Gestión integrada e integrable de los Servicios de Farmacia

Gestión integrada e integrable de los Servicios de Farmacia

Gestión por procesos

Mar del Plata

22 de noviembre de 2012

M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.


FACTORES QUE INCIDEN EN LOS RESULTADOS DE LA ATENCIÓN DE LOS SERVICIOS DE FARMACIA HOSPITALARIA

DEMOGRAFICOS

AMBIENTALES

PRESTACIONALES PROFESIONALES

SOCIOLOGICOS POLITICOS

TECNOLOGICOS

ECONOMICOS

FARMACIA HOSPITALARIA


C A L I D A D Técnico –Profesional

Infraestructura

C A L I D A D P E R S O N A L

C A L I D A D D E G E S T I Ó N

Entorno cambiante e

incierto

COMPONENTES DE “LA CALIDAD” DE UN SERVICIO DE FARMACIA HOSPITALARIA


COMPONENTES DE “ INTEGRABILIDAD” EN SERVICIOS DE FARMACIA HOSPITALARIA

ORG

I

I

I

FHs

D

R

G

S FH

Gestión de redes en un entorno

Informático seguro

ComplementariedadBenchmarking Integración a

trabajos multicéntricos


AUTORIDADES Y RESPONSABILIDADES


SOCIEDAD

MEDIO

CLI

ENTE

-USUARIO

PRO

VEED

ORES

Productos y servicios en función

de las necesidades del usuario

Gestión de recursos

Gestión de procesos

Factor Humano

M, A y MC

LL

FARMACIA HOSPITALARIA - Propuesta de SGIeI

FS0110-R12-R.R.Pittaluga y cols. Basado en material propio y facilitado por IRAM.2000-2012


Prescripción Dispensación AdministraciónE S-R-P

RRyL

Infraestructura

Personas Competencias Procesos

Recursos Documentos

Datos

InformaciónControles

Verificación

Validación

Autoridades y responsabilidades


Procesos Críticos de D= Procesos de Dirección R= Procesos de Realización S= Procesos de soporte G: Procesos de gestión

GESTIÓN DEL

MARCO

ESTRATÉGICO

D1

PLANIFICACION

D2

REVISION POR

LA DIRECCIÓN

D4

PROCESOS DE DIRECCIÓN

CONTROL DE LOS EQUIPOS DE

SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

S7

GESTIÓN DE

COMPRAS

S4

E_GESTIÓN ECONÓMICO

FINANCIERA

GESTIÓN Y

DESARROLLO DEL

FACTOR HUMANO

S3

TRATAMIENTO DE

NO CONFORMIDADES

Y OMM

G3

GESTIÓN

INFORMATICA

S2

GESTIÓN DE LA

INFRAESTRUCTURA

S6

GESTIÓN DE ACCIONES

CORRECTIVAS

G4

COMUNICACIÓN CON EL USUARIO Y OPI

S1

PROCESOS DE SOPORTE

REQ

UIS

ITO

S /

EX

PEC

TA

TIV

AS

USU

ARIOS/ESTADO

PROCESOS DE REALIZACION

Comunicación con el cliente

Retroalimentacióncon el cliente

Estrategia

COMUNICACIÓN

INTERNA

D3

PROCESOS DE GESTION

GESTION DOCUMENTAL

G1

GESTIÓN DE LOS

INSUMOS Y DEPÓSITOS

S5

I_GESTIÓN DE LA SEGURIDAD

Bioseguridad y Radioprotección)

SEGUIMIENTO Y

MEDICIÓN

S8

A_GESTIÓN AMBIENTAL(Gestión de residuos )

AUDITORIA INTERNA

G2

ATENCIÓN DE LA SALUD


PREVENTIVAS

G5


PROCESOS DE ATENCIÓN DE LA SALUD EN UNA INSTITUCIÓN POLIVALENTE CON INTERNACIÓN

Procesos de realización

Atención domiciliaria

Gestión de hemo

componentes

Realización de análisis de

laboratorio

Diagnóstico por imágenes Esterilización

Atención ambulatoria

Atención de emergencia

Internación por cuidados

progresivos

Gestión farmacéutica

Realización de estudios de anatomía patológica

Trabajo social

PROCESOS FINALES

PROCESOS INTERMEDIOS

D y T fono- audiológico

Fisioterapia y rehabilitación


PRESCRIPCIÓNELECTRONICA

ASISTIDA

SISTEMA AUTOMATIZADO

DE DISPENSACIÓN

ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA

ASISTIDA

PRESCRIPCIÓN DISPENSACION ADMINISTRACIÓN

PEA + GI SAD + GI AEA + GI

CICLO DE DEMING


MisiónLa Farmacia Hospitalaria es una organización que brinda atención

farmacoterapéutico al paciente, a través de la selección, elaboración, adquisición,

control, dispensación, información, vigilancia y otras actividades orientadas a

conseguir una utilización apropiada, segura y costo-efectiva de los

medicamentos y productos médicos.


RESPONSABILIDAD DE LA JEFATURA DEL SERVICIO

MISION -VISIÓN-VALORES

Identificar los usuarios-clientes

Paciente Médico solicitante

Determinar sus necesidades

Establecer requisitos

Verificar la satisfacción de los requisitos del cliente-

usuario

POLITICA

OBJETIVOS

PLAN


REVISIÓN POR LA JEFATURA

CO MU NI CA

CIÓN

IN TERNA

COMPROMISO


Los diez principios de gestión

Enfoque sistémico Gestión por procesos Toma de decisiones basada en hechos Mejora continua Enfoque en el Cliente-usuario Liderazgo Participación efectiva del personal Relaciones mutuamente beneficiosas con el

proveedor Trabajo en equipo y en red Ética y compromiso socio-ambiental


Qué es la gestión del medicamento?


Proceso

Conjunto de actividades interrelacionadas que transforman

elementos de entrada en resultados con un valor agregado


Cuáles son las salidas , resultados o productos de un SERVICIO DE FARMACIA HOSPITALARIA?

Producido a tiempo y adecuado a las características establecidas

Satisfacción del médico prescriptor, el paciente y OPI

Realizado en forma segura

Con el menor impacto ambiental

Con el adecuado uso de los recursos disponibles

AL MENOR COSTO POSIBLE

Servicio brindadoy el medicamento

administrado

Cuales son los atributos a cumplir ?

Si es un medicamento (5 correctos +

PRM)Con el mejor resultado posible


Tiempo mínimo en la producción de resultadosAjuste a pautas, normas y especificaciones aplicables.

Infraestructura acordeMínimas fallas, defectos, errores, desperdiciosSatisfacción del paciente/médico prescriptor

Compensación al cliente por los errores cometidosConsideración de las necesidades de la sociedad y el medio

Atención cortés y profesionalDisponibilidad a precios competitivos

Obtención económica sin afectar la calidad y la seguridadRealización en forma segura

Tiempo mínimo en la producción de resultadosAjuste a pautas, normas y especificaciones aplicables.

Infraestructura acordeMínimas fallas, defectos, errores, desperdiciosSatisfacción del paciente/médico prescriptor

Compensación al cliente por los errores cometidosConsideración de las necesidades de la sociedad y el medio

Atención cortés y profesionalDisponibilidad a precios competitivos

Obtención económica sin afectar la calidad y la seguridadRealización en forma segura

Requisitos de la adecuada gestión del servicio prestado en FH

PROCEDIMIENTOS


El sistema de gestión integrado ARMONIZA todos los subsistemas de

gestión concebidos por la organización.


DR02-01- SGIeI Delta Q-F.A. y R.R. Pittaluga

SOCIEDAD

MEDIO

SGI

PROVEEDOR CLIENTE-USUARIO

SOCIEDAD

SGC

SGS

$GEF

SGA

SGI

S

G

D

F

H


Consecuencias del incumplimiento

La falta de la aplicación de los principios de gestión

es la causa principal

de la mayoría de los problemas

de los SERVICIOS DE FH

y de los llamados costos por mala GESTIÓN

destacándose por su efectos

los relacionados con las demandas legales.

Los principios de Gestión

30-40%


Beneficios

Mejor detección, coordinación y determinación de las prioridades

En la implementación de las oportunidades de mejora

Obtención de resultados mejorados, coherentes y predecibles

( mayor “ certidumbre”)

Reducción de los costos y de los tiempos de producción de resultados

mediante el uso eficiente de los recursos


Permite...

Identificar las interfases de las actividades críticas así como analizar y medir su capacidad para cumplir

con los diferentes tipos de objetivos de proceso.

PROVEEDOR FH-HOSPITAL CLIENTE


FABRICANTES

SERVICIOS DE FH PRIVADOS

PACIENTE

SERVICIOS DE FH PUBLICOS

PROVEEDORES

DISTRIBUIDORES

MÉDICO

Complejidad de las interfases a gestionar para evitar riesgos en la provisión de servicios de FH

FINANCIADOR


PRESCRIPCIÓNELECTRONICA

ASISTIDA

SISTEMA AUTOMATIZADO

DE DISPENSACIÓN

ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA

ASISTIDA

PRESCRIPCIÓN DISPENSACION ADMINISTRACIÓN

PEA + GI SAD + GI AEA + GI

CICLO DE DEMING

Gestión de riesgos en Servicios de Farmacia Hospitalaria

Normas IRAM 17550 y 17551/ OHSAS 18001/ISO 14001/ ISO 13485 y el TR/ISO 10012/ISO/IEC Guide 73



Definiciones

EVENTO: Hecho imprevisto o que puede suceder

PELIGRO: Amenaza o contingencia inminente de que suceda algún mal.OHSAS 18001:Fuente situación o acto con potencial daño en términos de lesión o enfermedad.

PROBABILIDAD: Intervalo dentro del cual puede ocurrir un evento.Norma IRAM 34552-1:Número real dentro del intervalo 0A 1 ASOCIADO A UN SUCESO DE AZAR. Frecuencia relativa de ocurrencia en el largo plazo o grado de convicción de que suceda un evento.>grado de probabilidad es 1.

RIESGO: Contingencia o proximidad de que suceda algo que tenga impacto en los objetivos.OHSAS 18001: Combinación de probabilidad de ocurrencia de un evento peligroso o exposición y la severidad de la lesión o enfermedad que puede ser causada por le evento o exposición.

GESTIÓN DE RIESGOS: Cultura, procesos y estructuras que están dirigidos hacia la gestión eficaz de oportunidades y efectos adversos potenciales.OHSAS 18001:Riesgo aceptable: Es el que ha sido reducido a un nivel que la organización puede tolerar, teniendo en cuenta sus obligaciones legales y su propia política de GR.

COSTO: Cualquier impacto negativo directo o indirecto por interrupciones de imagen institucional, políticas e intangibles.

Norma IRAM 17750


SEGURIDAD

Acciones que se toman para evitar que se produzca o reducir el riesgo de producción de un evento no deseado.

SEGURIDAD INFORMÁTICA

SEGURIDAD DE BIENES Y PERSONAS

SEGURIDAD MEDICAMENTOS

BIOSEGURIDAD

RADIOPROTECCIÓN

SEGURIDAD DE LA INFRAESTRUCTURA

SEGURIDAD DEL PACIENTE

SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL


Procesos Críticos de D= Procesos de Dirección R= Procesos de Realización S= Procesos de soporte G: Procesos de gestión

GESTIÓN DEL MARCO

ESTRATÉGICOD1

PLANIFICACION D2

REVISION POR LA DIRECCIÓN

D4

PROCESOS DE DIRECCIÓN

CONTROL DE LOS EQUIPOS DE


S7

GESTIÓN DE COMPRAS

S4

E_GESTIÓN ECONÓMICO FINANCIERA

GESTIÓN Y DESARROLLO DEL FACTOR HUMANO

S3

TRATAMIENTO DE NO CONFORMIDADES

Y OMM

G3

GESTIÓN INFORMATICA

S2

GESTIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA

S6


CORRECTIVAS G4

COMUNICACIÓN CON EL USUARIO Y OPI

S1

PROCESOS DE SOPORTE

REQ

UIS

ITO

S /

EX

PEC

TA

TIV

AS

USU

ARIOS/ESTADO

PROCESOS DE REALIZACION

Comunicación con el cliente

Retroalimentacióncon el cliente

Estrategia

COMUNICACIÓN INTERNA

D3

PROCESOS DE GESTION

GESTION DOCUMENTAL

G1

GESTIÓN DE LOS INSUMOS Y DEPÓSITOS

S5

I_GESTIÓN DE LA SEGURIDAD

(Bioseguridad y Radioprotección)


S8

A_GESTIÓN AMBIENTAL(Gestión de residuos )

AUDITORIA INTERNA

G2


PREVENTIVAS G5

ATENCIÓN en FH


La seguridad surge de la adecuada GESTIÓN DE LOS RIESGOS


Establecer el contexto

Identificar los riesgos

Analizar los riesgos

Valorar los riesgos

Tratar los riesgos

Documentar y registrar

E

V

A

L

U

A

R

Consultar y comunicar

Revisar, verificar y validar


Establecer el contexto

Identificar los riesgos

Analizar los riesgos

Valorar los riesgos

Tratar los riesgos

Documentar y registrar

E

V

A

L

U

A

R

Consultar y comunicar

Revisar, verificar y validar

Contexto estratégico

C. Organizacional

C. Administración de riesgo

Desarrollar criterios

Decidir la estructura

Qué, cómo, cuándo, dónde puede suceder un evento

riesgoso?

Determinar los controles existentes, las probabilidades y las consecuencias-Estimar el

nivel de riesgo.

Comparar con criterios

Establecer prioridades

Identificar, evaluar y seleccionar las opciones

Preparar e implementar

los planes


RESPONSABILIDAD DE LA JEFATURA DEL SERVICIO EN LA GESTIÓN DE LOS RIESGOS

Identificar las partes

interesadas Paciente

Personal-Público

Determinar sus intereses y tenerlos en cuenta para minimizar el

impacto negativo de los

servicios brindados

Identificar los requisitos RRyL

y de la PI en GR

POLITICA DE GR

OBJETIVOS DE GR

PLAN


en la GR

REVISIÓN POR LA JEFATURA

CO MU NI CA CIÓN

IN TERNA

COMPROMISO


Revisión por la jefatura

Política y objetivos de Gestión de Riesgos

Resultado de auditoría integral

Retroalimentación con la Política integral

Desempeño de los procesos de gestión de riesgos y efectos adversos

Estado de acciones correctivas y preventivas

Seguimiento de revisiones previas

Cambios que pueden afectar el Sistema de GR

Recomendaciones de mejora


Efectos ni deseados

Pérdidas-Daños-Perjuicios

Medicamentos-Medios de contraste-Radiofármacos

Radiaciones ionizantes

Exposición a citostáticos

Exposición a infecciones

Manipulación y exposición a sustancias peligrosas


Criterios de Seguridad en Farmacia Hospitalaria

Justificar y asegurar el control de las prescripciones Controlar la calidad, el mantenimiento preventivo y correctivo de la

infraestructura física, del equipamiento y de la instrumentación de la medidas de control de riesgos

Procedimientos para evaluación anual del personal expuesto a sustancias peligrosas

Reducir los errores, fallas o desvíos en la prestación de los servicios o la gestión de productos farmacéuticos

Verificación de los niveles de sustancias peligrosas en el ambiente Programa de auditoría interna de gestión integral


Programas de Garantía de la Calidad y la Seguridad

Deben contemplar:

Factor humano y recursos necesarios para realizar los procedimientos. Responsabilidades y obligaciones de las personas que trabajan en el

Servicio. Programas de formación para utilizar equipos.

Programas de formación para bioseguridad y protección. Programa de entrenamiento permanente en especial en caso de

nuevas técnicas. Procedimientos para registros de accidentes e incidentes.

Gestión de la calidad con competencia técnica y de gestión adecuada.

Porque la realización de las prácticas farmacéuticas se efectúa en

condiciones controladas y validadas

Porqué un SGIeI sustentado en la gestión por procesos baja

riesgos ?


Realización de un

servicioEn condiciones controladas y

validadas.

Beneficio para el usuario-paciente

Beneficio para el equipo de salud

Beneficio para el servicio de farmacia hospitalaria

Realizar la gestión del proceso en condiciones controladas y validadas



Beneficio para el usuario-paciente

• Mejor acceso a la información

• Mejor y predecible uso de “su tiempo”

• Mayor posibilidad de una gestión del proceso oportuna y segura y adecuada a su necesidad

• Trazabilidad en productos y servicios

• Recepción oportuna del producto/servicio en la cantidad y calidad acordada

• Mejor relación costo beneficio

• Confianza


Beneficio para el equipo de salud

• Mejor planificación de sus tareas

• Mejor aprovechamiento del tiempo

• Mayor seguridad y certidumbre

• Previsibilidad de las tareas a realizar

• Clara idea de los objetivos a alcanzar

• Disponibilidad de tiempo para estudio, docencia e investigación

• Mejor integración con otras áreas y organismos

• Mejor clima laboral



Beneficio para el Servicio de Farmacia Hospitalaria

Mayor eficacia y eficiencia

Mayor producción y productividad

Resultados mejorados y predecibles

Mayor competitividad

Trazabilidad

Menores Riesgos (Incluidos los legales)

Mayor reconocimiento por parte de la población

Mejora del prestigio y la confianza



CONDICIONES CONTROLADAS (*)

Disponibilidad de información sobre las características del producto/servicio

Disponibilidad de procedimientos, instructivos y otros documentos con requisitos aplicables

Utilización del equipamiento apropiado

Disponibilidad y utilización de equipos de seguimiento y medición

Implementación de actividades de seguimiento y medición

Implementación de actividades de liberación, entrega y post -entrega

(*) Adaptado de la Norma ISO 9001:2008 Ap. 7.5.1




VALIDACION DE LA PRESTACION DEL SERVICIO DE SALUD (*)

Permite establecer las disposiciones para que los procesos del Servicio de Farmacia Hospitalaria alcancen

los resultados planificados.





VALIDAR

Implica establecer criterios y evaluar en qué medida se cumplen para los fines previstos

La revisión y aprobación de los procesos

La aprobación de los equipos

La calificación del personal

La utilización de los métodos y procedimientos específicos

El control de los registros

La re-validación

(*) Norma ISO 9001:2008 Ap. 7.5.2

(*) Norma ISO 9001:2008 Ap. 7.5.2




VALIDACIÓN DE LA PRESCRIPCIÓN MÉDICA:

Revisión realizada por el profesional farmacéutico respecto de la adecuación de la prescripción médica a los criterios establecidos en los protocolos terapéuticos, teniendo en cuenta la patología y características individuales de cada paciente en cuanto a droga, dosis, vía de administración, interacciones con otros medicamentos o alimentos.

ISO 9000: 2005 3.8.5 Validación: confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva (3.8.1) de que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista

Cómo calcular la capacidad operativa

de un servicio de farmacia hospitalaria?

• Aseguramiento del suministro de las energías

• Disponibilidad efectiva del equipamiento

• Disponibilidad efectiva de horas profesionales

• Disponibilidad efectiva de horas de personal de apoyo (mantenimiento, administrativos, limpieza)

• Características de la demanda


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