Gestión del portafolio de proyectos

GESTIÓN DEL PORTAFOLIO DE

PROYECTOS

Gestión de la Integración y del Alcance de los Proyectos Electromecánicos

Grupo Nº 04

- Cabrera Peralta, Cesar- Calvo Jara, Grover- Campos Mosquera, Héctor- Ferrari Galvez, Vanessa- Jara Barrientos, Edwin

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GESTIÓN DEL PORTAFOLIO DE PROYECTOS

1. Introducción2. Objetivos3. Definiciones4. Selección del Portafolio de

Proyectos5. Estándar de Gestión de Portafolios6. Herramientas de Portafolios7. Manejo de Riesgos en Portafolios8. Aplicación Práctica9. Conclusiones

Facultad de Ingeniería Mecánica - UNI CARELEC - MINEM

CONTENIDO

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En los últimos años, la difusión y aplicación de la gestión de proyectos como disciplina, ha tenido una fuerte expansión entre las industrias de nuestro medio. Hoy, las organizaciones comprenden la necesidad de gestionar sus operaciones a través de programas (conjunto de proyectos) o proyectos que tienen como fin mejorar la eficiencia y efectividad organizativa y el aumento del valor y la calidad de sus productos y procesos. Estudios recientes indican que con prácticas en Gestión de Portafolio, las empresas han logrado – De 10-25% de reducción de costos, liberando capital para nuevas inversiones.– De 5-40% de incremento en retornos (IRR, NPV, EBIT) con el mismo presupuesto. – De 5-15% de mejoras en la utilización de los recursos.

Introducción


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•Que los objetivos de los proyectos seleccionados estén alineados con los objetivos y la estrategia corporativa de corto, mediano y largo plazo.•Que los proyectos seleccionados son los adecuados a la situación económica y financiera de la empresa.•Que los proyectos seleccionados son los más convenientes en términos de riesgo.•Que los proyectos seleccionados generan la mayor sinergia entre si, potenciando los beneficios de su selección como subgrupo

Objetivos


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¿ Que es un Portafolio?Técnica usada para explorar oportunidades de inversión (de capital) con el objetivo de sensibilizar esas oportunidades para maximizar el valor de la inversión.Un portafolio debe reflejar la intención y dirección estratégica de una organización o individuo (es donde se identifican las prioridades , se toman las decisiones de inversión y se asignan los recursos.

Definiciones


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¿ Que es un Portafolio de Proyectos?Es una colección de proyectos/programas y otro tipo de labor el cual es agrupado para facilitar el manejo efectivo del trabajo orientado a conseguir las metas estratégicas de negocio.Un portafolio de proyectos debe contestar lo siguiente:– ¿Cuáles son los mejores proyectos para implementar tomandoen cuenta un presupuesto y las capacidades organizacionales?– ¿Se está obteniendo lo mejor de nuestro potencial portafolio deproyectos?

Definiciones


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Estructura simple de la Jerarquía en un Portafolio de Proyectos

Definiciones


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¿ Que es la Gestión de Portafolio?Es el manejo centralizado de uno o más portafolios y envuelve la identificación, priorización, autorización, gestión y control de proyectos, programas y otros trabajos relacionados, para alcanzar las metas estratégicas de negocio.– Es una herramienta de soporte a la toma de decisiones usadopor los ejecutivos para balancear de forma continua los riesgos ybeneficios de un portafolio.– El portafolio debe proveer claridad en las variables y métricasque se usarán para la evaluación del mismo.

Definiciones


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La diferencia entre gestionar el portafolio de proyectos y no hacerlo, o la diferencia entre gestionar los proyectos y no hacerlo, indica el grado de “madurez” de la empresa. Este concepto, conocido como “Project Management Maturity” o madurez en gestión de proyectos sugiere que las organizaciones, al igual que los individuos, detentan “grados de madurez” que las hacen más o menos competentes en términos de eficiencia y efectividad.

Definiciones


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La madurez organizativa en gestión de proyectos se evalúa en cinco diferentes niveles.1- Empresa desorganizada: Es aquella en la que no existen procesos ni métodos, la gestión de proyectos es accidentada y los resultados de los mismos son impredecibles.2- Empresa de organización abreviada: Aquella organización donde existen algunos procesos, pero la gestión es inconsistente y los resultados son irrepetibles.3- Empresa organizada: Existen procesos y procedimientos estandarizados para la gestión de los proyectos y los resultados de los mismos son predecibles y repetibles.4- Empresa gestionada: Existen procesos para controlar y medir el rendimiento de los proyectos, y los resultados se alinean con los objetivos trazados. Además, los proyectos ejecutados son seleccionados utilizando un procedimiento de selección de proyectos. 5- Empresa adaptativa: Los procesos, la metodología y los procedimientos se revisan y mejoran continuamente. La estructura organizativa se adapta y responde a los cambios del mercado o las exigencias de los clientes.

Definiciones


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La selección de proyectos es un proceso en el cual se analiza cuales proyectos ejecutar con la mira puesta en el cumplimiento de los objetivos y metas corporativos. La misión, visión y valores corporativos son el “norte absoluto” de toda empresa, para tal efecto se establece el siguiente procedimiento de selección:1.- Recabar y organizar información de cada proyecto en lo que refiere a costo y beneficios, sean estos tangibles o intangibles, e información referida a la cantidad y tipo de recursos necesarios para llevar adelante el mismo.

Selección del Portafolio de Proyectos


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2.- Identificar los proyectos por categorías: Los proyectos se pueden agrupar en las siguientes categorías.a) Proyectos derivativos: Son aquellos que

intentan implementar cambios moderados en prcesos y productos.

b) Proyectos de plataforma: Consiste en la innovación del producto y proceso que podría constituir la plataforma de despegue para una serie de productos.



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a) Proyectos de Brecha (Breack through projects): Estos proyectos implican cambios significativos en procesos y productos y usualmente se relacionan con la aparición de nuevas tecnologías.

b) Proyectos de I&D (Investigación y Desarrollo): Esta categoría abarca aquellos proyectos que podríamos calificar como “emprendimientos visionarios” orientados generalmente al descubrimiento de nuevas tecnologías, el uso de tecnología existente en forma diferente, o la adquisición de nuevos conocimientos

3.- Establecer un sistema de «filtros» sucesivos basados en criterios de eliminación .



14 Estándar de Gestión de Portafolios


15 Estándar de Gestión de Portafolios


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Una herramienta utilizada en la gestión de portafolios de proyectos es «Project Portfolio Process» (PPP).Un PPP no solo es útil en las etapas de iniciación y planificación, también es útil durante el ciclo completo de gestión de proyectos ya que genera y documenta información que podría ser utilizada durante las etapas de ejecución y control/seguimiento.Los siguientes pasos son solo una sugerencia y cada organización debería diseñar su PPP y adaptarlo a su estilo de gestión y a los procedimientos existentes:

Herramientas de Portafolios de Proyectos


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Primer Paso: Institucionalizar un «concejo de proyectos» (Project Council), el propósito principal de un concejo de proyectos es el de establecer la dirección estratégica de todos los proyectos llevados adelante por la organización.Segundo Paso: Establecer criterios de selección y priorización de proyectos.Tercer Paso: Depurar el listado de proyectos utilizando los criterios de selección.Cuarto Paso: Seleccionar los proyectos a financiar.Quinto Paso: Implementar el PPP, para implementar el PPP se tiene que hacer conocer los resultados del proceso.Sexto Paso: Revisarlo y mejorarlo.



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Microsoft lanzó al mercado su solución de Project and Portfolio Management (PPM) titulada Microsoft Enterprise Project Management (EPM) la cual permite la administración centralizada de proyectos. Los elementos que componen ésta solución son los siguientes:

- Microsoft Office Project Professional. Es la herramienta usada por el Administrador de Proyectos para definir y secuenciar actividades y tareas, asignar tiempos, recursos y costos, etc.

- Microsoft Office Project Server. Es un servidor que provee un repositorio centralizado para proyectos, recursos, calendarios organizacionales, etc.



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- Microsoft Office Project Web Access . Es una interfaz web para que usuarios con perfiles diferentes (ejecutivos, administradores de proyectos, equipo de trabajo, etc.) puedan interactuar, ver y actualizar la información correspondiente a su actividad, compartir documentos, administrar riesgos, etc.

- Integración con Microsoft SharePoint para administración de riesgos, interacción entre miembros del equipo de trabajo, compartir documentos, listas de discusión, directorio de contactos, calendario de eventos, etc.



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El manejo de riesgo del portafolio de proyectos tiene los mismos elementos del manejo de riesgo de un proyecto o un programa. Estos son: identificar, cualificar, cuantificar y responder a los riesgos. También a este nivel se identifica cuales niveles de riesgos son aceptables para la organización.

El enfoque en la gerencia de proyectos es identificar y manejar los riesgos que pueden llevar a la cancelación del proyecto.

El enfoque en el manejo del portafolio es identificar y manejar los riesgos que pueden llevar a la organización a crear mala voluntad dentro de la comunidad. También se necesita velar por el efecto e impacto a nivel empresarial.

Manejo de Riesgos en Portafolios


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El manejo del portafolio de proyectos tiene unas guías que maneja su implementación. Esto es el manejo de riesgos y gobernanza. El fin último es cumplir con las estrategias de la organización a la vez que se mantiene la armonía con los interesados en las diferentes iniciativas y la responsabilidad con la comunidad en general.

Manejo de Riesgos en Portafolios


22 Aplicación Práctica


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• La tendencia a incorporar prácticas de gestión de portafolios.

• La Gestión de Portafolios proporciona métricas, adicionales a las financieras, para la buena dirección del negocio.

• La gestión del portafolio brinda a la empresa la habilidad de ajustar y realinear sus presupuestos con las necesidades del negocio más de una vez al año

• Ayuda a entender los conceptos y la relación entre valor, costo y prácticas de operaciones en marcha

• El manejo efectivo de un portafolio de proyecto requiere de herramientas automatizadas

Conclusiones


24 Preguntas y Respuestas


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¡Muchas Gracias por su Atención!


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