Gestion documental
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ARCHIAMIGOSJefferson Colcha
TÉCNICAS DE ARCHIVO
Maritza Guanín
Esthela MirandaCindy Reino Tania Soria
17AGASISTENCIA EN GERENCIA
Conjunto de
tecnologías, normas y técnicas
administrar el flujo de
documentos de todo tipo
Dentro de una
empresa
DEFINICIÓN
Los documentos que se pueden procesar dentro de un sistema de gestión documental son muy variados y de distintos tipos.
CARACTERÍSTICAS Permite la ubicación
de la información de manera rápida y sencilla.
Determina y asegura el tiempo de conservación de los documentos
DISTRIBUCIÓNEstablecer el proceso de entrega y tiempo de disponibilidad del documento hacia la persona que requiera de la información archivada.
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Hardware
• Dispositivos de digitalización• Documentos transformados en
digitales.
Servidor
• Contienen la información digitalizada
Software
• Programas de apoyo al proceso de gestión de la documentación.
Redes
• Usuarios acceden a los servidores para obtener la información.
Usuarios
• Obtienen el acceso a través de una cuenta de seguridad.
Administrad
or
• Creador de la BDD de la documentación, identifica ubicación física y clave de acceso.
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
VENTAJAS
Evita la pérdida de documentos.
Ahorro de tiempo en la ubicación del documento.
Controla y centraliza la documentación de la empresa.
Optimiza recursos (fisicos, materiales, etc.)