Erasmus+ Proyectos de desarrollo de capacidades en el ámbito de la Educación Superior (CBHE)

Convocatoria de 2015

GESTIÓN DE PROYECTOS

Reunión para los Representantes de los Proyectos

Bruselas, 27-28 Enero 2016

Presentación de la Agencia

2

Gestión de la acción CBHE

Comisión Europea (DG EAC)

• Formula las políticas, gestiona el presupuesto y fija las prioridades, evaluación de programas

•Responsible de la supervisión de la Agencia

Agencia Ejecutiva en el ámbito Educativo, Audiovisual y Cultural

(EACEA)

•Gestiona el ciclo de vida completo del proyectot (contenidos & finanzas)

• Apoya a los coordinadores de los proyectos

Oficinas Nacionales Erasmus+,Agencias

Nacionales, Delegaciones UE

• Apoyo a nivel nacional

3

El equipo del CBHE en la EACEA

Jefe de Unidad

Ralf Rahders

Equipo de Selección

2 Equipos de control y

Seguimiento

Equipo Financiero

4

Contenido de la Presentación

1. Gestión de su proyecto

2. Su equipo

3. La gestión de su equipo

4. Garantía de la Calidad del proyecto

5. Difusión y Sostenibilidad

6. Trabajar con EACEA y otros socios de E+

7. Conclusiones

NB: this document has no legal value

5

1. GESTION DE SU PROYECTO

6

7

10%

90%

Su propuesta

El entorno de su proyecto

Diferente • Individuos (personalidades) • Países (culturas, monedas,

idiomas, horarios) • Requerimientos legales • Limitaciones institucionales

Su CBHE Proyecto

8

CBHE marco contractual

• Convenio de subvención firmado por la IES coordinadora en nombre del partenariado

• Su CBHE propuesta forma parte del Convenio de Subvención

Obligación compartida del partenariado Los

El tipo de justificantes y las guías para la implementación de los proyectos se encuentran en el CBHE "Beneficiaries' Space"

Instrumentos de Gestión de Proyectos

Muchos instrumentos disponibles en internet

9

2. SU EQUIPO

10

Trabajando en equipo

El equipo del proyecto está compuesto por personas que actúan en nombre y con pleno apoyo de sus instituticones

Confianza entre los individuos es necesaria pero no suficiente

Tareas y responsabilidades tienen que ser formalizadas y aprobadas en el Acuerdo de Asociación del Partenariado

11

El Coordinador

12

Persona al cargo del proyecto

Un buen coordinador

– Lleva una buena gestión y comunica efizcamente

– Cuenta con la confianza de sus socios

– Tiene todo el apoyo de su institución

La coordinación puede (/debe) ser compartida:

– Taras financieras y administrativas / académicas

– Clara distribución de tareas entre los socios

Función del Coordinador

Supervisa la ejecución de las actividades

Administra los fondos del proyecto

Garantiza el respeto por las normas del CBHE

Coopera estrechamente con los servicios institucionales claves en su organización

Centraliza la comunicación y la difunde a los socios del proyecto e interesados externos

Está en contacto regular con la EACEA (a través del responsable del proyecto)

Presenta informes de progreso y solicitudes de pago a la EACEA

13

Los Socios

Deben estar plenamente informados sobre el proyecto y al corriente de las limitaciones que hay para implementarlo.

Deberían de:

– conocer la propuesta y los resultados esperados

– conocer su rol y responsabilidades

– conocer el marco contractual

– respetar el acuerdo del Partenariado

– trabajar con total transparencia con el coordinador (informar de cualquier cambio / retrasos)

– contar con todo el apoyo de su organización

– ser conscientes de las limitaciones institucionales y / o jurídicas que pueden afectar a la ejecución del proyecto

14

Función de los Socios

Implementar actividades bajo su responsabilidad

Apoyar al coordinador (por ejemplo, en el suministro de información y documentos de apoyo para la presentación de informes)

Cooperar con los servicios clave de sus instituciones

Contribuir a la difusión de los resultados de los proyectos en su organización, comunidad y / o región

15

Países Asociados de los Socios

Los Proyectos CBHE tienen el propósito de beneficiar a los países Asociados

Los Socios que pertenecen a Países Asociados son responsables de:

Mejorar la relevancia de los resultados del proyecto / valor añadido

Sensibilizar y Difundir

Identificar e involucrar a los grupos destinatarios e interesados locales

Respetar requisitos nacionales / restricciones legales

Si procede, puede ser de gran utilidad nominar un coordinador nacional/regional

16

Socios Asociados

No forma parte del Convenio

No hay financiación (directa)

Contribuyen (indirectamente) a la ejecución del proyecto, a su visibilidad y la sostenibilidad del mismo 17

Compromiso Institucional

La gestión del proyectos no es el "show" de un hombre / mujer, sino una responsabilidad institucional

Es esencial:

Contar e implicar a los servicios/departamentos de la institución

desde un principio

Proporcionar información periódica a las

autoridades locales

18

Participación de los servicios y departamentos de su institución

19

Oficina de Relaciones Internacionales

Departamento de Finanzas

Servicios para los Estudiantes

Servicios Académicos

Servicios de garantía de

calidad

IT/Comunicación

Participación de los Estudiantes

En las actividades del proyecto

- En el desarrollo curricular (presencia en el comité consultivo, la revisión por pares)

- En la introducción de nuevos métodos de enseñanza y aprendizaje

- En la estrategia de difusión y sostenibilidad

- Garantía de la calidad

En los organismos del proyecto y en la toma de decisiones

20

3. GESTION DE SU EQUIPO

21

Ejemplo: Estructura y responsabilidades del equipo

22

Consejo de administración

Junta de Asesoramiento

Ejemplos de taréas:

La planificación y el seguimiento de las actividades del proyecto

Organización de las movilidades

Compras de equipo (licitación)

Etcétera

Ejemplos de taréas:El control de calidad de las actividades

Las consultas sobre cuestiones de conflicto

Supervisa la ejecución del proyecto

Etcétera

Distribución de tareas y plazos

Proceso de toma de decisiones

Plan de Trabajo y presupuesto

Acuerdo de Asociación (1)

Obligatorio!

Dos objetivos:

- La transparencia y la formalización de los procedimientos de gestión del proyecto

- Compromiso con el proyecto

Guía disponibles en el sitio web de la Agencia

Negociación entre los socios

Firmado al más alto nivel (no por el

coordinador)

Acuerdo conjunto (recomendamos) o bilateral

Limitaciones nacionales e institucionales y

la legislación deben tenerse en cuenta

23

24

Acuerdo de Asociación (2)

Garantía de la Calidad

Gestión del proyecto y el

proceso de toma de decisiones

Aspectos financieros

Funciones y responsabilidades de los socios

Resolución de Conflictos

Etc.

Communicación

Comunicación

25

Definir un plan de comunicación significa canales y frecuencia

Comunicación multilateral

Transparencia y confianza

Considere las diferencias interculturales

La resolución de problemas

Reuniones

- Actas

- Respetar los plazos y fechas acordados

La resolución de conflictos

Los desacuerdos no deben dar lugar a conflictos

Pero, necesitan medidas de contingencia

Reduzca el riesgo de disputas con:

– La confianza, la honestidad y el respeto

– Acuerdo de Asociación

– Actitud proactiva

– Habilidades interpersonales

– Igualdad de trato

26

! En principio, la EACEA no interviene en los asuntos internos de la asociación!

Buenas prácticas: Quién es quién en el proyecto?

Descripción de la experiencia laboral y datos de contacto de cada personal del proyecto

Buenas prácticas: preparar al Equipo

Formaciones y exposiciones para los miembros del equipo

• Cuestiones administrativas y asuntos que atañen la puesta marcha del proyecto

• Los gastos elegibles

• Procedimientos de licitación

• Justificantes

• Herramientas de comunicación en línea

• El control de calidad, revisiones e informes de progreso

• Importancia de la retroalimentación del mercado de trabajo

• Conciencia intercultural

• Consejos de diseño web

• Importancia de la difusión para garantizar la sostenibilidad

• Etcétera

Gestión de Proyectos Manual

QA manual

Reseña sobre impuestos nacionales y Cuestiones reglamentarias

Requisito previo para una ejecución eficaz

4. GARANTIA DE CALIDAD

29

Para y por el proyecto No está limitado al control de calidad interno a las IES participantes

Concierne a todas las dimensiones del proyecto

Aspectos académicos, financieros y administrativos, de gestión, resultados, visibilidad / difusión, impacto, las relaciones con la UE, etc.

Involucra a todas las partes implicadas en el proyecto

Académico, personal administrativo, estudiantes, locales, etc.

Herramientas: planes de trabajo, cuestionarios, informes, etc.

Mantenga a los socios informados de los resultados de la evaluación y las medidas correctivas tomadas

30

Garantía de Calidad Interna (1)

Garantía de calidad interna (2)

Nomine un equipo o persona responsable de la supervisión de las actividades y resultados inmediatos:

Evaluación regular del Marco Lógico, plan de trabajo y presupuesto

Progreso de informes (Indicadores de progreso) - a nivel de proyecto o por conjunto de acciones de trabajo (WP) / actividad

Revisiones financieras

Análisis de la Evaluación y Monitoreo de informes llevados a cabo por la EACEA

Recomendaciones / Lecciones aprendidas

Personas / organismos que no participan en el proyecto

- Revisión por pares de expertos que no participan en el partenariado

- Representantes de las autoridades / empresas privadas locales

- Agencias nacionales de control de calidad

Un mismo enfoque holístico para el control de calidad interno (en términos de dimensiones y partes consultadas).

Monitoreo regular + recomendaciones

32

Garantía de calidad Externa

Práctica recomendada: Gestión de Riesgos (1)

Ejemplos de Desafíos Planes de contingencia posibles utilizados en diversos proyectos

Compromiso y motivación de los socios

Expectativas deben ser comunicados a los socios de forma constante.

Delegar responsabilidades a los socios para aumentar su participación en el proyecto

Diferencias culturales, por ej., diferentes maneras de comunicarse y lidiar con asuntos

Organice reuniones regulares cara a cara para conocerse

Conciencia cultural para anticipar posibles conflictos

Justificantes incompletos Manual del Proyecto Capacitación sobre normas CBHE

Disponibilidad de personal (diferentes años académicos, el conflicto con otras obligaciones)

Contar con Equipos dedicados Planifique con tiempo antes

33

Práctica recomendada: Gestión de Riesgos (2)

Ejemplos de desafíos Planes de contingencia posibles utilizados en diversos proyectos

Los retrasos debidos a largos procedimientos: licitación, registro de proyectos, la acreditación internacional, etc.

Preparar todo de antemano, de modo que la actividad puede comenzar tan pronto como se le da la luz verde.

Asuntos sobre Visados Planear reuniones con mucha antelación para dar tiempo a los procedimientos de visado

Instabilidad poliítica Reuniones en lugares seguros Póngase en contacto con EACEA en

caso de problemas

Cuestiones sobre cambios de divisa Mantenga la cuenta del proyecto en Euros

Las facturas pagadas por el coordinador / socios europeos

Dificultades para realizar las transferencias

Utilice otros medios (transferencias de tipo Western Union, tarjetas de crédito para los socios)

Los pagos en efectivo no se recomiendan

34

5. DIFUSIÓN Y SOSTENIBILIDAD

35

Difusión – consejos generales

Requisitos del acuerdo de subvención

– Visibilidad de los resultados del proyecto

– Disponibilidad de materiales producidos

– Utilice logotipo y disclaimer correcto

Importante para definir las partes interesadas y plan de difusión de acuerdo a los grupos destinatarios

– Grupos destinatarios internos y externos (incl. Las autoridades públicas)

– Difusión a nivel regional

• Iniciar la difusión desde el comienzo del proyecto

• Compruebe el anexo II de la Guía Erasmus + Programa: Guía Práctica de Difusión y Explotación de los resultados

36

Herramientas de divulgación (1)

Página web del proyecto (obligatorio)

En caso de ser visualmente atractivo y fácil de usar

Responda a las preguntas ¿Quién - ¿Qué - cuando- Dónde - ¿Por qué?

Actualice regularmente

Publicar todos los materiales del proyecto

Enlaces desde sitios web de los socios

Medios de comunicación social

Cada vez más utilizado por los proyectos

No sustituye el sitio web

Requieren una actualización más frecuente

37

Herramientas de divulgación (2)

Publicaciones del proyecto y material promocional

Debe dirigirse (principalmente) al público del País Socio

Las cantidades producidas deben ser calculadas en función del tamaño de la audiencia a la que van destinadas

Se debe de producir de la manera mas efectiva y en relación con el coste (no todo tiene que ser impreso)

Eventos de difusión

Talleres, seminarios, mesas redondas, (principalmente) en los países socios

A nivel institucional/nacional/regional

Incluya grupos de interés externos (empresas, autoridades nacionales, organizaciones no gubernamentales, etc.)

38

Difusión y Sostenibilidad

• Los resultados del proyecto deben ser sostenibles y deben seguir utilizándose / revisándose después del final de la financiación del proyecto

• La difusión es un soporte para la sostenibilidad, garantizando:

– visibilidad del proyecto en las instituciones socias

– el interés de los estudiantes (por ejemplo, para los nuevos programas de estudio)

– el apoyo de las autoridades y servicios universitarios

– el apoyo de los responsables políticos, del mercado de trabajo y otras partes interesadas pertinentes

– conciencia entre el público en general 39

Aseguar la Sostenibilidad

40

La sostenibilidad financiera / administrativa / legislativa

Continuación de los programas de estudio desarrollados

Continuando la cooperación con los socios del proyecto

– Movilidad de los estudiantes y el personal

– Las titulaciones conjuntas

– La cooperación en el área de Investigación

– Nuevos proyectos

Continuando a cooperar con las partes interesadas a nivel nacional /niveles regionales

6. TRABAJANDO CON

41

Y OTROS SOCIOS DE

ERASMUS +

Reunión con los coordinadores al inicio del proyecto

La persona asignada en la Agencia a cargo de su proyecto:

– Mantiene el contacto directo con el proyecto (a través del coordinador exclusivamente)

– Es responsable de la supervisión contractual (acepta modificaciones / permitiendo excepciones)

– Evalúa el informes y hace el seguimiento de los progresos realizados

– Implementa visitas de monitoreo durante la vida del proyecto

La correspondencia formal (/ contractual) debe ser dirigida al Jefe de la Unidad en la EACEA.. 42

Trabajar con la Agencia (EACEA)

Supervión insitu del proyecto (1)

Visitas realizadas por la Agencia (EACEA) y / u Oficinas Nacionales Erasmus + (en los países ex-Tempus)

Objetivo de las visitas de supervisión

Comprobar que el proyecto va por buen camino

Comprobar que los socios participan plenamente en el proyecto

Ofrecer apoyo y asesoramiento

Comentar el progreso y hacer recomendaciones al coordinador del proyecto

43

Supervisión insitu del proyecto (2)

Formato:

En el lugar o "virtualmente" (videoconferencia)

En una de las instituciones socias (con socios locales) / Durante las reuniones de coordinación (con todos los socios) /

44

Cada proyecto será visitado al menos una vez durante su ejecución

No subestime la cantidad de tiempo necesario para escribir un informe

No calcar la información de otros informes (/ ni de la propuesta de solicitud)

Responda a las preguntas formuladas en la plantilla de informes - ni más ni menos

Sea honesto en su informe, y describa los problemas que hay (y las medidas correctivas previstas), así como los éxitos

45

Informes de avance destinados a la Agencia (EACEA)

Informe de avance (a mitad del ciclo de vida del proyecto)

Informe final (dos meses después del final del período de elegibilidad)

Otros contactos de Erasmus + a nivel nacional

Oficinas Nacionales de Erasmus + en 27 Países Asociados

– Proporcionan asesoramiento y apoyo en la implementación del proyecto

– Organizan jornadas de información, seminarios, talleres

– Realizan visitas de supervisión a los proyectos

Agencias Nacionales en todos los Países Programa

– Proporcionan asesoramiento y apoyo en la implementación del proyecto

– Organizan jornadas de información, seminarios, talleres

Delegaciones EU en los Países Asociados

– Siguen la evolución de la educación superior y la implementación Erasmus + en los países asociados

– Participan en eventos relacionados con Erasmus +

46

Busque proyectos en el mismo país / institución

– Trabajar con los mismos socios / países, sobre el mismo tema, en virtud de la misma acción, etc.

Organice reuniones para compartir:

– Resultados

– Experiencia

– Buenas practicas

Intercambio con otros proyectos

7. CONCLUSIONES

48

Primeros pasos al empezar

Organice la primera reunión

Revise el plan del proyecto y modifíquelo si es necesario

Tome en cuenta los cambios internos / externos y limitaciones que podrían afectar la implementación del proyecto

Asigne funciones según las tareas de trabajo a desempeñar

Cree la estructura de gestión de proyectos (consejo de administración, consejo asesor)

Establezca reglas de comunicación

Revise el presupuesto si fuese necesario

Elabore el Acuerdo de Asociación

49

No subestime la carga de trabajo administrativo y financiero de un proyecto CBHE

Erasmus +!

In caso de duda

Puede referirse a:

Página web EACEA: http://eacea.ec.europa.eu/erasmus-plus/beneficiaries-space/capacity-building-in-higher-education_en

Convenio de subvención

Guía práctica sobre el uso de la subvención

Guía práctica para establecer un Acuerdo de Asociación

Oficinas Nacionales Erasmus + (NEO)

Agencias Nacionales

Su Corresponsal del Proyecto en la Agencia EACEA

50

51