Gestión del tiempo: técnicas para eliminar las distracciones

La correcta Gestión del tiempo es muy importante para poder lograr cualquier objetivo que tengamos en nuestras vidas, ya sea en el trabajo, en el estudio o en el hogar.

Sin embargo, existen muchas distracciones y actividades que van ocurriendo mientras trabajamos, estudiamos o hacemos los quehaceres domésticos. La clave está en saber en qué momento prestarles atención y cómo resolver rápidamente un problema ineludible. En esta nota te contaré más sobre las mejores técnicas para eliminar las distracciones y mejorar la Gestión del tiempo.

La gestión del tiempo: cuáles son las distracciones

Lo primero y principal es poder determinar cuáles son las distracciones que te rodean en una típica jornada. No todas tienen que ser algo tangible, ya que algunas sólo se encuentran en la mente. Las más comunes son:

Falta de estimulación e interés con las tareas fáciles: es probable que tardes más tiempo haciendo algo fácil que algo difícil, simplemente porque nuestro cerebro cree que no es necesaria demasiada atención y concentración.

Problemas individuales, familiares o sociales: las preocupaciones restan lugar en la mente para pensar en otras cosas.

Fatiga física: puede ser fruto de la mala alimentación, la falta de ejercicio, alguna enfermedad o deficiencia de vitaminas o proteínas.

Voluntad débil: causada por la permisividad de los jefes, lo ambientes relajados, donde se predique la “ley del menor esfuerzo”, etc.

Redes sociales, internet y teléfono: los más comunes en la vida cotidiana. Consumen muchas horas al día.

Excesivo trabajo: en cantidad y dificultad, pueden acarrear problemas no sólo en el puesto laboral sino también en el hogar.

Descansos prolongados: cuando se hace una pausa en el trabajo que se excede demasiado, por conversar con colegas, tomar café a cada rato, etc.

Mala distribución del tiempo: usar muchas horas para una misma tarea, desconcentrarse a menudo, no tener claros los objetivos.

La gestión del tiempo: técnicas para eliminar las distracciones

Una vez que hayas delimitado cuáles son las distracciones que están presentes cada día, es más sencillo eliminarlas, o al menos, comenzar a disminuirlas para lograr una buena gestión del tiempo.

Ante la falta de estimulación, si el propio empleo no otorga algo por lo que trabajar mejor, uno mismo se puede poner metas personales, que simplemente te hagan sentir mejor. Por ejemplo, establecer marcas para finalizar una tarea y tratar de mejorarla cada día.

Los problemas familiares son imposibles de eliminar, sobre todo si son graves (enfermedad, accidentes, falta de empleo, etc), pero pueden pasar a un segundo plano cuando se necesita estar concentrado en una tarea importante.

La fatiga física se soluciona comiendo más sano (frutas y verduras incluidas), haciendo un poco de ejercicio, descansando las horas necesarias, etc.

El uso de internet y de los descansos prolongados se puede eliminar determinando períodos para abrir el correo, tomar café o chequear el Facebook. Es importante no pasar el límite.

El excesivo trabajo y la mala administración del tiempo se pueden revertir si se está organizado y si se realizan primero las tareas

más importantes. Ten en cuenta estos consejos y podrás lograr una excelente gestión del tiempo.

Fuente: Dominatutiempo / Autor: Carlos Gallego

7 Consejos Para Ayudarte A Cumplir Un Objetivo Con Plazo

Sin importar cuánto te encanta tu trabajo, siempre habrá momentos de problemas que tendrás que motivarse a seguir, esto le sucede a todos de vez en cuando. Y también en tiempo lento te sientes desanimado. Sin embargo, una actitud demasiado relajada comienza a tener inconveniente cuando se avecina un plazo y tienes un proyecto para terminar.

Utilice estos siete consejos para ayudarte a cumplir con un plazo:

1. Ir despacio pero constante puedes ganar la carrera. Al menos que estés realizando un proyecto de última hora, es probable que hayas notificado adecuadamente sobre la fecha límite.

* Cuando divides un gran proyecto en pasos manejables, aumentara tus posibilidades de éxito en alcanzar el plazo. De hecho, si trabajas en su proyecto constantemente en vez de apresurarte a completarla en el último minuto, probablemente realizaras un trabajo de alta calidad que funcione bien antes de la fecha límite.

2. Crear objetivos mensurables. Trabajar hacia un plazo sin objetivos medibles es como tratar de perder 10 libras en un mes

sin verificar la escala. Crea metas diarias predefinidas que permiten recibir retroalimentación sobre tu progreso.

* Proporciónate más incentivos por tus propios esfuerzos por caer en una pequeña recompensa (como un capuchino) cada día alcanzare una meta. El incentivo puede darte el impulso extra de motivación que necesitas para mantener el ritmo para cumplir tus objetivos en la fecha límite.

3. Sobreestimar la línea de tiempo. Raramente se ejecuta un proyecto según el plan. Siempre hay imprevistos u obstáculos a superar. Si anticipas que necesitas tres días para completar un proyecto, dile a tu jefe o cliente que vas a necesitar cuatro o cinco días en su lugar.

* Si terminas el proyecto antes de la fecha límite citada, tu empleador o cliente probablemente apreciarán que hayas “pasado la milla extra” con el fin de entregarle el proyecto antes.

Seminario Online GRATIS: “Cómo Los Ricos, manejan su Tiempo”. Conoce los secretos de los Ricos para Manejar el Tiempo. Detalles para participar GRATIS AQUÍ

4. Responsabilizarte. Un fuerte sentido de responsabilidad es del 50% en la batalla del cumplimiento de plazos. Haz hecho un compromiso de convertir el material en una fecha determinada; es tu responsabilidad asegurarte que debes entregarla de acuerdo a la fecha límite. Cuando estés tentado a postergarlo, recuerda que puedes ser considerado poco fiable.

5. Ponte en los zapatos de tu cliente o empleador. Digamos que te casas y contratas una panadería para crear tu pastel de boda. ¿Si

la panadería declaró que tu pastel estaría en el sitio de la recepción a las 15:00, tu esperas que tu pastel estuviera en el tiempo acordado? Estás contando con ese pastel, y la llegada tarde puede arruinar tu día.

* De la misma manera, estás proporcionando un servicio que alguien estará contando con él. Dependiendo de la tarea, le costaría a tu empresa o cliente miles de dólares por no cumplir con la fecha límite.

6. Dejar las cosas a mitad. Si tiendes a postergar, hacer el trabajo solo por iniciar. Debes motivarte a moverte y mantenerte en movimiento. Y por lo general, cuanto más tienes que perder, encontrarás la motivación a cumplir el plazo.

* Dile a tu esposa que puede gastar cada centavo de tu salario en un par de zapato si no cumples con tu trabajo en la fecha límite acordada. Si pierdes, definitivamente aprenderás una lección valiosa.

7. Ofrece un descuento. En tu contrato, puedes incluir una cláusula para el cliente que será otorgado un descuento del 10% si el material es convertido después de la fecha límite acordada. Esto les dará tranquilidad a tus clientes, y te motivará a cumplir tus plazos.

Si eres es un empresario, contratista o empleado, tu sustento depende de tu capacidad para satisfacer eficientemente los plazos. Por lo tanto, aprende a colocar plazos a todos los trabajos ya que es un factor clave en el mantenimiento de una exitosa carrera.

Gracias,

Estrategias para la Administración del tiempo…

Existen muchos tips, métodos, técnicas,etc. para administrar el tiempo, y debemos intentarlas a fin de encontrar cual nos acomoda mas a nuestro estilo o incluso hacer una mezcla de algunos puntos de varias a fin de definir la propia.

Ya habíamos revisado la técnica de los 18 minutos y hoy les comparto algunas anotaciones de un articulo que plantea “14 formas de sacar tiempo donde no lo hay” o 13?. Espero que estas notas los animen sobre el tema y vean a mayor detalle el articulo en cuestión.

1.- Trázate periodos cortos de tiempo.

“mientras más tiempo decidas destinar para acabar determinada tarea, más tiempo consumirá esta tarea, pero si reduces conscientemente mediante una decisión el tiempo en que acabarás esa tarea podrás hacerte mas eficiente y terminarla más rápido que si te hubieras permitido hacerla en más tiempo.”

2.- Prueba trabajar por ciclos.

“Las personas nos volvemos más eficientes si trabajamos por ciclos porque evitamos que nuestro cuerpo acumule sobreesfuerzo, si tienes la posibilidad de trabajar desde casa prueba el trabajar por periodos de 45 minutos con 15 minutos de descanso o periodos de 2 horas con media hora de descanso para evitar sobreesfuerzo, tu mente se despejará, puedes relajarte,hacer ejercicio o cualquier cosa productiva que te despeje la mente para mantener tu rendimiento.”

3.- Un orden diferente de actividades te puede hacer más eficiente y eficaz.

“Ciertas formas de procesar la información y el ejecutar ciertas tareas en determinado ordene hará que seas más productivo y eficaz, hubo un tiempo en que para estudiar probé tres formas de procesar la información:

1.- Durante un tiempo primero leía una lección y al final hacía un cuadro sinóptico.

2.- Durante otro tiempo probé el realizar un cuadro sinóptico mientras leída una lección.

3.- Finalmente realizaba un cuadro sinóptico antes de leerme la lección y luego lo completaba mientras lo leía.

La tercera forma resulto ser mucho más eficiente que las otras dos, me permitía ver que cosas eran importantes como para que sean preguntadas en el examen…”

4.- Recuerda que una actividad agradable puede ser el descanso de otra no tan agradable.

Este punto en lo personal me recuerda lo que tratamos en el post:

¿Tiene usted la oportunidad de hacer lo que mejor sabe hacer cada día?

“Cuando estaba en la escuela quizá te hayas dado cuenta que el estudio de biología podía ser un descanso de estudiar matemáticas, igualmente, el estudio de filosofía (que me gustaba mucho) era el descanso de estudiar física y química.”

5.- Despiértate más temprano.

“Jack Canfield dice que una diferencia entre las personas que tienen rendimiento sobresaliente y las que no es que las que no lo tienen está en que las primeras han realizado más cosas importantes a la hora que los otros comienzan el día, incluso a las 8:00 a.m. ya han hecho más cosas que las que muchas hacen todo el día.”

6.- Haz primero la tarea más difícil e importante.

“Esto es muy importante, cuando tienes que hacer algo difícil puede que te preocupe el tener que hacerlo, cuando algo es importante puede que lo mantengas en tu mente para no olvidar hacerlo (aunque no sea algo difícil dehacer), pero cuando algo es difícil e importante esta actividad puede hacerte perder mucha energía y lucidez mental.”

7.- Delega, delega, delega

“Como se darán cuenta hay dos reglas muy importantes en cuanto a la delegación, puedes delegar algo a otra persona o algo para otro día, las dos reglas son:

1.- No hagas mediocremente hoy lo que puedes hacer eficientemente mañana

2.- No hagas mediocremente tú lo que puede hacer excelentemente otro.”

8.- Ponte horarios fijos para realizar actividades irrelevantes

“Chequear el e-mail, hacer una llamada a un amigo, revisar algunas cosas, quizá avanzar en la lectura de ese libro que quieres leer, no lo hagas mientras ejecutas otras actividades, te quitará enfoque y concentración…”

9.- Planifica tu día con anticipación.

“Cada minuto que dediques en la planificar te ahorrara 10 minutos en la ejecución…”

10.- Enfócate de lleno en tu tarea

“La falta de enfoque y concentración puede quitarte mucho tiempo, si tienes que leer un libro y lo haces en un ambiente inapropiado, algo te distraerá y luego tendrás que volver a agarrarle el hilo al asunto…”

11.- ¿¿¿¿???? Estamos buscando cual pudo ser

12.- Identifica las cosas que deben ser hechas una a la vez

“Hay tareas que requieren tu enfoque y atención al 100% para ser ejecutadas de forma eficiente y eficaz…”

13.- No hagas demasiado a la vez

“Trabaje con gozo y en paz, consciente de que los buenos pensamientos y los buenos esfuerzos producen inevitablemente buenos resultados

James Allen

Si bien puedes hacer varias cosas a la vez ten en cuenta esto: Hacer varias cosas a la vez es desgastante y estresante…”

14.- Negocia tu jornada laboral de ser posible

“Recuerda lo que dice Tim Ferris: “La eficiencia es más importante que la presencia“.

Espero les sea de utilidad, ¿tienen alguna sugerencia de este tema?

5 maneras de descubrir tu espíritu DE EMPRENDEDOR

Si sueñas con ser un emprendedor y tener tu propio negocio debes tener en cuenta algunas consideraciones.

1.- ¿Cual es tu motivación?

Independientemente de cuantas ganancias deseas tener con tu negocio, la verdadera motivación debe venir de algo dentro de ti, ya que si la basas en recompensas externas tu satisfacción personal sera limitada.

2.- ¿Quien sera beneficiado?

¿tu sueño se basa mas en dar que recibir? El verdadero espíritu emprendedor incluye un deseo de hacer algo que vaya mas allá de uno mismo.

3.- ¿Que tan duro estas dispuesto a trabajar?

Uno de los errores más comunes es pensar que es más fácil tener tu negocio que trabajar para alguien mas, raras veces sucede así y se requiere de un gran compromiso y una gran cantidad de tiempo para que las cosas sucedan.

4.- ¿Estas preparado?

¿Cual es tu propuesta? pregúntate si tú te contratarías, si la respuesta es no, prepárate mejor y más tiempo en tu propuesta.

¿ Puedes manejar el éxito?

Siempre junto con el éxito encontraras obstáculos, negatividad y dudas, que deberás enfrentar y vencer.

TECNICAS PARA UNA MEJOR ADMON DEL TIEMPO

Resumen: Considerando, que la administración es proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que los individuos, trabajando en grupos de manera eficiente, alcancen los objetivos seleccionados, el tiempo es un factor muy importante.

INTRODUCCIÓNConsiderando, que la administración es proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que los individuos, trabajando en grupos de manera eficiente, alcancen los objetivos seleccionados, el tiempo es un factor muy importante.

La administración del tiempo, para una persona, ya sea artesano, empresario, u otra ocupación, es similar a tener buenos hábitos de trabajo. Hacer el mejor uso del tiempo significa lograr los máximos resultados en el tiempo disponible.

DESARROLLOSe debe identificar las maneras para que esta situación sea más efectiva:1. IDENTIFICAR METAS ESPECÍFICAS PARA CADA DÍA: Se debe estar seguro de comprender lo que uno quiere, realizar en el transcurso del día. Se debe elaborar una lista de las metas en orden de importancia. Se debe empezar a trabajar con la meta más importante, dejando de lado todos los otros trabajos hasta que éste se haya terminado. No se debe permitir la influencia exterior para dejar de cumplir con la meta definida. Las metas importantes pueden necesitar una concentración total, se debe trabajar solo hasta lograr la meta. Se debe evitar interrupciones y distracciones. Establecer una rutina en la fuente de trabajo, de tal manera que puede seguir funcionando aún sin estar presente. Si los asuntos de trabajo interrumpen la concentración, hacer cambios de la rutina.2. AUTO-MOTIVACIÓN: Los empresarios altamente motivados,

disfrutan con lo que hacen sin importar de qué se trate. Muchas personas son capaces de lograr la meta que es similar a lo que ellos desean hacer, pero los empresarios son capaces de tener una motivación para producir un alto resultado en el trabajo que están haciendo.3. ESTABLECER PLAZOS: Más trabajos pueden ser realizados si se establecen plazos específicos para cumplir ciertas tareas. Pero se debe estar seguro de que los plazos sean realistas. Una vez establecidos, hacer todo lo posible para cumplirlos.4. USAR TELÉFONO: El teléfono es el principal enlace de comunicación entre la persona y su mundo de trabajo. A veces las cartas son necesarias, pero deben ser mínimas. Los problemas pueden resolverse en forma rápida utilizando teléfono. Una carta proporciona solo una comunicación de una sola vía, mientras la comunicación de dos vías.5. TOMAR NOTAS: Tenga a la mano una libreta para tomar notas. El escribir los puntos clave proporciona un permanente registro de las reuniones del comité, de las conversaciones telefónicas, de las discusiones con el personal o clientes o simplemente escribir ideas. Escribir pensamientos e ideas y apuntar si tiene compromisos futuros, cosas que hacer, nombres y números telefónicos, es importante.6. NO HACER TODAS LAS COSAS: Dando rienda al dicho popular, “Si usted quiere que algo esté hecho, mantenga a una persona ocupada haciéndolo”. Los empresarios están ocupados, pero sus acciones tienen un propósito. Debe existir una concentración en actividades importantes. Al ser el empresario orientado a las metas, tratar de hacer aquellas que lleven a un resultado significativo. Ser selectivo al trabajar con actividades, no hacer de

todo. Aprender a decir”NO” a las actividades que tomen su tiempo y que no están relacionadas con las metas prioritarias.7. TRABAJAR EN BLOQUES DE TIEMPO: Tratar de hacer las principales tareas en bloques de tiempo durante el periodo del día cuando se siente que es más efectivo.8. HACER PREGUNTAS ANTES DE INICIAR EL TRABAJO: Antes de empezar cualquier trabajo, estar seguro de responder a preguntas como: ¿Qué? ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Quién? ¿Por qué? Las respuestas ayudaran a identificar en forma más eficiente las formas de realizar el trabajo. Además es necesario preguntarse ¿Por qué necesito hacer esto?9. ESTAR ORIENTADO A LA ACCIÓN: Decidido a resolver el problema específico, hacer un esquema del curso de acción a seguir e iniciar. Ya empezado terminar tanto se pueda. La orientación debe impedir la preocupación del problema y si mas bien este problema es una oportunidad para mejorar, debe ser consciente de motivar y crear formas de resolver el problema.10. HACER COSAS REFLEXIVAS: Se debe aprender de las acciones de uno, del pasado, del presente y de posibles acciones futuras. Es aconsejable reflexionar sobre el trabajo diario.11. PLANIFICAR AL DETALLE PARA EL DÍA SIGUIENTE: Al final de cada día, preparar un horario para las actividades del día siguiente. Al finalizar el día es buen momento para examinar formas de perder el tiempo o de utilizar inadecuadamente y es deber nuestro escribirlas para no cometer en lo posterior. 12. APRENDER DE LA EXPERIENCIA: Revisar las experiencias del pasado para determinar cuales fueron interesantes y productivas y cuales fueron un tiempo tontamente empleado e improductivo.13. PREGUNTAS SOBRE EL USO DEL TIEMPO:

¿Qué actividades estoy haciendo que no debería hacer o debería delegar a otros?¿Establezco prioridades cuando decido que actividades voy a realizar?¿Están todas mis actividades programadas para ser realizadas en un tiempo razonable?¿Soy capaz de concretarme en una sola actividad a la vez?

CONCLUSIONESComo conclusión, es importante saber administrar el tiempo, tomando en cuenta la infinidad de actividades que las personas desempeñan en una jornada.

Se nombran algunos consejos importantes, donde se debe identificar las metas diarias, brindando seguridad a la comprensión de lo que uno quiere en el transcurso del día, ya sea con una lista de prioridades.

Las personas deben estar altamente motivados, el trabajo debe ser como un juego o descanso, donde el trabajador disfrute de su obligación diaria, dando aplicación a la teoría “Y” de McGregor y parte de la teoría “Z” de autosuperación.

El proceso de tomar notas de los puntos mas importantes, es clave para un adecuado desenvolvimiento empresarial.Para administrar el tiempo se debe planificar las obligaciones del día siguiente, considerando que una persona aprende de la experiencia, de actos pasados.

AUTORLic. Adm. Sergio David Valdivieso Guardiasergitov@hotmail.comserdavagu@gmail.comYacuiba – Bolivia

Domina tu tiempo: 52 técnicas para la gestion del tiempo de investigadores

Estimado Investigador,

Santiago y Enrique eran buenos amigos.Ambos bordeaban los 40 años de edad, estaban casados, Santiago tenía una hija de 6 años y Enrique dos hijos, de 8 y 5 respectivamente.Hace más de 15 años los dos empezaron a aventurarse en el mundo de la investigación. Santiago y Enrique se llevaban muy bien y conversaban a diario de sus proyectos, ideas y sueños...

...hoy, sin embargo, la historia es muy diferente.

Santiago tiene un grupo de investigación de éxito, dirige 4 investigadores pre-doctorales y 3 posdocts, ha fundado una spin-off con 2 patentes propias y es un experto invitado a numerosos congresos nacionales e internacionales. Sus proyectos están siendo financiados regularmente por las agencias nacionales y europeas. Sale a cenar con su esposa una o dos veces por semana y ayuda en lo que puede a su hija en sus tareas (aunque siempre dice que la mamá es mejor para esas cosas).

Enrique, por otro lado, ya no habla con Santiago y lo acusa de “tener suerte.”

Enrique mantiene su empleo investigando en solitario, puesto que la crisis económica que enfrentan en su país, le ha dificultado la financiación de sus proyectos y disponer de personal para llevarlos a cabo. Su familia se queja constantemente del escaso tiempo que les presta.

Ambos tuvieron las mismas ganas, la misma educación, la misma “mentalidad”, no obstante los resultados fueron completamente diferentes.

¿Qué es lo que sucedió? ¿Por qué Santiago logró lo que se propuso y Enrique no?

Santiago tiene algo que ni el dinero, ni el conocimiento, ni la “mentalidad”, ni las ganas pueden dar...Santiago realiza una buena gestión del tiempo, aprendió a Dominar su Tiempo.

Los investigadores somos profesionales muy ocupados. No importa que día sea, siempre hay cosas por hacer pero NO el tiempo necesario. Pero con ayuda de una buena guía para dividir tu día de trabajo de una forma más eficiente, vas a encontrar el tiempo necesario para abordar tu lista de quehaceres y volver al laboratorio a hacer aquello que mejor sabes hacer ;)

Esta nueva guía “52 técnicas para gestionar el tiempo de

investigadores” va a ayudarte a planificar mejor tu día y a hacer más en menos tiempo. Siguiendo estas técnicas que hemos preparado para ti vas a poder ganar MÁS DE DOS HORAS AL DÍA, con sólo aprovechar, de mejor manera, el tiempo que ya pasas despierto ahora.

Algunas técnicas que encontraras en la guía:

Técnica 32: Busca el equilibrio. Tener muchas cosas que hacer y el tiempo escaso solo te provocará estrés, frustración y te pondrá en una situación de crisis organizativa. Aprende a buscar equilibrio en las siete facetas de tu vida: salud, familia, dinero, relaciones, carrera profesional e intelectual, espiritual. Con que solo una de estas facetas no esté en equilibrio conseguirá afectar al resto. No permitas que tu salud, tu familia o tu trabajo sean los que dominen tu tiempo.

Técnica 45: Aprovecha tu agenda con el fin de programar reuniones o eventos entorno a ella. Digamos que un colega investigador de Madrid quiere concertar una cita el 26 de septiembre para hablar sobre una colaboración contigo, pero te das cuenta de que será el día 29 cuando estarás en la ciudad. Trata de combinar citas en un mismo día para ahorrar tiempo.

A continuación encontrarás una pequeña muestra de lo que te revelamos en"Domina Tu Tiempo: 52 técnicas para gestionar el tiempo de investigadores"

Aprenderás cómo dejar de sabotear tu productividad y a eliminar los factores que consumen tu tiempo inútilmente;

Cómo "agregarle horas extra a tu semana de trabajo" – Es decir, cómo lograr más con menos trabajo;

Vas a aprender a establecer listas de tareas y metas diarias que podrás cumplir fácilmente... No volverás a estar en la situación de “no saber qué pasó con tu día porque no avanzaste nada en tus proyectos”;

Cómo evitar interrupciones que succionan tu tiempo a diario;

Cómo lograr en sólo algunas horas lo que antes te tomaba días e incluso semanas.