Gestion de Archivos

ADMINISTRACION

DE ARCHIVOS

2007

ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

INTRODUCCION Un Archivo es un conjunto de elementos de información

relacionados entre si y que fueron definidos por su creador. Por lo general, los archivos representan datos y programas. Un archivo de datos puede ser numérico, alfabético o binario. Los archivos pueden ser de formato libre, como los archivos de texto, o pueden estar rigurosamente formateados. En general, un archivo es una secuencia de bits, bytes, líneas o registros cuyo significado es definido por el creador del archivo y por el usuario.

ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

Un archivo se puede manipular como una unidad mediante operaciones tales como abrir, cerrar, crear, destruir, copiar, renombrar y listar. Los elementos de información individuales que conforman un archivo se pueden manipular con acciones tales como leer, escribir, modificar y eliminar.

De acuerdo a las características y tipo de trabajo que se realicen sobre los archivos, estos pueden caracterizarse por su: Volatilidad, Actividad y Tamaño.

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

Los archivos en la época antiguaLa historia de los archivos es en cierta manera paralela a la

de la escritura: el origen de los archivos es contemporáneo a las primeras manifestacines escritas de la organización social y política de los diferentes pueblos , respondiendo a la necesidad de conservar la memoria de un hecho, escrito sobre materiales muy diversos. La historia de los archivos está ligada a la historia de la escritura y más exactamente a la historia de la difusión de la escritura y de los materiales escritos.


El archivo es el espejo fiel del órgano o magistratura en el momento de su actividad y reproduce, a través de la documentación producida , sus articulaciones, su contenido, su comportamiento y finalmente las mismas personas que lo han gobernado.

Para analizar esta evolución de los archivos en el tiempo la hemos dividido en 5 periodos:

· Los archivos en la Antigüedad· La época medieval· La época de las monarquías absolutas· Desde la Revolución francesa hasta hoy· Los archivos de la Iglesia Romana


Los archivos en la Antigüedad: · Restos arqueológicos de archivos: Los más antiguos de los

que tenemos noticia se remontan al 2500-3000 a.C. y pertenecen al Próximo Oriente, donde se han encontrado en escavaciones arquelógicas de grandes ciudades y de palacios, materiales escritos, especialmente tablillas de tierra cocida, y que evidencian la existencia de centros administrativos y de poder. Efectivamente es en los palacios donde se han descubierto el mayor número de documentos(tratados, correspondencia administrativa i diplomática, contabilidad y finanzas).


El acceso a esta documentación era restringido a a funcionarios o personas con permiso especial otorgado por la máxima autoridad. De hecho, la conservación y uso de los documentos estaba vinculado a el ejercicio del poder. Acceder al archivo no era un derecho sino un privilegio. Las tablillas más antiguas conocidas se remontan al s.IV a.C. Sucesivamente, los archivos de los palacios de Lagash(+- 2900 a.C.) de Larsa, de Mari, de Ugarit, de Nínive, de Persépolis ilustran el carácter de los archivos en la Antigüedad. Según BRENNEKE, parece que se trata de un tipo particular de archivo, un archivo-biblioteca, y que la elección del material a conservar se hacía con criterios de propaganda política.


De los Hititas es fácil encontrar restros de la existencia de archivos en el sentido más próximo al concepto actual. Las excavaciones de Nínive nos enseñan el gobierno de Asurbanipal y de la escritura cuneiforme. Los archivos egipcios estaban en los templos y son los sacerdotes los que los conservan. De la misma manera que el Arca de la Alianza no es más que un depósito de documentos y constituiria el archivo de Israel, donde se depositaban los documentos de absoluta importancia para la comunidad: las leyes.


Se sabe también que cuando se instauró la monarquía se habilitan locales especiales para reunir las escrituras relativas al gobierno. Este archivo estaba al cargo del “mazquir”(archivero). Los persas también dispusieron de archivos que en la mayor parte de los casos dependían de templos.

· El mundo griego: desde los tiempos más antiguos en las poblaciones del Peloponeso se conservan algunos documentos que, escritos sobre tablillas de madera, metal o piedra, se habían expuesto en la plaza pública para que toda la comunidad tuviera conocimiento. Después se conservaban en el templo como memoria de la actividad legislativa y político-administrativa de la “ððððσ”.


Pero archivos propiamente dichos no aparecen en Grecia hasta que no se desarrolla una organización interna de estado democrático y la figura del rey es sustituida por la del arconte(3 arcontes:ejército, justicia y religión). Una vez pasado el tiempo de su mandato, formaban parte del Aerópago(consejo aristocrático de Atenas que actuaba como un órgano consultivo del rey, regulaba la elección de los arcontes, ejercía como tribunal de garantías constitucionales y los asuntos religiosos). La documentación de interés colectivo generada por estos oficiales y por el Aerópago se depositaban en el templo de Ares.


En el s.IV a.C. ya existe un auténtico archivo en el ðððρððð, templo de Cibeles, donde se conservaban los documentos públicos: leyes, actas del consejo y de la asamblea popular, tratados... Comienzan a utilizarse otros materiales como soporte de escritura: papiro y pergamino, y los documentos hechos con este material, en forma de rollos, se conservaban introducidos en ánforas de tierra cocida. Se organizan los archivos con personal especializado y se le permitía a los ciudadanos la consulta.

HISTORIA DE LOS ARCHIVOSMundo romano: No existía una concentración de archivos como en

Grecia. En el Aerarium(Templo de Saturno)se conservaban los documentos de carácter económico, las finanzas de Estado. En el año 73 se situaron en el Campidoglo documentos referidos a la administración del Estado: legislación, actas del Senado, decretos, correspondencia con los gobiernos provinciales, en el templo de Cesar la documentación de los ediles, en el Aedes Nimpharum(campo de Marte) los censos y al TabulariumCaesaris el catastro, en el Atrium libertatis, actas de los censores. Estos depósitos documentales estaban bajo la dirección de los cuestores. Durante el Imperio aparecen archivos ligados a las administraciones provinciales y a los cargos públicos que las controlan.


· Archivos en la Edad Media

Durante al época medieval, después de las invasiones y la consiguiente desaparición del Imperio Romano de Occidente, los archvos dejaron de funcionar y de existir, gran parte del material se destruía o se perdía, bajo el efecto de las destrucciones provocadas por las invasiones y por la anarquía feudal que se generalizaba.


De hecho durante el periodo entre la decadencia del poder romano y la nueva situación creada con las invasiones, se produce una auténtica decadencia de las funciones del archivo(precedida por una decadencia o desaparición de muchas instituciones). La invasión provocó una situación que llevó a la destrucción de la documentación existente, que además es inútil conservar(los títulos de propiedad, derechos o privilegios que no tienen ningún valor ante la implantación de un nuevo sistema de posesión de la tierra).


En estas condiciones historico-políticas el carácter jurídico del archivo de la época imperial romana debía ceder paso a una nueva realidad. Así el archivo se convierte, no en la expresión de un centralismo político, sino en la expresión de una realidad patrimonial, espejo de los señores territoriales feudales, nacidos de la fracturación del imperio central. Los archivos son itinerantes. El señor feudal no tiene una sede fija y se traslada con aquellos documentos que le interesan y con el personal necesario.


En los centros eclesiásticos, afectados también por los cambios generales, se produce paulatinamente un resurgir de los archivos, gracias a las tentativas de los monjes y clérigos de convertir los monasterios en centros de irradiación cultural, trabajando en la copia de libros y procurando su distribución. Se comienzan a conservar los testimonios y pruebas de los derechos de propiedad y privilegios en archivos donde se conserva el material documental en cartularios(registros donde se copiaban los documentos principales).


Pero la auténtica formación de los archivos eclesiásticos medievales es en el s.XII, cuando la Iglesia procede a una 1ª reforma de sus instituciones. También en esta época se inicia la estabilización de los archivos señoriales, de manera contemporánea a la aparición de los archivos municipales. Se consolidan los grandes archivos europeos, ya que a lo largo de los sXII-XIV se organizan sus escribanías, estableciendo las diferentes competencias de sus funcionarios, entre ellos el de la corona de Aragón.


El Archivo de la Corona de Aragón se fue formando alrededor de un nucleo constituido por los documentos de las escribanías de los primeros condes de Barcelona, desde el s.IX, y por los registros de la Real Cancilleria catalano-aragonesa desde mediados del s.XIII, que juntamente con las cartas reales constituyen el Archivo Real de Barcelona. De entre los inmensos fondos del ACA hay que destacar el “Liber Feudorum Maior”, cartulario de Alfonso el Casto(1164-1196)

Uno de los hechos característicos de la Baja Edad Media es la formación de los archivos municipales, surgidos juntamente con la aparición de de las instituciones de gobierno municipal.


A finales de s.XI, nombrosas fuerzas políticas sociales se enfrentaron a la autoridad central dando lugar a una transformación profunda de la sociedad agricultora. Esta renovación generó el surgimiento de una nueva organización, el municipio, con órganos de poder controlados por los propios ciudadanos; esta realidad comunal partía de la necesidad de crear una autonomía jurídico-administrativa en la misma ciudad. Los burgueses desean tener un lugar en la sociedad y exigen una libertad adminstrativa, un espacio social y jurídico donde poder desarrolar sus negocios. El primer paso, y el definitivo, fue la conquista de privilegios arrancados al señor, que serán la base de la autonomía de las ciudades.


En palabras de PIRENNE:”Cada ciudad constituye un pequeño mundo aparte; su exclusividad y su proteccionismo no tiene límites. Cada ciudad hace lo posible por favorecer su comercio e industria y distanciarse de las otras ciudades. Cada una trata de abastecerse por si misma y de producir todo aquello que le es indispensable. Todas tratan de de extender su propia autoridad sobre el territorio vecino para asegurarse las necesidades básicas”. La adquisición de privilegios por parte de las ciudades será vital para su desarrollo. Así tratan de conseguir de los monarcas o de los señores feudales privilegios sobre la creación de cargos municipales, de protección de sus productos etc.(elección de jurados, justicia, derechos de deuda, pasaje...)


Estudiar la historia de los archivos municipales puede ser suficiente para comprender esta transformación de la estructura político-administrativa feudal y comprender por qué las nuevas clases sociales comienzan a adquirir libre jurisdicción que luego se convertirá en permanentes y legales.

Es por tanto la burguesía la que sentirá en este momento la necesidad de organizar archivos destinados a conservar y a custodiar aquella documentación que garantice los derechos y los intereses de autonomía municipal y por tanto son la expresión de los intereses de los ciudadanos.

HISTORIA DE LOS ARCHIVOSHay que remarcar que estos documentos en un principio no

tienen ningún orden y se conservaban únicamente como testimonio o memoria y será más tarde cuando se planteará la exigencia de tutelar con mayor atención los documentos y los estatutos municipales, estableciendo penas a aquellos que los destruyan o roben.

A la sombra de los entes comunales o como consecuencia de la relevancia que adquieren las ciudades, aparecen los archivos notariales, producto de la figura de un notario, profesional que plasma por escrito los contratos entre privados, y que tiene, por concesión pública(rey, señor feudal, obispo, municipio), capacidad para dotar a dichos documentos de validez pública.


· La época de las monarquías absolutas: la creación de archivos de Estado.

La concentración de los archivos en la edad moderna fue la consecuencia directa del surgimiento de las grandes monarquías que crearon una administración centralista. Serán los archivos de Estado los que concentrarán fondos archivísticos anteriormente esparcidos por el territorio.


En Castilla, ya en el s.XV, Enrique IV intento crear un archivo general en el castillo de la Mota(Medina del Campo). Pero este intento tuvo más consistencia con los Reyes católicos, que en 1489 trataron de reuinir en la cancilleria de Valladolid los documentos repartidos por sus reinos y nuevamentre en 1509, estblaciendo el núcleo que daría origen al Archivo General de Simancas. Carlos V en 1545 transfirió los archivos de la Mota y del alcázar de Segovia a la fortaleza de Simancas. En cualquier caso aquella concentración fue parcial y no fue efectiva hasta 1568 cuando se trasladó a Simancas la documentación de todos los Consejos, Audiencias, Tesorerías, Secretarías, Capillas reales...


El archivo de Simancas contiene 61.505 legajos y 5.196 volúmenes. Las series principales catalogadas son: títulos de Castilla, de Flandes, de Italia y de Portugal; negociaciones con Inglaterra; registro de sellos. Otros fondos importantes son: manual del Estado y del patrimonio real, bulas, secretarios provinciales, guerra y marina, inqusición, patronato eclesiástico, cortes, casa real, gracias y privilegios, dirección general de rentas y consejo real.]


En 1781 por orden de Carlos III se crea el Archivo de Indias en Sevilla, ocupando la antigua lonja de mercaderes del s.XV. anteriormente la documentación relativa a los descubrimientos, conquistas y la administracion de las antiguas posesiones castellanas de America y de otros territorios de ultramar estaban en gran parte en Simancas esperando una ordenación adecuada. El traslado a Sevilla y su posterior ordenación va ser obra de Juan Bautista Muñoz.


(Entre los 14 secciones del archivo destacan: patronato real, contratación, justicia, audiencia, escribanías, arribadas y correos, con un conjunto de más de 35.000 documentos. El patronato real comprende bulas y derechos pontificios sobre creación de catedrales y otras iglesias y nombramientos de prelados. Figuran, principalmente, los descubrimientos, la descripción de territorios y poblaciones, así como la información de los méritos y servicios de los primeros descubridores, las reales cédulas de concesión de escudos de armas y el fondo de la Casa de Contratación.)


Otro ejemplo de concentracion de archivos sería el depósito documental creado el 1886 en Madrid y que reunía diversos archivos del estado español y de otras procedencias civiles o eclesiásticas: el el Archivo Histórico Nacional. En este depósito se instalaron los documentos de los monasterios y conventos afectados por la desamortizaciones y los de señoríos suprimidos.[Actualmente contiene, entre otros, los fondos siguientes: secretaría de estado, casa real, embajadas, consejos de Aragón, Indias, Italia, Navarra y Portugal.


Forman otras secciones los archivos procedentes de las universidades de Alcalá y de Sigüenza, el colegio de nobles de Madrid, inquisición, ultramar i ordenes militares(Montesa) y archivos señoriales(Osuna). Entre la documentación de origen monástico(más de 100.000 pergaminos, unos 100.000 legajos y unos 30.000 volúmenes) hay que señalar los fondos de Poblet, Scala Dei, Santas Cruces, Benifassà, Valldecrist, y San Miguel de los Reyes.]


· De las grandes monarquías a la Revolución Francesa.Una de las notas primordiales de los archivos nacionales

era el carácter secreto de los documentos y su pertenencia a la persona del soberano, hecho que se mantiene hasta la Revolución Francesa.

En el periodo jacobino la organización institucional francesa sufrió una fortísima reforma que afectó también a los archivos. El 25 de junio de 1794, la Convención promulgó un decreto con el que se establecía la “publicidad” de los archivo de la nación:


las deliberaciones, las peticiones, los títulos de propiedad... podían ser libremente consultados, y que los documentos archivados en los depósitos franceses, es decir, los que procedían de las instituciones públicas, fueron puestos bajo la tutela directa del Estado, al mismo tiempo que se trataba de concentrarlos en París, en el Archivo Nacional que ya se había constituido el 29 de julio de 1789 . Así, los documentos procedentes de 10.000 depósitos archivísticos que había en aquel momento en Francia, deberían haber sido transferidos al Archivo Nacional. Pero debido a problemas de carácter práctico y a la falta de indicaciones precisas sobre la manera de llevarlo a cabo, la idea de la centralización, en un único fondo, no se llevó a cabo.


Como consecuencia de la imposibilidad de trasladar todos los archivos, especialmente por falta de espacio, se inició una eliminación de documentos, al menos de todos aquellos que se consideraban inútiles. Esta eliminación fue confiada en un primer momento a la Agencia temporal de Documentos y posteriormente a una Oficina de Selección de Documentos, organismos integrados principalmente por eruditos, historiadores, y archiveros. Las pérdidas de documentos fueron cuantiosas durante los 10 años que funcionó esta oficina.


Pero no va ser la cantidad de documentos lo que va obstaculizar una auténtica concentarción de documentos en un único depósito, varias fueron las circunstancias que modificaron el proyecto inicial: una disposición posterior estableció que se creara un depósito archivístico por cada departamento.

Esta nueva disposición introdujo grandes cambios a la misma estructura de la archivística:

Publicidad de los documentos y el reconocimiento de su valor como patrimonio histórico y cultural.

La unificación de archivos locales en un archivo departamental y la confiscación de archivos privados.


El proyecto de una concentración de archivoa en París va ser retomada por Napoleón en 1810. Napoleón consciente de que los archivos podían constituir una auténtica máquina de guerra, intentó no sólo concentrar los archivos franceses en un único depósito con sede en París, sino también los archivos de aquellas instituciones europeas sujetas a la autoridad francesa(se trata de la pretensión de crear un Archivo Universal). Si Napoleón se empeñó en reunir en París los archivos de Estados europeos anexionados o ocupados militarmente era, para privar al adversario de ciertas armas y utilizarlas él mismo para reforzar su política además de como medio propagandístico


: equipos de estudiosos preparaban memorias sobre la política pontificia o se encargaban de elaborar libelos(escritos propagandísticos) sobre la violación del derecho de gentes en Inglaterra. Pero sólo llego a recoger una parte del inmenso patrimonio archivístico europeo(Viena, el Vaticano, Simancas), y que muchos años después de la caida del mismo Napoleón comenzó a ser restituida en 1941 durante el gobierno de Petain.

Varias tentativas de concentración se realizaron a imitación de la francesa. En Gran Bretaña algunos depósitos archivísticos fueron reunidos en las capitales de Inglaterra, Escocia, Gales. En Italia, en Florencia, y Turín, pero tuvieron un carácter limitado y esporádico.


Así se paso de los archivos secretos, a disposición únicamente de los soberanos, a los achivos públicos, accesibles en un principio a todos. Una nueva concecpión del archivo que tuvo, al menos teóricamente, una rápida difusión.

5. Los archvos de la Iglesia RomanaComo cualquier ciudad, persona privada o institución, la

Iglesia, desde su nacimiento, ha conservado y organizado sus documentos.


En primer lugar hay que aclarar que los archivos eclesiásticos son aquellos que se han generado en entes que forman parte de la ordenación administrativa y jurídica de la Iglesia a todos los niveles de su jerarquía, desde la Cancillería Pontificia, como archivo central, hasta los archivos parroquiales o monásticos.

Una primitiva forma de archivo central de la Iglesia se puede encontrar a finales del s.III con el Archivo de la Cancillería Apostólica, donde se conservaron los documentos de los Mártires recogidos en el “Liber Diurnus”(formulario de documentación eclesiástica).


Pero no será hasta el final del s.VI cuando se advierta una estructuración de la administración eclesiástica y por tanto unas condiciones para organizar sus archivos.

A partir del s.VII se destina una sede permanente al archivo central de la Iglesia, la basílica de San Juan de Letrán, del que toma su nombre:”Sacrum Lateranense Scrinium”, aunque no se llevó toda la documentación, ya que, parte de ella permaneció en la Turris Chartularia, próxima al arco de Tito.

Inocencio III(1198-1216) inició la serie initerrumpida de los registros papales y unió el archivo de Letrán y el de la Basílica de San Pedro, que se había convertido en la sede del papa y donde se había instalado la Cancillería Pontificia.


Pero también a partir del s.XIII, con las luchas entre papado e imperio (¿otomano?) se inició la desmembración de los archivos centrales de la Iglesia. Con el papa Innocencio IV(1243-1254), por las disposiciones del Concilio de Lión en 1245 se trasladaron parte de los documentos pontificios a esta ciudad y lo mismo hicieron los papas posteriores.

Durante los años que van de 1336-1339, a intancia de Benedicto XII(1334-1342) se intentó reunir en una sola sede, la de Aviñón, los documentos repartidos por todo el territorio, especialmente los de Agnani y Asís.


Con la vuelta de la Sede Apostólica a Roma se inició una inversión de la tendencia. Los archivos vuelven en parte y se centralizan en el castillo de San Angelo(1518).

Uno de los momentos más importantes de la Iglesia, que influyó decisivamente en los archivos eclesiásticos fue el Concilio de Trento(1545-1563). En algunas de sus disposiciones se reformó la jerarquía y estructura de la Iglesia, hecho que tuvo notables consecuencias archivísticas. En la sesión del 11 de Noviembre de 1563 se estableció la obligación por parte de los rectores parroquiales de plasmar por escrito y conservar los libros de registros de bautizos, matrimonios, defunciones...

HISTORIA DE LOS ARCHIVOSLa gran obra de creación de un archivo fue efectuada por el papa

Pablo V(1605-1621) que fundó el “Archivo Secreto del Vaticano” en 1610.

Una nueva fase de la historia de los archivos eclesiásticos comenzaría con el papa Benedicto XIII(1724-1730), el cual aportó novedades en la estructura del archivo de la Santa Sede. Instituyó archivos parroquiales siguiendo los dictámenes del Concilio de Trento: ordenó que en cada parroquia existiera un “armarium” para conservar los documentos; indicó la manera de hacer los inventarios de archivo, inició la restauración de pergaminos y publicó normas archivísticas para la conservación y uso de los archivos eclesiásticos.


Pero el gran mérito del papa archivero(como se le denominaba) fue la Contitución Maxima Vigilantia(1727), que es un auténtico tratado de archivística, ya que en ella, entre otras cosas, prescribe la creación por toda Italia de archivos eclesiásticos, la realización de inventarios de todos los fondos archivísticos, la apertura de los archivos al público, la inspección de estos archivos(para comprobar que se cumplían las normas de conservación y uso), la recuperación de documentación eclesiástica dispersa y el nombramiento de funcionarios especializados en archivos.


Después de la Revolución Francesa hay un intento por parte de Napoleón de trasladar en 1810 el Archivo Secreto del Vaticano a París.

En 1918 se promulga el Código del Derecho Canónigo donde se hace la distinción entre archivo público y archivo secreto,es decir, entre documentos que pueden ser consultados y documentos que no.

Pablo VI, en 1976, reorganizó la Escuela de Paleografía, Diplomática y Archivística.


[Actualmente el A.S.V. comprende como principales secciones las siguientes: cancillería(registros de bulas y de breves del Vaticano; registros de Aviñón, dataría(suplicas para beneficios, indulgencias o privilegios, registros de Letrán, breves, encuestas episcopales); cámara apostólica(administración fiscal, obligaciones); consistorio(deliberaciones); secretaría de estado(nunciaturas, correspondencia, negocios interores y exteriores).]

VOLATILIDAD. Se refiere a la frecuencia con la que se inserta o elimina información.


ACTIVIDAD. Se refiere al porcentaje de los elementos de información de un archivo al

que se tuvo acceso en un periodo de tiempo dado. TAMAÑO. Se refiere a la cantidad de información que conforma el archivo. ARCHIVO FISICO. La información vista desde la perspectiva de hardware. Por ejemplo, el

archivo 1 está formado por los sectores 3, 10 y 15 del archivo. Otro ejemplo: el archivo X es la secuencia de bytes localizados en la RAM en el bloque 0A703h:03000h al 0A703h:04200h.


ARCHIVO LOGICO. Son datos cuyo significado esta definido por el usuario. Ejemplo, el

archivo Y es la información de 1000 artículos, cada uno con su código, descripción y precio. Generalmente, un archivo lógico se representa de manera tabular.

EL SISTEMA DE ARCHIVOS DE UN SISTEMA OPERATIVO. Lo conforman todas aquellas rutinas encargadas de administrar

todos los aspectos relacionados con el manejo de Archivos.

COMPONENTES DEL SISTEMA DE ARCHIVOS

En general, un Sistema de Archivos está compuesto por: Métodos De Acceso, Administración De Archivos,

Administración De Almacenamiento Secundario, Mecanismos De Integridad.

Métodos De Acceso. Se ocupan de la manera en que se tendrá acceso a la información almacenada en el archivo. Ejemplo: Secuencial, Directo, indexado, etc.

COMPONENTES DEL SISTEMA DE ARCHIVOS

Administración De Archivos. Se ocupa de ofrecer los mecanismos para almacenar, compartir y asegurar archivos, así como para hacer referencia a ellos.

Administración De Almacenamiento Secundario. Se ocupa de asignar espacio para los archivos en los dispositivos de almacenamiento secundario.

Mecanismos De Integridad. Se ocupan de garantizar que no se corrompa la información de un archivo, de tal manera que solo la información que deba estar en el, se encuentre ahí.

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

Se refiere a las diferentes maneras en las que puede ser organizada la información de los archivos, así como las diferentes maneras en que ésta puede ser accesada. Dado que hay 2 niveles de visión de los archivos (físico y lógico), se puede hablar también de 2 aspectos de organización de archivos: Organización de archivos lógicos y de archivos físicos.

DE ARCHIVOS LOGICOS. Contempla la organización desde el punto de vista lógico. Por ejemplo, secuencial, directo, etc.


DE ARCHIVOS FISICOS. Contempla la administración de archivos desde la perspectiva física, particularmente la organización del almacenamiento en disco a nivel de pistas y sectores.

Este tipo de organización muestra a su vez, 2 aspectos importantes: Métodos De Asignación De Espacio Libre y Asignación De Espacio De Almacenamiento Del Archivo.


METODOS DE ASIGNACION DE ESPACIO LIBRE Un método de asignación de espacio libre determina la

manera en que un Sistema Operativo controla los lugares del disco que no están siendo ocupados. Para el control del espacio libre se puede utilizar como base alguno de los métodos teóricos: Vector de Bits, Lista Ligada, Por Agrupacion y por Contador.


VECTOR DE BITS Se tiene un arreglo de bits, el número de bits que tiene,

representa cada sector del disco, o sea que si los sectores 10 y 11 están ocupados su representacion será:


LISTA LIGADA Existe una cabeceraen la que se tiene la direccion del

primer sector vacio, ese sector a su vez, tiene un apuntador al siguiente bloque, y así sucesivamente hasta que se encuentre una marca indicando que ya no hay espacio libre.


POR AGRUPACION Es similar a la lista ligada, solo que en este se tiene por

cada sector, un grupo de apuntadores a varios espacios vacios, al final de cada bloque se tiene un apuntador a otro grupo de apuntadores.


POR CONTADOR Aqui, por cada conjunto de bloques contiguos que estén

vacios, se tiene por cada apuntador, un número de inicio y el tamaño del grupo de sectores vacios.

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOSMÉTODOS DE ASIGNACIÓN DE ESPACIO EN DISCO. Un método de asignación de espacio en disco determina la manera en

que un Sistema Operativo controla los lugares del disco ocupados por cada archivo de datos. Se debe controlar básicamente la identificación del archivo, sector de inicio y sector final.

Para el control del espacio ocupado en disco se puede utilizar como base alguno de los métodos teóricos: Asignación Contigua, Asignación Ligada, Asignación Indexada.

ASIGNACIÓN CONTIGUA. Este método consiste en asignar el espacio en disco de tal manera que las

direcciones de todos los bloques correspondientes a un archivo definen un orden lineal. Por ejemplo:


VENTAJAS- La cabeza de lectura no se mueve demasiado en la

lectura de un archivo.

DESVENTAJAS

- Produce fragmentación externa.


ASIGNACIÓN LIGADA En este método, cada archivo es una lista ligada de

bloques de disco. En el directorio hay un apuntador al bloque de inicio y un apuntador al bloque final para cada archivo. En cada uno de los bloques donde se encuentra un archivo hay un apuntador al siguiente bloque de la lista. Por ejemplo:


VENTAJAS- No produce fragmentación externa.

DESVENTAJAS

• La cabeza de lectura se puede mover demasiado en la lectura de un archivo.

• - Si una liga se pierde, se perderá el archivo completo. • Es ineficiente para la implementación de archivos directos. • Se necesita un campo extra para el apuntador.

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOSASIGNACIÓN INDEXADA Como ya se vio, la asignación ligada resuelve problemas de

fragmentación externa, sin embargo, la asignación ligada no soporta eficientemente el acceso directo a los archivos. La asignación indexada resuelve este problema poniendo todos los apuntadores en una sola localidad: El bloque índice.

Cada archivo tiene su bloque índice, El cual es un arreglo de direcciones de bloques de disco.

La i-ésima entrada en el bloque índice apunta al i-ésimo bloque que conforma el archivo. En el directorio se controla la dirección del bloque índice de cada archivo, por ejemplo:


VENTAJAS• No produce fragmentación externa. • Eficiente para la implementación de archivos directos.

DESVENTAJAS

• Existe desperdicio cuando hay archivos muy chicos. • Desbordamiento de bloque índice. (Solución: creación de un

esquema ligado; el ultimo bloque índice apunta a otro índice)


MÉTODO FAT (MS-DOS) Un aspecto importante de cualquier Sistema Operativo es la

manera de gestionar los archivos. En el antiguo MS-DOS, la gestión de los archivos era casi todo lo que hacía el Sistema Operativo, esencialmente cuando se ejecutaba Windows de 16 bits sobre él. Windows de 16 bits se ocupaba de todo a excepción de la manipulación de los discos fijos y flexibles, que los dejaba para MS-DOS.

El objetivo de la FAT es el de asignar espacio en disco para archivos. Esta contiene una entrada para cada grupo que está en el disco. Cada grupo que está en el disco. Cada grupo es un conjunto de sectores.


Al querer crear un archivo o revisar uno existente, el sistema operativo revisa las entradas que están asociadas a la FAT de acuerdo con la ubicación del archivo.

Despues de la version 3, la entrada depende del numero de cluster, o sea, que si excede de 4096 bytes se utilizarán 16 bits para el direccionamiento.

El area de sistema tiene 3 componentes: Registro de arranque, FAT y directorio. La tabla tiene una captacion por bloque, ésta define cuantos bloques tiene el primer archivo. Esta ranura de la FAT contiene el número de bloque del siguiente bloque.


METODO VFAT La VFAT emplea la misma técnica que la FAT, a

diferencia de que la VFAT la implementa Windows '95 con direccionamiento a 32 bits. En sí éste módulo de 32 bits está escrito en codigo reentrante, lo que permite que multiples hebras concurrentes ejecuten el código del sistema de archivos.

DOCUMENTO ARCHIVÍSTICO

El documento en un sentido amplio se puede definir como todo aquel objeto que sirve de testimonio de la actividad del hombre. Sin embargo, para el marco conceptual de esta investigación nos vemos en la necesidad de restringir este concepto al campo de la archivística y de las organizaciones empresariales. Para tal efecto debemos tener en cuenta que los documentos aquí enmarcados son aquellos que reflejan las relaciones y actividades del hombre y de la sociedad, entendidos como testimonio de un hecho o prueba fehaciente de la realización o verdad de una cosa.


Fuster Ruíz (1999) nos dice que existen dos clases de documentos: "de naturaleza exclusivamente jurídica, que engendran derechos y obligaciones, y de naturaleza administrativa, que no tienen naturaleza jurídica pero que sin embargo son documentos testimoniales, auténticos, objetivos y, por tanto, verídicos o fehacientes."18 Como es de notarse, esta diferenciación se basa principalmente en el uso y objetivo del documento, sin embargo, los documentos de archivo poseen características propias que lo diferencian de los demás documentos que se pueden encontrar disponibles en cualquier otra institución, y en dichas características es que se basa la diferenciación entre la Archivística y la Documentación.


Resumiendo las características presentadas por Fuster19 se define como documento archivístico a toda expresión testimonial, en cualquier lenguaje, forma o soporte, de carácter auténtico, objetivo e imparcial, esencialmente administrativo y/o jurídico, generado en cualquier fecha, de forma automática y espontánea, conservado íntegro en forma original, indivisible, seriado o unido a otros de su especie por un vínculo originario y necesario, interdependiente o interrelacionado (condicionando a los demás y siendo por ellos condicionado),


y formando parte de un fondo o conjunto orgánico, siendo producido, recibido y acumulado, como resultado del proceso natural de la actividad o gestión de una persona o entidad pública o privada, en cumplimiento de sus funciones o fines jurídicos y/o administrativos, y conservado como prueba, información y continuidad de gestión. Al respecto Fuster nos dice: "los documentos de archivo se originan natural y fluidamente de la institución u organismo generador de actividades, y sólo crecen y se desarrollan en la medida que lo hacen sus actividades, en cumplimiento de funciones o fines jurídicos y/o administrativos." 20


El Documento de Archivo o Documento Archivístico tiene como característica principal el ser testimonio de una gestión, reflejando las funciones y actividades del hombre en forma objetiva, conservando un carácter seriado y un principio de procedencia. Asimismo, es un documento único e irrepetible, producido en forma natural a través del trabajo habitual de la vida administrativa, pública o privada. El carácter seriado de un documento deviene de la necesidad de conservarse dentro de un conjunto orgánico, vinculado a los demás documentos de su misma especie por su origen, orden cronológico y de significación (valor del documento como parte de un todo). Se puede reconocer la existencia de familias documentales, llamadas así por estar producidas por un mismo organismo administrativo, una misma oficina, e incluso por un mismo funcionario o empleado.

DOCUMENTO ARCHIVÍSTICOEL SERVICIO DOCUMENTAL

La finalidad de todo archivo es el servicio de información que presta a sus usuarios. Este servicio se brinda inicialmente en la misma institución generadora de la documentación, pero a futuro, si este archivo es transferido a un archivo público, será brindado en el local de la institución receptora, lo cual implica que el servicio inicialmente brindado a un público reducido (al personal de la institución generadora principalmente) se verá ampliado al público en general. Estos servicios son similares a los brindados por cualquier otra unidad de información, y consisten en: lectura en sala, préstamo interno, préstamo externo y fotocopiado principalmente.


Documento de archivoDocumento, de acuerdo con el Diccionario de la lengua española, viene del latín documentum, y es "Diploma, carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algún hecho, principalmente de los históricos"; y en otra acepción, "Escrito en el que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo".Las definiciones que anteceden apuntan a dos elementos que forman parte de los documentos archivísticos: información y testimonio.


De manera general y muy amplia podría decirse que documento es la manifestación de una actividad humana fijada a un soporte que asiste para informar acerca de esa actividad. Sin embargo este producto no es seguramente un documento de archivo. "En los documentos de archivo hay que distinguir varias partes: una material o física, el soporte (pergamino, papel, cinta, disco); otra, la que pudiéramos considerar el andamio o estructura, que es el vehículo de la información (formulario, cláusulas, según el tipo)


y el contenido que hemos de identificar con la información, es decir, el mensaje o noticias que nos transmiten, que pueden ser similares si la tipología es la misma y el medio (escritura, códigos, signos, dibujos) que fijan y transmiten dicho contenido" (Heredia, 93).Reunidas las "partes" que lo integran, y agregando la razón de su generación, podrá decirse que un documento archivístico es aquel producido o recibido por una institución o por una persona "durante el curso de su gestión o actividad para el cumplimiento de sus fines y conservados como prueba e información" (Heredia, 93).


Por su parte, Manuel Vázquez, en su "Documento de archivo: nuevos elementos para su definición", comienza determinando que "Documento de archivo es un texto o mensaje adherido a un soporte, que surge vinculado a una tramitación o actividad administrativa y que tiene como fines imperar, testimoniar o simplemente transmitir una información útil para el trámite".Luego de un exhaustivo análisis, Vázquez examina desde el carácter original de los documentos su autenticidad, con la preocupación puesta ahora en los soportes electrónicos.


Y llega a la siguiente definición: Documento de archivo es un soporte que lleva adherido, de manera indeleble, un texto auténtico, que surge vinculado a una tramitación o actividad administrativa y que tiene como fines, imperar, testimoniar o simplemente transmitir una información útil para el trámite" (Vázquez, 94).El Arquivo Nacional do Brasil dice que "Documentos de arquivo sao todos os que, produzidos e/ou recebidos por uma pessoa fisica ou jurídica, púb1ica ou privada, no ejercicio de suas atividades, constituem elementos de provo ou de informação.


Forman um conjunto organico, refletindo as atividades que se vinculam, expressando os atos de seus produtores no ejercicio de suas funçoes. Assim, a razao de sua origem ou a função pela qual sao produzidos é que determina a sua condição de documento de arquivo e nao a natureza do suporte ou formato". (Indolfo, Cascardo, de Oliveira, da Costa e Cauville, 1995).¿Por qué esta preocupación en dejar sentado los que son documentos de archivo y los que no lo son?


Debido al desarrollo de la tecnología y el lugar que la misma está ocupando en las organizaciones que generan documentos, es preciso tener absolutamente claro el concepto de documento archivístico. Es el destinatario de la metodología archivística aplicable a su producción, tramitación, uso, evaluación, eliminación y guarda permanente. No toda la documentación que producen los ordenadores es documentación archivística.

ETAPAS DE LA VIDA DEL ARCHIVO El archivo entendido como un todo indivisible, unitario. La información

documental tiene una vida semejante a un organismo biológico; nace(momento de la producción), vive(vigencia administrativa) y muere( pérdida del valor administrativo). El documento pasa en su vida por diferentes fases: desde su elaboración y durante un periodo de tiempo variable, se utiliza de manera más o menos intensa para la resolución de los asuntos propios del productor; con el tiempo dejará de ser utilizado, perderá valor para el creador y finalmente se planateará su conservación permanente en un archivo o su destrucción. El mayor o menor valor primario del documento de archivo condicionará las etapas de su vida y su supervivencia. Las etapas por las que pasa la documentación son:

ETAPAS DE LA VIDA DEL ARCHIVO

Archivo de Gestión: Los documentos en fase de tramitación, así como los que son de uso frecuente para la gestión de los asuntos corrientes, están bajo la responsabilidad y uso directo de las unidades administrativas que los han producido. Por esta razón se les denomina también archivos de oficina. Tradicionalmente se considera que la documentación debe permanecer en esta fase durante 5 años una vez finalizada su tramitación. No obstante este plazo puede resultar escesivamente largo. Las razones para acortar este plazo serían que, en la actualidad la información útil para la gestión preescribe cada vez más pronto; en una oficina de cualquier nivel de administración en 5 años se produce tanta documentación que resulta imposible mantenerla en la misma oficina.


Archivo administrativo: Cuando la documentación deja de ser utilizada en las oficinas que las han generado, son trasferidas a un depósito donde permanecerán para ser utilizadas en caso de que haga falta. La tramitación está acabada, pero un recurso o la vuelta sobre un asunto puede hacer necasaria su utilización. Pasados los 15 años los documentos pasarían a la etapa siguiente.


Archivo intermedio: La documentación ha perdido practicamente la utilidad para la que había sido creada. En este momento se procede a la valoración, clasificación y selección, para decidir qué se ha de conservar de manera permanente y qué no. Este proceso se realiza cuando la documentación tiene entre 25 y 30 años de antigüedad.


Archivo Histórico: Toda la documentación que pasa al archivo histórico se conserva perpetuamente, con las condiciones técnicas y ambientales óptimas que permiten conservar la documentación y con garantías de libre accesibilidad.


· Sistematización de los archivos.

Los archivos atendiendo a su origen y a su alcance territorial se agrupan en:

Archivos civiles: Generales o estatales(los de administración del Estado, ministerios...), autonómicos, provinciales(Generalitat, consellerias, diputaciones), judiciales, notariales, municipales, empresariales(comercio, industria, banca...)


Archivos religiosos: Los denominados archivos eclesiástico, pertenecientes a la iglesia católica, organizados siguiendo la jerarquía de estructura territorial eclesiástica en un archivo central(Archivo Secreto del Vaticano) y archivos metropolitanos, diocesanos y capitulares(dependientes del obispo, arzobispo, catedrales y colegiatas) y por último los parroquiales y los de de las órdenes religiosas y monásticas, cofradías... Dentro del grupo de archivos religiosos habría que incluir todas las religiones diferentes de la católica.


DocumentalismoEs un conjunto de técnicas dirigidas a la reunión, clasificación, y

distribución de los documentos de todo tipo referidos a cualquier campo de la actividad humana. Actualmente el gran incremento de la producción de información científica, técnica, divulgativa... Ha dado origen a nuevos recursos y técnicas documentales, como las bases de datos o las redes documentales, y nuevos soportes de datos o documentos: fotográficos(fotografía, fotocopia...), microformas(microfilm, microficha), magnéticos(cintas magnetofónicas, de video, discos magnéticos) y ópticos(disco óptico). El tratamiento de la información y el servicio al usuario es asumido por las personas especializadas(documentalistas).


La palabra documentalismo fue acuñada por Paul OTLET y Henri LAFONTAINE en la Décima Conferencia Internacional del Instituto Bibliográfico Internacional del año 1931 al proponer la sustitución de la palabra bibliografía por la de documentación. La herramienta básica del documentalista, teniendo en cuenta que su finalidad es la difusión de la información, es la telecomunicación. Estas colecciones de información se reunen en los centros de documentación.

Los antecedentes del documentalismo hay que buscarlos en los organismos dedicados a la recogida y difusión de repertorios bibliográficos con una unidad temática.Uno de los más antiguos es el Instituto Bibliográfico de Sociología(1893), que comenzó por publicar repertorios bibliográficos sobre sociología y posteriormente amplió su campo al Derecho y se proyectaron 5 campos de trabajo:


· Repertorio legal universal· Repertorio para las ciencias sociales· Repertorio clasificado de legislación comparada· Repertorio de estadística· Repertorio general de autoresEstos proyectos se basan en la idea de universalidad del

trabajo científico. Se trata de reunir en un único fondo documentos de procedencia diversa: archivos, bibliotecas, prensa para ser conservados, automatizados y distribuidos entre todos aquellos que lo requiriesen.


En 1985 se crea el Instituto Internacional de Bibliografía al entrar en contacto OTLET con Melville DEWEY, inventor de la CDU, ya que esta obra respondía a la idea de universalidad del proyecto de OTLET, es decir unidad de método, ya que permitía un ilimitado número de divisiones y subdivisiones en las materias. En 1943 OTLET publicó el Tratado de Documentación que establece basandose en la clasificación de DEWEY una tabla sistemática de materias. En la primera parte OTLET expone las líneas generales del concepto de documento y de documentación. En su concepción, libro es el término convencional para designar cualquier tipo de documento. Así bibliología, documentología y documentación son las tres denominaciones propuestas y utilizadas para la ciencia en general del documento, que tiene como finalidad:


· Analizar, ordenar y sintetizar los datos, la información, adquiridas en el dominio del documento, y al mismo tiempo promover nuevas búsquedas.

· Elaborar una serie completa de formas documentales en las que se plasmen los datos del pensamiento científico o práctico, desde el documento simple hasta las grandes colecciones, y las formas superiores como son el los tratados y las enciclopedias.

· Elaborar los métodos para que la información pueda ser expuesta de manera racional y sistemática.


Archivos y bibliotecas.El mayor interés que las bibliotecas han despertado, ha determinado que en

muchos casos se apliquen los prncipios de la Biblioteconomía a la Archivística(clasificaciones temáticas o siguendo la CDU). Uno de los elementos de distinción entre archivo y biblioteca es la relación entre fondo documental y su “progenitor”(institución o persona que lo ha generado), cosa que no ocurre en la biblioteca. Los archivos no son creados artificialmente como las bibliotecas. Los archivos se van formando de manera espontánea y natural, mientras que la biblioteca se forma y crece de manera albitraria, artificial, condicionada por la voluntad de su responsable. En realidad la biblioteca es una colección de libros. Las diferencias entre archivo, biblioteca y centro de documentación se resumen en la diferente formación y origen de cada uno de estos centros de información y en el carácter individual, y las relaciones de las piezas o unidades documentales que los integran.

ETAPAS DE LA VIDA DEL ARCHIVOLa biblioteca crece y se configura por compra o donaciones, siguiendo la

voluntad o el criterio de la persona encargada y limitada por un presupuesto económico.

-El archivo se origina d manera natural y crece en proporción a la actividad que desarrolla la institución productora.

-El centro de documentación se forma por recogida de materiales de procedencias diferentes: prensa, documentos archivísticos, libros... teniendo una materia preestablecida.

La biblioteca está constituida por piezas individuales y el archivo por unidades interrelacionadas que forman secciones y series documentales. El centro de documentración es mixto y está integrado ,generalmente, por materiales en copias y que tienen procedencias muy diversas, y ninguna relación entre ellas que no sea la materia de la que tratan.

PROCESOS TÉCNICOS DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Los diferentes procesos técnicos relativos a la organización documental (clasificación, ordenación, descripción), se adelantan en la dependencia llamada de CLASIFICACION Y DESCRIPCION, en concordancia con la normatividad vigente. Tal es el caso de la utilización de la Norma General para la Descripción Archivística, hoy norma técnica colombiana ICONTEC 4095, resultado de la homologación de la norma conocida como ISAD(G) -Norma Internacional General para la Descripción Archivística- propuesta por el Consejo Internacional de Archivos.


ORIENTACIÓN AL USUARIO El usuario puede contar con la asistencia necesaria para

guiar la búsqueda de la información en el acervo. Una vez ubicada, puede solicitar la reproducción del material documental a través de fotocopia, fotografía o microfilm, así como copia impresa por computador de aquellos documentos que ya se encuentren digitalizados.


TEMÁTICAS DE INVESTIGACIÓN El importante acervo documental del Archivo ofrece al usuario múltiples

posibilidades de investigación. Si bien la documentación correspondiente a los siglos XVI, XVII y XVIII se ha venido consultando desde hace una centuria hoy también se estudian testimonios documentales producidos durante los siglos XIX y XX, entre otros temas: la vida cotidiana, conducta criminal y su castigo, el papel de los programas de educación en las corrientes independentistas, los antecedentes de la pérdida de Panamá, el análisis de las guerras civiles de la República, el papel del oro, caminos reales y ordenamiento territorial, datos demográficos en general y sobre la vida religiosa, enfermedades y epidemias, la rebelión comunera.

DESCRIPCION DOCUMENTAL

Detalle normalizado de todos los datos relevantes que contiene un documento para un sistema documentario específico. Comprende los elementos de la descripción bibliográfica, y los símbolos de la descripción temática, recogidos a partir del análisis documental, el resumen y la indización.

La descripción de la documentación podrá hacerse indistinta o conjuntamente a dos niveles:

- Descripción de expedientes.- Descripción de documentos o piezas documentales.


Para describir expedientes se dispone de los siguientes campos: - Numero de Expediente. (o)

- Signatura Archivo de oficina.(o)- Signatura Archivo Central.- Dígitos de Clasificación. (o) (c) - Serie. (o) (c)- Subserie. (o) (c)- Título. (o)- Fechas límites.- Descriptores.


- Estado de tramitación. (c)- Expurgo Si/No.- Fecha prevista de expurgo.- Fecha de expurgo.- Fecha de transferencia Archivo de Oficina

-Archivo Central.- Notas.


Para describir los documentos que componen un expediente se dispone de los siguientes campos:

- Numero de expediente. (o)- Numero de documento. (o)- Título del expediente. (o)- Fecha del documento. (o) - Registro de entrada. - Registro de salida. - Emisor. (c)- Destinatario. (c) - Soporte. .(c) - Tipo de documento. (c),. - Tema. (o)- Anexos. - Notas.


Todos los campos son recuperables, por lo que el programa permite realizar búsquedas empleando cualquiera de los elementos que se han utilizado para hacer la descripción de la documentación.

Es obligatoria la cumplimentación de los campos que aparecen marcados con (o).

El contenido de los campos marcados con (c) es codificado, debiendo tomarse de la tabla de codificación correspondiente, que debe definirse y cargarse en el momento de la instalación de la aplicación.

SELECCIÓN DOCUMENTAL

Depuración documentalAl hablar sobre valoración documental es inevitable referirnos al

término depuración y a la práctica que de ésta se inició en los años cincuenta, al aplicarla como una medida urgente para resolver el problema de la acumulación de documentos, originada por la explosión documental que caracteriza los inicios del siglo XX a partir del surgimiento de la llamada "sociedad de la información".

Ya en los años ochenta se avizoraba a la depuración como una fase del ciclo vital de los documentos que merecía especial atención "porque definía el destino de los documentos al término de la utilidad administrativa".


José Antonio Ramírez Deleón en su artículo "La depuración dentro de la administración documental" señala "...esta fase consiste por un lado en seleccionar testimonios documentales que después de su utilidad administrativa reúnan valores que por su carácter pueden considerarse como históricos, y del otro, en eliminar o destruir información asentada en documentos producidos y administrados por los organismos gubernamentales que no posean aquél carácter. La depuración consiste a la vez en seleccionar y destruir determinada documentación".


Para responder a la anarquía que privaba tanto en la producción como en la circulación de documentos había que establecer para efectos de una selección adecuada, un sistema planificado que permitiera ordenar la información documental, de acuerdo, en primer término, a su carácter como factor administrativo y, posteriormente de conformidad con la cobertura informativa. Esto significaba establecer un sistema integrado de administración de documentos con base en los grupos documentales que ofreciera un panorama de conjunto respecto a la realidad que les dio origen


Sólo en esta perspectiva planificadora podría obtenerse información coherente tanto para el uso inmediato de carácter administrativo como para su uso histórico.

Al hablar de que la depuración debería constituirse como un proceso permanente de valoración, José Antonio Ramírez en realidad estaba definiendo cuál sería el núcleo duro del trabajo archivístico: la valoración. Vista desde esta perspectiva, la depuración queda reducida al proceso de selección final de los documentos que serán conservados de manera permanente de aquellos otros que por su irrelevancia deban eliminarse.


La situación expuesta por Ramírez Deleón ha cambiado radicalmente. La evolución que ha tenido la archivística en estos últimos veinte años, nos plantea, bajo la nueva concepción de la administración de archivos, la visión de conjunto del ciclo vital de la documentación y de las fases y procesos técnicos involucrados en él, pues el esfuerzo por racionalizar la creación, el flujo y el mantenimiento, la conservación y el uso de la documentación, así como la selección y la transmisión de archivos, no busca tener papeles ordenados porque sí, sino, tener acceso completo y confiable a la información orgánica y organizada.


Con la aparición del concepto global del ciclo vital de los documentos cambió la perspectiva de la administración de documentos al contemplarlo como parte de un proceso desde el cual es posible la planeación, selección, y eliminación desde el momento mismo de su creación.


Valoración documentalMuchos son los autores que se han ocupado de definir el concepto de

valoración documental, sin embargo, en manuales tales como Archivística General: teoría y práctica de Antonia Heredia, Introducción a la Archivística de Pedro López y Olga Gallego, Archivística y Archivos de Manuel Romero Tallafigo, Archivística: principios y problemas de Elio Lodolini, y Manual de Archivística de Cruz Mundet al referirse al tema hablan indistintamente de valoración, selección, expurgo y evaluación, sin hacer un cuestionamiento teórico acerca de este fundamento de la archivística, reduciéndolo en muchos casos a una fase del proceso de expurgo destinada a descubrir y apreciar los valores inherentes de la documentación.


Por otra parte María del Pilar Faci Lacasta en su artículo "Metodología y aplicación de los principios de identificación y valoración en España. Resultados obtenidos" señala que "se entiende por valoración el proceso de análisis y selección cuyo objetivo es establecer los plazos de transferencia, conservación y acceso a las series documentales"; el Archivo General de la Nación, en sus programas de capacitación acerca de los archivos semiactivos señala que la valoración consiste en "el análisis de los documentos para determinar su utilidad (valor) a lo largo de su ciclo de vida, así como para asignarle tiempo y espacio de conservación o eliminación".


La definición que da La Torre Merino en su libro Metodología para la identificación y valoración de fondos documentales nos parece muy atinada al señalar: "la valoración será por tanto la fase del tratamiento archivístico en la que después de analizar los valores de los documentos se decide si éstos deben transferirse a otro archivo del sistema o si por el contrario deben eliminarse o conservarse parcialmente, en cuyo caso debemos aplicar técnicas de selección. Por lo tanto no podemos identificar valoración con eliminación o selección y menos con expurgo, sino que debemos entender las anteriores como distintos procesos de una fase mucho más amplia".


Por último, Carole Couture, autor canadiense, al hablar sobre la función de la valoración en la archivística contemporánea la define como "el acto de juzgar los valores que presentan los documentos de archivo (valor primario y secundario) y de decidir los plazos de aplicación de estos valores a dichos documentos en un contexto que considere la relación esencial existente entre el organismo (o persona) a quien conciernen y los documentos administrativos que él (ella) genera en el marco de sus actividades.


En la archivística contemporánea el acto de valorar consiste esencialmente en juzgar y decidir, apela al concepto de valor, al plazo de conservación y al vínculo indeleble existente entre el creador y sus documentos. Sin embargo como señala José Bernal Rivas Fernández, el enfoque sobre la valoración no debe verse reducido a la elaboración de tablas de plazos de conservación sino como todo un cuerpo teórico producto de una profunda reflexión.


La valoración implica un trabajo de cuidadoso análisis documental y de erudición y no un mero procedimiento como lo ven algunos, ya que implica entender factores tales como la historia del creador de los documentos, las funciones, las atribuciones legales, la estructura organizacional, los procesos de toma de decisiones, los procedimientos de creación de documentos, la naturaleza, la organización y administración de los documentos y los cambios ocurridos en el tiempo.


La teoría de la valoración debe buscar especificar aquellos atributos genéricos, interconexiones y puntos de intersección especiales o de conflicto que existen, entre los creadores de documentos y los patrones o sea las funciones, las actividades y los programas.


El dilema de la valoración documentalEl desarrollo del trabajo archivístico depende de las decisiones

que se tomen en el proceso de valoración. De ahí que resulte un tema relevante y su aplicación haya sido objeto de una enconada polémica entre archivistas e historiadores, quienes se encuentran en los polos opuestos en el proceso de creación de los archivos. Pues mientras los primeros consideran necesario aplicar criterios de selección documental con miras a controlar la inundación de documentos, dando una solución institucional a diversos problemas derivados de la producción de documentos, los historiadores pugnan por una selección.


La posición tanto de archivistas como historiadores parece ser irreconciliable, pues mientras los primeros lo ven como una medida necesaria para llevar a cabo la administración de documentos en sus instituciones de una manera eficiente, dando una solución institucional a los problemas derivados de la producción de documentos, los historiadores pugnan por una solución cultural orientada a conservar la documentación con fines sociales. Sin embargo la naturaleza de estas soluciones en apariencia complementarias ha creado un conflicto permanente entre lo institucional y lo cultural, entre la producción y la acumulación de documentos y el valor de la información que contienen


En realidad las disposiciones oficiales que han regulado la conservación y la eliminación de documentos han intentado implícitamente conciliar las soluciones señaladas y neutralizar así el conflicto que las enfrenta. Sin embargo la armonía no se ha logrado pues la solución cultural, manifiesta en el acto de valorar la documentación, busca justificar la solución institucional, es decir, la eliminación de documentos inútiles para la administración, sin conseguirlo plenamente. Este es sin duda el problema de la selección documental, tal como lo señala Juan Manuel Herrera.


Sin embargo, todavía existe desacuerdo en el por qué de la selección de documentos. Hay quienes opinan que debe conservarse todo el material que genera la actividad gubernamental. Esta posición es altamente reveladora por dos razones: en primer lugar porque es una posición que defiende cierto uso de la documentación y en segundo término, porque tal uso es por completo ajeno a la institución que genera la documentación, así, debemos considerar que la selección implica, obviamente, tanto la producción de documentos y su conservación como su utilización.


En definitiva, la documentación que genera una entidad cualquiera en el desarrollo de sus actividades orgánicas tiene caducidad administrativa, legal, fiscal, contable, y esto quiere decir simplemente que la documentación pierde su sentido original, aunque no su información. Pues bien esta diferencia fundamental entre documentación e información que se hace al término de la vigencia de la primera es, en todo caso, la que justifica la selección documental.


Problemática que presenta la valoración documentalPese a que la valoración es un aspecto que ha sido abordado

por múltiples autores de diferentes países, aún no hay respuestas acabadas ni únicas. En el tratamiento que le han dado los autores se reconocen principios, métodos de trabajo, procesos y planteamientos. Los especialistas han transmitido sus experiencias, sus reflexiones y han elaborado propuestas que abarcan tanto concepciones como principios y técnicas específicas, que pueden servir de referencia y orientación -muy valiosos- pero que no constituyen una especie de recetario que puedan aplicarse universalmente.


Sería un error establecer reglas fijas, cada grupo documental tiene sus peculiaridades, cada dependencia creadora de documentos o cada institución de archivo tendrá sus objetivos específicos, de tal manera que no puede decirse la última palabra, y menos en abstracto. Lo que si se puede hacer es ampliar los horizontes de quienes se enfrentan a la responsabilidad de valorar, poner al alcance de su mano una serie de reflexiones y experiencias al respecto, dar a conocer criterios y técnicas específicos, para que se tengan presentes y se apliquen de la manera más adecuada en cada caso concreto.


Vale la pena señalar las preguntas que de acuerdo con Carol Couture deberíamos hacernos en torno a esta problemática:

• ¿Cuáles pueden ser por ejemplo, las consecuencias de una selección que nos lleve a

valorar para eliminar más que para conservar?• ¿Se debe valorar pensando en los intereses del organismo creador o en los del usuario?• ¿Se debe valorar para responder a necesidades administrativas o a las de investigación?• ¿Cómo se explica que la mayoría de los textos y ensayos no traten la valoración sino con fines de investigación?


La respuesta que dé el archivista a estas preguntas derivarán en principios que deberán regir su actividad. Esto implica que se requiere, del responsable de las decisiones sobre valoración, características que le permitan aprovechar las propuestas de los especialistas e identificar las diferencias entre los distintos tipos de archivos a los que se aplicarán unos u otros criterios: preparación académica, experiencia de trabajo en archivos, conocimiento de las tendencias, las metodologías y los enfoques -tanto tradicionales como recientes- de las ciencias sociales y de la historia, así como de la historia generadora de los documentos. De ahí la importancia de darle al archivista una formación sólida y buscar una profesionalización que lo coloque a la altura del reto que la valoración representa.

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