Gestión del conocimiento utilizando SharePoint como base | SolidQ Summit 2012

Gestión del Conocimiento. Usando SharePoint como base

José Quinto Zamora

CyB200006

SharePoint and Search Specialist MCITP y MCPD en SharePoint 2010

[email protected]

@jquintozamora

¿Y esta sesión? Motivaciones

Saber que es la Gestión del Conocimiento

Relacionar la Gestión del Conocimiento con SharePoint 2010

Destacar características de SharePoint para la Gestión del Conocimiento

Implementar varios mecanismos útiles tomando SharePoint como base

Objetivos

Introducción

¿Qué es el Conocimiento?

¿En que consiste la Gestión del conocimiento?

¿Cómo obtener el Conocimiento?

Gestión del Conocimiento en SharePoint 2010

Taxonomías. Metadatos Administrados

Clasificación, Navegación y Filtrado

Búsqueda Empresarial

Preguntas

Agenda

Introducción


¿Qué es la Gestión del Conocimiento?

Conceptos

Conocimiento

(Knowledge)

Gestión del Conocimiento

(KM - Knowledge

Management)

Sistema de Gestión del Conocimiento

(KMS – Knowledge Management

System)

Definición Clásica (Platón)

Gnoseología o Teoría del Conocimiento (http://es.wikipedia.org/wiki/Gnoseolog%C3%ADa)

Algunas definiciones

Es el estado de conocer y entender algo

Objetos que se pueden almacenar

El proceso de aplicar la experiencia

Posibilidad de acceder a la información

Conocimiento organizacional


Definición

Datos: Más estructurados, números, hechos, imágenes, sonidos, …

Información: Datos procesados, filtrados y resumidos con algún objetivo

Conocimiento: Información aplicable y accionable


Visión Científico-Técnica

Conocimiento

Información

Datos

Cantidad

Rele

van

cia p

ara

Usu

ari

o

de N

eg

oci

o


Conocimiento en el contexto EMPRESA C

on

ocim

ien

to E

xp

lícit

o

Buenas prácticas

Manuales

Libros

Procesos y

políticas

Fórmulas

…

Co

no

cim

ien

to T

ácit

o

Percepciones

Experiencias

Know-how

Destrezas

Capacidades

…

Información documentada.

Normalmente compartida.

Aprendizaje adquirido por la

gente de la empresa.

Difícil de trasferir y comunicar.

Difícil de extraer para los

sistemas.

¿En que consiste la Gestión del Conocimiento?


“Gestión del conocimiento es la metodología para la obtención, procesamiento y organización de recursos empresariales con el objetivo de transformarlo en conocimiento beneficiando así la toma de decisiones y aumentando la productividad de los empleados”

Ejemplos de aplicaciones específicas de Gestión del Conocimiento

Inteligencia de negocio

Almacenes de datos

KPIs, Cuadros de mando,

Minería de Datos / Textos

Gestores de documentos

Gestión de Taxonomías

Motores de búsquedas

…

¿En que consiste la Gestión del Conocimiento?

Gestion del Conocimiento

SharePoint 2010


Digitalización del conocimiento

Datos

Procesamiento,

Transformación y

Clasificación Información

Aprendizaje

Conocimiento

Interpretación Documentos

Usuario

Basado en Conocimiento previo (Knowledge-based System)

Usuario Experto proporciona información al sistema

Reglas, Diccionarios, Ontologías, Taxonomías, Tesauros

Dependencia del Dominio y Lenguaje

Basado en Corpus (Machine Learning System)

Supervisado

Datos anotados para el entrenamiento por usuarios

No depende del dominio

No Supervisado

Sin datos anotados

El sistema obtiene patrones, auto-clasificación, …

Basado en Feedback de usuario (Feedback-based System)

El conocimiento lo otorga el usuario final mediante Feedback

DEMO!!!


Tipos de Aprendizaje

Forma manual de promover cierta URL para algunas palabras clave, totalmente independiente del ranking de resultados

Template, templates, plantilla, plantillas http://intranet.solidq.com/Marketing/...

Antes de la DEMO

Best Bets

DEMO Obtener conocimiento del usuario desde SharePoint

- Best Bets

Facilidad para captar el conocimiento del usuario

Revisión por un administrador

Finalmente, ese conocimiento sirve al resto de usuarios para incrementar su productividad

Existen muchas más posibilidades!!

Recapitulando la DEMO

Gestion del Conocimiento

Gestión del Cocimiento en SharePoint 2010



Posibilidades

SharePoint

Taxonomías

Clasificación,

Navegación

y Filtrado

Búsqueda

Empresarial

Gestión de

Contenido

Metadatos Administrados

Definición de taxonomías concretas orientadas al Dominio

Las define un experto

Permite Sinónimos

Permite Multi-idioma

Definición de Folksonomías

Las definen los usuarios

Interfaz de Gestión de Taxonomías muy usable

Nos propociona productividad IT


Taxonomías

Capacidad organizacional de SharePoint

Filtrado por columnas

Sitios, Subsitios, Páginas, Bibliotecas y Listas

Posibilidad de asignación de estas taxonomías para clasificación

Mejor navegabilidad entre información

Capacidad de filtrado

Tags, Enterprise Keywords Fácil clasificación


Clasificación, Navegación y Filtrado

DEMO Metadatos Administrados, Clasificación, Navegación y Filtrado en SharePoint 2010

Necesidad de un buen sistema para buscar y evidenciar conocimiento

¡Búsqueda Empresarial de SharePoint!

http://bit.ly/EnterpriseSearchSharePoint

Múltiples repositorios

Carpetas Compartidas, Servidores Web, Lotus Notes, Exchange, sitios de SharePoint, CRM, ERPs (como Dynamics AX), …

Respeta la seguridad de los documentos

Indexa y consulta gran variedad de tipos de documentos:

PDF, Word, PowerPoint, HTML, …

Combina información estructurada y desectructurada


Búsquedas



Algunas funcionalidades avanzadas: Refinamiento de búsquedas +

Extracción de entidades +

Búsqueda de personas +

Federación de búsqueda

Búsqueda basada en Contexto

Integración de Taxonomías en búsqueda



Refinamiento de Búsquedas Los empleados no tienen tiempo para perder el tiempo inspeccionando largos resultados de

búsquedas



Extracción de Entidades Identificacion automática de “Entidades” dentro de documentos no estructurados

Entidades

Personas

Empresas

Lugares

Fechas

Extracción basada en Diccionarios internos (Conocimiento)

Las entidades extraidas pueden servir para filtrar en las búsquedas



Búsqueda de personas y experticia



Aprendizaje Basado en Conocimiento previo

Tesauro (Query Expansion - Sinónimos)

Corrección de consultas (Did you mean this?)

Búsqueda fonética y de nickname

Extracción de entidades (personas, nombres, …, y diccionarios (FAST)

Aprendizaje Basado en Feedback de Usuario

Click Throught del Usuario

Sugerencias de Búsqueda

Búsquedas relacionadas

Demo de Best Bets


Clasificación de Funcionalidades de Búsqueda

dependiendo de cómo obtienen el Conocimiento

Mejorando la Búsqueda de SharePoint Integración Tesauro – Metadatos Administrados

Tesauro Expansión o Reemplazo de la Consulta

Usuario pone SharePoint

El sistema expande la consulta a: SharePoint, SPS, MOSS, …

Uso de Sinónimos

Opción 1. Construir una Ontología adaptada al dominio

Opción 2. Aprovecharse de los Metadatos Administrados


Búsquedas

DEMO Integración Tesauro – Metadatos Administrados

Para Administradores y Arquitectos

Columnas de listas: Poner como OBLIGATORIOS aquellos campos en las listas que aporten CONOCIMIENTO

Buena configuración de Búsqueda Empresarial

Considerar los Metadatos Administrados

Para Empleados

Cuando aprenda algo que le haya costado mucho sacar ¡Almacenarlo!

Blog personal, Blog Privado de la empresa, Wiki Privada, My Site, ..

Cuando subimos un documento o rellenamos formularios

Cuanta más información pongamos, mas conocimiento tendrá el sistema


Conclusiones y Buenas practicas

Si quieres disfrutar de las mejores sesiones de

nuestros mentores de España y Latino América,

ésta es tu oportunidad.

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