, determinacin del presupuesto y control de costos, elementos que interactan entre s para lograr un anlisis completo del proyecto. (Universidad de Santander UDES)

CONCLUSIONES

La gestin de proyectos en las instituciones educativas es un factor determinante para que los proyectos formulados se lleven a cabo con xito dentro de las restricciones de alcance, tiempo y coste planteados a su inicio.

Dentro de la gestin de proyectos la etapa ms importante es la planeacin en la que se deben tener en cuenta las diferentes reas del conocimiento y su interaccin. Estas tambin son llamadas fases y son: de gestin de la integracin, de gestin del alcance, gestin del tiempo, y gestin del coste.

Su importancia en la aplicacin de proyectos educativos es que al ser el resultado de un buen planeamiento (realizar estos planes de gestin adecuadamente) esto posibilita que se lleven a cabo exitosamente proyectos que van a beneficiar a los estudiantes, docentes, administrativos, en fin a toda la comunidad, atendiendo a necesidades especficas del entorno, mejorando condiciones socioculturales, educativas y econmicas.

BIBLIOGRAFIA

Cano. (2003).Gabriel Romano y Enrique Jacuzzi. Universidad del Cema. (abril de 2011). Elementos de la Gestin de Proyectos. Buenos Aires, Argentina: Jorge M. Strib.Montero, G. (23 de Mayo de 2011). Desarrollo de un Plan de Gestin de Proyectos.PMBOK. (2008).PMBOK. (23 de ABRIL de 2012). GESTIN DE LA INTEGRACIN DEL PROYECTO SEGN LA GUA n 4 PMP, J. C. (1 de agosto de 2007). La Gestion de la Integracin.PMP, j. C. (15 de Agosto de 2011). La Gestion de la Integracin en los proyectos.Universidad de Santander UDES. (s.f.). Gerencia de Proyectos. Bucaramanga, Santander, Colombia.

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