Taller de Proyectos

Ciclo de Vida y Organización de Proyectos

Profesor : Sebastián Dominguez

jsdominguezg@gmail.com

Ciclo de Vida

Conjunto de fases del proyecto

Generalmente secuenciales y ocasionalmente superpuestas

Determinados por la Organización, industria o tecnología utilizada.

Inicio y fin definidos.

Entregables y actividades dependen del tipo de proyecto

El ciclo de vida proporciona el marco de referencia básico para

dirigir el proyecto, independiente del trabajo especifico involucrado

Fases estándar:

• Inicio

• Planificación

• Ejecución

• Cierre

¿ Qué es el Ciclo de Vida de un Proyecto

Características Ciclo de Vida

Nivel de Interacción entre Procesos

Proceso de

InicializaciónProceso de

Planificación

Proceso de

Ejecución

Proceso de

Finalización

Proceso de

Control y

SeguimientoNIVEL DE

INTERACCIÓN

ENTRE

PROCESOS

TIEMPO

Características Ciclo de Vida

Costos y Recursos

Características Ciclo de Vida

Impacto en Función del Tiempo

TIEMPO

Influencia de los Interesados

Costos de los Cambios

ALTA

BAJA

Fases de Proyecto

Fases y Relaciones - Proyecto de Una Fase

El ciclo de vida del proyecto define las fases que conectan el inicio

de un proyecto con su fin.

Una relación secuencial, donde una fase solo puede

iniciarse una vez que se completa la fase anterior.

La naturaleza paso a paso de este enfoque reduce la

incertidumbre, pero puede eliminar las opciones de acortar

el cronograma.

Fases y Relaciones - Relación de Fases

Secuenciales

Análisis y Diseño Desarrollo Pruebas

Una relación de superposición, es donde una fase se inicia antes de

que finalice la anterior.

Esto puede aplicarse algunas veces como un ejemplo de la técnica de

compresión del cronograma, conocida como ejecución rápida.

La superposición puede aumentar el riesgo y causar un reproceso, si la

fase siguiente avanza antes de que la información precisa generada en

la fase previa este disponible.

Fases y Relaciones

Relación de Fases Superpuestas

Inicio de

Fase o

Proyecto

Termino de

Fase o

Proyecto

Inicio de

Fase o

Proyecto

Termino de

Fase o

Proyecto

Diseño

Construcción

Una relación iterativa, donde en un momento dado solo se

planifica una fase y la planificación de la siguiente se efectúa

conforme avanzan el trabajo y los entregables de la fase

actual.

Útil en ambientes muy poco definidos, inciertos o que

cambian rápidamente, pero pueden reducir la posibilidad de

proporcionar una planificación a largo plazo.

El alcance se gestiona mediante la entrega continua de

elementos adicionales del producto y la determinación de

prioridades en cuanto a los requisitos, para reducir los

riesgos del proyecto e incrementar el valor comercial del

producto

Fases y Relaciones - Relación Iterativa

Estructura Organizacional

Interesados

Personas u organizaciones (por ejemplo, clientes, patrocinadores,

la organización ejecutante o el público), que participan activamente

en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados positiva o

negativamente por la ejecución o terminación del proyecto.

Influencias de la organización en la

dirección de proyectos

Culturas y Estilos de la Organización:

Las culturas y estilos pueden tener una fuerte influencia

en la capacidad del proyecto de alcanzar sus objetivos.

Muchas organizaciones han desarrollado culturas

únicas que se manifiestan de diferentes maneras, entre

las que se incluyen:

• Visiones, valores, normas, creencias y expectativas

compartidas.

• Políticas, métodos y procedimientos,

• Percepción de las relaciones de autoridad, y ética

laboral y horario de trabajo.

Estructura de la Organización

Las estructuras abarcan desde una estructura funcional

hasta una estructura orientada a proyectos, con una

variedad de estructuras matriciales.

Es una jerarquía donde cada empleado tiene un superior claramente

definido. En el nivel superior, los miembros del personal están

agrupados por especialidades.

Cada departamento de una organización funcional realizará el trabajo

del proyecto deforma independiente de los demás departamentos.

Organización Funcional

Coordinación de

Proyecto

(Casillas en representa al personal involucrado en actividades del proyecto)

Organización Funcional

Ventajas de la organización funcional

• Máxima flexibilidad en el empleo de los recursos humanos.

• Los especialistas de una misma área funcional pueden ser empleados en

distintos proyectos.

• Amplia base técnica dentro del área funcional para solución de problemas y

creatividad.

• Mejor continuidad tecnológica cuando algunos especialistas abandonan la

organización.

• Permite el normal crecimiento y desarrollo profesional de las personas cuya

especialización esta en el área funcional.

Desventajas de la organización funcional

• El cliente no es el foco de las actividades e interés: el trabajo funcional se

considera más importante que el proyecto.

• No esta orientada al problema, sino a las actividades particulares del área

funcional.

• Ambigüedad en la asignación de responsabilidades, lo que dificulta la

coordinación y aumenta el tiempo de respuesta a los requerimientos del

cliente.

• La motivación del personal asignado al proyecto tiende a ser baja.

• Dificulta el manejo integral del proyecto.

Todos o gran parte de los integrantes del equipo del proyecto trabajan con dedicación exclusiva

al proyecto. El proyecto puede estar inserto en una organización madre o ser la organización en

sí.

En una organización orientada a proyectos, los miembros del equipo están a menudo colocados

en un mismo lugar, la mayor parte de los recursos de la organización participa en el trabajo de

los proyectos y los directores del proyecto tienen mucha mas independencia y autoridad.

Las organizaciones orientadas a proyectos suelen contar con unidades organizacionales

denominadas departamentos, pero estos grupos dependen directamente del director del

proyecto, o bien prestan sus servicios a varios proyectos.

Organización Orientada a Proyectos

Organización Orientada a Proyectos

Ventajas de la organización por proyectos• El administrador del proyecto tiene total responsabilidad y un mayor grado de autoridad

sobre el proyecto.

• Se acortan las líneas de comunicación, mejorando la coordinación y tiempo de respuesta

al cliente.

• Proyectos repetitivos aumentan la eficiencia y capacidades de los especialistas.

• Mayor nivel de compromiso y motivación.

• Existe unidad de mando (un solo jefe).

• Es simple y flexible, lo que facilita su comprensión e implementación.

• Mejora la dirección integrada del proyecto.

Desventajas de la organización por proyectos• Varios proyectos simultáneos implican un aumento considerable de recursos (básicos y

especializados).

• Necesidad de asegurar la disponibilidad de recursos críticos, incrementa los costes.

• Difícil acceso a la base tecnológica de las áreas funcionales cuando se requieren

soluciones que escapan al conocimiento de los especialistas.

• Tendencias a no respetar los procedimientos y políticas generales de la organización.

• Tendencia a una fuerte división entre el equipo del proyecto y el resto de la organización.

• Incertidumbre respecto al futuro de las personas una vez terminado el proyecto.

Organización Matricial Débil

Las matriciales débiles mantienen muchas de las

características de una organización funcional, y el rol del

director del proyecto es mas bien el de un coordinador o

expedidor, que el de un verdadero director del proyecto.

Organización Matricial Débil

La organización matricial equilibrada reconoce la necesidad de contar

con un director del proyecto, no le confiere autoridad plena sobre el

proyecto ni su financiamiento.

Organización Matricial Fuerte

Organización Matricial Fuerte

Las matriciales fuertes tienen muchas de las características de la

organización orientada a proyectos: pueden tener directores del proyecto

dedicados de tiempo completo y una autoridad considerable, y personal

administrativo dedicado de tiempo completo.

¿ Qué es la Gestión de Proyectos ?

Organización CombinadaOrganización Combinada

La mayoría de las organizaciones modernas presentan todas estas estructuras

a diferentes niveles.

Una organización fundamentalmente funcional puede crear un equipo de

proyecto especial para gestionar un proyecto crítico.

Este equipo puede tener muchas de las características de un equipo del

proyecto dentro de una organización orientada a proyectos.

Rol de la PMO en las estructuras de la

Organización

Una PMO puede existir en cualquier estructura organizativa, incluidas aquellas

con una organización funcional, con una mayor probabilidad de ocurrencia las

organizaciones orientadas a proyectos

La función de una PMO dentro de una organización puede variar desde una

influencia de asesoramiento, limitada a la recomendación de políticas y

procedimientos específicos sobre proyectos individuales, hasta una concesión

formal de autoridad por parte de la dirección ejecutiva.

El director del proyecto tendrá soporte administrativo de la PMO a través del

personal dedicado o a través de personal compartido. El equipo del proyecto

incluirá miembros que estarán dedicados al proyecto o personal que se

comparta con otros proyectos y que, a su vez, estén gestionados por la PMO.

Activos de Procesos de la

Organización

Procesos estándar de la organización

Lineamientos, criterios

Plantillas

Requisitos de Comunicación

Requisitos de cierre

Procedimientos de control financiero

Procedimientos de control de problemas

Procedimientos de control de cambio

Procedimientos de control de riesgos

Procedimientos para autorizaciones de trabajo

Procesos y Procedimientos

Bases de datos para la medición de procesos

Archivos del proyecto (documentación)

Información histórica

Bases de conocimiento y lecciones aprendidas

Bases de datos de gestión de problemas

Bases de conocimiento de la gestión de configuración

Bases de datos financieras

Bases Corporativas de Conocimiento