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Manual Gobierno de Datos.docFecha Creación: 20-03-2012 Versión: 2.0

GOBIERNO DE DATOS Proyecto Nuevo Modelo de Compras

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GOBIERNO DE DATOS

Proyecto Nuevo Modelo de Compras

Versión 2.0 Fecha 20-03-2012



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Tabla de contenido PROYECTO NUEVO MODELO DE COMPRAS ..................................................................................................... 1

1. Introducción .............................................................................................................................................. 4

2. Responsables ............................................................................................................................................. 5

3. Creación de usuarios ................................................................................................................................. 6

3.1. DEFINE NECESIDAD DE NUEVO USUARIO ................................................................................................ 7

3.2. COMPLETA FORMULARIO DE CREACIÓN DE USUARIO ............................................................................. 7

3.3. EVALÚA Y DEFINE ................................................................................................................................. 8

3.4. CREACIÓN DE USUARIO .......................................................................................................................... 8

3.5. ASIGNA PERFILES ADQ - UE - SCD ...................................................................................................... 8

4. Creación Ítems .......................................................................................................................................... 9

4.1. DETECTA ÍTEM INEXISTENTE .................................................................................................................. 9

4.2. COMPLETA FORMULARIO CREACIÓN ÍTEM ............................................................................................. 9

4.3. VERIFICA SI EXISTE ............................................................................................................................... 9

4.4. EVALÚA LÓGICA DE CREACIÓN ............................................................................................................ 10

4.5. CREA ÍTEM ........................................................................................................................................... 10

5. Ingreso de Proveedores ........................................................................................................................... 11

5.1. DETECTA PROVEEDOR NO REGISTRADO ............................................................................................. 11

5.2. SOLICITA A PROVEEDOR ANTECEDENTES SEGÚN POLÍTICAS................................................................. 11

5.3. GENERA NUEVO PROVEEDOR ............................................................................................................... 11



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Tabla de Figuras

Figura 3.1. Proceso para la creación de usuarios ................................................................................................ 6

Figura 3.2. Formulario creación de usuarios ...................................................................................................... 7

Figura 4.1. Proceso para la creación de ítems .................................................................................................... 9

Figura 4.2. Formulario Solicitud Creación de ítem. ........................................................................................... 9

Figura 5.1. Proceso para la creación de Proveedores ....................................................................................... 11



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1. Introducción

Este documento tiene por objeto definir las instancias de administración en la creación de

usuarios, ítems y personas (naturales y jurídicas).

Para la configuración de un usuario es necesario intervenir dos módulos de seguridad, uno

de ellos se encuentra incorporado en Seguridad de Ultragestión y el otro en Seguridad

ADQ-SCD-UE.



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2. Responsables

El encargado de la Seguridad Ultragestión es el Contador General y en su reemplazo será

el Sub-Contador.

El encargado de la creación de personas (naturales y jurídicas) es el Contador General y/o

el Sub-Contador.

El encargado de Seguridad ADQ-UE-SCD es el Jefe de Abastecimiento y en su reemplazo

será el Comprador Sénior que se defina.

El responsable de la creación y configuración de un ítem es el Jefe de Compras y este

puede delegar a quien estime conveniente, del equipo de compras de Santiago.

El encargado de la creación y configuración de un pañol es el encargado de Seguridad

ADQ-UE-SCD

El responsable de la administración de proveedores es el Jefe de Abastecimiento, quién

puede delegar la realización de esta tarea en el comprador Senior que designe.



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3. Creación de usuarios

Figura 3.1. Proceso para la creación de usuarios

Para crear un nuevo usuario tanto para Modulo Seguridad Ultragestión y Seguridad ADQ-

UE-SCD, se debe considerar la función que realizará el usuario dentro del sistema. De

acuerdo a esta información se le asignará uno de los siguientes perfiles:

1. Autorizador Financiero

2. Autorizador Operativo

3. Comprador

4. Pareo documentos SCD

5. Evaluador Proceso de Negociación

6. Generador de Pedidos

7. Generador de Solicitudes de Consumo

8. Recepción de Documentos

9. Recepción de Bienes y Servicios

10. Generador OC directa

11. Consumos con Solicitud



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Existe la posibilidad de que un usuario pueda tener más de un perfil, esto debe ser

debidamente autorizado por el gerente de Administración en conjunto con el subgerente del

área, esta autorización debe ser por escrito ya sea en un documento formal o por mail.

En el caso de los Gerentes y Sub-Gerentes, estos serán creados por su sola nominación con

acceso a los Grupos de sus áreas de gestión y con montos de aprobación de acuerdo a los

señalados en manual autorización vigente. El administrador Seguridad Ultragestión debe

confirmar la nueva nominación y la asignación de los perfiles correspondientes.

Así también aquellos usuarios que sean cambiados de funciones se deberán quitar todos sus

perfiles y privilegios de ADQ-SCD-UE y Ultragestión para asignar nuevamente de acuerdo

al presente procedimiento. Dicha comunicación debe ser efectuada por la jefatura directa

del usuario involucrado al administrador Seguridad Ultragestión y al administrador

Seguridad ADQ-SCD-UE al momento de ser perfeccionado el cambio.

3.1. Define necesidad de nuevo usuario El jefe inmediato verifica la necesidad de creación de un nuevo usuario.

3.2. Completa formulario de creación y modificación de usuario

El jefe inmediato debe completar el formulario de creación de usuarios en el cual se

especifican los datos necesarios para su creación, habiendo previamente definido

claramente el cargo a asignar.

Figura 3.2. Formulario creación o modificación de usuarios



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3.3. Evalúa y define La Gerencia y Sub Gerencia del Área solicitante evalúa la verdadera necesidad de la

creación del nuevo usuario y define y autoriza su creación comunicando al administrador

Seguridad de Ultragestión la determinación tomada.

3.4. Creación de usuario El administrador de Seguridad UltragestiónLG: Presenta el verifica si el usuario existe en

el sistema. Sólo en el caso que el usuario no exista en el sistema debe proceder a ingresarlo.

En caso de que el usuario ya se encuentre registrado en el sistema, debe proceder a

actualizar sus datos de acuerdo a lo especificado en el formulario de creación de usuarios y

agregar el perfil correspondiente a su cargo, cuidando que estos sean compatibles entre sí.

Una vez configurado el perfil en Seguridad Ultragestión, el administrador debe informar al

administrador de Seguridad ADQ-UE-SCD.

3.5. Asigna Perfiles ADQ - UE - SCD El administrador de Seguridad ADQ-UE-SCD agrega los perfiles particulares de la Base

STIN y configura ADQ-UE y SCD de acuerdo al requerimiento de perfiles, configura las

alarmas asignadas a la función, Centros de Costo, Auxiliares y Grupos asociados.

Una vez que la configuración haya sido exitosa debe comunicar al jefe directo del usuario

creado.



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4. Creación Ítems

Figura 4.1. Proceso para la creación de ítems

4.1. Detecta Ítem inexistente El Generador de Pedidos, o de OC (en los casos de compras especiales y urgencias), detecta

que uno o más Ítems no se encuentran creados en la Base de Datos de UE (STIN).

4.2. Completa formulario creación Ítem Una vez verificado que no se encuentra creado el o los Ítems, debe proceder a completar el

formulario " Creación de Ítems" y enviarlo vía correo electrónico al encargado de

Seguridad ADQ-UE-SCD.

Figura 4.2. Formulario Solicitud Creación de ítem.

4.3. Verifica si existe El encargado de Seguridad ADQ-UE-SCD verifica en la Base de Datos que efectivamente

el o los Ítems solicitados no se encuentren creados previamente.



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4.4. Evalúa lógica de creación El encargado de Seguridad ADQ-UE-SCD evalúa la lógica de creación de acuerdo a los

siguientes conceptos:

99-999-99-999999 Representa el rubro

99-999-99-999999 Representa la familia

99-999-99-999999 Representa la sub-familia

99-999-99-999999 Representa identificación ítem

4.5. Crea Ítem El encargado de Seguridad ADQ-UE-SCD crea el Ítem e informa por medio de correo

electrónico al Generador de Pedidos.



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5. Ingreso de Proveedores

Figura 5.1. Proceso para la creación de Proveedores

5.1. Detecta Proveedor no registrado El generador de cotizaciones u Orden de Compra directa al detectar un nuevo proveedor

debe solicitar evaluación correspondiente al Jefe de Abastecimiento.

5.2. Solicita a Proveedor antecedentes según políticas. El Jefe de Abastecimiento, de acuerdo a las políticas vigentes, autoriza o rechaza la

solicitud de incorporación del proveedor y comunica al administrador de Seguridad

Ultragestión.

5.3. Genera nuevo Proveedor El administrador de Seguridad Ultragestión genera el nuevo proveedor de acuerdo a los

antecedentes proporcionados por el Jefe de Abastecimiento.



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Validaciones y aprobaciones

____________________ ____________________

Charles Rogers Ricardo Redlich

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____________________

Eduardo Soto Patricio García

____________________

____________________

Juan Pablo Bowen Elizabeth Gaete

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