Gestión de Documentación de

Proyectos en SaaSSmart Document Management

A quienes está dirigido este

webinar

Empresas cuyo negocio se estructura en torno a PROYECTOS. Algunos ejemplos:

1. Constructoras

2. UTEs (Uniones Temporales de Empresas)

3. Compañías de certificación

4. Empresas de Ingeniería en general

5. Integradores de software

6. Despachos de arquitectos, diseñadores, etc.

«La documentación del

proyecto juega un papel

fundamental en el desarrollo

estratégico de la planificación

y en la comunicación efectiva

del avance del proyecto»

¿Qué problemas tienen en la actualidad?

• Se necesita minimizar el trabajo administrativo

• Se generan múltiples versiones de los

documentos cuyo mantenimiento es complejo

• Se requiere acceso a los documentos desde

distintos puntos geográficos

• Se requiere compartir información con los

stakeholders

¿Qué problemas tienen en la actualidad?

• La mala gestión de la documentación genera una

«foto borrosa» del estado del proyecto

• Redundancia de la información

• Amenazas de seguridad (falta de flujos definidos,

medidas de acceso, etc.)

• Información dispersa (silos, riesgo de perdida,

falta de integridad de datos, dificultad de

accesos, etc.)

¿Qué problemas tienen en la actualidad?

• Limitación en la colaboración (uso de

emails, papel, dispositivos físicos)

• Trabajan con formatos específicos

(planos, gantts, etc)

¿Qué puede hacer la Gestión Documental por mis proyectos?

• Crear templates para reducir el trabajo manual

• Generar una estructura consistente para la documentación de nuestros proyectos

• Controlar el debido acceso a la documentación

• Eliminar la redundancia de la información

¿Qué puede hacer la Gestión Documental por mis proyectos?

• Facilitar el control de versiones

• Facilitar el compartir documentación

• Facilitar la consulta desde sitios remotos

• Permitir la centralización de la documentación

• Facilitar la aprobación y revisión de documentos

¿Y por qué SaaS?

• Instalación y mantenimiento del software

• Limitaciones a la hora de escalar

¿Y por qué SaaS?

Pago del software

asociado a la

duración del

proyecto

40% más barato

Para un proyecto mediano (entre 30 y 100 usuarios) en un periodo de un año.

Casos de Uso

• 700 revisiones

diarias de planos

• 1600 trabajadores

• 5 centros de

trabajo

«Tener siempre disponibles nuestros planos en las últimas

revisiones y de forma accesible para los distintos usuarios es de suma

importancia para el perfecto desarrollo y organización de la

obra. Athento nos lo ha permitido»

José María LaraResponsable de Planificación TécnicaMetro de Málaga

Buenas Prácticas

• Definir una estrategia documental

• Dividir la documentación de acuerdo al

ciclo de vida del proyecto (Definición,

Planificación, Ejecución, Cierre)

• Buscar estrategias que minimicen el

trabajo manual (templates de

documentación)

Algunas formas de estructurar la

documentación de nuestros clientes

• Construcción: fases reales del proyecto,

por ejemplo, tramos de una obra.

• Formación, fomento:

Algunas formas de estructurar la

documentación de nuestros clientes

• Despachos arquitectos:

Proyecto

|- Actas

|- Cad

|- Fotos

|- Presupuestos

Algunas formas de estructurar la

documentación de nuestros clientes

• Certificaciones:

|-Tipo de Proyecto

|-Proyecto

|- Contratación

|- Informes

|- Comunicaciones

|- Documentación

¿Qué vamos a ver en la demo?

• Organización de documentación de proyectos

• Reducción del trabajo administrativo y control sobre la estructura de la documentación.

• Control de versiones de documentos & check-in check-out

• Acceso móvil y desde cualquier ubicación geográfica.

• Opciones para compartir información

• Flujos de trabajo y control de acceso

• Centralización de la información

• Trabajo con CAD, vídeos e imagenes

Gracias,

¿Preguntas?

Athento Sales Teamwww.athento.comUSA: +1 954 547 0347Spain: +34 952 028 873