Gestión de Proyectos

(HEAF620)

Ing Jorge Delgado

Sesión 13

● Gestión de las adquisiciones

● Planificación de las adquisiciones

Contenidos..

Knowledge Areas

Project Management Process Groups

Initiating

Process Group

Planning

Process Group

Executing

Process Group

Monitoring &

Controlling

Process Group

Closing

Process Group

Project HumanResourceManagement

Develop Human Resource

Plan

Acquire Project Team

Develop Project Team

Manage Project Team

ProjectCommunicationsManagement

Identify

StakeholdersPlan Communications

Distribute Information

Manage Stakeholder

Expectations

Report

Performance

Project RiskManagement

Plan Risk Management

Identify Risks

Perform Qualitative Risk

Analysis

Perform Quantitative Risk

Analysis

Plan Risk Responses

Monitor and

Control Risks

ProjectProcurementManagement

Plan ProcurementsConduct

Procurements

Administer

Procurements

Close

Procurements

Project Management Framework

� Es el proceso de documentar las decisiones de compra en el proyecto,

especificar los criterios a seguir en los abastecimientos del proyecto,

identificar a los vendedores potenciales que cumplan los requerimientos del

proyecto.

El proceso de planificación de abastecimientos

� Establece las especificaciones de abastecimiento de recursosexternos.

� Especifica tipos de contratos a utilizar.

� Describe y establece el proceso para obtener y evaluar ofertas.

� Obliga los estandares de documentación que serán requeridos en el abastecimiento.

� Describe como manejar múltiples proveedores.

� Define como coordinar actividades de abastecimiento con otrasactividades

Ejemplo: Un empresa de desarrollo de software especifica los contratos de programadores especializados que son necesarios portratarse de conocimientos fuera de sus especialidades.

Plan de gestión de abastecimientos

� Es un acuerdo contractual entre dos o mas asociados para

formar un joint venture.

� Los asociados pueden ser internos o externos a la organización que ejecuta el proyecto.

� Impacta significativamente al proceso de planificación del

proyecto.

� Predefine asuntos como SOW o requerimientos de

competencia.

Ejemplo: Join Venture entre Cisco e IBM para implementar un

datacenter.

Acuerdos de grupo

• Riesgos relacionadas a decisiones contractuales se dancuando:

�Se planifica respuestas a riesgos en el proyecto.

�Compartir o transferir parte del riesgo.

�Mejora o mitiga parte o toda la oportunidad o amenaza.

• Incluyen:

�Acuerdo de seguro

�Compromiso

�Servicios

�Cartas de crédito

�Garantía bancaria

Riesgos asociados a decisiones contractuales

� Estudiar varios planes de abastecimiento para determinar la información relacionada a requerimientos de abastecimiento.

� Determinar necesidades de adquisicion de productos, servicios o resultados.

� Consultar a expertos técnicos para definir especificaciones de necesidades del proyecto.

� Realizar o comprar un análisis para determinar sin un trabajo puedeser ejecutado por el equipo o fuera de la organización.

� Determinar que tipos de contrato se utilizarán en el proyecto.

Como crear un plan de abastecimiento

� Son las descripciones del trabajo a realizar o servicio o productoque se proveerá.

� Define los requerimientos que se deben cumplir con exactitud.

� Las descripciones pueden ser en forma de palabras, imágenes o diagramas.

� Las especificaciones pueden ser relacionadas a diseño de productos, rendimiento o funcionalidad.

• Ejemplo: Especificaciones de equipos biometricos para marcacionde ingreso y salida de trabajo.

Especificaciones

� Se refiere a buscar fuera de la organizacion servicios y experiencia de recursos externos en contratos de corto

plazo.

� Ayuda a las empresas a enfocarse en mas de una

competencia.

� El trabajo puede realizarse in-house para asegurarcontroles de calidad estrictos.

• Ejmplo: Outsourcing de desarollo de web services o

módulos en C++.

Outsourcing

� Una técnica usada para determinar si es mas efectivo en costos producir un producto o servicio in-house o usar

un proveedor externo.

� Impacta en el tiempo, costo o calidad del proyecto.

� Considera si un producto necesita ser comprado,

arrendado o prestado.

• Ejemplo: Analizar el desarrollo de capacitación en la empresa o contratar recursos externos.

Análisis de compra o desarrollo

Factor Consideración

Impacto Impacto en tiempo, costo o calidad

Necesidades futurasSi la organización continuará necsitando una habilidad,

incluso en el futuro, puede ser mejor invertir en

entrenamiento a personal que brinde el servicio.

Curva de aprendizaje

Si financieramente tiene mas sentido desarrollar, no hay

tiempo suficiente para entrenar personal o implementar las

políticas necesarias para producir la solución.

Efectividad de costos

Si los recursos están disponibles internamente se utilizan,

para proyectos que requieren tecnología, habilidades o

capacidades organizacionales es mas efectivo adquirirlos

fuera.

Factores que influyen en la decisión de compra o desarrollo

�Son documentos que son enviados a los

vendedores potenciales o proveedores de

servicio para solicitar los requerimientos de

trabajo necesario.

�El tipo de documento a usar depende del tipo de

proyecto o servicio a solicitar.

• Ejemplo: Un request for proposal es un tipo de

documento de abastecimiento.

Documentos de abastecimiento

Termino Descripción

Request for Bid (RFB)Es un pedido de oferta usado cuando los entregables

son comodities y hay especificaciones claras, el

precio es factor determinante.

Request for Quotation

(RFQ)Es como un RFB, para espeficicar mas al detalle.

Request for Proposal

(RFP)

Cuando los entegables no están bien definidos o se

usará otro criterio de selección además del precio.

Invitation for Bid (IFB)Los entregables son comodities con especificaciones

claras pero cuando la cantidad es considerable.

Request for

Information (RFI)

Se usa para crear listas de proveedores calificados y

ampliar la lista de provedores de recursos.

Tipos de documentos de abastecimiento

� Acuerdos de comrpomiso mutuo que detallan lasobligaciones de ambas partes en términos de trabajo

que se provee.

� Se personalizan para cada acuerdo

� Tipos de contrato:

�Precio fijo.

�Costo reembolsable.

�Contratos de tiempo y material.

• Ejemplo: Costo establecido por producción de unidadesde una nueva linea de producto.

Contratos

• Incluyen:

� Descripción del proeycto, entregables y alcance.

� Fechas de entrega y otra información de programación.

� Identificación de autoridad cuando sea apropiado.

� Responsabilidades de ambas partes.

� Gestión de aspectos de negocio y técnicos.

� Precio y terminos de pago, provisionamiento y termino.

� Garantías y avales. Limitaciones de daños y responsabilidades.

� Indemización o compensación a pagar en caso de ocurrencia de pérdidas.

� Requerimientos de seguro.

� Otros términos legales aplicables.

Componentes de un contrato

• Estándares usados para rankear las propuestas, ofertas y formularios que se

solicitan.

• Criterio Objetivo – Puede ser medido y demostrado.

• Criterio subjetivo – Abierto a diferentes interpretaciones.

• El criterio específico es mas especifico

• Ejemplo:

Criterio objetivo Criterio subjetivo

Ph.D. en química con 5 años

de experiencia en investigación

de cromatografía.

Qúimico experimentado en

laboratorio con sólidas

habilidades analíticas.

Area de 80,000 a 90,000 pies

cuadrados de almacenamiento

a 3 millas del aeropuerto

Dallas-Fort Worth.

Area de almacenamiento amplia

cerca al aeropuerto Dallas-Fort

Worth.

Criterios de selección de recursos

� Proveedores que están calificados para proveerproductos, servicios o resultados a los requerimientos de

abastecimiento del proyecto.

� La Lista de proveedores calificados puede ser obtenida

de información histórica de diversos proveedores.

� Si se requieren nuevos recursos se debe hacer unainvestigación junto con el departamento de compras.

Proveedores calificados

� Método para calificar cuantitativamente y minimizar el sezgo personal en la selección del proveedor.

� Asigna pesos numéricos para los criterios de evaluación.

Sistemas de valoración de proveedores

Etapa Descripción

IntroducciónLas partes toman cuenta de la actitud general de la

negociación, la persona con autoridad para negociar el

contrato lidera el equipo de negociación.

SondeoCada lado intenta aprender mas acerca de la posición

real del otro.

NegociaciónSe dan las discusiones para lograr al mejor acuerdo

posible para todos.

CierreEl acuerdo tentativo es revisado y cada uno tiene

oportunidad de revisar los resultados.

AcuerdoSe asegura que todas las partes entienden claramente

los terminos del acuerdoy condiciones del contrato.

El proceso de negociación para llegar a un acuerdo mutuo sobre los términos y condiciones del contrato.

Negociaciones de abastecimiento

� Plazo del contrato:

� Obliga al proveedor a entregar una cantidad de servicio sobre un

período de tiempo.

� Cumplimiento del contrato:

� Estipula que el trabajo no será considerado completado hasta que el

comprador acepta el producto.

Ejemplo: contrato de proveedores de seguridad para un evento.

� Plazo del contrato: Servicios de seguridad durante el evento.

� Cumplimiento del contrato: Revisión de personas al ingreso y salida del evento.

Plazo versus cumplimiento del contrato

Para determinar a un proveedor:

1. Asignar un valor numérico de peso de evaluación a cada criterio de evaluación o categoria basado en la importancia para el exito de proyecto.

2. Desarrolar una escala de ratios para cada criterio.

3. Medir a cada proveedor usando la escala.

4. Multiplicar el valor por el peso asignado.

5. Agregar los puntajes finales.

6. Seleccionar el proveedor con el valor mas alto

7. Negociar con el proveedor los terminos y condiciones del contrato

8. Identificar un segundo proveedor en caso que las negociaciones con el ganador fracasen.

Como determinar los proveedores de un

contrato

Jorge Delgado

Gestión de Proyectos