GESTIÓN DOCUMENTAL I GRUPO 6UNIDAD I

OBJETOS DE APRENDIZAJEDISPOSICION DE DOCUMENTOS

LINA MARÍA SUÁREZ PARRAC.C. 43.593.230

DIANA CAROLINA MADARIAGA FLÓREZC.C. 1.014.187.941

TUTOR JAIRO HERNÁN DÍAZ ARIAS

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD, CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA ARCHIVÍSTICA

GESTION DOCUMENTAL I Grupo 06BOGOTA, MAYO 2015

DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS

Imagen: https://roiunlimited.wordpress.com/2011/04/27/los-negocios-electronicos-y-la-saturacion-de-contenido-a-nivel-mundial/

CONTENIDOCONTENIDO

• Concepto•Normatividad•Actividades del proceso•Flujo del proceso

Imagen: http://www.medranoasesores.com.co/medrano/descarga-documentos.html

La disposición final de los documentos, es la valoración de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital - archivo de gestión , central o histórico de acuerdo con lo dispuesto en las herramientas archivísticas Tablas de Retención,- TRD o las Tablas de Valoración Documental – TVD.

Imagen consulta en línea: http://es.slideshare.net/caergosa/tablas-de-retencin-documental-10262577

PROCESO DE DISPOSICIÓN FINALDE DOCUMENTOS – FORMATO TRD

PROCESO DE DISPOSICIÓN FINALDE DOCUMENTOS – FORMATO TRD

Imagen consultada en línea: http://es.slideshare.net/scarchivistas/acuerdo-002-de-2004-lineamientos-bsicos-para-la-organizacin-de-fondos-acumulados

PROCESO DE DISPOSICIÓN FINALDE DOCUMENTOS – FORMATO TVD

PROCESO DE DISPOSICIÓN FINALDE DOCUMENTOS – FORMATO TVD

PROCESO DE DISPOSICIÓN FINALDE DOCUMENTOS

PROCESO DE DISPOSICIÓN FINALDE DOCUMENTOS

Constitución Política de 1991. Artículos 63, 70, 71, 72Ley 47 de 1920Ley 14 de 1936Ley 163 de 1959Ley 39 de 1981. Artículos 1, 2, 3 y 4.Ley 80 de 1993Decreto 2527 de 1950Decreto 3354 de 1954Decreto 264 de 1963Decreto 960 de 1970Decreto 2620 de 1993Decreto 2649 de 1993Decreto 998 de 1997

PROCESO DE DISPOSICIÓN FINALDE DOCUMENTOS

PROCESO DE DISPOSICIÓN FINALDE DOCUMENTOS

Decreto 1145 de 2004Decreto 2578 de 2012Acuerdo AGN 007 de 1994. Artículos 18, 23 y 25Acuerdo AGN 08 de 1995Acuerdo AGN 04 de 2013Circular AGN 03 de 2001Circular AGN 01 de 2004NTC 3723NTC 4080NTC 5174NTC 5238Directriz presidencial – Cero Papel – Guías SINAE

Imagen consulta en línea: http://es.slideshare.net/sergioaus/tablas-de-retencin-documental-3035007

PROCESO DE DISPOSICIÓN FINALDE DOCUMENTOS

PROCESO DE DISPOSICIÓN FINALDE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES

CONSERVACIÓNTOTAL

(Documentos Testimoniales)

Imagen consulta en línea: http://ga40140.blogspot.com/2010/05/u.html

Recepción de transferencias secundarias.Recepción de transferencias secundarias.

Organización de los documentos en las Organización de los documentos en las unidades de conservación adecuadas para unidades de conservación adecuadas para su conservación y preservación para su conservación y preservación para disponerlos al servicio de los usuarios.disponerlos al servicio de los usuarios.

PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOSPROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES

ELIMINACIÓN(Documentos que pierden valores primarios y

secundarios)

Aplicación del procedimiento indicado en la TRD o TVD.

Elaboración del inventario de los documentos que han cumplido su tiempo de retención y pueden ser eliminados.

Aprobación del Comité de Archivo de la eliminación de las series y subseries documentales.

Publicación del inventario en la página Web de la respectiva entidad.

Elaboración del acta de eliminación.

Eliminación de los documentos con empresas certificadas que su proceso no afecte el medio ambiente.

PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOSPROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES

SELECCIÓN(Se realiza muestreo de documentos

representativo para conservación permanente) Aplicación del método de muestreo elegido registrado en el procedimiento de la TRD o TVD.

Reproducción en otro medio de la elección de los documentos que se conservan totalmente

PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOSPROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES

Microfilmación(Fotografía de los documentos conservados en

películas)

VIDEO https://www.youtube.com/watch?v=TgDiXs5g93c

Determinación de metodología y plan de trabajo.

Fines en la utilización de la técnica.

Control de calidad durante todo el proceso.

Uso de nuevas tecnologías

Determinación de la metodología y plan de trabajo.

Definición de calidad, según la fase del ciclo vital en la cual se requiere.

Control de calidad durante todo el proceso.

DIGITALIZACIÓN(Reproducción de los documentos que solo pueden

ser leídos por medio de un computador)

VIDEOhttps://www.youtube.com/watch?v=deOTpQkPUe8

Microfilmación: Es la técnica que permite tomarle fotos al documento y tener pequeñas imágenes en película.

Digitalización: Permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme

y otros) en otra, que sólo puede ser leída o demostrada por computador.

Imagen consulta en línea: http://www.plaanibal.com/web/pla-anibal/inicio/-/blogs/proceso-de-copiado-autentico-nti-de-procedimientos-de-copiado-autentico-y-conversion-entre-documentos-electronicos-2

WebgrafíaWebgrafía

http://blogs.ffyh.unc.edu.ar/evaluaciondedocumentos/files/2012/06/Luis-F.-Sierra-Escobar.pdf

http://blogs.ffyh.unc.edu.ar/evaluaciondedocumentos/files/2012/06/Luis-F.-Sierra-Escobar.pdf

http://www.diputaciondevalladolid.es/extras/archivo_provincial/ArchivosdeGestion/ArchivosMunicipales/Manual_para_archivos_de_gestion.pdf

https://yaderpp.wordpress.com/2011/11/17/diagrama-de-flujo-disposicion-final-de-documentos/

GRACIAS