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GESTIN DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTOContenido de la PresentacinQu o quienes son los interesados del proyecto?Procesos de Gestin de los InteresadosIdentificar a los InteresadosHerramientas: Anlisis de los InteresadosSalidas: Registro de InteresadosPlanificar la Gestin de los InteresadosHerramientas: Tcnicas AnalticasSalidas: Plan de Gestin de los InteresadosGestionar el Compromiso de los InteresadosHerramientas: Mtodos de Comunicacin y Habilidades Interpersonales.Controlar la Participacin de los InteresadosHerramientas: Sistema de Gestin de la Informacin , Juicio de Expertos y Reuniones.Conclusiones y Recomendaciones

Qu o quienes son los interesados del proyecto?

Gua del PMBOK 5ta Edicin:

Son personas, grupos u organizaciones que podran afectar o ser afectados por una decisin, actividad o resultado del proyecto

QUE ES LA GESTION DE INTERESADOS ?Es el proceso de administrar las expectativas de cualquier persona que tenga un inters en el proyecto o que ser afectada por sus entregables o resultados

Procesos de Gestin de los InteresadosInicioPlanificacinEjecucinSeguimiento yControl1. Identificar a los Interesados2. Planificar la Gestin de los Interesados3. Gestionar la Participacin de los Interesados

4. Controlar la Participacin de los Interesados

Identificar a personas u organizaciones, y documentar informacin relevante relativa a sus intereses, participacin e impacto en el xito del proyecto.Es el proceso de Desarrollar Estrategias de gestin adecuadas para lograr la participacin eficaz de los interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Es el proceso de comunicarse y trabajar con los interesados para satisfacer sus necesidades/expectativasAbordar los incidentes en el momento en el que ocurren y fomentar la participacin adecuada de los interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto.Es el proceso de monitorear las relaciones generales de los interesados del proyecto y ajustar las estrategias para lograr su involucramiento

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Identificar a los InteresadosGrupo de procesos de inicioPermite identificar los intereses , las expectativas y la influencia de los interesados para relacionarlos con el propsito del proyecto.Ayuda a identificar las relaciones de los interesados (con el proyecto y con otros interesados) que se pueden aprovechar para crear alianzas que optimicen las probabilidades de xito del proyecto.

6EntradasAnlisis de los InteresadosJuicio de expertosReunionesHerramientasActa de Constitucin del ProyectoDocumentos de la AdquisicinFactores Ambientales de la EmpresaActivos de los Procesos de la OrganizacinRegistro de InteresadosSalidasIdentificar a los interesados: Entradas, Herramientas y Tcnicas y SalidasIdentificar a los Interesados

Inters Poco Inters Mucho Inters Poco Poder Mucho Poder Poder

Herramientas: Matriz de Poder/ IntersOtras Matrices:Matriz Poder/InfluenciaMatriz Influencia /Impacto

Nivel de ParticipacinEl nivel de participacin actual de los interesados se debe comparar con el nivel planificado que se requiere para concluir el proyecto con xito.El nivel de participacin se puede clasificar de la siguiente manera:Salida: Registro de los Interesados

Matriz de Poder/InteresNivel de Participacion

Planificar la Gestin de los InteresadosGrupo de procesos de Planificacin La gestin de los interesados es algo mas que la mejora de las comunicaciones y requiere algo mas que la direccin de un equipo.

13EntradasJuicio de ExpertosReunionesTcnicas AnalticasHerramientasPlan para la Direccion del ProyectoRegistro de InteresadosFactores Ambientales de la EmpresaActivos de los Procesos de la OrganizacinPlan de gestin de los InteresadosActualizaciones a los Documentos del Proyecto

SalidasPlanificar la Gestin de los Interesados: Entradas, Herramientas y Tcnicas y SalidasPlanificar la Gestin de los InteresadosHerramientas: Matriz de Participacin de los InteresadosInteresadosDesconocedor (1)Reticente (2)Neutral (3)Partidario (4)Lder (5)Interesado 1ActualDeseadoInteresado 2ActualDeseadoInteresado 3Actual DeseadoInteresadosBrechaAcciones para cerrar la brechaInteresado 11-4= -3 Presentacin individual del proyecto con foco en los beneficios esperadosInclusin del interesado en el equipo evaluador de riesgosEnvi del Reporte de Estado Semanal del proyectoInteresado 23-4 = -1 Inclusin del interesado en el equipo evaluador de riesgosEnvi del Reporte de Estado Semanal del proyectoInteresado 33-3=0Envi del Reporte de Estado Semanal del proyecto

Salida: Plan de Gestin de los Interesados

Nivel de Participacin Actual y Deseado de los Interesados claveAlcance e Impacto del cambio para los interesadosInterrelaciones y posible superposicin entre interesadosRequisitos de comunicacin por cada fase del proyectoInformacin a distribuir incluyendo formato, lenguaje, contenido y nivel de detalleMotivo de la distribucin ye el impacto esperado en el compromiso de los interesadosPlazo y Frecuencia para la distribucin de la informacinMtodo para actualizar y refinar el plan de gestin de los interesados

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Gestionar la Participacin o Compromiso de los InteresadosGestionar el Compromiso de los Interesados requiere en gran medida el uso de habilidades blandas o soft skillsGrupo de procesos de EjecucinEntradasMtodos de Comunicacin.Habilidades Interpersonales.Habilidades de GestinHerramientasPlan de Gestin de los Interesados. Plan de Gestin de las Comunicaciones. Registro de Cambios.Activos de los Procesos de la Organizacin.Registro de Incidentes.Solicitud de Cambio.Actualizaciones del Plan para la Direccin del Proyecto.Actualizaciones a los Documentos del Proyecto.Actualizaciones de los Activos de los Procesos de la organizacin.SalidasGestionar el Compromiso de los Interesados: Entradas, Herramientas y Tcnicas y SalidasGestionar el Compromiso de los InteresadosAunque los directores del proyecto utilizan habilidades interpersonales adicionales, el uso adecuado de estas habilidades ayuda al director del proyecto a dirigir el proyecto de manera eficaz por eso se las considera las mas importantesHabilidades InterpersonalesLos Gerentes de Proyectos eficaces adquieren un equilibrio de habilidades tcnicas, interpersonales y conceptuales que los ayudan a analizar situaciones y a interactuar de manera apropiada

El reto de todo Gerente de Proyectos es jugar siempre 2 papeles: Administrador + Lder

Habilidades Duras (hard skills)Habilidades Blandas (soft skills)FactorValorPorcentaje de Proyectos Exitosos 17-25%

Contribucinciencia o tecnologa(habilidades duras)20%arte (habilidades blandas)

80%%?%?%?REGION DE LA EXPERIENCIA PARA EL EMISORREGION DE LA EXPERIENCIA PARA EL RECEPTORORIGENCODIFICADORMENSAJEFiltro personalFiltro personalDECODIFICADORDESTINORetroalimentacinFiltro personalFiltro personalEmisorReceptorModelo de Comunicacin22

Lo que est tratando usted de hacer..lo que ellos ven que usted hace.INTENTIONS CONDUCTASINTENTIONS CONDUCTAS - externas MotivacinMotivacinInternaSu propia percepcin est basada enLa percepcin de los otros sobre usted est basada enMotivacin , Intencin y ConductaSecretos del xitoLas personas son capaces de modificar sus comportamientos y conductas con el fin de mejorar sus relaciones interpersonales. Para saber que motiva a una persona debo aprender a escuchar activamente con el fin de lograr empatizar con ella.Una relacin exitosa es aquella en la que logro preservar mi autoestima pero tambin la autoestima de los dems.

Controlar el Compromiso de los InteresadosGrupo de procesos de Seguimiento y ControlControlar el Compromiso de los InteresadosEntradasSistema de Gestin de la Informacin.Juicio de Expertos.Reuniones.HerramientasPlan para la Direccin del Proyecto. Registro de Incidentes. Datos del Desempeo del Trabajo. Documentos del Proyecto.Informacin del Desempeo del Trabajo.Solicitud de Cambio.Actualizaciones del Plan para la Direccin del Proyecto.Actualizaciones a los Documentos del Proyecto.Actualizaciones de los Activos de los Procesos de la Organizacin.SalidasControlar el Compromiso de los Interesados: Entradas, Herramientas y Tcnicas y SalidasControlar el Compromiso de los Interesados: HerramientasConclusiones y RecomendacionesGracias por su atencin29Diferencia entre la gestin de los interesados PMBOK 5 y la gestin de las comunicaciones PMBOK 4?

PMBOK4 (en azul los procesos de PMBOK4, en negro los de PMBOK5Diferencias versin 4 y versin 5versin 4versin 5Cambios ms importantesN/AIdentificar los StakeholdersEste proceso se mueve desde el rea de Gestin de las ComunicacionesN/APlanificar la gestin de los StakeholdersSe aade el rea de conocimiento y proceso como declaracin explcita de la preocupacin por el compromiso con los Stakeholders.Gestin de las expectativas de los StakeholdersGestin de las expectativas de los StakeholdersSin cambios significativosN/AControl de la gestin de los StakeholdersEl nuevo proceso asegura la identificacin y registro de los nuevos stakeholders, la reactivacin de los actuales y la eliminacin de los no involucrados.Gestin de las Comunicaciones y Gestin de los Interesados en la versin 5Quines son los stakeholders?Stakeholder es un trmino ingls utilizado por primera vez por R. E. Freeman en su obra: Strategic Management: A Stakeholder Approach (Pitman, 1984), para referirse a quienes pueden afectar o son afectados por las actividades de una empresa.Estos grupos o individuos son los pblicos interesados o el entorno interesado ("stakeholders"), que segn Freeman deben ser considerados como un elemento esencial en la planificacin estratgica de los negocios.

Stakeholders en una empresaStakeholders en un proyectoEquipo de Administracin del proyectoPMPatrocinadorEquipo del ProyectoOtros InteresadosMtodos de ComunicacinLa clave es saber cundo utilizar cada uno, de acuerdo a la situacin y la informacin a intercambiar.Mtodo de ComunicacinCundo utilizarloCaractersticasEscrita formal{Contratos, Cartas, notificaciones formales}

Documentacin, Reportes, Sumarios. Planes y Objetivos Actas de Reunin Presentaciones Contratos Notificacin sobre bajo desempeo a un empleado (segundo aviso) Especificaciones Funcionales y TcnicasPrecisoTransmitido a travs de un medio de correspondencia (cartas o correo electrnico)AuditableEscrita informal{memos, emails, notas, post-it, etc}.Temas tcnicos y administrativos, conflictos y decisiones Resolver un problema complejo Agendar una reunin Tomar notas sobre una conversacin telefnica Enviar un email para clarificar un temaVerbal formal Presentaciones, grficos (cuadros, cronogramas, etc.), animaciones, etc. Alto nivel de flexibilidadTransmitido a traves del contacto personal, reuniones de grupo o telefonoVerbal informal{Asuntos personales, juntas, conversaciones} Notificar a un miembro del equipo sobre el bajo desempeo (primer aviso) Tratar de descubrir la causa raz de un problema Organizar una fiestaNo VerbalLenguaje del cuerpo, expresiones facialesAproximadamente el 55% de todas las comunicaciones

Tips GeneralesPasos para tener Reuniones Efectivas

4. Evaluar y hacer seguimiento a la reuninQu se necesita para comunicarse bien?Habilidades DirectivasLa gestin es el acto de dirigir y controlar a un grupo de personas, con el propsito de coordinar y armonizar el grupo para permitirle lograr un objetivo ms all del alcance del esfuerzo individual. Entre las habilidades directivas se incluye:

Todos tenemos estas habilidades?

Gestin de los Interesados del Proyecto: Mapa ConceptualHerramientas: Juicio de Expertos y Reuniones

Siempre que yo me enojo contigo, nunca pareces disgustarte. Cmo logras controlar tu carcter?Solo voy y limpio el bao

Cmo ayuda eso?Uso tu cepillo de dientes