Gestión de Documentación y Conocimiento

Abril, 2008

Escritorio digital.Repositorio de Información y Conocimiento de CANTV

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Agenda

• Objetivos ( general y específicos )

• Antecedentes

• Beneficios

• Integración de la Corporación

• Organización (carpetas)

• Impactos

• Infraestructura Tecnológica

• Funcionalidades estándar

• Funcionalidades nuevas de Escritorio digital

• Simulaciones

• Hacia donde vamos

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Escritorio Digital de CANTV

Objetivo general:

Repositorio de información y conocimiento, que se presenta como herramienta de gestión del conocimiento, con la documentación y procesos generados por el capital intelectual de CANTV, con la finalidad de añadir valor a los productos y servicios que ofrece la organización en el mercado

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Objetivos Específicos

1. Formalizar el uso de un único repositorio para: (normas y procedimientos, Formatos, Manuales, Documentación de aplicaciones, Inventario de aplicaciones, Documentación sobre plataformas, Procedimientos operativos de rutina)

2. Divulgación y puesta en marcha de las mejores prácticas aplicables en el ciclo de vida del software

3. Fortalecer a nuestro equipo mediante el trabajo cooperativo en un mismo espacio virtual

4. Trasladar la información de negocios a un ambiente centralizado y abierto. (paso preliminar muy importante hacia el proceso de Gerencia del Conocimiento)

5. Difusión de experiencias y nuevas tendencias en el área de conocimientos tecnológicos e integrales

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Antecedentes

Antecedentes:

1. Escritorio digital Corporativo (SharePoint - 2001)

– No permite realizar organización de documentación (cortar y pegar)

– Administración de usuarios y carpetas rígida (políticas internas)

– Costo altos por actualización de versiones (2003)

– No existía apoyo funcional y técnico especializados

2. Escritorio digital Atención Total (SharePoint – 2001)

– Requerimiento de flexibilización en la creación de Carpetas y administración

de roles de usuarios (autores)

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Antecedentes

Antecedentes:

3. Propuesta de proyecto de Gestión de documentación y conocimiento (Roraima)

– Gran cantidad de iniciativas para su implementación y por ende altos costos en su desarrollo

4. Escritorio digital (KM – Sap Portal) (Biblioteca Total, Biblioteca digital)

– Suministrado dentro del paquete de Sap Portal Bussines Suites, sin costos adicionales, sólo los costos de mantenimiento de las licencias

– Adquisición y permanencia de conocimiento técnico y funcional de la herramienta dentro de la Corporación

– Gran cantidad de funcionalidades en forma estándar (Chat, Modificación en línea, etc.)

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Beneficios

Beneficios:

• Un único portal para todas las aplicaciones y recursos tecnológicos

• Estándar para la información electrónica

– Manejo centralizado y ubicable de todos los documentos

– La asignación de roles a diferentes actores

– Procesos simples de workflow

– Archivar y hacer seguimiento a la información de negocios

– Control implícito de las versiones de los documentos

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Beneficios

Beneficios:

• Optimización del uso de las estaciones de trabajo (eliminación de la dispersión de documentos y

repositorios locales no respaldados)

• Descongestionamiento del sistema de mensajería por reducción de documentos en los mensajes

• Mejor aprovechamiento de la capacidad de almacenaje en las estaciones de trabajo

Pág. 9Escritorio digital

Integración de la Corporación

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Carpetas anteriores

Autor

Lectores

Múltiples respuestas(Múltiples versiones y copias)

Procedimiento tradicional…

Outlook

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Creación de carpetas

Autor Aprobador

Lectores

Notificaciones vía Outlook

Carpetas actuales

Escritorio digital

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Impacto

1. Migración de la información de acuerdo a las necesidades de cada área, como punto de partida dentro del Proyecto Atención Total implementado en la Corporación

2. Establecer un sólo repositorio, eliminando la diversidad existente (servidores, etc).

3. Establecer la herramienta en la forma más general para que soportara la gran diversidad de necesidades que las áreas requieren

4. Gestionar el apoyo Gerencial para su oficialidad

5. Cambio cultural de los individuos en lo referente a la pertenencia de la información

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Impacto

6. Obligatoriedad de la publicación de la documentación

7. Incorporación escalonada de todas las áreas a la herramienta, realizando

presentaciones de las ventajas de sus funcionalidades y sus migraciones

8. Estandarización de los procesos manuales de control de documentación

9. Acceso de todos los usuarios fijos y contratados

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Infraestructura Tecnológica – Nuestra Implantación

SA

P N

ETW

EA

VER

Enterprise Portal

WebAs (J2EE)

SAP R/3

BW/SEM

FI RRHH LO

CFMCFM

CM

RMCA

DM

XI

PIC

KMC

Managment

GL,AP,ARTR, CFM, CO,IM/PS

PA, PY, PD Y GA

MM, SD, WM, PM, RE, CS

ABAPABAP

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Componentes KM

Enterprise Portal

Aplicaciones KM

Navegación Búsqueda …

Servicios KM

Manejo índices Código Historial …

Marco de repositorios KMManejador de

repositorioManejador de

repositorio

WebDAV Repositorios CM

Searc

h a

nd

Cla

ssif

icati

on

(T

REX

)Colaboración

Infraestructura de cuartos

Marco colaboración síncrona (RTC)

Herramientas asíncronas

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• Navegación intuitiva• Búsqueda Avanzada• Abrir o descargar

archivos

Lectores

Autores

Repositoriosde

Información

• Publicaciones: Copiar, Desplazar, Borrar, Renombrar

• Tratar localmente• Efectuar actualización• Control de Versiones• Autorizaciones y

Aprobaciones

Contenidosde

Administración

• Clasificación: Física, Lógica• Meta datos: Tipo Documento,

Filial, Idioma• Encuestas rápidas• Mantenimiento Enlaces• Control de Acceso

• Enlaces: Internos, Externos• Favoritos (Enlaces de acceso rápido)• Envío por correo: Enlaces, Archivos• Manejo Tareas• Contactos• Entrenamiento: Simulaciones, Manual de Usuario

• Feedback• Valoración: Abierta, Cerrada• Suscripciones• Notificaciones• Chat• Modificación en Línea

• Esquema de respaldo• Apoyo Técnico y Funcional• Servidor (Multiprocesador)

Escritorio digital

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Opción que permite recuperar al administrador el o los documentos borrados por los usuarios, con un período de tres (3) meses atrás.Papelera de Reciclaje

Permite a grupos de personas o áreas contar con una sub-aplicación que presenta las funcionalidades de Escritorio Digital.Comunidades *estándar

Visualización de indicadores de gestión en la herramienta (Visitas, publicaciones, valoraciones, Etc.).

Funcionalidades y opciones que permiten controlar y mantener la documentación bajo la certificación ISO. (Historial de Ediciones, Codificación, Notificaciones Vigencia, Notificaciones de Aprobaciones, Documentos Desincorporados y Lista Maestra).

Módulo Gestión de Calidad

Permite a los dueños de documentos publicados iniciar y gestionar la apertura de modificación del documento publicado.

Solicitud de requerimiento para la creación y modificación de documentos

Módulo estadísticas

Funcionalidades nuevas

En proceso de generación:

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Permitir controlar el proceso y la documentación generada en todos los pasos de requeridos por el área de infraestructura.

Permite a todos los usuarios publicar y administrar sus accesos a los documentos (partición limitada).

Permite visualizar los procesos y su estado.

Integración de los procesos de infraestructura

Escritorio Personal

Estado de los procesos Etom

Instrumento de medición dentro de la herramienta que permite analizar y evaluar los servicios y el grado de satisfacción de los usuarios que los utilizan. Facilita a los solicitantes obtener información según los datos recogidos para los temas relacionados con la Corporación y adaptarlos a nuevas necesidades.

Módulo de Encuesta en línea

Funcionalidades nuevas

En proceso de generación:

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Simulaciones