GESTIÓN DE ARCHIVO DOCUMENTAL

OFICINA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO AREA DE MODERNIZACIÓN INSTITUCIONAL

Fecha de vigencia:

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

PVN-MAPRO-S02

GESTIÓN DE ARCHIVO DOCUMENTAL

PVN-MAPRO-S02.06

Versión 1.0

(APROBADO CON R.D. Nº -2021-MTC/20)

Aprobado por: Revisado por: Elaborado por:

JACQUELINE M. GARCÍA OLAVARRÍA Jefa de la Oficina de Administración

EDGARD GELACIO GARCIA NIETO Jefe del Área de Gestión Documental y

Atención al Ciudadano

EDGARD GELACIO GARCIA NIETO Jefe del Área de Gestión Documental y


NERY ROMERO ESPINOZA Jefa de la Oficina de Planeamiento y

Presupuesto

MARIELA PATRICIA LA VERA VALDEZ Jefa del Área de Modernización

Institucional

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DE ARCHIVO DOCUMENTAL

Fecha de vigencia:

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ÍNDICE

1. OBJETIVO DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS - MAPRO……….. 3

2. ALCANCE DEL PROCESO ………………………………………………………………….. 3

3. TERMINOS Y DEFINICIONES…………………………………………………………….… 3

4. BASE LEGAL……………………………………………………………………..………..….. 3

5. DIAGRAMA DE BLOQUE DEL PROCESO ……………………………………….………. 5

6. INVENTARIO DEL PROCESO …………………………………..…………………..……… 6

7. FICHAS TÉCNICAS Y DIAGRAMAS DEL PROCESO Y PROCEDIMIENTOS……….7- 35

7.1 S02.06 Gestión de Archivo Documental……………………………………………….…... 7-9

7.2 S 02.06.01 Gestión para la transferencia documental…….………………………….………. 10-13

7.3 S 02.06.02 Gestión del servicio archivístico externo...………………………………….……. 14-18

7.4 S 02.06.03 Gestión del servicio archivístico interno…..………………………………………. 19-21

7.5 S 02.06.04 Seguimiento a las órdenes de préstamo de documentos del archivo………… 22-25

7.6 S 02.06.05 Reconstrucción de documentos en caso de pérdida o deterioro………………. 26-28

7.7 S 02.06.06 Selección de series documentales propuestas para su eliminación…………... 29-32

7.8 S 02.06.07 Gestión del servicio de foliación documental….…………………………………. 33-35


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1. OBJETIVO DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS - MAPRO

El presente Manual de Procesos y Procedimientos - MAPRO, es un documento técnico normativo de gestión interna, que contiene los procedimientos del proceso PVN-MAPRO-S02.06 “Gestión de Archivo Documental” perteneciente al Proceso PVN-MAPRO-S02 Gestión Administrativa; el cual tiene por objetivo describir las actividades y tareas, así como determinar los responsables del desarrollo de cada uno de los procedimientos vinculados al proceso en mención, a fin de dinamizar el aparato administrativo para la eficiencia y eficacia en la gestión institucional de PROVIAS NACIONAL.

2. ALCANCE DEL MANUAL El MAPRO comprende los procedimientos relacionados a las actividades de transferencia documental, servicio archivístico interno y externo, reconstrucción y eliminación de documentos, a cargo de PROVIAS NACIONAL.

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

- DOCUMENTO: Se entenderá por documento a toda información registrada en cualquier soporte, sea texto, cartográfico, audiovisual, automatizado, magnético, táctil y otros de naturaleza análoga.

- PROVEEDOR: Persona natural o jurídica que vende o arrienda bienes, presta servicios generales o de consultoría o ejecuta obras.

- UNIDAD VEHICULAR: Lo constituyen todos y cada uno de los medios de transporte asignados a PROVIAS NACIONAL, los cuales serán administrados por la Unidad Gerencial de Administración.

- A.LOG: Área de Logística.

- AGDAC: Área de Gestión Documental y Atención al Ciudadano.

- MTC: Ministerio de Transportes y Comunicaciones.

- OAD: Oficina de Administración.

- SUB UF: Subunidad Funcional (Área Usuaria).

- TDOC: Gestión Documental y Atención al Ciudadano.

- UF: Unidad Funcional (Área Usuaria).

4. BASE LEGAL

- Ley Nº 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo. - Ley Nº 27181, Ley General de Transporte y Tránsito Terrestre. - Ley N° 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto y su Texto Único

Ordenado (TUO), aprobado por Decreto Supremo Nº 304-2012-EF. - Ley Anual del Presupuesto del Sector Público.


Fecha de vigencia:

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- Ley Nº 29370, Ley de Organización y Funciones del Ministerio de Transportes y Comunicaciones.

- Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, aprobado por el Decreto Supremo Nº 006-2017-JUS.

- Texto único Ordenado de la Ley N°30225, Ley de Contrataciones del Estado, aprobado mediante Decreto Supremo N°082-2019-EF y publicado el 13 de Marzo de 2019.

- Ley Nº 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado y sus modificatorias.

- Ley N°27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de República.

- Ley Nº 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado. - Decreto Supremo Nº 030-2002-PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley Marco de

Modernización de la Gestión del Estado, y sus modificatorias. - Decreto Supremo Nº004-2013-PCM, que aprueba la Política Nacional de Modernización

de la Gestión Pública, y sus modificatorias. - Decreto Supremo Nº 123-2018-PCM, que aprueba el Reglamento del Sistema

Administrativo de Modernización de la Gestión Pública, y sus modificatorias. - Decreto Legislativo Nº 1246, que aprueba diversas medidas de Simplificación

Administrativa. - Decreto Legislativo Nº 1310, que aprueba medidas adicionales de simplificación

administrativa. - Decreto Legislativo N°1412, que aprueba la Ley de Gobierno Digital, y sus

modificatorias. - Decreto Supremo Nº092-2017-PCM, que aprueba la Política Nacional de Integridad y

Lucha contra la Corrupción. - Decreto Supremo N° 033-2002-MTC, que crea el Proyecto Especial de Infraestructura

en Transporte Nacional – PROVIAS NACIONAL, publicado el 12 de julio de 2002, y sus modificatorias.

- Decreto Supremo Nº 098-2021-PCM, Decreto Supremo que aprueba la calificación y relación de los Programas y Proyectos Especiales del Poder Ejecutivo.

- Resolución Directoral N° 096-2004-MTC/20, que aprueba la Directiva N° 005-2004-MTC/20 - “Procedimientos para el Trámite Documentario en la Sede Central del Proyecto Especial de Infraestructura de Transporte Nacional - PROVÍAS Nacional”

- Resolución Secretarial 018-2008-MTC/04 – Resolución Secretarial 011-2009-MTC/04; que "Regula la gestión documental del MTC"

- Resolución Ministerial Nº 828-2020-MTC/01.02, que aprueba el Manual de Operaciones de PROVIAS NACIONAL.

- Resolución de Contraloría N°004-2017-CG, que aprueba la “Guía para la implementación y fortalecimiento del Sistema de Control Interno en las entidades del Estado”.

- Resolución Ministerial Nº 764-2018-MTC/01, que aprueba la “Guía para la implementación de la gestión por procesos en el Ministerio de Transporte y Comunicaciones”.

- Resolución de Secretaría de Gestión Pública Nº 006-2018-PCM/SGP, que aprueba la Norma Técnica Nº 001-2018SGP, Norma Técnica para la implementación de la gestión por procesos en las entidades de la administración pública.


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5. DIAGRAMA DE BLOQUE DEL PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVO DOCUMENTAL


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6. INVENTARIO DEL PROCESO

S 02.06.01 Gestión para la transferencia documental. Oficina de Administración

S 02.06.02 Gestión del servicio archivístico externo. Oficina de Administración

S 02.06.03 Gestión del servicio archivístico interno. Oficina de Administración

S 02.06.04Seguimiento a las órdenes de préstamo de

documentos del archivo.Oficina de Administración

S 02.06.05Reconstrucción de documentos en caso de pérdida o

deterioro.Oficina de Administración

S 02.06.06Selección de series documentales propuestas para su

eliminación.Oficina de Administración

S 02.06.07 Gestión del servicio de foliación documental. Oficina de Administración

PROCEDIMIENTO

NIVEL 2RESPONSABLE

S02Gestión

AdministrativaS 02.06

Gestión de

Archivo

Documental

CÓDIGO

NIVEL 0

PROCESO

NIVEL 0

CÓDIGO

NIVEL 1

PROCESO

NIVEL 1

CÓDIGO

NIVEL 2

FICHA TÉCNICA DE PROCESO

VERSIÓN V.1

FECHA DE APROBACIÓN

DOCUMENTO DE APROBACIÓN

R.D. Nº -2021-MTC/20

NOMBRE DEL PROCESO Gestión de Archivo Documental

CODIGO S 02.06 CLASIFICACIÓN Soporte

RESPONSABLE DEL PROCESO

Oficina de Administración

OBJETIVO DEL PROCESO Proteger el patrimonio documental de Provias Nacional y lograr una buena atención de los

servicios archivísticos.

ALCANCE DEL PROCESO Oficina de Administración / Unidad Funcional / Subunidad Funcional

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

PROVEEDORES ENTRADAS PROCESOS DE NIVEL INFERIOR SALIDA CLIENTES

Oficina de Administración - Área

de Gestión Documental y Atención al Ciudadano

Cronograma de transferencia

documentaria anual S 02.06.01

Gestión para la transferencia documental.

Documentos archivados

Oficina de Administración - Área de Gestión

Documental y Atención al Ciudadano



Cronograma de transferencia

documentaria anual S 02.06.02

Gestión del servicio archivístico externo.

Documentos archivados



Usuario Interno

Requerimiento de documentación

S 02.06.03 Gestión del servicio archivístico interno.

Orden de préstamo Documentación

entregada Usuario Interno



Unidad Funcional / Subunidad Funcional

(Área Usuaria)

Reporte de estado situacional de la

documentación prestada S 02.06.04

Seguimiento a las órdenes de préstamo de documentos del archivo.

Documentación devuelta y archivada





Dirección Ejecutiva - Oficina de

Administración

Informe sustentando que el Documento no ha sido devuelto o está perdido

S 02.06.05 Reconstrucción de documentos en caso de pérdida o deterioro.

Expediente nuevo



Dirección Ejecutiva - Oficina de Administración




(Área Usuaria)

Documentos S 02.06.06

Selección de series documentales propuestas para su eliminación.

Registro del documento eliminado




(Área Usuaria)



Documentos para foliar S 02.06.07 Gestión del servicio de foliación documental.

Documentos foliados



INDICADORES DEL PROCESO

NOMBRE DEL INDICADOR TIPO DE INDICADOR FORMULA PERIODO DE

MEDICIÓN

Cumplimiento del Cronograma de Transferencia Documental

Eficiencia

(Número de transferencias realizadas /

Total de transferencias programadas) x

100

Anual

Control del Préstamo de Documentos del Archivo Central

Eficacia

(N° de unidades documentales

devueltos en el periodo evaluado / N° de

unidades documentales del archivo

central prestados en el periodo

evaluado)

Trimestral

DIAGRAMA DEL PROCESO NIVEL 1

Diagrama de interacción de los procesos nivel 1

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

EDGARD GELACIO GARCIA NIETO

Jefe del Área de Gestión Documental y





JACQUELINE M. GARCÍA OLAVARRÍA

Jefe de la Oficina de Administración

MARIELA PATRICIA LA VERA VALDEZ

Jefe del Área de Modernización Institucional

NERY ROMERO ESPINOZA

Jefe de la Oficina de Planeamiento y

Presupuesto

1/1

Pág. NIVEL 1

PROCESOGestión de Archivo Documental

NIVEL DIAGRAMA DE BLOQUES

NIVEL 1

PROCESO

NIVEL 2

PROCESO

Soporte

Tipo

Gestión de Archivo Documental

Gestión para la transferencia

documental

Gestión del servicio

archivístico externo

Seguimiento a las órdenes de

préstamo de documentos del

archivo

Gestión del servicio

archivístico interno

RESPONSABLE OFICINA DE ADMINISTRACIÓN

Reconstrucción de

documentos en caso de

pérdida o deterioro

Selección de series

documentales propuestas

para su eliminación

Gestión del servicio de

foliación documental

DIAGRAMA DE BLOQUES DE NIVEL 1

VERSIÓN V.1


DOCUMENTO DE APROBACIÓN R.D. Nº -2021-MTC/20

NOMBRE Gestión de Archivo Documental CODIGO S 02.06

FICHA TÉCNICA DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN V.1



R.D. Nº -2021-MTC/20

NOMBRE DEL PROCESO Gestión para la transferencia documental

CODIGO S02.06.01 CLASIFICACIÓN Soporte

RESPONSABLE Oficina de Administración

OBJETIVO Realizar las actividades necesarias para recibir y verificar la documentación transferida de las áreas

funcionales al Archivo Central, para su adecuada ubicación y posterior consulta.

ALCANCE Oficina de Administración / Unidad Funcional / Subunidad Funcional (Área Usuaria)

BASE LEGAL

- Decreto Supremo N° 033-2002-MTC - Creación del Proyecto Especial de Infraestructura de Transporte Nacional - PROVIAS NACIONAL y sus modificatorias". - Normas externas y del sector relacionadas al sistema administrativo relacionados a la gestión de archivo documental vigente.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

PROVEEDORES ENTRADAS SALIDA CLIENTES

Oficina de Administración - Área de Gestión Documental y


Cronograma de transferencia documentaria anual

Documentos archivados Oficina de Administración - Área


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE ÓRGANO / UNIDAD FUNCIONAL

1 Elaborar cronograma de transferencia documentaria anual. Especialista en Archivo

Oficina de Administración - Área de

Gestión Documental y Atención al

Ciudadano

2 Elaborar informe comunicando el inicio de la transferencia

documental adjuntando cronograma. Especialista en Archivo



Ciudadano

3 Proyectar memorando, adjuntando informe y cronograma de

transferencia documental. Especialista en Archivo



Ciudadano

4

Revisar y visar el informe, memorando y cronograma dando

conformidad y remitir.

Ejecutar el procedimiento "Atención de documentación

interna (TDOC - OAD)"

Jefe



Ciudadano

5 Firmar memorando de transferencia documental y coordinar

la difusión del cronograma a las áreas usuarias. Jefe Oficina de Administración

6

Transferir documentación según cronograma.

Las Áreas Usuarias remiten la documentación que será

transferida según cronograma.

Unidad Funcional /

Subunidad Funcional (Área

Usuaria)

Unidad Funcional / Subunidad

Funcional (Área Usuaria)

7 Recepcionar y revisar con auxiliar de oficina la

documentación transferida.

Ir a la siguiente condicional.

¿Documentación esta conforme?

No: Ir a la siguiente actividad.

Si: Ir a la actividad 14.

Técnico en Archivo



Ciudadano

8 Recepcionar parcialmente los documentos.

Ir a la actividad 15 Técnico en Archivo



Ciudadano

9 Elaborar informe de faltantes y proyectar memorando para

poner en conocimiento a la UF / SUB UF. Técnico en Archivo



Ciudadano

10 Revisar y visar informe de faltantes, memorando; y remitir. Especialista en Archivo



Ciudadano

11

Revisar y visar informe de faltantes, memorando; y remitir.



Jefe



Ciudadano

12 Revisar y firmar memorando; y disponer remisión a la UF /

SUB UF. Jefe Oficina de Administración

13

Tomar conocimiento y completar la documentación faltante

y/o se informa del cierre de la transferencia documental.

Fin del procedimiento.

Unidad Funcional /


Usuaria)



14

Recepcionar y firmar cargo en señal de conformidad. Técnico en Archivo



Ciudadano

15 Clasificar y ordenar la documentación transferida. Técnico en Archivo



Ciudadano

16 Etiquetar y codificar los documentos. Técnico en Archivo



Ciudadano

17 Registrar los documentos en el SIGA.Archivo Técnico en Archivo



Ciudadano

18 Codificar y etiquetar caja archivera. Técnico en Archivo



Ciudadano

19 Ubicar las cajas archiveras en las estanterías

correspondientes del archivo central. Técnico en Archivo



Ciudadano

20

Realizar el control de calidad aleatorio, verificando el

correcto registro de la documentación en la base de datos y

solicitar su archivamiento.

Especialista en Archivo



Ciudadano

21 Realizar el archivamiento de los documentos y comunicar. Técnico en Archivo



Ciudadano

22

Supervisar constantemente las labores que se realizan para

la transferencia documental.





Ciudadano

INDICADORES DEL PROCEDIMIENTO

NOMBRE DEL INDICADOR TIPO DE INDICADOR FORMULA PERIODO

DE MEDICIÓN

No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO

Diagrama de desarrollo de actividades del procedimiento



Jefe del Área de Gestión Documental y Atención al Ciudadano










Presupuesto


VERSIÓN V.1



NOMBRE Gestión para la transferencia documental CODIGO S 02.06.01


VERSIÓN V.1



R.D. Nº -2021-MTC/20

NOMBRE DEL PROCESO Gestión del servicio archivístico externo



OBJETIVO Realizar las actividades necesarias para la recepción, la ubicación, el acceso y la preservación de los

documentos que se gestionan externamente.

ALCANCE Oficina de Administración / Dirección Ejecutiva

BASE LEGAL






Cronograma de transferencia documentaria anual

Documentos archivados Oficina de Administración - Área




1

Inicio 1

Solicitar copia de documento a través de Transparencia y

Actividad 33

Usuario Externo Usuario Externo

2 Solicitar copia de documento por correo electrónico. Responsable de

Transparencia



Ciudadano

3 Recepcionar pedidos vía correo electrónico y derivar

atención. Especialista en Archivo



Ciudadano

4

Ubicar documentos en la base de datos del SIGA.Archivo

Ir a la siguiente condicional

¿Documento es de gran volumen?

Si: Ir a la siguiente actividad.

No: Ir a la actividad 9.

Técnico en Archivo



Ciudadano

5 Coordinar con el Responsable de Transparencia la revisión

física del documento. Técnico en Archivo



Ciudadano

6 Coordinar con el Usuario la revisión para coordinar costos de

fotocopias.

Responsable de

Transparencia



Ciudadano

7 Determinar la cantidad de documentos a solicitar. Usuario Externo Usuario Externo

8 Firmar Formulario de Atención. Usuario Externo Usuario Externo

9 Elaborar proforma de fotocopia y remitir. Técnico en Archivo



Ciudadano

10

Revisar y visar proforma de fotocopia.


¿Usuario está presente?






Ciudadano

11 Remitir por correo electrónico la proforma escaneada a

transparencia. Técnico en Archivo



Ciudadano

12 Comunicar a usuario.

Ir a la actividad 14.

Responsable de

Transparencia



Ciudadano

13 Entregar proforma al usuario. Técnico en Archivo



Ciudadano

14 Cancelar servicio de fotocopiado y presentar comprobante

de pago. Usuario Externo Usuario Externo

15 Recibir y enviar copia de comprobante de pago vía correo

electrónico.

Responsable de

Transparencia



Ciudadano

16 Coordinar con el equipo de impresiones para entrega de

documentos. Técnico en Archivo



Ciudadano

17 Generar el formato de orden de préstamo, coordinando el

recojo de documentos. Técnico en Archivo



Ciudadano

18

Solicitar movilidad para traslado de documentos a la Sede

Central.

Ejecutar el procedimiento "Atención de requerimiento de

movilidad interna (LOGÍSTICA - OAD)"




Ciudadano

19 Recepcionar documentos y firmar orden de préstamo en

señal de recepción. Chofer


Logística

20 Llevar documentos a impresiones. Chofer Oficina de Administración - Área de

Logística

21 Recibir y preparar copias solicitadas. Equipo de Impresiones Oficina de Administración - Área de

Logística

22 Solicitar el recojo de documentos originales. Equipo de Impresiones Oficina de Administración - Área de

Logística

23

Solicitar movilidad para traslado de documentos a la Sede de

Archivo.


movilidad interna (LOGÍSTICA - OAD)"




Ciudadano

24 Solicitar documentos al Equipo de impresiones. Chofer Oficina de Administración - Área de

Logística

25 Entregar documentos fotocopiados y originales. Equipo de Impresiones Oficina de Administración - Área de

Logística

26 Llevar documentos a la Sede de Archivo. Chofer Oficina de Administración - Área de

Logística

27

Revisar que la documentación recibida este completa.

De no estar completa la documentación se coordinara por

correo electrónico o llamada telefónica.

Técnico en Archivo



Ciudadano

28

Descargar del sistema SIGA.Archivo la orden de préstamo y

archivar en el File correspondiente.


¿Documentación solicitada es para Transparencia?



Técnico en Archivo



Ciudadano

29 Comunicar que la documentación esta lista para ser remitida. Técnico en Archivo



Ciudadano

30 Solicitar el recojo de la documentación al Responsable de

Transparencia. Especialista en Archivo



Ciudadano

31

Recoger la documentación y entregar al Usuario.

Ejecutar el procedimiento "Gestión de trámite documentario

interno (TDOC - OAD)"

Responsable de

Transparencia



Ciudadano

32 Recibir y tomar conocimiento de la documentación solicitada.

Fin del procedimiento. Usuario Externo Usuario Externo

33 Inicio 2

Solicitar copia de documento a través de oficio. Organismo Fiscalizadores Organismo Fiscalizadores

34

Tomar conocimiento y remitir para la atención.



Director Ejecutivo Dirección Ejecutiva

35 Tomar conocimiento y remitir. Jefe Oficina de Administración

36 Tomar conocimiento y asignar al especialista. Jefe



Ciudadano

37 Recepcionar pedido de copia de documento y derivar para la

atención. Especialista en Archivo



Ciudadano

38

Recibir y verificar pedido de copia de documento.

Ir a la condicional:

En físico y fedateado: Ir a la siguiente actividad.

Digital: Ir a la actividad 40.

Técnico en Archivo



Ciudadano

39

Revisar y preparar los documentos que serán fotocopiados o

digitalizados.


Técnico en Archivo



Ciudadano

40

Verificar si se cuenta con la versión digital.

¿Se cuenta con versión digital?



Técnico en Archivo



Ciudadano

41 Grabar o copiar la documentación solicitada. Técnico en Archivo



Ciudadano

42 Remitir por correo electrónico la información digital. Técnico en Archivo



Ciudadano

43 Ordenar la documentación, fedatear y foliar.

Si la documentación va dirigida a Fiscalía se debe foliar en

números y letras; caso contrario solo números. Técnico en Archivo



Ciudadano

44 Elaborar informe y proyecto de oficio para remitir la

documentación solicitada. Técnico en Archivo



Ciudadano

45 Revisar documentación solicitada y remitir con informe y

proyecto de oficio. Especialista en Archivo



Ciudadano

46 Revisar y dar conformidad a la documentación, visar oficio y

remitir. Jefe



Ciudadano

47 Revisar y dar conformidad a la documentación, visar oficio y

remitir. Jefe Oficina de Administración

48

Revisar y firmar oficio; y disponer remisión.

Ejecutar el procedimiento "Gestión de trámite documentario

interno (TDOC - OAD)"

Director Ejecutivo Dirección Ejecutiva

49 Recibir y tomar conocimiento de la documentación solicitada.

Fin del procedimiento. Organismo Fiscalizadores Organismo Fiscalizadores



DE MEDICIÓN
















Presupuesto


VERSIÓN V.1



NOMBRE Gestión del servicio archivístico externo CODIGO S 02.06.02


VERSIÓN V.1



R.D. Nº -2021-MTC/20

NOMBRE DEL PROCESO Gestión del servicio archivístico interno



OBJETIVO Realizar las actividades necesarias para la recepción, la ubicación, el acceso y la preservación de los

documentos que se gestionan internamente.

ALCANCE Oficina de Administración / Usuario interno

BASE LEGAL




Usuario Interno Requerimiento de documentación

Orden de préstamo

Documentación entregada Usuario Interno



1 Solicitar por correo electrónico requerimiento de

documentación. Usuario Interno Usuario Interno

2 Recepcionar y derivar atención de requerimiento y realizar

seguimiento. Especialista en Archivo



Ciudadano

3

Ubicar los documentos en el SIGA.Archivo

Ir a la siguiente condicional

¿Se prestará documento?

Sí: Ir a la actividad 6.


Técnico en Archivo



Ciudadano

4 Escanear documento solicitado. Técnico en Archivo



Ciudadano

5

Enviar al usuario documento escaneado por correo

electrónico.


Técnico en Archivo



Ciudadano

6 Elaborar orden de préstamo. Técnico en Archivo



Ciudadano

7 Autorizar y controlar la salida y préstamo de documentos. Especialista en Archivo



Ciudadano

8 Enviar notificación a usuario por correo.


¿El usuario recoge el documento?

Sí: Ir a la siguiente actividad.


Técnico en Archivo



Ciudadano

9 Recoger documentación solicitada y firmar orden de

préstamo. Usuario Interno Usuario Interno

10

Coordinar solicitud de movilidad para enviar la

documentación solicitada.


movilidad interna (ALOG - OAD)"

Técnico en Archivo



Ciudadano

11 Entregar a la movilidad documentación solicitada y orden de

préstamo. Técnico en Archivo



Ciudadano

12 Notificar el usuario vía correo electrónico entrega de

documento. Técnico en Archivo



Ciudadano

13 Recepcionar documentación solicitada y firmar orden de

préstamo en señal de recepción. Chofer


Logística

14 Entregar la documentación solicitada y la respectiva orden

de préstamo. Chofer


Logística

15 Recepcionar documento y firmar orden de préstamo en señal

de conformidad. Usuario Interno Usuario Interno

16 Recepcionar e imprimir orden de préstamo. Técnico en Archivo



Ciudadano

17 Archivar en el File de orden de préstamo.

Fin del procedimiento Técnico en Archivo



Ciudadano



DE MEDICIÓN
















Presupuesto


VERSIÓN V.1



NOMBRE Gestión del servicio archivístico interno CODIGO S 02.06.03


VERSIÓN V.1



R.D. Nº -2021-MTC/20

NOMBRE DEL PROCESO

Seguimiento a las órdenes de préstamo de documentos del archivo



OBJETIVO

Realizar las actividades correspondientes al seguimiento de los préstamos de la documentación realizada a

las áreas funcionales de PROVÍAS Nacional, para asegurar su devolución y/o reposición y resguardarlos de

acuerdo a la normatividad vigente.

ALCANCE Oficina de Administración / Unidad Funcional / Subunidad Funcional

BASE LEGAL





Atención al Ciudadano Unidad Funcional / Subunidad


Reporte de estado situacional de la documentación prestada

Documentación devuelta y

archivada

Oficina de Administración - Área de Gestión Documental y Atención

al Ciudadano



1

Inicia con el procedimiento "Gestión del servicio archivístico

interno"

Revisar en el SIGA.Archivo el estado situacional de la

documentación prestada.


¿La documentación fue devuelta?



Técnico en Archivo



Ciudadano

2 Comunicar al Especialista que la documentación prestada no

ha sido devuelta. Técnico en Archivo



Ciudadano

3

Solicitar por correo electrónico al usuario la devolución de la

documentación prestada.

De ser el caso el usuario puede responder que aún desea

contar con la documentación prestada.


¿Respondió el usuario?


SI: Ir a la actividad 14.




Ciudadano

4

Solicitar con memorando al usuario la devolución de los

documentos. Técnico en Archivo



Ciudadano

5 Revisar y visar memorando para solicitar la devolución de la

documentación. Especialista en Archivo



Ciudadano

6 Visar memorando para solicitar la devolución de la

documentación. Jefe



Ciudadano

7

Revisar y suscribir memorando para solicitar la devolución de

la documentación; y disponer remisión.



Jefe Oficina de Administración

8

Tomar conocimiento.


¿Cuenta con la documentación prestada?



Unidad Funcional /


Usuaria)



9

Responder que la documentación prestada no se encuentra

disponible o está deteriorada.

Ejecutar el procedimiento "Reconstrucción de documentos

en caso de pérdida o deterioro".


Unidad Funcional /


Usuaria)



10

Proyectar memorando de respuesta y adjuntar la

documentación prestada, y remitir.



Unidad Funcional /


Usuaria)




12 Tomar conocimiento y remitir. Jefe



Ciudadano

13 Tomar conocimiento y asignar al Técnico en Archivo. Especialista en Archivo



Ciudadano

14

Revisar la documentación prestada.


¿Está conforme?



Técnico en Archivo



Ciudadano

15 Comunicar al Especialista que la documentación prestada no

es la correcta. Técnico en Archivo



Ciudadano

16 Elaborar informe para subsanar documento y proyectar

memorando; y remitir. Especialista en Archivo



Ciudadano

17 Revisar, visar informe y memorando; y remitir. Jefe



Ciudadano

18 Revisar, visar informe y firmar memorando; y remitir.




19 Subsanar documento faltante.


Unidad Funcional /


Usuaria)



20 Sellar y firmar orden de préstamo. Técnico en Archivo



Ciudadano

21 Descargar del SIGA.Archivo la documentación prestada. Técnico en Archivo



Ciudadano

22

Ordenar y clasificar la documentación prestada y archivar la

orden de préstamo en el file de devolución.


Técnico en Archivo



Ciudadano



DE MEDICIÓN
















Presupuesto


VERSIÓN V.1



NOMBRE Seguimiento a las órdenes de préstamo de documentos del archivo CODIGO S 02.06.04


VERSIÓN V.1



R.D. Nº -2021-MTC/20

NOMBRE DEL PROCESO Reconstrucción de documentos en caso de pérdida o deterioro



OBJETIVO Establecer las actividades requeridas para la reconstrucción de documentos en caso de pérdida o deterioro.

ALCANCE Oficina de Administración / Dirección Ejecutiva / Unidad Funcional / Subunidad Funcional

BASE LEGAL





Atención al Ciudadano Dirección Ejecutiva - Oficina de

Administración

Informe sustentando que el Documento no ha sido devuelto

o está perdido

Expediente nuevo


al Ciudadano Dirección Ejecutiva - Oficina de

Administración



1 Evaluar el estado situacional del documento archivado y/o

prestado. Especialista en Archivo



Ciudadano

2 Elaborar informe sustentando que el documento no ha sido

devuelto o está perdido. Especialista en Archivo



Ciudadano

3

Recibir y evaluar informe.


¿Evaluar si amerita reconstrucción?


No: Ejecutar el procedimiento "Selección de series

documentales propuestas para su eliminación" y Fin del

procedimiento.

Jefe



Ciudadano

4

Firmar memorando y remitir a la Unidad Funcional que

perdió o deterioró el documento, con conocimiento a la

Secretaria Técnica para las acciones correspondientes.


Jefe



Ciudadano

5

Tomar conocimiento y disponer remisión.





6 Tomar conocimiento.


Unidad Funcional /


Usuaria)



7 Gestionar y ejecutar las actividades de apoyo al AGDAC.

Fin del procedimiento. Secretaria Técnica Secretaria Técnica

8 Iniciar reconstrucción del documento con copias fotostáticas. Especialista en Archivo



Ciudadano

9 Proyectar Resolución y remitir para validar la documentación

reconstruida. Especialista en Archivo



Ciudadano

10 Revisar y visar proyecto de Resolución y remitir. Jefe



Ciudadano

11

Revisar y visar proyecto de Resolución y disponer su

remisión.




12 Aprobar la Resolución Directoral. Dirección Ejecutiva Dirección Ejecutiva

13 Notificar la RD sobre reconstrucción y validación del

documento a UF/CDR. Dirección Ejecutiva Dirección Ejecutiva

14 Entregar la copia al Archivo Central para custodia al nuevo

documento. Dirección Ejecutiva Dirección Ejecutiva

15 Archivar documento reconstruido e informar. Especialista en Archivo



Ciudadano

16 Tomar conocimiento de reconstrucción.

Fin del procedimiento. Secretaria Técnica Secretaria Técnica



DE MEDICIÓN
















Presupuesto


VERSIÓN V.1



NOMBRE Reconstrucción de documentos en caso de pérdida o deterioro CODIGO S 02.06.05


VERSIÓN V.1



R.D. Nº -2021-MTC/20

NOMBRE DEL PROCESO

Selección de series documentales propuestas para su eliminación



OBJETIVO Realizar las actividades técnicas para la eliminación regulada de documentos, una vez hayan sido

valorados y se haya dictaminado su destrucción, en el marco de la normatividad vigente.


BASE LEGAL





Atención al Ciudadano Unidad Funcional / Subunidad


Documentos Registro del documento eliminado


al Ciudadano Unidad Funcional / Subunidad




1 Coordinar con la UF / Sub UF (Área Usuaria) cuya

documentación se va a eliminar. Especialista en Archivo



Ciudadano

2 Solicitar la contratación de servicio de terceros para que

realicen el inventario. Especialista en Archivo



Ciudadano

3 Realizar el inventario de todos los documentos propuestos

para eliminación. Servicio de Terceros Servicio de Terceros

4 Revisar el inventario de eliminación documentaria propuesta

y remitir. Especialista en Archivo



Ciudadano

5

Revisar inventario con propuesta de eliminación.


¿Aprueba?



Jefe / Director / Subdirector Unidad Funcional / Subunidad


6 Realizar los cambios al inventario y retirar documentación

que no se eliminará. Jefe / Director / Subdirector



7 Firmar inventario en señal de conformidad. Jefe / Director / Subdirector Unidad Funcional / Subunidad


8

Emitir informe y remitir con memorando a la DE/OAJ

solicitando representantes para conformación del Comité de

Evaluación de Documentos.




Ciudadano

9 Revisar y visar memorando dirigido a la DE / OAJ. Jefe



Ciudadano

10 Revisar y firmar memorando dirigido a la DE / OAJ. Jefe Oficina de Administración

11

Designar representantes de la DE / OAJ e informar a la OAD

para conformar el CED.



Dirección Ejecutiva / OAJ Dirección Ejecutiva / OAJ

12 Evaluar documentación propuesta para eliminación. Comité de Evaluación de

Documentos Comité de Evaluación de Documentos

13

Elevar informe de conformidad para la eliminación de la

documentación.



Comité de Evaluación de

Documentos Comité de Evaluación de Documentos

14 Tomar conocimiento y remitir. Jefe



Ciudadano

15 Proyectar oficio dirigido al Archivo General de la Nación -

AGN, adjuntando expediente de eliminación y remitir. Especialista en Archivo



Ciudadano

16 Revisar, visar oficio y remitir. Jefe



Ciudadano

17 Revisar, visar oficio y remitir. Jefe Oficina de Administración

18 Firmar y solicitar autorización a través de oficio, adjuntando

expediente. Dirección Ejecutiva / OAJ Dirección Ejecutiva / OAJ

19 Recibir, evaluar expediente y realizar la revisión física. Archivo General de la

Nación Archivo General de la Nación

20 Emitir Resolución Jefatural y remitir. Archivo General de la

Nación Archivo General de la Nación

21 Tomar conocimiento y disponer la atención. Dirección Ejecutiva / OAJ Dirección Ejecutiva / OAJ


23 Tomar conocimiento y remitir al especialista. Jefe



Ciudadano

24 Proceder a la eliminación de la documentación.

Fin del procedimiento. Especialista en Archivo



Ciudadano



DE MEDICIÓN
















Presupuesto


VERSIÓN V.1



NOMBRE Selección de series documentales propuestas para su eliminación CODIGO S 02.06.06


VERSIÓN V.1



R.D. Nº -2021-MTC/20

NOMBRE DEL PROCESO Gestión del servicio de foliación documental



OBJETIVO

Gestionar las actividades correspondientes para la contratación y seguimiento del servicio de clasificar las

informaciones según determinadas categorías, mediante la anotación y registro de la documentación que

ingresa a los expedientes.


BASE LEGAL





Atención al Ciudadano Documentación para foliar Documentos foliados


al Ciudadano



1

Iniciar con el procedimiento "Gestión para la transferencia

documental (Gestión Documental y Atención al Ciudadano -

Oficina de Administración)"

Coordinar el volumen de la documentación a foliar.




Ciudadano

2 Solicitar la contratación de servicio de terceros que realice el

servicio de foliación. Especialista en Archivo



Ciudadano

3 Programar la transferencia documental de foliadores. Especialista en Archivo



Ciudadano

4 Asignar foliadores en función del volumen. Especialista en Archivo



Ciudadano

5 Proveer de material para servicio de foliación. Especialista en Archivo



Ciudadano

6 Clasificar documentación o transferir al archivo central y

entregar a foliadores asignados.

Unidad Funcional / Sub

Unidad Funcional (Área

Usuaria)

Unidad Funcional / Sub Unidad


7 Organizar documentación a foliar. Servicios de Terceros Servicios de Terceros

8 Realizar el proceso de foliación. Servicios de Terceros Servicios de Terceros

9 Supervisar el avance del servicio de foliación. Especialista en Archivo



Ciudadano

10 Culminar el proceso de foliación, elaborar listado y entregar

documentos. Servicios de Terceros Servicios de Terceros

11 Trasladar y entregar al archivo central documentación

transferida. Servicios de Terceros Servicios de Terceros

12 Recepcionar documentación. Especialista en Archivo



Ciudadano

13 Elaborar informe de conformidad al servicio, proyectar

memorando para solicitar el pago, y remitir. Especialista en Archivo



Ciudadano

14

Revisar, visar informe de conformidad del servicio, firmar

memorando, y disponer remisión para solicitar el pago.

Ejecutar los procedimientos "Atención de documentación

interna (TDOC - OAD)" y "Control Previo de los Expedientes

de Pago (Contabilidad - OAD)"


Jefe



Ciudadano



DE MEDICIÓN
















Presupuesto


VERSIÓN V.1



NOMBRE Gestión del servicio de foliación documental CODIGO S 02.06.07

GESTIÓN DE ARCHIVO DOCUMENTAL

Documents

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