Gestión de Almacén. MEMORIA 2015. Unidad Técnica UJA · Protección del material mediante...
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Evolución de la gestión y descripción de
las mejoras implantadas en almacén de la
Universidad de Jaén durante el período
2012‐2014
MEMORIA2015GestióndelAlmacéndelaUniversidaddeJaén
Unidad Técnica.
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Campus y Sostenibilidad Código 2015 Edición 00 Fecha 06/04/2015
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MEMORIA.
ÍndiceGrupo Trabajo Almacén ............................................................................................................................ 2
Finales 2012‐2014 ................................................................................................................................. 2
Registros ................................................................................................................................................ 3
Resumen de mejoras implantadas en el período .................................................................................. 4
INVENTARIOS ............................................................................................................................................. 5
ALBARANES. ............................................................................................................................................... 6
1. ALBARANES DE SALIDA .................................................................................................................. 6
2. ALBARANES DE ENTRADA ............................................................................................................ 17
Entradas y Salidas de artículos. ............................................................................................................... 20
PARTES DE TRABAJO ................................................................................................................................ 26
ANEXO FOTOS MEMORIA TRABAJO 2012‐14 ANTES‐ DESPUES .......................................................... 42
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GrupoTrabajoAlmacén
Finales2012‐2014La presente memoria va a abarcar los años de renovación y adaptación del
Almacén y su personal, que van desde finales de 2012 a 2014, los cambios en este
periodo han sido importantes y van a sentar las bases de lo que, teniendo en cuenta
principalmente el proceso de calidad EFQM, se configura como un servicio útil y dinámico
para los servicios de la Universidad.
El grupo de trabajo del Almacén ha experimentado una serie de cambios desde
octubre de 2012, en el que, para un mejor aprovechamiento del espacio (dos bajos en
edificios del Campus y 2 naves en Polígono Los Olivares), se partió de la elaboración de
un inventario físico de todo el material, comprobación de obsolescencias y una posterior
reubicación de artículos y reordenación de los espacios según características y
necesidades (traspasos entre almacenes y dentro de los mismos). En este mismo año se
configuró la actual organización del personal adscrito quedando: un encargado de
almacén (2011), un técnico especialista conductor-mecánico (2012) y un técnico auxiliar
de almacén (2012), que compaginan las tareas de Almacén con las de Logística propias
de la UT de la que dependen.
El personal reseñado durante este periodo se ha formado mediante actividades
formativas de Seguridad e Higiene en el Trabajo, Riesgos y medidas preventivas en
puestos de operadores de carretillas elevadoras y se ha ido actualizando mediante
reuniones internas.
Este Servicio trabaja durante estos años en especial colaboración con el Servicio
de Publicaciones, Prevención y Riesgos Laborales y Patrimonio, puesto que se registra,
inventaría, ubica y custodia material propio de estas dependencias, participando
igualmente en ciertas tareas dirigidas por ellos. Por este motivo, en principio, la
herramienta informática utilizada para la gestión de material es la que se adquirió hace
años, cuyas limitadas prestaciones hacen plantearse su sustitución por otra más
adecuada a las específicas necesidades del almacén de la UJA.
Para estos Servicios se han realizado, a demanda, inventarios y en su caso aviso
de stock mínimo, además del inventario físico que realiza el Almacén anualmente.
(Ver Inventarios pág. 5)
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Además de las colaboraciones con los servicios reseñados, también se han
atendido otras demandas como la realizada, en el mes de noviembre de 2014, a instancia
del Secretario de Equipamiento, sobre recuento y verificación del estado del mobiliario
sito en los edificios A y B de la EPS de Linares para su clasificación como reutilizable,
obsoleto o deteriorado.
RegistrosComo en otros almacenes, aunque salvando las diferencias, uno de nuestros
principales registros han sido los albaranes, documentos numerados y fechados que al
ser cotejados con la solicitud (parte de trabajo UT), causan baja automática en el
programa informático, favoreciendo el control de las existencias y de los movimientos de
los artículos. (Ver albaranes pág. 6-19)
La entrada de material por vía externa (proveedores externos) gestionada por
los Servicios que a través de albaranes de entrada han formado parte de los bienes
custodiados por el Almacén, una vez cotejados y registrados en el programa
informático; o por vía interna desde cualquier Servicio a Almacén, previa solicitud
correo electrónico (en sustitución del soporte en papel por documento electrónico).
(Ver entradas y salidas pág. 20-25)
Por otro lado, tanto los recursos humanos como mecánicos del Almacén han sido
empleados en la ejecución de los partes de trabajo (Ver partes de trabajo pág. 26-41)
tienen carácter individual o colectivo, ya que los prestadores de servicios fueron uno,
parte o todos los miembros del grupo de trabajo. Pudiendo diferenciar dos tipos de partes:
los de entradas y salidas al/del almacén y los referidos a otras actividades diferentes a las
concernientes al almacenamiento desarrolladas como propias de la Unidad Técnica:
Traslados de enseres tanto dentro del Campus como en los Centros externos, incluso
a otras ciudades.
Montaje de exposiciones (provincia)
Encargos encomendados a técnico conductor mecánico: Gestiones en
Administraciones, compras, etc.
Preparación Intercambio Servicio Publicaciones: semestral.
Cotejo devoluciones de Distribuidores Servicio Publicaciones. (Ver pág. 9)
Despacho material de Prevención y Riesgos Laborales
Preparación material donaciones, preparación lotes merchandising, etc.
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Resumendemejorasimplantadasenelperíodo
También hemos trabajado ininterrumpidamente en las mejoras para aumentar
la calidad del servicio en este último año:
Mayor frecuencia de actividades de limpieza y orden en depósitos.
Protección del material mediante retractilado (Ver pág. 47/48)
Codificación: Nueva asignación de códigos a las estanterías para mejor
localización del material.
Implantación del sistema de código de barras para el que se ha adquirido
un lector láser.
Exportación del contenido del programa informático a Access y Excel con
el fin de solventar en lo posible las deficiencias del mismo.
Adquisición de estanterías de paletización maximizando el espacio.(Ver
pág.43/44)
-Modificaciones en el contenido del parte de trabajo para mejor adaptación
a las necesidades del Servicio de Riesgos Laborales. (Ver pág. 38)
En resumen este es el trabajo realizado por el Grupo durante los años 2013-14. En los
anexos siguientes podemos verlo reflejado con sus respectivos gráficos y fotografías.
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INVENTARIOSSu objetivo es determinar la existencia física de bienes o materiales de propiedad de la UJA que se encuentren almacenados en los diferentes depósitos.
El grupo de trabajo además de realizar conteos cíclicos según necesidad, elabora inventarios de material:
Inventario general que incluye todos los bienes del Almacén. (anual) Inventario selectivo que comprende un grupo de bienes seleccionados. (según
requerimiento)
El inventario físico general se realiza “al barrer” en pareja: uno cuenta y el otro comprueba en el listado topográfico y apunta en hojas de trabajo preparadas al efecto. Contendrá la referencia, el código, cantidad, ubicación y observaciones (daños materiales, discordancias, etc.)
Los faltantes en inventario (por merma, descuido, por movimiento…) se dan de baja y se comunica al cliente-Servicio.
Cifras de nº artículos custodiados a finales de 2013 y de 2014 según inventario general
149751
175738
135000
140000
145000
150000
155000
160000
165000
170000
175000
180000
2013 2014
EXISTENCIAS TOTALES EN ALMACENES
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ALBARANES.El albarán, como en otros almacenes, es el documento numerado que nos indica el
cliente, la fecha, artículos, descripción y cantidad de los mismos que salen o entran
en el almacén reflejándolo así en el programa informático de gestión.
1. ALBARANESDESALIDA
1.1. Albaranes de salida a los servicios: reflejan la salida del almacén de los artículos solicitados por los diferentes servicios de la UJA, causando baja automática en la herramienta de gestión informática. Doc. 1 ejemplo albarán salida. (Ver pág. 14)
El siguiente gráfico indica la cantidad de albaranes de salida del almacén con destino a otros servicios correspondientes a 2012 al 2014.
En el año 2013 los meses de abril y octubre se incrementó el nº de albaranes de salida debido fundamentalmente a los traspasos internos entre almacenes.
788 775
903
0
200
400
600
800
1000
año 2012 año 2013 año 2014
Albaranes salida por años
7564 67
9477
41
68
6
70
99
6549
0
20
40
60
80
100
120
Albaranes Salida por meses año 2013
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Durante los meses de marzo y mayo de 2014 también se incrementó la cifra de albaranes de salida por los traspasos entre almacenes.
Las diferencias entre los meses de marzo, mayo y junio se deben a que en el año 2014 se realizaron más traspasos entre almacenes
85 81
131
69
111 102
62
4
7292
72
22
020406080100120140
Albaranes salida por meses año 2014
75
6467
94
77
41
68
6
70
99
65
49
8581
131
69
111
102
62
4
72
92
72
22
0
20
40
60
80
100
120
140
Albaranes Salida por mesesaños 2013‐azul y 2014 gris
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El principal Servicio que demanda material del almacén es el de Publicaciones como reflejan los siguientes gráficos correspondientes a los albaranes de salida generados por distintos Servicios durante 2013 y 2014
175
8664 56 54
44 39 38 31 30
020406080
100120140160180200
Albaranes salida por cliente 2013
171
96 9279
58 55 48 47 41 37
0
20
40
60
80
100
120
140
160
180
Albaranes salida por cliente 2014
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Año 2013 y 2014 con una mínima diferencia de albaranes de salida
175
86
6456 54
44 39 3831 30
171
96 9279
58 5548 47
41 37
0
20
40
60
80
100
120
140
160
180
200
Albaranes salida por cliente años 2013‐14
175
171
169
170
171
172
173
174
175
176
AÑO 2013 AÑO 2014
Albaranes Publicaciones2013‐14
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El Servicio de Publicaciones genera mayor nº de albaranes de salida durante el mes en que se celebra la Feria del Libro
21
1215
21
1411
14
0
1519
16 17
0
5
10
15
20
25
Albaranes Publicaciones 2013 por meses
21
9
14
19 2022
10
0
16 1614
10
0
5
10
15
20
25
Albaranes Publicaciones 2014 por meses
21
12
15
21
14
11
14
0
15
19
1617
21
9
14
1920
22
10
0
16 1614
10
0
5
10
15
20
25
Albaranes Publicaciones por meses años2013‐azul y 2014 gris
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El Servicio de Prevención y Riesgos Laborales
416
420
414
415
416
417
418
419
420
421
AÑO 2013 AÑO 2014
Albaranes salida P.R.L. 2013‐14
4036 39
54
41
22
41
3
39 4234
25
0
10
20
30
40
50
60
Albaranes Salida PRL 2013 por meses
4435
64
37 39 38
133
32
4843
24
010203040506070
Albaranes Salida PRL 2014 por meses
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Coincidiendo con el periodo de prácticas aumenta la demanda de material PRL
Servicio de Patrimonio. Abarca material informático y mobiliario.
4036
39
54
41
22
41
3
3942
34
25
44
35
64
37 39 38
13
3
32
4843
24
0
10
20
30
40
50
60
70
Albaranes Salida PRL por mesesaños
2013‐azul y 2014 rojo
107 96
1
100
AÑO 2013 AÑO 2014
Albaranes Patrimonio 2013‐14
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13
1012
10
1315
4 5
2
6
18
10
2
0
5
10
15
20
Albaranes Patrimonio 2013 por meses
910
9
2
7
4
8
1
14 14
7
11
0
2
4
6
8
10
12
14
16
Albaranes Patrimonio 2014 por meses
10
12
10
13
15
45
2
6
18
10
2
910
9
2
7
4
8
1
14 14
7
11
0
2
4
6
8
10
12
14
16
18
20
Movimientos en Albaranes Patrimonio por meses años 2013‐azul y 2014 gris
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1.2. Albaranes de salida para optimización del espacio de almacenamiento: emitidos para controlar los movimientos de publicaciones (traspasos) entre almacenes.
Publicaciones (total unidades) incluidas en albaranes de salida del almacén B3 a almacén nave del Polígono: paletización
1.3. Albaranes de salida para control de la actividad de intercambio de publicaciones. Reflejan tanto los títulos como la cantidad de unidades que salen del almacén para ser enviadas a las diferentes Universidades e Instituciones.
0
20
40
60
80
100
7 8 90
2012 2013 2014
Albaranes de traspaso entre almacenes 2012‐14
2789
13730
0
2000
4000
6000
8000
10000
12000
14000
16000
2013 2014
Artículos traspasados de B3 a Nave 2013‐14
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Intercambios de publicaciones (monografías y publicaciones periódicas). Semestrales:
Fecha 18-3-2013: 9 títulos (573 unidades) Fecha 11-12-2013:12 títulos (781 unidades) Fecha 2-4-2014: 7 títulos (462 unidades) Fecha 29-10-2014: 13 títulos (770 unidades)
Ejemplo de un albarán de intercambio de publicaciones.
….
573
781
462
770
0
100
200
300
400
500
600
700
800
900
2013 2013 2014 2014
Artículos por Intercambio
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1.4.-Albaranes de salida para control de la actividad de donaciones a instituciones y asociaciones de material que la UJA ya no considera reutilizable y que se reflejan en albaranes en papel que acreditan así la recepción por el destinatario. (Por cada donación un albarán).
Aumenta el nº de donaciones en 2014
Igualmente el nº de artículos donados
3
11
0
2
4
6
8
10
12
2013 2014
Albaranes salida Donaciones por años
47
196
0
50
100
150
200
250
2013 2014
Artículos donados 2013‐14
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2. ALBARANESDEENTRADA
2.1-Albaranes de entrada internas: No son albaranes en sí, al tratarse de material proveniente de los Servicios de la UJA solo se utilizan solicitudes de entrada, bien por correo electrónico o mediante partes de trabajo, facilitando el control y cotejo del material.
Solicitud de entrada por correo electrónico que funciona como albarán de entrada en almacén.
Ejemplo de parte de trabajo con relación de material que va a entrar en el almacén.
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En el cuerpo del documento se detallan los artículos y su nº de inventario que se va a retirar de un Departamento para su traslado al almacén.
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2.2-Albaranes de entrada externas: albaranes en papel de material que entra procedente de proveedores externos, bien directamente entregados por los mismos o bien remitidos por los servicios que realizan el pedido, que es inspeccionado y comprobado en la recepción.
Ejemplos de albarán de entrada de proveedores externos: Entrada de mobiliario:
Entrada de publicaciones:
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EntradasySalidasdeartículos.
1-ENTRADAS: Una vez estudiada la solicitud donde se definen las características, tipo y cantidad de artículos se verifican los espacios disponibles y planifica una ubicación adecuada. A la llegada los artículos son comprobados, ordenados y clasificados.
El material que entra al almacén puede ser nuevo o reutilizado.
En el gráfico siguiente se refleja la cantidad de referencias de artículos que no existían anteriormente en la base de datos del Almacén y que han tenido entrada en los años 2012 a 2014.
Se observa una diferencia de 27.234 artículos más en el año 2014 debido en su mayoría a compras para reposición.
628
492450
0
100
200
300
400
500
600
700
año 2012 año 2013 año 2014
Referencias artículos creadas por años
18743
45977
0
5000
10000
15000
20000
25000
30000
35000
40000
45000
50000
2013 2014
Entradas artículos por años
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Cantidad de artículos entrante en los meses de 2013, destacando el mes de abril debido a las publicaciones entrantes con destino a la Feria del libro.
En el 2014 destaca el mes de septiembre y octubre debido a entradas de artículos de merchandising UJA.
130556
834
4468
407
18342100
6
1193747
2516 3952
0500100015002000250030003500400045005000
Artículos entradas mensual 2013
8201733 975
44922550 2833
10213
16868
11181
10692432
020004000600080001000012000140001600018000
Artículos entradas mensual 2014
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Comparativa cantidades artículos que entraron en 2013-2014. Se observa en el mes de abril una cantidad similar (Feria del Libro).
2-SALIDAS: Una vez cursado el parte de trabajo, mediante confección del albarán de salida los artículos causan baja automática en el programa de gestión informático, se lista el material y su ubicación y se prepara para su transporte. Antes de cargarlos en el vehículo de trasporte se revisan los artículos con su listado correspondiente.
Salidas de artículos en 2013 y 2014
En enero aumentan las salidas debido al despacho de 5.000 bolsas biodegradables.
130556 834
4468
4071834 2100
6
1193 747
2516
3952
8201733
975
4492
2550 2833
10213
16868
11181
1069
2432
0
2000
4000
6000
8000
10000
12000
14000
16000
18000Entradas artículos 2013‐14
24016
18703
0
5000
10000
15000
20000
25000
30000
2013 2014
Salida artículos por años
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23
Salida de artículos en 2014
7791
1034 10561507
2639
14041772
23
1836 2149 1983
822
0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
7000
8000
9000
ARTÍCULOS SALIDA 2013 MENSUAL
1725
493619
3738
1162
3363
1550
3
932
1606
2031
1481
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
3500
4000
ARTÍCULOS SALIDA 2014 MENSUAL
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Comparativa salidas artículos 2013-14. En enero de 2013 salen 5.000 bolsas.
Entre los artículos de mayor salida encontramos los de merchandising y las publicaciones tanto en el 2013 como en el 2014
7791
1034 10561507
2639
14041772
23
18362149 1983
822
1725
493 619
3738
1162
3363
1550
3
9321606 2031 1481
0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
7000
8000
9000
ARTÍCULOS SALIDA MENSUAL 2013‐2104
5000
2999
1200 1031 1000 736 565 540 500 497
0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
los 10 artículos con mayores salidas 2013
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El mayor artículo con mayor salida fue una publicación “El Rayo…” regalado por la Feria del Libro
3000
1350 1270
840600 600 600 505 465 460
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
3500los 10 artículos con mayores salidas 2014
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PARTESDETRABAJO
Los partes de trabajo se usan para confirmar que se ha realizado el servicio solicitado en las condiciones esperadas. Son documentos numerados que contienen los datos del solicitante, la fecha de recepción, el trabajo a realizar, la fecha de ejecución y observaciones oportunas. Su destino es la UT que, en su caso, los deriva al Grupo de trabajo del Almacén que gestionará sus recursos humanos y mecánicos para la correcta realización de los mismos.
En los siguientes gráficos se observa la cantidad de partes realizados por este Grupo años 2013-2014
En el número de partes realizados durante los meses de 2013 no hay variaciones significativas.
1087
1107
1075
1080
1085
1090
1095
1100
1105
1110
2013 2014
Nº Partes por años
103
120
82
109
124
84
102
1
100
125
71 66
0
20
40
60
80
100
120
140
Partes cerrados Almacén 2013 por meses
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Desglose 2014 por meses, el mes de octubre hay un mayor nº de partes debido a las tareas propias del comienzo de curso.
Comparativa meses 2013-14
10998
115
94105
96
73
1
99
139
105
73
0
20
40
60
80
100
120
140
160
Partes cerrados Almacén 2014 por meses
109
98115
94105
96
73
1
99
139
105
73
103120
82
109124
84
102
1
100
125
71 66
0
20
40
60
80
100
120
140
160
Partes cerrados Almacén por meses 2013‐14
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Durante el año 2013-14 el Servicio de Publicaciones ha generado mayor nº de partes de trabajo debido al gran movimiento de las publicaciones UJA.
169
59 5430 23 23 20 19 18 18
020406080100120140160180
Demandantes de Servicios año 2013
178
5641 35
21 20 19 19 16 15
020406080100120140160180200
Demandantes de servicio año 2014
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El grupo de Almacén realiza diferentes tipos de parte de trabajo:
1-Partes de trabajo para entradas/salidas de material al/del Almacén.
Son actividades propias del Almacén, cuyo personal se encarga de recoger o trasladar el material que ha de entrar o salir al/del mismo, según demanda del Servicio de Contratación y Patrimonio, que gestiona las solicitudes de los Servicios sobre movimiento de determinados artículos (informática, muebles…).
Ejemplo de parte de trabajo para entrada de material informático al almacén desde un Departamento:
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Ejemplo de parte de trabajo para salida del almacén de artículo informático con destino a Ed. Rectorado.
2- Partes de trabajo para préstamos de material del Almacén por tiempo determinado
El tipo de material suele ser: mesas y sillas para eventos, stands para jornadas, etc. Se sirven y se retiran en un plazo concreto para luego retornar a su ubicación en el Almacén.
Ejemplo de parte de entrada de préstamo puntual, en este caso se refiere a devolución de una mesa para exposición:
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Ejemplo de parte de salida de préstamo por tiempo determinado, en este caso se refiere a mobiliario para aula:
3- Partes de trabajo de traslado de material no relacionado con el Almacén.
Estos partes pueden ejecutarse de forma individual o por todo el grupo. Son
actividades, diferentes de las concernientes al almacenamiento, desarrolladas como
propias de la Unidad Técnica; estas tareas consisten en:
3.1- Traslados de material tanto dentro del Campus como a los Centros externos,
incluso a otras ciudades.
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Ejemplo de parte de trabajo de traslado de material fuera del Campus
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3.2 -Partes de trabajo realizados de forma individual por el técnico especialista
conductor-mecánico: Realización de recados oficiales principalmente en la misma
ciudad pero también fuera (compras para los Servicios, gestiones en Admones.
Locales, Autonómicas, Estatales y otras Instituciones, así como Campus Linares y
Centros adscritos).
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En el siguiente gráfico se observa el aumento de partes realizados por el técnico
conductor en el último año.
4- Partes de trabajo Cooperación tareas otros Servicios.
Son tareas realizadas bajo la dirección de un Servicio concreto:
4.1- Servicio Publicaciones.
a) Preparación Intercambio Bibliográfico.
Estos partes tienen carácter semestral. Siguiendo las indicaciones de este Servicio se preparan en cajas para envío las diferentes publicaciones que se intercambian con otras Universidades e Instituciones.
174
210
0
50
100
150
200
250
2013 2014
Partes Técnico‐Conductor2013‐14
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Ejemplo de parte Intercambio para preparación de un nº de cajas cuyo contenido ha sido comunicado previamente por correo electrónico
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b)-Cotejo devoluciones de Distribuidores:
.Mediante aviso al Almacén se comunica una devolución de publicaciones,
normalmente de Distribuidores, que se recepciona, coteja y se almacena.
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4.2- Servicio de Prevención de Riesgos Laborales. Despacho de material de protección personal (EPI) y contenedores de residuos.
Una vez preparado el material solicitado mediante parte de trabajo (Ej.):
Se despacha este tipo de material, previo aviso por correo electrónico al solicitante para su retirada en las dependencias del Almacén.
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4.3- Partes de montaje y desmontaje de exposiciones del Vicerrectorado de Extensión Universitaria Deportes y Proyección Institucional.
Son realizados bajo la supervisión del Técnico Superior de Actividades Culturales, normalmente dentro de la provincia.
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Exposición itinerante Legado Cesáreo Rodríguez Aguilera Proporciones I y II
-Colaboración en tareas de Vicerrectorado de Estudiantes e Inserción Laboral y
Vicerrectorado de Planificación, Calidad, Responsabilidad Social y Comunicación.
a) Preparación lotes merchandising. Ej.: parte merchandising
6
7
5,5
6
6,5
7
7,5
2013 2014
Nº Exposiciones 2013‐14
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El Centro de Instrumentación Científico Técnica (Animalario) en los últimos dos años ha generado una gran cantidad de partes de trabajo para entradas al almacén.
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ANEXOFOTOSMEMORIATRABAJO2012‐14ANTES‐DESPUESNave 1 antes de paletización: antiguas estanterías de aglomerado y almacenamiento
al suelo
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Nave 1: Desmontaje estanterías antiguas
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Nave 1: Estanterías paletizables montadas
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Estanterías Antes del reordenamiento
Estanterías después de reordenamiento
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Antes
Después
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47
Antes del retractilado
Retractilado
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Devolución Publicaciones
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49
Cotejo varias devoluciones publicaciones
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GRUPO DE TRABAJO ALMACÉN
TAREAS ALMACÉN
A. Recepción y cotejo material reutilizable de los Servicios de la UJA y nuevo de proveedores
B. Manipulación
C. Conservación y protección
D. Organización, ubicación y control
E. Inventarios físicos , control rotación y obsolescencias
F. Alertas stock DEL SPRL
G. Control albaranes
H. Picking y expedición material
I. Supervisión orden , reutilización embalajes, limpieza y seguridad
J. Selección material no reutilizable para propuestas donación
K. Reuniones grupo: planificación, organización, coordinación, propuestas mejoras, automatización, herramientas informáticas, optimización espacio y propuesta traspasos almacenes
L. Reuniones UT
M. Elaboración de memorias e informes calidad