GERENCIA GENERAL SERVICIO DE DESARROLLO DE LAS … · 2020. 1. 15. · EDEM1 Servicio de Desarrollo...

SEDEM1Servicio de Desarrollo i de las Empresas Públicas I

P roductivas!

La Paz, 31 de marzo de 2015

GERENCIA GENERALSERVICIO DE DESARROLLO DE LAS EMPRESAS PÚBLICAS PRODUCTIVAS RESOLUCIÓN A DM IN ISTRATIVA SED EM /G G /N ° 0 2 5 /2 0 1 5

TEMA: APROBACIÓN DE LOS MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA EMPRESA PÚBLICA PRODUCTIVA LÁCTEOS DE BOLIVIA - LACTEOSBOL.

VISTOS:La solicitud de aprobación de los Manuales de Procesos y Procedimientos de la Empresa Pública Productiva Lácteos de Bolivia - LACTEOSBOL, cursada mediante Nota Interna NI/GG/LB/2015-0670 e Informes Técnicos emitidos por la Responsable de Organización y Métodos de LACTEOSBOL vía el Gerente Técnico a.i. de LACTEOSBOL.

CONSIDERADO I .Que mediante Informe INF/GG/LB/2015-0256 de 26 de febrero de 2015, la Responsable de Organización y Métodos de LACTEOSBOL, Lic. Daniela Padrón Maldonado, recomienda al Gerente Técnico a.i. de LACTEOSBOL la aprobación del Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Presupuestos (SP), adjuntando el documento elaborado y revisado por las instancias respectivas.

Que mediante Informe INF/GG/LB/2015-0257 de 26 de febrero de 2015, la Responsable de Organización y Métodos de LACTEOSBOL, Lic. Daniela Padrón Maldonado, recomienda al Gerente Técnico a.i. de LACTEOSBOL la aprobación del Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Programación de Operaciones (SPO), adjuntando el documento elaborado y revisado por las instancias respectivas.

Que mediante Informe INF/GG/LB/2015-0258 de 26 de febrero de 2015, la Responsable de Organización y Métodos de LACTEOSBOL, Lic. Daniela Padrón Maldonado, recomienda al Gerente Técnico a.i. de LACTEOSBOL la aprobación del Manual de Procedimiento de los Sistemas de Contabilidad Integrada y Tesorería, adjuntando el documento elaborado y revisado por las instancias respectivas.

Que mediante Informe INF/GG/LB/2015-0259 de 26 de febrero de 2015, la Responsable de Organización y Métodos de LACTEOSBOL, Lic. Daniela Padrón Maldonado, recomienda al Gerente Técnico a.i. de LACTEOSBOL la aprobación del Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Organización Administrativa (SOA), adjuntando el documento elaborado y revisado por las instancias respectivas.

Que por Nota Interna NI/GG/LB/2015-0670 de 26 de febrero de 2105, la Responsable de Organización y Métodos de LACTEOSBOL, recomienda al Gerente Técnico a.i. de LACTEOSBOL la aprobación del Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Presupuestos (SP), Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Programación de Operaciones (SPO), Manual de Procedimiento de los Sistemas de Contabilidad Integrada y Tesorería y Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Organización Administrativa (SOA), mediante Resolución Administrativa de la Máxima Autoridad Ejecutiva del SEDEM.

Que el In,:orme Legal INF/GG/LB/2015-0461 de 31 de marzo de 2015, expedido por el Asesor Legal f de LACTEOSBOL, Abog. Wilge Antonio Céspedes Suarez, rem itir los Informes Técnicos, el InformeM KTvír{S/ Legal y los Manuales de Procesos y Procedimientos de la Empresa Pública Productiva Lácteos de

Bolivia - LACTEOSBOL ante la Gerente General del Servicio de Desarrollo de las Empresas Públicas Productivas - SEDEM, para que en su calidad de Máxima Autoridad Ejecutiva, determine su aprobación mediante Resolución Administrativa y en consecuencia se apliquen sin excepción por todas las unidades organizacionales y servidores públicos de la entidad.

CONSIDERANDO I I :Que mediante Decreto Supremo N° 29254 de fecha 05 de septiembre de 2007, se crea la Empresa Pública Nacional Estratégica Lácteos de Bolivia - LACTEOSBOL, con el objetivo de incentivar la producción nacional con valor agregado, generando mayores fuentes de empleo en procura de la

Av. Camacho esq. Bueno No 148$ {Piso 3 ) -E d ific io "Ex ■■ R £F Q ’ Teléfonos. 2 147001(fax) - 2145707 - 2145697

EDEM1Servicio de Desarrollo I de las Empresas Públicas I

Productivas I

soberanía productiva, teniendo como principal actividad la producción y comercialización de lácteos y productos relacionados.

Que por Decreto Supremo N° 0404 de 20 de enero de 2010, se amplían las actividades y las fuentes de financiamiento de LACTEOSBOL a la producción y comercialización de lácteos, bebidas alimenticias analcóholicas y productos relacionados.

Que mediante Decreto Supremo N° 0590 de 4 de agosto de 2010, vigente a partir de 06 de septiembre de 2010, se crea el Servicio de Desarrollo de las Empresas Públicas Productivas - SEDEM, como institución pública descentralizada de derecho público, con personalidad jurídica y autonomía de gestión administrativa, financiera, legal, técnica y patrimonio propio; teniendo como finalidad apoyar la puesta en marcha de las Empresas Públicas Productivas bajo su dependencia directa, entre ellas, Lácteos de Bolivia - LACTEOSBOL.

Que la Ley N° 1178 de Administración y Control Gubernamentales de 20 de ju lio de 1990, regula los sistemas de Administración y Control de los recursos del Estado y su relación con los sistemas nacionales de Planificación e Inversión Pública, conforme el objeto que dispone la indicada Ley.

Que el Artículo 2 de la mencionada Ley, establece que los sistemas que se regulan son: a) para programar y organizar las actividades: Programación de Operaciones, Organización Administrativa y Presupuesto; b) para ejecutar las actividades programadas: Administración de Personal, Administración de Bienes y Servicios, Tesorería y Crédito Público y Contabilidad Integrada; y c) para controlar la gestión del Sector Público: Control Gubernamental, integrado por el Control Interno y el Control Externo Posterior.

Que las Normas Básicas del Sistema de Presupuesto, aprobado por Resolución Suprema N° 225558 de I o de diciembre de 2005, en su artículo 1, establece que el Sistema de Presupuesto es un conjunto ordenado y coherente de principios, disposiciones normativas, procesos e instrumentos técnicos, que tiene por objeto la formulación, aprobación, ejecución, seguimiento y evaluación, de los presupuestos públicos, según los programas y proyectos definidos en el marco del Plan General de Desarrollo Económico y Social de la República y que asimismo tiene por objeto la generación y obtención de información confiable, útil y oportuna sobre la ejecución presupuestaria, para la evaluación del cumplim iento de la gestión pública.

Que las Normas Básicas del Sistema de Programación de Operaciones, aprobado por Resolución Suprema N° 225557 de I o de diciembre de 2005, en su artículo 1, establece que el Sistema de Programación de Operaciones es el conjunto ordenado y coherente de principios, disposiciones normativas, procesos e instrumentos técnicos, que tiene por objeto la elaboración del Programa de Operaciones Anual según los programas y proyectos definidos en el marco del Plan General de Desarrollo Económico y Social de la República y que asimismo tiene por objeto la generación y obtención de información confiable, útil y oportuna, para el seguimiento y evaluación de los objetivos y operaciones previstos en el Programa de Operaciones Anual.

Que las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada, aprobado por Resolución Suprema N° 222957 de 04 de marzo de 2005, en su artículo 9, establece que el Sistema de Contabilidad Integrada (SCI), es el conjunto de principios, normas, recursos y procedimientos que consideran regulaciones jurídicas, normas técnicas y/o prácticas administrativas utilizadas para evaluar, procesar y exponer los hechos económicos que afectan o pueden afectar al patrimonio de las entidades del sector público.

Que las Normas Básicas del Sistema de Tesorería, aprobado por Resolución Suprema N° 218056 de 30 de ju lio de 1997, en su artículo 2o, establece que el Sistema de Tesorería del Estado comprende el conjunto de principios, normas y procedimientos vinculados con la efectiva recaudación de los recursos públicos y de los pagos de los devengamientos del Sector Público, así como la custodia de los títulos y valores del Sistema de Tesorería del Estado.

Que las Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa, aprobado por Resolución Suprema N° 217055 de 20 de mayo de 1997, en su artículo 1, establece que el Sistema de Organización Administrativa es el conjunto ordenado de normas, criterios y metodologías, que a partir del marco jurídico administrativo del sector público, del Plan Estratégico Institucional y del

Av. Camacho esq. Bueno No 1488 (Piso 3) - Edificio " E x - REFOTeléfonos . 2147001(fax) - 2145707 - 21466$7

La Pa? - Bolivia

"X *

EDEM1Servicio de Desarrollo ide las Empresas Públicas

Productivas

Programa de Operaciones Anual, regulan el proceso de estructuración organizacional de las entidades públicas, contribuyendo al logro de los objetivos institucionales.

Que el artículo 7 - b) de la Ley N° 1178 de Administración y Control Gubernamentales de 20 de ju lio de 1990, establece que toda entidad pública organizará internamente, en función de sus objetivos y la naturaleza de sus actividades, los sistemas de administración y control interno de que trata la indicada ley.

Que en su Art. 27, señala que cada entidad del Sector Público elaborará en el marco de las normas básicas dictadas por los órganos rectores, los reglamentos específicos para el funcionamiento de los sistemas de Administración y Control Internos regulados por la indicada Ley y los sistemas de Planificación e Inversión Pública y que corresponde a la Máxima Autoridad de la entidad la responsabilidad de su implantación.

Que los Informes Técnicos emitidos por la Responsable de Organización y Métodos LACTEOSBOL, señalan que la aprobación del Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Presupuestos (SP), Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Programación de Operaciones (SPO), Manual del Sistema de Contabilidad Integrada y Tesorería y Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Organización Administrativa (SOA), tienen por objeto regular y establecer mecanismos de control interno para los diferentes procesos en los que está involucrada la Unidad Financiera, para cumplir con las tareas y actividades de manera oportuna y eficaz; que los mismos permitirán desarrollar y plasmar los objetivos y metas trazadas que la Empresa Pública Productiva Lácteos de Bolivia - LACTEOSBOL tiene en su Plan Operativo Anual.

Que el Inform e Legal indica que los manuales de procesos y procedimientos son documentos que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una entidad, que incluyen los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. También contienen una descripción precisa de cómo deben desarrollarse las actividades de la empresa, aspectos que hacen imperiosa su aprobación en función de su utilidad y en cumplim iento de la Ley N° 1178 de Administración y Control Gubernamentales.

Que Compulsados los antecedentes, las normas citadas y la solicitud cursada por la unidad de Organización y Métodos de la entidad, corresponde la aprobación de los Manuales de Procesos y Procedimientos de la Empresa Pública Productiva Lácteos de Bolivia - LACTEOSBOL, mediante Resolución Administrativa.

Que el Art. 7 incisos c) y j) del Decreto Supremo 0590, establece que es función del Gerente General del SEDEM aprobar la organización, estructura, planes, programas, proyectos, reglamentos, y m anuales necesarios para el funcionamiento y cumplim iento de las actividades del SEDEM y em itir Resoluciones Administrativas en el marco de sus competencias.

POR TANTO:

MAN-003, Versión 01, compuesto de Cincuenta y Cuatro (54) fojas numeradas útiles.

Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Programación de Operaciones (SPO), con CÓDIGO UOM-MAN-007, Versión 01, compuesto de Treinta y Cinco (35) fojas numeradas útiles.

Manual de Procedimiento de los Sistemas de Contabilidad Integrada y Tesorería, con CÓDIGO GAF-MAN-005, Versión 01, compuesto de Cincuenta y Ocho (58) fojas numeradas útiles.

>B° ARTICULO PRIMERO.- APROBAR los siguientes Manuales de Procesos y Procedimientos de la

- Manual de Procesos y Procedimientos del bistema oe Presupuestos (SP), con CÓDIGO GAF-

La Gerente General del SEDEM, en uso de sus funciones y atribuciones legales conferidas por el Decreto Supremo N° 0590 de fecha 04 de agosto de 2010.

RESUELVE:

J f Av. Camacho esq. Bueno No 1488 (Piso 3) - Edificio ‘E x -R E F O 'Teléfonos . 2U 7001(fax¡ -2 1 4 5 7 0 7 - 2145697

La Paz - Bolivia

SEDEMServicio de Desarrollo de las Empresas Públicas

Productivas

Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Organización Administrativa (SOA), con CÓDIGO UOM-MAN-OOl, Versión 01, compuesto de Veintiocho (28) fojas numeradas

ARTÍCULO SEGUNDO.- Encomendar a la Gerencia Técnica de LACTEOSBOL instruir la difusión de los Manuales de Procesos y Procedimientos aprobados por la presente Resolución. Asimismo, se dispone su aplicación sin excepción por todas las unidades organizacionales y servidores públicos de la entidad.

Regístrese, comuniqúese y cúmplase.

Lic. Patricia Ballivian Estenssoro GERENTE GENERAL

SERVICIO DE DESARROLLO DE LAS EMPRESAS PÚBLICAS PRODUCTIVAS - SEDEM

útiles.

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La Ps?. ■ Solivia

MANUALCÓDIGO

GAF-MAN-005PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS Ver. Pág.

JDE CONTABILIDAD INTEGRADA Y

TESORERÍA 01 1 de 58

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE LOS

SISTEMAS DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y TESORERÍA

GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA

NOMBRE CARGO FIRMA FECHAt

ELABORADO: Lic. Jorge Aguilar Cruz Encargado de Contabilidad ( 23/02/2015

REVISADO: Lic. Eduardo Sandoval DazaGerente

AdministrativoFinanciero rJ c \ t í

z ^ l o ^ l ^ o i s r

REVISADO: Lie José Luis Zúñiga Tarifa Gerente Técniqo---

V—-■ * o r ( o ? / 2 o

REVISADO: Lic. Nancy Ávila Gutiérrez Jefe Planificación y Calidad ¿ z / z t é o / s

APROBADO: Lic. Patricia Ballivián Estenssoro Gerente General

Prohibida cualquier reproducción parcial o tota! de este documento sin autorización del Jefe de Orqanización yMétodos- LACTEOSBOL

MANUALCÓDIGO

GAF-MAN-005PROCEDIMIENTO DÉ LOS SISTEMAS

DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y TESORERÍA

Ver. Pág.

01 2 de 58

ÍNDICE DE CONTENIDO

1 INTRODUCCIÓN........................ ................................................ ........................... .... 5

2 O B JE T O ........................................................................................................................ 5

3 RESPONSABILIDADES......................................................................................... ...6

4 MARCO LEG AL..... .................................. .................. ...........................................6

5 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS:................................................................... ...6

5.1 APERTURA DE G ESTIÓ N ................................... ..... ..................... ...8

5.1 .A APERTURA DE GESTIÓN - FLUJOGRAMA................ *.........................8

5.1.B APERTURA DE GESTIÓN - DESCRIPCIÓN...................................... ....9

5.2 CIERRE DE G ESTIÓ N ............................... ..................... .............................10

5.2.A CIERRE DE GESTIÓN - FLUJOGRAMA.............................................. ...10

5.2.B CIERRE DE GESTIÓN - DESCRIPCIÓN............................................. ...11

5.3 INGRESOS POR V E N T A S ................................................................................13

5.3.A INGRESOS POR V E N TA S -FLU JO G R A M A ...................................... ..13

5.3.B INGRESOS POR V E N TA S -D E S C R IP C IÓ N ...................................... ..14

5.4 INGRESOS PROVENIENTES DE ORGANISMOS

INTERNACIO NALES....................................................................................... ...16

5.4.A INGRESOS PROVENIENTES DE ORGANISMOS

INTERNACIONALES - FLUJOGRAMA |6

5.4.B INGRESOS PROVENIENTES DE ORGANISMOS

INTERNACIONALES - DESCRIPCIÓN ..17

5.5 INGRESOS PROVENIENTES DEL PODER EJEC UTIVO ..........................19

5.5.A INGRESOS PROVENIENTES DEL PODER EJECUTIVO -

FLUJOGRAMA ....................... ........... ..........; ........ ..19

5.5.B INGRESOS PROVENIENTES DEL PODER EJECUTIVO -

DESCRIPCIÓN ..20

5.6 EJECUCIÓN DE G A S T O S ................................................................................22

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MANUALCÓDIGO

GAF-MAN-005bbUtM PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS

DE CONTABILIDAD INTEGRADA YTESORERÍA

Ver. Pág.

01 3 de 58

5.6.A EJECUCIÓN DE GASTOS - FLUJOGRAMA........................................ 22

5.6.B EJECUCIÓN DE GASTOS - DESCRIPCIÓN ........................................ 23

5.7 SOLICITUD DE FONDOS ROTATIVOS ...................................................... 25

5.7.A SOLICITUD DE FONDOS ROTATIVOS - FLU JO G RAM A.................. 25

5.7.B SOLICITUD DE FONDOS ROTATIVOS - DESCRIPCIÓN ................ 26

5.8 EJECUCIÓN DE FONDOS RO TATIVO S................................................ . 27

5.8.A EJECUCIÓN DE FONDOS ROTATIVOS - FLUJOGRAMA............... 27

5.8.B EJECUCIÓN DE FONDOS ROTATIVOS - DESCRIPCIÓN ............. 28

5.9 REPOSICIÓN DE FONDOS ROTATIVO S................................................... 29

5.9.A RESPOSICIÓN DE FONDOS ROTATIVOS - FLUJOGRAM A.......... 29

5.9.B RESPOSICIÓN DE FONDOS ROTATIVOS - DESCRIPCIÓN.......... 30

5.10 EJECUCIÓN DE FONDOS EN A V A N C E ................................................ 31

5.10.A EJECUCIÓN DE FONDOS EN AVANCE - FLUJOGRAM A............. 31

5.10.B EJECUCIÓN DE FONDOS EN AVANCE - DESCRIPCIÓN ......... 32

5.11 REVERSIÓN DE EJECUCIÓN DEL G A S T O ............................................ 34

5.11 .A REVERSIÓN DE EJECUCIÓN DEL GASTO - FLUJOGRAMA....... 34

5.11.B REVERSIÓN DE EJECUCIÓN DEL GASTO - DESCRIPCIÓN .... 35

5.12. REGISTRO DE ACTIVOS F IJO S ............................................................... 36

5.12.A REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS - FLUJOGRAMA........................... 36

5.12.B REGISTRO DE ACTIVOS FiJOS - DESCRIPCIÓN .......................... 37

5.13 DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS .................................................................. 39

5.13.A DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS - FLUJOGRAMA.............................. 39

5.13.B DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS FIJOS - DESCRIPCIÓN................ 40

5.14 REVAL.ÚO DE ACTIVOS FIJOS .................................................................. 41

5.14.A REVALÚO ACTIVOS FIJOS - FLUJOGRAMA.................................. 41

5.14.B REVALÚO ACTIVOS FIJOS - DESCRIPCIÓN .................................. 42

5.15.A BAJA O PÉRDIDA DE ACTIVOS FIJOS ............................................. 44


MANUALCÓDIGO

GAF-MAN-005PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS


4 de 58

5.15.A BAJA O PÉRDIDA DE ACTIVOS FIJOS - FLUJOGRAM A ... 44

5.15.B BAJA O PÉRDIDA DE ACTIVOS FIJOS - DESCRIPCIÓN ... 45

5.16. ELABORACIÓN DE PLANILLAS DE PERSONAL DE PLANTA,

EVENTUAL Y CONSULTORES DE L ÍN E A 47

5.16.A ELABORACIÓN DE PLANILLAS DE PERSONAL DE PLANTA,

EVENTUAL Y CONSULTORES DE LÍNEA - FLUJOGRAM A ...... 47

5.16.B ELABORACIÓN DE PLANILLAS DE PERSONAL DE PLANTA,

EVENTUAL Y CONSULTORES DE LÍNEA - DESCRIPCIÓN ...48

5.17 CONCILIACIÓN DE CUENTAS CORRIENTES FISCALES ..50

5.17.A CONCILIACIÓN DE CUENTAS CORRIENTES FISCALES -

FLUJOGRAM A ..50

5.17.B CONCILIACIÓN DE CUENTAS CORRIENTES FISCALES -

DESCRIPCIÓN ........................... .......................................... . ...51

5.18 FONDO SOCIAL ........................................................................................... ..52

5.18.A FONDO S O C IA L-F LU JO G R A M A ....................................................... ..52

5.18.B FONDO SO C IAL-D ESCRIPCIÓ N ...................................................... .53

6 USO Y D IFU SIÓ N ................................................................................................... ...55

7 CONTROL DE C A M B IO S ........................................................................................55

8 A N E X O S ......................................................................................................................55

1. REPORTE DE V E N TA S ...............................................................................56

2. COMPROBANTE DE ENTREGA DE C H EQ U E.................................... ..57

3. ACTA DE RECEPCIÓN Y CONFORMIDAD DE ACTIVOS FIJOS .... 58

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M tm m w mMANUAL

CÓDIGOGAF-MAN-005

otytM PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS Ver. Pág.DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y


1. INTRODUCCIÓN

El Manual de Procedimiento de los Sistemas de Contabilidad Integrada y Tesorería de

LACTEOSBOL, ha sido diseñado para proveer un marco conceptual de modelo

organizacional de la empresa, bajo un enfoque de procesos y procedimientos.

El alcance del Manual, regula los procedimientos administrativos de los Sistemas de

Contabilidad Integrada y Tesorería ejecutados en la empresa, el nivel de detalle de

descripción de ios mismos llega hasta las actividades de los procesos.*

La aplicación del Manual de Procedimiento de los Sistemas de Contabilidad Integrada y

Tesorería posibilitará y concretará:

^ La simplificación, armonización, racionalización y la homogenización de los

procedimientos administrativos del sistema;

S La eliminación de discrecionalidades innecesarias;

s La coordinación y la cooperación en actos administrativos, y

s La comunicación eficaz con el resto del Sector Público.

2. O BJETO

El presente manual tiene por objeto normar los Sistemas de Contabilidad Integrada y

Tesorería previstos en ¡a Ley Na 1178, en el marco de lo establecido en las Normas

Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada R.S. N° 222957 y Tesorería R.S. N°

218056.

Adicionalmente, se ha incorporado el Proceso de Administración del Fondo Social, el

cual expone la forma de utilizar los fondos del personal por conceptos de retrasos y

faltas.


PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y

TESORERÍA

Pág.

6 de 58

MANUALCÓDIGO

GAF-MAN-005

3. RESPO N SABILID ADES

El ámbito de aplicación del Manual de Procedimiento de los Sistemas de Contabilidad

Integrada y Tesorería, se circunscribe a todas las unidades organizacionales,

funcionarios y consultores de LACTEOSBOL.

La Gerencia Administrativa Financiera es la responsable de liderizar los Procesos de

Contabilidad Integrada y Tesorería

Asimismo, ésta Gerencia es responsable, a través del seguimiento y control de éste

documento, de proponer mejoras a fin de buscar la eficacia y eficiencia del mismo.

En caso de presentarse omisiones, contradicciones y/o diferencias de la interpretación

en este documento, las mismas serán solucionadas considerando los alcances y

previsiones de las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada R.S. N°

222957 y Tesorería R.S. N° 218056.

4. MARCO LE G A L

^ Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada, Resolución Suprema N°.

222957.

S Normas Básicas del Sistema de Tesorería, Resolución Suprema N° 218056.

s Reglamento Específico del Sistema de Contabilidad Integrada.

S Reglamento Específico del Sistema de Tesorería.

5. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Los procesos identificados son:

5.1. Apertura de Gestión

5.2. Cierre de Gestión

5.3 Registro de Ingresos por Ventas

5.4 Registro de Ingresos provenientes de Organismos Internacionales


1

------------- — — ..........— -.. ...... . " —MANUAL

CÓDIGOGAF-MAN-005

V-- PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS Ver. Pág.- DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y


5.5 Registro de Ingresos provenientes del Poder Ejecutivo

5.6 Registro de Ejecución de Gastos

5.7 Solicitud de Fondos Rotativos

5.8 Ejecución de Fondos Rotativos

5.9 Reposición de Fondos Rotativos

5.10 Registro de Ejecución de Fondos en Avance

5.11 Registro de Reversión de Ejecución del Gasto

5.12 Registro de Activos Fijos

5.13 Registro de Depreciación

5.14 Registro de Revalúo dé Activos Fijos

5.15 Registro de Baja o Pérdida de Activos Fijos

5.16 Elaboración de Planillas de Personal de Planta, Eventual y Consultores de

Línea

5.17 Conciliación de Cuentas Corrientes Fiscales

5.18 Fondo Social


iS

MANUAL CÓDIGOGAF-MAN-005


TESORERÍA

Ver. Pag.

01 8 de 58

5.1 APER TUR A DE GESTIÓN

5.1.A APER TU R A DE GESTIÓN - FLU JO G RAM A

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TESORERÍA

Ver. Pág.- 01 9 de 58

5.1.B APER TU R A DE GESTIÓN - DESCRIPCIÓN

ENTRADAS- Inform ación para Apertura de Gestión

ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE PLAZO

El Encargado de Contabilidad revisa la información de los Estados Contables correspondientes a la gestión anterior.

Esta información es indispensable para iniciar el proceso.

■ EstadosContables de la gestión anterior

• Estados Financieros cerrados de la gestión anterior

Encargado de Contabilidad

20

El Encargado de Contabilidad de acuerdo con la información de los Estados Financieros de la gestión anterior, genera el asiento de apertura con el perfil de usuario correspondiente en el SIGMA con la opción “Apertura de Gestión”.

Estados Contables de la última gestión


El Encargado de Contabilidad revisa la información del asiento de apertura de gestión, con el perfil de usuario correspondiente en el SIGMA y remite al Gerente Administrativo Financiero para su revisión.

Información de Apertura de Gestión


El Gerente Administrativo Financiero verifica en el SIGMA, el asiento de Apertura de Gestión.

GerenteAdministrativoFinanciero

1

El Gerente Administrativo Financiero revisa la Apertura de Gestión.

Si la información NO es adecuada, hará la representación correspondiente al Ministerio de Economía y Finanzas Públicas para su modificación.

Si la información es adecuada, continúa el proceso.

Información de Apertura de Gestión


1

El Gerente Administrativo Financiero realiza la representación correspondiente y el Ministerio de Economía y Finanzas Públicas toma conocimiento.

GerenteAdministrativoFinanciero 1

El Gerente Administrativo Financiero aprueba el asiento de apertura de gestión en el SIGMA.


1Con la aprobación del Gerente Administrativo Financiero se cuenta con la Apertura de Gestión.


PRODUCTOS/ „ , „ ..SALIDAS- Apertura de Gestión conclu ida

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MANUALCÓDIGO



Ver. Pág.C J s i i i e r

01 10 de 58

5.2 CIERRE DE GESTIÓN

5.2.A CIERRE DE GESTIÓN - FLU JO G RAM A


MANUALCÓDIGO

GAFMAN-005SEDEM PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS Ver. Pág.

y' n r /■'OKIT A DI i m AH IMTCC7.D AH A VUfc u U N 1 A b lL IU A U ll\l 1 tb K A U A Y TESORERÍA 01 11 de 58

5.2.B CIERRE DE GESTIÓN - DESCRIPCIÓN

INSUMOS / ENTRADAS:

Inform ación para Cierre de Gestión


El Encargado de Contabilidad, de acuerdo con el instructivo de cierre del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas, realiza el corte documentario.

Instructivo del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas


20El Encargado de Contabilidad revisa el corte documentario realizado para verificar posibles inconsistencias.

Instructivo del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas


El Encargado de Tesorería realiza las conciliaciones de libretas y cuentas corrientes fiscales y remite al Encargado de Contabilidad.

Libretas Encargado de Contabilidad 20

El Encargado de Contabilidad selecciona la información necesaria para realizar los asientos manuales de los últimos movimientos.

informaciónContable


El Encargado de Contabilidad elabora los devengamientos a través de la ejecución del Gasto - Deuda flotante en el SIGMA.

Instrumentos utilizados en el SIGMA


El Encargado de Contabilidad verifica la realización de depósitos, recursos no utilizados de fondos en avance, fondos rotativos. caja chica e inconsistencias de la CUT.



Esta identificación se la realiza a partir de los fondos a rendir entregados a las diversas unidades organizacionales.El Encargado de Contabilidad determina aquellas cuentas por cobrar y pagar con otras instituciones públicas y privadas y realiza la conciliación correspondiente para luego ser registrada en el sistema y de esta forma incorporarlos en los Estados Financieros de Cierre de Gestión y que sean traspasados para la siguiente gestión.


Encargado de Contabilidad 45

El Encargado de Contabilidad establece las posibles inconsistencias en el proceso.



El Encargado de Contabilidad procesa la conciliación de recursos y gastos.



El Encargado de Contabilidad elabora los Estados Financieros de la empresa y los remite al Gerente Administrativo Financiero firmados para su revisión.

EstadosFinancieros

i .............-


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TESORERÍA

Ver. Pág.

1 01 12 de 58

El Gerente Administrativo Financiero revisa los Estados Financieros, si los mismos sori adecuados, los firma y remite al Gerente Técnico para su aprobación.

Si NO son adecuados, los remite al Encargado Contabilidad para su modificación y/o complementación.

EstadosFinancierosRevisados


3

El Gerente Técnico firma los Estados Financieros de la empresa.

EstadosFinancierosAprobados

Gerente Técnico2

Con las firmas del Encargado de Contabilidad, Gerente Administrativo Financiero y del Gerente Técnico, se cuenta con los Estados Financieros elaborados y aprobados.

EstadosFinancierosAprobados *

2

PRODUCTOS/SALIDAS: Cierre de Gestión conclu ido

........... - ------- ■ ..............................

Prohibirla cualquier reproducción parcial o tota! de este documento sin autorización del Jefe de Orqanizacíón vMétodos- LACTEOSBOL

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MANUALCÓDIGO

GAF-MAN-005Ver. : Pág._

01 14 de 58


TESORERÍA

5.3.B INGRESOS POR V E N TA S -D E S C R IP C IÓ N

INSUMOS / ENTRADAS:

Inform ación para Consolidación de Ingresos p o r Ventas


Los Contadores de las Distribuidoras, los Encargados de Comercialización de las Plantas y los Técnicos en Ventas de las Tiendas y Mercado Abierto, realizan el depósito por concepto de venta de productos en la cuenta corriente fiscal de LACTEOSBOL.

Los Contadores de las Distribuidoras verifican el depósito en extractos bancarios para la posterior entrega del paquete.

Comunicación de realización de depósitos

Contadores de lasDistribuidoras

Encargados de Comercialización de las Plantas

Técnicos en Ventas de las Tiendas y Mercado Abierto

Los depósitos realizados generan vía SIGMA, los comprobantes C-21 y el Encargado de Tesorería recupera e imprime los mismos.

Comprobante C-21 Encargado de Tesorería 1

El Encargado de Tesorería recibe la información de los depósitos realizados en las Distribuidoras.

El Encargado de Cobranzas recibe la información de los depósitos realizados por Ventas Abiertas de las Plantas y las Tiendas.

Asimismo, el Encargado de Tesorería, el Encargado de Cobranzas y el Encargado de Comercialización reciben la información sobre el Reporte de Ventas.

■ Comunicación de realización de depósitos

■ Anexo 1 - Reporte de Ventas

Encargado de Tesorería

Encargado de Cobranzas

Encargado de Comercialización

El Encargado de Cobranzas convalida la información presentada por plantas, tiendas y venta abierta en :

Nota de Entrega• Factura de Venta■ Extractos Bancarios■ Comprobante C-21• Reporte de Ventas

Verifica si existe alguna inconsistencia en la información enviada.

El Encargado de Tesorería convalida la información presentada en Distribuidoras:■ Nota de Entrega

Factura de Venta■ Extractos Bancarios « Comprobante C-21

■ Nota de Entrega

" Factura de Venta

ExtractosBancarios

■ Comprobante C-21

* Reporte de Ventas

Encargado de Cobranzas


5


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GAF-MAN-005S E D E M PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS

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U t LUN 1 A d ILIUAU IIM 1 CbKAUA TTESORERÍA 01 15 de 58

■ Reporte de Ventas

Verifica si existe alguna inconsistencia en la información enviada.El Encargado de Comercialización de la Distribuidora, Tienda y/o Mercado Abierto convalida la información contenida en: Anexo 1 - Reporte de Ventas, Notas y Facturas de Venta existentes verificando que no existan inconsistencias.

Anexo 1 - Reporte de Ventas

Encargado de Comercialización 30

Los Encargados de Tesorería y de Comercialización, verifican si la información enviada por las Distribuidoras, Tiendas y/o Mercado Abierto es adecuada.

Si NO es adecuada, se solicitan las acciones correctivas vía Contadores a las Distribuidoras, Tiendas y/o Mercado Abierto y los Encargados de Comercialización de cada Planta.

■ Nota de Entrega

■ Factura de Venta

■ Extractos Bancarios

■ Comprobante C-21

■ Reporte de Ventas


Encargado de Comercialización 6

Si la información es adecuada, los Contadores de las Distribuidoras y los Encargados de Comercialización de cada planta elaboran el Reporte Oficial de Ventas, de acuerdo con los depósitos y la venta de productos.

Dicho reporte debe ser remitido al Encargado de Tesorería para revisión.

Reporte de Ventas Contadores

Encargados de Comercialización

Cada15

días

El Encargado de Tesorería revisa el Reporte de Ventas, si este NO es adecuado, lo remite a los Contadores de las Distribuidoras y los Encargados de Comercialización para su modificación y/o complementación.

Reporte de Ventas Encargado de Tesorería

5

Si el Reporte de Ventas es adecuado, el Encargado de Tesorería respalda el C-21, otorga su Visto Bueno y lo remite al Gerente Administrativo Financiero.

Reporte de Ventas Encargado de Tesorería 5

El Gerente Administrativo Financiero otorga Visto Bueno al Reporte de Ventas y Remite al Gerente Técnico.

Reporte de Ventas GerenteAdministrativoFinanciero 3

El Gerente Técnico suscribe el Reporte de Ventas y remite a la Unidad de Contabilidad para su archivo correspondiente concluyendo así el proceso.

Reporte de Ventas Gerente Técnico

2

PRODUCTOS/SALIDAS: Consolidación de Ingresos por Ventas concluida


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MANUALCÓDIGO


DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y TESORERÍA 01 17 de 58

5.4.B INGRESOS PROVENIENTES DE ORGANISMOS INTERNACIONALES -

DESCRIPCIÓN

INSUMIOS/ENTRADAS:

Inform ación para Registro de Ingresos provenientes de OrganismosInternacionales


El Gerente Técnico recibe Convenio de Donación o Convenio de Financiamiento.

Esta información se la remite a ia Gerencia Administrativa Financiera para que realice el procedimiento administrativo.

Convenio de Donación o Convenio de Financiamiento

Gerente Técnico

•2

El Gerente Administrativo Financiero toma conocimiento del Convenio de Donación o del Convenio de Financiamiento y deriva al Encargado de Presupuesto para la inscripción correspondiente.

Convenio de Donación o Convenio de Financiamiento


El Encargado de Presupuesto recibe la información del convenio, realiza la inscripción del mismo y comunica al Encargado de Tesorería.


Encargado de Presupuesto 14

El Encargado de Tesorería procede a la solicitud de Desembolso al Organismo Internacional.

Carta Encargado de Tesorería 2

El Organismo Internacional con el que se realizó el convenio, comunica a LACTEOSBOL sobre ia transferencia de recursos a las cuentas de la empresa.

Carta


OrganismoInternacional

Segúncriterio

delOrganismoInterna-cional

El Encargado de Tesorería recibe la comunicación de la transacción efectuada por el Organismo Internacional y valida la información.

Respaldos de transacciones e información de la cuenta de LACTEOSBOL


3

El Encargado de Tesorería elabora el Comprobante de Ingreso de Recursos en el SIGMA correspondiente al C-21.

Comprobante C-21 elaborado

Encargado de Tesorería 2

El Gerente Administrativo Financiero verifica la información del Comprobante de Ingreso (C-21), si la información no es adecuada, no aprueba la ejecución y solicita al Encargado de Tesorería la modificación de la información.

Si la información del Comprobante de Ejecución de recursos es adecuada, continúa el proceso.

Solicitud de modificaciones al Comprobante C-21


El Gerente Administrativo Financiero aprueba el Ingreso de Recursos en el SIGMA e instruye a!

Comprobante C-21 aprobado

GerenteAdministrativo 1


f á p l l í ^MANUAL

CÓDIGOGAF-MAN-005

PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS Ver. . _ _ Pág.

...K w " :DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y

TESORERÍA- 01 13 de 58

Encargado de Tesorería la conciliación del C-21 en la Contaduría.

Financiero

El Encargado de Tesorería solicita a la Contaduría la conciliación correspondiente.


La Contaduría realiza la conciliación correspondiente de los Comprobantes y comunica.

Contaduría

El Encargado de Tesorería recibe comunicación e informa al GAF.


El Gerente Administrativo Financiero envía una copia de la información correspondiente al Organismo Internacional y una copia a la Unidad de Tesorería para archivo del Comprobante y otra copia a la Unidad de Contabilidad para conocimiento.

Información del Proceso


El Encargado de Tesorería archiva la documentación y el Encargado de Contabilidad toma conocimiento.

Documentación del Proceso

Eficargado de Tesorería 7

PRSADLIDATSO S/ Registro de Ingresos provenientes de Organismos Internacionales concluido

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Métodos- LACTEOSEK)L0düCCi^n > » " * ° * « e documento sin autorización del Jefe de d í S ^ 7

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PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS Ver. Pág.DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y


5.5.B INGRESOS PROVENIENTES DEL PODER EJECUTIVO - DESCRIPCIÓN

INSUMOS / ENTRADAS:

S o lic itud de Donación de Activos Fijos y/o Contraparte de Recursos delPoder E jecutivo


El Gerente Técnico realiza la solicitud de donación de activos fijos y/o en su caso, contraparte de recursos al Poder Ejecutivo.

Carta de solicitud de donación de activos fijos

Gerente Técnico

El SENAPE como representante del Poder Ejecutivo comunica a LACTEOSBOL que ha sido aprobada la donación de los activos fijos y/o contraparte de recursos requeridos.

Carta de comunicación de donación de activos fijos

SENAPE

El Gerente Técnico recibe la carta de comunicación sobre la donación de activos fijos requeridos y a través de proveído, comunica a la Gerencia Administrativa Financiera

Comunicación de donación

Gerente Técnico . »

3

El Gerente Administrativo Financiero recibe la comunicación de la donación de activos fijos efectuada y, a través de proveído, comunica al Encargado de Presupuesto para la inscripción correspondiente.

Comunicación de donación


El Encargado de Presupuesto recibe la información del convenio, verifica si se trata de activo o efectivo, realiza la inscripción del mismo y registra el ingreso en cuentas de orden y comunica al Encargado de Tesorería.


Encargado de Presupuesto

14

El Encargado de Tesorería genera el Comprobante C-21 en el SIGMA y el Encargado de Presupuesto imprime el Comprobante C-31 del SIGMA si se trata de efectivo en el caso de contar con alguna comisión bancaria y remite al GAF.

Formulario C-21 y C-31 elaborados


2

El Gerente Administrativo Financiero verifica la información de los Comprobantes, si la información NO es adecuada, no aprueba la ejecución y solicita a ambos profesionales, la modificación de la información.

Si la información de los Comprobantes es adecuada, continúa el proceso.

Solicitud de modificaciones a ¡os Formularios C- 21 y C-31


El Gerente Administrativo Financiero aprueba el Ingreso de Recursos en el SIGMA e instruye al Encargado de Tesorería la conciliación dei C-21 en la Contaduría.

Formulario C-21 y C-31 aprobado


El Encargado de Tesorería solicita a la Contaduría la conciliación correspondiente. I


La Contaduría realiza la conciliación correspondiente de los Comprobantes y comunica.

Contaduría

Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización del Jefe de Orqanización vMétodos- LACTEOSBOL

MANUALCÓDIGO



Ver. Pág.

' " ■ 01 21 de 58

El Encargado de Tesorería recibe comunicación e informa al GAF.


El Gerente Administrativo Financiero envía la información correspondiente a! Poder Ejecutivo y una copia a ambos Encargados para su archivo.

Informacióncorrespondiente


7

Los Encargados de Contabilidad y de Tesorería archivan la documentación correspondiente al proceso.




7

PRODUCTOS/ Donación de Activos F ijos y/o Contraparte de Recursos del Poder Ejecutivo SALIDAS: conclu ido

*

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MANUALCÓDIGO

GAF-MAN-005 Ver.PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS

DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y TESORERÍA 2.2 de 58

5.6 EJECUCIÓN DE GASTOS

5.6.A EJECUCIÓN DE GASTOS - FLU JO G RAM A

5.6.A EJECUCIÓN DE GASTOS


| Elabora Programación , do prlorlxaclón de pagos

y comunica

Encargado de Contab ilidad

Verifica documentación respaldaforia, ordena y concluye el file para su

co n ta b ilittc tó n

/ Elabora ei ------ )►■' Comprobante

Verifica la Inform ación dol

Comprobante C-31

! A rchivo de Comprobante j

G e re n te A d m in is t ra t iv o F in a n c ie ro

Toma conocim iento, verifica la documentación y deriva para

su procesamiento

/ ¿ E * VAdecuado?-'

Y *Aprueba y Firma el

Comprobante C-31 y comunica

Aprueba Priorizaclón do Pago»

G e re n ta T é cn ico U n id a d e s O rg a n ixa c io n a le s

INICIO

Comunican sobre la compra realizada, contrato concluido o ¡os procesos automáticos do

planilla do sueldos, etc

Envían Información s i es necesaria

EFirma el Comprobante C-31

JS> <* ■

Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización del Jefe de Organización vMétodos- LACTEOSBOL

MANUALCÓDIGO

GAF-MAN-0Q5PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS Ver. Pag.

C J M f e i DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y TESORERÍA 01 23 de 58

5.6.B REGISTRO DE EJECUCIÓN DE GASTOS • DESCRIPCIÓN

INSUMOS1 ENTRADAS:

Inform ación sobre Ejecución de Gastos

ACTIVIDAD REGiSTRO RESPONSABLE PLAZO

Las unidades organizacionales comunican al Gerente Administrativo Financiero sobre las compras realizadas, contratos concluidos, o los procesos automáticos de planilla de sueldos y otros.

Documentación respaldatoria de los procesos de compra concluidos, contratos, planillas de sueldos, etc.

UnidadOrganizacional

2

Las unidades organizacionales de LACTEOSBOL envían al Gerente Administrativo Financiero información respaldatoria requerida para respaldar el proceso administrativo.

Documentación respaldatoria de ios procesos de compra concluidos, contratos, planillas de sueldos, etc.


*

El Gerente Administrativo Financiero toma conocimiento, verifica la documentación y a través de proveído deriva la información al Encargado de Contabilidad para que realice el registro en el SIGMA.

Documentación respaldatoria de ios procesos de compra concluidos, contratos, planillas de sueldos, etc.


El Encargado de Contabilidad verifica la información enviada por las unidades organizacionales de la empresa, ordena y concluye el file para su contabílización.

Documentación respaldatoria de los procesos de compra concluidos, contratos, planillas de sueldos, etc.


3

Una vez validada la información enviada por las unidades organizacionales de LACTEOSBOL, el Encargado de Contabilidad elabora el Comprobante C-31 en el SIGMA.



1

El Encargado de Contabilidad con ei perfil correspondiente en el SIGMA, verifica !a información del Comprobante de Ejecución de Gastos C-31

Comprobante C-31 verificado


El Gerente Administrativo Financiero revisa la información del Comprobante C-31 en el SIGMA, si la información NO es adecuada, no aprueba el Comprobante de Ejecución y solicita al Encargado de Contabilidad, la modificación de la información.


1

En caso de que la información sea adecuada, aprueba el comprobante y solicita al Gerente Técnico suscriba el Comprobante.



Si la información del Comprobante de Ejecución de Gastos es aprobada por el Gerente Administrativo Financiero, el Gerente Técnico firma el Comprobante C-31, posteriormente comunica al

Comprobante C-31 firmado

Gerente Técnico

1

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Encargado de Presupuesto para que elabore la Programación y Priorización de Pagos.El Encargado de Presupuesto elabora la Programación de Pagos priorizando ios mismos y comunica al Gerente Administrativo Financiero.

Programación de priorización de Pagos


El Gerente Administrativo Financiero aprueba la programación de priorización de pagos en el SIGMA y deriva a Contabilidad para su archivo

Programación de priorización de Pagos


1

El Encargado de Contabilidad archiva toda la información correspondiente al Proceso de Ejecución de Gastos.

Ejecución de Gastos


PRODUCTOS/SALIDAS: Registro de Ejecución de Gastos conclu ido

5 S S - S c T E 0 S ? 0 L ^ UCCÍÓn ParC ' ° este documento ^autorización d ií je fe de ag^ izadón y

MANUAL CÓDIGOGAF-MAN-0G5



5.7 SOLICITUD DE FONDOS ROTATIVOS

5.7.A SO LICITUD DE FONDOS ROTATIVOS • FLU JO G RAM A

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Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización del jefe de Orqanización~~vMétodos- LACTEOSBOL

MANUALCÓDIGO


— DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y TESORERÍA 01 26 de 58

5.7.B SO LICITUD DE FONDOS ROTATIVOS - DESCRIPCIÓN

INSUMOS / ENTRADAS: S olic itud de Apertura de Fondos Rotativos

w ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE PLAZO

' El Encargado de Contabilidad solicita la autorización del Gerente Técnico para la apertura del Fondo Rotativo

Solicitud de Fondo Rotativo


El Gerente Administrativo Financiero revisa la solicitud y verifica si es adecuada. S¡ la solicitud NO es adecuada, solicita al Encargado de Contabilidad su modificación.



1

Si es adecuada, la remite al Gerente Técnico para que autorice la solicitud.

WEl Gerente Técnico autoriza la solicitud del Fondo Rotativo y lo deriva al Encargado de Contabilidad para continuar con el proceso.


Gerente Técnico2

El Encargado de Contabilidad recibe la autorización de Fondo Rotativo y deriva al Técnico Contable.

Fondo Rotativo constituido


El Técnico Contable genera el Comprobante C-34 y lo remite al Encargado de Contabilidad para su revisión.

Comprobante C-34 TécnicoContable 1

-

El Encargado de Contabilidad revisa la información del Comprobante C-34, si la información NO es adecuada, no aprueba el Comprobante y solicita al Técnico Contable, la modificación de la información.


'•--

En caso de que la información sea adecuada, el Encargado de Contabilidad aprueba el Comprobante C-34 y lo remite al Gerente Administrativo Financiero para revisión y posterior aprobación.


El Gerente Administrativo Financiero verifica si el Comprobante es adecuado.

Si NO es adecuado, lo remite al Encargado de Contabilidad para su compiementación y/o modificación.

Comprobante C-34 GerenteAdministrativoFinanciero

Si la información del Comprobante es adecuada, el Gerente Administrativo Financiero aprueba firmando el mismo y lo remite al Gerente Técnico para su firma.


El Gerente Técnico firma el Comprobante y lo remite a Contabilidad para su archivo.

Comprobante C-34 Gerente Técnico1

El Encargado de Contabilidad recibe la información y la archiva.



PRODUCTOS/SALIDAS: Apertura de Fondos Rotativos concluida


MANUAL, CÓDIGOGAF-MAN-005


TESORERÍA

Ver. Pág.

01 27 de 58

5.8 EJECUCIÓN DE FONDOS ROTATIVOS

5.8.A EJECUCIÓN DE FONDOS ROTATIVOS - FLUJO G RAM A

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TESORERÍA

Ver. Pág.

01 28 de 58

5.8.B EJECUCIÓN DE FONDOS ROTATIVOS - DESCRIPCIÓN

INSUMOS / ENTRADAS: Solic itud de Ejecución de Gasto con Fondos Rotativos


Las unidades solicitantes de LACTEOSBOL realizan la Solicitud de Ejecución de Gastos con rondo Rotativo incluyendo la Certificación Presupuestaria correspondiente al Gerente Administrativo Financiero.

Solicitud de Ejecución de Gastes

UnidadOrganizacional 1

El Gerente Administrativo Financiero toma conocimiento de la solicitud, aprueba la misma y la deriva ai Encargado de Tesorería para continuar con e! proceso.

Solicitud de Ejecución de Gastos


1

Con la aprobación del Gerente Administrativo Financiero, el Encargado de Tesorería genera el cheque de gasto correspondiente a la solicitud realizada y lo remite al Encargado de Contabilidad.

Cheque Encargado de Tesorería

El Encargado de Contabilidad elabora el Comprobante de Entrega de Cheque y lo remite para firmas autorizadas.

» Cheque

■ Anexo 2 - Comprobante de Entrega de Cheque


1El Gerente Administrativo Financiero y el Gerente Técnico como firmas autorizadas de la empresa, firman el cheque correspondiente y lo envían al Encargado de Tesorería.

■ Cheque

“ Comprobante de Entrega de Cheque


GerenteTécnico

El Encargado de Tesorería entrega el cheque a la unidad solicitante o al proveedor correspondiente y remite una copia al Encargado de Contabilidad para su archivo.

■ Cheque

* Comprobante de Entrega de Cheque



Documentación de proceso


PRODUCTOS/SALIDAS: Ejecución de Gasto con Fondos Rotativos concluida

Prohibida cualquier reproducción parda! o tota! de este documentó sin autorización del Jefe de Oraanización vMétodos- LACTEOSBOL >

MANUAL CÓDIGOGAF-MAN-QG5


TESORERÍA

Pág.

29 de 58

5.9 REPOSICIÓN DE FONDOS ROTATIVOS

5.9.A REPOSICIÓN DE FONDOS ROTATIVOS - FLU JO G RAM A





5.9.B REPOSICIÓN DE FONDOS ROTATIVOS - DESCRIPCIÓN

INSUMOS/ENTRADAS: Descargo y So lic itud de Reposición de Fondos Rotativos


Las unidades organizacionales de LACTEOSBOL envían a la Gerencia Administrativa Financiera los descargos correspondientes a Fondos Rotativos.

Descargos UnidadOrganizacional 12

El Gerente Administrativo Financiero toma conocimiento de ¡a información enviada y la deriva a! Encargado de Contabilidad para su revisión.

Descargos GerenteAdministrativoFJnanciero

1

El Encargado de Contabilidad revisa la información enviada y verifica si ésta es adecuada.

Si NO es adecuada, la remite a la unidad solicitante para su modificación y/o complementación. Sí la información es adecuada la remite al Encargado de Tesorería.

Descargos Encargado de Contabilidad

3

El Encargado de Tesorería realiza el descargo de gastos en el SIGMA.

Descargos Encargado de Tesorería 2

El Encargado de Tesorería genera la reposición de gastos en el SIGMA.

Descargos Encargado de Tesorería 2

El Encargado de Presupuesto con el perfil del SIGMA, aprueba el Comprobante C-34 generado y lo remite al Gerente Administrativo Financiero para firma.

Comprobante C-34 Encargado de Presupuesto 1

El Gerente Administrativo Financiero firma el Comprobante C-34 y lo remite al Encargado de Contabilidad para archivo.


1




PRODUCTOS/SALIDAS: Reposición de Fondos Rotativos concluida

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- MANUAL CÓDIGOGAF-MAN-005

‘wPROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS Ver. Pág.


5 .1 0 EJECUCION DE FONDOS EN AVANCE

5.10.A EJECUCIÓN DE FONDOS EN AVANCE - FLU JO G RAM A

5.10.A EJECUCION DE FONDOS EN AVANCE

Unidades Crganizacionales

¡ INIUU

! Realizan solicitud do i recursos de acuerdo con i presupuesto disponible

Gerente Adm inistrativo Financiero

Toma conocimiento y deriva

¡ Autoriza la emisión de Fondos en Avance

r< . ¿Es Adecuado?

S, V

Aprueba y Firma el i , Comprobante C-31 y 1

deriva I

Aprueba Priorización I cíe P?gos y deriva ji

para archivo

Fnr.argado de Presupuesto

SI/ ¿Existe

....... Presupuesto? | Emite Informa para

Certificación solicitarPresupuestaria y modificación

deriva al 6AF presi^Juestaria

je:Elabora Programación o'e Priorización de Pagos y

comunica


Comprobante C-31J

/ Realiza la revisión del Comprobante

/ C-31

►| Archiva Comprobante

i 'I FIM i

Gerente Técnico

Firma el Comprobarte C-31 y comunica

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MANUALCÓDIGO



Ver. Pág.

01 32 de 58

5.10.B EJECUCIÓN DE FONDOS EN AVANCE - DESCRIPCIÓN

INSUMOS/ENTRADAS:

Solic itud de Ejecución de Fondos en Avance■ ~ i


Las unidades organizacionaies de LACTEOSBOL realizan la solicitud de recursos de acuerdo con el presupuesto disponible al Gerente Administrativo Financiero.

Solicitud de Fondos de Avance

UnidadOrganizacional 1

Ei Gerente Administrativo Financiero toma conocimiento de la solicitud y envía ésta al Encargado de Presupuestos para la revisión de disponibilidad presupuestaria.

Solicitud deCertificaciónPresupuestaria


El Encargado de Presupuestos verifica si existe presupuesto. Si NO existe, informa para solicitar una modificación presupuestaria.

Si existe presupuesto, emite la certificación presupuestaria correspondiente.

CertificaciónPresupuestaria

Encargado de Presupuestos

Si existe presupuesto, el Gerente Administrativo Financiero autoriza la transmisión de fondos en el proveído y la envía al Encargado de Contabilidad.

Solicitud de Autorización


Una vez validada la información enviada por las unidades organizacionaies de LACTEOSBOL, el Encargado de Contabilidad elabora el Comprobante C-31 en el SIGMA.



El Encargado de Contabilidad con el perfil del SIGMA, verifica la información del Comprobante de ejecución de C-31.



El Gerente Administrativo Financiero revisa la información del Comprobante C-31 en el SIGMA. Si la información NO es adecuada, no aprueba el Comprobante de Ejecución de Recursos y solicita al Encargado de Contabilidad, la modificación de la información.



En caso que la información sea adecuada, el Gerente Administrativo Financiero aprueba el Comprobante C-31.



Si la información del Comprobante de Ejecución de Recursos es aprobada por el Gerente Administrativo Financiero, el Gerente Técnico firma el Comprobante C-31. Posteriormente, comunica al Encargado de Presupuesto para que elabore la Programación y Priorización de los pagos.


Gerente Técnico

1

El Encargado de Presupuesto elabora la Programación de Pagos priorizando los mismos y

Programación de priorización de


Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización de! Jefe de Organización yMétodos- LACTEOSBOL



TESORERÍA

Ver. Pág.

" 01 33 de 58

comunica al Gerente Administrativo Financiero. pagosEl Gerente Administrativo Financiero aprueba la programación de priorización de pagos en el SIGMA y deriva a Contabilidad para su archivo.

Programación de priorización de pagos


El Encargado de Contabilidad archiva toda la información correspondiente al Proceso de Ejecución de Recursos.



PRODUCTOS/SALIDAS: Registro de Ejecución de Fondos en Avance concluida

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SEDEM PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS Ver. Pág.\ J n c r*r\MTAIElI¡ inAn IMTCfiPAnA VU t OUN S AtíiLlUAU 1!N i CuKAUM Y


5.11 REVERSIÓN DE EJECUCIÓN DEL GASTO

5.11.A REVERSIÓN DE EJECUCIÓN DEL GASTO - FLU JO G R AM A





5.11.B REVERSIÓN DE EJECUCIÓN DEL GASTO - DESCRIPCIÓN

INSUMOS/ENTRADAS:

Descargo y So lic itud de Reposición de Fondos Rotativos


El Encargado de Contabilidad identifica la necesidad de llevar a cabo una reversión de ¡a ejecución del gasto por dos razones:« Verifica si existen gastos ejecutados que deben

ser ajustados por errores u omisiones.• Las unidades solicitantes realizan devolución de

importes no utilizados.

Reversionesidentificadas


Una vez identificadas las reversiones de gasto, el Encargado de Contabilidad registra éstos en el Comprobante C-32 a través del SIGMA.

Comprobante C-32 SIGMA elaborado

Encargado de CÓntabilidad 1

El Encargado de Contabilidad verifica si el registro de reversión del gasto ha sido elaborado correctamente, con el perfil correspondiente a través del SIGMA y lo envía al Gerente Administrativo Financiero para revisión.

Comprobante C-32 SIGMA verificado


1

El Gerente Administrativo Financiero verifica si el registro es adecuado, de lo contrario solicita al Encargado de Contabilidad su modificación.

Comprobante C-32 SIGMA con solicitud de modificaciones


Si el registro de la reversión de gastos es adecuado, el Gerente Administrativo Financiero aprueba la ejecución de la reversión.

Comprobante C-32 SIGMA aprobado


Con la aprobación del Gerente Administrativo Financiero, el Gerente Técnico firma el Comprobante C-32 y lo devuelve al Encargado de Contabilidad para continuar el proceso.


Gerente Técnico

1

El Encargado de Contabilidad archiva y custodia toda la información correspondiente al proceso.



PRODUCTOS/SALIDAS: Reposición de Fondos Rotativos concluida


MANUAL


TESORERÍA

5.12 REGISTRO DE ACTIVO S FIJOS

5.12.A REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS - FLU JO G RAM A




TESORERÍA

5.12.B REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS - DESCRIPCIÓN

INSUMOS/ENTRADAS: Solic itud de Pago p o r Compra de Activos Fijos


El Encargado de Contrataciones, elabora una nota de solicitud de pago por la Compra de Activos Fijos y remite la misma y toda la documentación del proceso de compra al Gerente Administrativo Financiero para su aprobación.

Anexo 3 - Acta de Recepción y Conformidad de Activos Fijos

Encargado de Contrataciones

*

2

Si la información del proceso NO es correcta, el Gerente Administrativo Financiero solicita la complementacióri o modificación de la información a través de proveído.

Acta de Recepción y Conformidad de Activos Fijos con solicitud de modificaciones


1Si la información es correcta, el Gerente Administrativo Financiero firma la nota y la remite a Contabilidad para su registro y pago.

Acta de Recepción y Conformidad de Activos Fijos firmada


El Encargado de Contabilidad verifica la información enviada por las Unidades Organizacionales de la empresa, ordena y concluye el file para su contabilización.

Nota de Recepción de Activo Fijos firmada


Una vez validada la información enviada por las Unidades Organizacionales de LACTEOSBOL, el Encargado de Contabilidad elabora el Comprobante C-31 en el SIGMA.



1El Encargado de Contabilidad con el perfil del SIGMA, verifica la información del Comprobante de Ejecución de Gastos C-31.



El Gerente Administrativo Financiero revisa la información del Comprobante C-31 en el SIGMA. Si la información NO es adecuada, no aprueba el Comprobante de Ejecución de Gastos y solicita al Encargado de Contabilidad, la modificación de la información.



En caso que la información sea adecuada, aprueba el Comprobante C-31 y solicita al Gerente Técnico suscriba el comprobante.



Si la información del Comprobante de Ejecución de Gastos es aprobada por el Gerente Administrativo Financiero, el Gerente Técnico firma el Comprobante C-31. Posteriormente, comunica al Encargado de Presupuesto para que elabore la Programación y Priorización de los Paqos.


Gerente Técnico

El Encargado de Presupuesto elabora la Programación de Encargado de J- --------



PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS Ver. Pág.DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y 01 38 de 58TESORERIA

Programación de Pagos priorizando los mismos y comunica al Gerente Administrativo Financiero.

priorización de pagos

Presupuesto

El Gerente Administrativo Financiero aprueba la Programación de Priorización de Pagos en el SiGMA y deriva a Contabilidad para su archivo.



El Encargado de Contabilidad archiva toda la información correspondiente al proceso de ejecución de gastos.



PRODUCTOS/SALIDAS:

Registro de Pago p o r Compra de Activos Fijos conclu ido




TESORERÍA

Ver. Pág.

01 39 de 58

5.13 DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS FIJOS

II i» , in i . , .,* i ■ . i , r f p.

Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización deí Jefe de Orqanización vMétodos-LACTEOSBOL




5.13.B DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS FIJOS - DESCRIPCIÓN

INSUMOS/ENTRADAS:

Inform ación de Depreciación de A ctivos Fijos


El Técnico de Activos Fijos, elabora el Cuadro de Depreciación de Activos Fijos y el informe correspondiente y lo remite al Gerente Administrativo Financiero.

Informe de Depreciación de Activos Fijos

Técnico de Activos Fiios 3

El Gerente Administrativo Financiero toma conocimiento del informe elaborado y lo revisa.



1

Si el informe NO es adecuado, el Gerente Administrativo Financiero, remite ei mismo al Técnico de Activos Fijos para su modificación o complementación.



Si el informe es adecuado, el Gerente Administrativo Financiero aprueba el mismo y lo remite al Profesional Encargado de Contabilidad para su registro.



El Encargado de Contabilidad verifica la documentación del informe para su registro.



1

Una vez revisada la documentación, el Encargado de Contabilidad elabora el comprobante contable.

Comprobante de Contabilidad


El Encargado de Contabilidad revisa el comprobante elaborado.


El Encargado de Contabilidad ejecuta el proceso de depreciación.


El Gerente Administrativo Financiero revisa la información del comprobante.


Si la información del comprobante NO es correcta, el Gerente Administrativo Financiero solicita su modificación al Encargado de Contabilidad.

Comprobante de Contabilidad


Si la información del comprobante es adecuada, el Gerente Administrativo Financiero lo aprueba y lo remite al Gerente Técnico para su firma.


Si la información del comprobante es correcta, el Gerente Técnico firma el comprobante y lo remite al Gerente Administrativo Financiero.

Comprobante deContabilidadfirmado

Gerente Técnico1

El Gerente Administrativo Financiero remite el comprobante firmado a! Encargado de Contabilidad.


1

El Encargado de Contabilidad recibe el comprobante firmado y lo archiva. 1


PRODUCTOS/SALIDAS: Registro de Depreciación de Activos Fijos conclu ido

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TESORERÍA

Ver. Pag.

01 41 de 58

5.14 REVALÚO DE ACTIVO S FIJOS

5.14.A REVALÚO DE ACTIVOS FIJOS - FLUJO G RAM A



PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS Ver. Pág.A " 7 DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y


5.14.B REVALÚO DE ACTIVO S FIJOS - DESCRIPCIÓN

INSUMOS/ENTRADAS:

Inform e de Revalúo Técnico de Activos Fijos


El Técnico de Activos Fijos recibe el Informe de Revalúo Técnico.

Informe de Revalúo Técnico de Activos Fijos

Técnico de Activos Fijos

El Técnico de Activos Fijos revisa e¡ Informe de Revalúo Técnico de Activos Fijos y prepara el informe que valida ¡as modificaciones y los asientos contables modificatorios, y lo remite al Gerente Administrativo Financiero para su revisión.

B Informe de Revalúo Técnico de Activos Fijos

■ Informe de Registro de Revalúo Técnico


7

Si el Informe de Registro de Revalúo Técnico NO es adecuado, el Gerente Administrativo Financiero lo remite al Técnico de Activos Fijos para su modificación y complementación.

Informe de Registro de Revalúo Técnico


1Si el Informe de Registro de Revalúo Técnico es adecuado, el Gerente Administrativo Financiero lo aprueba y lo remite al Encargado de Contabilidad.

Informe de Registro de Revalúo Técnico


El Encargado de Contabilidad recibe ambos informes y revisa la documentación respaldatoria.

Informe de Revalúo Técnico de Activos Fijos

» Informe de Registro de Revalúo Técnico


3Con ambos informes, el Encargado de Contabilidad elabora los asientos contables correspondientes y los envía al Gerente Administrativo Financiero.

* Informe de Revalúo Técnico de Activos Fijos

■ Informe de Registro de Revalúo Técnico

» Comprobante de Contabilidad


El Gerente Administrativo Financiero revisa la información del Comprobante.


Si la información del Comprobante NO es correcta, Gerenteit»^T7a»BaaKi i ......m i h i wrw a ra » » — i— w a r — »

Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización de! Jefe de Orqanización yMétodos- LACTEOSBOL



TESORERÍA

Ver. Pág.

01 43 de 58

el Gerente Administrativo Financiero solicita su modificación al Encargado de Contabilidad.

AdministrativoFinanciero

Si la información del Comprobante es adecuada, el Gerente Administrativo Financiero lo aprueba y lo remite al Gerente Técnico para su firma.


Si la información del Comprobante es correcta, el Gerente Técnico lo firma y lo remite al Gerente Administrativo Financiero.

Gerente Técnico

El Gerente Administrativo Financiero remite el comprobante firmado al Encargado de Contabilidad.


1El Encargado de Contabilidad recibe toda la documentación correspondiente ai proceso firmada y lo archiva.

Encargado de Contabilidadir

PRODUCTOS/SALIDAS: Registro de Revalúo Técnico de Activos F ijos conclu ido


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TESORERÍA

Ver. Pag.

01 44 de 58

5.15 B A JA O PÉRDIDA DE ACTIVOS FIJOS

5.15.A B A JA O PÉRDIDA DE ACTIVOS FIJOS - FLU JO G RAM A

Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización del Jefe de Orqanización vMétodos-LACTEOSBOL a y

MANUAL CODIGO GAF-MAN-005 _

Pág.

45 de 58


TESORERÍA

5.15.B B A JA O PÉRDIDA DE ACTIVOS FIJOS - DESCRIPCIÓN

J m td a ita o . Inform e de Baja o Pérdida de Activos Fijos EN I KADAo. 1


El Técnico de Activos Fijos elabora un Informe de Baja o Pérdida de Activos Fijos, de acuerdo con lo dispuesto en el Manual de Procedimientos de Activos Fijos y remite el Informe al Gerente Administrativo Financiero.

Informe de Baja o Pérdida de Activos Fijos


5

Si el Informe de Baja o Pérdida de Activos Fijos NO es adecuado, el Gerente Administrativo Financiero lo remite al Técnico de Activos Fijos para su complementación o modificación.

GerenteAdministrativoFinanciero*

.3Si el Informe de Baja o Pérdida de Activos Fijos es adecuado, el Gerente Administrativo Financiero lo aprueba y lo remite al Encargado de Contabilidad para continuar su proceso de registro.



El Encargado de Contabilidad verifica la documentación respaldatoria al Informe de Baja o Pérdida de Activos Fijos.



Con la información, e! Encargado de Contabilidad elabora el o los asientos contables correspondientes y los remite al Gerente Administrativo Financiero para revisión.

■ Informe de Baja o Pérdida de Activos Fijos

* Asientos Contables


El Gerente Administrativo Financiero revisa la información del/los asientos contables elaborados y el Informe de Baja o Pérdida de Activos Fijos.

» Informe de Baja o Pérdida de Activos Fijos

■ Asientos Contables


Si la información generada NO es correcta, el Gerente Administrativo Financiero solicita su modificación al Encargado de Contabilidad.


Si la información es adecuada, el Gerente Administrativo Financiero la firma y remite al Gerente Técnico para su firma.


Si la información del Informe y de ¡os asientos contables es correcta, el Gerente Técnico firma ambos documentos y los remite al Gerente Administrativo Financiero.

» Informe de Baja o Pérdida de Activos Fijos firmado

■ Asientos Contables firmados

Gerente Técnico

El Gerente Administrativo Financiero remite ambos documentos firmados al Encargado de Contabilidad.

* Informe de Baja o Pérdida de

j Gerente 1 Administrativo


[ t í «r { zj é * (* ] í MANUAL CÓDIGOGAF-MAN-005

\ PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS Ver, ....Pág.DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y


Activos Fijos firmado


Financiero

El Encargado de Contabilidad recibe los ambos documentos firmados y archiva toda la documentación correspondiente al proceso.

■ Informe de Baja o Pérdida de Activos Fijos firmado



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1

PRODUCTOS/SALIDAS: Registro de Baja o Pérdida de Activos Fijos conclu ido

Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización del Jefe de Orqani7ación vMétodos- LACTEOSBOL

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Ver. Pág.

01 48 de 58

5.16.B ELABO R AC IÓ N DE PLAN ILLA S DE PERSONAL DE PLANTA, EVENTUAL Y

CONSULTORES DE LÍNEA - DESCRIPCIÓN

INSUMIOS/ENTRADAS:

Información para generar Planilla Salarial


El Habilitado de Recursos Humanos elabora la Planilla de Personal de Planta, Eventual y de Consultores de Linea, tomando en cuenta: registro de llamadas de atención, formularios de impuestos, información de vacaciones y permisos.

Insumos para generar planilla salarial

Habilitado de Recursos Humanos

i*10

El Habilitado de Recursos Humanos remite toda ia información al Profesional I de Recursos Humanos.

Planilla elaborada Habilitado deRecursosHumanos

1

El Profesional I de Recursos Humanos revisa y verifica que la información enviada por el Habilitado de Recursos Humanos sea adecuada. Si la información NO es adecuada, la remite al Habilitado de Recursos Humanos para su modificación o complementación.

Planilla Revisada Profesional I deRecursosHumanos 1

Su es adecuada, el Profesional I de Recursos Humanos firma la PianillaSalarial para ser enviada al Ministerio de Economía y Finanzas Públicas.

Planilla Salarial Profesional I deRecursosHumanos

0.5

El Profesional I de Recursos Humanos remite Informe mensual solicitando su aprobación al Gerente Administrativo Financiero.

Informe Mensual Profesional I deRecursosHumanos

2

El Gerente Administrativo Financiero aprueba el Informe y remite al Encargado de Contabilidad para la elaboración del Comprobante C-31.


1

El Encargado de Contabilidad revisa y verifica que la información enviada sea adecuada, elabora el Comprobante C-31, lo registra en el SIGMA y lo remite para aprobación.

Comprobante C-31 Encargado de Contabilidad 0.5

El Profesional I de Recursos Humanos envía la documentación física al Ministerio de Economía y Finanzas Públicas.

Planilla Salarial Profesional I deRecursosHumanos

0.5

El personal correspondiente en el Ministerio de Economía y Finanzas Públicas verifica s¡ la información es adecuada. Si la información NO es adecuada, la remite al Profesional I de Recursos h-íumanos para su modificación o complementación.

Planilla Salaria! Personal del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas

1

j Si la información es adecuada, el personal ~¡~Planiüa Salarialcorrespondiente en eí Ministerio de Economía Finanzas Públicas !a aprueba mediante sello rojo.

aprobadai Personal del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas

0.5

Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización de! Jefe de Organización vMétodos- LACTEOSBOL

í

S MANUAL CÓDIGOGAF-MAN-005n PROCEDIMIENTO DE LOS SISTEMAS


Ver. Páj.

01 49 de 58

El Habilitado de Recursos Humanos recoge la Planilla Salarial con sello rojo en forma física.

Planilla Salarial aprobadaComprobante C-31

Profesional I deRecursosHumanos

0.5

El Profesional I de Recursos Humanos envía la planilla y el Comprobante C-31 ai Encargado de Presupuesto para su aprobación.

Planilla Salarial aprobada Comprobante C-31

Profesional I deRecursosHumanos

0.5

El Encargado de Presupuesto aprueba la planilla salaria! y el Comprobante C-31 y ios remite ai Gerente Administrativo Financiero.


Encargado de Presupuesto 0.5

El Gerente Administrativo Financiero firma la planilla salarial y el Comprobante C-31 y lo remite al Gerente Técnico para que suscriba.



0.5

Con la firma del Gerente Administrativo Financiero, el Gerente Técnico firma ambos documentos y ios remite al Gerente Administrativo Financiero.

Gerente Técnico i* 0.5

El Gerente Administrativo Financiero comunica mediante proveído al Encargado de Presupuesto que elabore la Programación de Priorización de Pagos

GerenteAdministrativoFinanciero 0.5

El Encargado de Presupuesto elabora la Programación de Pagos priorizándolos y comunica al Gerente Administrativo Financiero.

Programación de Priorización de Pagos


0.5

El Gerente Administrativo Financiero aprueba la Programación de Priorización de Pagos en el SIGMA y deriva a Contabilidad para su archivo.



0.5

El Encargado de Contabilidad recibe la información correspondiente al proceso y lo archiva.

■ Planilla Salarial aprobada

■ Comprobante de Contabilidad archivado


0.5

PRODUCTOS/SALIDAS: Proceso de Elaboración de Planilla Salarial conclu ido

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5.17 CO NCILIACIÓN DE CUENTAS CORRIENTES FISCALES

5.17.A CO NCILIACIÓ N DE CUENTAS CORRIENTES FISCALES - FLUJOG RAM A

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Prohibida cualquier reproducción parcial o tota! de este documento sin autorización del Jefe de Orqanización vMétodos- LACTEOSBOL y



TESORERÍA

Ver. Pág.

01 51 de 58

5.17.B CO NCILIACIÓ N DE CUENTAS CORRIENTES FISCALES - DESCRIPCIÓN

INSUMIOS/ENTRADAS:

Información de Extractos Bancarios


El Encargado de Tesorería recupera los Extractos Bancarios y saca !os reportes SIGMA para elaborar la Conciliación Bancaria.

■ Extractos Bancarios

» Reporte SIGMA


El Encargado de Tesorería remite fotocopias de Extractos y Libretas a todos los Encargados de Comercialización de las Plantas y a ¡os Administrativos de las Distribuidoras.

Fotocopias de Información


Hasta el 5 de cada mes

Los Encargados de Comercialización de las Plantas y los Administrativos de las Distribuidoras elaboran la conciliación y remiten al Encargado de Tesorería en físico y digital.

Conciliación en físico y digital

Encargado de Comercialización

Administrativo


El Encargado de Tesorería centraliza las Conciliaciones en Cuentas y Libretas y revisa la información. Si la información generada NO es correcta, el Encargado de Tesorería solicita su modificación al encargado correspondiente.

Conciliación en físico y digital

Encargado de Tesorería Hasta el

20 de cada mes

Si la información es adecuada, el Encargado de Tesorería remite al Encargado de Contabilidad para revisión.



El Encargado de Contabilidad revisa ¡os saldos según libreta bancaria efectúa ajustes, firma y remite la libreta al Gerente Administrativo Financiero para revisión.

Libreta Bancaria Encargado de Contabilidad


Si la información generada NO es correcta. el Gerente Administrativo Financiero solicita su modificación al Encargado de Contabilidad.

Si la información es adecuada, el Gerente Administrativo Financiero firma la Conciliación de Cuentas Corrientes Fiscales y remite la documentación al Encargado de Tesorería.

ConciliaciónBancaria


2

El Encargado de Tesorería custodia y archiva toda ¡a documentación correspondiente al proceso y remite tres copias de las conciliaciones a la Unidad de Contabilidad para adjuntar al Balance.

Documentación de conciliación de Cuentas Corrientes Fiscales


1

PRODUCTOS/SALIDAS: Conciliación de Cuentas Corrientes Fiscales concluida

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TESORERÍA

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01 52 de 58

5.18 FONDO SO C IAL

5.18.A FONDO SO C IAL - FLU JO G R AM A

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MANUALCÓDIGO

GAF-MAN-005PROCEDIMIENTO DÉ LOS SISTEMAS Ver. Pág.


5.18.B FONDO SO CIAL - DESCRIPCIÓN

INSUMOS / ENTRADAS:

Solic itud para realizar actividades del Fondo Social


Todos los funcionarios de LACTEOSBOL eligen a sus Representantes para conformar la Comisión del Fondo Social.

Funcionarios de LACTEOSBOL

El Gerente Técnico designa a ios miembros de la Comisión del Fondo Social a través de memorándum.

Memorándum de Designación

Gerente Técnico2

Las Unidades Organizacionales de LACTEOSBOL solicitan a la Comisión del Fondo Social, el financiamiento para alguna actividad consensuada y que beneficie a toda la empresa.

Solicitud de Financiamiento de Actividad


*

La Comisión del Fondo Social analiza la solicitud. Solicitud de Financiamiento de Actividad

Comisión del Fondo Social

La Comisión del Fondo Social verifica si la solicitud es adecuada para beneficio de la empresa.



8Si la solicitud NO es adecuada, la Comisión dei Fondo Social elabora una Carta de Rechazo justificada.



La Comisión del Fondo Social envía la Carta de Rechazo justificada a la unidad solicitante.

Carta de Rechazo Comisión del Fondo Social

Si la solicitud es adecuada, la Comisión del Fondo Social elabora un Acta de Aprobación y la remite al Gerente Técnico solicitando el desembolso correspondiente.

Acta de Aprobación Comisión del Fondo Social

El Gerente Técnico toma conocimiento de la solicitud y remite la misma al Encargado de Contabilidad para realizar el desembolso correspondiente previa conciliación de descuentos.

Acta de Aprobación

Solicitud de Desembolso

Gerente Técnico

3El Encargado de Contabilidad realiza la conciliación de descuentos y remite la documentación al Encargado de Tesorería para continuar con el proceso.

Conciliación de Descuentos


El Encargado de Tesorería realiza ei desembolso correspondiente previa aprobación de la Unidad de Contabilidad y solicita al Representante dei Fondo Social, la rendición de cuentas por la actividad.

Constancia de Entrega de Fondos

Encargado de Tesorería 1

La Comisión del Fondo Social realiza la compra y presenta un informe de rendición de cuentas al Gerente Administrativo Financiero.

informe de Rendición de Cuentas


5El Gerente Administrativo Financiero verifica el informe presentado, si el informe NO es adecuado, lo remite a la Comisión del Fondo Social para que io

Informe de Rendición de Cuentas con



MANUALCÓDIGO



modifique o lo complemente. solicitud de modificación o complementación

Si el informe es adecuado, el Gerente de Administrativo Financiero aprueba la rendición de cuentas y remite ¡a información al Encargado de Tesorería para su registro.

Informe de Rendición de Cuentas aprobado


El Encargado de Tesorería da de baja el Fondo Social y remite documentación respaldatoria para archivo en la Unidad de Contabilidad.

Informe de Rendición de Cuentas aprobado


El Encargado de Contabilidad archiva la documentación correspondiente al proceso.



Actividades del Fondo Social concluidas OALlUAo, ^

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Ver. Pág.

01 55 de 58

6 USO Y DIFUSIÓN

La distribución de los documentos a los Jefes o Gerentes de Unidad estará a cargo de

la Unidad de Organización y Métodos. Cada Jefe o Gerente se encargará de

socializarlo con su personal dependiente y personal inducido.

En el caso de inducción ya sea por incorporación de personal nuevo o por cambio de

cargo de un funcionario dentro de la empresa, la Gerencia Administrativa Financiera

deberá difundir y socializar este manual. La socialización debe quedar registrada con*

firmas de los participantes.

Este documento podrá ser consultado en la página web del Servicio de Desarrollo de

las Empresas Públicas Productivas.

7 CONTROL DE CAMBIOS

Se utilizará para registrar los cambios efectuados a las versiones anteriores del Manual

de Procesos y Procedimientos de los Sistemas de Contabilidad Integrada y Tesorería.

VERSIÓNMODIFICADA

MODIFICACIONES EN: CAMBIOEFECTUADOTÍTULO PÁGINA

8 ANEXOS

A continuación se presentan los formularios utilizados para el presente manual:


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TESORERÍA

Ver. Pág.

01 57 de 58

ANEXO 2 CO M PRO BANTE DE ENTREGA DE CHEQUE

CONSTANCIA DE ENTREGA DE CHEQUENS

N2CHEQUE IMPORTE DEL CHEQUE N9 PREVENTIVO C-31/C-34

NOMBRE DEI. BENEFICIARIO CONCEPTO

Elaborado por Inmediato Superior Encargado de Tesorería Vo. Bo. GAF

Sello/Firma Sello/Firma Sello/Firma Sello/Firma

Nombre y Apellido:

Fecha de Recepción:

Firma:

Recibí Conforme

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MANUALCÓDIGO



Ver. Pág.

01 58 de 58

ANEXO 3

ACTA DE RECEPCION Y CONFORMIDAD

DE ACTIVOS FIJOS

En la dudad de en fecha / / se hizo la Recepción d e "

para ____________ según el Art. 25 Numeral 10

Del RE-SABS, aprobado mediante Resolución Administrativa NQ / ______y de acuerdo a Contrato N9

, se ha verificado lo siguiente:

Fecha Descripción■

CantidadPrecio Unitario

(Bs)

Precio Total

(Bs)

TOTAL

Dando conformidad a lo recepcionado, se firma al pie del presente.

Lugar y Fecha: de de 201

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Proveedor

Sello/Firma

Solicitante

Sello/Firma

Administrativo

Seüo/Firma

Otros

Sello/Firma

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GERENCIA GENERAL SERVICIO DE DESARROLLO DE LAS … · 2020. 1. 15. · EDEM1 Servicio de Desarrollo...

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