TAREA DE GESTION DOCUMENTAL II

CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y

LOS OBJETIVOS A ALCANZAR

KELLY MARCELA GONZALEZ GONZÁLEZ

GLORIA VIVIANA GUTIERREZ MONTOYA

CANDELARIA CANTILLO ORREGO

Grupo: 1

Asignatura: Gestión Documental II

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTA DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA

Y ARCHIVÍSTICA

ARMENIA

2015

Contenido INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 4

1. ¿Qué son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES? ....................................................................... 5

2. Defina clasificación, ordenación Archivística y Descripción ........................................................ 5

3. Establezca la diferencia entre ordenación y organización de archivos ....................................... 5

4. ¿Qué se refleja con la Clasificación? ........................................................................................... 6

5. ¿Qué implica la clasificación? ..................................................................................................... 6

6. ¿En qué principios debe basarse la clasificación y en qué consiste cada uno de ellos? ............. 6

7. ¿Qué determinan las funciones comunes y específicas de una organización en la Clasificación?

6

8. ¿Cuáles son los pasos metodológicos de la clasificación? .......................................................... 6

9. ¿Qué son UNIDADES DOCUMENTALES? ..................................................................................... 7

10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de dos ejemplos de

cada una. ............................................................................................................................................. 7

11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos .......................................................................... 7

12. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases o etapas? ............................ 8

13. Según el Artículo 2.8.2.5.9. Del Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015 Los Procesos de

la gestión documental son: Planeación, Producción, Gestión y trámite, Organización,

Transferencia, Disposición de documentos, Preservación a largo plazo, y Valoración. Teniendo en

cuenta estos procesos, cada integrante debe visitar un archivo de una entidad pública e indagar

paso a paso cuáles son las actividades que se realizan en cada uno de estos procesos e ilustrarlos

con fotografías o imágenes libres de derechos de autor. ................................................................... 8

14. Identificar allí mismo, como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los

documentos y cuáles son los procesos de la Gestión Documental que se desarrollan en cada fase

(Archivo de Gestión, Archivo Central e Histórico). ........................................................................... 20

Historias Laborales Archivo Central (Univalle) ...................................................................... 23

15. Reconocer cuál es la unidad de correspondencia de la entidad, qué importancia tiene y

cuáles son los procesos de la Gestión Documental que se llevan a cabo en ella (si se lo permiten

tomar algunas fotografías). ............................................................................................................... 25

16. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento que se produzca o se

reciba en una entidad y hacer lo siguiente: ...................................................................................... 33

a) Explicar el paso a paso detallado de éste por sus diferentes etapas desde su producción hasta

su conservación definitiva o eliminación. ......................................................................................... 33

b) Identificar los valores que tienen estos documentos en cada una de estas fases o etapas. ..... 33

CONCLUSIONES ................................................................................................................................. 38

REFERENCIAS ..................................................................................................................................... 39

INTRODUCCIÓN

En el siguiente trabajo se definen los conceptos de algunas herramientas y

elementos de la gestión documental, tales como Agrupaciones Documentales,

Clasificación, entre otros, además se deja evidencia de un trabajo de campo

realizado en el archivo de diferentes instituciones, en las cuales se indaga sobre el

proceso de gestión documental de la institución.

1. ¿Qué son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES?

Son el conjunto de documentos generados por cada una de las Unidades Administrativas en el ejercicio de sus funciones, las cuales según su jerarquía manifestada en el organigrama, dan origen a los fondos que son la mayor de las agrupaciones y en ese orden, descendentemente le siguen los subfondos o secciones, las subsecciones, las series, las subseries, la unidad documental compuesta (expediente) y la unidad documental simple (documento singular o suelto).

2. Defina clasificación, ordenación Archivística y Descripción

Clasificación: Es la operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías o grupos donde se refleja la estructura jerárquica del fondo. Se puede decir que es el primer paso del proceso de organización. Al realizar la clasificación el resultado debe reflejar la estructura de la entidad, ya que las agrupaciones documentales que resulten deben corresponder a las subdivisiones que conforman la institución. La clasificación se basa en el principio de procedencia.

Ordenación Archivística: Es donde se establecen las secuencias de origen natural ya sea cronológica y/o alfabética; la ordenación es el siguiente paso después de realizada la clasificación. En otras palabras la ordenación es el proceso mediante el cual se dice cual documento va primero y cual después.

Descripción: Es donde se realiza el análisis del material documental y se genera la información que permite realizar su identificación, localización y recuperar la información contenida en un documento para la gestión y para la investigación.

3. Establezca la diferencia entre ordenación y organización de archivos

La organización es un proceso macro que consta de tres fases que incluye entre ellas a la ordenación. Para que un archivo este ordenado se debe aplicar en el siguiente orden estas operaciones primero la clasificación, segundo la ordenación y por tercero la descripción de los documentos.

4. ¿Qué se refleja con la Clasificación?

La estructura jerárquica de la entidad, dispuesta en el organigrama, ya que es se

dispone los documentos de acuerdo a la Unidad Administrativa que los produce,

tomando en cuenta su función y serie.

5. ¿Qué implica la clasificación?

El proceso de clasificación implica la identificación del lugar de donde provienen

los documentos, siempre teniendo en cuenta la estructura organizacional de la

entidad es decir su organigrama y su función durante su paso por el archivo de

gestión.

6. ¿En qué principios debe basarse la clasificación y en qué consiste cada uno de

ellos?

La clasificación debe basarse en el PRINCIPO DE PROCEDENCIA, el cual

permite la identificación de los productores o creadores de los documentos, los

cuales pueden ser institucionales y administrativos; la clasificación también debe

basarse en el PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL, el cual dicta que los

documentos deben ser organizados de acuerdo al orden en el que fueron creados,

es decir la secuencia de creación durante el desarrollo de un trámite.

7. ¿Qué determinan las funciones comunes y específicas de una organización en la

Clasificación?

Las funciones comunes y específicas de una entidad, determinan las series

documentales que corresponden a cada agrupación documental, porque las series

son el resultado de las acciones realizadas para dar cumplimiento a los objetivos

que se han planteado para cada dependencia.

8. ¿Cuáles son los pasos metodológicos de la clasificación?

Los pasos que se deben de aplicar de forma metódica en el proceso de la

clasificación son:

Identificación De Productores: Se deben identificar las agrupaciones

documentales (fondos, secciones, subsecciones…), partiendo de la

información contenida en los actos administrativos de creación y

reestructuraciones del organismo productor y de los organigramas.

Estructura Orgánica: Es donde se recopilan los actos administrativos a

través de los cuales se legalizan los cambios en cuanto a estructura de la

entidad y se establece la jerarquía de las dependencias, para poder

identificar las Secciones y Subsecciones Documentales.

Series Documentales y Asuntos: Es donde se identifican las Series

Documentales de acuerdo o con las funciones y actividades desarrolladas

por cada dependencia para cumplir con sus objetivos definidos. También se

referencian los asuntos, los cuales su denominación depende del análisis

realizado al contenido de los documentos recolectados en torno al trámite

generado.

9. ¿Qué son UNIDADES DOCUMENTALES?

Es la documentación generada en el desarrollo de las actividades administrativas,

las unidades documentales son el elemento fundamental de una serie documental.

10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de dos

ejemplos de cada una.

Unidad Documental Simple: Es aquella que está conformada por un solo tipo de

documentos, por ejemplo:

Unidad Documental Circulares informativas

Unidad Documental Actas de Reunión

Unidad Documental Compuesta: Es la que está conformada por varios tipos de

documentos, por ejemplo:

Unidad Documental Historia Académica

Unidad Documental Convenios

11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos

Tipos documentales: Los tipos documentales son los diferentes tipos de

documentos que se pueden encontrar a lo largo del proceso de gestión

documental. Por ejemplo:

Cartas

Informes

Facturas

12. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases o etapas?

Son las etapas o estaciones que hace un documento desde que ingresa o se crea

en la entidad, es decir el tiempo que debe permanecer en cada uno de los tipos de

archivos ya sea de Gestión, Central o Histórico. La permanencia o etapas por las

que pasan los documentos se dividen en tres:

1. Primera edad (Archivo de Gestión): Es cuando se crea y está en trámite el

documento.

2. Segundad edad (Archivo Central): Es cuando la información contenida en el

documento, no es consultada con mucha frecuencia, pero es importante y por

lo cual se debe de conservar el documento en caso de alguna consulta

esporádica.

3. Tercera edad (Archivo Histórico): Esta edad hace referencia a cuando el

documento se conserva por su valor histórico como fuente de consulta y se

conserva de forma permanente.

Es pertinente aclarar que los tiempos que dura un documento en cada edad o en

cada tipo de Archivo esta dictaminado por las Tablas de Retención Documental y

por las Tablas de Valoración Documental.

13. Según el Artículo 2.8.2.5.9. Del Decreto 1080 del 26 de mayo de

2015 Los Procesos de la gestión documental son: Planeación, Producción, Gestión

y trámite, Organización, Transferencia, Disposición de documentos, Preservación

a largo plazo, y Valoración. Teniendo en cuenta estos procesos, cada integrante

debe visitar un archivo de una entidad pública e indagar paso a paso cuáles son

las actividades que se realizan en cada uno de estos procesos e ilustrarlos con

fotografías o imágenes libres de derechos de autor.

Aporte Candelaria

I. Planeación:

Se establecieron: Formatos de cartas, actas, notas internas, memorandos.

Equipos: Bases de datos para la captura de correspondencia que incluyen: despacho, recibido y facturas.

Elementos: Escáner, impresora, sellos, equipo de cómputo, cajas, carpetas, cartulinas, papel, tintas.

Manual de funciones y procedimientos

Nomograma: Normatividad

Establecer: ciclo vital del documento

http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/url/view.php?id=2718

Ventanilla Única

Oficina de Gestión Documental

Coordinador y auxiliar de gestión Documental

Cronograma de capacitaciones.

II. Producción:

Original y copia (cartas) se imprime en ambos lados del papel, fotografías a color y el texto en blanco y negro.

Actas (1 original en blanco y negro)

Memorandos (2, original y copia en blanco y negro) Notas internas (2, original y copia), en papel reutilizable o por correo

electrónico institucional, en blanco y negro

III. Gestión y Trámite:

Recibo: Recepción

Radicación, incluye: número de consecutivo, hora, fecha, nombre, anexos, escanear

Registro: Ingreso en la base de datos

Distribución: las cartas recibidas se entregan a la secretaria con un formato para firma, y esta procede a tramitar.

Tramite: si la carta requiere respuesta la secretaria la redacta y la pasa para su despacho: se radica y se ingresa a la base de datos para ser entregada al usuario (internamente se cuenta con 10 días calendario para que esta sea pasada a radicar y según la Ley 58de 1982 15 días hábiles para ser entregada la respuesta al usuario.

IV. Organización:

se clasifican los expedientes por asuntos en orden cronológico.

Ordenan dentro de sus series.

Descripción: se analizan y se asegura su identificación, localización y recuperación, Norma NTC 4095.

V. Transferencia:

(primaria) al finalizar y cumplir su trámite se pasa al archivo central con un formato de transferencia en cajas X300 o X200, debidamente marcadas y allí se custodia por 6 meses.

(Secundaria) al 7º mes se pasa al archivo histórico, se valora, depura, re empaca y organiza.

VI. Disposición: se definen los soportes y si se escanea o no pero no aplica la

eliminación porque es un contrato de operación de 15 años y al final se

entregara todo a la empresa contratante y ellos tomaran esta decisión.

VII. Preservación o Conservación a largo plazo: se cuenta con:

Mobiliario: Estanterías metálicas con pintura anticorrosiva

Cajas para archivo inactivo X300 o X200

Carpetas desacidificadas (4aletas)

Ganchos legajadores plásticos

Cartulina blanca para hacer las portadas.

VIII. Valoración: se realizan los siguientes procesos:

Clasifican

Ordenan

Describen

Se depura : eliminando las copias

Se extraen grapas

Se folia

Se hacen legajos de 200 folios.

Inventario Documental

Aporte Kelly Marcela

Las actividades que se realizan en Univalle son:

Proceso de Planeación:

Se establecen los formatos de documentos tales como cartas, actas,

notas internas, memorandos.

Se utilizaron quipos tales como: Bases de datos para la captura de

correspondencia que incluyen: despacho, recibido y facturas.

Para realizar la digitalización de los documentos cuando se requieres

se utilizan elementos como: Escáner, impresora, sellos, equipo de

cómputo, cajas, carpetas, cartulinas, papel, tintas.

Manual de funciones y procedimientos

Nomograma: Normatividad

Oficina de Gestión Documental

Se establece el Cronograma de capacitaciones para el personal del

área de Gestión Documental.

Proceso de Producción:

Aquí se establece las actividades a realizar cuando las oficinas generan un

documento, se establecen parámetros como la cantidad de copias de un

documento en caso que en la creación del mismo se requiera, se establece

los colores y formas de impresión en una o en ambas caras del papel.

Proceso de Gestión y Trámite:

En este proceso se realizan las actividades de recepción de aquellos

documentos de naturaleza externa a la institución, después de realizar la

recepción, se procede a realizar la radicación del material que ingresa

tomando en cuenta su consecutivo, la hora, la fecha, el nombre y los

anexos, el siguiente paso es llevar a cabo el ingreso de la información

relacionada con documento que ingresa en la base de datos; una vez

realizado el registro se procede a la distribución del documento, en donde

se le entrega el documento al área u oficina destinataria, si el documento,

es por ejemplo una carta que requiere respuesta la secretaria la redacta y la

pasa para su despacho, para esto cuenta con lapso de tiempo no mayor a

10 días después de la radicación, según la ley 58 de 1892.

Proceso de Organización:

Se realizan las actividades de clasificación de los expedientes por asuntos

en orden cronológico. Ordenan dentro de sus series.

Descripción: se analizan y se asegura su identificación, localización y

recuperación, Norma NTC 4095.

Proceso de Transferencia:

En este proceso se realizan actividades para la remisión de los documentos

del Archivo de Gestión al Central de conformidad con las Tablas de

Retención Documental aprobadas, se emplean criterios archivísticos de

valoración a los documentos en su contexto histórico, legal, administrativo y

documental, manteniendo el principio de procedencia de los documentos,

para dar tránsito a este proceso la Universidad desarrollo un cronograma

con la finalidad de recibir dichas transferencia. En primera instancia se

darán paso a las transferencias documentales primarias de los Fondos

Acumulados de los Archivos de Gestión diciembre de 2009 hacia atrás,

trámites o asuntos terminados y cerrados.

Proceso de Disposición de Documentos:

Se realiza la selección de los documentos, con miras a su conservación

temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en

las tablas de retención documental o en las tablas de valoración

documental.

Proceso de Preservación a Largo Plazo:

Para el almacenamiento y preservación de los documentos, la universidad

del valle cuenta con

Mobiliario: Estanterías metálicas con pintura anticorrosiva

Cajas para archivo inactivo X300 o X200

Carpetas desacidificadas (4aletas)

Ganchos legajadores plásticos

Cartulina blanca para hacer las portadas.

Proceso de Valoración:

Se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su

permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final

(eliminación o conservación temporal o definitiva).

Aporte Viviana

VISITA INSTITUCIONAL INSTITUCIÓN: Universidad Nacional Sede Palmira - Carrera 32 Chapinero, vía Candelaria, Edificio de Maquinaria-Archivo Central PROFESIONAL ENCARGADO: Gustavo Estrada VISITANTE: Gloria Viviana Gutiérrez-Estudiante CIDBA

En la Universidad Nacional Sede Palmira por ser una Institución pública la unidad de Gestión Documental-Archivo Central se direcciona mediante proyecto presentado y avalado ante el Ministerio de Educación. Actualmente el Proyecto caduca en noviembre del presente año y las diferentes funciones están apoyadas por cinco (5) personas no profesionales las cuáles cumplen con las orientaciones del encargado (Gustavo estrada) El Sistema de Información de Gestión Documental (SIGD) en la Universidad Nacional permitirá la radicación, registro, digitalización, incorporación (desde: aplicaciones ofimáticas, correos electrónicos, fax y aplicaciones transaccionales), distribución, clasificación, almacenamiento, consulta y conservación de los documentos electrónicos generados por las oficinas productoras (archivos de gestión), Archivos Centrales e Históricos de la Universidad. Para la ejecución de estas tareas el Sistema cumplirá con las especificaciones de las normas técnicas y jurídicas vigentes en el país, así como las mejores prácticas de gestión documental. Para la implementación de la unidad de Gestión Documental de Universidad Nacional Sede Palmira se llevan a cabo los siguientes procesos:

Actualmente el archivo central se encuentra transfiriendo documentos del año 2008-2009 y es una labor que se viene realizando desde el año 2000.

PLANEACIÓN: Se realiza por medio del comité de Gestión Documental que se direcciona en cada sede con la persona a cargo y su equipo de trabajo. Su funcionalidad y desarrollo abarca dos procesos:

*Diseño, construcción y producción de las políticas de la Gestión Documental

*Planeación de la Gestión Documental

Para lo anterior se diseñan las Tablas de Retención documental y las Tablas de Valoración Documental. Pasando a la

PRODUCCIÓN: Es la documentación que se produce en cada unidad, dependencia, oficina; siendo la creación del primer archivo como lo es el Archivo de Gestión. Es la correspondencia interna, externa y documentos generados por los funcionarios dando continuidad a la

GESTIÓN Y TRÁMITE: Corresponde a la distribución de la información generada por la Universidad, la ventanilla única es la misma recepción para la cuál se generó un horario para radicar documentos (recibir) y un horario para respuesta (entrega) direccionando la

ORGANIZACIÓN: Parte de la aprobación e las tablas de valoración y las tablas de retención que permiten la unificación en el proceso, teniendo en cuenta los formatos, logos, el uso de las respectivas cajas en las que se recogerá los documentos archivados para dar

TRANSFERENCIA: Se reconocen los tres archivos; archivo de gestión, archivo central y el archivo histórico. En la Universidad nacional se generan los tipos de archivo y la transferencia se inicia en el momento que se reciben los documentos del archivo de gestión que es direccionado por cada oficina, los documentos llegan al archivo central donde se verifica que la información relacionada en la respectiva tabla se encuentre en la caja pasando a VALORACIÓN la cuál realiza el profesional Gustavo Estrada encargado con el objetivo de direccionar la

VALORACIÓN la cuál realiza el profesional Gustavo Estrada encargado con el objetivo de direccionar la

DISPOSICIÓN de los documentos en los diferentes archivos o la eliminación de los que considere pertinente y concluyendo con la

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO en la cuál prima el archivo histórico donde se conserva la historia total de la Universidad

14. Identificar allí mismo, como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo

vital de los documentos y cuáles son los procesos de la Gestión Documental que se

desarrollan en cada fase (Archivo de Gestión, Archivo Central e Histórico).

Aporte Candelaria

ARCHIVO ACTIVO

Archivos fácilmente accesibles que son reservados para los documentos que son

consultados con frecuencia.

En cuanto a correspondencia se refiere, funcionan bajo la responsabilidad y

supervisión técnica del Coordinador de Gestión Documental; pero con el fin de

facilitar las labores, se descentraliza la localización de algunos asuntos y para esto

funcionan archivos satélites, localizados en las dependencias.

Procesos que intervienen en esta fase:

Radicación

Escanear

Ingreso a base de datos

Gestión y Trámite

Redacción

Radicación

Organización

Foliación

Ordenación

Descripción

Transferencia: Se transfiere al archivo central

ARCHIVO CENTRAL

Los archivos centrales se conservan dentro de carpetas diseñadas para

esta documentación y se colocan en sentido vertical en anaqueles que van

identificados con el nombre del área a que pertenecen. Dentro de estas

carpetas los legajos van colocados en orden cronológico y cada uno lleva

un índice detallado de su contenido.

Control Central: la oficina de Gestión Documental es la dependencia

encargada de encauzar la tramitación de la correspondencia y velar por su

conservación y consulta; por tanto, es allí a donde debe recurrirse en busca

de cualquier información que se desee saber sobre la misma.

Procesos que intervienen en esta fase: Organización Re empaque Depuración Descripción inventario Transferencia: Se transfiere al archivo histórico

ARCHIVO INACTIVO O HISTÓRICO

Documentos han dejado de emplearse para fines administrativos o legales,

pero si lo requieren deben conservarse como patrimonio histórico o cultural,

pues estos serán devueltos a la contratante al finalizar el tiempo del contrato.

Procesos que intervienen en esta fase: Organización Clasificación Ordenación Descripción Disposición:

se folia

organiza en forma cronológica y se guarda en legajos en las cajas

Preservación o Conservación a largo plazo: se conservaran los 15 años del contrato


ARCHIVO ACTIVO

En esta fase el documento o material documental se genera o ingresa a la

institución, es decir empieza su recorrido por el Archivo Activo o Archivo de

Gestión.

En esta fase los procesos que intervienen en esta fase son:

Radicación de documentos Escaneo o digitalización del material físico Registro en la base de datos Gestión y Trámite Redacción Radicación Organización Foliación Ordenación Descripción Transferencia: Después de cumplir con su objetivo, el documento se

transfiere al archivo central.

ARCHIVO CENTRAL

Historias Laborales Archivo Central (Univalle)

En este proceso se encuentran las Historias Laborales bajo custodia del Archivo

Central, con el proceso circular 004 de 2003, 012 de 2004 Ley 594 de 2000 Dpto.

Administrativo de la función pública y su respectivo procedimiento aplicado:

Procedimiento

Limpieza, depuración, análisis documental, orden cronológico, organización

carátula, foliación, registro e inventario (hoja de control) Total de Historias

Laborales bajo custodia del Archivo Central.

JUBILADOS: 1250

RETIRADOS: 10105

Este proceso demanda atender los requerimientos y transferencias, aplicar actualizaciones, realizar depuración, foliación, actualizar la base de datos, atender los requerimientos realizados por usuarios internos y externos; para los cuales se deben fotocopiar las historias laborales en su totalidad, hacer revisión de las historias que entran y salen folio a folio, confrontando con hoja de control.

De igual manera se atienden las solicitudes que en su mayoría son de la División de Recursos Humanos.

ARCHIVO INACTIVO O HISTÓRICO

El Archivo Histórico de la Universidad del Valle, es el resultado de un trabajo de

análisis documental y una mezcla de criterios históricos y archivísticos con valores

secundarios, (no existen TVD) durante este periodo el archivo histórico de la

universidad del valle continuó con su proceso de gestión y atención a la

comunidad universitaria, pues continuamente se están produciendo nuevos

registros de documentos para el archivo, de esta manera se llevaron a cabo las

siguientes labores:

Análisis, clasificación, valoración y organización de la documentación que ha llegado por transferencia para ser archivada como material histórico que enriquece la memoria institucional. Los documentos que pasaron por este proceso fueron comunicados, boletines, correspondencia, actas, informes y resoluciones de las diversas dependencias de la universidad.

Depuración y eliminación de la documentación según los acuerdos y normas de Ley vigentes.

Elaboración y actualización de los inventarios, los registros y ubicación del material que ingresa al archivo histórico para ser considerado patrimonio del estado Colombiano y de la Universidad del Valle.

Atención de las inquietudes y consultas de los usuarios según sean las necesidades sobre los archivos que reposan en la base de datos.

Supervisión de la conservación, resguardo y utilización del material histórico que reposa en el archivo, pues se renovó el resguardo de varios expedientes que ya se encontraban en mal estado.

Búsqueda e implementación de medidas preventivas necesarias para la conservación adecuada del acervo histórico; también se recuperó el organigrama histórico que reposa en el archivo, sacando nuevamente copias de los organigramas originales para ser plastificados y organizados cronológicamente.

Se inició la construcción de un documento que registra una pequeña reseña de cada uno de los rectores que ha tenido la universidad del valle a lo largo de su historia. No obstante, el documento aún no ha sido culminado en su totalidad por dificultades de información para algunos Rectores, sin embargo, el documento se encuentra en un proceso del 60%.

Es así como el archivo Histórico de la universidad del valle continua, atendiendo las funciones necesarias para su debido funcionamiento y organización con el fin de brindarle a la universidad un patrimonio histórico y un servicio de consulta adecuado a todo tipo de usuario.

Aporte Viviana

Los archivos son clasificados teniendo en cuenta la valoración que realiza el profesional, el cuál manifiesta temor para tomar la decisión de desechar o conservar un documento. La función que observé que estaban desarrollando fue el escáner de las hojas de vida de los docentes de la institución para su conservación en formato digital. También la restauración de documentos para ser trasladados del archivo central al archivo histórico. La primer clasificación de los documentos se inicia en el archivo de Gestión que es foliado y clasificado por las funcionarias de cada dependencia, generalmente la información es seleccionada en dos grupos que son correspondencia interna y correspondencia externa

15. Reconocer cuál es la unidad de correspondencia de la entidad, qué importancia

tiene y cuáles son los procesos de la Gestión Documental que se llevan a cabo en

ella (si se lo permiten tomar algunas fotografías).

Aporte Candelaria

La dependencia de Control Central se denomina - Gestión Documental - y está a cargo de un funcionario quien cumple con los requerimientos exigidos por la Empresa. Misión: Normalizar el recibo, elaboración, organización y despacho de todos los documentos de la empresa, con responsabilidad y control, permanente, así como la obtención segura de la consulta de la correspondencia enviada y recibida. Procesos: Entradas: Documentos externos, internos, no entregados, para archivar y consulta. Conformación de subprocesos: Recepción, despacho, devolución, organización y transferencia, consulta y control. Salidas: Recibido y registro en la entidad, Entrega a la persona y registro en la entidad, archivo del documento, TRD, y entrega y archivo del documento.


La Sección de Gestión Documental, a través de la Unidad de correspondencia se

encarga de gestionar de manera centralizada y normalizada los servicios de

recepción, radicación, registro, clasificación y distribución de las comunicaciones

oficiales.

Su importancia radica en la contribución al cumplimiento de los principios que

rigen la Administración pública, ésta Unidad de correspondencia cuenta con el

recurso humano suficiente y capacitado, así como de los medios necesarios que

permitan la recepción, distribución, dirección y control oportuno del trámite de las

comunicaciones internas y externas

1. Radicación de correspondencia

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS

1. Radicación de

Correspondencia

interna

A- Recoger correspondencia en la dependencia. Auxiliar de Oficina de la

Sección de Gestión

Documental

B- Confirmar que el documento tenga el número

consecutivo para poder ingresarla al sistema.

Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión

Documental

C- Ingresar el documento al sistema SABS. Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión

Documental

D- Colocar el número de radicación generado por

el sistema a la correspondencia.


Documental

E- Sellar la correspondencia. Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión

Documental

F- Seleccionar la correspondencia teniendo en

cuenta su tipo: interno, ordinario o personal.


Documental

G- Colocar los documentos en el casillero

separándolos por su respectiva ruta según criterio

de la radicación.


Documental

2. Radicación de

Correspondencia

recomendada

externa

A- Recibir la correspondencia en la ventanilla que

traen las diferentes mensajerías especializadas

externas.

Auxiliar de Oficina de la


Documental

B- Verificar que la correspondencia contenga las

direcciones de la Universidad del Valle; y/o nombre

de la dependencia, y/o nombre del funcionario



Documental


C- Revisar la información del remitente que debe

traer la correspondencia para poder ser recibida.


Documental

D- Confirmar que el documento tenga especificado

el destinatario; si no llamar a la empresa o persona

que la envía para saber a quién va dirigida la

correspondencia.

Auxiliar de Oficina de la Sección

de Gestión Documental

E- Sellar documento y guía y entregar

desprendible de la guía a mensajero. Auxiliar de Oficina de la

Documental

Desprendible de Guía

F- Confirmar que el documento tenga el número

consecutivo o número de guía para poder

ingresarla al sistema.



Documental

G- Ingresar la correspondencia al Sistema (SABS)

especificando si es un correo recomendado,

ordinario o personal.


Documental

H- Colocar el número de radicación

generado por el sistema a la

correspondencia


Documental

I- Sellar la correspondencia Auxiliar de Oficina de la


Documental

J- Seleccionar la correspondencia teniendo en

cuenta su tipo; recomendado, ordinario o personal. Auxiliar de Oficina de la


Documental

K- Colocar los documentos en el casillero

separándolos por su respectiva ruta según criterio

de la radicación



Documental

3. Oficios de Entes de

Control o de la Rama

Judicial.

A- Leer el contenido del texto (teniendo en cuenta

el Art. 15 de la Constitución) Auxiliar de Oficina de la


Documental

B- Entregar a la dependencia encargada o a la

Oficina Jurídica Auxiliar de Oficina de la


Documental

C- Radicar en SABS con el número de guía

(Adpostal), en asunto digitar Número de radicación

del expediente, demandante y tipo de demanda

(tutela, ejecutivo, administrativo, etc.)



Documental


4. Correspondencia

Aparatados Aéreos

A- Visitar los Apartados Aéreos ubicados en

Unicentro y paseo Bolívar.


Documental

B- Demostrar ante el funcionario de ADPOSTAL

que se es funcionario de la Sección de Gestión

Documental.

Funcionario del Apartado

Aéreo

C- Recibir la correspondencia y verificar planilla

cuando es recomendado. Auxiliar de Oficina de la


Documental

D- Sellar la correspondencia y digitar en el sistema

como correo recomendado.


Documental

E- Distribuir en el casillero. Auxiliar de Oficina de la


Documental

5. Recibos telefónicos y de

servicios.

A- Recibir facturas telefónicas y de servicios. Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión

Documental

B- Sellar en la parte posterior superior derecha del

recibo con la fecha del día. Auxiliar de Oficina de la


Documental

C- Organizar y separar los recibos telefónicos y de

servicios por las rutas de cada auxiliar.


Documental

D- Organizar los recibos telefónicos dentro de los

documentos que debe entregar en la ruta.



Documental

E- Entregar la correspondencia a cada

Dependencia y hacer firmar la planilla.



Documental

Formato Hoja de Ruta

F-01-MP-08-07-02

2. Distribución de Correspondencia


1. Distribución de

Correspondencia

A- Imprimir listado de ruta interna

designada.

Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión Documental

Listado de Ruta Interna

B- Colocar un número a la hoja de ruta para

establecer el orden de visitas.


C- Recoger correspondencia del casillero

correspondiente a su ruta designada


D- Confrontar el documento físico con el listado

impreso.


E- Organizar la correspondencia según el orden de

visita en su ruta e iniciar el recorrido.


F- Visitar las dependencias y entregar la

correspondencia.


G Firmar la planilla de entrega. Secretaria de la Dependencia

H- Recoger la correspondencia que tenga la

Dependencia.


I- Si se recoge correspondencia para entregar

dentro de la misma ruta, entregar en la Dependencia

respectiva sin necesidad de registrarla.


J- Terminar recorrido y regresar a la Oficina Central



K - Clasificar la correspondencia recibida para

registrarla.


L- Digitar en el sistema y sellar la correspondencia

con la fecha del día recibido


M- Distribuir en los casilleros la correspondencia

recibida y registrada.


N- Revisar planilla de entrega de recorrido. Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión Documental

O- Archivar las planillas Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión Documental

3. Distribución de Correspondencia a Entes Externos


1. Distribución de

correspondencia externa

que no hace parte del

edificio de administración

central

A- Contratar empresa de mensajería para entrega

de correspondencia (ver procedimiento de

contratación por prestación de servicios)

Persona encargada de la Dependencia Remitente

B- Recibir correspondencia de las

dependencias que no hacen parte del edificio

de administración central.


C- Confirmar que la correspondencia tenga el

número consecutivo del documento para poder

ingresarla al sistema.


D- Radicar la correspondencia en el sistema (SABS)

en el módulo de Gestión Documental -

correspondencia especificando el tipo de origen de

envío como DIRECTO.


E- Entregar correspondencia a la coordinación

administrativa de la Facultad.



F- Recoger correspondencia en la coordinación

administrativa de la Facultad.

Mensajería Especializada

G- Distribuir correspondencia de las dependencias. Mensajería Especializada

H- Hacer firmar la colilla (desprendible) de entrega

de la empresa de mensajería contratada por la

dependencia.

Destinatario del Envío

A- Registrar la correspondencia en el sistema

(SABS) en el módulo de correspondencia de

Gestión Documental.

Operario de la Dependencia Remitente

B- Recoger los documentos o

correspondencia disponible de las oficinas

del Edificio Central.



C- Sellar correspondencia. Auxiliar de Oficina de la Sección


D- Distribuir correspondencia en la ruta establecida

por fuera de la Universidad.



E-Hacer firmar la planilla de entrega. Destinatario del Envío Formato de Hoja de Ruta F-01-MP-08-07-02

Aporte Viviana

En la Unidad Administrativa de la Universidad Nacional sede Palmira opera la oficina de recepción y es allí con la colaboración de la persona encargada que se desarrollan las funciones de gestionar la correspondencia donde se radican los documentos y se recibe la correspondencia para luego ser repartida para las diferentes dependencias. La unidad maneja la jornada de la mañana para radicación y la tarde para entregar respuestas con el fin de tener un mejor orden

16. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento que se

produzca o se reciba en una entidad y hacer lo siguiente:

a) Explicar el paso a paso detallado de éste por sus diferentes etapas desde su

producción hasta su conservación definitiva o eliminación.

b) Identificar los valores que tienen estos documentos en cada una de estas

fases o etapas.

Aporte Candelaria

a) Etapas desde su producción hasta su conservación definitiva o eliminación.

I. Planeación: se redacta el documento según las normas y el formato

establecido.

II. Producción: Se radica y se coloca el sello de mensajería.

III. Gestión y Trámite:

1. Se ingresa a la base de datos

2. Se envía al usuario (Distribución),cuando regresa recibido por

el usuario pasa a:

IV. Organización: Clasificación, ordenación, descripción y se organiza.

V. Transferencia: Se transfiere al archivo central.

VI. . Disposición:

1. se folia

2. organiza en forma cronológica y

3. se guarda en legajos en las cajas

VII. Preservación o Conservación a largo plazo: se conservaran los 15 años

del contrato.

VIII. Valoración:

1. depura

2. extraer grapas

3. eliminar copias y borradores

4. hacer inventario.

b) Hacer la valoración en cada etapa del ciclo vital. Esta valoración es general para las tres etapas:

La valoración documental es un proceso archivístico que reconoce los valores

primarios y secundarios que tiene la documentación. A través de este proceso

la Empresa toma la decisión sobre qué documentos conservará y por cuanto

tiempo.

Para ello se tiene en cuenta que los valores primarios son los que tienen los

documentos durante su permanencia en el archivo de gestión y los

secundarios son los que se reconocen en el archivo histórico cuando los

documentos se hacen valiosos para la investigación, la ciencia y la cultura.

Por lo que cada clase de asunto o actividad debe tratarse en forma individual,

se requiere definir la importancia y fijar el término de retención de acuerdo con

las disposiciones legales vigentes y la necesidad de consulta, conservación e

importancia de cada uno.

Por lo anterior se constituye el Comité de Archivo de la empresa, de los cuales

se levantará un acta para el respectivo seguimiento y allí se tomaran las

decisiones para valorar cada documento.


Documentos producidos:

002 ACTAS 035 Actas de Grupos de Apoyo a las Sedes Regionales

a) Éste documento es producido de acuerdo a los temas tratados y puntos acordados en las reuniones de los grupos de apoyo a las sedes regionales de la Universidad del Valle, en ella se relaciona lo sucedido durante el transcurso de la reunión, el secretario o persona asignada toma atenta nota de lo ocurrido para redactar el documento; el documento recibirá fecha, consecutivo, asistentes y firmas de las personas implicadas en el asunto, posteriormente será retenida durante 2 años en el Archivo de Gestión (Oficina de regionalización), cumplido ese tiempo de retención, pasará al Archivo Central durante 3 años más y el último procedimiento será su Conservación Total.

b) Este documento posee valores secundarios relacionados con la evidencia en la toma de decisiones y relevancia para el desarrollo cultural de la región, los originales reposan en el Archivo Histórico para su Conservación Total. Conservación Total (CT): Para aquellas series y subseries que tienen valor permanente ya sea por disposición legal o que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la Institución. Así mismo, son Patrimonio documental las series producidas, utilizadas y conservadas para la investigación, la ciencia y la cultura.

Aporte Viviana

INSTITUCIÓN: Universidad Pontificia Bolivariana Seccional Palmira – Km 1 vía Tienda Nueva Edificio Seminario Cristo Sacerdote, Palmira Valle PROFESIONAL ENCARGADO: Andrea Ximena Cobo VISITANTE: Gloria Viviana Gutiérrez-Estudiante CIDBA

En la Institución no existe un Plan de Gestión Documental por lo tanto sólo se llega al archivo de Gestión que se encuentra ubicado en cada una de las oficinas o dependencias. Actualmente se manejan las etapas de recepción, distribución, conservación y trámite. Para la recepción distribución y trámite se cuenta con un área de correspondencia mediante la cual se estipula el recibo y repartición de correspondencia sólo institucional más no personal de los empleados. También se estipula un formato para realizar la transferencia desde el área de correspondencia hacia las demás. El proceso a seguir es en cada oficina o dependencia debe realizar la conservación, eliminación y disposición de los documentos a) explicar el paso a paso detallado de éste por sus diferentes etapas desde su producción hasta su conservación definitiva o eliminación.

Se encuentran dos grupos de correspondencia como son: Correspondencia Interna y Correspondencia Externa

Ambos documentos se reciben en la oficina de correspondencia, se relacionan en el respectivo formato y pasan a ser distribuidos a la oficina correspondiente. La persona encargada de la dependencia recepciona la información, folia, y archiva en carpetas para conservar en archivadores cumpliendo con normas básica y mínimas de conservación de los mismos como hongos, ácaros, humedad etc. Finalmente la información se conserva sin el amplio conocimiento de las etapas o

fases que se deben continuar por lo tanto es deber de cada dependencia velar por la conservación y disposición de los documentos

b) Identificar los valores que tienen estos documentos en cada una de estas fases o etapas.

DOCUMENTOS VALORES

Primario

Administrativo

Informativo

Primario

Administrativo

Informativo

Primario

Administrativo

Informativo

CONCLUSIONES

El desarrollo de la actividad nos proporcionó reconocer los errores que se pueden

cometer en el manejo de los documentos de una Institución por desconocimiento

acerca del tema, por lo cual es tan importante adquirir formación profesional para

obtener un mejor desempeño laboral.

También se dio la oportunidad de visualizar un panorama más amplio acerca de la

labor tan importante y dispendiosa que debe realizar un profesional de la

información y/o un profesional CIDBA.

Además reconocer en las Instituciones visitadas que tan adelantados o retrasados

se está en la implementación de un PGD, al igual que poner en práctica los

conceptos y aprendizajes que hemos tenido hasta el momento y a su vez

reconocer que es una profesión muy valiosa e importante para cualquier empresa.

REFERENCIAS

Universidad del Valle.: GESTIÓN DOCUMENTAL. http://gestiondocumental.univalle.edu.co.

Archivo General de la Nación.: ACUERDOS.: MINI/MANUAL No 4 TABLAS DE RETENCION Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES.

https://www.mininterior.gov.co/sites/default/files/upload/docnewsno2342documentno6047.pdf.

https://www.mininterior.gov.co/sites/default/files/upload/docnewsno2342documentno6047.pdf

https://www.mininterior.gov.co/sites/default/files/upload/docnewsno2342documentno6047.pdf

TAREA DE GESTION DOCUMENTAL II

Documents

Transcript of TAREA DE GESTION DOCUMENTAL II