Gobierno Constitucional Del Estado de Chiapas SecretarÍa

GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS

SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

Tuxtla Gutiérrez, Chiapas; Octubre del 2006.

MANUAL DE

ORGANIZACIÓN

GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Última emisión Actualización Próxima revisión Página

Julio 2002 Julio 2006 Enero 2007 3

ÍNDICE

Contenido Página

Autorización 4

Introducción 5

Antecedentes 6

Base Legal 7

Atribuciones 8

Misión y Visión 10

Organigrama General 11

Oficina del C. Secretario 12

Unidad de Apoyo Jurídico 14

Área de lo Contencioso Administrativo 15

Área de Asesoría Jurídica 16

Unidad de Apoyo Administrativo 17

Área de Recursos Humanos 18

Área de Recursos Financieros y Contabilidad 19

Área de Recursos Materiales y Servicios Generales 20

Unidad de Planeación 21

Área de Programación y Presupuestación 22

Área de Seguimiento y Evaluación 23

Área de Proyectos e Información Sectorial 24

Unidad de Informática 25

Área de Sistemas 26

Área de Redes y Soporte Técnico 27

Delegaciones San Cristóbal de Las Casas, Yajalón y Tapachula 28

Subsecretaría de Desarrollo Administrativo y Tecnol ógico 29

Dirección de Desarrollo Administrativo 30

Departamento Sector Gobierno y Seguridad 31

Departamento Sector Administración, Finanzas y Economía 32

Departamento Sector Educación y Salud 33

Departamento Sector Obra Pública y Desarrollo Rural 34

Departamento Sector Desarrollo y Comunicación Social 35





Contenido Página

Dirección de Desarrollo Tecnológico 36

Departamento de Ingeniería de Sistemas 38

Departamento de Infraestructura Tecnológica 39

Departamento de Capacitación y Evaluación de la Gestión Informática Institucional 40

Dirección de Internet 41

Departamento de Programación y Diseño 42

Departamento de Administración del Sitio Central de Internet 43

Subsecretaría de Administración de Personal 44

Coordinación de Obligaciones Fiscales Solidarias 45

Dirección de Remuneraciones y Retenciones 46

Departamento de Personal Administrativo 47

Departamento de Retenciones y Caja de Ahorro 48

Departamento de Sistemas de Nóminas 49

Dirección de Política Laboral 50

Departamento de Normatividad 51

Departamento de Relaciones Labores 52

Departamento de Atención a Jubilados y Pensionados 53

Subsecretaría de Recursos Materiales y Servicios 54

Dirección de Patrimonio 55

Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles 56

Departamento de Vehículos, Maquinaria, Aeronaves y Semovientes 57

Departamento de Almacenes y Suministros 58

Dirección de Adquisiciones 59

Departamento de Convocatorias y Bases 60

Departamento de Aclaraciones y Aperturas 61

Departamento de Adjudicaciones 62

Departamento de Pedidos y Archivo 63

Dirección de Servicios 64

Departamento de Información y Servicios 65

Departamento de Mantenimiento e Intendencia 66

Departamento de Control de Gestión y Correspondencia 67

Glosario de Términos 68

Grupo de Trabajo 77





AUTORIZACIÓN Con fundamento en lo dispuesto en el segundo en el artículo 23 de la Ley Orgánica de la

Administración Pública del Estado de Chiapas, así como en el artículo 9 fracción XI del Reglamento Interior de la Secretaría de Administración, se expide el presente Manual de Organización, para observancia y aplicación de los servidores públicos que conforman su estructura organizacional autorizada.

La actualización del presente manual, deriva del dictamen No. SA/SUBDAT/DDA/210/2006,

mediante el cual se autoriza la adecuación de estructura orgánica y plantilla de plazas de la Secretaría de Administración.

La vigencia del presente manual es a partir del mes de octubre del 2006 y deja sin efecto a los

expedidos en fechas anteriores.





INTRODUCCIÓN

El Manual de Organización es un documento de control administrativo que tiene como propósito, orientar al personal de la Secretaría de Administración en la ejecución de las labores asignadas a cada órgano administrativo; asimismo, delimitar responsabilidades, evitar duplicidades e identificar omisiones; además, sirve como instrumento de apoyo para el control, evaluación y seguimiento de los objetivos institucionales, así como medio de orientación e información al público en general.

El Manual de Organización contiene información relativa a los antecedentes de la institución, su

base legal, misión, visión, atribuciones y organigramas, así como las funciones de los órganos administrativos y un glosario de términos técnicos-administrativos para facilitar su comprensión.

Este manual esta dirigido a todos los servidores públicos de la institución que deseen conocer el

funcionamiento organizacional de esta Dependencia, pero primordialmente al personal de nuevo ingreso, como un medio de integración y orientación para facilitarle su incorporación a las distintas funciones operacionales que ejecutará.





ANTECEDENTES

• En 1825 surge la figura del Oficial Mayor. • En el periodo 1850-1855, se adscribe al ramo de hacienda, conjuntamente con la Tesorería General del

Estado, manteniéndose así hasta 1899. • A principios del siglo pasado y hasta 1920, las funciones de administración de los recursos fueron

divididas entre la Tesorería General de Gobierno y la Sección de Hacienda y Guerra. • En el periodo (1920-1923) surge nuevamente la figura del Oficial Mayor manteniéndose hasta 1928. • De Nov. 1928 hasta 1936 las funciones de administración y control de los recursos estatales son

distribuidas entre la Tesorería General del Estado y la Sección de Hacienda y Guerra. • Durante el periodo (1948-1952), desaparece de la estructura la Oficialía Mayor, dividiéndose sus

funciones entre las nacientes Secretaría de Finanzas y el Departamento de Contraloría, manteniéndose esta situación hasta 1974.

• En 1977, adquiere el carácter de dependencia y en 1983, cambia de denominación a Secretaría de Administración.

• En 1988, se le asignan atribuciones nuevamente como Oficialía Mayor y se separa de sus funciones las de conservación y mantenimiento, remodelación, reconstrucción y reparación de los edificios públicos, que se integran a lo que hoy se denomina Secretaría de Obras Publicas y Vivienda.

• En agosto de 1996, la Oficialía Mayor es reestructurada y se le asigna la función de coordinar el Sistema de Informática Estatal y de normar las estructuras y plantillas de plazas de las Dependencias.

• Con Dictamen No. OMG/DOM/032/99, se autoriza la reestructuración de la Dirección de Adquisiciones, con vigencia a partir del 16 de mayo de 1999.

• Mediante dictamen No. SA/DOM/126/2000 de fecha 08 de diciembre del 2000, cambia de denominación la Oficialía Mayor a Secretaría de Administración pasando a formar parte de la estructura la Delegación de Yajalón y el Instituto de Profesionalización del Servidor Público.

• Con dictamen No. SA/SUBAPyDA/DDA/156/2004 de fecha 16 de junio del 2004, se autoriza la reestructuración orgánica de ésta.

• Con dictamen No. SA/SUBAPyDA/DDA/298/2004 de fecha 08 de noviembre del 2004, se autoriza la reestructuración de la Subsecretaría de Administración de Personal, creándose la Coordinación de Retenciones Fiscales a Terceros.

• Con dictamen No. SA/SUBDAT/DDA/205/2005 de fecha 29 de agosto del 2005, se autoriza el fortalecimiento de la Unidad de Planeación

• Con dictamen No. SA/SUBDAT/DDA/360/2005 de fecha 20 de octubre del 2005, se autoriza la adecuación estructural y creación de 04 plazas de confianza en la Dirección de Desarrollo Tecnológico y 07 plazas en la Dirección de Internet.

• Con dictamen No. SA/SUBDAT/DDA/210/2005 de fecha 30 de junio del 2006, se autoriza la adecuación estructural y de plantilla de esta Dependencia, autorizando la creación de 03 plazas, recategorización de 10, cancelación de 03 y 63 cambios de adscripción de plazas de confianza, así como, el cambio de denominación de 05 órganos administrativos y 03 transferencias de funciones.





BASE LEGAL

Constitución • Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Chiapas.

Leyes Estatales

• Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas. • Ley de Planeación del Estado de Chiapas. • Ley de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes Muebles y Contratación de Servicios para el

Estado de Chiapas. • Ley de Responsabilidades de los Servidores públicos del Estado de Chiapas. • Ley del Servicio Civil del Estado y los Municipios de Chiapas.

Códigos

• Código de la Hacienda Pública para el Estado de Chiapas. Reglamentos

• Reglamento Interior de la Secretaría de Administración. • Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes Muebles y Contratación de

Servicios para el Estado de Chiapas. • Reglamento del Código de la Hacienda Pública para el Estado de Chiapas.

Decretos Estatales

• Decreto de Presupuesto de Egresos del Estado de Chiapas para el ejercicio fiscal correspondiente.

• Normas Presupuestarias para la Administración Pública del Estado de Chiapas vigente. • Normas y Tarifas para la Aplicación de Viáticos y Pasajes vigente. • Clasificador por Objeto del Gasto vigente.

Lineamientos

• Lineamientos para la Formulación del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos 2005. Planes y Programas

• Plan de Desarrollo Chiapas 2001-2006. • Programa Sectorial del Subcomité Administración 2001-2006.

Acuerdos

• Acuerdo que establece el Programa de Racionalidad y Disciplina Presupuestaria para la Administración Pública del Estado de Chiapas para el periodo 2000-2006.

• Acuerdo que establece los lineamientos sobre la creación, adquisición, asignación y uso de los bienes muebles adscritos al Poder Ejecutivo.





ATRIBUCIONES

De acuerdo con las atribuciones que le confiere el Artículo 31 de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas, a la Secretaría de Administración le corresponde el despacho de los siguientes asuntos:

I. Proponer las políticas para la administración de recursos humanos, desarrollo organizacional e informática y las adquisiciones de los recursos materiales y servicios del Poder Ejecutivo del Estado.

II. Integrar conjuntamente con la Secretaría de Planeación y Finanzas el Programa Operativo Anual

de Proyectos Institucionales.

III. Vigilar el cumplimiento de las Leyes y de las Normas Administrativas que emita para regular las relaciones entre el Poder Ejecutivo y los Servidores Públicos, y las que regulan la Adquisición de Bienes y Servicios.

IV. Conforme a la Autorización de suficiencia presupuestaria de la Secretaría de Planeación y

Finanzas aprobar la creación y modificación de Unidades Administrativas y de plazas de las Dependencias del poder ejecutivo y de las entidades públicas estatales cuando así lo requieran, conforme a lo dispuesto en las leyes y en el presupuesto de egresos.

V. Seleccionar, contratar y capacitar personal al servicio del poder ejecutivo del estado y convalidar,

tramitar y registrar los nombramientos, renuncias, altas, bajas, licencias, comisiones y pensiones que correspondan.

VI. Organizar y controlar el procedimiento administrativo de escalafón de los trabajadores de base.

VII. Promover la cultura de calidad entre los servidores públicos; adecuar y simplificar las estructuras

administrativas, conforme a la necesidad de los programas de gobierno.

VIII. Normar y validar los procesos de adquisición de bienes y servicios que requieran las Dependencias y en su caso las Entidades Públicas Estatales, a través del Comité de Adquisiciones y mediante las licitaciones correspondientes que determinen la Ley de la Materia

IX. Llevar y actualizar el inventario de los bienes que conforman el patrimonio del Poder Ejecutivo del

Estado y establecer la normatividad para el manejo de almacenes, inventarios, avalúos y la administración de instalaciones públicas.





X. Llevar el control del uso y destino de los bienes muebles e inmuebles y determinar su naturaleza;

conforme lo establezcan las leyes y la normatividad aplicable. XI. Normar y validar los contratos de arrendamiento de bienes muebles e inmuebles, que se

justifiquen, tomando en consideración las disposiciones de austeridad y los valores catastrales emitidos por la Secretaría de Planeación y Finanzas, para determinar los montos de las rentas.

XII. Previa autorización correspondiente del Congreso del Estado, enajenar en representación del

Titular los bienes del Poder Ejecutivo del Estado.

XIII. Asesorar a las Dependencias en la formulación de sus Reglamentos y Manuales Administrativos, y a las Entidades Públicas cuando estas lo requieran.

XIV. Formular, implantar y normar los programas institucionales de desarrollo organizacional,

vinculándolos con los de capacitación; así como establecer el servicio civil de carrera con la aplicación de mecanismos de oposición y de mérito.

XV. Normar en coordinación con la Secretaría de Planeación y Finanzas los Sistemas de Información

de las Dependencias y Entidades Públicas y emitir los Dictámenes correspondientes para validar, la adquisición del equipo de cómputo.

XVI. Administrar y supervisar el funcionamiento de las Aeronaves propiedad del Gobierno del Estado.





MISIÓN

Normar la administración de los recursos humanos, materiales, servicios, tecnologías de información y comunicaciones, del Poder Ejecutivo Estatal, bajo principios de eficiencia, disciplina y austeridad.

VISIÓN

Un gobierno eficiente, regido bajo principios de transparencia, disciplina y austeridad en la administración de los recursos públicos, en el que la sociedad consolida su confianza por la satisfacción de sus demandas.





ORGANIGRAMA GENERAL

ORGANOS DESCONCENTRADOS

OFICINA DEL C. SECRETARIO

UNIDAD DE APOYO

ADMINISTRATIVO

UNIDAD DE PLANEACIÓN

UNIDAD DE APOYO JURÍDICO

UNIDAD DE INFORMÁTICA

DELEGACION TAPACHULA

COORDINACIÓN DE TRANSPORTES

AÉREOS DELEGACION

SAN CRISTÓBAL DELEGACION YAJALON

SUBSECRETARÍA DE DESARROLLO

ADMINISTRATIVO Y TECNOLÓGICO

DIRECCIÓN DE DESARROLLO

ADMINISTRATIVO

DIRECCIÓN DE DESARROLLO

TECNOLÓGICO

DIRECCIÓN DE INTERNET

SUBSECRETARÍA DE RECURSOS MATERIALES Y

SERVICIOS

DIRECCIÓN DE

PATRIMONIO

DIRECCIÓN DE

ADQUISICIONES DIRECCIÓN

DE SERVICIOS

SUBSECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN DE

PERSONAL

DIRECCIÓN DE REMUNERACIONES

Y RETENCIONES

DIRECCIÓN DE POLÍTICA

LABORAL

COORDINACIÓN DE OBLIGACIONES

FISCALES SOLIDARIAS

INSTITUTO DE PROFESIONALIZACIÓN

DEL SERVIDOR PÚBLICO





Órgano Administrativo: Oficina del C. Secretario

Propósito: Promover y coordinar programas, proyectos y actividades de la Secretaría de Administración, con el fin de alcanzar la misión, visión y objetivos planteados por el Ejecutivo Estatal en la materia, a través del uso eficiente de los recursos humanos, financieros, materiales e informáticos.

Funciones:

- Representar a la Secretaría en el ámbito de su competencia, ante todo tipo de autoridades,

celebrar contratos, convenios y toda clase de actos jurídicos que se relacionen directamente con los asuntos competencia de la Dependencia y convocar a reuniones de trabajo a las instancias adscritas y sectorizadas a la misma.

- Establecer y aplicar políticas en materia de administración de recursos humanos, materiales e

informáticos, de conformidad con las necesidades de los programas de gobierno que ejecutan las Dependencias y Entidades estatales.

- Coordinar a través del Instituto de Profesionalización del Servidor Público, la selección,

contratación capacitación y evaluación del personal al servicio del poder ejecutivo del estado, de conformidad con las leyes y normas establecidas.

- Administrar a través de la Coordinación de Transportes Aéreos, el funcionamiento de las

aeronaves al servicio del Estado a cargo del Poder Ejecutivo; - Normar la administración de los recursos humanos de la Administración Pública Estatal, además

de regular y dirigir procedimiento administrativo de escalafón de los trabajadores de base al servicio de la Administración Pública Estatal;

- Expedir los nombramientos de los servidores públicos de la Administración Centralizada, así

como, los documentos laborales que soliciten los trabajadores de base o de confianza de la administración centralizada.

- Vigilar el cumplimiento de las disposiciones legales que rijan las relaciones entre ele Ejecutivo del

Estado y sus servidores públicos. - Coordinar el proceso de retención de contribuciones por pagos de nóminas y honorarios, además

de establecer en coordinación con la Secretaría de Planeación y Finanzas, la normatividad de viáticos y pasajes para los trabajadores de la Administración Pública Estatal.

- Emitir, autorizar, actualizar los tabuladores de sueldos, catálogo de categorías, las percepciones y

compensaciones salariales de los trabajadores de la Administración Pública.





- Establecer lar normas y programas para la organización de Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal.

- Autorizar la creación, fusión, extinción y/o modificación de las estructuras orgánicas y plantillas de

plazas de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública estatal, proponiendo en su caso las adecuaciones necesarias para el mejoramiento administrativo.

- Normar los procesos de adquisición de las tecnologías de información y comunicaciones, además

de los procedimientos en el uso y desarrollo del Internet en la Administración Pública Estatal). - Establecer las normas para la administración y control de almacenes, inventarios, avalúos, equipo,

instalaciones y, en general, bienes muebles e inmuebles que formen parte del patrimonio del Ejecutivo Estatal, a efecto de garantizar su cabal aseguramiento.

- Normar y validad los procesos de adquisición de bienes y servicios que requiera la Administración

Pública Estatal, a través del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de Bienes Muebles, mediante las licitaciones correspondientes que determine la ley de la materia;

- Normar los servicios de orientación a través de los módulos de información, así como la

coordinación del funcionamiento del archivo central de recursos humanos. - Emitir las normas en materia de arrendamiento de bienes que requiera la Administración Pública

Estatal.

- Coordinar la formulación de proyectos y programas de la Secretaría así como la gestión ante la Secretaría de Planeación y Finanzas de las adecuaciones del presupuesto asignado a la misma conforme a las disposiciones en la materia.

- Expedir constancias y certificar documentos que obren en los archivos de la Secretaría; así como,

certificar las firmas de los servidores públicos de la Secretaría y de los pensionados de la Administración Centralizada;

- Las demás que en el ámbito de su competencia le asigne el Ejecutivo del Estado, así como, las

atribuidas en el Artículo 9 del Reglamento Interior de la Secretaría y lo establecido en leyes, reglamentos, decretos, acuerdos y, demás disposiciones legales aplicables.





Órgano Administrativo: Unidad de Apoyo Jurídico

Propósito: Asesorar jurídicamente e intervenir en las controversias que puedan afectar el interés jurídico de la Secretaría, de su titular, así como de sus áreas administrativas y actuar como órgano de consulta.

Funciones:

- Asesorar jurídicamente a todas las áreas de la Secretaría. - Formular y revisar los proyectos de leyes, reglamentos, decretos y acuerdos que sean

competencia de la Secretaría.

- Formular los informes de los juicios de amparo en los que el C. Secretario sea señalado como autoridad responsable.

- Formular proyectos de resolución de recursos administrativos presentados en contra de la

Secretaría.

- Atender las controversias jurídicas en las que tenga ingerencia la Secretaría.





Órgano Administrativo: Área de lo Contencioso Administrativo

Propósito: Controlar y dar seguimiento a los procedimientos de carácter jurídico administrativo en los que intervenga la Secretaría.

Funciones:

- Tramitar y resolver los recursos administrativos que se interpongan ante la Secretaría. - Iniciar y tramitar las actas administrativas que correspondan a las faltas cometidas o actos

derivados de las actuaciones de los servidores públicos adscritos a la Secretaría, en materia administrativa.

- Ejercitar las acciones (denuncias, querellas en materia penal, y demandas en materia civil y

administrativas).





Órgano Administrativo: Área de Asesoría Jurídica

Propósito: Proponer proyectos legislativos, así como asesorar a las diversas áreas de la Secretaría, en la interpretación de ordenamientos legales que sean sometidos a su consideración.

Funciones:

- Elaborar los anteproyectos y proyectos de leyes, reglamentos, acuerdos, decretos, y demás

ordenamientos legales, así como promover su expedición y publicación ante las instancias correspondientes.

- Revisar, validar y en su caso, formular los contratos y convenios que se consideren necesarios

para el logro de los objetivos de la Secretaría. - Dar a conocer a los órganos administrativos de la Secretaría, todas las disposiciones legales

aplicables en el ejercicio de sus facultades. - Asesorar a los órganos administrativos que integran a la Secretaría de Administración actuando

como órgano de consulta.





Órgano Administrativo: Unidad de Apoyo Administrativo

Propósito: Administrar los recursos humanos, materiales y financieros con racionalidad y disciplina presupuestaria, con el fin de cubrir los requerimientos y necesidades de las diferentes áreas de la dependencia para cumplir con las metas y compromisos adquiridos.

Funciones :

- Emitir normas, políticas y reglamentos internos para el buen aprovechamiento de los Recursos

Humanos, Materiales y Financieros de la Secretaría de Administración. - Supervisar que se realice correctamente la comprobación y registro contable del presupuesto de

egresos correspondiente a la Secretaría de Administración. - Elaborar en coordinación con la Unidad de Planeación la integración del anteproyecto de

Presupuesto de Egresos y la Cuenta Pública. - Intervenir en los trabajos realizados por la Subcomisión Mixta de Escalafón. - Representar al Titular de esta Secretaría como Presidente del Subcomité de Adquisiciones.





Órgano Administrativo: Área de Recursos Humanos

Propósito: Administrar con eficiencia el factor humano necesario para realizar las diferentes funciones de la Dependencia.

Funciones:

- Elaborar y registrar los movimientos nominales e incidencias en el sistema integral de nóminas del

Gobierno del Estado, así como tramitar ante el IMSS las afiliaciones, modificaciones y bajas correspondientes.

- Coordinar la integración y/o actualización de los manuales administrativos de la dependencia, así

como dar seguimiento a su observancia y aplicación. - Promover la inducción al personal de nuevo ingreso para facilitar su incorporación a su área de

trabajo, así como su capacitación permanente a fin de mejorar su desempeño en la consecución de los objetivos de la institución.

- Promover el reclutamiento, selección y contratación de personal para cubrir las plazas vacantes. - Coordinar la integración de proyectos de adecuación de estructura orgánica y plantilla de plazas que

se genere en las diferentes áreas de la dependencia. - Organizar eventos culturales, sociales, deportivos y formativos que favorezcan la integración y

convivencia del personal de la dependencia. - Realizar el registro y comprobación del presupuesto correspondiente al Capítulo 1000, Servicios

Personales en el sistema presupuestario de la Secretaría de Planeación y Finanzas.





Órgano Administrativo: Área de Recursos Financieros y Contabilidad

Propósito: Controlar los recursos financieros con racionalidad y disciplina presupuestaria, con el fin de cubrir los requerimientos y necesidades de las diferentes áreas de la dependencia.

Funciones:

- Registrar las operaciones contables y financieras emitiendo las cédulas de comprobación del gasto

corriente y de inversión. - Elaborar los estados financieros contables de la dependencia para su trámite ante las instancias

correspondientes. - Registrar y actualizar la información contable de la dependencia en el sistema presupuestario y

contable de la Secretaría de Planeación y Finanzas. - Realizar las adecuaciones presupuestales de la dependencia ante las instancias correspondientes. - Realizar el pago a proveedores y prestadores de servicio que contrate la Dependencia.





Órgano Administrativo: Área de Recursos Materiales y Servicios Generales

Propósito: Administrar los recursos materiales y servicios con racionalidad y disciplina presupuestaria, con el fin de cubrir los requerimientos y necesidades de las diferentes áreas de la dependencia.

Funciones:

- Coordinar las adquisiciones de bienes y servicios que requieren las diferentes áreas de la

dependencia conforme al ordenamiento legal. - Controlar los inventarios de bienes muebles, consumibles y vehículos de la Secretaría. - Verificar el óptimo estado y aprovechamiento de los bienes muebles y vehículos asignados a la

Dependencia. - Tramitar el pago oportuno a proveedores y prestadores de servicios. - Controlar el consumo de combustible del parque vehicular de la Dependencia.





Órgano Administrativo: Unidad de Planeación

Propósito: Organizar y desarrollar los procesos de planeación, programación, ejecución control y evaluación presupuestal de la Secretaría de Administración, así como, intervenir y apoyar en las actividades de los órganos desconcentrados y con otras instancias normativas.

Funciones:

- Coordinar la formulación del anteproyecto de presupuesto de egresos de la Secretaría ante la

instancia normativa correspondiente y solicitar las adecuaciones presupuestales en sus diversas modalidades con la finalidad de ajustar el presupuesto aprobado.

- Formular el Programa Operativo Anual de la Dependencia y presentarlo ante la instancia normativa a

fin de solicitar su aprobación e integrar los expedientes técnicos de los proyectos de inversión para su trámite correspondiente.

- Integrar la Cuenta de la Hacienda Pública de la Secretaría para su presentación ante la Dependencia

normativa correspondiente, así como el Informe de Gobierno, en los temas y responsabilidades que le correspondan a la Dependencia.

- Coordinar las actividades del Subcomité Sectorial y la integración del Programa Sectorial del

Subcomité Administración, además de evaluar los proyectos que lo integran. - Elaborar y presentar los informes y las actas del Programa de Cierre Operativo de la Administración

Pública implementado por la Dependencia normativa.

- Revisar y validar propuestas de adecuación de estructura orgánica y plantilla de plazas, así como coordinar la actualización de los manuales administrativos de la Dependencia para eficientar el funcionamiento organizacional.

- Coordinar la evaluación del Plan de Desarrollo, en los objetivos y líneas estratégicas que le competan

al Sector Administración. - Coordinar las actividades de consolidación de la información de la Dependencia y sus organismos

sectorizados para la integración del documento que presenta la Titular en su comparencia ante el H. Congreso del Estado.





Órgano Administrativo: Área de Programación y Presupuestación

Propósito: Tramitar la autorización del presupuesto de egresos de la Dependencia y realizar las modificaciones respectivas de acuerdo a las necesidades de los programas y proyectos institucionales.

Funciones:

- Elaborar el anteproyecto de presupuesto de egresos de la Dependencia a efecto de tramitar su

autorización ante la instancia normativa. - Recibir y analizar las solicitudes de ampliación, reducción, liberación, traspaso y recalendarización del

presupuesto a fin de tramitar su autorización ante la instancia normativa. - Elaborar expedientes técnicos de los proyectos institucionales y tramitar su autorización ante la

instancia normativa.





Órgano Administrativo: Área de Evaluación y Seguimiento

Propósito: Evaluar el ejercicio del presupuesto de la dependencia, y coordinar la integración de la Cuenta de la Hacienda Pública.

Funciones:

- Elaborar el programa operativo anual de la Dependencia con la finalidad de tramitar su autorización

ante la instancia normativa. - Elaborar expedientes técnicos de los proyectos de inversión y tramitar su autorización ante la

instancia normativa. - Elaborar los informes en el apartado del análisis funcional a fin de integrar la Cuenta de la Hacienda

Pública de acuerdo a lo establecido por la dependencia normativa.





Órgano Administrativo: Área de Proyectos e Información Sectorial

Propósito: Elaborar y dar seguimiento a la información relativa al Informe de Gobierno ante las instancias normativas, así como, integrar y/o actualizar los Manuales Administrativos de la Secretaría.

Funciones:

- Realizar los procesos de integración y validación de la información de las áreas de la Secretaría y sus

organismos sectorizados, para formular el apartado Administración del Informe de Gobierno. - Integrar el Programa Sectorial del Subcomité Administración, y evaluar la implementación de los

proyectos que lo integran a fin de mantenerlo actualizado. - Elaborar propuestas de adecuación de estructura orgánica y plantilla de plazas, a fin de optimizar

recursos y procurar el mejoramiento administrativo de la Dependencia. - Integrar y/o actualizar los manuales administrativos de la Dependencia para eficientar el

funcionamiento organizacional. - Realizar la evaluación del Plan de Desarrollo, en los objetivos y líneas estratégicas que le competan al

Sector Administración. - Ejecutar las actividades de actualización y consolidación de la información de la Dependencia y sus

organismos sectorizados para la integración del documento que presenta la Titular en su comparencia ante el H. Congreso del Estado.

- Realizar las actividades de coordinación y asesoría con las áreas de la Secretaría y sus organismos

sectorizados, a fin de cumplir con las disposiciones para el proceso de entrega y recepción de la Administración Pública Estatal.

- Elaborar y remitir a la instancia normativa, los informes institucionales, de gestión pública sectorial y la

síntesis ejecutiva para el proceso de entrega y recepción de la Administración Pública Estatal.





Órgano Administrativo: Unidad de Informática

Propósito: Generar e impulsar proyectos tecnológicos en los ámbitos estratégico y operacional que promuevan el equipamiento óptimo y uso eficiente de las tecnologías de información y comunicaciones que posibilite a la Secretaría afrontar los retos institucionales a través de la innovación y calidad informáticas.

Funciones:

- Planear anualmente las actividades en materia de tecnología de información y comunicaciones

(TIC`s) mediante la formulación de proyectos tecnológicos donde participen las áreas que integran a la Secretaría.

- Apoyar a las áreas que integran la Secretaría en la elaboración de los convenios de implantación de

sistemas relacionados con sus funciones; así como coordinar la elaboración de software necesario para la mejor operatividad de las mismas.

- Coordinar el procesamiento de la información relacionada con el Sistema de Nómina del Gobierno del

Estado de Chiapas. - Proporcionar herramientas e insumos necesarios a las áreas de la Secretaría para apoyar en la

realización de sus funciones. - Implantar las nuevas tendencias tecnológicas en las actividades y procesos de la Unidad. - Supervisar el funcionamiento de las redes de voz y datos de la Secretaría.





Órgano Administrativo: Área de Sistemas

Propósito: Sistematizar procesos administrativos mediante el desarrollo de programas informáticos acordes a las funciones de las áreas, así como el equipamiento de bienes informáticos.

Funciones:

- Desarrollar sistemas de información acordes a las necesidades de las áreas de la Dependencia. - Proporcionar asesorías en cuanto a la utilización de los diferentes softwares instalados en la

Secretaría. - Controlar los resguardos de los bienes informáticos. - Realizar mediante planes establecidos y en forma continua, el respaldo de la información que se

encuentra en los servidores de la redes de voz y datos de la Secretaría.





Órgano Administrativo: Área de Redes y Soporte Técnico

Propósito: Coordinar las actividades relacionadas con el mantenimiento de equipos de cómputo y el correcto funcionamiento de las redes de voz y datos de esta Secretaría de Administración.

Funciones:

- Establecer el programa de mantenimiento preventivo y correctivo para la infraestructura y

equipamiento de las redes de la Secretaría. - Controlar los resguardos de los bienes informáticos. - Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo a los bienes informáticos. - Supervisar la aplicación de la normatividad en materia de redes de información que deberán observar

las áreas de la Secretaría de Administración. - Proporcionar a las diversas áreas de la Secretaría el apoyo tecnológico e informático necesario.





Órgano Administrativo: Delegaciones: San Cristóbal de Las Casas, Yajalón y Tapachula

Propósito: Coordinar las actividades administrativas y sociales en la Delegación para cumplir con calidad y oportunidad los requerimientos de la ciudadanía y Delegaciones de Gobierno del Estado, a fin de mejorar la confianza de la sociedad en las instituciones gubernamentales.

Funciones:

- Representar al C. Secretario, en los asuntos o actividades sociales, políticas y administrativas que se

realicen en la región.

- Recepcionar y tramitar las solicitudes para cursos de actualización y capacitación; así como realizar la detección de necesidades de capacitación en las distintas delegaciones de la región, en coordinación con el Instituto de Profesionalización del Servidor Público.

- Controlar los bienes que conforman parte del patrimonio del ejecutivo estatal en la región, de conformidad con los lineamientos, a través de la participación de la entrega-recepción o asignación de vehículos y mobiliario y equipo, así mismo la verificación física de estos últimos para su baja.

- Recibir y controlar el pago de los contratos de arrendamiento y servicios de energía eléctrica y agua potable de las Dependencias del Poder Ejecutivo Estatal ubicadas en la Unidad Administrativa y tramitar el pago de estos servicios a la Unidad de Apoyo Administrativo.

- Apoyar en la difusión de bases y requerimientos que deben observase en los concursos para la adquisición de bienes y servicios que realice la Dirección de Adquisiciones de la Secretaría de Administración a petición de esta.

- Expedir constancias de adeudo o no adeudo a la caja de ahorro y constancias de sueldos; así mismo, gestionar el reintegro de sueldos y/o pago de pensión alimenticia.

- Aplicar evaluación técnica y psicométrica al personal de nuevo ingreso, promociones, reubicaciones y cambio de adscripción de las diferentes Dependencias del Ejecutivo Estatal y atención a candidatos a integrar a bolsa de trabajo.





Órgano Administrativo: Subsecretaría de Desarrollo Administrativo y Tecnológico

Propósito: Coordinar y regular el proceso de desarrollo administrativo y tecnológico de la Dependencias y Entidades del Ejecutivo Estatal.

Funciones:

- Coordinar la modificación, adición y derogación de leyes, decretos, acuerdos, políticas y lineamientos

normativos en materia de administración de desarrollo administrativo y tecnológico que contribuyan al mejoramiento de la administración pública estatal.

- Instrumentar la elaboración de los planes y programas operativos de las direcciones que integran la

Subsecretaría. - Someter a consideración y autorización del C. Secretario, los dictámenes de adecuación de

estructuras orgánicas, plantilla de plazas, así como la adquisición, arrendamiento de bienes y/o servicios informáticos y equipo de cómputo de las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Estatal.

- Coordinar las asesorías en materia de elaboración y/o actualización de manuales administrativos y

reglamentos interiores de las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Estatal. - Elaborar, validar y, en su caso, poner a consideración del secretario para su autorización, los

catálogos de categorías de los trabajadores al servicio de la administración pública centralizada, debiendo mantener actualizados los mismos.

- Coordinar el proceso de modernización de la administración pública estatal. - Normar y coordinar el desarrollo tecnológico gubernamental y supervisar su operatividad. - Coordinar el desarrollo del Portal de Gobierno y Sitios de Internet.





Órgano Administrativo: Dirección de Desarrollo Administrativo

Propósito: Proporcionar a las Dependencias y Entidades del Ejecutivo Estatal, estructuras orgánicas, sistemas, procesos e instrumentos de organización del trabajo que faciliten el desarrollo de sus actividades.

Funciones:

- Planear la ejecución de los proyectos de reorganización de las Dependencias y Entidades del

Ejecutivo Estatal. - Coordinar el desarrollo de proyectos de reorganización. - Establecer políticas, sistemas, procesos, procedimientos y normatividad en materia de desarrollo

administrativo. - Implementar acciones que permitan establecer esquemas de organización acordes con la dinámica

de la Administración Pública Estatal. - Coordinar el asesoramiento en materia de mejoramiento administrativo e instrumentos de

organización del trabajo (Manuales de Organización, Inducción, Procesos y Servicios). - Administrar los catálogos de categorías de las Dependencias y Entidades del Ejecutivo Estatal. - Promover proyectos de simplificación de procesos o procedimientos administrativos orientados en

beneficio de los servicios que se otorgan a la ciudadanía.





Órgano Administrativo: Departamento Sector Gobierno y Seguridad

Propósito: Reorientar estructuras y plantillas de plazas con base a necesidades organizacionales; así como mejorar sistemas, métodos y procesos de trabajo a Dependencias y Entidades correspondientes al Sector Gobierno y Seguridad.

Funciones:

- Realizar diagnósticos administrativos en Dependencias y Entidades del Sector, que permitan

reorientar estructuras orgánicas y plantilla de plazas. - Elaborar dictámenes de estructuración y reestructuración orgánica en Dependencias y Entidades

correspondientes al Sector. - Proporcionar asesorías en materia de desregulación administrativa, simplificación de procesos,

elaboración y/o actualización de manuales administrativos y reglamentos interiores.





Órgano Administrativo: Departamento Sector Administración, Finanzas y Economía

Propósito: Reorientar estructuras y plantillas de plazas con base a necesidades organizacionales; así como mejorar sistemas, métodos y procesos de trabajo a Dependencias y Entidades correspondientes al Sector Administración y Finanzas.

Funciones:









Órgano Administrativo: Departamento Sector Educación y Salud

Propósito: Reorientar estructuras y plantillas de plazas con base a necesidades organizacionales; así como mejorar sistemas, métodos y procesos de trabajo a Dependencias y Entidades correspondientes al Sector Desarrollo Social y Educación.

Funciones:









Órgano Administrativo: Departamento Sector Obra Pública y Desarrollo Rural

Propósito: Reorientar estructuras y plantillas de plazas con base a necesidades organizacionales; así como mejorar sistemas, métodos y procesos de trabajo a Dependencias y Entidades correspondientes al Sector Obra Pública y Desarrollo Rural.

Funciones:









Órgano Administrativo: Departamento Sector Desarrollo y Comunicación Social

Propósito: Reorientar estructuras y plantillas de plazas con base a necesidades organizacionales; así como mejorar sistemas, métodos y procesos de trabajo a Dependencias y Entidades correspondientes al Sector Desarrollo Económico y Salud.

Funciones:









Órgano Administrativo: Dirección de Desarrollo Tecnológico

Propósito: Coordinar y promover el desarrollo de las tecnologías de información en la Administración Pública Estatal, que contribuya a la modernización y simplificación de la gestión gubernamental y que derive en la prestación de más y mejores servicios a la ciudadanía.

Funciones:

- Coordinar las funciones, servicios y proyectos de los órganos dependientes de la Dirección, así como

la relación de éstos, en el ámbito de sus funciones, con las áreas administradoras de tecnologías de información y órganos administrativos de la Administración Pública Estatal.

- Emitir las políticas, normas, y procedimientos de carácter general en materia de tecnologías de

información, para regir y promover la seguridad, estandarización, optimización y aprovechamiento de los recursos informáticos de la Administración Pública Estatal.

- Impulsar el uso de nuevas tecnologías de información y el desarrollo informático en la Administración

Pública Estatal. - Coordinar la integración de proyectos interinstitucionales que fortalezcan a la Red de Información

Gubernamental y al Sistema de Información Gubernamental así como el apropiado uso de tecnologías de información.

- Emitir informes sobre el cumplimiento de la normatividad informática, la organización y gestión de las

áreas administradoras de tecnologías de información y el seguimiento de proyectos informáticos de la Administración Pública Estatal.

- Validar, en coordinación con la Dirección de Desarrollo Administrativo, proyectos de reorganización y

fortalecimiento organizacional de áreas administradoras de tecnologías de información, o proponerlos en base a resultados de supervisiones informáticas.

- Dictaminar la factibilidad de los proyectos de la Administración Pública Estatal para la adquisición,

arrendamiento de bienes y/o servicios informáticos y equipos de comunicaciones. - Emitir dictámenes de baja, transferencia o reparación de bienes informáticos de la Administración

Pública Estatal, de acuerdo a las condiciones de operación. - Brindar asistencia técnica en procesos licitatorios de adquisición, arrendamiento de bienes y/o

servicios informáticos y equipos de comunicación, derivado de la invitación por escrito por parte de la Dirección de Adquisiciones, Dependencia o Entidad requirente.





Órgano Administrativo: Dirección de Desarrollo Tecnológico

Propósito: Coordinar y promover el desarrollo de las tecnologías de información en la Administración Pública Estatal, que contribuya a la modernización y simplificación de la gestión gubernamental y que derive en la prestación de más y mejores servicios a la ciudadanía.

Funciones:

- Supervisar la infraestructura de redes de área local y telefonía en la Administración Pública Estatal

para que cumpla con la normatividad. - Validar la capacitación sobre el uso e implementación de tecnologías de información a Servidores

públicos de la Administración Pública Estatal. - Analizar técnicamente la factibilidad de proyectos de capacitación informática especializada de la

Administración Pública Estatal, en coordinación con el Instituto de Profesionalización del Servidor Público.

- Emitir el resultado de las evaluaciones técnicas a los aspirantes a ocupar categorías vacantes

operativas adscritas en áreas administradoras de tecnologías de información de la Administración Pública Estatal o similares.





Órgano Administrativo: Departamento de Ingeniería de Sistemas

Propósito: Administrar el desarrollo de sistemas de cómputo que realicen las instancias de la Administración Pública Estatal y gestionar su registro patrimonial, además de proporcionar cursos de capacitación de informática especializada a personal de las áreas administradoras de tecnologías de información.

Funciones:

- Impulsar el uso de nuevas tecnologías de información y el desarrollo informático en la Administración

Pública Estatal a través de proyectos interinstitucionales que fortalezcan el Sistema de Información Gubernamental.

- Supervisar que la planeación, desarrollo, administración y operación de los sistemas de cómputo en la

Administración Pública Estatal cumplan con la normatividad informática. - Dictaminar la factibilidad técnica para la adquisición de software de programación y base de datos, así

como de sistemas de cómputo. - Tramitar el registro patrimonial de sistemas de cómputo desarrollados en la Administración Pública

Estatal y realizar transferencias de sistemas de cómputo que cuenten con registro patrimonial a instancias del Poder Ejecutivo Estatal.

- Controlar el padrón de sistemas de cómputo de a Administración Pública Estatal, registrados ante la

Dirección de Patrimonio. - Proporcionar cursos de capacitación de informática especializada a personal de las áreas

administradoras de tecnologías de información. - Analizar técnicamente la factibilidad de proyectos de capacitación informática especializada de la

Administración Pública Estatal, en coordinación con el Instituto de Profesionalización del Servidor Público.

- Apoyar en la aplicación de las evaluaciones técnicas a los aspirantes a ocupar plazas vacantes

operativas adscritas en áreas administradoras de tecnologías de información de instancias estatales.





Órgano Administrativo: Departamento de Infraestructura Tecnológica

Propósito: Impulsar el fortalecimiento y aprovechamiento de la infraestructura de cómputo y de comunicación en la Administración Pública Estatal.

Funciones:

- Impulsar el uso del equipamiento informático y de comunicación, así como su aprovechamiento en la

Administración Pública Estatal. - Proponer la integración de proyectos interinstitucionales que fortalezcan a la Red de Información

Gubernamental así como el apropiado uso de tecnologías de información. - Elaborar reportes sobre la infraestructura de redes de área local y telefonía en la Administración

Pública Estatal. - Dictaminar la factibilidad de los proyectos de la Administración Pública Estatal para la adquisición,

arrendamiento de bienes y/o servicios informáticos y equipos de comunicaciones. - Brindar asistencia técnica en procesos licitatorios de adquisición, arrendamiento de bienes y/o

servicios informáticos y equipos de comunicación, derivado de la invitación por escrito por parte de la Dirección de Adquisiciones, Dependencia o Entidad requirente.

- Emitir dictamen de baja, transferencia o reparación de bienes informáticos de la Administración

Pública Estatal, de acuerdo a las condiciones de operación. - Proporcionar asistencia técnica en materia de informática que requieran servidores públicos de la

Administración Pública Estatal.





Órgano Administrativo: Departamento de Capacitación y Evaluación de la Gestión Informática Institucional

Propósito: Fomentar el fortalecimiento de la gestión informática institucional a través de la supervisión del cumplimiento de la normatividad informática, así como mantener actualizada normatividad en materia de desarrollo tecnológico.

Funciones:

- Promover la integración de proyectos que impulsen el desarrollo informático en la Administración

Pública Estatal. - Supervisar el cumplimiento de la normatividad informática en la organización y gestión de las áreas

administradoras de tecnologías de información y el seguimiento de proyectos informáticos implementados en la Administración Pública Estatal.

- Formular, proponer y/o actualizar la normatividad vigente en materia de desarrollo informático. - Formular y proponer, en coordinación con personal de la Dirección de Desarrollo Administrativo,

proyectos de reorganización y fortalecimiento organizacional de áreas administradoras de tecnologías de información.

- Proporcionar asistencia técnica en materia informática a los servidores públicos de Dependencias y

Entidades estatales.





Órgano Administrativo: Dirección de Internet

Propósito: Coordinar el aprovechamiento de los recursos tecnológicos del ejecutivo estatal en materia de Internet, diseñando e implementando herramientas de información para contribuir al mejoramiento de la gestión.

Funciones:

- Coordinar el desarrollo del Portal de Gobierno, sitios de Internet de las Dependencias y Entidades

para homogenizar el concepto de familia de sitios, así como al desarrollo de servicios y trámites por Internet

- Emitir las normas, políticas y estándares en la programación y desarrollo del Portal de Gobierno y los

sitios de Internet de las Dependencias y Entidades. - Coordinar la administración de los recursos tecnológicos del sitio central de Internet del Poder

Ejecutivo Estatal.





Órgano Administrativo: Departamento de Programación y Diseño

Propósito: Administrar los contenidos, aplicaciones y herramientas tecnológicas del Portal de Gobierno y establecer las disposiciones normativas relativas a la programación y diseño digital de sitios de internet en la Administración Pública Estatal.

Funciones:

- Administrar la información y los recursos tecnológicos del Portal de Gobierno del Poder Ejecutivo

Estatal a fin de promover su desarrollo y actualización permanente. - Crear herramientas o los mecanismos tecnológicos necesarios para la administración de contenidos

para el Portal de Gobierno. - Proponer, formular y actualizar las disposiciones normativas en materia de programación y diseño

digital para sitios de Internet. - Asesorar a las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal para la creación y

publicación de sitios los servicios o trámites en línea.





Órgano Administrativo: Departamento de Administración del Sitio Central de Internet

Propósito: Promover el uso de firma electrónica en el Poder Ejecutivo del Estado y administrar eficazmente la operación del servicio para que éste sea seguro y confiable.

Funciones:

- Administrar la emisión y revocación de firmas electrónicas, así como la administración de los

servidores para tal fin. - Designar, renovar y revocar a los Agentes Certificadores y los servicios de certificación ante la

Autoridad Certificadora Estatal. - Desarrollar y proponer lineamientos y procedimientos normativos en materia de firma electrónica

avanzada. - Implementar, difundir y promover el uso de firma electrónica en el Poder Ejecutivo del Estado. - Asesorar a las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo del Estado, en los procesos para

celebrar acuerdos multilaterales y/o unilaterales con Autoridades Certificadoras de otros estados e instancias.





Órgano Administrativo: Subsecretaría de Administración de Personal

Propósito: Coordinar y regular la administración del personal administrativo y docente adscritos a las diferentes Dependencias del Poder Ejecutivo Estatal.

Funciones:

- Coordinar la formulación de modificación, adición y derogación de las leyes, decretos, acuerdos,

políticas y lineamientos normativos en materia de administración de personal, que contribuyan al mejoramiento de la administración pública estatal.

- Instrumentar la elaboración de los planes y programas operativos de las direcciones que integran la

Subsecretaría. - Coordinar la administración del personal al servicio del Poder Ejecutivo Estatal. - Someter a consideración y autorización del C. Secretario la política de sueldos, salarios y

prestaciones del personal al servicio del Poder Ejecutivo Estatal. - Coordinar el procedimiento para el cumplimiento de retenciones y enteros de obligaciones fiscales

solidarias del Ejecutivo Estatal.





Órgano Administrativo: Coordinación de Obligaciones Fiscales Solidarias

Propósito: Coordinar el cumplimiento de retenciones a terceros de obligaciones fiscales solidarias del Ejecutivo Estatal.

Funciones:

- Establecer el procedimiento para el cumplimiento de retenciones y enteros de obligaciones fiscales

solidarias del Ejecutivo Estatal. - Vigilar la correcta retención a terceros de contribuciones fiscales solidarias federales y locales del

Ejecutivo del Estado. - Coordinar el registro y cumplimiento de las retenciones por honorarios y por arrendamiento realizadas

por las Dependencias del Ejecutivo del Estado. - Realizar el registro de las retenciones por impuestos sobre sueldos y salarios. - Gestionar el entero de contribuciones retenidas. - Atender y emitir opinión en materia fiscal a las Entidades y Dependencias del Gobierno del Estado

que lo requieran.





Órgano Administrativo: Dirección de Remuneraciones y Retenciones

Propósito: Coordinar la administración del personal administrativo y docente adscritos a las diferentes Dependencias del Poder Ejecutivo Estatal.

Funciones:

- Supervisar la aplicación de políticas, normas y procedimientos en materia de recursos humanos en

las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Estatal. - Validar el proceso de cálculo de las nóminas normales y complementarias del personal adscrito a las

Dependencias del Poder Ejecutivo Estatal, así como del personal pensionado por decreto. - Autorizar la expedición de documentos oficiales que se deriven de las incidencias del personal

adscrito a las Dependencias del Poder Ejecutivo Estatal. - Presentar el impacto presupuestal por los incrementos de sueldos, prestaciones ó estímulos

económicos al personal, para su gestión ante la Secretaría de Planeación y Finanzas. - Gestionar el pago de las retenciones efectuadas al personal adscrito a las Dependencias del Poder

Ejecutivo Estatal, a favor de terceros. - Proponer en coordinación con la Dirección de Desarrollo Administrativo de ésta Dependencia, la

reubicación del personal sindicalizado ó confianza que derivado de las reestructuraciones de Dependencias del Poder Ejecutivo Estatal, quedan a disposición.

- Proponer modificaciones o adiciones a los tabuladores de sueldos, así como mecanismos de

aplicación de remuneraciones, incentivos y estímulos al personal. - Promover con base a las necesidades de información y a las contingencias que se presentan en la

operatividad normal del proceso de la nómina, los requerimientos de sistematización administrativa que permitan mejorar la eficiencia en los procesos nominales.





Órgano Administrativo: Departamento de Personal Administrativo

Propósito: Atender oportunamente las incidencias del personal administrativo adscrito a las Dependencias del Poder Ejecutivo Estatal.

Funciones:

- Establecer políticas, normas y procedimientos para el control del personal administrativo adscrito a

las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Estatal. - Controlar la recepción y registro de las incidencias del personal administrativo, así como la

expedición de documentos oficiales y la incorporación de las modificaciones de las estructuras orgánicas y plantillas de recursos humanos de las Dependencias del Poder Ejecutivo Estatal.

- Supervisar el proceso de cálculo de las nóminas de sueldos y prestaciones del personal

administrativo de las Dependencias del Poder Ejecutivo Estatal. - Proporcionar a las Dependencias y otras instancias, información del personal administrativo del Poder

Ejecutivo Estatal, cuando así lo requieran.





Órgano Administrativo: Departamento de Retenciones y Caja de Ahorro

Propósito: Realizar las retenciones que imponga la legislación aplicable, así como por las obligaciones que contraigan los trabajadores al servicio del Gobierno del Estado.

Funciones:

- Efectuar las deducciones que imponga la legislación fiscal aplicable. - Efectuar las deducciones por obligaciones contraídas por los trabajadores. - Determinar las aportaciones patronales al Instituto Mexicano del Seguro Social, al Instituto de

Seguridad Social de los Trabajadores del Estado de Chiapas, del Fideicomiso del Sector Policial y del 1.5 por ciento sobre nóminas de acuerdo a las legislaciones federales y estatales vigentes.

- Notificar a la Secretaría de Planeación y Finanzas que realice los enteros de las deducciones

quincenales, así como de las aportaciones patronales a las instancias correspondientes.

- Realizar la captura de aplicaciones, modificaciones y cancelaciones de la recuperación de préstamos y clave 24, así como la emisión de nóminas complementarias de préstamos y devoluciones de caja de ahorro.





Órgano Administrativo: Departamento de Sistemas de Nóminas

Propósito: Coordinar todas las actividades relacionadas con el proceso de cálculo de la nómina del personal del Gobierno del Estado.

Funciones:

- Operar y emitir normatividad referente al Sistema de Nómina de Gobierno del Estado. - Procesar la información relacionada con el Sistema de Nómina de Gobierno del Estado.





Órgano Administrativo: Dirección de Política Laboral

Propósito: Establecer lineamientos en materia laboral que regulen la relación entre el Ejecutivo Estatal y los servidores públicos.

Funciones:

- Coordinar la elaboración y el establecimiento de lineamientos que regulen la relación jurídico- laboral

entre el Ejecutivo Estatal y los servidores públicos. - Coordinar la revisión de los anteproyectos de Leyes, Reglamentos, Decretos y Acuerdos que sobre

la materia sean elaborados por otras Dependencias, y los sometan a consideración de la Secretaría. - Coordinar las asesorías en las consultas que formulen las Áreas Jurídicas de las Dependencias y

Entidades en lo que respecta a juicios laborales así como la elaboración y revisión de Condiciones Generales de Trabajo, contratos y convenios.

- Promover el establecimiento y funcionamiento de las Comisiones mixtas de: Seguridad e Higiene,

Capacitación y Adiestramiento, Bolsa de Trabajo y Escalafón. - Emitir Dictámenes en base a la normatividad existente sobre la procedencia o improcedencia de las

solicitudes que los trabajadores formulen con motivo de las prestaciones o beneficios a que tienen derecho.

- Coordinar el programa “Verificación Existencial de Pensionados y Jubilados de Gobierno del Estado.





Órgano Administrativo: Departamento de Normatividad

Propósito: Establecer y promover los lineamientos en materia de asuntos laborales en las Dependencias y Entidades del Ejecutivo Estatal.

Funciones:

- Elaborar anteproyectos de reformas y adiciones a leyes, reglamentos, decretos y acuerdos que en

materia de regulación de la relación laboral se consideren necesarias. - Revisar los anteproyectos de leyes, reglamentos, decretos y acuerdos que sobre la materia sean

elaborados por otras Dependencias y Entidades, cuando sean puestos a consideración de la Secretaría.

- Asesorar a las Áreas Jurídicas de las Dependencias y Entidades en la elaboración de Condiciones

Generales de Trabajo y contratos laborales, cuando sean puestos a consideración de la Secretaría. - Elaborar los anteproyectos que en materia laboral deba expedir la Secretaría para observancia de las

Dependencias y Entidades del Ejecutivo y servidores públicos adscritos a las mismas. - Revisar y validar los expedientes para el trámite del Seguro Mutuo de Vida. - Realizar la evaluación de los candidatos propuestos para determinar a los ganadores del premio

anual a la responsabilidad, comportamiento y superación profesional. - Dictaminar en base a la Minuta Global de Acuerdos, la procedencia de las solicitudes de retiro

administrativo.





Órgano Administrativo: Departamento de Relaciones Laborales

Propósito: Asesorar y resolver las consultas que formulen las áreas jurídicas de las Dependencias y Entidades en lo que respecta a juicios laborales, interviniendo con el carácter de representante legal, en las reclamaciones y litigios que sobre la materia puedan afectar a la Secretaría.

Funciones:

- Asesorar y resolver las consultas que formulen las áreas responsables de la atención de los juicios

laborales, de las Unidades de Apoyo Jurídico o equivalente de las Dependencias y Entidades, cuando éstas lo soliciten a la Secretaría.

- Intervenir con el carácter de representante legal, en las reclamaciones y litigios que sobre la materia,

puedan afectar a la Secretaría. - Formular las constancias de antigüedad laboral a los trabajadores de los sectores burocracia y

magisterio, al servicio de Gobierno del Estado que lo soliciten. - Formular las licencias con goce y sin goce de sueldo a los trabajadores de los sectores burocracia y

magisterio, al servicio de Gobierno del Estado que lo soliciten.





Órgano Administrativo: Departamento de Atención a Jubilados y Pensionados

Propósito: Proporcionar atención oportuna y especializada al personal jubilado y pensionado de Gobierno del Estado.

Funciones:

- Coordinar el programa “Verificación Existencial de Pensionados y Jubilados de Gobierno del

Estado”. - Formular dictámenes de pensiones por jubilación, vejez, invalidez, viudez y orfandad presentadas

por los trabajadores al servicio del Poder Ejecutivo. - Elaboración de dictámenes para el pago de marcha y funeral.





Órgano Administrativo: Subsecretaría de Recursos Materiales y Servicios

Propósito: Establecer normas y procesos administrativos bajo principios de transparencia, disciplina austeridad y confiabilidad que permitan dotar de bienes y servicios a las Dependencias y Entidades de la administración publica estatal.

Funciones:

- Coordinar la elaboración de proyectos de modificación, adición, y derogación de leyes, decretos,

acuerdos, y demás disposiciones jurídico administrativas en materia de adquisiciones, control patrimonial y servicios de bienes muebles, que permitan una administración publica eficiente, ágil y oportuna.

- Promover el cumplimiento de la normatividad jurídico administrativa sobre la adquisición, control, uso y destino de los bienes muebles e inmuebles del poder ejecutivo estatal.

- Coordinar el proceso de mejora continua en materia de adquisiciones, patrimonio y servicios de la administración publica del Poder Ejecutivo Estatal.

- Coordinar la implementación en Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Estatal de los sistemas encausados al control de los bienes muebles e inmuebles que integran el patrimonio estatal.

- Asesorar a Dependencias y Entidades en la interpretación de la normatividad jurídico administrativa en materia de patrimonio, adquisiciones, arrendamiento de bienes muebles e inmuebles y contratación de servicios.

- Validar y evaluar los planes y programas operativos de las Direcciones que integran la Subsecretaría.

- Acordar con el titular de la Secretaría, los asuntos turnados por las Direcciones que integran la Subsecretaría.

- Participar con voz y voto como representante del titular de la Secretaría, en la presidencia del Comité de Adquisiciones, arrendamientos y servicios de bienes muebles

- Participar con voz y voto como representante del titular de la Secretaría, en la Presidencia del Comité Técnico Interinstitucional permanente para la enajenación en subasta publica de bienes muebles del dominio privado del Estado.

- Participar con voz y voto como presidente del Comité Administrador del Fondo de Protección para

Vehículos Propiedad del Poder Ejecutivo Estatal (FOPROVEP).





Órgano Administrativo: Dirección de Patrimonio

Propósito: Llevar el control de los Bienes Muebles e Inmuebles del Poder Ejecutivo del Estado asignados a los Organismos de la Administración Pública.

Funciones:

- Controlar los bienes Muebles que forman parte del activo fijo de los Organismos de la Administración

Centralizada y Paraestatal del Poder Ejecutivo del Estado. - Proporcionar apoyo a los programas de enajenación de bienes patrimoniales, Propiedad del Poder

Ejecutivo del Estado. - Gestionar el aseguramiento de los Bienes Patrimoniales Propiedad del Poder Ejecutivo del Estado.

- Coordinar los procesos de Desincorporación de los Bienes Muebles e Inmuebles del Poder Ejecutivo

del Estado.

- Coordinar los procesos vía Donación de las unidades Vehiculares y del Mobiliario y equipo.

- Participar en calidad de vocal en las reuniones de trabajo del Comité Técnico del Fideicomiso Fondo de protección para Vehículos propiedad del Poder Ejecutivo Estatal (FOPROVEP) y Fideicomiso del Aeropuerto Internacional.

- Fungir como Secretaría Técnica en la Comisión Intersecretarial para la adquisición de Tierra y bienes

distintos a la tierra, necesarios para la realización de la Obra Pública, estrategias y acciones que en el ámbito de la Administración Pública del Estado se emprendas; así como también en las reuniones del Comité Técnico Interinstitucional Permanente para la Enajenación en Subasta Pública de Bienes Muebles del Dominio Privado del Ejecutivo del Estado.





Órgano Administrativo: Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles

Propósito: Controlar el Mobiliario y equipo así como de los inmuebles propiedad de Gobierno del Estado con la finalidad de conocer la totalidad de la información y el uso adecuado que se le de a estos bienes.

Funciones:

- Controlar la información presentada en línea (vía Internet) por los Organismos de la Administración

Centralizada y Paraestatal del Poder del Ejecutivo del Estado a través de la base de datos central del sistema de mobiliario y equipo (SISMOB) versión 2.0

- Ejecutar programas de verificación física bienes Muebles e Inmuebles a los Organismos los

Organismos de la Administración Centralizada y Paraestatal.

- Integrar los expedientes técnicos de los inmuebles propiedad de Gobierno del Estado. - Elaborar Contratos de comodato o Actas de Entrega Recepción, por el mobiliario y equipo e

inmuebles que se proporcione a los Organismos de la Administración Centralizada y Paraestatal, Organizaciones Sociales, particulares, etc.

- Gestionar ante la Unidad de Apoyo Administrativo el aseguramiento de bienes inmuebles e

informáticos que forman parte del patrimonio del Poder Ejecutivo Estatal.

- Realizar el proceso de donación de bienes Muebles e Inmuebles a los Organismos de la Administración Paraestatal, Organismos Autónomos, Ayuntamientos Municipales, etc; para el desarrollo de sus actividades a través del procedimiento Administrativo de desincorporación que deberá autorizar el H. Congreso del Estado.

- Realizar el proceso de donación de bienes Muebles que han sido dados de baja de los Organismos

de la Administración Centralizada y Paraestatal a los Ayuntamientos Municipales y Asociaciones Civiles; de acuerdo al Decreto No. 191.





Órgano Administrativo: Departamento de Vehículos, Maquinaria, Aeronaves y Semovientes

Propósito: Controlar los Vehículos, Maquinaria Pesada, Aeronaves y Semovientes, propiedad del Poder Ejecutivo del Estado.

Funciones:

- Coordinar los procedimientos de baja definitiva de la maquinaria, vehículos, aeronaves y semovientes

propiedad del Poder Ejecutivo del Estado, así como la integración de programas de Subasta y Enajenación de los mismos, acorde a la normatividad vigente.

- Controlar la información presentada en línea (vía Internet) por los Organismos de la Administración

Centralizada y Paraestatal del Ejecutivo del Estado, con la Base de datos Central del Sistema Vehicular (SISVEH) versión 2.0

- Controlar la información respecto a Maquinaria pesada y Semovientes mediante el Sistema Integral

versión1.0 denominado SISMAQ. - Ejecutar programas de verificación física de Vehículos, Maquinaria y Semovientes a los Organismos

de la Administración Centralizada y Paraestatal. - Realizar el proceso de donación de unidades vehiculares que han sido dadas de baja del padrón

vehicular de los Organismos de la Administración Centralizada y Paraestatal a Ayuntamientos Municipales y Asociaciones Civiles de Acuerdo al Decreto No. 191.

- Elaborar Contratos de Comodato de las Unidades Vehiculares, que se proporcionen a Organismos de

la Administración Paraestatal y a Organizaciones Sociales.

- Controlar la integración de los documentos en expedientes que los Organismos de la Administración Centralizada y Paraestatal envían a este Departamento.

- Gestionar ante la Unidad de Apoyo Administrativo el Aseguramiento de las Aeronaves del Gobierno

del Estado, así como las unidades vehiculares blindadas que forman parte del patrimonio del Poder Ejecutivo Estatal.





Órgano Administrativo: Departamento de Almacenes y Suministros

Propósito: Controlar los procedimientos que en materia de almacenes y suministros establezca la Dirección de Patrimonio.

Funciones:

- Controlar los bienes Muebles que forman parte del activo fijo de los Organismos de la Administración

Centralizada y Paraestatal del Poder Ejecutivo del Estado. - Apoyar en el programa de Enajenación de Bienes Patrimoniales del Poder Ejecutivo del Estado. - Establecer métodos de control interno que contribuyan en la Administración eficiente del Almacén y

realizar a través del sistema SISFUMA los movimientos de entrada y salida de Bienes, que realizan los Organismos de la Administración Centralizada y Paraestatal.

- Reportar mensualmente la existencia de unidades vehiculares a la Dirección de Patrimonio.

- Recibir documentalmente y físicamente los Bienes Muebles dados de baja por los Organismos de la

Administración Centralizada y Paraestatal, que cumplan con los requisitos correspondientes.





Órgano Administrativo: Dirección de Adquisiciones

Propósito: Normar y operar el Sistema de Adquisiciones de Gobierno del Estado, suministrando a las Dependencias y Entidades bienes muebles y servicios de calidad, de manera ágil oportuna y transparente con estricto apego al marco jurídico vigente.

Funciones:

- Coordinar la recepción, revisión y seguimiento de los requerimientos que formulen las Dependencias

y Entidades de la administración pública, en materia de adquisiciones, arrendamientos de bienes muebles y/o contratación de servicios.

- Coordinar la elaboración de las bases de concursos y convocatorias para las licitaciones

gubernamentales autorizadas por el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de Bienes Muebles.

- Emitir el pedido u orden de servicio de las adquisiciones de bienes muebles y contratación de

servicios requeridas por las Dependencias y Entidades de la administración pública estatal; en cumplimiento con las disposiciones de la ley en la materia.

- Cumplir con las atribuciones que en su carácter de Secretario Técnico del Comité de Adquisiciones, le

confieren las disposiciones jurídico-administrativas correspondientes. - Aplicar y supervisar las políticas, normas y procedimientos que en materia de adquisición de bienes

muebles y contratación de servicios, establezcan el Gobierno Estatal y Federal. - Normar el mecanismo de operación de los Subcomités de adquisiciones en las Dependencias y

Entidades de la Administración Pública Estatal. - Promover las modificaciones normativas en materia de compras gubernamentales, asegurando el

cumplimiento de los objetivos que señala la ley, y que tiendan a la optimización de recursos estatales, federales y en su caso, municipales.

- Plantear al Comité de Adquisiciones, las propuestas presentadas por los proveedores y prestadores

de servicios en materia de adquisiciones. - Coordinar la elaboración, integración, ejecución y evaluación de los programas y/o proyectos propios

de la Dirección.





Órgano Administrativo: Departamento de Convocatorias y Bases

Propósito: Recibir de las Dependencias y Entidades los requerimientos de bienes y servicio, elaborando bases y convocatorias de las licitaciones así como su publicación en la pagina Web de Adquisiciones.

Funciones:

- Organizar la recepción, revisión y seguimiento de las requisiciones de compras y/o presupuestos de

servicios, presentadas por las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo del Estado. - Formular las bases y convocatorias para las licitaciones de acuerdo al origen de los recursos

(Federales o Estatales). - Realizar la programación de todos los procesos de licitación. - Entregar las bases a los proveedores y/o prestadores de servicios previo pago ante la instancia

correspondiente. - Organizar la realización del programa del registro voluntario de proveedores emitiendo la credencial

de acreditamiento. - Publicar en la página web de adquisiciones las convocatorias, bases, dictámenes técnicos, actas y

fallos de todos los procesos de licitación realizadas por el Comité, así como las recibidas de las Dependencias y Entidades

- Elaborar y modificar los documentos relativos al Departamento de Convocatoria y Bases, respecto al

sistema de dirección por calidad. - Apegarse a la política y manual de calidad de la Dirección de Adquisiciones, procedimientos

específicos, instructivos de trabajo y procedimientos generales. - Dar seguimiento al Plan de Calidad de la Dirección de Adquisiciones.





Órgano Administrativo: Departamento de Aclaraciones y Aperturas

Propósito: Coordinar los eventos programados de las juntas de aclaración de dudas y apertura de propuestas técnicas y económicas.

Funciones:

- Organizar los procesos de licitaciones públicas estatales y nacionales con recursos estatales o

federales e invitaciones abiertas, siendo primordialmente los actos de junta de aclaración de dudas y aperturas de sobres de propuestas técnicas y económicas.

- Verificar que el expediente de las propuestas técnicas de los licitantes no descalificados sean

enviados en tiempo y forma para evaluación de las Dependencias y Entidades. - Turnar las actas de aclaración de dudas, de aperturas de propuestas técnicas y económicas, y

circunstanciadas al Departamento de Convocatorias y Bases para su publicación en la página de adquisiciones.

- Verificar en la página web de adquisiciones, que las actas derivadas de los actos que corresponden al

Departamento de Aclaraciones y Aperturas estén publicadas.

- Elaborar y modificar los documentos relativos al Departamento de Aclaraciones y Aperturas, respecto al sistema de dirección por calidad.

- Apegarse a la política y manual de calidad de la Dirección de Adquisiciones, procedimientos






Órgano Administrativo: Departamento de Adjudicaciones

Propósito: Realizar los acuerdos de adjudicaciones directas, asignaciones y fallos.

Funciones:

- Organizar la captura de las propuestas técnicas y económicas presentadas por los licitantes así como

la emisión de los cuadros comparativos y hojas de turnos en el software Sistema Integral de Adquisiciones.

- Organizar la elaboración de lista de asistencia, invitaciones oficiales y orden del día de las solicitudes

de adjudicaciones directas y fallos programados, para ser puestas a consideración del Comité de Adquisiciones en las sesiones ordinarias o extraordinarias según corresponda.

- Elaborar el acuerdo de asignación, acta de fallo y acuerdos de adjudicación directa y revisar para

emitir observaciones necesarias y hacer las correcciones correspondientes, antes de presentarlos al Comité de Adquisiciones.

- Elaborar y modificar los documentos relativos al Departamento de Adjudicaciones, respecto al







Órgano Administrativo: Departamento de Pedidos y Archivo

Propósito: Elaborar los pedidos u órdenes de trabajo que se generen en cada licitación de acuerdo a las asignaciones realizadas por el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de Bienes Muebles.

Funciones:

- Organizar la elaboración de los pedidos y órdenes de trabajo de los bienes o servicios, de acuerdo a

la asignación emitida por el Comité de Adquisiciones. - Control y seguimiento de cada uno de los pedidos y órdenes de trabajo, verificando el cumplimiento

de las condiciones pactadas en dichos documentos. - Elaborar los informes estadísticos de las compras realizadas por el Comité de Adquisiciones y de los

subcomités de las Dependencias y Entidades. - Controlar y resguardar los expedientes que se generen en las licitaciones así como los expedientes

de compra directa que autoriza el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de Bienes Muebles.

- Resguardar los acuerdos de asignación que son generados en el seno del Comité de Adquisiciones,

Arrendamientos y Servicios de Bienes Muebles, empleando para tal fin el empastado y protocolización de los mismos.

- Elaborar y modificar los documentos relativos al Departamento de Pedidos y Archivo, respecto al







Órgano Administrativo: Dirección de Servicios

Propósito: Prestar servicios a las Dependencias y Entidades del Ejecutivo Estatal, así como al publico en general, además de normar el servicio que prestan las empresas particulares a instancias gubernamentales, para que el Gobierno del Estado cuente con una buena imagen.

Funciones:

- Emitir normas, políticas y reglamentos en materia de arrendamiento, Información, mantenimiento,

intendencia, control de gestión y correspondencia. - Validar los contratos de arrendamiento de bienes inmuebles que envían las Dependencias y

Entidades del Ejecutivo Estatal. - Supervisar las actividades de los Departamentos de Mantenimiento e Intendencia; Control de Gestión

y Correspondencia; e Información y Servicios.





Órgano Administrativo: Departamento de Información y Servicios

Propósito: Prestar el servicio de información a la ciudadanía en general y el control de contratos de arrendamiento del Gobierno del Estado.

Funciones:

- Actualizar el directorio de funcionarios públicos al servicio del Gobierno del Estado que se encuentra

publicado en el Portal de Gobierno. - Proporcionar el servicio de información a través de módulos instalados en las Dependencias y

Entidades del Ejecutivo Estatal. - Establecer el programa interno de Protección Civil en la dependencia. - Proporcionar el servicio del auditorio del edificio “Plaza de las Instituciones”. - Coordinar la recepción, gestión y control de documentos que en materia de arrendamiento de bienes

inmuebles, envían las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal.





Órgano Administrativo: Departamento de Mantenimiento e Intendencia

Propósito: Prestar el servicio de conservación, mantenimiento e intendencia en la Dependencia y Palacio de Gobierno; y el resguardo de expedientes del personal del Ejecutivo del Estado.

Funciones:

- Coordinar el servicio de conservación, mantenimiento e intendencia en los edificios asignados a la

Dependencia; así como el servicio de intendencia en el Palacio de Gobierno. - Resguardar los expedientes del personal del Ejecutivo del Estado y el archivo muerto de las diferentes

áreas de la Dependencia.





Órgano Administrativo: Departamento Control Gestión y Correspondencia

Propósito: Prestar el servicio de control y coordinación de la correspondencia interna y externa en las Dependencias.

Funciones:

- Coordinar el servicio de correspondencia interna y externa. - Controlar la gestión de la correspondencia de las diferentes áreas de la Dependencia.



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01/Julio/2002 01/Julio/2006 Enero/2007 0

GLOSARIO

A

Actividad: Uno o más acciones afines y sucesivas que forman parte de un procedimiento ejecutado por una persona o unidad administrativa.

Acuerdo: Es la resolución o disposición tomada sobre algún asunto por un tribunal, órgano de la administración o persona facultada, a fin de que se ejecute uno o más actos administrativos.

Adiestramiento: Acción práctica y temporal destinada a desarrollar y perfeccionar habilidades y destrezas del trabajador.

Adiestramiento de personal:

Acción práctica y temporal destinada a desarrollar y perfeccionar las habilidades y destrezas del trabajador, con el propósito de incrementar su eficiencia en el puesto de trabajo.

Es el proceso administrativo aplicado a conservar y acrecentar el esfuerzo, experiencia, salud, conocimiento y habilidades de los miembros de una organización, en beneficio del individuo, de la propia organización y de la comunidad en general.

Administración: Es un conjunto ordenado y sistemático de principios, técnicas y practicas que tienen como finalidad apoyar la consecuencia de los objetivos de una organización.

Administración de recursos:

Es la utilización de técnicas y principios administrativos tendientes a lograr el mejor aprovechamiento de los recursos humanos, financieros, materiales y técnicos con los que cuenta la institución.

Administración Pública:

Es el subsistema instrumental del sistema político compuesto por un conjunto de interacciones, a través de los cuales se generan las normas, los servicios, los bienes y la información que demanda la comunidad en cumplimiento de las decisiones del sistema político.

Adquisición: Acto o hecho, en virtud del cual una persona u organismo obtiene el dominio o propiedad de una cosa, o algún derecho sobre ella, puede tener efecto a titulo oneroso o gratuito.

Adscripción: Acto o hecho de asignar a una persona al servicio de un puesto, o ubicar a una unidad administrativa dentro de otra de mayor jerarquía.

Almacenar: Es la recepción, guarda, despacho y registro de los bienes destinados al uso y consumo de la institución.

Ámbito de competencia:

Es la autoridad jurisdiccional que un organismo practica dentro de un marco de acción, mismo que determina los límites y alcances de sus acciones.

Análisis: Es un examen detallado de los hechos para conocer sus elementos constitutivos y características representativas, así como sus interrelaciones y la relación de cada elemento con el todo.





Analista: Denominación por la que se le conoce al técnico o profesionista que realiza

labores de investigación y análisis encaminados al diseño y aplicación de proyectos dentro de una materia de especialidad determinada.

Anteproyecto: Es el conjunto de trabajos preliminares, para elaborar programas de un organismo.

Atribución: Es la facultad que tiene una persona u órgano administrativo para ejercer determinadas funciones de acuerdo al cargo que tiene o leyes que se lo asignen.

Avalúo: Es la acción por la cual se fija el precio justo de una cosa mediante dictamen pericial.

B

Bienes inmuebles:

Son aquellos bienes que por su naturaleza no se pueden trasladar de un lugar a otro.

Bienes muebles:

Son aquellos objetos susceptibles de ser trasladados sin que se deterioren o se modifiquen ni afecten su forma o sustancia.

Burocracia: Se refiere al personal que labora al servicio del Gobierno del Estado y que realiza funciones de carácter predominantemente administrativo; se divide en personal de base (sindicalizado), confianza y extraordinario. Para los efectos del presente manual se excluye de este concepto, al personal docente y administrativo de escuelas.

C

Capacitación: Acción destinada a desarrollar las aptitudes del trabajador con el propósito de prepararlo para desempeñar adecuadamente una ocupación o puesto de trabajo.

Catálogo: Documento que contiene en forma jerarquizada y sistematizada información referente a alguna cosa.

Categoría: Unidad impersonal de trabajo identificada en el catalogo de empleos con una clave y una denominación. El criterio para agrupar las plazas en categorías es eminentemente presupuestal y no funcional.

Clave presupuestaria:

Es la representación numérica que sirve para ordenar las categorías programáticas y los elementos con los que se formula y ejerce el presupuesto.

Contrato: Convenio en virtud del cual se establece o se transfiere una obligación o derecho.

Comité: Grupo de personas a las que se les asignan funciones con un propósito u objetivo predeterminado, a fin de que las lleven cabo colegiadamente.

Control: Proceso cuyo objetivo es la detección de logros y desviaciones para evaluar la ejecución de programas y acciones, aplicando las medidas correctivas necesarias.





Convenio: Acuerdo de dos o más personas destinadas a crear, transferir, modificar o extinguir una obligación.

Coordinar: Es el proceso de integración de acciones administrativas, de una o varias instituciones, órganos o personas que tienen como finalidad obtener de las distintas áreas de trabajo, la unidad de acción necesaria para contribuir al mejor logro de los objetivos.

Correspondencia: Conjunto de documentos y comunicaciones que expiden o reciben los funcionarios de una institución.

D

Decreto: Es una resolución del Congreso Local o Federal que tiene por objeto crear situaciones jurídicas particulares que no existen en la legislación general y formal.

Deducciones: Son los descuentos que se realizan a los trabajadores por disposiciones de ley o por los beneficios de prestaciones adicionales otorgados a terceros.

Dependencia: Institución pública subordinada en forma directa al ejecutivo estatal, en el ejercicio de sus atribuciones y el despacho de los asuntos del orden administrativo que tiene encomendados.

Diagnóstico: Proceso de acercamiento gradual al conocimiento analítico de un hecho o problema administrativo, que permite destacar los elementos más significativos de una alteración en el desarrollo de las actividades de una institución.

Dictamen: Opinión o consejo que el perito en cualquier ciencia o arte, formula verbalmente o por escrito, acerca de una cuestión de su especialidad.

Diseño: Descripción o representación gráfica de un tema, para dar una noción de lo que se ha de realizar o de sus características más relevantes.

Donación: Contrato por el cual una persona o institución transfiere gratuitamente una parte o la totalidad de sus bienes.

E

Eficacia: Capacidad para cumplir en el lugar, tiempo, calidad y cantidad, las metas y objetivos establecidos.

Eficiencia: Es el uso más racional de los medios con que se cuenta para alcanzar un objetivo predeterminado.

Empleado: Persona que ocupa un puesto de trabajo o desempeña una actividad especifica dentro de una institución.

Énfasis: Es la fuerza de expresión o de entonación con que se quiere realzar la importancia de lo que se dice o se lee.

Entidad: La Ley Orgánica de la Administración Publica Estatal, señala que son entidades los organismos descentralizados, las empresas de participación estatal y los fideicomisos públicos.





Entrevista: Dialogo en el que una persona obtiene información.

Escalafón: Sistema que se establece en cualquier unidad productiva o de servicio, para el manejo de políticas de promoción, transferencia o antigüedad del personal empleado.

Estrategia: Principios y rutas fundamentales que orientan al proceso administrativo a alcanzar los objetivos a los que desea llegar.

Estructura orgánica:

Disposición sistemática de los órganos que integran a una institución, conforme a criterios de jerarquía y especialización, ordenados y codificados de tal forma que sea posible visualizar los niveles jerárquicos y sus relaciones de dependencia.

Evaluación: Es la revisión detallada y sistemática de un proyecto, plan u organismo en conjunto, con objeto de medir el grado de eficiencia y congruencia con que esta operando en un momento determinado para alcanzar los objetivos propuestos.

Expediente: Es el conjunto de documentos que constituyen la historia de un asunto en tramite o ya terminado.

F

Facultad: Posibilidad jurídica que tiene un sujeto de ejecutar, bajo su responsabilidad determinados actos administrativos.

Función: Es el conjunto de actividades afines y coordinadas, necesarias para alcanzar los objetivos de la institución.

Funcionario: Persona que ejerce y es responsable de alguna función publica y que cuenta para su desempeño con empleados subalternos

G

Gasto corriente:

Es toda aquella erogación que realiza el sector público y que no tiene como contrapartida la creación de un activo, si no que constituye un acto de consumo.

Gasto de inversión:

Es el importe de las erogaciones que realizan las personas físicas y morales con el propósito de aumentar, conservar y mejorar el capital que les es propio. Los gastos de inversión del sector público tienden a incrementar el capital estatal.

H

Habilitar: Facultar a una persona para la realización de determinados actos jurídicos y/o administrativos, que no podría llevar a efecto sin esta autorización.

I

Implantar: Establecer mejoras administrativas y técnicas que permitan optimizar el desarrollo integral y funcional de un órgano administrativo.

Incentivo: Recompensa en bienes o servicios otorgados a una persona para motivarla en el desempeño de sus labores.





Incidencia: Es todo aquello que sucede en el curso de un asunto y que esta

relacionado con él.

Información: Conjunto de datos procesados que se presentan para dar a conocer el comportamiento de hechos y fenómenos que apoyan la toma de decisiones.

Inmueble: Bien que por su naturaleza no puede ser trasladado de un lugar a otro sin alterarlo de algún modo.

Institución: Conjunto de normas debidamente unificadas, que ordenan determinadas actividades sociales, que a su vez, merece una legislación especial por la importancia que tienen tanto para la vida del estado como por su permanencia en el tiempo y espacio.

Integración: Es la reunión de los recursos humanos, materiales y financieros, necesarios para lograr los objetivos dentro del marco de la estructura de los programas.

Inventario: Relación ordenada de los bienes muebles e inmuebles de una institución que inscribe la característica de cada bien, su ubicación y el responsable de su custodia.

J

Jubilación: Es la prestación de carácter laboral que consiste en la entrega de una pensión vitalicia a los trabajadores cuando cumplen determinados requisitos de antigüedad y/o de edad, o en caso de invalidez, cesantía en edad avanzada o muerte. Se cubre parte o la totalidad del sueldo que el trabajador percibía al momento de su retiro.

L

Legislación: Cúmulo de los principales ordenamientos jurídicos, de los cuales se derivan las atribuciones, normas de acción, procedimientos, funciones y políticas.

Ley orgánica: Es toda aquella que tiene por objeto definir y normar la estructura, operación y distribución de facultades dentro de una organización, así como la determinación de las reglas generales para las acciones interactuantes entre las partes en que aquella ha sido dividida.

Ley reglamentaria:

Es aquella que amplia, esclarece o detalla algún artículo o alguna ley que por su contenido, requiere de una mayor explicación jurídica.

Licencia: Es el permiso que se obtiene al cubrirse algún o algunos requisitos reglamentarios o que han sido establecidos legalmente para poder ejercitar una acción o un derecho conferido por propio poder publico. También se llama licencia al permiso que se otorga a un trabajador para ausentarse y dejar de cubrir su jornada laboral por un tiempo determinado.

Línea de comunicación:

Son canales de responsabilidad a lo largo de los cuales se emiten las instrucciones y las relaciones formales de enlace, entre las unidades administrativas de diferente nivel jerárquico.





Lineamiento: Criterios establecidos que, aun sin rango de ley, deben de tener observación obligatoria para el buen desarrollo de las actividades.

M

Manual de organización:

Documento que registra y actualiza información detallada de una organización acerca de sus antecedentes, atribuciones, estructura orgánica, funciones, niveles jerárquicos, líneas de comunicación y coordinación y los organigramas que representan en forma esquemática la estructura.

Meta: Cuantificación de los objetivos a alcanzar en los ámbitos temporal y especial.

Método: Modo prescrito para ejecutar o realizar una tarea o trabajo determinado, por el cual se pretende alcanzar un objetivo establecido. Los métodos fundamentales son: analítico, sintético, inductivo y deductivo.

Metodología: Disposición lógica de los pasos tendientes a conocer y resolver problemas administrativos por medio de un análisis ordenado.

Movimientos nominales:

Son los registros que por diversas incidencias deberán afectar al padrón original de recursos humanos para el proceso de generación y emisión de la nomina quincenal.

N

Nivel jerárquico:

División de la estructura orgánica administrativa para asignar un grado determinado a las unidades internas que les define el rango o autoridad y responsabilidad, independientemente de la clase de función que se les encomiende realizar.

Nombramiento: Acto por el que se acredita la relación de trabajo entre el titular de la dependencia y los trabajadores al servicio de esta; este puede ser definitivo, provisional, interino por tiempo fijo o por obra determinada.

Nomina: Listado general de los trabajadores de una institución en la que se asientan las percepciones brutas, deducciones y alcance neto de las mismas.

Norma: Ordenamiento imperativo y específico de acción que persigue un fin determinado, con la característica de ser rígido en su aplicación.

O

Objetivo: Es la expresión cualitativa de los propósitos para los cuales ha sido creado un programa, en este sentido, el objetivo debe responder a la pregunta " para que " se formula y ejecuta dicho programa.

Organización: Es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales, humanos y financieros de la organización social con el objeto de lograr máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.

Órgano: Se le define así al grupo impersonal que tiene a su cargo el ejercicio de una o varias funciones o parte de ellas, puede estar integrado por varios puestos.





Organigrama: Representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o parte

de ella y de las relaciones que guardan entre sí los órganos que la integran.

P

Pagos de zonas marginadas:

Es la compensación asignada a maestros y directivos de educación preescolar y primaria que prestan sus servicios en comunidades de bajo desarrollo.

Partida: Es la parte componente de la clave presupuestaria que representa elementos afines integrantes de cada concepto y clasifica las erogaciones de manera concreta y detallada del bien o servicio que se adquiere, de acuerdo con el objeto especifico del gasto

Patrimonio: Es el total de bienes y riquezas que pertenecen a una persona física o moral, a una institución o a una nación.

Patrimonio estatal:

Es el conjunto de bienes y derechos, recursos e inversiones que como elementos constitutivos de su estructura social o como resultado de su actividad normal, ha acumulado el estado y posee a titulo de dueño para destinarlos o afectarlos en forma permanente a la prestación directa o indirecta de los servicios públicos a su cuidado, o la relación de sus objetivos o finalidades de política social y económica.

Percepciones: Son las remuneraciones que se asignan a los servidores públicos de la administración pública estatal, de acuerdo a los tabuladores autorizados.

Personal: Expresión que se utiliza para abarcar a todos los empleados que son contratados por una institución.

Personal de gobierno:

Son los empleados o servidores públicos que prestan un servicio físico, intelectual o de ambos géneros a las Dependencias de los poderes del estado, organismos públicos descentralizados, incluyendo a los del municipio, que tienen a su cargo funciones de servicio publico y que se prestan mediante la expedición de un nombramiento o por incluírseles en las listas de raya.

Plan: Es un instrumento diseñado para alcanzar determinados objetivos, en el que se definen, en espacio y tiempo, los medios utilizables para su alcance.

Plantilla de personal:

Instrumento de información que contiene la relación de los trabajadores que laboran en una unidad administrativa determinada y señala además el puesto que ocupan y el sueldo que perciben.

Planeación: Conjunto sistematizado de acciones que provienen de una estructura racional de análisis que contiene los elementos informativos y de juicio suficientes para fijar prioridades.

Plaza: Unidad de posición individual de trabajo que no puede ser ocupada por mas de un empleado a la vez y que tiene una adscripción determinada con labores y responsabilidades asignadas de manera permanente a un solo empleado en determinada adscripción.





Política: Criterio de acción que es elegido como guía en el proceso de toma de

decisiones al poner en práctica o ejecutar las estrategias, programas y proyectos específicos del nivel institucional.

Prestaciones: Beneficio de seguridad y servicios sociales para los trabajadores, comprendidas en las leyes y reglamentos laborales que son cubiertos por aportaciones obligatorias de patrones, trabajadores y gobierno, o en su caso, las que fijen las bases jurídicas en vigor.

Presupuesto: Estimación programada en forma sistemática de los ingresos y egresos que maneja un organismo en un periodo determinado.

Procedimiento: Sucesión cronológica de operaciones encadenadas entre si, que se constituyen en una unidad, en función de la realización de una actividad o tarea especifica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.

Programa: Unidad financiera y administrativa en la que se agrupan diversas actividades con cierto grado de homogeneidad respecto del producto o resultado final, a la cual se le asignan recursos humanos, materiales y financieros, con el fin de que produzcan bienes o servicios destinados a la satisfacción total o parcial de los objetivos señalados dentro del marco de la planeación.

Programación: Fijación de objetivos, metas y asignaciones de recursos humanos, financieros y materiales para alcanzar dichas metas dentro de un ejercicio presupuestario determinado.

Proyecto: Tarea planeada que tiene un principio y un fin definible y que requiere el empleo de uno o más recursos en cada una de las actividades separadas pero interrelacionadas e interdependientes, que deben sujetarse para alcanzar los objetivos por los cuales el trabajo fue instituido.

R

Retenciones a terceros:

Son los descuentos nominales que se realizan a los trabajadores, a favor de terceras personas, por disposiciones de ley o por beneficio de una prestación especifica.

Reclutar: Reclutar y reunir a un grupo suficiente de solicitantes, con el fin de realizar la mejor selección posible del personal adecuado a los puestos vacantes de la organización.

Recursos: Son los medios por los que una institución puede alcanzar sus objetivos y producir bienes y/o servicios.

Reglamento: Disposición o conjunto de disposiciones emanadas del poder ejecutivo para hacer efectivo el cumplimiento de las leyes y lograr así el buen gobierno, administración y funcionamiento de la sociedad.

Reglamento interior:

Documento legal de carácter normativo que establece las esferas de competencia de las unidades administrativas internas de la dependencia.





S Selección de personal:

Método utilizado para escoger, entre varios aspirantes a ingresar a una organización, a través del análisis de las habilidades y capacidades de los solicitantes, a fin de decidir sobre bases objetivas quienes tienen mayor potencial para el desempeño de un puesto y posibilidades de un desarrollo futuro, tanto personal como de la organización.

Semoviente: Algo que se mueve por sí mismo. Vgr. Ganado, vacuno, bovino, etc.

Servicio: Actividad encaminada a dar satisfacción a alguna necesidad de terceros.

Sistema: Es un conjunto ordenado de elementos (operaciones y métodos), relacionados entre sí, que contribuyen al logro de los objetivos.

Sueldo: Es la retribución monetaria que se le da a un empleado en pago a un servicio prestado o trabajo realizado.

Suministro: Proveer de los bienes y servicios necesarios para un fin determinado.

Supervisar: Verificación y comprobación de las actividades emprendidas en el desarrollo de un proceso sistemático de trabajo, acordes con programas y proyectos previamente formulados.

T Titular: Es el funcionario público que ocupa el cargo más alto de una institución.

Trabajador: Persona que presta un servicio físico, intelectual o de ambos géneros, en virtud de nombramiento expedido o por figurar en las listas de raya de los trabajadores temporales.

Trámite: Camino, medio o paso de un lugar a otro por cada una de las diligencias que exige la realización de un asunto, hasta su conclusión; o bien es el proceso que sigue un documento desde su recibo, o un asunto desde su inicio hasta lograr las relaciones procedentes.

Transferencia: Son los movimientos compensados dentro de la asignación del presupuesto que afectan partidas o subpartidas del mismo, originados por existencias del desarrollo de los programas de obras y necesidades de orden administrativo.

U Unidad administrativa:

Es el órgano que tiene funciones propias que lo distinguen y diferencian de los demás de una institución, por el manejo de los recursos humanos, financieros y materiales.

Unidad presupuestaria:

Es el elemento de la clave presupuestaria que identifica y clasifica el gasto público por dependencia y oficinas superiores, según la organización interna de cada institución.

V Vacaciones: Tiempo periódico de descanso a que tienen derecho los trabajadores de

una organización.

Vacante: Plaza o puesto de trabajo disponible o sin titular que lo desempeñe en una unidad productiva o de servicios y que figura en el presupuesto de la institución.





GRUPO DE TRABAJO

Coordinación

Lic. David A. Franco Arévalo Jefe de la Unidad de Planeación

Actualización del Manual de Organización

Desarrollo del documento

Lic. Eduardo E. Martínez Díaz Jefe del Área de Proyectos e Información Sectorial

de la Unidad de Planeación

Lic. Clara M. Patiño Heredia Analista Técnico Especializado

del Área de Proyectos e Información Sectorial

Asesoría

C. P. Amilcar Zenteno Tovilla Analista Técnico Especializado

de la Dirección de Desarrollo Administrativo

Gobierno Constitucional Del Estado de Chiapas SecretarÍa

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