Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

Grupo del Proceso de Planificación

Plan Subsidiario: Gestión del costo

Fuentes:

• Information Technology Project Management, Fifth Edition,

Copyright 2007

• PMBOK, Quinta edición

Costos y gestión de costos

El costo es un recurso sacrificado o perdido para alcanzar un objetivo

específico o algo que se da en intercambio

Los costos generalmente se miden en unidades monetarias como

pesos

La gestión de costos del proyecto incluye los procesos necesarios

para asegurar que el proyecto se termine dentro de un presupuesto

aprobado

Principios básicos de la gestión del costo

La mayoría de miembros de juntas ejecutivas comprenden mejor y están más interesados en términos financieros que en los términos técnicos del proyecto

Administradores de proyectos deben hablar su idioma

Ganancia: Ingresos - Gastos

Margen de ganancia: Relación de los ingresos con las ganancias Margen de ganancia=(Ganancia neta después de impuestos/Ingresos)*100 [%]

Costo de ciclo de vida considera el costo total de propiedad, o el desarrollo más los gastos de apoyo, para un proyecto

Análisis de flujo de caja determina el costo estimado y los beneficios de un proyecto en un periodo de tiempo y el resultado del flujo de caja en ese periodo

Procesos de la gestión de costos

Planificar la gestión de Costos

Estimar Costos

Determinar el Presupuesto

Controlar Costos

Plan Cost Management

4.1 Develop Project

Charter

4.2 Develop Project

Management Plan

6.2 Define Activities

6.3 Sequence Activities

7.1 Plan Cost

Management

11.2 Identify Risks

11.4 Perform

Quantitative Risk Analisys

Project Cost Management

Enterprise/

Organization

Organizational process assets

Enterprise environmental factors

Cost management plan

Project charter

Project management plan

Plan Cost Management

Inputs 1. Project management plan

2. Project charter

3. Enterprise environmental factors

4. Organizational process assets

Outputs 1. Cost management plan

Tools & Techniques 1. Expert judgment

2. Analytical techniques

3. Meetings

Error y propagación del error

Control de calidad al final del proyecto

Aseguramiento de la calidad durante todo el proyecto

Costo de los defectos de software

FASE DEL DESARROLLO DE SOFTWARE COSTO RELATIVO PARA REPARAR DEFECTOS

Análisis de requerimientos 1X

Codificación y pruebas unitarias 5X

Integración y pruebas de sistema 10X

Prueba beta 15X

Post producción y liberación 30X

Nota: X es una variable unitaria normalizada de costo y puede ser expresada en pesos, personas-hora, etc.

Principios básicos de la gestión de costos

Costos o Beneficios tangibles

Costos o beneficios que una organización puede medir fácilmente ($)

Costos o Beneficios intangibles

Costos o beneficios difíciles de medir en términos monetarios

Los costos directos

Costos que pueden estar directamente relacionados a la producción

de los productos y servicios del proyecto

Los costos indirectos

Costos que no están directamente relacionados con los productos o

servicios del proyecto, sino que están indirectamente relacionados

con la realización del proyecto

Costos directos e indirectos

Costos Directos

Materiales Directos

Materia Prima

Insumos

Mano de Obra directa

Sueldos y salarios

Gratificaciones

Indemnizaciones

Costos Indirectos

Mano de obra indirecta

Jefes de producción

Mantenimiento

Supervisores

Choferes

Vigilantes

Materiales indirectos

Repuestos

Lubricantes

Combustibles

Gastos indirectos

Alquileres

Amortizaciones

Intereses

Seguros

Clasificación de costos

Costos Variables

Materia prima

Costo distribución

Materiales directos

Mano de obra directa

Costos Fijos

Costos de Administración

Costos Financieros

Amortizaciones diferidas

Depreciación

Impuestos y patentes

Materiales indirectos

Mano de obra indirecta

Gastos generales

Principios básicos de la gestión de costos (continúa)

Teoría de la curva de aprendizaje Cuando muchos artículos se producen de forma repetitiva, el costo unitario de los productos disminuye en un patrón regular a medida que aumenta la cantidad

Las reservas

Pesos incluidos en una estimación de costos para mitigar el riesgo de Costos por situaciones futuras difíciles de predecir

Reservas para contingencias Presupuestos reservados para cambios no planificados, pero potencialmente necesarios, en el alcance y el costo del proyecto. Estos son “incógnitas conocidas”. No forman parte de la línea base de costo del proyecto, pero están incluidas en el presupuesto para el proyecto

Gestión de reservas Permite trabajar sobre situaciones futuras difíciles de predecir (“incógnitas conocidas”)

Estimar costos

Los directores de proyecto debe tomar las estimaciones de costos en

serio si quieren completar los proyectos dentro de las limitaciones de

presupuesto

Es importante conocer los tipos de estimaciones de costos, cómo

preparar estimaciones de costos y problemas típicos asociados a la

estimaciones de costos del proyecto

Tipos de estimación de costos

Tipo de estimación Cuándo hacerla Por qué hacerla Exactitud

De orden de magnitud Muy temprano en el ciclo de

vida del proyecto

3 – 5 años antes de la

terminación del proyecto

Brinda estimación de

costos para decisiones

de selección

-50% a + 100%

Presupuestaria Temprano

1 -2 años antes del fin

Poner pesos en los

planes del

presupuesto

-10% a +25%

Definitiva Tarde en el proyecto

Menos de un año antes del fin

Da detalles para

compras y estimación

de costos actuales

-5% a +10%

Plan de gestión de costos

Plan de gestión de costos

Documento que describe cómo la organización manejará la variación

de los costos en el proyecto

Un gran porcentaje de los costos totales del proyecto son

generalmente los costos laborales, por lo que los administradores de

proyectos deben desarrollar y seguir las estimaciones de mano de

obra

Ejemplo: Máximo número de empleados por

departamento y año

Departamento 1994 1995 1996 1997 1998 Totales

Sistemas de

información

24 31 35 13 13 116

Sistemas de

mercadeo

3 3 3 3 3 15

Reservaciones 12 29 33 9 7 90

Contratistas 2 3 1 0 0 6

Totales 41 66 72 25 23 227

Técnicas y herramientas de estimación de costos

Herramientas y técnicas básicas para la estimación de costos

Estimación por Analogía Se usa el costo real de proyectos anteriores similares como base para estimar el costo del proyecto actual.

Estimación ascendente Se estima el costo de paquetes de trabajo individuales o actividades del cronograma individuales con el nivel más bajo de detalle, luego se resume o “acumula” en niveles superiores para fines de información y seguimiento

Estimación paramétrica Es una técnica que utiliza una relación estadística entre los datos históricos y otras variables (por ejemplo, metros cuadrados en una construcción, líneas de códigos en el desarrollo de software, horas de mano de obra requeridas) para calcular una estimación de costos para un recurso de la actividad del cronograma

Problemas típicos en la estimación de costos

La estimación se hizo muy rápido

Falta de experiencia en la estimación

Los seres humanos están sesgados hacia la subestimación

Gestión de los deseos de precisión

Estimación de costos - consideraciones

Antes de crear un presupuesto, es necesario

Saber lo que se utilizará.

Recopilar tanta información como sea posible

Aclarar las reglas básicas y los supuestos para la estimación

Si es posible, estimar costos para las principales categorías de la

EDT

Crear un modelo de costos, para hacer más fácil la realización de

cambios en el documento y la estimación

Ejemplo: Estimación de costos de un proyecto

#Unidades

/hora

Costo/unitario/hora Subtotales Totales nivel 1

EDT

% del total

Elementos de la EDT

1. Gestión del proyecto $306.300 20%

Director del proyecto 960 $100 $96.000

Miembros del equipo del proyecto 1920 $75 $144.000

Contratistas (10% de desarrollo y prueba

del software)

$66.300

2. Hardware $76.000 5%

2.1 Dispositivos 100 $600 $60.000

2.2 Servidores 4 $4000 $16.000

3. Software $614.000 40%

3.1 Software licenciado 100 $200 $20.000

3.2 Desarrollo del software $594.000

4. Testing (10% del costo total de

hardware y software)

$69.000 $69.000 5%

5. Entrenamiento y soporte $202.400 13%

Costo del entrenamiento 100 $500 $50.000

Costos de viaje 12 $700 $8.400

Miembros del equipo del proyecto 1920 $75 $144.000

6. Reservas $253.540 $253.540 17%

Total costo estimado del proyecto $1.521.240

Ejemplo: estimados para un proyecto de desarrollo

de software 1. Labor estimada Unidades/Hr Costo/Unitario/ Hr Subtotales Cálculos

Estimado de la labor del contratista 3000 $150 $450.000 3000 * 150

Estimado del equipo del proyecto 1920 $75 $144.000 1920 * 75

Estimado total de la labor $594.000 Sumar los dos valores de arriba

2. Estimado de la función puntual Cantidad Conversión Puntos

Función

Cálculos

Entradas externas 10 4 40 10 * 4

Archivos de interfaces externas 3 7 21 3 * 7

Salidas externas 4 5 20 5 * 4

Consultas externas 6 4 24 6 * 4

Tablas internas lógicas 7 10 70 7 * 10

Total de las funciones puntuales 175 Sumar las funciones puntuales de arriba

Valor equivalente en lenguaje Java 46 Asumir valor de la referencia

Estimación de líneas de código fuente (LCF) 8.050 175*46

Productividad * LCF ^ penalidad (en meses) 29.28 3.13 * 8.05 ^ 1.072 (ver referencia)

Total horas de labor(160 Hr/Mes) 4684.65 29.28 * 160

Costo/labor Hr ($120 /hr) $120 Asuma el valor del presupuesto de un

experto

Total de la estimación de funciones

puntuales

$562.158 4684.65*120

Referencia: Factor default productividad (3.13) y factor penalidad (1.072) Ver: http://en.wikipedia.org/wiki/COCOMO_II

http://sunset.usc.edu/csse/research/COCOMOII/cocomo_main.html

Estimate Costs

5.4 Create WBS

6.4 Estimate Activity

Resources

6.6 Develop Schedule

9.1 Plan Human

Resource Management

11.2 Identify Risks

11.2 Identify Risks

12.1 Plan procurement

Management

7.1 Plan Cost

Management

7.2 Estimate Costs

7.3 Determine Budget

Project Cost Management

Enterprise/

Organization

Project documents

Enterprise environmental factors

Organizational process assets

Project documents updates

Scope baseline Cost management plan

Basis of estimates

Activity cost estimates

Risk register

Project schedule

Human resource management plan

Estimate Costs

Inputs 1. Cost management plan

2. Human resource management plan

3. Scope baseline

4. Project schedule

5. Risk register

6. Enterprise environmental factors

7. Organizational process assets

Outputs 1. Activity cost estimates

2. Basis of estimates

3. Project documents updates

Tools & Techniques 1. Expert judgment

2. Analogous estimating

3. Parametric estimating

4. Bottom-up estimating

5. Three-point estimating

6. Reserve analysis

7. Cost of quality

8. Project management software

9. Vendor bid analysis

10.Group decision-making techniques

Presupuesto de costos

Presupuesto de costos Estimación del costo del proyecto, estimando el costo de cada uno de los elementos de trabajo individuales en el tiempo

La EDT es una entrada importante para el proceso de preparar el presupuesto de costos ya que define los elementos de trabajo

Una meta importante es producir una línea base de costos.

El presupuesto por fases en el tiempo lo usa el gerente del proyecto para medir y monitorear el comportamiento de los costos

Ejemplo: Línea base de costos para un proyecto

* Cantidades redondeadas

Elementos de la EDT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Totales

1. Gestión del proyecto

Gerente del proyecto 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 96.000

Miembros del equipo del

proyecto

12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 144.000

Contratistas 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 66.297

2. Hardware

2.1 Dispositivos 30.000 30.000 60.000

2.2 Servidores 8.000 8.000 16.000

3. Software

3.1 Software licenciado 10.000 10.000 20.000

3.2 Desarrollo del

software

60.000 60.000 80.000 127.000 127.000 90.000 50.000 594.000

4. Testing 6.000 8.000 12.000 15.000 15.000 13.000 69.000

5. Entrenamiento y

soporte

Costo del

entrenamiento

50.000 50.000

Costos de viaje 8.400 8.400

Miembros del equipo del

proyecto

24.000 24.000 24.000 24.000 24.000 24.000 144.000

6. Reservas 10.000 10.000 30.000 30.000 60.000 40.000 40.000 30.000 3.450 253.450

Totales de estimados 20.000 86.027 92.027 172.027 223.027 198.027 185.027 173.027 148.427 90.027 80.027 53.477 1.521.147

Determine Budget

4.2 Develop Project

Management Plan

5.4 Create WBS

6.6 Develop Schedule

7.1 Plan Cost

Management

7.2 Estimate Costs

7.3 Determine Budget

7.4 Control Costs

9.2 Acquire Project

Team

11.2 Identify Risks

12.2 Conduct

Procurements

Project Cost Management

Enterprise/

Organization

Project documents

Project documents updates

Scope baseline

Organizational process assets

Risk register

Resourse calendars

Project schedule

Cost management plan

Activity cost estimates

Basis of estimates

Agreements

Resourse calendars

Cost baselines

Project funding requirements

Determine Budget

Inputs 1. Cost management plan

2. Scope baseline

3. Activity cost estimates

4. Basis of estimates

5. Project schedule

6. Resourse calendars

7. Risk register

8. Agreements

9. Organizational process assets

Outputs 1. Cost baselines

2. Project funding requirements

3. Project documents updates

Tools & Techniques 1. Cost aggregation

2. Reserve analysis

3. Expert judgment

4. Historical relationships

5. Funding limit reconciliation