21 de Febrero del 2017

GESTIÓN Y EVALUACION DE PROYECTOS

PAUTAS Y PROCEDIMIENTOS

JOSÉ VILLA CÓRDOVAjvillacordova@hotmail.com

Que es un Proyecto?

Es el conjunto de actividades que se encuentran interrelacio-nadas y coordinadas. La razón de un proyecto es alcanzar las metas específicas dentro de los límites que imponen un pre-supuesto, calidades establecidas previamente y un lapso de tiempo previamente definido

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Los proyectos son tendientes en su mayoría a solucio-nar problemas estratégicos de toda organización, bus-

cando aplicar un modelo de gestión eficiente.

Que es un Proyecto?

La gestión de proyectos es la aplicación de conocimien-tos, habilidades, herramientas y técnicas a las activi-

dades de un proyecto para satisfacer los requisitos del mismo.

Consiste en reunir varias ideas para llevarlas a cabo, y es un emprendimiento que tiene lugar durante un

tiempo limitado, y que apunta a lograr un resultado único.

Surge como respuesta a una necesidad, acorde con la visión de

la organización, aunque ésta puede desviarse en fun-ción del interés.

El proyecto finaliza cuando se obtiene el resultado de-seado, y se puede decir que colapsa cuando desapare-ce la necesidad inicial o se agotan los recursos dispo-

nibles.

Las características básicas que deben cumplir todos los procesos en unproyecto son las siguientes:

1) Deben tener una misión u objetivo claramente definido.2) Se pueden descomponer en actividades o tareas menores.3) Poseen unas necesidades iniciales o entradas (inputs) que se utili-

zan para poder iniciar el proceso y unas salidas (outputs) que dan respuesta a las necesidades iniciales y ofrecen un valor añadido que anteriormente no existía.

4) Poseen unos recursos para poder llevar a cabo las actividades.5) Existen proveedores que soportan, controlan o inician las activida-

des.6) Existe una persona o varias que se hacen responsables de la ejecu-

ción de las diversas actividades.7) Existen unas personas o entidades que se ven claramente benefi-

ciadas con los resultados obtenidos.8) Existe un producto o servicio final, obtenido tras la ejecución de las

actividades desarrolladas que responde a las necesidades iniciales.9) El desarrollo de sus actividades puede ser estabilizado según una

metodología concreta.

1.Procesos estratégicos: son aquellos procesos que sirven para dirigir, orientar y gestionar la organización. Definen las estrategias, la misión, los objetivos y la metodología para tomar decisiones den-tro de la organización y también sirven para configurar y gestionar el resto de procesos.

2.Procesos operativos o de negocio: son aquellos procesos que tienen una relación directa con el usuario final y sus resultados son la esencia misma por la que se existe la organización. Generalmen-te, son procesos transversales cuyo desarrollo se realiza a lo largo de diversas unidades administrativas, cruzando la organización de forma horizontal.

3.Procesos de soporte o de apoyo: son aquellos procesos que se encargan de suministrar al resto de la organización todos los recur-sos necesarios para poder generar el valor añadido esperado en los respectivos procesos. Se puede decir que sus resultados son los re-cursos y las entradas de los demás procesos, siendo fundamentales para el adecuado desarrollo de las actividades dentro de la organi-zación. Por norma general, son procesos que están presentes en cualquier organización, tienden a estar muy normalizados y su eje-cución se lleva en un número reducido de unidades administrativas básicas (gestión de recursos humanos, gestión económica, gestión de recursos, etc.).

Etapas de un Proyecto

- 1 -

Introducción al Proyecto

“Desarrollo del Registro Integrado para la Gestión del Patrimonio Cultural Nacional en el Perú “

Nombre del Proyecto

Periodo/Presupuesto

Julio del 2016 ~ Junio 2019 (3años) / Total 8 Millones USD

Rol en la gestión del Proyecto

Consultoria sobre el Sis-tema de Clasificación Es-tándar del patrimonio cultu-ral.

Ejecución BPR/ISP - Plan de ejecución detal-

lado - Establecer estrategías.

Consultoría

Construcción del Desarrollo del sistema de registro in-tegrado del patrimonio cul-tural.

Soporte para la con-strucción de la BD del patrimonio cultural.

Construcción del Sistema

Software y Hardware necesario para la ope-ración del sistema.

Escaner, 3D, drones, etc. Materiales para la construcción de la BD

del patrimonio cultural.

Soporte de Equipamientos

Invitación a Corea para capacitación.

Capacitación local en Perú.

Capacitación Detalle

Establecer el sistema de Clasificación Estándar del Patrimonio Cultural Nacional

del Perú

Construcción de sistema de Gestión estándar del Patrimonio Cultural Nacional

del Perú

Organigrama

Ministerio de Cultura KOICA(*)

MOON ENGINEERINGEmpresa de Proyecto Ma-

nagement

Comité Di-rectivo

Embajada de la República de

Corea

Empresa de Con-sultoría en Corea

Empresa de Im-plementación en

Corea

Especialistas de cultura en Corea

Dirección General del Patrimonio

Cultural

Equipo técnico del Ministerio de cultu-

ral (PMU)

(*) KOICA : Agencia de Cooperación In-ternacional de Corea

- 2 -

Clasificación

1er año(2016) 2do año(2017) 3er año(2018) 4to

año(2019)FIN

7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6

Plan del proyecto /Selección de la empresa

Gestión del proyecto in-

tegral

BPR/ISP

Capacitación

Desarrollo de sistema

Entrega de materialesGestión del proyecto /

Fiscalización

- Período total : Período del Proyecto 3 años, un total de 36 meses : Plan del proyecto 7 meses, BPR/ISP 7 meses, educación e invitación a capacitación, desarrollo del

sistema 14 meses y evaluación 4 meses

Cronograma

Invitación a COREA

Evaluación intermedio

Evaluación Final

Entrega de materiales

Base de datos piloto/ Construcción del Sistema integrado de gestión integral de la cultura

Educación EducaciónInvitación

BPR/ISP(*)

Construcción del SistemaConsultoría

el presente

(*) BPR : Reingeniería de procesos de negocio ISP : Plan estrategico de la información

Plan

- 3 -

Objetivo de desempeño

Fortalecer al Ministerio de Cultura para la gestión eficaz del patrimonio cultural de la Nación. 2022 largo plazo

↑

Logro Implementar sistema para una gestión sostenible del Patri-monio Cultural de la Nación. 2019 Medio plazo

↑ ↑ ↑

Resultado Meta

Establecer un sistema de clasificación están-

dar

Desarrollo del regis-tro integrado para la gestión y sistema de

administración

Capacitación de Expertos en gestión 2018 Corto plazo

↑ ↑ ↑ ↑

≀Activitad

Establecer unsistema de

Clasificación Estándar y BPR/

ISP

+ Desarrollo del sistema + Fortarlecer la formación y capacidades

↑ ⇡ ⇡ ⇡ ⇡ ⇡ ⇡ 2016

Ingreso Expertos Expertos Equipamiento Invitación Taller

- 4 -

Ausencia de un sistema de clasificación del patrimonio

culturalPromulgación de la Ley de

gestión del patri-monio cultural

Falta de vínculos de la información

Diferencia de sistema de códigos y denomina-

ción

Restricción al acceso de la información al público

Ausencia de una solución ante los robos y daños al

patrimonio cultural

Necesidad de mejorar la infraestructura

Aplicar un sistema de clasificación estándar

Mejorar los procesos denegocio

Reestablecer sistema de códigos y de-

nominación Autorizar acceso a la

información

mejora de la infraestructura de TI

Construcción de sistemas integrados

Implementar mejores prac-ticas

Construcción DB piloto

Consultoria sobre el sistema Estándar del patrimonio

cultural

Establecer el sistema de gestión estándar del pa-

trimonio cultural

Demostración de la construc-ción DB de patrimonio cultu-

ral

Soporte de equipamientos

Capacitación(formación de invitación)

Actividades Contenido de negocios

Análisis del estado

- 5 -

Estado (AS-IS)

Dirección de Proyecto

Universali-dad

Especializa-ción

Escalabili-dad

Sostenibili-dad

Con el uso de tecnologia de TI y la clasificación estándar se hace el registro y el almacenamiento de la informacion del pa-trimonio nacional del Perú

Desarrollo de un sistema que clasifica específicamente las areas de la historia del Perú.

La consolidación de varios sistemas de gestión del patrimo-niocultural y el desarrollo de otros campos en el futuro.

Formación y capacitación de expertos para operar, desarro-llar y expandir el sistema

- 6 -

* La versión final del plan se confirma luego de consultar con el Ministerio de Cultura

Plan de Actividades

- 7 -

Establecer Sistema Integrado de Gestión del patrimonio nacional del Perú

Construir un sistema integrado de gestión y Establecer un sistema de clasificación estándar

Establecer un sistema de clasificación estándar Mejora del proceso Del patrimonio cultural

Víncular informa-ción de las áreas

Reducción del tiem-po de administración

Plan 1

Información de gestión de Bienes culturales descentralizada

Mejorar el acceso a la información

Fortalecer el uso y compartir la información sobre el patrimonio nacional en el Perú

La ampliación de la utilización y Proporcionar información sobre el patrimonio cul-tural

Expansión de la oferta de información

Compartir información sobre Instituciones y museos

curadores, investigado-res, estudiantes y ciu-dadanos

Compartir la informa-ción de bienes cultura-les

Plan 2

Utilizar y compartir nformación relacionada a las instituciones

Exposición, recupera-ción, gestón y contrabando de bienes

Plan de Actividades

- 8 -

* La versión final del plan se confirma luego de consultar con el Ministerio de Cultura

Fortalecer la capacidad de gestión mediante la informatización del patrimonio nacional del Perú

Fortalecimiento de la capacidad de gestión de bienes culturales utilizando la tec-nología avanzada de TI

Modernización del sis-tema de información de bienes culturales.Mejorar la infraestructu-ra de registro de bienes culturales

Escáner de 3D, drones, etc

Mejora del registro de bienes culturalesprovinciales

Plan 3

Formación de profesiona-lesde TI

Operación del sistema,Mantenimiento y formación

 

Plan de Actividades

- 9 -

* La versión final del plan se confirma luego de consultar con el Ministerio de Cultura

Dirección del desarrollo

Paso 1

Paso2

paso3

Construcción de un sistema de gestión integrada y establecimien-to de un sistema de clasificación estándar de bienes culturales

Aumentar el interés público del patrimonio peruano

Líder latinoamericano en sis-temas de gestión del patrimo-

nio 

- 10 -

¡Muchas Gracias!

P&RPreguntas&respuestas