Trabajo gestion documental ii
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SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL
YURY ANDREA CHACON BAREÑO
GRUPO 4
DOCENTE:
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
CIENCIAS DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
BOGOTÁ D.C.SEPTIEMBRE DE 2014
INTRODUCCION
LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL SON DE VITAL IMPORTANCIA, YA QUE
SON UN GRAN MEDIO DE CONSERVACIÓN DE INFORMACIÓN PARA LAS
ORGANIZACIONES QUE LO IMPLEMENTAN, DANDO ASÍ UNA VENTAJA COMPETITIVA
Y PRODUCTIVA CON LA DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN NECESARIA Y
ORGANIZADA; DE ESTA MANERA SE DEBEN SEGUIR LAS NORMATIVAS REQUERIDAS
PARA QUE TODA ESTA DOCUMENTACIÓN CUMPLA CON LAS ESPECIFICACIONES EN
SU CICLO VITAL.
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
CONOCER LA IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• EMPLEAR LOS CONCEPTOS NECESARIOS PARA ESTRUCTURAR UN ANÁLISIS CORRECTO, ENTENDIBLE AL LECTOR
• RECONOCER LA IMPORTANCIA DE LAS FASES QUE SE IMPLEMENTAN PARA GENERAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVO EN LAS ORGANIZACIONES
• ENTENDER LAS CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
• TOMAR LAS CONCLUSIONES PERTINENTES AL FINALIZAR ESTA ACTIVIDAD
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL(DEFINICIÓN)
EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ES AQUEL QUE PERMITE ALMACENAR,
GESTIONAR, ORGANIZAR, LOCALIZAR Y DARLE UN BUEN USO A LOS ARCHIVOS
CON EL FIN DE PODER MANTENER, RECUPERAR Y COMPARTIR INFORMACIÓN
EFICIENTEMENTE.
REQUISITOS IMPLEMENTACION DE SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
• BÁSICOS O FUNDAMENTALES (
ESCALABILIDAD, TOLERANCIA,
DISPONIBILIDAD EN MÚLTIPLES
PLATAFORMAS)
• DE ENTRADA DE DOCUMENTOS EN EL
SISTEMA (DISTINTOS DISPOSITIVOS,
DISTINTOS FORMATOS DE ENTRADA,
PROCEDIMIENTO AUTOMÁTICO DE
ENTRADA MASIVA Y CONTROL DE
ERRORES.)
• INDEXACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL
SISTEMA.
• ALMACENAMIENTOS DE DOCUMENTOS.
• BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS.
• VISUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS.
• MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS.
• DIFUSIÓN DE DOCUMENTOS.
• INTEGRACIÓN CON LOS DEMÁS
SISTEMAS TECNOLÓGICOS DE LA
ENTIDAD
FASES PROCESO DE IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVO
1. DESARROLLAR UN PLAN GLOBAL :ES NECESARIO CONSIDERAR LA IDENTIFICACIÓN DE LOS PROBLEMAS, OBJETIVO GENERAL Y ESPECÍFICOS DEL PLAN Y LOS RECURSOS A TOMAR EN CUENTA.
2. ESTUDIO DE VIABILIDAD, ANÁLISIS DE SISTEMAS: REVISAR, ANALIZAR YDOCUMENTAR EL ESTUDIO, SE REQUIEREN CIERTOS PASOS PARA RECOPILAR LA INFORMACIÓN DEL ESTUDIO:
1. ALCANCE DEL PROYECTO: CUBRIMIENTOS DE LOS ÁMBITOS LOCALES Y/O GEOGRÁFICOS PARA PROYECTARLO HACIA FUTURO.
2. MODELO LÓGICO ACTUAL DE PROCESOS: FLUJOGRAMAS, FLUJOS PROCEDIMENTALES, FLUJOS DOCUMENTALES Y OTROS.
3. DEBE RELACIONARSE ENTRE COSTO BENEFICIO Y COSTO EFICACIA: COMPARACIÓN ENTRE EL NUEVO SISTEMA, EL VIEJO SISTEMA U OTROS EXISTENTES EN EL MERCADO.
FASES PROCESO DE IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVO
3. DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (SGD): CUATRO ETAPAS
INFALIBLES
• IDENTIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES DE INFORMACIÓN: TEMAS, ASUNTOS
GENERALES Y ASUNTOS ESPECÍFICOS ATRIBUIBLES A LA ORGANIZACIÓN.
• DEFINICIÓN DE LOS DOCUMENTOS QUE SE VAN A GESTIONAR: DEFINIR LOS TIPOS DE
DOCUMENTOS QUE SE PRODUCIRÁN, EDITARAN Y DISTRIBUIRÁN.
• ELABORAR PLAN DE CONSTRUCCIÓN DE LENGUAJE DOCUMENTAL: CLASIFICACIÓN DE
LOS DOCUMENTOS Y LA IMPLEMENTACIÓN DE HERRAMIENTAS QUE PERMITAN LA
INDIZACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS.
• ESTUDIAR ALTERNATIVAS TECNOLÓGICAS PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
FASES PROCESO DE IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVO
4. IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA: COMPROBAR Y REALIZAR LAS OPERACIONES
MATERIALES E INTELECTUALES QUE CONSTITUYEN LA CADENA DOCUMENTARIA.
5. CONTROL Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA: SE EXPRESA EL CONTROL Y LA
AUTENTICA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA ORGANIZACIÓN.
GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTALES DECRETO 2609 DE 2012
a. ORGANIZAR LOS DOCUMENTOS FÍSICOS Y ELECTRÓNICOS, INCLUYENDO SUS
METADATOS A TRAVÉS DE CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL.
b. ESTABLECER PLAZOS DE CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN PARA LA INFORMACIÓN Y
LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO EN TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL (TRD) Y TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL (TVD).
c. EJECUTAR PROCESOS DE ELIMINACIÓN PARCIAL O COMPLETA DE ACUERDO CON
LOS TIEMPOS ESTABLECIDOS EN LAS TRD O TVD.
d. GARANTIZAR LA AUTENTICIDAD DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y LA
INFORMACIÓN CONEXA METADATOS) A LO LARGO DEL CICLO DE VIDA DEL
DOCUMENTO.
GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTALES DECRETO 2609 DE 2012
E. MANTENER LA INTEGRIDAD DE LOS DOCUMENTOS, MEDIANTE AGRUPACIONES
DOCUMENTALES, EN SERIES Y SUBSERIES.
F. PERMITIR Y FACILITAR EL ACCESO Y DISPONIBILIDAD DE LOS DOCUMENTOS DE
ARCHIVO POR PARTE DE LA CIUDADANÍA Y DE LA PROPIA ENTIDAD, CUANDO
SEAN REQUERIDOS.
G. PRESERVAR LOS DOCUMENTOS Y SUS AGRUPACIONES DOCUMENTALES, EN
SERIES Y SUBSERIES, A LARGO PLAZO, INDEPENDIENTEMENTE DE LOS
PROCEDIMIENTOS TECNOLÓGICOS UTILIZADOS PARA SU CREACIÓN.
CARACTERÍSTICAS DE SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Los sistemas de información, incluyendo los sistemas de gestión
de documentos electrónicos (SGDE), deben respaldar la gestión de la información
a partir de los procesos administrativos de las entidades
Los sistemas de gestión documental deben permitir la
interoperabilidad con los otros sistemas de información, a lo largo del tiempo,
basado en el principio de neutralidad tecnológica, el uso de formatos abiertos y
estándares nacionales o internacionales adoptados por las autoridades o
instancias competentes.
Los sistemas de gestión documental deben mantener la información
administrativa en un entorno seguro.
Se debe procurar la generación de metadatos normalizados,
sean manuales o automatizados, desde los mismos sistemas y aplicativos.
El sistema de gestión documental debe permitir que sean
agregados nuevos contenidos a los documentos, en forma de metadatos, sin que
se altere la autenticidad, valor evidencial e integridad de los documentos.
La creación y captura de documentos en el sistema
debe ser de fácil manejo para los usuarios, haciéndola tan simple como sea
posible.
COFORMIDAD
INTEROPERABILIDAD
SEGURIDAD
METADESCRIPCION
ADICION DE CONTENIDOS
DISEÑO Y FUNCIONAMIENTO
CARACTERÍSTICAS DE SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Los sistemas de gestión documental deben ofrecer
capacidades para importar y exportar masivamente los documentos (series,
subseries y expedientes y metadatos asociados desde y hacia otros sistemas de
gestión documental.
Un sistema de gestión de documentos electrónicos
(SGDE) debe asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad,
interpretación y comprensión de los documentos electrónicos en su contexto
original, así como su capacidad de ser procesados y reutilizados en cualquier
momento.
El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías,
teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos
internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la
eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías
de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y
que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible.
GESTION DISTRIBUIDA
DISPONIBILIDAD Y ACCESO
NEUTRALIDAD TECOLOGICA
VISITA A ENTIDAD(ENTIDAD ADSCRITA A MINISTERIO DE HACIENDA, PERSONA QUE ATENDIO LA
VISITA MIGUEL EDUARDO ORTIZ, PROFESIONAL I)
NOTA: NO SE PUDO REALIZAR LA INVESTIGACION DE SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL YA QUE POR
PARTE DE ESTA NO FUE BRINDADA LA INFORMACION.
• ¿QUÉ SE HA TENIDO EN CUENTA PARA LA PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN AMBIENTES
ELECTRÓNICOS?
• TODO PARTE DE UNA POLÍTICA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN BASADA PRINCIPALMENTE EN
LA NORMA ISO 27000, PERO QUE ATIENDE TODOS LOS COMPONENTES QUE PUEDEN VULNERAR LA
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN EN TODOS LOS SOPORTES. DENTRO DE ESTAS POLÍTICAS ESTÁ LA
CONTRATACIÓN DE UNA COMPAÑÍA DE SEGURIDAD, QUE PROVEE TANTO EL SERVICIO DE
VIGILANCIA ACTIVA COMO PASIVA, ES DECIR QUE INCLUYE EL CONTROL DE ACCESOS, MONITOREO
DE IMÁGENES, Y SEGURIDAD DE REDES. DE IGUAL FORMA EL ÁREA DE SEGURIDAD DE LA
INFORMACIÓN REALIZA MONITOREOS CONSTANTES A LAS ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN EN LOS
APLICATIVOS DE LA ENTIDAD, ASÍ COMO A LAS FUENTES EXTERNAS, CAPACITACIONES FRECUENTES
Y ACTUALIZACIÓN TECNOLÓGICA..
VISITA A ENTIDAD(ENTIDAD ADSCRITA A MINISTERIO DE HACIENDA, PERSONA QUE ATENDIO LA
VISITA MIGUEL EDUARDO ORTIZ)
¿CUÁLES SON LOS CRITERIOS QUE SE HAN TENIDO EN CUENTA PARA LA SELECCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS?
SE HA OPTADO POR UN DESARROLLO PROPIO, QUE MANTENGA ESTRICTO CONTROL DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN, PERO QUE ADEMÁS GARANTICE LA TRAZABILIDAD DE LOS DOCUMENTOS TANTO FÍSICOS COMO ELECTRÓNICOS, DE TAL MANERA QUE SE LOGRE LA CREACIÓN DE EXPEDIENTES HÍBRIDOS, SIEMPRE Y CUANDO NO AFECTEN LAS DIRECTRICES LEGALES DEL AGN NI LAS DISPOSICIONES DE LOS ENTES DE CONTROL. AUNADO A LO ANTERIOR, SE GENERÓ UN MÓDULO DE TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA, QUE TRABAJA EN SINCRONÍA CON LO ANTERIOR Y QUE SE CONVIERTE EN LAS "PUERTAS DE ENTRADA Y SALIDA" DE INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD, SIN IMPORTAR SU SOPORTE.
VISITA A ENTIDAD(ENTIDAD ADSCRITA A MINISTERIO DE HACIENDA, PERSONA QUE ATENDIO LA
VISITA MIGUEL EDUARDO ORTIZ)
¿DE QUÉ MANERA LOGRAN GARANTIZAR LA INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN EN
EL SISTEMA?
DE LA MANO DE PROCESOS ESTRUCTURADOS DE INTERVENCIÓN ARCHIVÍSTICA
QUE INCLUYEN PUNTOS DE CONTROL DE CALIDAD EN CADA UNA DE LAS ETAPAS
DE RECEPCIÓN, UNIFICACIÓN, ORDENACIÓN, DIGITALIZACIÓN, INDEXACIÓN,
VERIFICACIÓN, Y QUALITY FINAL; SE LOGRA LA VALIDACIÓN MINUCIOSA DE LA
INFORMACIÓN EN LOS DIFERENTES SOPORTES Y DE TODAS LAS FUENTES, LO QUE
GARANTIZA LA CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES COMPLETAMENTE
IDENTIFICADOS EN CONTENIDOS
CONCLUSION
PARA FINALIZAR PODEMOS DECIR QUE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN
DOCUMENTAL EN UNA ORGANIZACIÓN SON DE VITAL IMPORTANCIA, YA QUE LO
PRIMORDIAL EN LAS ENTIDADES ES LA CONSERVACIÓN DE SUS DOCUMENTOS, POR
ESTO SE CLASIFICAN UNA MANERA ORDENADA Y COHERENTE Y ASÍ PUEDEN SER
CONSULTADOS POR EL USUARIO O PERSONAS ENCARGADAS DE DICHA
INFORMACIÓN, OBTENIENDO MEJORES RESULTADOS DENTRO DE TODOS SUS
PROCESOS DE ORGANIZACIÓN Y PRESERVACIÓN EN EL CICLO VITAL DE DICHOS
DOCUMENTOS.
WEBGRAFIA
• FILE:///C:/USERS/PERSONAL/DOWNLOADS/TEMA4SISTEMAS%20DE%20GESTI%C3
%93N%20DOCUMENTAL.PDF
• FILE:///C:/USERS/PERSONAL/DOWNLOADS/65_0.PDF
• HTTP://MEDIA.UTP.EDU.CO/GESTION-
DOCUMENTOS/ARCHIVOS/DECRETO_2609_DEL_14_DE_DICIEMBRE_DE_2012.PDF
• FILE:///C:/USERS/PERSONAL/DOWNLOADS/WWW.REVISTASBOLIVIANAS.ORG.BO_
PDF_RB_V10N15_V10N15A11%20(1).PDF