GESTION DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES (PAC)

GESTION DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES (PAC)

Procedimiento: SJA-PR-01

Versión: 06

SUBJEFATURA DE ABASTECIMIENTO

Elaborado por: Jesica Magali Pereyra Alejos Firma:

Cargo: Ejecutiva de la Subjefatura de Abastecimiento

Fecha:

Revisado por: Norvil Coronel Olano Firma:

Cargo: Jefe de la Oficina General de Administración y Finanzas

Fecha:

Revisado por: Irwing Aspajo Grandez Firma:

Cargo: Jefe de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto

Fecha:

PROCEDIMIENTO Código: SJA-PR-01

GESTION DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES (PAC) Versión: 06

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ÍNDICE

I. OBJETIVO ............................................................................................................................................ 3

II. ALCANCE ............................................................................................................................................. 3

III. BASE NORMATIVA .............................................................................................................................. 3

IV. REFERENCIAS ...................................................................................................................................... 3

V. DEFINICIONES ..................................................................................................................................... 3

VI. RESPONSABLES ................................................................................................................................... 5

VII. FLUJO DEL PROCESO ........................................................................................................................... 5

VIII. PROCESO RELACIONADO .................................................................................................................... 6

IX. ANEXOS ............................................................................................................................................ 20

X. CONTROL DE CAMBIOS .................................................................................................................... 21



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I. OBJETIVO

Establecer un procedimiento que, en el marco de la Ley de Contrataciones del Estado, permita a la Autoridad Nacional de Servicio Civil formular, aprobar, publicar y difundir de manera adecuada el instrumento de programación anual de contrataciones, así como realizar las modificaciones, ejecución, seguimiento y evaluación del Plan Anual de Contrataciones.

II. ALCANCE

El presente procedimiento aplica desde la formulación del Plan Anual de Contrataciones, su aprobación, publicación, ejecución, seguimiento y evaluación, incluyendo las modificaciones que resulten necesarias.

III. BASE NORMATIVA

3.1. Decreto Legislativo N° 1439, Decreto Legislativo del Sistema Nacional de Abastecimiento.

3.2. Decreto Supremo N° 217-2019-EF, Reglamento del Decreto Legislativo N° 1439, Decreto Legislativo del Sistema Nacional de Abastecimiento.

3.3. Decreto Legislativo Nº 1023, que crea la Autoridad Nacional del Servicio Civil, Rectora del Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos.

3.4. Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General.

3.5. Decreto Supremo N° 082-2019-EF, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del Estado.

3.6. Decreto Supremo N° 344-2018-EF, que aprueba el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y sus modificatorias.

3.7. Decreto Supremo Nº 062-2008-PCM, que aprueba el Reglamento de Organizaciones y Funciones de la Autoridad Nacional del Servicio Civil, y sus modificatorias.

3.8. Resolución N° 014-2019 OSCE/PRE, mediante la cual, se aprueba la Directiva N° 002-2019-OSCE/CD – Plan Anual de Contrataciones.

3.9. Directiva N° 001-2021-EF/54.01, “Directiva para la programación multianual de bienes, servicios y obras”.

3.10. Directiva: OPP-DI-01 “Lineamientos para la formulación de documentos de gestión interna de SERVIR”, aprobado mediante Resolución de Presidencia Ejecutiva N°00034-2020-SERVIR-PE.

IV. REFERENCIAS

N.A

V. DEFINICIONES

5.1. Especificaciones técnicas

Descripción de las características técnicas y/o requisitos funcionales del bien a ser contratado. Incluye las cantidades, calidades y las condiciones bajo las que deben ejecutarse las obligaciones.



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5.2. Modificación del Plan Anual de Contrataciones (PAC)

El Plan Anual de Contrataciones puede ser modificado en cualquier momento durante el año fiscal para incluir o excluir contrataciones, conforme a los lineamientos establecidos por el OSCE.

5.3. Plan Anual de Contrataciones (PAC)

Es el instrumento de gestión para planificar, ejecutar y evaluar las contrataciones, el cual se articula con el Plan Operativo Institucional y el Presupuesto Institucional de la entidad, el cual debe prever las contrataciones de bienes, servicios y obras a través de los procedimientos de selección (Licitaciones Públicas, Concursos Públicos, Adjudicaciones Simplificadas, Subasta Inversa Electrónica, Comparación de Precios, Selección de Consultores Individuales, Contrataciones Directas), a ser convocadas en el año en curso.

5.4. Plan Operativo Institucional (P0I)

Es el instrumento que permite establecer los objetivos de corto plazo y programa las metas operativas de cada una de las dependencias de la entidad pública, según las prioridades institucionales establecidas en el Plan Estratégico Institucional (PEI), siendo su finalidad priorizar, organizar y programar acciones de corto plazo de todas las dependencias de la entidad pública.

5.5. Presupuesto Institucional de Apertura (PIA)

Es el instrumento que refleja financieramente el POI, en tanto considera los recursos -ingresos y gastos- que serán destinados para la consecución del "plan de trabajo" definido en el POI inicialmente para el año fiscal.

5.6. Proveedor

Persona natural o jurídica que vende o arrienda bienes presta servicios en general, consultoría en general, consultoría de obra o ejecuta obra.

5.7. Requerimiento de compra y/o servicio

Conjunto de documentos tales como: pedido de servicio o pedido compra, términos de referencia o especificaciones técnicas y memorando o proveído según corresponda, mediante los cuales se solicita la contratación.

5.8. Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado-SEACE

Sistema que permite el intercambio de información y difusión sobre las contrataciones del Estado, así como la realización de transacciones electrónicas.

5.9. Sistema Integrado de Administración Financiera-SIAF

Herramienta informática para la ejecución financiera que permite el registro presupuestario, financiero y contable de Unidad Ejecutora.



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5.10. Sistema Informático de Gestión Administrativo-SIGA

Herramienta informática que permite registrar, controlar, elaborar, revisar y emitir información sobre adquisiciones de bienes y/o contratación de servicios.

5.11. Términos de referencia

Descripción de las características técnicas y las condiciones en que se ejecuta la contratación de servicios en general, consultoría en general y consultoría de obra. En el caso de consultoría, la descripción además incluye los objetivos, las metas o resultados y la extensión del trabajo que se encomienda (actividades), así como suministrar información básica, con el objeto de facilitar a los proveedores de consultoría la preparación de sus ofertas.

VI. RESPONSABLES

6.1 El Jefe de la OGAF es el responsable de asegurar el cumplimiento del presente procedimiento.

6.2 El Ejecutivo de SJA, Especialista de Contrataciones o quien haga sus veces, áreas usuarias y todo el personal involucrado en el proceso debe cumplir lo establecido en el presente procedimiento.

VII. FLUJO DEL PROCESO

PROVEEDOR ENTRADA

- Órganos y unidades orgánicas. - Proyecto del POI. - Cuadro de Necesidades de los órganos y unidades

orgánicas de SERVIR.

PROCESOS



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SALIDA PERSONA

- PAC. - Evaluación trimestral del PAC. - Informe anual de evaluación del PAC.

- Órganos y unidades orgánicas.

VIII. PROCESO RELACIONADO 8.1 Formulación del Plan Anual de Contrataciones

8.1.1 Flujograma Formulación del Plan Anual de Contrataciones



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8.1.2 Descripción Formulación del Plan Anual de Contrataciones

ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

1. Solicitar necesidades de las áreas usuarias

Ejecutivo de la SJA/Jefe de OGAF

A partir del cuadro multianual de necesidades se elabora el PAC, el cual es un instrumento de gestión utilizado para planificar, ejecutar y evaluar las contrataciones del estado. El inicio de la formulación del PAC se dará con las áreas usuarias, quienes estimarán y cuantificarán sus necesidades de bienes y servicios en función a sus actividades previstas en el proyecto de POI y el monto de la asignación presupuestaria total, prevista en el siguiente año fiscal otorgada por la OPP. Para ello el Jefe de OGAF solicita a todas las áreas usuarias la remisión del Reporte de cuadro de necesidades de bienes y servicios de la programación multianual, que previamente deben ser registradas en el Sistema de Gestión Administrativa-SIGA, indicando un plazo máximo para la entrega de la información. Adjunto a la solicitud de información se envía el instructivo para elaborar el cuadro de necesidades. Producto: - Solicitud de necesidades a las áreas usuarias.

2. Remitir reporte de cuadro de necesidades

Áreas Usuarias (Órganos y Unidades Orgánicas)

Las áreas usuarias programan, sus requerimientos de bienes, servicios en general, consultorías y obras, para cumplir los objetivos y resultados que se buscan alcanzar, sobre la base del proyecto de Plan Operativo Institucional respectivo, adjuntando, para tal efecto, una descripción general de lo que se va a contratar. Producto: - Reporte de Cuadro de Necesidades de la

programación multianual.

3. Recibir y derivar reporte de cuadro de necesidades

Jefe de OGAF Recepciona el Reporte de cuadro de necesidades de la programación multianual y lo deriva a la Subjefatura de Abastecimiento.

Producto: - Reporte de Cuadro de Necesidades de la

programación multianual remitido por las áreas usuarias.

4. Derivar reporte de cuadro de necesidades

Ejecutivo de la SJA Deriva al Especialista en Planificación y Programación de Compras o quien haga sus veces para su consolidación. Producto: Reporte de Cuadro de Necesidades de la programación multianual remitido por las áreas



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usuarias.

5. Consolidar requerimiento de necesidades

Especialista en Planificación y

Programación de Compras o quien haga sus veces

Especialista en Planificación y Programación de Compras o quien haga sus veces, para su revisión y consolidación de los requerimientos recibidos por cada área usuaria de la entidad en base al cuadro de necesidades de la programación multianual y los registra en el Cuadro de consolidación de la programación multianual. Producto: - Cuadro de consolidación de necesidades de la

programación multianual.

6. Cuantificar necesidades

Especialista de Contrataciones

Las necesidades de bienes y servicios de carácter permanente, cuya provisión se requiere de manera continua o periódica, se programarán por periodos no menores a un año, pudiéndose emplear para la cuantificación de las necesidades: - Método del consumo histórico. - Datos logísticos. - Estadísticas correspondientes a periodos anuales

anteriores.

El especialista de contrataciones elabora el informe de cuantificación de necesidades y determina el tipo de procedimiento de selección y lo remite al Especialista en Planificación y Programación de Compras o quien haga sus veces para que formule el proyecto del PAC.

Producto: - Acervo documentario de la cuantificación de

necesidades. - Informe de cuantificación de necesidades.

7. Elaborar proyecto del PAC



Elabora el proyecto de PAC y el informe emitido por la Subjefatura de Abastecimiento quien lo deriva a la OGAF.

Nota: El jefe de OGAF toma conocimiento y devuelve a la SJA para su gestión correspondiente.

Producto: - Informe y Proyecto de PAC.

8. Comparar proyecto de PAC vs PIA


Programación de Compras o quien haga sus veces /

Ejecutivo de la SJA

Especialista en Planificación y Programación de Compras o quien haga sus veces; realiza la comparación del proyecto de PAC versus la disponibilidad presupuestal aprobada en el PIA, la misma que es revisada por el Ejecutivo de la SJA; en caso de existir diferencias, solicita a las áreas usuarias las modificaciones correspondientes.

Producto: - Informe de la SJA a OGAF que compara el resultado

del proyecto de PAC versus la disponibilidad



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presupuestal aprobada en el PIA. ¿El proyecto de PAC supera al PIA? Si. Continúa en la siguiente actividad. No. Continúa en la actividad 12.

9. Determinar la priorización y ajuste de necesidades

Ejecutivo de la SJA Determina qué áreas usuarias requieren priorizar y ajustar sus necesidades en base a su presupuesto aprobado; y le adjunta el informe emitido de la actividad anterior. Luego envía el documento al Jefe de la OGAF para que lo derive a las áreas usuarias.

Producto: - Informe de situación del proyecto de PAC.

10. Solicitar priorización y ajuste de necesidades a las áreas usuarias

Jefe de OGAF El Jefe de OGAF solicita a las áreas usuarias la priorización y ajuste de sus necesidades a través del Reporte de cuadro de necesidades, que previamente deben ser registradas en el Sistema de Gestión Administrativa-SIGA, indicando un plazo máximo para la entrega de la información. Producto: - Solicitud de información a las áreas usuarias para

su priorización y ajuste de necesidades en base al PIA aprobado.

11. Remitir reporte de priorización y ajuste de cuadro de necesidades

Áreas Usuarias (Órganos y Unidades Orgánicas)

Las áreas usuarias en función al presupuesto aprobado en el PIA priorizan y ajustan la programación de sus requerimientos de bienes, servicios en general, consultorías y obras, para cumplir los objetivos y resultados que se buscan alcanzar. Producto: - Reporte de priorización y ajuste de cuadro de

necesidades de priorización de acuerdo a la programación multianual.

12. Recibir reporte de priorización y ajuste de cuadro de necesidades

Jefe de OGAF Recepciona el reporte priorizado y ajustado del cuadro de necesidades de la programación multianual y lo deriva a la Sub Jefatura de Abastecimiento. Producto: - Reporte de priorización y ajuste de cuadro de

necesidades de la programación multianual.

13. Derivar reporte de priorización y ajuste de cuadro de necesidades

Ejecutivo de la SJA Deriva al Especialista en Planificación y Programación de Compras o quien haga sus veces para su consolidación. Producto: Reporte de priorización y ajuste de cuadro de necesidades de la programación multianual

14. Elaborar proyecto del PAC


Programación de Compras

Elabora el proyecto del PAC y el informe a ser remitido por el Ejecutivo de SJA a la OGAF



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o quien haga sus veces Producto: - Informe y proyecto de PAC.

15. Remitir proyecto de PAC a la OGAF

Ejecutivo de SJA Recibe el informe y proyecto del PAC el cual consolida las necesidades de las áreas usuarias en función del PIA, y adjunta proyecto de memorándum de la OGAF para solicitar disponibilidad y previsión presupuestaria, de ser el caso a la OPP. Producto: - Proyecto de Memorándum adjuntando informe de

SJA y proyecto de PAC (Anexo formato OSCE).

16. Solicitar marco presupuestal a la OPP

Jefe de OGAF Firma el proyecto de memorándum, la solicitud de disponibilidad y previsión presupuestaria, de ser el caso, el cual lo deriva a la OPP.

Producto: - Memorándum de solicitud de disponibilidad y

previsión presupuestaria a la OPP.

17. Recibir solicitud de marco presupuestal

Jefe de OPP Recibe los documentos generados de la actividad anterior y los deriva al Especialista en Presupuesto o quien haga sus veces, quien verifica el marco del presupuesto institucional aprobado. Producto: - Memorándum de solicitud de disponibilidad

presupuestaria y previsión presupuestaria recepcionada.

18. Evaluar respuesta de marco presupuestal

Especialista en Presupuesto o quien haga

sus veces

Elabora el proyecto de memorándum que confirma el marco presupuestal y alineación al P0I, adjuntando la disponibilidad presupuestaria y previsión presupuestaria, de ser el caso y lo remite al Jefe de OPP para su firma. Producto: - Proyecto de Memorándum de disponibilidad

presupuestaria y previsión presupuestaria aprobada.

19. Enviar memorando con la disponibilidad presupuestaria y previsión presupuestaria aprobada

Jefe de OPP Una vez firmado, se envía el memorándum al Jefe de OGAF. Producto: Memorándum de disponibilidad presupuestaria y previsión presupuestaria aprobada.

20. Recibir de OPP aprobación de marco presupuestal y solicita a OAJ elaborar informe legal y Resolución

Jefe de OGAF

Recibe el memorándum de OPP con la disponibilidad presupuestaria y previsión presupuestaria aprobada. Luego el jefe de OGAF, mediante memorándum a OAJ, solicita elaborar el informe legal y la resolución correspondiente para continuar con los trámites administrativos de aprobación del PAC, para tal



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efecto, OGAF remite todo el expediente completo (informes de OGAF y OPP) así como los anexos del PAC, para que sea elevado a GG. Producto: - Memorándum enviado al Jefe de OAJ adjuntando

todas las actuaciones realizadas.

21. Emitir informe legal y proyecto de Resolución a GG

Jefe de OAJ Revisa los documentos remitidos por el Jefe de OGAF y jefe de OPP. Emite y envía a la OGAF, SJA y OPP el informe legal y la resolución correspondiente para su visto bueno a través del Sistema de Gestión Documentaria – SGD. Producto: - Informe legal. - Proyecto de resolución que aprueba el PAC.

22. Visar documentos remitidos

Jefe de OGAF Ejecutivo de SJA y Jefe de OPP

Visa el proyecto de resolución. Producto: - Proyecto de resolución visado por OGAF, SJA y

OPP.

23. Aprobar resolución de PAC

Gerente General

Secretaria

Firma la resolución que aprueba el PAC. Luego, la secretaria deriva por el Sistema de Gestión Documentaria – SGD a la Oficina General de Administración y Finanzas y Subjefatura de Comunicaciones e Imagen Institucional, la resolución que aprueba el PAC para su publicación en el SEACE y en el portal institucional. Producto: - Resolución de Gerencia General que aprueba el

PAC.

24. Entregar a SJA Resolución que aprueba el PAC

Jefe de OGAF Entrega al Ejecutivo de SJA copia de resolución que aprueba el PAC. Producto: - Copia de resolución que aprueba el PAC entregado

al SJA

25. Derivar copia de Resolución que aprueba el PAC

Ejecutivo de SJA

Deriva al Especialista en Planificación y Programación de Compras o quien haga sus veces para la publicación en el SEACE, la Resolución de Gerencia General y anexo. Producto: Copia de resolución que aprueba el PAC entregado al SJA

26. Publicar en SEACE Especialista en Planificación y


Publica la resolución de Gerencia General que aprueba el PAC y anexo formato OSCE en el SEACE dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de su aprobación.



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Producto: - Resolución que aprueba el PAC y anexo formato

OSCE publicados en el SEACE.

27. Publicar PAC en el Portal Institucional

Subjefatura de Comunicaciones e Imagen

Institucional

La resolución de Gerencia General que aprueba el PAC de apertura y anexo formato OSCE se publican en el Portal Institucional dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de su aprobación. Producto: - Resolución que aprueba el PAC y anexo formato

OSCE publicados en el portal institucional.

8.2 Modificación del Plan Anual de Contrataciones

8.2.1 Flujograma Modificación del Plan Anual de Contrataciones



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8.2.2 Descripción Modificación del Plan Anual de Contrataciones


1. Elaborar requerimiento no programado en el PAC

Áreas Usuarias (Órganos y

Unidades Orgánicas)

El área usuaria es responsable de la adecuada formulación del requerimiento, que contiene la descripción objetiva y precisa de las características y/o requisitos funcionales relevantes para cumplir la finalidad pública en la contratación vinculados al POI. Una vez que se elabora se remite al Jefe de la OGAF. Producto: - Requerimiento de compra o de servicio emitido y

derivado.

2. Recepcionar y derivar requerimiento no programado en el PAC

Jefe de OGAF Recibe el requerimiento de bienes y/o servicios de las áreas usuarias y lo deriva al Ejecutivo de SJA, quien a su vez asigna los requerimientos a los Especialistas en Contrataciones para que realicen la indagación de mercado. Producto: - Requerimiento de compra o de servicio recepcionado y

derivado.

3. Revisar requerimiento remitido por área usuaria

Ejecutivo de la SJA

/Especialista en Contrataciones o quien haga sus

veces

Revisa el requerimiento remitido por el área usuaria verificando que se cumpla con la finalidad pública, alineamiento al POI, meta y especifica de gasto. ¿Requerimiento conforme? Si. Realiza la indagación de mercado. Continúa en la actividad 5. No. Se devuelve el requerimiento al área usuaria, para que subsane las observaciones. Continúa en la actividad 1. Producto: - Requerimiento de compra o de servicio revisado.

4. Subsanar requerimiento observado

Áreas Usuarias (Órganos y

Unidades Orgánicas)

Remite requerimiento de compra o de servicio debidamente subsanado al especialista en contrataciones o quien haga sus veces. Producto: - Requerimiento de compra o de servicio subsanado.

5. Indagar en el mercado Especialista en contrataciones o quien haga sus

veces

Realiza la indagación en el mercado que consiste en solicitar cotizaciones a proveedores, verificar en SEACE precios históricos y procedimientos similares y otros de ser el caso con la finalidad de determinar el valor estimado. ¿El valor estimado supera las 8 UIT? No. Se realiza a través de la Directiva: “Lineamientos que regulan las adjudicaciones iguales o inferiores a 8UIT” Si. Continúa con la actividad 6.



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Producto: - Acervo documentario del estudio de mercado. - Informe de indagación de mercado y recomienda la

inclusión al PAC.

6. Aprobar informe de indagación de Mercado

Ejecutivo de SJA Recibe, revisa y aprueba el informe de indagación de mercado. Producto: - Informe de indagación de mercado aprobado.

7. Solicitar Certificación de Crédito Presupuestario y Previsión presupuestaria de ser el caso

Jefe de OGAF/ Ejecutivo de la SJA /


Programación de Compras o quien

haga sus veces

Consolida los informes de indagación de Mercado y solicita Certificación de Crédito Presupuestal y previsión presupuestaria, de ser el caso. Luego envía el documento al Ejecutivo de SJA, quien a su vez lo eleva al Jefe de la OGAF para que lo derive a la OPP.

Producto: - Solicitud de Certificación de Crédito Presupuestario y/o

Previsión presupuestaria de ser el caso

8. Recibir solicitud de Certificación de Crédito Presupuestario y Previsión presupuestaria de ser el caso

Jefe de OPP Recibe los documentos generados de la actividad anterior y los deriva al Especialista en Presupuesto o quien haga sus veces, quien verifica el marco presupuestal y emite el Certificación de Crédito Presupuestario y Previsión presupuestaria de ser el caso. Producto: - Memorándum de Certificación de Crédito

Presupuestario y Previsión presupuestaria recepcionada

9. Evaluar respuesta de Certificación de Crédito Presupuestario y Previsión presupuestaria de ser el caso

Especialista en Presupuesto o quien

haga sus veces

Elabora el proyecto de memorándum que confirma el marco presupuestal y alineación al P0I, adjuntando la certificación de crédito presupuestario y previsión presupuestaria, de ser el caso y lo remite al Jefe de OPP para su firma. Una vez firmado, se envía el memorándum al Jefe de OGAF. Producto: - Memorándum adjuntando certificado de crédito

presupuestario y previsión presupuestaria aprobada, según corresponda.

10. Derivar el Memorándum de certificado de crédito presupuestario y previsión presupuestaria aprobada

Jefe de OPP Deriva al jefe de la OGAF memorándum adjuntando certificado de crédito presupuestario y previsión presupuestaria aprobada. Producto: Memorándum adjuntando certificado de crédito presupuestario y previsión presupuestaria aprobada.



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11. Recibir de OPP la Certificación de Crédito Presupuestario y Previsión presupuestaria aprobadas.

Jefe de OGAF

Recibe el memorándum de OPP con la Certificación de Crédito Presupuestario y Previsión presupuestaria aprobada. Luego el jefe de OGAF, deriva al Ejecutivo de SJA, para la modificación del PAC correspondiente. Producto: - Memorándum o proveído adjuntando Certificación de

Crédito Presupuestario y Previsión presupuestaria aprobada.

12. Remitir Informe de PAC a la OGAF

Ejecutivo de la SJA /Especialista en Planificación y


haga sus veces

Elabora el informe de modificación del PAC que contiene los actos preparatorios realizados de los procedimientos de selección a incluir y adjunta anexo de PAC de acuerdo al Formato OSCE, y lo remite al Ejecutivo de SJA para su firma. Una vez firmado se envía el Informe al jefe de la OGAF. Producto: - Informe de modificacion al PAC y Anexo formato OSCE. - Proyecto de Resolución del PAC.

13. Recibir informe de PAC y deriva el proyecto de Resolución de modificación de PAC.

Jefe de OGAF Recibe el informe de modificación y proyecto de la Resolución del PAC. Luego el jefe de OGAF, deriva a la OAJ el proyecto de resolución adjuntando los documentos que sustentan la modificación del PAC. Producto: - Memorandum que remite Proyecto de resolución y

anexo que aprueba la modificación al PAC.

14. Emitir informe legal a OGAF

Jefe de OAJ Revisa los documentos que sustentan la modificacion del PAC y mediante informe legal, se pronuncia sobre la legalidad de los actos administrativos que han sido remitidos para su revisión, el cual es remitido a la OGAF para continuar con los trámites administrativos de aprobación de la modificación del PAC. Producto: - Informe legal.

15. Visar resolución Ejecutivo de SJA Jefe de OPP

Jefe de OGAF deriva la resolución al Jefe de OPP y Ejecutivo de SJA, para su visto bueno. Visan la resolución remitida. Producto: - Proyecto de resolución visado.



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16. Aprobar resolución de modificacion del PAC

Jefe de OGAF

Secretaria

Por delegación de facultades la OGAF firma la resolución que aprueba la modificación del PAC. Luego, la secretaria deriva a la Subjefatura de Comunicaciones e Imagen Institucional la resolución que aprueba la modificación del PAC para su publicación en el portal institucional. Producto: - Resolución de OGAF que aprueba la modificacion del

PAC.

17. Entregar a SJA Resolución que aprueba la modificacion del PAC

Jefe de OGAF Entrega al Ejecutivo de la SJA la copia de resolución que aprueba la modificación del PAC. Producto: - Copia de resolución que aprueba la modificación del PAC

entregado a la SJA

18. Recibir y derivar la copia de resolución que aprueba la modificación del PAC

Ejecutivo de la SJA Deriva la copia de resolución que aprueba la modificación del PAC al Especialista en Planificación y Programación de Compras o quien haga sus veces para la publicación en el SEACE. Producto: Copia de resolución que aprueba la modificación del PAC entregado a la SJA

19. Publicar en SEACE Especialista en Planificación y


haga sus veces

Publica la resolución de la Oficina General de Administración y Finanzas que aprueba la modificación del PAC y anexo formato OSCE en el SEACE dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de su aprobación. Producto: - Resolución que aprueba la modificación del PAC y anexo

formato OSCE publicados en el SEACE.

20. Publicar PAC en el Portal Institucional

Subjefatura de Comunicaciones e

Imagen Institucional

La resolución de Oficina General de Administración y Finanzas que aprueba la modificación del PAC y anexo formato OSCE se publican en el Portal Institucional dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de su aprobación. Producto: - Resolución que aprueba la modificación del PAC y anexo

formato OSCE publicados en el portal institucional.



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8.3 Seguimiento del Plan Anual de Contrataciones

8.3.1 Flujograma Seguimiento del Plan Anual de Contrataciones



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8.3.2 Descripción Seguimiento del Plan Anual de Contrataciones


1. Elaborar proyecto de informe trimestral



haga sus veces

Analiza la información del SEACE relacionada a la ejecución de procedimientos de selección programados en el PAC y elabora proyecto de informe trimestral en el cual se incluye el nivel de cumplimiento del PAC y las recomendaciones. Luego es derivado al Ejecutivo de SJA.

Producto: - Proyecto de Informe de seguimiento del PAC.

2. Revisar y suscribir informe trimestral

Ejecutivo de SJA Recibe, evalúa y suscribe el informe dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores a la culminación de cada trimestre dirigido al Jefe de OGAF, en el que se verifica el nivel de cumplimiento del PAC al cierre del trimestre anterior.

Producto: - Informe de seguimiento del PAC.

3. Evaluar informe trimestral

Jefe de OGAF Verifica el nivel de cumplimiento del PAC al cierre del trimestre anterior y dispone al Ejecutivo de SJA implementar las recomendaciones que correspondan.

Producto: - Informe de seguimiento del PAC derivado al Ejecutivo de

Abastecimiento.

4. Comunicar las recomendaciones

Ejecutivo de SJA Recibe de la OGAF y deriva al Especialista en Planificación y Programación de Compras o quien haga sus veces para la elaboración del memorándum a las áreas usuarias.

Producto: - Proyecto de memorándums a las áreas usuarias

solicitando la implementación de las recomendaciones en el marco de su competencia, de ser el caso.

5. Implementar las recomendaciones

Áreas Usuarias (Órganos y Unidades

Orgánicas)

Implementan y comunican las recomendaciones remitidas por la OGAF.

Producto: - Memorándum que comunica la implementación de las

recomendaciones, de ser el caso.

6. Recibir recomendaciones implementadas según áreas usuarias

Jefe de OGAF Recibe de las áreas usuarias las recomendaciones implementadas y lo deriva al Ejecutivo de SJA para la evaluación correspondiente, de ser el caso. Producto: - Recomendaciones implementadas según áreas usuarias,

de ser el caso.

7. Evaluar recomendaciones remitidas por las áreas usuarias

Ejecutivo de SJA Recibe del Jefe de OGAF las recomendaciones de las áreas usuarias para la evaluación y emite informe sobre el nivel de cumplimiento, de ser el caso.

Producto: - Respuesta de áreas usuarias, de ser el caso.



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8.4 Evaluación del Plan Anual de Contrataciones

8.4.1 Flujograma Evaluación del Plan Anual de Contrataciones



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8.4.2 Descripción Evaluación del Plan Anual de Contrataciones


1. Proyectar informe de evaluación



haga sus veces

Elabora informe anual de la evaluación del PAC, de manera pormenorizada sobre el proceso de planificación, formulación, aprobación y; principalmente, sobre la ejecución del PAC, con una descripción y comentario de las actividades de los servidores, funcionarios y áreas usuarias encargadas de su cumplimiento. El informe, una vez terminado, se remite al Ejecutivo de SJA para que lo valide. Producto: - Informe anual de evaluación del PAC.

2. Aprobar informe Ejecutivo de SJA Recibe el informe anual y lo aprueba. Luego lo deriva al Jefe de la OGAF. Producto: - Informe de evaluación del PAC aprobado y derivado.

3. Enviar documentos a Gerencia General

Jefe de OGAF Recibe informe de la evaluación del PAC y suscribe memorándum dirigido a Gerencia General, ambos documentos son enviados a Gerencia General. Nota: Plazo para remitir evaluación del PAC a Gerencia General: a los 5 días posteriores al cierre del ejercicio fiscal anterior. Producto: - Informe de evaluación del PAC y memorándum suscrito.

4. Recibir documentos Gerencia General Recibe los documentos remitidos por OGAF y recomienda implementar acciones, de ser el caso. Producto: - Documento recibido.

IX. ANEXOS

No tiene anexos.



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X. CONTROL DE CAMBIOS

c TEXTO APROBADO EN LA

VERSIÓN ANTERIOR TEXTO ACTUALIZADO VERSIÓN FECHA RESPONSABLE

01 ---- Se ha agregado las actividades 8: Preparar resumen ejecutivo y 9: Revisar resumen ejecutivo.

05

21/12/2017 Coordinador en

Sistemas de Gestión

02

5. Definiciones y abreviaturas

VI. Definiciones Se agregó la definición “Requerimiento de compra y/o servicio”.

06 17/05/2021 Ejecutivo de la Subjefatura de Abastecimiento

6. Responsables VII. Responsables Se actualizaron las definiciones.

8. Desarrollo Subproceso de Formulación del PAC: Se desarrolla en 21 actividades.

VIII. Desarrollo Subproceso de Formulación del PAC: Se desarrolla en 23 actividades. Se actualizaron todas las actividades.

Subproceso de Modificación del PAC: Se desarrolla en 13 actividades.

Subproceso de Modificación del PAC: Se desarrolla en 6 actividades. Se actualizaron las actividades. 1, 2, 3, 4, 5 y 6. Desde esta actividad el procedimiento continúa en el Subproceso de Aprobación del PAC, desde la actividad 12 hasta la 23.

Subproceso de Seguimiento del PAC: Se desarrolla en 6 actividades. Las actividades 1, 2 y 3 hacen referencia a “informe bimestral”

Subproceso de Seguimiento del PAC: Se desarrolla en 7 actividades. Las actividades 1, 2 y 3 hacen referencia a “informe trimestral” Se actualizaron actividades 4, 5 y 6. Se agregó actividad 7.

Subproceso de Evaluación del PAC: Se desarrolla en 4 actividades. En cada actividad el producto es un “Registro”.

Subproceso de Evaluación del PAC: Se desarrolla en 4 actividades. Se actualizaron todas las actividades. Se cambió en cada actividad “Registro” por “Producto”.

GESTION DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES (PAC)

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