PROCEDIMIENTO

GESTIÓN DE CONTRATOS ENTEL VISATIENDAS PROPIAS – JULIO 2013

GESTIÓN DE CONTRATOS

1. Envío diario de contratos a Optus

Diariamente todas las tiendas deben enviar en una valija aparte (sin mezclar con contratos de telefonía), que diga BANCO (OPTUS) todos los documentos asociados a Entel Visa es decir:

a. Juegos de contratos de ventas del día: EGC debe revisar que los juegos de contratos estén completos y bien llenados para así evitar reparos, si falta información o está incorrecta corregir antes de enviar respetando los SLA de envío de contratos.

b. Actas de destrucción del día: Se realiza acta de destrucción cada vez que exista una reimpresión, esto lo podrán ver al final del día en el reporte de cierre de local. El sistema registra el acto de enviar a imprimir, es por eso que en algunos casos, han debido reimprimir porque olvidaron poner el plástico en la embozadora o encenderla. Para estos casos deben generar de igual modo un acta de destrucción, pero como no tienen plástico que romper deben indicar que corresponde a un acta sin destrucción de plástico.Para los casos que reimpriman porque la primera tarjeta está poco legible, o si el cliente se arrepintió, deben realizar acta y pegar sobre ella la tarjeta cortada a la mitad.

c. Correcciones de reparos: Si en el informe diario (Optus) indica que su Tienda tiene un reparo, tienen a contar de esa fecha 48 horas RM y 72 Regiones para enviar la corrección de reparos Ver Sección Reparos Punto 4 de este documento.

Si la venta es del día, máximo deben enviar la documentación al día siguiente indicando al delivery que es un envío con entrega Over night para que así llegué al otro día a Optus y se respeten los SLA.

En la valija deben adjuntar el reporte de cierre de local impreso, con esto Optus contrastará con los documentos físicos que vienen en la valija

Orden de Flete: En el reporte diario de cierre de local que adjuntarán dentro de cada valija, para complementar aún más la información favor escribir en forma manual el n° de la ORDEN DE FLETE, este número lo podrán encontrar en el voucher del delivery, un ejemplo adjunto:

Reporte de Cierre Icard

El reporte de cierre se genera a diario al momento de realizar el cierre del día en el sistema Icard.

A continuación se explica qué significa cada campo del reporte:

Este reporte sirve para:

Identificar la cantidad de clientes atendidos en el día.

Identificar la cantidad de plásticos utilizados por cliente en el día

Si existen reimpresiones de tarjetas.

Reimpresiones:

Las reimpresiones

Orden de Flete: En el reporte diario de cierre de local que adjuntarán dentro de cada valija, para complementar aún más la información favor escribir en forma manual el n° de la ORDEN DE FLETE, este número lo podrán encontrar en el voucher del delivery, un ejemplo adjunto:

2. Recepción de Documentos en Optus

Optus debe recibir diariamente las valijas de contratos provenientes de las tiendas, para eso debe revisar que en cada valija venga adjunta la impresión del cierre de local, y la planilla de envío de correcciones de reparos, contrastándola con los contratos físicos que contiene la valija. Luego de esto Optus escaneará estas hojas resumen y las enviará a cada una de las tiendas según corresponda, donde cada tienda debe responder si está OK, con esto día a día se podrá llevar control de los documentos enviados y recepcionados.

3. Reporte Optus

Optus maneja un reporte que contiene todas las emisiones de cada tienda considerando las reimpresiones de tarjetas de crédito, donde debe completar según el estado de cada contrato recepcionado o no. En base a este reporte es que a fin de mes podemos obtener el cumplimiento final de cada tienda, es por esto que, diariamente Optus debe enviar el resultado acumulado del mes de cada tienda. Es obligación de la tienda hacer seguimiento constante a este reporte, estando atenta a los resultados de contratos con REPAROS y NO RECEPCIONADOS, para así reaccionar a tiempo y llegar al cierre con un reporte limpio y consensuado con la tienda.

4. Reparos: Es cuando algún documento de los enviados a Optus no cumple con los requisitos solicitados por el banco en el llenado de contratos (ver llenado de contratos en portal kpacitat curso Gestión Entel Visa, que siempre tienen disponible para visitar en todo momento).

Para corregir los reparos, que son informados por Optus diariamente a cada tienda y semanalmente a los Jefes de Negocios, deben seguir la siguiente pauta de corrección:

Importante: Si el cliente a reparar ya no se encuentra en la base Icard o se encuentra como preaprobado por desfase del cambio de base, y el documento erróneo es parte del CRT u hoja resumen (documentos que se imprimen de Icard), se debe reconstituir la situación original del cliente, para lo cual Optus debe enviar escaneado el documento erróneo y la Tienda debe utilizar una plantilla del contrato que adjunto:

Además se adjunta la Hoja 2 de la hoja resumen copia cliente corresponde a la única hoja que debe firmar el cliente, por lo cual es lo único que deben corregir en caso de reparo de firma en esa hoja.

Recordar que RM tiene 48 hrs. y Regiones 72 hrs. para enviar un contrato corregido desde que es informado por Optus. Para esto deben enviar junto con la valija diaria de visa la corrección de reparo (documento(s) corregido) adjuntar una hoja resumen del cliente o los clientes que están enviando su documento o documentos corregidos:

5. Casos de Uso

Tarjeta Mal Embozada (solicitud de reemisión): Esto ocurre cuando se imprime mal el nombre del cliente, ya que no fue comparado con el carnet de identidad no siendo corregido en Icard al momento que se permite editar nombre, antes de crear la cuenta.

Para enmendar este error deben seguir los siguientes pasos:

Se debe destruir el plástico mal embozado (Nombre erróneo) generar acta respectiva. Se debe corregir el contrato con plantilla CRT y Hoja de Resumen, archivos adjuntos en este

documento punto 4. Enviar acta y contrato corregido a Optus. Optus debe recepcionar acta con plástico y corregir contrato (hecho con plantilla) con

normalidad. Si contrato es aprobado informa reemisión al banco. Desde Optus al Banco, se debe rendir la TC y su acta, luego actualiza consolidado aprobando

el contrato. Para los casos que el plástico ya fue usado por el cliente se debe corregir solo el contrato

utilizando plantilla que se encuentra en este documento.

Importante: Para evitar el error se debe siempre comparar el nombre del Carnet de Identidad con el que aparece en Icard, siempre y cuando el RUT sea el mismo, se debe modificar Icard según C.I. antes de crear cuenta de cliente.