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ASOCIACIÓN DE FUNDACIONES PETROLERAS - AFP Gerencia por Procesos Manual de procesos y procedimientos Aprobado por: Dirección Ejecutiva - Marzo 16 de 2017 Versión: 3 Página: 1 de 33
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ASOCIACIÓN DE FUNDACIONES PETROLERAS - AFP
Gerencia por Procesos
Manual de procesos y procedimientos
Aprobado por:
Dirección Ejecutiva - Marzo 16 de 2017
Versión: 3
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MANUAL DE PROCESOS PROCEDIMIENTOS
Asociación de Fundaciones Petroleras - AFP
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GERENCIA POR PROCESOS
Objetivo:
Definir e implementar los lineamientos, procedimientos, herramientas, entre otros,
adecuados a la realidad de la Asociación para buscar el mejoramiento continuo
y agregación de valor a nuestros asociados y red de amigos.
Alcance:
Este manual deberá ser aplicado por todos los trabajadores de la Asociación.
Normatividad:
La Asociación debe cumplir con las normas contables, tributarias, fiscales,
laborales, en seguridad y salud, ambientales, de contratación pública y privada
que estén vigentes en Colombia.
Glosario
1. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que
interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
2. Procedimiento: Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un
proceso.
3. Cliente Interno: Representan el área, departamento, sección, personal, etc.
que emplean o consumen los productos obtenidos, pero con la característica
particular de pertenecer al conjunto de la organización. De este modo, dentro
de la organización todos se convierten en clientes y proveedores a la vez.
4. Cliente: Organización o persona que recibe un producto. Con la característica
de que es externo a la organización (también conocido como cliente
externo).
5. Mejora continua: Actividad recurrente para aumentar las capacidades de la
Empresa.
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6. Ciclo PHVA: Es una herramienta de la mejora continua, presentada por
Deming a partir del año 1950, la cual se basa en un ciclo de 4 pasos;
Partiendo del Planear en sentido del reloj hasta llegar al Actuar para volver a
iniciar, retroalimentando los procesos y mejorándolos.
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MISION Misión: Representar y promover los intereses de las fundaciones del sector de hidrocarburos y actuar en aquellas áreas donde hacerlo conjuntamente produce mayor valor, con el fin de fortalecer a sus afiliadas, difundir el trabajo que ellas realizan y contribuir así al mejor desarrollo humano, social, ambiental y económico del país.
2.1.2 VISION Visión: En 2015 la AFP es una organización representante de los intereses y vocera de las Fundaciones petroleras, con liderazgo, y capacidad de articulación que posiciona a sus asociados a nivel nacional e internacional. 2.1.3
RESEÑA HISTORICA 2.1.4 DESCRIPCION DE LA EMPRESA La Asociación de Fundaciones Petroleras- AFP es una organización sin ánimo de lucro, con 15 años de experiencia facilitando la gestión social de la red de Fundaciones Petroleras a las que representa, y capitaliza sus conocimientos y experiencias para fortalecer el empresariado local, el desarrollo rural-territorial, la participación ciudadana y la protección del medio ambiente. La AFP antes conocida como Asociación de Fundaciones del Sector Petrolero, Minero y Energético (AFUPEM), nació el 11 de noviembre de 1999, gestionada por: · Ecopetrol S.A.
· Occidental de Colombia
· Bp Explotación Colombia Ltd.
· Hocol S.A.
· La Asociación Colombiana del Petróleo
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2.2 DESCRIPCIÓN DE SERVICIOS/PRODUCTOS
Asamblea General
Comité Directivo
Dirección Ejecutiva
Asistente Administrativ
a
Aux. Admón y Financiera
Soporte Contable
Soporte de Operaciones y
Alianzas
Soporte en Comunicacion
es
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La Asociación de Fundaciones Petroleras -AFP- desarrolla su gestión bajo un
modelo de Gerencia por procesos, en el cual identifica y enmarca tres
macroprocesos, que representan el que hacer integral de la Institución:
Dirección
Core Social
Apoyo
1. Planeación
La AFP ha implementado un proceso de planeación trienal, el cual busca trazar la
ruta estratégica y financiera de mediano plazo de la Fundación. Este proceso es
responsabilidad de la Dirección Ejecutiva, quien presenta tanto el Plan Estratégico
como el financiero al Comité Directivo para su aprobación cada tres años o
cuando se requiera. Anualmente se lleva a cabo un ejercicio de evaluación de
los resultados alcanzados y se realizan ajustes a objetivos, metas, otros de
acuerdos a las necesidades y cambios del entorno.
a. Planeación Estratégica y Financiera
La AFP realiza una Planeación Estratégica trienal, la cual es avalada por el Comité
Directivo de la AFP y aprobada en Asamblea General. Este ejercicio es
revisado/ajustado cada año de acuerdo necesidades o cambios del entorno.
En cuanto a la Planeación Financiera, se realizan proyecciones de metas trienales
y se presentan planes anualizados o de acuerdo a requerimientos.
La Planeación Financiera incluye:
Presupuesto de ingresos
Presupuesto de gastos
Proyección de flujo de caja
Gestión de recursos
Excedentes
Para la gestión estratégica del Plan se utiliza la metodología Balance Scorecard o
Tablero Balanceado de Gestión. Esta herramienta permite hacer seguimiento y
medir sistemáticamente los objetivos y retos planteados por la Asociación.
PROCESO DE DIRECCIÓN
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El Tablero Balanceado de Gestión - TBG -, permite ver integralmente la Institución
desde diferentes perspectivas como la Financiera, Clientes/Asociados/Aliados,
Procesos, Aprendizaje e Innovación, entre otras
2. Gestión del Control
El seguimiento al cumplimiento de la Planeación Estratégica y de gestión se
realiza a través de la metodología Balance Scorecard o Tablero Balanceado
de Gestión. Trimestralmente se realizan Comités Directivos, donde se presenta
su avance para su seguimiento y evaluación. De igual forma a la Planeación
Estratégica, la Dirección Ejecutiva de la AFP presenta propuesta a Comité
Directivo para su aval y luego se presenta a Asamblea General para su
aprobación.
La Dirección Ejecutiva realiza Comités Estratégicos mensuales, con todo el
equipo de trabajo para el seguimiento de la gestión y cumplimiento al TBG.
Así mismo, quincenalmente se realizan Comité de convenios con el Asesor
Integral de proyectos, los Coordinadores de proyectos y profesionales de
soporte.
Para ambos casos se nombra una secretaría que lleva el acta y hace
seguimiento al cumplimiento de compromisos.
3. Comunicación
La AFP cuenta con una Política Marco para el Relacionamiento de Grupos
de interés y la gestión estratégica de comunicación con estos.
Respecto al relacionamiento con grupos de interés mantiene un protocolo
de relacionamiento con sus Fundaciones Asociadas y con Ecopetrol. Este
documento se presenta para revisiones y ajustes al Comité Directivo de la
AFP, el cual da su aprobación.
En cuanto al manejo de las comunicaciones la AFP cuenta con un Plan
Estratégico de Comunicaciones - PECO – trienal, el cual es elaborado de
manera conjunta con los comunicadores de las Fundaciones Petroleras
Asociadas.
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4. Gestión de la Calidad
La AFP se encuentra desarrollando un modelo de gestión por procesos, que le
permita mejorar su respuesta operativa y la calidad y oportunidad de los servicios
que presta. En este ejercicio ha definido y establecido:
A. Mapa de procesos (ver página 4)
B. Políticas y normatividad
a. Contable y Financiera: (Estas son las dispuestas en el manual de
políticas contables de la Asociación)
b. Gestión y administración de convenios/contratos:
En la Asociación se organizan las acciones de los
convenios/contratos para alcanzar el cumplimiento de las
necesidades de los clientes/aliados/beneficiarios definidas en el
proyecto; manteniendo un balance entre costo, tiempo y calidad,
apoyándonos en el uso de herramientas y/o metodologías que
ayuden a la organización del trabajo de los equipos.
c. Salud y Seguridad en el Trabajo:
La asociación entiende que su capital más importante son las
personas, por lo tanto está comprometida en velar por la seguridad,
condiciones y actos inseguros en sus instalaciones y labores, a través
de la mejora continua en todas las actividades que se desarrollan,
en especial en la identificación, evaluación y control de riesgos
significativos, en concordancia con el cumplimiento de la
normativa legal en SST en Colombia.
d. De alcohol, tabaco y sustancias psicoactivas:
Para fomentar el bienestar, mantener un ambiente sano y seguro
para todos nuestros trabajadores, por ningún motivo se permitirá
laborar a ningún funcionario bajo el efecto de bebidas alcohólicas o
sustancias Psico-Activas (SPA), por lo anterior se prohíbe el consumo,
posesión, distribución, fabricación y/o venta de Alcohol, SPA y
Tabaco en todas sus diferentes presentaciones, dentro de las
instalaciones de la empresa, en horas laborales y/o durante los
periodos en misión, es responsabilidad directa del trabajador velar
por su propio bienestar y cuidar de su salud. La Asociación se
compromete a fomentar campañas de Estilos de Vida y Trabajo
Saludable, informando al trabajador acerca de los efectos nocivos
para la salud que sobrevienen del consumo de estas sustancias.
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C. Procedimientos / Instructivos (Se describirán en este mismo manual en el
capítulo de su respectivo proceso)
5. Control Interno
A pesar de contar con un número reducido de trabajadores, en la AFP se
establecen políticas, procesos y procedimientos que permiten realizar control
sobre las responsabilidades de los trabajadores y sus actividades. Estos
documentos complementan la planeación estratégica trienal la cual permite
fortalecer el control interno de una empresa y mejorar los procesos administrativos
y financieros. Los procesos y procedimientos son revisados mínimo una vez al año
para velar por su adecuada actualización y vigencia.
Los procesos y procedimientos se establecen por la AFP se de tal manera que
sean fáciles de implementar y cuyo propósito principal sea el de reflejar eficiencia
en los procesos de la entidad.
Las actividades de Control y Autocontrol que la AFP incluye en sus procedimientos
son:
- La intervención de mínimo 3 personas en los procedimientos establecidos.
- Revisión de los procesos y/o procedimientos, identificación de mejora de
los mismos y su implementación.
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1. Gestión del Conocimiento
a. Investigación e innovación
b. Aprendizaje y extensión prácticas/modelos
c. Desarrollo de herramientas -RED
2. Diseño y Formulación de Programas /Servicios/ Programas Sociales de Red y
AFP
a. Red
COMITÉ
DIRECTIVO
DIRECTORES
FUNDACIONES
DIRECTORA
EJECUTIVA
AFP
Define y
prioriza temas
para diseñar
y/o formular
programas
de Red
De acuerdo a
ejes y líneas de
Gestión Social
común de la
Red y/ u
oportunidades
de entorno
Anualmente
o cada v ez
que se
requiera
Plan de
Gestión AFP
Lidera
proceso del
proyecto/pro
grama a
formular
Definen un
equipo de
trabajo
responsable del
proyecto,
integrado por
mínimo un
profesional por
Fundación
cada v ez
que se
requiera
Equipo de
trabajo
Inv itación de
expertos
sobre el tema
para
conformar
todo el
equipo
De acuerdo a
requerimientos
del
proyecto/progra
ma
En la
conformación
del equipo
de trabajo
CUANDO REGISTROQUE
QUIEN
COMO
PROCESO CORE SOCIAL
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b. AFP
DIRECTORA
EJECUTIVA
AFP
SOPORTE
OPERACIONE
S Y ALIANZAS
ENTIDADES
PUBLICAS Y
PRIVADAS
AUXILIAR
ADMON Y
FINANCIERA
GRUPO
PROYECTO
Elabora plan
de acción
para la
formulación
del proyecto
y propone un
equipo de
trabajo
interno
Presenta el plan
de acción a la
Dirección
Ejecutiv a y al
equipo de
trabajo para su
v alidación
Se v a a
iniciar el
proceso de
formulación
Plan de
acción del
proyecto a
Formular
Realizan la
formulación
del proyecto
En metodología
Marco Lógico y
de acuerdo al
Instructiv o de
formulación de
proyectos
De acuerdo
al
cronograma
del Plan de
Acción
Rev isa y
Aprueba la
propuesta
del proyecto
formulado.
Asesor Integral
de Proyectos
presenta en
Comité de
Proyectos la
propuesta
De acuerdo
al
cronograma
del Plan de
Acción
Realiza
ajustes a
propuesta
proyecto
formulado
De acuerdo a
recomendacion
es y sugerencias
dadas en el
Comité de
Proyectos
Una v ez se
soliciten las
mejoras y de
acuerdo a
fecha para
nuev a
presentación
Demandan
a la AFP
prestación
de serv icios
de
administració
n de recursos
y/o ejecución
de proyectos
Socializan
necesidades de
proyectos de
gestión
social/ambiental
y/o términos de
referencia
En reuniones
acordadas
entre la
partes
Acta de
reunión
De acuerdo al
Eje de acción:
“Programas
Estratégicos”
definidos y
aprobado en el
de la Asociación
por el Comité
Anualmente
de acuerdo
a las metas
establecidas
o cada v ez
que sea
requerido por
el Comité
Plan
Estratégico
Tablero
Balanceado
de Gestión -
AFP
COMO CUANDO REGISTRO
Definen
Proyectos/Pr
ogramas/ser
vicios
Est ratégicos
de la AFP a
formular
QUE
QUIEN
NO
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DIRECTORA
EJECUTIVA
AFP
SOPORTE
OPERACIONE
S Y ALIANZAS
ENTIDADES
PUBLICAS Y
PRIVADAS
AUXILIAR
ADMON Y
FINANCIERA
GRUPO
PROYECTO
Ev aluar la
v iabilidad
técnica,
financiera y
operativ a de
la propuesta
De acuerdo a
factibilidad
técnica,
financiera y
operativ a de la
AFP.
Una v ez
identificada
una
oportunidad
Solicitar
autorización
al Comité
Directiv o
para
procedimient
os
como uniones
temporales u
otros.
Antes de
diseñar la
propuesta
Términos de
referencia del
aliado o Acta
reunión de
concertación
entre las
partes
Tramitar y
Completar la
información,
documentos
y /o
requerimiento
s que
requiere el
aliado.
Rev isar Check-
List de
documentos
Antes de
diseñar la
propuesta
Acta de
autorización
firmada por
Presidente y
Secretario
Elabora
propuesta de
proyecto
De acuerdo a
Instructiv o de
Elaboración de
propuestas para
Proyectos/Progra
mas/Serv icios
Una v ez
analizada la
v iabilidad de
la demanda
del aliado
y/o la oferta
de la AFP
Propuesta de
Proyecto
Elaboración
del
presupuesto
El documento
debe siempre
contener
Durante la
elaboración
de la
Presupuesto
aprobado
por el Director
Presentar la
propuesta y
anexos
De acuerdo a
requerimientos
del aleado.
Antes del
cierre del
plazo
Remisión de
la Propuesta
y anexos con
recibido,
radicada o
mail de
confirmación.
Seguimiento
al proceso de
adjudicación
.
Verbal o
v irtualmente. Si
no se adjudica
se archiv a y se
cierra el proceso.
Durante el
proceso de
adjudicación
Respuesta
del aliado
QUE
QUIEN
COMO CUANDO
Rev isión y
ajustes a la
propuesta
Cuando se da
una
interlocución
entre las partes
y/o consulta a
inquietudes
cuando el
aliado abre
espacios
(v irtuales o
reuniones) para
ello destinados.
En los tiempos
que se
concierten
REGISTRO
Propuesta
Técnica
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3. Redes e Incidencia
a. Vocería y representación
Asesor integral de proyectos Apoyo a la Dirección Ejecutiva en procesos de
gestión y representación de la institución.
b. Articulación Grupos de Interés
La Dirección Ejecutiva identifica los grupos de interés, el relacionamiento
con cada uno de ellos y el objetivo de este relacionamiento.
c. Publicaciones – propuestas
El profesional de comunicaciones estará a cargo del diseño y contenido
de las publicaciones que realice la AFP, entre ellas anualmente está el
informe social.
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1. Alianzas y Recursos
a. Gestión con Aliados
Búsqueda de oportunidades de Gestión de Recursos para realización
de proyectos afines a la Asociación y sus asociados, ofertando el
portafolio socio-ambiental de Programas/Proyectos/Servicios AFP con
acercamiento a Instituciones o Entidades Públicas, Privadas o de
cooperación (virtual o presencial) para establecer potenciales
alianzas/trabajo conjunto.
b. Cofinanciación – Gestión de Recursos
1. Formulación de propuestas y desarrollo de términos de referencia
para la participación.
2. Formulación de presupuestos de los proyectos que gestiona la
institución pública o privada cofinanciadora.
3. Diseño de planes de acción para el desarrollo de proyectos
aprobados.
4. Concentración y negociación con aliados y cooperantes en los
procesos de planificación y de desarrollo de los proyectos.
5. Seguimiento y monitoreo al desarrollo de los proyectos a través de
sus planes de acción.
6. Coordinar con equipo de profesionales las acciones y actividades
en el desarrollo de los proyectos.
7. Elaboración y presentación de informes técnicos de avances
c. Convocatorias Nacionales e Internacionales
1. Se presenta carta de intención presentación propuesta cuando sea
requerida por el ente convocante.
2. Formulación y presentación de propuesta con base en los términos
de referencia.
3. Seguimiento al resultado de la convocatoria y los ajustes o adiciones
a la propuesta en caso de requerirse.
4. De ser positivo, se organizan los recursos para la ejecución del
proyecto.
5. De ser negativo se almacenará la propuesta en propuesta digital
para su consulta y en lo posible se indagará con el convocante el
motivo de rechazo.
PROCESO DE SOPORTE
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2. Gestión Humana
Alcance
Establecer un marco de actuación para que la relación Organización –
Colaborador, se construya, desarrolle y mantenga en un ambiente laboral
propicio para el alto desempeño y compromiso, que contribuya al desarrollo del
colaborador y a la generación de valor de la Asociación de Fundaciones
Petroleras- AFP.
Estas políticas son aplicables a todos los colaboradores y equipo de trabajo de los
proyectos. Así mismo, para el caso de seguridad y salud en el trabajo aplica a
colaboradores directos, indirectos, consultores, contratistas y demás terceros que
tengan una relación con la AFP y acceso a nuestras instalaciones.
Responsabilidad
La Dirección Ejecutiva de la Asociación de Fundaciones Petroleras - AFP- es
responsable de velar por el cumplimiento de las políticas de Gestión Humana por
parte de todos los colaboradores directos, indirectos, consultores, contratistas y
demás terceros de la Asociación a través del Gestor de Operaciones y alianzas y
los responsables de los diferente procesos que apoyan esta política se lleva a
cabo su ejecución y promoción.
a. Selección y vinculación
La Asociación de Fundaciones Petroleras, realiza el proceso de selección a
través de la prestación de servicios de un profesional experto e idóneo en
la materia.
Este proceso se realiza tanto para la contratación de los diferentes equipos
de trabajo de los proyectos que implementa como para la vinculación de
los colaboradores de la AFP, bien sea por contrato laboral o por orden de
servicio.
Para llevar a cabo el proceso de selección, se tiene en cuenta:
1. Requisición de personal (Registro de requisición de personal), Perfil del cargo o
servicios a contratar (Perfiles equipo de trabajo AFP)
2. Búsqueda y reclutamiento de hojas de vida en el siguiente orden:
a. Contactos directos/referidos
b. Búsqueda en portales web
c. Publicación web y/o prensa escrita
3. Clasificación de hojas de vida de acuerdo a necesidades y definición de
hojas de vida a contactar
4. Contacto telefónico para confirmación de interés participación proceso
5. Entrevista personal con jefe o coordinador área/proyecto, (Formato entrevista)
la cual es filtro para pruebas psico-técnicas y especializadas.
6. Realización de pruebas sicotécnicas y especializadas
7. Confirmación de datos, educación y experiencia
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8. La persona que obtenga el mejor resultado de las pruebas vs entrevista
personal se selecciona y pasa al proceso de contratación.
DIRECTORA
EJECUTIVA
AFP
AREA
SOLICITANTE
ASISTENTE
ADMON.
Requieren a la
Asistente
Administrativ a
AFP personal a
v incular a la AFP
y/o proyectos
Entregan
Requisiciones de
Personal
diligenciadas junto
con perfiles de
cargo/serv icio
Cada v ez que
en la AFP hay
una v acante o
necesidad de
v inculación de
personal o que
se requiera
personal en los
proyectos
Registro de
requisición de
personal
Búsqueda y filtro
de Hojas de Vida
requeridas por la
Dirección
Ejecutiv a.
Búsqueda y filtro
de Hojas de Vida
requeridas por
ellos
Programa la
realización de
entrev istas de
personal ,
pruebas sico-
técnicas y
especializadas
De acuerdo a los
tiempos que defina
el solicitante del
proceso de
selección
Una v ez
confirma interés
de las persona
en participar del
proceso de
selección.
Programación
de entrev istas
de personal, ,
pruebas sico-
técnicas y
especializadas
Analiza y ev alúa
resultados de
entrev ista de
personal y
pruebas
realizadas
Puntajes obtenidos
y desempeño en la
entrev ista. El mejor
resultado se
selecciona
Una v ez se
realicen todas la
entrev istas y
pruebas
definidas para el
proceso
Formato de
entrev ista y
Resultados
pruebas sico-
técnicas y
especializadas
Informan a
Asistente
Administrativ a
persona
seleccionada
para continuar
con proceso de
contratación
Se entrega formato
de entrev ista con
la aprobación de
la persona
seleccionada
Una v ez se
defina la fecha
de v inculación y
contratación
Formato de
entrev ista
De acuerdo a
criterios definidos
en requisición de
personal o perfil de
cargo/serv icios
De acuerdo a
las fechas
definidas para
la contratación
de las personas
Hojas de v ida
seleccionadas
QUE
QUIEN
COMO CUANDO REGISTRO
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b. Prestaciones de ley y beneficios
La Asociación de Fundaciones Petroleras AFP cumple con todas las
disposiciones laborales de ley y gestiona su ejecución así:
a. Pago de nómina, parafiscales y prestaciones sociales (Vacaciones,
subsidio de transporte, primas y cesantías)
b. Dotación de calzado y vestido de labor: trimestral de acuerdo a las
fechas indicadas por la ley
c. Pago a Profesionales de servicios/ proveedores
d. Gastos de viaje y desplazamientos
c. Bienestar
Desarrollo del colaborador: La AFP cuenta con un Plan de Formación anual
y espacios de aprendizaje para sus colaboradores. Este proceso empieza
en el momento de su vinculación y/o contratación de servicio, con la
inducción y entrenamiento en el cargo / o servicio y/o actividad a realizar.
La Auxiliar Administrativa y Financiera es la encargada de programar y
realizar la inducción general y supervisar la programación y ejecución del
entrenamiento que el Director(a) Ejecutivo(a) o quien este delegue, de
acuerdo al cargo/servicio, deben realizar a las persona nuevas, para
garantizar la información y entendimiento necesario de roles,
responsabilidades y entregables.
La Asociación de Fundaciones Petroleras -AFP-, patrocina y acompaña
actividades de formación en el ámbito local, nacional e internacional, que
estén alineadas con las estrategias Corporativa y Competitiva, las
responsabilidades del cargo y las necesidades de la Asociación, los
recursos previstos y el desempeño del colaborador y/o resultados de la
prestación de servicios.
Recreación
En la asociación se generan los espacios para que sus trabajadores
celebren fechas espaciales como cumpleaños, día de la mujer, entre otros,
para fomentar el compañerismo.
d. Seguridad y salud en el trabajo
En cumplimiento del decreto y los que lo deroguen, la asociación cuenta
con un Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo a su medida e
implementado de acuerdo a lo estipulado en el Manual de Seguridad y
Salud en el trabajo de la entidad.
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e. Inducción y Reinducción
Consta de herramientas y estrategias de divulgación de la información que
permiten que el nuevo trabajador conozca la empresa. Conocer las políticas
generales y aquellas relacionadas con el Sistema en SST que se lleva a cabo; por
otra parte, la reinducción da al antiguo trabajador actualizaciones periódicas
acerca de las actividades y temas relevantes en términos delos procesos y
metodologías de la entidad, además en materia de Seguridad, Salud
ocupacional y Ambiente.
El proceso de inducción general de la organización consta de cuatro etapas:
Etapa 1: Inducción general sobre el proceso productivo y generalidades de la
organización.
El Asistente Administrativo y Contable se encargará de trasmitir a todos los
trabajadores las generalidades de la organización.
En esta etapa se tratarán:
Organigrama
Actividad económica de la empresa
Misión, visión y política de calidad
Etapa 2: Inducción general sobre aspectos más relevantes en términos de SST de
la empresa.
El Asistente Administrativo y Contable explicará las generalidades del Sistema de
Gestión SST que desarrolla en la organización. Se puede entender como una
presentación hecha al nuevo trabajador acerca del Sistema de Gestión de
Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente, para que esta persona se oriente
rápidamente dentro de la empresa.
En esta etapa se dan a conocer los lineamientos del programa de Gestión
SST:
Política SST
Política prevención de uso de alcohol, drogas y tabaco
Objetivos y metas SST
Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial
Generalidades del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el
Trabajo
Funcionamiento del vigía ocupacional.
Funcionamiento del plan de emergencias y de las brigadas de
emergencia
Factores de riesgo y sus controles
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Procedimientos de trabajo seguro aplicables según el
cargo
Derechos y deberes del sistema de riesgos laborales
Etapa 3: Inducción especifica
a. Manual de procesos. El Gestor de Operaciones y Alianzas explicará los
procesos, procedimientos y demás normatividad estipulada para la
organización, contenida en el manual de procesos.
b. Metodologías, sistematizaciones y otros. El Director Ejecutivo y/o Gestor
de Operaciones y Alianzas darán a conocer de manera general las
siguientes metodologías, sistematizaciones entre otras:
- Grupos Autogestionados de Ahorro y Crédito Local (GAACL)
- Proyectos Productivos enfocados a la seguridad alimentaria –
Programa de Seguridad Alimentaria.
- Homologación de criterios de colocación de crédito urbano.
- Proyectos de Desarrollo de Base.
En el caso que se requiera mayor profundización en esta inducción se
debe hacer lo siguiente:
1. Leer las metodologías, sistematizaciones, lecciones aprendidas y
evaluaciones de resultados sociales, ubicados en el archivo de la
entidad.
2. Convocar al comité metodológico (de acuerdo al tema) y
programar la inducción. La conformación del comité se
encuentra archivado en la carpeta principal de cada proyecto,
esta inducción contiene:
a. Explicación de la metodología
b. Entrega de batería de indicadores y aplicación para
evaluación y seguimiento de la metodología
c. Resultados a la fecha
d. Entrega de material didáctico y publicaciones sobre el
tema.
3. El seguimiento por parte de la AFP a las fundaciones asociadas
sobre la adecuada implementación de la metodología se realiza
una vez cada año.
Etapa 4. Proceso de reinducción: consiste en actualizar a los trabajadores sobre
cambios en los manuales de procesos y aspectos más relevantes del Sistema de
Gestión SST que se lleva a cabo en la empresa: resultados, mejoras a las políticas,
objetivos, entre otros, necesarios para el buen desarrollo del sistema y del
adecuado funcionamiento de la organización en términos de SST.
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Anualmente, la empresa debe ejecutar la reinducción del personal antiguo; es
necesario recordarles las medidas que se deben tomar en términos de salud
ocupacional. A la vez, esta reinducción sirve como fuente para actualizar a los
miembros de la organización acerca de los cambios que se han desarrollado en
el Sistema de Gestión de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente.
La reinducción también puede utilizarse como una herramienta de refuerzo para
aquel personal que, luego de haber asistido a inducción o reinducción, no
demuestra conocimiento alguno de las actividades ni de los temas tratados.
Etapa 5: Evaluaciones del proceso de inducción al nuevo personal y de la
reinducción al antiguo personal, con el fin de identificar la efectividad del
programa en términos de conocimientos adquiridos y comprendidos en cuanto al
programa de salud ocupacional se trata.
Al finalizar todo el proceso, el trabajador deberá firmar el registro de inducción;
además, será evaluado en un plazo no mayor a cinco (5) días, para definir la
efectividad del proceso de inducción y/o reinducción.
Todos los temas que no superen 75% de cumplimiento deben ser reforzados con el
trabajador para generar un plan de acción.
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3. Servicios Administrativos
a. Gestión convenios
DIRECTORA
EJECUTIVA
AFP
SOPORTE
OPERACIONE
S Y ALIANZAS
COORD.
PROYECTO
AUXILIAR
ADMON Y
FINANCIE
RA
COMUNIC
ADORALIADO
Aprueba la Minuta del
documento contractual
Firmando la Minuta del
documento contractual
Una v ez
rev isada y
con v isto
bueno del
Asesor
Jurídico
Minuta del documento
contractual y Perfil de
Proyecto ECP-DAB-F-339
firmados. De acuerdo a los
regist ros que solicita el
Aliado
El Gestor Integral de Proyectos
Informa a la Asistente
Administrativ a la aprobación
de conv enios o contratos para
iniciar el trámite:
Cuantía, Pólizas de
cumplimiento/ calidad u otra
que se requiera
Solicitar a la aseguradora. Abrir
cuenta bancaria para
administración de recursos del
conv enio/contrato.
Env ía soportes de
legalización del
conv enio/contrato al
Gestor Integral de
Proyectos con copia a la
persona responsable y
delegada por el Aliado
Los documentos se env ían a
trav és de correo electrónico y
en físico con carta remisoria,
que describe los anexos a
entregar
Una v ez
estén
tramitados el
total de los
documentos
soportes de
legalizacción
conv enio/co
Certificación Bancaria de la
cuenta del
conv enio/contrato
Póliza comprada con
soporte de pago
Tapa con Nombre completo y
número del conv enio
Clasifica información por temas
( Pólizas – Contrato, Informes
técnicos, Informes financieros y
ejecución presupuestal
Entregables )
Gestor Integral de
Proyectos y Contador
acuerdan la
estructuración del centro
de costos para hacer la
imputación y causación
presupuestal.
Gestor Integral de proyectos
suministra información de Perfil
o presupuesto a Contador
para v erificar v iabilidad según
centro de costos.
Antes del
inicio del
conv enio/co
ntrato
Centro de costos
actualizado según
información de
conv enio/contrato.
Firma de Acta de Inicio donde
se reafirma: que la fecha de
inicio es la fecha en la que se
llev e a cabo ésta reunión y a
partir de esta la fecha de
finalización
Se define periodicidad y
criterios de los informes y de los
comités técnicos y de
seguimiento.
Presentación del cronograma
final.
Realizar conv ocatoria
pública o cerrada de
Coordinador y demás
equipo con las
especificaciones
requeridas.
El Gestor Integral de Proyectos
da la información del personal
requerido para el
proyecto/programa (Perfiles
laborales) al comunicador
para que este pueda iniciar
conv ocatoria pública o
priv ada según se defina.
Una v ez
firmado el
conv enio
Hojas de Vida
QUE
QUIEN
COMO CUANDO REGISTRO
Trámite de legalización
del conv enio/contrato
Solicitan la realización de
la reunión de inicio del
conv enio/contrato en la
que se aclaran Alcances
y Productos y conciertan
parámetros de ejecución
Una v ez
firmado la
Minuta del
documento
contractual
Una v ez
env iados a
Gestor
Integral de
Proyectos y a
persona
responsable y
delegada
por el Aliado
Carpeta de conv enio
Correo electrónico
Crea carpeta del
conv enio/contrato con
los documentos soportes
de legalización del
conv enio/contrato
Una v ez
firmada la
Minuta del
documento
contractual
del
conv enio/co
ntrato por
amabas
partes
Acta de Inicio
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S Y ALIANZAS
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PROYECTO
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ADMON Y
FINANCIE
RA
COMUNIC
ADORALIADO
Selección de personal.
Junto con el Director Ejecutiv o
se analizan las Hojas de Vida
recibidas y se seleccionan los
Una v ez
firmado el
conv enio
Una v ez cerrada la
conv ocoriaat
Vinculación
De acuerdo a condiciones del
conv enio se contrataran
laboralmente o por orden de
serv icios, en cualquiera de los
casos se cumplirá con la
normativ idad v igente laboral
colombiana.
Una v ez
seleccionado
el personal.
Contrato firmado por las
partes.
Formulación y
aprobación Plan de
Ejecución del Proyecto
El Coordinador junto al Equipo
de Proyectos desarrollan Plan
de Ejecución del Proyecto que
debe ser presentado y
aprobado por el Gestor
Integral de Proyectos y por
Director Ejecutiv o
Una v ez
firmado el
conv enio
Acta de aprobación del
Plan de ejecución del
proyecto.
Formulación y
aprobación Plan de
Ejecución Presupuestal
del Proyecto
El Coordinador junto al
Contador desarrollan Plan de
ejecución presupuestal que
debe ser presentado y
aprobado por el Gestor
Integral de Proyectos y por
Director Ejecutiv o
Una v ez
firmado el
conv enio
Acta de aprobación del
Plan de ejecución
Presupuestal del proyecto
Ejecución del
proyecto/programa
Coordinador y equipo de
Proyecto, inician a ejecutar el
proyecto/programa con
soporte en el Plan presupuestal
y de Ejecución y de acuerdo a
alcances definidos en el
contrato.
Cada 15 días Acta de reunión
Conv ocar Comité de
Conv enios Interno,
Av ances.
El Gestor Integral de Proyectos
debe mensualmente hacer un
reporte en un Cuadro de
Reporte de Conv enios y
adicionalmente cada uno de
los Coordinadores de
proyectos/programas,
presentará un Cuadro de
av ances.
mensualment
eReporte escrito
Realizar Reporte sobre
ejecución mensual del
proyecto/programa
Por escrito el Coordinador
deberá entregar un reporte
sobre la ejecución mensual del
proyecto, para que el
contador sepa qué debe
liquidar. Cualquier
modificación debe ir
sustentada con el documento
que lo soporte.
mensualment
eReporte escrito
Elaboración de Informe
Técnico Presupuestal y
Financiero.
Siempre deberán ser
aprobados por el Gestor
Integral de Proyectos y solo
cuando se presenten estados
financieros de los conv enios
v an aprobados por el
Representante Legal. Debe
adjuntarse copia al aliado de
los soportes de todas las
activ idades efectuadas por la
AFP y el origial debe qudar en
la AFP.
Según
periodicidad
pactada con
el aliado.
(mínimo
cada tres
meses)
Informe Técnico
Presupuestal y Financiero
aprobado por Gestor
Integral de Proyectos y
Director Ejecutiv o
Realizar un planeador
general
Una v ez se
apruebe el
Plan de
Ejecución
Cronograma
QUE
QUIEN
COMO CUANDO REGISTRO
Realizar Cronograma por
proyecto general con fecha
para entrega de Informes
Técnicos Financieros y de
Ejecución y Comités de
Seguimiento.
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ADORALIADO
Realización de Reuniones
de rendición de av ances
con el aliado.
Si el aliado es ECP, a las
reuniones Técnicas asiste el
Gestor Técnico y el
Coordinador con los miembros
de su equipo que considere;
para las Reuniones de Av ance
de Conv enio asisten el Gestor
Técnico, el Gestor
Administrativ o, el Coordinador
y el Gestor Integral de
proyectos.
Para proyectos/programas con
otros aliados, a las reuniones de
av ance asisten el
Coordinador, el gestor Integral
de Proyectos y los
representantes que el aliado
considere.
Según
periodicidad
pactada con
el aliado
Acta de reunión
Planeación de la
liquidación
El Coordinador y su Equipo de
Proyectos inician a planear la
liquidación del
conv enio/contrato y los
debidos requerimientos para
ello. Ver instructiv o Liquidación
de Conv enios/Contratos
Dos meses
antes de la
finalización
del conv enio
Acta de reunión
Reunión con las partes
para definir prov isión
presupuestal para
cumplimiento de
activ idades pendientes.
Coordinador comunica a
Contador que está por
liquidarse el conv enio/contrato
y se reúnen para definir el
cumplimiento de las
activ idades pendientes. No se
deben definir prov isiones
globales.
Antes de la
liquidación
del
conv enio/co
ntrato
Documento contable y
Acta que lo soporte.
Entrega de productos
finales
En Reunión de Seguimiento
con el aliado, el Coordinar
entrega oficialmente los
productos finales
Según prev io
acuerdo
entre las
partes
Acta de Reunión
Entrega de Informe
Técnico, Presupuestal y
Financiero Final con
Información del desarrollo
de todo el Conv enio.
El Coordinador entrega física o
v irtualmente Informe Técnico,
Presupuestal y Financiero Final
y recibe carta remisoria con
sello de recibido de parte del
aliado.
Luego de la
entrega de
los productos
finales
Carta remisoria con sello de
recibido de parte del
aliado.
Firma Acta de finalización
El aliado env ía el Acta de
Finalización, el Gestor Integral
de proyecto lo aprueba y se lo
da al Director Ejecutiv o quién
lo firma y lo reenv ía al Aliado
que a su v ez env ía carta
remisoria con sello de recibido.
Una v ez
entregados
los productos
finales y una
v ez
aprobados
por el aliado
los informes
finales.
Acta de Finalización firmada
por las partes.
Cierre administrativ o y
financiero
El Coordinar da información
necesaria al Asistente
Administrativ o para cerrar las
cuentas y el contador da
información necesaria para
hacer dev olución de dinero
con copia al aliado.
Una v ez
firmada el
acta de
Finalización.
En el caso de ECP existe un
formato para proceso de
dev olución de dinero.
Firma Acta de Liquidación
El aliado env ía el Acta de
Liquidación, el Gestor Integral
de proyecto lo aprueba y se lo
da al Jurídico para que lo
apruebe y se entregue al
Director Ejecutiv o quién lo firma
y lo reenv ía al Aliado que a su
v ez env ía carta remisoria con
sello de recibido.
Una v ez
culminado el
cierre
administrativ
o y financiero
Acta de Liquidación
firmada por las partes.
QUE
QUIEN
COMO CUANDO REGISTRO
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b. Compras
Nota: No aplica para compras por caja menor y tarjeta de crédito.
Trabajador
solicitante
Auxiliar
Administrativo
y Financiero
Soporte
Operaciones
y Alianzas
Director
Ejecutivo
Informa necesidadEntrega
especificaciones
técnicas
En lo posible 30 días
antes de
necesitarse el
producto o servicio
Correo electrónico o
Terminos de
referencia/compra
Resuelve o busca
ofertas para
resolver necesidad
Revisa en listado de
proveedores quien
puede hacer el
suministro o prestar
el servicio, en caso
de no existir quien
lo resuelva busca en
la web opciones.
Solicita cotización /
propuesta donde se
especifica las
caracteristicas
técnicas del
producto, precio
unitario y total,
tiempo y forma de
entrega,
condiciones de
pago, entre otros
necesarios según el
caso.
Durante los 5 días
hábiles, máximo,
despues de
informada la
necesidad
Cotizaciones/
Propuestas
Aprueba compra
Compras iguales o
superiores a
$500.000 las
aprobará la
Directora Ejecutiva,
las demás podrán
ser aprobadas por
el Gestor de
Operaciones
Una vez la Asistente
Administrativa
entregue los
documentos
Firma de
aprobación en
cotización o
propuesta
Tramita
contrato/compra
Realiza orden de
compra y tramita
firma ante el Gestor
de Operaciones de
las compras
aprobadas, en caso
de no existir esta
aprobación se
trámita
directamente con la
Dirección Ejecutiva.
Una vez aprobada la
compra, máximo 3
días hábiles
despues.
Orden de Compra
Se solicita a
proveedor
Se envía al
proveedor por
correo electrónico
la orden de compra
durante las 24
horas siguientes a
la firma de la orden
de compra
Correo electronico
de envío
Se recibe
servicio/producto
Se verifica la
entrega de lo
solicitado y se
hacen las
observaciones
pertinentes, se
firma con nombre y
fecha
Una vez el
proveedor hace
entrega del
producto/servicio
Orden de Compra
Califica
servicio/producto
Quien utiliza el
producto o servicio
evalua el
desempeño del
producto / servicio y
proveedor
SemestralmenteEvaluación compras
y proveedores
QUIEN
QUE COMO CUANDO REGISTRO
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c. Vinculación y Contratación de Personal:
Una vez termina la etapa de selección de personal se procede a
elaborar el contrato para el cual se requiere lo siguiente con
anterioridad:
1. Vinculación Laboral:
-Copia del documento cédula de ciudadanía
- Rut actualizado
- Hoja de Vida soportada
- Documentos del proceso de selección y la aprobación de la
contratación
- Exámenes de ingreso
Los términos de ejecución y terminación de la labor está sujeta
a lo dispuesto en la normatividad laboral colombiana, lo
estipulado en el contrato, el perfil del cargo, las
responsabilidades del cargo dispuestas en este manual y el
reglamento interno de trabajo de la Asociación.
2. Vinculación por Prestación de Servicios:
-Copia del documento cédula de ciudadanía
- Rut actualizado
- Hoja de Vida soportada
- Documentos del proceso de selección y la aprobación de la
contratación
- Presentación de las garantías solicitadas por la Asociación al
contratista, en el contrato, con su soporte de pago.
- Firma del acta de iniciación de actividades.
Los términos de ejecución y terminación de la actividad está
sujeta a lo dispuesto en el contrato de prestación de servicios.
Aquí el trabajador debe cumplir con la presentación de los
aportes a seguridad social, durante el tiempo de vigencia del
contrato, a la Asociación.
Una vez el personal se encuentra vinculado, se hará inducción general y
especifica durante su primer semana por parte de la Asistente Administrativa, el
Gestor de Operaciones y Alianzas y/o el profesional asignado por la Dirección
Ejecutiva. De toda inducción o reinducción quedará evidencia escrita
describiendo los temas, fechas, quien realiza la inducción, quien la recibe y su
entendimiento.
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Página: 28 de 35
d. Contratación de suministros/servicios
e. Soporte Jurídico
Se dispone de este soporte de manera externa y por productos.
Trabajador
solicitante /
Supervisor /
Interventor
Auxiliar
Administrativa
y Financiera
Gestor de
Operaciones
Director
Ejecutivo
Informa
necesidadEntrega especificaciones técnicas
En lo posible 30 días
antes de
necesitarse el
producto o servicio
Correo electrónico o
Terminos de
referencia/compra
Resuelve o
busca ofertas
para resolver
necesidad
Revisa en listado de proveedores quien
puede hacer el suministro o prestar el
servicio, en caso de no existir quien lo
resuelva busca en la web opciones.
Solicita cotización / propuesta donde se
especifica las caracteristicas técnicas del
producto, precio unitario y total, tiempo y
forma de entrega, condiciones de pago,
entre otros necesarios según el caso.
Durante los 5 días
hábiles, máximo,
despues de
informada la
necesidad
Cotizaciones/
Propuestas
Aprueba
compra
Esta figura se usa para contratación de
asesorías /consultorias / asistencias
tecnicas /capacitaciones /servicios
técnicos y logisticos /obras /alquiler o
arrendamiento, además suministros
superiores a $5.000.000. Por lo cual
siempre serán aprobadas por la Directora
Ejecutiva.
Una vez la Asistente
Administrativa
entregue los
documentos
Firma de
aprobación en
cotización o
propuesta
Tramita
contrato
suministro
/servicio
visar Realiza contrato, tramita firmas,
solicita a proveedor las garantías y su
pago. Las polizas debe hacerlas por el
Gestor de Operaciones y alianzas para su
aprobación y autorización de realización
de acta de inicio.
Una vez aprobada la
compra, máximo 8
días hábiles
despues de su
aprobación. El
tiempo que el
contratista se toma
en tramitar la poliza
no será gobernable
por la Asociación.
Orden de Compra
Firma acta de
inicio
Se cita al contratista para firmar el acta
de inicio entre contratista y
supervisor/interventor.
Antes de iniciar
actividadesActa de inicio
Adiciones /
Modificacion
es
/Suspensión
/ Reinicio
Solicita a Directora Ejecutiva autorización
para realizar el trámite y solicita a
Asistente Administrativa su proyección.
Una vez sea
autorizado el Otro si
Correo electronico /
visto bueno
Otro si/Acta
Se recibe
servicio/prod
ucto
Se verifica la entrega de lo solicitado y se
hacen las observaciones pertinentes, se
firma con nombre y fecha
Una vez el
proveedor hace
entrega del
producto/servicio
Informes y/o actas
de entrega
Firma acta de
Finalización
Se cita al contratista para firmar el acta
de finalización
Una vez el
supervisor lo
requiera. Este
tendrá que informar
las condiciones de
finalización.
Acta de Finalización
Califica
servicio/prod
ucto
Quien utiliza el producto o servicio evalua
el desempeño del producto / servicio y
proveedor
SemestralmenteEvaluación compras
y proveedores
QUE
QUIEN
COMO CUANDO REGISTRO
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f. Soporte TIC
Se dispone de este soporte de manera externa, contando con un servicio
básico mensual de asesoramiento, instalaciones, mantenimiento preventivo
(incluye backups) y correctivo.
Este servicio también puede soportar conceptos o casos especiales que la
Asociación requiera, contratando o comprando por productos o servicios
al proveedor.
g. Administración de Bienes
La Asociación dispondrá de un único inventario de bienes muebles e
inmuebles el cual contendrá:
-Descripción del bien
- Clasificación contable
- Clasificación para su aseguramiento (cuando aplique)
- Código
- Responsable de su administración (trabajador a cargo)
- Valor de Compra o comercial
- Fecha de adquisición
- Depreciación a la fecha
Los bienes muebles se consideraran en los siguientes grupos para su
aseguramiento:
-Muebles y Enseres
- Equipo de Computo
- Equipo de Redes y Comunicaciones
- Equipo Portátil
- Otros equipos de oficina
Será sujeto de aseguramiento todo bien, que en su conjunto o
individual, tenga un valor de compra/comercial superior a ½ SMLV, por
lo anterior todo bien inferior a este valor se entenderá como BIEN
CONSUMIBLE.
Con la firma del contrato laboral se entregará el inventario de bienes a
cargo al trabajador quien es responsable desde ese momento por los
elementos asignados hasta el momento que se reasignen o se termine
el contrato de trabajo.
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Versión: 3
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Los bienes sólo serán reemplazados al trabajador cuando este
demuestre su daño por el deterioro normal de su uso, por defecto de
fabricación o robo (este último si es dentro de las instalaciones de la
entidad o si se comprueba su autorización de salida y cuenta con el
denuncio del robo), de lo contrario el trabajador deberá reponer el
bien o cancelar su valor actual.
Para dar un bien de baja se debe cumplir:
- No estar en uso por obsolescencia, daño o no uso.
- Hacer el reporte a la Dirección Ejecutiva de su descripción,
estado, valor de compra, depreciación y valor de salvamento
(los valores serán confirmados por contabilidad).
- Autorización de la baja por parte de la Dirección Ejecutiva
- Reportar a contabilidad la autorización de la baja
El Gestor de Operaciones y Alianzas será el responsable de gestionar
la baja y realizar la subasta del bien, en caso de no ser subastado se
acudirá a una empresa que pueda certificar la disposición final
adecuada del mismo. La subasta inicialmente será interna
(trabajadores de la AFP), en caso de no venderse los bienes en esta
primera subasta se realizará una subasta virtual con los asociados y
la red de amigos de la AFP, el comprador tendrá que asumir los
gastos de envío.
h. Seguridad
Infraestructura: Se cuenta con una alarma de seguridad y un contrato
de seguimiento y control que permite a la entidad monitorear en horas
no laborales el estado de las instalaciones donde funcionan sus oficinas.
Información: El acceso a la red es privado y se generan permisos por
usuario a la red, de esta forma los visitantes que requieran internet
podrán utilizar el servicio sin poner en riesgo la información. Se cuenta
con un servidor al tamaño de la organización y cada 8 días se hacen
backups de la información en red, lo anterior garantiza poder
reconstruir la información en caso de alguna contingencia.
i. Indicadores:
La asociación de Fundaciones Petroleras cuenta con un sistema de indicadores
que permite evidenciar el impacto socio ambiental que sus asociados realizan
año a año, a través del desarrollo de programas y proyectos socioambientales
en las regiones en las que tienen cobertura. Para la estructuración de los
MANUAL DE PROCESOS PROCEDIMIENTOS
Asociación de Fundaciones Petroleras - AFP
Versión: 3
Página: 31 de 35
indicadores y la herramienta de recolección de la información , la asociación
contrata los servicios de expertos que en conjunto con sus asociados definen y
validan el sistema de indicadores. Periódicamente la asociación revisa que el
sistema sea el adecuado y pertinente.
j. Investigación:
La AFP cuenta con la capacidad, a través de proyectos o con información de sus
asociadas, de realizar procesos de investigación en las zonas de cobertura de
sus asociados. Estas investigaciones se realizan con el fin de profundizar en el
conocimiento de poblaciones o temas que permitan un mejor relacionamiento
entre comunidad y sectores, además de identificar alternativas de inversión
socio ambiental.
La AFP siempre se preocupará por mantenerse al día en los ejes de intervención
y servicios que prestan sus asociados para poder realizar lecturas de entorno e
identificar como participar en las formulación de propuestas nuevas que se
puedan vincular a la AFP y a sus asociados.
4. Contabilidad y Finanzas
Es importante reiterar que la Asociación en adelante velará porque su
proceso contable y financiero cumpla las normas NIIF aplicables (ver
manual de normas contables).
a. Nómina
La liquidación y pagos a seguridad Social y Parafiscales se realizan a
través de la web de MI PLANILLA donde se podrán hacer las
actualizaciones y reportes necesarios.
Cualquier aclaración, solicitud o reclamo podrá ser tramitado con la
Asistente Administrativa.
MANUAL DE PROCESOS PROCEDIMIENTOS
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b. Presupuesto:
Construido con base en el histórico y los nuevos proyectos, el Gestor de
Operaciones y Alianzas lo proyecta y la Directora Ejecutiva revisa y da
su visto bueno para ser presentado al Comité Directivo y Asamblea
para su aprobación.
La actualización del gasto será realizado por la Asistente Administrativa
y el seguimiento al presupuesto será realizado por el Gestor de
Operaciones y alianzas, dando informe trimestral a la Directora
Ejecutiva y retroalimentando a la Asistente Administrativa con las
observaciones y lineamientos que se den desde la Dirección Ejecutiva.
Trabajador
Auxiliar
Admón y
Financiero
Gestor de
Operaciones
Consolida las
novedades de
personal
Revisa los permisos
/incapacidades/descuento
s de
nómina/licencias/entre
otros, que se encuentran
en las historias laborales
del personal vigente.
Los días 25 de
cada mes o en
su defecto el
día antes o
despues
laboral
Listado de
novedades
Proyecta
nómina
De acuerdo a las
condiciones de
remuneración pactadas y
las novedades registradas
Los días 26 de
cada mes o en
su defecto el
día antes o
despues
laboral
Nomina
Proyectada
Revisa y
aprueba
nómina
Revisa que los calculos
esten acordes a las
condiciones de los
contratos, las novedades y
la ley.
Los días 27 de
cada mes o en
su defecto el
día antes o
despues
laboral
Nómina
Sube
información
en plataforma
del banco
Sube información a la
plataforma del banco
donde se encuentra la
cuenta administrativa de la
cual debitan la nomina,
dejando el pago
proyectado y pendiente de
aprobación. Este usuario
tendrá permisos en la
plataforma solo para
ingresar y consultar
información.
Una vez
aprobada la
nómina, sin
pasarse de 24
horas hábiles.
Plataforma
bancaria
Revisa y
aprueba pago
en plataforma
Revisa contra la nómina
cada pago en la plataforma
y genera el pago, enviando
aviso a la Asistente
administrativa para que
imprima la evidencia del
pago.
Entre el día 27
de cada mes y
el último día
habil del mes.
Pago en
plataforma
Recibe pagoIngresa el dinero a la
cuenta bancaria registrada
ante la Asociación
Inmediatament
e si la cuenta es
del mismo
banco en que la
asociación
tiene su cuenta
administrativa
o hasta tres
días hábiles si
es de un banco
distinto
Debito en
plataforma de
la Asociación
QUE
QUIEN
COMO CUANDO REGISTRO
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c. Caja Menor, anticipos y legalizaciones:
En la asociación se establece un fondo para gastos menores y resolver
sus necesidades de compras de bienes y servicios de menor valor, este
fondo se establece en un valor de $500.000 para resolver las
necesidades de:
- Pagos urgentes de servicios públicos en efectivo, por cualquier
monto si en la caja menor existe la liquidez.
- Otras compras y servicios menores por cualquier concepto que
no superen el monto de $100.000 por ocasión.
Los gastos que no puedan ser cubiertos por caja menor y requieran ser
pagos en efectivo, caso gastos de viajes, se solicitan a través de un
anticipo con su objetivo definido y se legaliza a través de una relación
de los gastos con sus respectivos soportes (facturas o recibos).
En caso de existir un excedente se reintegra a la entidad a través de la
caja menor soportado a través de un recibo y anexado a los soportes
de la legalización; en el caso de un faltante, después de contabilizada
la legalización, el contador autoriza el reintegro al trabajador a través
de la caja menor, en cualquiera de los dos casos la caja menor siempre
tendrá que legalizarse con los soportes del ingreso o egreso del dinero.
La caja menor tendrá que ser legalizada mínimo una vez al mes, lo
anterior se hace con la finalidad de hacer control sobre el recurso y
garantizar el mismo para la operación de la entidad.
Los anticipos deben legalizarse a más tardar en los siguientes 8 días
hábiles de finiquitada la actividad para la cual se solicitó.
Los responsables de anticipos y caja menor deben practicar las
retenciones que apliquen a los productos, servicios y proveedores, los
anticipos solo quedaran correctamente legalizados cuando cumplan
con todos los soportes y retenciones, hasta tanto se entenderá como
deudor de la entidad al trabajador que solicita el anticipo.
d. Tarjeta de Crédito
La Directora Ejecutiva realiza o aprueba las compras con la tarjeta de
crédito. Están aprobadas las compras de:
- Actualización de licencias o soporte de software
- Tiquetes aéreos
- Otros conceptos autorizados a través de carta o correo
electrónico
MANUAL DE PROCESOS PROCEDIMIENTOS
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e. Cuentas por Pagar
La Dirección Ejecutiva delega en el Gestor de Operaciones y alianzas la
administración de la tesorería, por ende este tendrá los permisos en las
plataformas bancarias para consultar, cargar información, crear
usuarios y autorizar pagos. La autorización de pagos estará basada en
la previa aprobación de presupuestos y/o compras autorizadas de
acuerdo a los niveles definidos en el procedimiento de compras.
Por el momento el momento los usuarios autorizados a crear son:
- Gestor de Operaciones y alianzas con todos los permisos
- Asistente Contable y Administrativo con permiso para consultar y
cargar información (transaccional).
Proveedor /
Tercero
Ordenador del
gasto
(Responsable
Proyectos y/o
Gestor de
Operaciones)
Auxiliar
Administrativa y
Financiera
Gestor de
Operaciones
Envia factura / Cuenta de
Cobro
Hace llegar original a la oficina
de la AFP
Una vez se
presta el
servicio o de
acuerdo a la
forma de pago
pactada
Factura /
Cuenta de
cobro
Revisa y da visto bueno
De acuerdo a contrato y
cumplimiento de la actividad el
supervisor de la labor da su visto
bueno autorizando el trámite del
pago
Una vez se
presta el
servicio o de
acuerdo a la
forma de pago
pactada
Factura /
Cuenta de
cobro con visto
bueno
Radica factura en
contabilidad
Entrega factura o cuenta con
visto bueno a Asistente
Administrativa y esta revisa que
el paquete llegue con todos los
soportes y vistos buenos
necesarios para el pago
Inmediatament
e
Libro de
registro de
cuentas por
pagar
Contabiliza facturaDe acuerdo a centros de costos y
demás normas contables.
Máximo 3 días
despues de
radicada
Software
contable
Elabora comprobante de
Egreso y tramita
Imprime comprobante de
egreso, adjunta todos los
soportes y entrega a Gestor de
Operaciones y Alianzas para su
revisión y autorización de pago.
Máximo 1 día
habil despues
de
contabilizado
Comprobante
de egreso
Revisa y autoriza el pagoRevisa que el pago este
debidamente soportado para
poder autorizarlo
Máximo 3 días
hábiles
despues de
elaborado el
comprobante
Comprobante
de egreso
Monta información en
plataforma bancaria para
pago
Ingresa a plataforma bancaria de
donde se generará el pago, sube
información del proveedor o
tercero con el valor a pagar y
deja para autorización del
Gestor de Operaciones y
alianzas, entregandole
nuevamente los comprobantes
de egreso con sus soportes.
Una vez
autorizado el
pago
Registro en
plataforma de
proyección del
pago
Revisa y efectua pago
Ingresa a plataforma y verifica
que la información cargada para
el pago corresponda a los
soportes y el comprobante de
egreso del mismo. Imprime la
transacción del pago realizada.
Máximo 3 días
hábiles
despues de
elaborado el
comprobante
Transacción del
pago
Recibe pagoVerificación del saldo de la
cuenta
Cuando lo
requiera
Transacción del
pago
QUE COMO CUANDO REGISTRO
QUIEN
MANUAL DE PROCESOS PROCEDIMIENTOS
Asociación de Fundaciones Petroleras - AFP
Versión: 3
Página: 35 de 35
f. Cuentas por Cobrar
Mensualmente la Asistente Contable y Administrativa elabora las facturas de
sostenimiento, por el valor definido en el comité directivo, a cada uno de sus
asociados, envía el original del cliente por correo certificado y el segundo
original lo contabiliza, archiva y lleva un cuadro de control para verificar su
pago.
Otras facturas o cuentas de cobro se elaboraran de acuerdo a lo definido en
el proyecto/convenio/contrato. Para tener control sobre los tiempos de
generación de las facturas o cuentas de cobro se llevará un cuadro con los
tiempos de elaboración por proyecto/convenio/contrato, su valor y su posterior
seguimiento de pago.
La Dirección Ejecutiva delega en el Gestor de Operaciones y Alianzas la firma
de las facturas.
g. Generalidades Contabilidad
Se cuenta con el soporte de servicios contables para la elaboración de
informes financieros, declaración de impuestos, entre otros necesarios avalados
por un contador y exigidos por la DIAN. Además en caso de proyectos
especiales contables o financieros se cuenta igualmente con este soporte.
h. Sostenibilidad Financiera
La asociación cuenta con un plan anual de sostenibilidad financiera, busca a
través de él garantizar la viabilidad presente y futura de la entidad. Este plan es
elaborado por la Dirección Ejecutiva y aprobado por el Comité Directivo
anualmente, donde se definen acciones claras promotoras de los temas de
interés de la asociación que generen excedentes para la sostenibilidad
financiera de la entidad.
5. Comunicación
Este proceso contará con el soporte profesional de un comunicador, el cual
gestionará todo lo relacionado con planes de medios, imagen e identidad
corporativa y administración y contenidos página web y redes (incluye red de
amigos AFP).
Bajo el lineamiento de la Dirección Ejecutiva, el profesional de comunicaciones
será soporte operativo para el desarrollo de la Feria de Comunicaciones del Sector
Minero Energético, evento de vital importancia para la AFP y sus asociados, a
través de la cual serán promotores del fortalecimiento de la imagen y reputación
institucional de aquellas minero-energéticas del país.
Aprobado
Dirección Ejecutiva
