Grupo 3 Informe Administrativo

LENGUAJE

EL MEMORANDUM

PROVIENEN: Del lat. memorandum, “cosa que debe

recordarse.”

Los memorandos son comunicaciones, con un

mínimo de partes, que aceleran el flujo de la

comunicación en las empresas.

Se utilizan para tramitar, confirmar, requerir y

comunicar información.

Casi siempre, los memorandos son más fáciles

de escribir que las cartas porque se conoce a

la persona destinataria y no exigen demasiada

planificación. Además, la parte destinataria

está familiarizada con el asunto y el lenguaje o

terminología que se usa en la empresa

• Según admite la Real Academia Española (RAE) un memorándum es, en su aceptación básica, un informe donde se expone algo que debe ser tenido en cuenta para un determinado asunto o acción. También puede ser un cuaderno o anotador donde se apuntan las cosas que un individuo debe recordar.

¿Para que se elaboran los

memorandos?

• Una orden.

• Un mensaje.

• Un pedido.

• Un permiso.

• Una justificación.

• Una amonestación, etc.

AREA DE CIRCULACION

EL MEMORANDUM ES UN DOCUMENTO

INTERNO

ESTABLECIENDO COMUNICACIÓN EN DOS

PLANOS

DENTRO DE UNA DEPENDENCIA

ENTRE ELLAS

FACULTAD PARA FIRMAR MEMORANDOS

La tienen todos los miembros o

servidores de una entidad, sin distinción de

ninguna clase.

Se redacta en tercera personaSe refiere por completo al tema planteado(es

especifico-exacto)No usa rodeos de palabras Las oraciones son directas ,claras y cortasNo llevan saludo ni despedidaEs un medio de comunicación que da a conocer

asuntos breves o extensos según el modelo

OTRAS CARACTERISTICAS

Partes Obligatorias:

1. Lugar y fecha

2. Código

Arequipa, 02 de Julio del 2012

MEMORANDUM Nº117-12-DIP

3. Destinatario

4. Asunto

Señor: VICENTE VARGAS PALOMINOJefe de la Unidad de Planificación

Asunto: Último plazo entrega Plan Educativo__________________________________________________________________

5. Texto

Considerando que hasta este momento usted no ha cumplido con enviar a esta división el Plan Educativo del tercer trimestre le doy un último plazo de dos días para remitirlo, a partir de la fecha; en su defecto, me veré obligado de comunicar esta irregularidad a la dirección.

6. Antefirma, firma y postfirma

7. «Con copia», pie de pagina

….……………………………………

ING. JUAN SOTO ESCOBARJefe DIV. PROGRAMACIÓN

c.c. ArchivoJSE/jhq

Atentamente,

Arequipa, 02 de Julio del 2012 MEMORANDUM Nº117-83-DIPSeñor: VICENTE VARGAS PALOMINOJefe de la Unidad de Planificación Asunto: Último plazo entrega Plan Educativo

Considerando que hasta este momento usted no ha cumplido con enviar a esta división el Plan Educativo del tercer trimestre le doy un último plazo de dos días para remitirlo, a partir de la fecha; en su defecto, me veré obligado de comunicar esta irregularidad a la dirección. Atentamente, ING. JUAN SOTO ESCOBA

Jefe DIV. PROGRAMACIÓN

c.c ArchivoJSE/kjg

Membrete Nombre del año Destinador Referencia Sello obligatorio Anexo

Partes Complementarias

«Año de la Integración Nacional y El Reconocimiento de Nuestra Diversidad»

Formula de Apertura: que viene a ser una fase directa, concisa con la que se inicia la redacción del texto del memorándum. Por ejemplo, la frase “sírvase…”

“Sírvase a comunicar a esta Dirección el récord de asistencia del Sr. Alain Tapia Aguilar, correspondiente a la semana que acaba de fenecer”.

Redacción del texto

Existen muchas formula de apertura. El memorando dirigido al subalterno generalmente empieza la redacción del texto con las formulas: “Sírvase…” (Como en el caso anterior) y “Comunico a Ud.…”, como en el siguiente:

“Comunico a Ud. Que esta Jefatura ha visto por conveniente disponer su incorporación al equipo de trabajo que esta culminando el estudio sobre “El Desarrollo de la Vivienda en Ayacucho”, motivo por el cual estimaré integrarse en el acto al referido equipo”.

Mientras que los memorandos que se envían al superior o a servidores del mismo nivel, comienzan con la frase:“Por el presente…”

“Por el presente, me dirijo a Ud. A fin de solicitarle permiso por tres días a partir de lunes 15 de los corrientes, por tener la urgente necesidad de viajar a la ciudad de Barranca”.

“Me dirijo a Ud.…”

“Me dirijo a Ud. Con el objeto de comunicarle que el día de mañana, a las 17 horas, en la Sala de Profesores, se llevara a cabo una reunión para discutir la celebración de la semana Jubilar del plantel, razón por la que invoco su gentil asistencia”.

Exposición: que desarrolla el asunto que motiva el memorándum en forma breve, precisa y directa, sin eufemismos ni rodeos.

Importante: El texto del memorándum no tiene “párrafo de cierre”.

FORMATOS DEL MEMORÁNDUM

Memorándum en formato A:

---,-----------------

-------------------------

Señor :

Asunto :

__________________________________________

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

-----------,

-------------------

----------

-----/---------

---,-----------------

-------------------------

Al :

Asunto :

________________________________________________

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

-----------,

-------------------

----------

-----/---------

Memorándum en formato B:

Memorándum en formato C:

-----------------------------------

A :

De :

Asunto :

Fecha :

___________________________________________________

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------,

-------------------

----------

-----/---------

-------------------------------Al :Del :Asunto :Fecha :___________________________________________________ ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ---------------------, - ---------------------------------/---------

Memorándum en formato D:

Clases

Memorándum

Simple

Memorándum

Múltiple

Memorándum Simple

Usos

Se utiliza para comunicar disposiciones Remitir

Pedir

Dar a conocerLa realización de actividades

Ejecución de tareas

Transcribir documentos

En general para informar asuntos diversos de trabajo a un solo

destinatario

Enlace

Dentro de una dependenciaVincula al jefe con el

subordinado y viceversa; y a los subordinados

Entre dependenciasRelaciona al jefe de una dependencia

superior con al de otra inmediata inferior, y viceversa; y a los jefes de

dependencia del mismo nivel jerárquico.

Características

Comparte las características con el oficio simple, pero con la diferencia que en el código lleva la palabra “memorándum” como nombre del documento

Estructuración según formatos

En la administración publica , los formatos más empleados para redactar memorandos son cuatro, los que se diferencian por la manera peculiar que tienen de ofrecer las partes del encabezamiento

Formato A

Formato B

Formato C

Formato D

MEMORANDUM MULTIPLEUSOS

Se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra información en forma simultanea a varios destinatarios.

ENLACE

Dentro de una dependencia, vincula al jefe con sus subordinados.

Entre dependencias, une al jefe de una dependencia con a los de inferiores , y al jefe de una con a los de otras de igual jerarquía:

CARACTERISTICASTiene las mismas características que posee el oficio múltiple , con la diferencia que emplea «memorándum simple» como nombre del documento.

ESTRUCTURACION SEGÚN FORMATOS

Se estructura teniendo en cuenta los mismos formatos existentes para la redacción de memorandos simples.

Señor:Asunto:

Memorándum en formato A

Arequipa, 05 e julio del 2012

Memorándum múltiple n° 087-83-MA/DGA

Señor:

Asunto: Uso uniforme de las comunicaciones escritas.

Siendo norma en el Ministerio de Agricultura el uso uniforme de las comunicaciones escritas, hago notar a Ud. que los documentos elaborados por la Dirección Regional a su cargo , no están redactados conforme con las disposiciones impartidas.

Motivo por el cual agradeceré a Ud. Tenga a bien instruir al personal de la Dirección Regional que dirige sobre las normas proporcionadas en el Manual de Instrucción N° 001-83-MA/DGA.

Atentamente,

Ing. MARCIAL GANOZA BORJA

Director General de Administración

DISTRIBUCION:

Direcciones Regionales(16)

Archivo.

MGB/ljy

Memorándum en formato B

Al:Asunto:

Memorándum en formato B

Arequipa, 05 de julio del 2012

MEMORANDUM MULTIPLE N° 029-83-DZT

Al :

Asunto : Restricción licencias y permisos

En vista de haber observado desajustes en el cumplimiento de las acciones encomendadas a esta Dirección , comunico a Ud. Que , de hoy en adelante , las licencias y permisos al personal se limitaran a los estrictamente necesarios justificados mediante documentos probatorios.

Atentamente,

Dr. SMUEL MENDOZA PINO

Director Zonal

DISTRIBUCION

Jefaturas(05)

Archivo

SMP/lta.

Memorándum en formato C

A:Asunto:Fecha:

MEMORANDUM MULTIPLE N° 109-83-VC-7271

A:

Asunto :Coordinación colecta publica

Fecha:05 de julio del 2012

Habiéndose programado una colecta publica en pro de la reforestación del cerro «La Picota», ruego a Ud. Coordinar con el Sr. Fidel Godoy Leguía la realización de la mencionada actividad para el 27 del mes en curso.

Atentamente,

HUMBERTO LAZARTE PECHO

Jefe de Personal

DISTRIBUCION:

Sres.: Juan Paiva Tueros

Consuelo Cabrera Delzo

Julia Arteaga Solorzano

Archivo

HLP/hfs

Memorándum en formato D

Al:Del:Asunto:Fecha:

MEMORANDUM MULTIPLE N° 098-83-R

Al:

Del: Rector

Asunto: Prohibición traslado documentos

Fecha: 05 de julio del 2012

Hago saber a Ud. Que a partir de la fecha , queda terminantemente prohibido trasladar a domicilio cualquier documento de la institución , por ser considerado patrimonio de la Universidad , salvo en casos debidamente justificados previa autorización del jefe de la dependencia respectiva.

Sírvase informar la presente disposición al personal a su cargo.

Atentamente

Ing. JOSE ENRIQUEZ PAULET

Rector

DISTRIBUCION:

Vicerrectorado

Direcciones Universitarias (08)

Direcciones de Programa(13)

Jefaturas de Departamento(12)

Archivo

JEP/gti

El “destinatario” del memorándum

Esta compuesto por los siguientes elementos:

a) El tratamiento “señor” a los términos “A” o “Al”, según los formatos que se empleen, seguido de dos puntos; y

b) La identificación de la persona a quien nos dirigimos . (esta identificación se efectúa de la misma manera que se singulariza el “destinatario” del oficio, pero sin mencionar la sede de la institución donde presta servicios la persona a quien nos dirigimos)

Observaciones:a) El “destinatario” del memorándum no

especifica la sede en referencia, por que se sobrentiende que dicha sede es la misma localidad donde labora el remitente.

b) La inclusión de la sede procede únicamente si el memorándum va ser remitido de un lugar a otro.

c) Se suele simplificar el destinatario del memorándum con la sola mención del cargo de la persona .

APLICANDO TECNOLOGIA PARA

LA REDACCION DE UN MEMORANDUM

• Correo electrónico o E-mail: es un mensaje enviado por un usuario a otroOriginalmente diseñado como una manera de comunicarse informal y personal. Sin embargo, ahora se usa ampliamente en los negocios. Para uso en los negocios el e-mail no debe ser casual o informal.

Utilizar e-mail requiere de un programa, dirección y acceso al Internet

ASISTENTE PARA ELABORAR MEMORANDOS

• Para hacer más fácil la elaboración de memorandos, Microsoft Word incorpora un asistente que lleva a cabo esta labor según una secuencia de pasos, descargando plantillas siempre en cuando estés conectado a internet.

FORMATO DEL CORREO ELECTRONICA E-MAIL

Es usado en las organizaciones comerciales.

los mensajes de correo electrónico han sustituido parcialmente los memos y la

carta. en general la entrega de un mensaje de correo electrónico se lleva a

cabo en cuestión de segundos, si el receptor esta en el mismo edificio o en

cualquier parte del mundo

Debido a la facilidad de crear y la velocidad de

envio

ENCABEZAMIENTO DEL CORREO ELECTRÓNICO – E-MAIL

• TO:A quien se envía el mensaje.• SUBJECT: El asunto del mensaje.

• C.c.: Nombre de la persona a quien se le va enviar copias.

• FORWARD: Opción para enviar documentos, reportes adjuntos.

• REPLY: Enviar a otra persona el correo que recibes

• Ejemplo• BA 324: E-mail • FECHA: Lunes 12/20/01 13:58• A: Jane.Smith @ work.com• DE: John.Doe @ work.com• ASUNTO: Datos necesarios sobre los trabajadores temporales• Jane,• Por favor, conteste las siguientes preguntas sobre el uso de la ayuda temporal en su departamento.• Con sus ideas nos proponemos desarrollar una política que nos ayudarán a mejorar el proceso de

elaboración de presupuestos, selección y contratación de temporeros.• 1.¿Cuál es el número medio de trabajadores temporales empleados de oficina en su departamento

cada mes?• 2.¿Cuál es la duración media de la asignación de un trabajador temporal en su departamento?• 3.¿Qué habilidades específicas del trabajo son por lo general, buscan en sus temporales?• 4.¿Qué empresas de trabajo temporal están ahora utilizando?• Al responder antes del 20 de enero, tendrá una intervención directa en la nueva política, que vamos

a desarrollar a finales de mes.Esta política de mejora le ayudará a llenar sus necesidades de empleo temporal más rápidamente y más eficientemente.

• Gracias por su ayuda.• John Doe• Vicepresidente de Recursos Humanos• ext.1234• ===========================================

• El Memorando de palabra no se utiliza en los correos electrónicos

• el programa de correo electrónico proporciona la fecha, Para, De y Asunto para que usted pueda llenar pulg

1.Mismo formato básico como un memorándum. Los correos electrónicos no debe ser mayor de 1 página.

2.En los correos electrónicos enviados a sólo una persona, incluye un saludo breve al principio consistente en nombre del receptor

CARACTERISTIC

AS

3.Poner fin a un correo electrónico con un cierre amable y su nombre completo. También es posible que desee incluir el título, el departamento y número de teléfono. Esto es especialmente importante si su dirección de correo electrónico no incluir su nombre completo

4.Nunca envíe un e-mail con una línea de asunto en blanco

Gracias…

EL INFORME ADMINISTRATIVOBREVE INFORME DE TRABAJO

Curso

Documentación Técnica (CI-1404)

Gabriel Vargas Acuña

Concepto general de informe

• Escrito en el que se propone, en forma suficientemente justificada, una recomendación que pueda dar solución a un problema

Un informe administrativo no es:

•Un artículo científico

•Un informe técnico

•Un reporte de datos

Preparar los informes administrativos requiere:

•Capacitación técnica

•Experiencia•Creatividad•Habilidad en la redacción

Tareas básicas del informe

•Estudiar el problema•Estudiar posibles salidas•Establecer procedimiento adecuado

•Reunir datos•Derivar conclusiones

Investigación administrativa

• Análisis general: dilema, comparación, , descripción

• Acopio: situación actual y deseable, pros y contras, documentos

• Análisis: seleccionar, juzgar, decidir

Ejemplo de informe administrativo (1)

Un problema:• Situación A: En la planta se

presenta un ausentismo diario cercano al 5%, lo cual repercute en el incumplimiento de metas de trabajo


•Situación B: Cumplimiento de las metas de producción al controlar el problema del ausentismo


Posibles salidas:

1. Aplicar sanciones muy severas a los que se ausentan.

2.Reducir personal mediante el uso de equipos avanzados

3. Aumentar personal para reducir impacto de ausentismo


Procedimiento adecuado para evaluar propuestas:

1. Entrevista a personas que se ausentan

2. Consulta legal

3. Análisis de costos


Reunir datos:

1. Cuadros con razones de ausencias

2. Documentos de abogados consultados

3. Cuadros con costos de las distintas opciones


• Conclusiones:

1. Ausentismo se explica por razones médicas y familiares

2. Incapacidades son legalmente válidas

3. Proceso de producción tiene presupuesto para medidas.


RECOMENDACIONES:

1. Aumentar personal de planta en 5%para enfrentar tasa de ausentismo.

2. Analizar posibles problemas de salud ocupacional

3.Aplicar políticas de motivación para aumentar asistencia

Pasos de la redacción

• Esquema• Ordenes de la información:

cronológico, comparativo, causa-efecto, listado

• Presentación: texto, tablas, cuadros.

Antes de soltar prenda:

•Una revisión para asegurarse de que cumple con la necesidad

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