Gestión del tiempo

GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

PLAN DE GESTIÓN DEL TIEMPOIncluye los procesos requeridos para la administración del

proyecto a tiempo

Gestión del Tiempo

Definir las Actividades

Secuenciar las

Actividades

Estimar los Recursos de

las Actividades

Estimar la duración de

las Actividades

Desarrollar el Cronograma

Controlar el Cronograma

OBJETIVOSEl objetivo fundamental de la Gestión del Tiempo es: Asegurar la finalización del proyecto a tiempo,

logrando el alcance del proyecto, en tiempo costes y calidad requerida por el cliente, sin rebasar los riesgos inherentes del proyecto.

Además: Desarrollar y controlar el Cronograma

1. DEFINIR LAS ACTIVIDADES

Proyecto

Entregable 1

Paquete de trabajo 1.1

Paquete de trabajo 1.n

Entregable n

Paquete de trabajo n.1

Paquete de trabajo 2.n

Identificar acciones específicas

Entregables al nivel mas bajo

Linera base del Alcance

Factores Ambientales de la Empresa

Activos de los Procesos de la Organización

Definir Actividades

Definir las actividades: Entradas

DESCOMPOSICIÓN

Definir las actividades: Herramientas y Técnicas

Paquete de trabajo

Actividad 1

Actividad 2…

Actividad 3

PLANIFICACIÓN GRADUAL

DEBO DEFINIR TODAS LAS

ACTIVIDADES DE UNA VEZ ?


PLANTILLASJUICIO DE EXPERTOS


Lista de actividades.Atributos de la ActividadLista de Hitos

Definir las actividades: Salidas

CUAL ES LA RELACIÓN

LÓGICA ENTRE LAS

ACTIVIDADES ?

Secuenciar las actividades: Entradas

Gestión del tiempo

LISTA DE ACTIVIDADES

SECUENCIAR LAS ACTIVIDADES

ATRIBUTOS DE LA

ACTIVIDAD

ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE

LA ORGANIZACIÓN

LISTA HITOS

ENUNCIADO DEL

ALCANCE DEL

PROYECTO

Secuenciar las actividades: Entradas

METODO PDM

TIPO FITIPO II

Existen también

los tipos FF y IF

Secuenciar las actividades: Herramientas y Técnicas

LA MEJOR MANERA SEGÚN MI EXPERIENCIA

ES…

DEPENDENCIAS

OBLIGATORIAS

DEPENDENCIAS

DISCRECIONALES

DEPENDENCIASEXTERNAS

REALIZAR PRUEBAS

DE SOFTWA

RE

ENTREGAR

HARDWARE

DETERMINACION DE DEPENDENCIAS


COLOCARCIMIENTOS

SACAR DESMONTE

DE TERRENO

FI + 4

LEVANTARMUROS

COLOCARCIMIENTOS

FI - 6

APLICACIÓN DE ADELANTOS Y

RETRASOS


Diagramas de Red del Cronograma del Proyecto.

Actualizaciones a los documentos de Proyecto.

Secuenciar las actividades: Salidas

Consiste en estimar el tipo y las cantidades de material, personas, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada actividad.

3. ESTIMAR LOS RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES


las Actividades


Efectuar las Adquisiciones

Adquirir el Equipo del Proyecto


Estimar la Duración de

las Actividades

Planificar las Adquisiciones

Desarrollar el Plan de los Recursos Humanos

Documentos del Proyecto

Empresa / Organizació

n

• Calendario de Recursos

• Activos de los Procesos de la Organización

• Factores Ambientales de la Empresa

• Lista de Actividades• Atributos de la Actividad

• Estructura de Desglose de Recursos

• Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

• Requisitos de Recursos de la Actividad

Gestión del Tiempo del Proyecto

Juicio de Expertos.

Herramientas y Técnicas

Análisis de Alternativas.


Datos Publicados para Estimaciones. Estimación Ascendente. Software de Gestión de Proyectos.


Establecer aproximadamente la cantidad de periodos de trabajo necesarios para finalizar cada actividad con los recursos estimados.

4. ESTIMAR LA DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

Estimar la Duración de

las Actividades


Efectuar las Adquisiciones

Adquirir el Equipo del Proyecto



las Actividades

Identificar los Riesgos


Empresa / Organizació

n

• Calendario de Recursos

• Activos de los Procesos de la Organización

• Factores Ambientales de la Empresa

• Lista de Actividades• Atributos de la Actividad


• Estimados de la Duración de la Actividad

Gestión del Tiempo del Proyecto

• Requisitos de Recursos de la Actividad

Definir el Alcance

• Enunciado del Alcance del Proyecto

Estimación Análoga.


Estimación Paramétrica.


Estimación por Tres Valores.


Juicio de Expertos. Análisis de Reservas.


5. DESARROLLAR EL CRONOGRAMA Determina fechas de inicio

y fin para las actividades del proyecto.

Exige que se revisen y corrijan estimaciones de duración y de recursos, para crear una línea base.

Continúa a lo largo del proyecto a medida que el trabajo avanza, el plan de gestión cambia, y los eventos de riesgo ocurren, desaparecen, o emergen.

“Proceso que consiste en analizar el orden de las actividades, su duración, los requisitos de recursos y las restricciones para crear el cronograma del proyecto.”

ENTRADAS

DESARROLLO DEL

CRONOGRAMA

• Lista de Actividades.• Atributos de la Actividad.• Diagramas de Red del Cronograma del

Proyecto.• Requisitos de Recursos de las

Actividades.• Calendarios de Recursos.• Estimaciones de la Duración de la

Actividad.• Enunciado del Alcance del Proyecto

• Supuestos • Restricciones

• Factores Ambientales en la Empresa• Activos de los Procesos de la

Organización• Calendario del Proyecto

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS1. Análisis de la Red de Cronograma

Técnica utilizada para generar el cronograma del proyecto.Emplea diversas técnicas analíticas, tales como: Método de la Ruta Crítica Método de la Cadena Crítica Análisis “¿qué pasa si…?” Nivelación de Recursos

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS1. Método de la Ruta Crítica

Técnica de análisis de red del cronograma que utiliza el modelo de cronograma.

Calcula fechas teóricas de inicio y fin, temprano y tardío.

No considera limitaciones de recursos.

Su resultado no es necesariamente el cronograma del proyecto.

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS2. Método de la Cadena Crítica

Modifica cronograma del proyecto para contemplar los recursos limitados.

Agrega colchones de duración para mantener el enfoque en las duraciones de las actividades planificadas.

En lugar de gestionar la holgura total de los caminos de red, se centra en gestionar las duraciones de las actividades colchón, y los recursos aplicados a actividades del cronograma.

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS3. Método de la Cadena Crítica

Modifica cronograma del proyecto para contemplar los recursos limitados.

Agrega colchones de duración para mantener el enfoque en las duraciones de las actividades planificadas.

En lugar de gestionar la holgura total de los caminos de red, se centra en gestionar las duraciones de las actividades colchón, y los recursos aplicados a actividades del cronograma.

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS4. Nivelación de Recursos

Se aplica a un modelo de cronograma que ya ha sido analizado por medio del método del camino crítico.

Se usa para abordar situaciones en las que se dispone de recursos compartidos o críticos, necesarios sólo en ciertos momentos , o para mantener el uso de recursos en un nivel constante.

RECURSO: RAFAEL OLIVOS

0123456789

101112131415161718

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

DIAS

HO

RA

S

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS5. Análisis “¿Qué pasa si…?

• Se realizan análisis de la red del cronograma usando el modelo del cronograma, para calcular diferentes escenarios.

• Sus resultados se pueden usar para evaluar la viabilidad del cronograma en condiciones adversas, y preparar los planes de contingencia y respuesta.

• La simulación supone el cálculo de múltiples duraciones del proyecto con diferentes conjuntos de asunciones.

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS6. Comprensión del Cronograma

Acorta el cronograma del proyecto sin modificar el alcance del proyecto.• Intensificación (Crashing): analiza concesiones de

coste y cronograma.• Ejecución rápida (fast tracking): fases que

normalmente se harían secuenciales, se hacen en paralelo.

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS7. Herramienta de Planificación

• Se utilizan ampliamente para ayudar en el desarrollo del cronograma.

• Otros software pueden interactuar con éste para ejecutar funciones de otras áreas de conocimiento

• Automatizan el método del camino crítico y la nivelación de recursos.

Hay toda una variedad , por ejemplo:

• Microsoft Project• Primavera• Niku• Plan View• etc....

Hay toda una variedad , por ejemplo:

• Microsoft Project• Primavera• Niku• Plan View• etc....

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS8. Adelantos y Retrasos

• Se ajustan durante el análisis de la red del cronograma para desarrollar un cronograma viable de proyecto

SALIDASCronograma del Proyecto Se pueden usar los formatos:

o Diagramas de red.o Diagramas de barras.o Diagramas de hitos.

Datos del Modelo de Cronograma Datos de soporte:

o Hitos del cronograma.o Actividades del cronograma.o Atributos de la actividad.o Asunciones y restricciones.

Detalle de soporte frecuentemente suministrado:o Requisitos de recursos por

periodos.o Cronogramas alternativos.o Reservas para contingencia.

Requisitos de Recursos (Actualizaciones)

La nivelación de recursos puede tener un efecto significativo en las estimaciones preliminares de tipos y cantidades de recursos.

Atributos de la Actividad (Actualizaciones)

Se actualizan para incluir todos los requisitos de recursos revisados y cualquier otro cambio aprobado.

Línea Base del Cronograma

Es una versión determinada del cronograma del proyecto.Calendario del Proyecto (Actualizaciones)

Calendario de días laborables o turnos que establece las fechas en que se desarrollan las actividades del cronograma.

Registro de Riesgos

El registro de riesgos puede necesitar actualizarse para reflejar las oportunidades o las amenazas identificadas.

ACTUALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

DEL PROYECTO

DATOS DEL CRONOGRAMA

Requisitos de recursos

Registro de riesgos

Calendario

Cronograma alternativos

Histograma de recursos

Planificación de reservas para contingencias

6. CONTROL DEL CRONOGRAMA

Controlar el cronograma es: “El proceso por el que se da seguimiento al estado del proyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar cambios a la línea base del cronograma.” (Guía del PMBOK )

CONSISTE EN :

Determinar el estado actual del cronograma del proyecto.

Revisar los factores que originan cambios en el cronograma e influir en ellos.

Determinar el cambio del cronograma del proyecto para actualizar tal cronograma.

Gestionar dichos cambios aprobados previamente conforme van dándose.

• Plan para la Dirección del Proyecto.

• Cronograma del Proyecto.

• Información sobre el desempeño del trabajo.

• Activos de los procesos de la Organización

• Revisiones del Desempeño.• Análisis de Variación.• Software de Gestión de

Proyectos.• Nivelación de Recursos.• Análisis “¿Qué pasa si…..?”• Ajustes de Adelantos y

Retrasos.• Compresión del

Cronograma.• Herramientas de

Planificación

• Mediciones del Desempeño del Trabajo

• Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización

• Solicitudes de Cambio.• Actualizaciones al Plan

para la Dirección del proyecto


Entradas Herramientas y Técnicas Salidas

CONTROL DEL CRONOGRAMA

ENTRADAS

Plan para la Dirección del Proyecto.

Contiene:

Plan de Gestión del cronograma.

Línea Base del cronograma.

Determina cómo se gestionará y controlará el cronograma del proyecto.


La línea base del cronograma también conocida como el cronograma aprobado o el plan de tiempos previsto.

Proporciona la base para medir e informar el rendimiento.


ENTRADAS

Cronograma del Proyecto.

Se trata:

La versión mas reciente del cronograma del proyecto.

ENTRADAS

Información sobre el desempeño del trabajo.

Se trata:

Información sobre el avance del proyecto, tales como actividades que se han iniciado, finalizadas y en proceso.

ENTRADAS

Activos de los procesos de la Organización

Se Incluyen:

Herramientas de control.Métodos de seguimiento y

control.Políticas, procedimientos y

lineamientos existentes.

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

REVISIÓN Y DESEMPEÑO

• Permite medir, comparar y analizar el desempeño del cronograma

ANÁLISIS DE VARIACIÓN• Se utilizan para evaluar la causa y grado

de variación con relación a la línea base del cronograma.

• Realizar revisiones de rendimiento mediante el análisis formal de cómo esta marchando el proyecto

SV(Variación del Cronograma )= (EV – PV)

SPI(Índice del Avance del Cronograma) = (EV / PV)

• Se recomienda utilizar Ms Project, por que permite registrar lo planeado y lo ejecutado(Tiempo, Costo).

SOFTWARE DE GESTIÓN DE PROYECTOS

Otros Software:

NIVELACIÓN DE RECURSOS

• Optimizar los recursos para distribuir mas equitativamente el trabajo entre los recursos.

ANÁLISIS “¿QUÉ PASA SI..?”

• Continuar analizando “¿Qué pasa si…?” con el cronograma del proyecto para optimizar y realinear con el plan.

AJUSTES DE ADELANTOS Y RETRASOS

• Ajustar las partes futuras del proyecto para enfrentarse a los retrasos, en lugar de solicitar una extensión de tiempo.

SALIDAS

• Mediciones del Desempeño del Trabajo

• Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización

• Solicitudes de Cambio.• Actualizaciones al Plan

para la Dirección del proyecto


SALIDAS

Mediciones del Desempeño del

Trabajo

Decidir si la variación del cronograma requiere acciones correctivas

SALIDAS

Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización

• Acciones correctivas seleccionadas y la razón de su selección.

• Lecciones aprendidas procedentes del control de cronograma.

SALIDAS

Solicitudes de Cambio.

Tanto informes de variación , desempeño del cronograma, informes de avance y modificaciones del cronograma pueden dar como resultado de cambio a la línea base del cronograma.

SALIDAS

Actualizaciones al Plan para la Dirección del proyecto

Se actualizan :



Línea Base de costo.

SALIDAS

Actualizaciones a los


Se actualizan :

Datos del cronograma.Cronograma del Proyecto.

Muchas Gracias ...

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