TRABAJO COLABORATIVO CON GOOGLE DOCS

Una de las aplicaciones de la web 2.0 que más utilidad está teniendo es la creación, edición… de documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones en línea ya sea por un autor o por varios coautores, gracias a la posibilidad de trabajo colaborativo que ofrecen dichas herramientas.

Algunas de las aplicaciones que puedes encontrar en la Web y que, se están abriendo hueco en el ámbito educativo, son las siguientes:

ZOHO. Ofrece aplicaciones en línea de ofimática, planificación y reuniones virtuales. Posee un editor de documentos de texto, hoja de cálculo y también la posibilidad de organizar presentaciones, servicios para la creación de bases de datos, wikis, gestión de negocios, planificador, etc. Es una buena alternativa al servicio similar que Google posee, Google Docs.

http://www.zoho.com

THINKFREE. Ofrece, entre otros, servicios para documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones, con la posibilidad de generar archivos en formato PDF. El servicio gratuito ofrece hasta 1 GB de espacio para alojar tus documentos.

http://www.thinkfree.com

GOOGLE DOCS. Servicio gratuito online de Google que sirve para almacenar documentos en él. Es también una suite ofimática en donde es posible crear y editar documentos. Además, dispone de un soporte multiformato para cargar y descargar archivos del mismo. Muy intuitivo y amigable, posee un procesador de textos, hoja de cálculo y editor de presentaciones y todos los archivos están siempre accesible desde cualquier equipo con conexión a Internet.

http://docs.google.com

Accede a Google docsAccede a Google Docs utilizando tu cuenta de GMail. Para ello introduce en tu navegador la

dirección URL http://docs.google.com e identifícate en el sistema con tu nombre de usuario y contraseña de GMail.

Verás la página inicial de Google Docs que, de momento, está en inglés, aunque esto podrás cambiarlo rápidamente si haces clic en el enlace Settings que se halla en la parte superior derecha de la ventana.

En la siguiente pantalla localiza el apartado Language. Despliega el menú desplegable y selecciona el idioma Español en la lista.

Haz clic sobre el botón Save y cuando vuelvas a la página inicial de Google Docs verás que ya se encuentra traducida al idioma español.

El escritorio de Google Docs: crea un nuevo documento

Crea un nuevo documento de texto en Google Docs haciendo clic en el botón Crear nuevo y seleccionando en la lista la opción Document.

Observa que aparece una nueva pantalla con el escritorio de Google Docs. Es similar a cualquiera de los procesadores de texto que utilizas habitualmente. En él podrás realizar fácilmente todas las tareas básicas que un procesador de textos incorpora como crear tablas, añadir texto y editarlo, añadir comentarios o fórmulas, crear listas con viñetas, ordenar por columnas, etc. entre otras muchas otras opciones. Sólo tendrás que preocuparte de teclear el texto y a continuación, seleccionarlo para, haciendo clic en los botones de la barra de herramientas, aplicar la negrita al texto, subrayar, cambiar la fuente o el tamaño de la fuente, cambiar el color del texto, etc.

También puedes utilizar un texto ya realizado en tu equipo porque Google Docs es sensible a las acciones Copiar – Pegar en tu equipo, con cualquier aplicación que estés utilizando en el ordenador.

Dar formato al texto es muy sencillo. Por ejemplo, para cambiar el color del texto actúa exactamente igual que como lo haces con cualquier editor de texto: selecciona primero el texto que quieres editar y después haz clic sobre el botón cuyo icono es una A. Selecciona el color deseado en el cuadro desplegado.

Utilizando idéntico procedimiento podrás modificar la fuente a utilizar en el texto, el tamaño de la fuente, editarlo en negrita, cursiva o subrayado, cambiar el color de la fuente y añadir un fondo de un color determinado al texto para subrayarlo, por este orden:

Una vez que hayas hecho los cambios que desees al documento, haz clic sobre el botón Guardar y Cerrar.

Volverás a la pantalla inicial de Google Docs. En la lista Todos los elementos aparecerá ahora el nuevo documento de texto que acabas de crear. También se encontrará en el listado Abierto por mí, para recordarte que se trata de un documento creado por ti.

Como observas en la captura de imagen anterior, el documento ha adoptado como nombre las primeras palabras que tecleaste en el texto. La siguiente acción que deberás realizar, por tanto, es cambiar el nombre de este documento por otro que sea más fácil de reconocer.

Tienes dos opciones para cambiar el nombre de un documento en Google Docs:

1. Valida el cuadro situado a la izquierda del nombre y haz clic en el botón Cambiar nombre.

2. Utiliza el menú contextual del botón derecho del ratón sobre el nombre del documento y selecciona la opción Cambiar nombre que localizarás en el menú desplegable.

El nombre queda resaltado para que ahora teclees el nuevo. Hazlo y pulsa la tecla Enter para finalizar. Ya tienes tu documento con el nuevo nombre listo para ser de nuevo utilizado. Para verlo (y editarlo) sólo tienes que hacer clic en el nombre.

Añade una imagen a tu nuevo documentoGoogle Docs te permite añadir imágenes a tu

documento. Para ello tendrás que desplegar el menú Insertar – Imagen. Pero antes asegúrate de saber dónde se encuentra ubicado el cursor del ratón porque será ahí donde se añadirá la imagen a incluir en el documento. Por tanto, haz clic en aquella parte del documento en el que quieras insertar la imagen y acude al menú Insertar – imagen para añadirla.

La ventana Insertar imagen aparece en pantalla.

En ella puedes observar que tienes diferentes opciones para incluir imágenes en el documento:

La opción predeterminada por defecto es Desde este equipo. Te permitirá insertar una imagen que tengas alojada en alguna carpeta de tu equipo. Utiliza el botón Examinar para buscar la imagen en tu ordenador. Se abrirá un cuadro de diálogo que te permitirá navegar por las carpetas y archivos, por los discos duros o dispositivos externos para seleccionar la imagen deseada. Pulsa en el botón Abrir para volver a la ventana Insertar imagen. Para añadir la imagen al documento haz clic sobre el botón Insertar.

Podrás también incluir en tu documento una imagen publicada en Internet de la que conozcas su dirección URL. En este caso valida la opción Desde Internet (URL) y escribe dicha dirección en el cuadro de texto. Si todo va bien verás una miniatura de la imagen en la misma ventana. Finalmente añade la imagen al documento pulsando el botón Insertar.

Editar la imagen

Si haces clic en la imagen que acabas de añadir al documento, observarás que aparecen unos cuadraditos (tiradores) a su alrededor que te permitirán redimensionarla haciendo clic y estirando – encogiendo de ellos.

Puedes utilizar el enlace Cambiar imagen que se encuentra justamente en la parte inferior de la imagen, para modificar la imagen con algunas opciones de edición de la imagen:

Seleccionar el tamaño

Puedes escoger en el menú desplegable el tamaño de la imagen que desees de entre los ofrecidos. Los valores se refieren siempre al ancho de la imagen, guardando la proporcionalidad con el alto de la misma, que se modificará en consonancia.

Tamaño original de imagen: se conserva la imagen con su tamaño real.

Tamaño personalizado. Introduce el ancho máximo: Permite introducir el ancho en píxeles, el alto es calculado automáticamente.

Ajustar ancho de página. Alarga la imagen para que ocupe toda la página, dentro de los márgenes.

El resto de las posibilidades establece un límite para el ancho de la imagen. La imagen no es modificada a no ser que exceda el límite, reduciéndola entonces hasta el máximo permitido.

Modificar la posición en el documento

Permite elegir la alineación de la imagen con la página. Google Docs ofrece la posibilidad de alinear la imagen a la izquierda, a la derecha o centrarla en el documento:

Si validas la opción Ajustar texto alrededor de la imagen el texto se colocará en la misma línea que la imagen rodeándolo:

Añade un dibujo al documentoGoogle Docs permite también incluir dibujos vectoriales diversos en el documento para resaltarlo o

mejorarlo, como líneas, flechas, figuras planas (óvalos, círculos, rectángulos…), estrellas, símbolos, bocadillos, etc. e incluso líneas a mano alzada y elementos en 3D como cubos, por ejemplo. Podrás modificar el ancho de línea, el color, su tamaño, etc. y podrás pintar el interior de los mismos del color que quieras. También podrás moverlos de sitio, redimensionarlos, cambiar su forma e incluso girarlos.

Para utilizar la herramienta de dibujo dirígete al menú Insertar – dibujo. Aparecerá una ventana emergente donde podrás realizar tus creaciones. Una vez finalizado, el dibujo será insertado en el documento en la posición del cursor.

Mover el dibujo de sitio. Sólo tienes que hacer clic en cualquiera de ellos y, sin soltar el ratón, arrastrarlo hacia otra posición. Si mantienes la tecla Mayús mientras lo arrastras puedes limitar el movimiento al eje horizontal o vertical más próximo y controlar aún más el cambio de posición.

Redimensionar el dibujo. Haz clic en él y utiliza los tiradores para ampliar o reducir el tamaño del objeto. Puedes redimensionar a escala si pulsas la tecla Mayús a la vez que arrastras uno de los tiradores de las esquinas.

Voltear horizontal y verticalmente el dibujo. Puedes voltear el objeto simplemente arrastrando uno de los tiradores de redimensionamiento hacia el lado contrario.

Cambiar la forma del dibujo. Algunos objetos pueden ser modificados en su forma. En este caso incluirán mandos amarillos. Sólo tienes que arrastrar estos mandos de ajuste para cambiar la apariencia del objeto.

Girar el dibujo. En este caso los dibujos incluirán un mando de rotación en color verde que te permitirá girar el objeto. Si se mantiene pulsada la tecla Mayus durante el giro limitarás la rotación en incrementos de 15 grados. Puedes también utilizar el menú contextual del botón derecho del ratón para girar en incrementos de 90 grados y rotar en horizontal y vertical.

Si tienes varios dibujos en el lienzo también puedes aplicar todos estos cambios a la vez a todos ellos. Para ello mantén pulsada la tecla Mayús mientras haces clic en cada uno de los dibujos para seleccionarlos (el mismo efecto consigues arrastrando el ratón en el fondo del dibujo para seleccionar varias formas).

Añade una tabla al documentoPuedes incluir tablas en el documento. Para ello acude al menú Insertar – Tabla:

En pantalla se abrirá una ventana emergente en la que podrás configurar la nueva tabla a crear, como el número de filas y columnas, el tamaño de la tabla tanto en el ancho como el alto, el grosor y color del borde, la alineación del texto en las celdas, el espaciado del texto en la celda, el color de fondo de la tabla, etc. Cuando introduzcas los valores deseados, pulsa el botón Insertar.

La tabla incluida en el documento es sensible al menú contextual del botón derecho del ratón. Las opciones de este menú emergente te permitirán controlar el formato de las celdas, de las filas y columnas, añadir nuevas filas o columnas o eliminar alguna de las existentes con sólo seleccionarlas. Puedes mover filas y columnas de posición, eliminar la tabla e incluso insertar código html en el elemento de la tabla que tengas seleccionado.

Inserta enlaces en el documentoGoogle Docs ofrece diferentes opciones para incluir enlaces en un documento, desde enlazar

palabras, texto, imágenes o dibujos seleccionados con direcciones URL externas, hasta enlazar con otros documentos de Google Docs, con marcadores dentro de un documento o con una dirección de correo electrónico.

Enlaza con una dirección URL externa

Puedes seleccionar el texto a enlazar o bien colocar el cursor donde quieras que aparezca el enlace en el documento. Selecciona Insertar – Enlace (o el enlace Insertar en la barra de herramientas de Google Docs) y en la nueva ventana que aparece en pantalla asegúrate de tener validada la opción Enlace a URL.

Teclea o copia – pega la dirección URL en el cuadro de texto URL. Escribe el texto que quieras enlazar con dicha dirección en el cuadro de texto Texto. Teclea, si lo deseas un texto emergente en el cuadro de texto correspondiente si deseas que aparezca cuando el cursor del ratón se acerque al enlace. Y, por último, valida o no la opción Abrir enlace en ventana nueva si quieres que el enlace se abra en una ventana aparte del documento o no.

Enlaza con uno de tus documentos de Google Docs

En este caso asegúrate de validar la opción Documento de la ventana Insertar vínculo. La única novedad con respecto al apartado anterior es que deberás seleccionar en el apartado Documento uno de tus documentos ya realizados en Google Docs y que aparecerán en el listado emergente. Las demás opciones son idénticas a las señaladas en el apartado anterior.

Enlaza con un marcador en tus documentos

Esta opción te permitirá incluir vínculos en tu documento al contenido que se encuentra dentro del documento. Los marcadores son accesos directos a lugares concretos de un documento. Son muy útiles para crear índices o para saltar de una parte de un documento largo a otra sin tener que desplazarse por él.

Lógicamente para enlazar con un marcador en tu documento primero habrás de crearlo. Para ello haz clic en el lugar del documento en el que desees colocar el marcador. Acude, a continuación, al menú Insertar – Marcador y en la ventana que aparece en pantalla escribe un nombre corto descriptivo para el marcador que estás creando.

Cuando finalices haz clic en Insertar.

Una vez que has añadido un marcador en el documento podrás incluir un vínculo al mismo. Para ello selecciona el texto que actuará como enlace y elige la opción Insertar – Enlace. Asegúrate de validar la opción Marcador. La única novedad con respecto a los procedimientos anteriores es que deberás seleccionar en el listado desplegable Marcador el nombre del marcador que acabas de crear.

Haz clic finalmente en Insertar y comprueba el funcionamiento del enlace. Para ello acude al menú Ver – Vista previa de la página web y prueba el vínculo.

Si deseas mejorar la navegación por tus documentos largos de Google Docs tampoco olvides incluir marcadores que te permitan volver al punto inicial de partida o al comienzo del documento, por ejemplo. Sólo tendrás que repetir el procedimiento señalado para crear todos los marcadores y enlaces a los marcadores que precises.

Enlaza con una dirección de correo electrónico

La única diferencia con respecto a los procedimientos anteriores es introducir la dirección email en el campo de texto correspondiente:

Compartir, revisar y publicar documentosHasta este momento has utilizado Google Docs – Documentos como si estuvieras utilizando el

procesador de textos que tienes instalado en tu equipo: la ventaja de este servicio Web 2.0 es que podrás utilizarlo desde cualquier ordenador en cualquier lugar sin estar sujeto a su utilización en tu ordenador personal o en el ordenador del aula de informática y, además, al ser una aplicación Web sólo necesitarás disponer de un navegador sea cual sea el sistema operativo que estés empleando.

La magia de Google Docs no es exclusivamente ésta y lo mejor de su aplicación educativa tampoco. La potencia didáctica de Google Docs radica en sus procedimientos para compartir, revisar y publicar los documentos que creas y editas en el servicio online.

Te explicamos cómo.

Evalúa y revisa: el menú Revisiones

El menú Revisiones te permite utilizar el modo de revisión para controlar los cambios realizados en el documento, funcionando tanto si se trata de un solo autor, como si son varios los autores del mismo.

Utiliza el menú contextual del botón derecho del ratón sobre el documento y selecciona la opción Revisions. En página aparte se abrirá el historial de revisiones en el que podrás comprobar los diferentes cambios que se han realizado en el documento y, sobre todo, los autores de los mismos y cuándo fueron realizados. ¿Intuyes por tanto, su utilidad a la hora de evaluar el desarrollo del trabajo por parte de tus alumnos? Sabrás cuáles son los más activos, los que apenas han colaborado, la parte del documento que ha realizado cada uno, etc.

Comparte un documento en Google Docs

Otra de las opciones de Google Docs con alto valor educativo es la posibilidad de compartir el documento creado con otros usuarios. De esta forma los alumnos (en equipos de trabajo) o los profesores… podrán trabajar en él de forma colaborativa sin tener que mandarse correos electrónico con adjuntos, lo que además de ser incómodo da lugar a que nadie sepa bien cuál es la última versión del documento.

Compartir un documento es muy sencillo. Google Docs ofrece dos opciones para hacerlo:

1. Directamente desde el listado de documentos. Sólo es necesario validar el documento que va a ser compartido haciendo clic en el cuadradito situado a la izquierda de su nombre y hacer clic sobre el botón Compartir – Invitar a usuarios.

2. Abriendo el documento con un clic en su nombre y, una vez abierto, pulsar el botón Compartir que localizarás en la parte superior derecha de la pantalla y, a continuación, seleccionar Invitar a usuarios.

Se abrirá una ventana emergente en la que tendrás que escribir la dirección de correo electrónico de los usuarios con los que quieras compartir el documento (si son varias, sepáralas por comas) en el campo de texto Invitar.

Si lo deseas puedes escribir un mensaje en el campo de texto Mensaje para explicar al usuario las razones, los motivos o alguna indicación sobre el documento compartido.

Antes de finalizar el proceso debes configurar los permisos avanzados. Observa que puedes validar o no la posibilidad de que los editores puedan, a su vez, invitar a otros usuarios y permitir el reenvío de invitaciones.

Salvo que tengas muy claro estas dos posibilidades, te recomendamos que las desactives antes de pulsar definitivamente el botón Enviar.

Google Docs te mostrará una ventana con un resumen de los usuarios que comparten ya este documento:

Haz clic finalmente en Guardar y cerrar. Y observa que en el listado de tus documentos, el que acabas de compartir ya muestra que se encuentra compartido con otros usuarios.

Por su parte, el usuario o usuarios con los que has compartido el documento recibirán un mensaje en su correo electrónico indicándoles que, en efecto, un usuario de Google Docs ha compartido un documento con él. En su interior localizará un enlace para acceder al documento compartido:

Participa en el documento compartido

Cuando un usuario de Google Docs te invita a participar en un documento, recibes en tu cuenta de correo una invitación con los datos necesarios para acceder a ese documento.

En dicho correo electrónico podrás ver el enlace que te permitirá acceder al documento. En cuanto hagas clic en él el navegador se conectará con la página inicial de acceso a Google Docs donde tendrás que acreditarte con tu cuenta de usuario de Google.

Tras tu acreditación ya podrás escribir en el documento aquello que quieras. Una vez que has terminado de escribir y editar el documento pulsa en el botón Guardar y cerrar. Los cambios se habrán realizado en el momento y el siguiente usuario ya accederá a él tal y como está editado.