POLÍTICA DE COMPRAS

Cuando se analiza la política de compras que aplican las empresas, generalmente, se encuentran serias desviaciones con relación a lo que la técnica y la práctica aconsejan para una operación económica. Así se puede observar que existen empresas con inventarios para varios años de funcionamiento; entidades comerciales en las que el capital invertido en existencias supera el monto total de sus ventas anuales; industrias que padecen por frecuentes roturas de stock que alteran sus programas de producción, mientras en otros materiales disponen de inventarios para 5 ó 10 años de fabricación; distorsiones todas que originan problemas de liquidez o de exceso de capital invertido en materiales y que en épocas de inflación afectan más a las empresas cuyos ejecutivos creen que lo adquirido hoy, se podrá vender en el futuro a mayores precios y con buenas ganancias, olvidándose que las mercaderías inmovilizadas generan gastos y que el dinero pierde poder adquisitivo.

Existen indudablemente razones que obligan a efectuar adquisiciones mayores que las necesarias, como por ejemplo, las escasez de materiales, el incumplimiento en la entrega por parte de los proveedores, la lejanía de las fuentes de abastecimiento, la demanda de varios fabricantes por una misma materia prima, etc., pero en la mayoría de los casos la distorsión se origina en el afán de dar seguridad y continuidad a las operaciones de la empresa y en la mala aplicación de técnicas económicas en la adquisición de los materiales, que concluyen en serios quebrantos para las empresas que han aplicado estos conceptos erróneos al tomar decisiones dejándose llevar por la idea de que una cosa es la teoría y otra la práctica.

Los problemas de compras están íntimamente ligados a la gestión de inventarios, y en ambos hay que aplicar sanas políticas económicas que permitan a las empresas el mantenimiento de stocks adecuados a la realidad de sus necesidades y posibilidades, de manera de asegurar la fluidez de las operaciones de producción y comercialización, mediante un abastecimiento continuo, pero sin llevar a la empresa a desembolsos que asegurando sus operaciones le den menor rentabilidad y mayor riesgo de iliquidez, pérdidas y obsolescencia.

La renovación de los inventarios demandan plazos no siempre invariable y el tiempo de demora para efectuarla, se alarga o acorta en muchos casos por los procedimientos en uso; el nivel de la toma de decisiones para efectuar las compras; la falta de normas claras que toda la empresa conozca y acate; es decir, la no existencia o el no cumplimiento de los manuales de política sobre adquisiciones.

La dirección efectiva de adquirir exige políticas definidas, completas y comprensibles que orienten los acuerdos administrativos y ejecutivos y faciliten la labor de las personas que realizan las actividades involucradas en las adquisiciones. Además definen y asignan claramente la responsabilidad de cada función, ayudando a los ejecutivos a tomas decisiones acertadas en relación con los objetivos de la empresa, y a los subalternos a actuar eficientemente de acuerdo con las decisiones tomadas por sus dirigentes.

Por lo indicado, es que la política de adquisiciones debe ser conocida por todos los elementos que tienen que ver con ella, es decir, usuarios, compradores, seguidores, almacenadotes, controladores de inventarios, etc., los que encontrarán en el manual de políticas las normas que hay que aplicar para solicitar adquisiciones, efectuarlas, recibirlas y rechazarlas.

En conclusión, la política de compras definida por la alta dirección de la empresa expone lineamientos y consideraciones generales que rigen las adquisiciones, las que

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podrán ser detalladas por el ejecutivo de compras para mayor comprensión por los usuarios y su personal.

VENTAJAS DE LA POLÍTICA ESCRITA

1. Mejora la calidad y fomenta la uniformidad de la toma de decisiones.

2. Fomenta la colaboración en los acuerdos de la dirección.

3. Ayuda a evitar confusiones y conflictos entre ejecutivos y supervisores, gracias a sus normas claras y positivas.

4. Elimina las quejas por favoritismo y las oportunidades de que éste se produzca.

5. Establece una buena fuente de consulta para tomar decisiones ente problemas importantes.

6. Fomenta la lealtad entre trabajadores y entre éstos y los supervisores.

7. Su distribución a usuarios y proveedores, fomenta la confianza hacia la dependencia de compras y, sobre todo, en las decisiones que se toman para el abastecimiento de la empresa.

8. Permite conocer las reglas de juego y actuar de acuerdo a ellas en todas las actividades de la adquisición a los de la dependencia de compras, a los usuarios y a los proveedores.

9. Fija en forma clara y definida las responsabilidades y la autoridad.

10. Establece con claridad las relaciones del personal de compras con los usuarios y proveedores, evitando los malos entendidos, las dudas, murmuraciones y problemas.

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C O M P R A S

Cuando comentábamos la definición de la función Aprovisionamiento, observamos que el Servicio que la desempeña es el responsable de cuanto concierne al artículo solicitado “hasta que éste ha sido entregado a quien ha hecho el pedido”, lo cual comprende:

- la compra o alquiler,- las relaciones con los servicios administrativos,- los transportes,- la liquidación con el proveedor,- y todas las relaciones con los proveedores.

Todos estos problemas, esencialmente comerciales, incumben a la Sección de Compras.

Por otra parte, aunque las decisiones relativas a las inversiones no pertenezcan a la Sección de Compras, sino a la Dirección, es aquélla la que determina el punto de aplicación (el proveedor) de dichas inversiones.

Las actividades de la Sección de Compras presentan una impronta externa a la empresa, o mejor dicho, forman parte de aquellas otras actividades que tienen un aspecto exterior a la misma.

Estos dos factores permiten comprender el carácter particular de las compras, pues, para el bien de la empresa, su virtud primera debe ser la “prudencia” y, como consecuencia, la organización será, de hecho, la “prudencia organizada”.

No obstante, aunque nos desenvolvamos con prudencia no debemos olvidar que la Sección de Compras, para ser eficaz, debe tener una actuación rápida.

La contradicción entre estos dos términos no será más que aparente si sabemos organizar bien el Servicio y dar a cada término el valor que le corresponde:

- “Prudencia”. En los servicios previos y en las decisiones. (Una vez tomadas éstas, tanto mayor y segura será la rapidez como prudentes y calculadas hayan sido las decisiones. Véase los “Actos Iniciales”).

- “Rapidez”. Dentro de las formalidades administrativas internas mediante el estudio minucioso del proceso de ejecución.

No revelaremos ningún secreto al hablar de las diferencias que separan a los “técnicos” de las “personas empleadas en la Sección Comercial”, sobre todo en materia de aprovisionamiento. Por lo general, cuando los técnicos piden un artículo lo desean siempre inmediatamente. No quieren esperar porque consideran que la espera deriva únicamente de una cuestión de papeleo. En realidad, es ésta una concepción muy discutible (una mejor previsión al comienzo, arreglaría seguramente las cosas), pero como es real, aunque la deploremos, no podemos pasarla por alto.

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Las Compras deben, pues realizarse rápidamente, en primer lugar porque así lo requieren los demás, y segundo, porque ellas también se benefician de esta rapidez. No es conveniente que los asuntos se retrasen, el retraso no los beneficia y casi siempre les perjudica. “El tiempo va siempre en contra de los inactivos”.

“No hay asuntos urgentes, sólo hay personas que van con retraso”. Estas consideraciones nos llevarán, pues, a examinar los elementos que constituyen la política de compras:

- los proveedores y nuestras relaciones con ellos,

- las seguridades técnicas y comerciales del aprovisionamiento,

- los diversos medios de que dispone el comprador,

- el proceso administrativo que deberemos seguir para obtener los resultados apetecidos,

- y, finalmente, haremos un estudio de tiempos de nuestro trabajo.

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