GESTIN DE VIAJES

La gestin de viajes comprende la solicitud, la planificacin y la reserva de viajes, as como la liquidacin de gastos de desplazamiento y la transferencia de los resultados de dicha liquidacin a otras reas.

Hay tres reas en la gestin de viajes: Solicitud: Planificacin Gastos de desplazamiento

Las mismas se pueden combinar de la manera que sea necesaria, siendo gastos de desplazamiento independiente de las otras dos reas.Si se decide utilizar las tres reas, ambas se encuentran integradas utilizando los mismos datos de maestros de personal.La planificacin de viajes se puede conectar a un sistema externo de reservas lo que permite gestionar la misma de forma online.El proceso global en la gestin de viajes es de la siguiente forma:

Datos Maestros de HRA fin de poder utilizar la gestin de viajes, cada empleado debe tener asignado en su dato maestro los siguientes infotipos: Infotipo 0001 Asignacin Organizativa Infotipo 0001 Datos Personales Infotipo 0017 Privilegios Viajes: Los privilegios del viaje controlan, entre otras cosas, los importes de reembolso que el programa de liquidacin debe aplicar y los comprobantes que deben introducirse para el empleado. Infotipo 0006Si se desea efectuar un pago de gastos de desplazamiento utilizando el intercambio de soporte de datos se debe utilizar el infotipo: Infotipo 0009-Datos Bancarios: se utiliza si se desea efectuar un pago de gastos de desplazamiento utilizando el intercambio de soporte de datos Infotipo 0006-DireccinEn el caso de utilizarse la distribucin de los costes totales del viaje a diferentes centros de costo, se utiliza: Infotipo 0027- Distribucin de costesSi se desea utilizar el componente de planificacin de viajes, entonces deben de crearse los siguientes infotipos: Infotipo 0470-Perfil Viaje Infotipo 0471-Preferencias de Viajes Infotipo 0472-Preferencias de Hotel Infotipo 0473-Preferencias de Alquiler de coches Infotipo 0474-Preferencia Tren Infotipo 0475-Programa Cliente

Gestor de ViajesEl gestor de viajes abarca todas las fases del proceso de gestin de viajes en una operacin nicaCon el gestor de viajes desde la pantalla inicial, se puede: Crear una solicitud de viaje Crear y reservar servicios de viaje Crear liquidaciones de gastos de desplazamiento Visualizar un resumen de todos los viajesAl mismo se accede con la transaccin TRIP.

Los datos del gestor de viajes se integran con la Gestin Financiera, con el Clculo de Nmina y con la Contabilidad de costes o Gestin Presupuestaria.En la pantalla de gestin de viajes se puede visualizar la lista de viajes abiertos. En los mismos se pueden realizar las actividades subsiguientes (plan de viajes, liquidacin de gastos, etc.)Con las opciones personales, el usuario puede especificar si desea que se visualicen todas las actividades subsiguientes posibles o slo un conjunto concreto de las mismas para cada objeto de viaje.Desde la lista de resumen de los viajes, se pueden realizar las siguientes funciones:ObjetoSeleccionar

Crear una solicitud de viaje/plan de viaje/informe de gastosViaje Crear solicitud de viaje/plan de viaje/informe de gastos

Visualizar una solicitud de viaje/plan de viaje/informe de gastosViaje Visualizar

Modificar una solicitud de viaje/plan de viaje/informe de gastosViaje Modificar o hacer doble clic sobre el objeto

Borrar un viaje incluidos todos sus objetosViaje Borrar

Ocultar o desplegar el resumen de viajes

El Centro de InformacinMediante el mismo se puede ver la siguiente informacin referente al usuario del sistema: La persona de contacto del departamento de personal Los porcentajes globales de cada pas Los tipos de cambio El centro de costes maestroAl mismo se puede acceder desde el Gestor de Viajes, Gestor de planificacin y Gestor de Gastos de Desplazamiento.Los datos los toma desde el customizing o bien desde el infotipo 0001.En el gestor de viajes, los datos introducidos se transfieren de un objeto a otro, por lo que slo los tiene que introducir una vez. Esta integracin de datos ocurre nicamente en un sentido: De Solicitud de viaje a Plan de viaje y de Plan de viaje a Informe de gastos de desplazamiento. Si no hay ningn plan de viaje para una solicitud de viaje, la informacin pasa directamente de la Solicitud de viaje al Informe de gastos de desplazamiento.En cuanto se hayan trasladado los datos de un objeto a otro, se podrn modificar en el objeto posterior. No obstante, las modificaciones no se reflejarn en el objeto anterior.

Integracin

Solicitud de Viaje: Al crearse la solicitud de viaje, el sistema crea automticamente tambin una solicitud de viaje en el Gestor de Gastos de Desplazamiento trasladando todos los datos, anticipos y costes de la misma.Lo mismo sucede en el caso de que se apruebe la solicitud, traslada dicha accin al Gestor de Gastos (lo mismo se cumple en sentido opuesto).Cada vez que se modifica el status de la solicitud de viaje, se lanza el evento correspondiente en el Workflow.

Plan de Viaje: El mismo permite reservar los servicios para el viaje.El plan de viaje puede tener los status de abierto, aprobado o rechazado y los mismos no afectan al status de la solicitud de viaje dado que son independientes.Al igual que en la solicitud, cada modificacin de status genera el evento correspondientes en el workflow.Si se modifican los anticipos o la asignacin de costes en el plan de viaje, se tendr que aprobar la solicitud de viaje otra vez ya, que esto afecta a los costes. En este tipo de situaciones hay, por lo tanto, dos procesos de autorizacin:1. Autorizacin del plan de viaje 2. Autorizacin de la solicitud de viaje Esto tambin significa que se lanzan dos eventos en el Workflow.Para simplificar el mtodo de autorizacin, se puede aprobar la solicitud de viaje una vez que se haya aprobado el plan de viaje.

Gestor de Gastos de Desplazamiento: En cuanto un viaje finaliza, se aaden los datos en la solicitud de viaje correspondiente del Gestor de gastos de desplazamiento (con el status Concluido o Aprobado).

SOLICITUD DE VIAJEUna solicitud de viaje es una unidad de informacin que comprende todos los datos que un viajero debe transferir para su autorizacin, pago por adelantado o reserva, o que el responsable necesita conocer antes de autorizar un viaje.La solicitud de viaje puede incluir la siguiente informacin segn sea necesario: Fecha y hora del viaje Destino y motivo del viaje Destinos adicionales durante el viaje (transcurso del viaje) Adelantos requeridos para el viaje Centro de coste distinto del centro de coste maestro, al que deben asignarse los gastos de desplazamiento Cualquier nota/comentario adicional sobre el viaje Nmero de servicios de viaje requeridos (vuelos, hoteles, vehculos de alquiler, viajes en tren) Coste total aproximado del viajeEl objeto solicitud de viaje del Customizing de Gestin de viajes SAP se activa en Integracin de planificacin de viajes y liquidacin de gastos de desplazamiento Activar solicitud/plan/liquidacin en gestor de viajes.

Creacin de una solicitud de viaje: Para crear una solicitud de viaje, se puede realizar desde el propio Gestor de viajes o bien accediendo mediante Contabilizacin Gestin financiera Gestin de viajes Gestor de viajes Crear una solicitud de viaje

Se rellenan los datos de fechas, destino de viaje, actividad (formacin, etc.) y motivo.Luego pueden rellenarse las opciones adicionales que permite la solicitud desplegando las reas de entrada de datos seleccionando (Desplegar).

En Otros destinos se puede introducir las poblaciones de destino de cualquier otro trayecto siguiente a la primera poblacin de destino.La opcinAnticipo se utiliza si se necesita un adelanto para el viaje. El importe del anticipo se convierte directamente en importe de gastos. La entrada del anticipo requerido se utiliza como informacin para la autorizacin posterior de la solicitud de viaje y constituye la base del pago.La opcin Asignacin costes todo el viaje distinta a imputacin maestra: Aqu se puede asignar el 100% de los costes de todo el viaje a un objeto de imputacin que no sea el especificado en las directrices de asignacin de gastos de desplazamiento. La misma se guarda en los datos maestros del empleado y es la especificacin de asignacin de costes para todos los viajes de un empleado. Se puede guardar en infotipo 0017 Privilegios de Viajes, 0001 Asignacin Organizativa o bien en el infotipo 0027 Distribucin de Costes.Opcin Comentarios: En este campo de texto definido por el usuario se puede introducir cualquier nota adicional sobre el viaje. Servir tambin como informacin adicional importante para el gestor de autorizaciones.Desplegando Solicitar transporte/alojamiento:

Accedemos a una tabla resumen desde donde podemos solicitar los servicios de viaje necesarios haciendo clic en el pulsador correspondiente al servicio.Una vez rellenado los datos necesarios, se puede grabar la solicitud y acceder al resumen de la informacin de reservas pulsando el icono Resumen o bien F5.Tambin se puede solicitar la autorizacin para el viaje pulsando el icono Autorizar o bien F8. Al autorizar nos muestra la siguiente informacin:

Posibilitando realizar las actividades siguientes accediendo desde esta tabla resumen.Envo de la Solicitud de ViajeUna vez creada y grabada la solicitud, la misma se puede enviar al responsable (mediante la interfase de comunicacin SAP) a fin de que sea autorizada.Para acceder a dicha opcin, desde el resumen de viajes abiertos, ir a modificacin y posteriormente desde men: Tratar Envo Mail/FaxUna vez autorizado el objeto Solicitud de viaje del gestor de viajes, el status del Informe de gastos de desplazamiento tambin se modificar a Solicitud autorizada/para liquidacin. El responsable de tramitar esta solicitud podr ver si se ha autorizado la misma en el resumen de los viajes y, a continuacin, podr realizar la planificacin de viajes o la liquidacin de gastos de desplazamiento correspondientes.Si se han solicitado anticipos para un viaje, en este momento se puede hacer la transferencia mediante la Gestin financiera (FI).

WorkflowSe puede utilizar el workflow para todo el proceso de solicitud de viaje, aprobacin, solicitud de pago de gastos, aprobacin. Solicitud:El empleado solicita el viaje. El sistema designa con el organigrama de la empresa, al superior inmediato, el cual debe aprobar, devolver para correccin o rechazar la solicitud.En el caso de aprobarse, el empleado es informado va mail.En el caso de que se necesite modificacin, el superior lo informa mediante un adjunto y si se rechaza la solicitud, se le informa al empleado va mail.

Aprobacin autmatica:El usuario crea la solicitud mediante el Gestor de Viajes. Dicha solicitud se aprueba automticamente por el sistema si se cumplen los siguientes prerrequisitos: El importe total de anticipos es menor que el valor preestablecido. El empleado informa una estimacin de costos del viaje El valor estimado es menor que el valor predefinido permitidoEn el caso de que alguno de estos prerrequisitos no se cumplan, la solicitud debe ser aprobada por el superior, el cual es designado por el sistema automticamente mediante la estructura organizativa.En el caso de que el superior apruebe el viaje, el usuario es informado mediante un el envo de un mail automtico. Si el viaje es rechazado, entonces el superior enva un mensaje va mail al usuario informndole. Planificacin:

Aprobacin Viaje:Luego del viaje, el usuario ingresa los datos del viaje en el sistema y el departamento de gastos chequea que los datos sean vlidos y realiza la comparativa con los datos ingresados en la solicitud/planificacin. Se puede enviar al superior para aprobacin final o bien devolver al usuario para correcciones. En este caso, la persona responsable en el departamento, enva mensaje al usuario mediante adjunto de workflow y el usuario recibe una tarea que puede corregir desde el propio workflow para luego lanzarse nuevamente.Si los datos son consistentes, entonces el responsable debe chequear los mismos para aprobarlos, devolverlo para correciones o bien rechazarlo. En caso de correcciones, el funcionamiento es igual al explicado.Si se rechaza, el usuario recibe un mail explicatorio.

Roles en la Gestin de Viajes:

ViajeroSAP_FI_TV_TRAVELER

Asistente de viajeSAP_FI_TV_TRAVEL_ASSISTANT

Responsable de viajesSAP_FI_TV_ADMINISTRATOR

Responsable de las autorizacionesSAP_FI_TV_MANAGER_GENERIC

Pagador de anticipos para el viajeSAP_FI_TV_ADVANCE_PAYER

Gestor de viajesSAP_FI_TV_TRAVEL_MANAGER