Gestión de las adquisiciones

Fuentes:

• Information Technology Project Management, Fifth Edition,

Copyright 2007

• PMBOK, Cuarta edición

Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

Procesos de la gestión de las adquisiciones

La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos

para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados

necesarios fuera del equipo del proyecto para realizar el trabajo

Los procesos incluyen:

Planificar las Adquisiciones

Determinar qué comprar o adquirir, cuándo y cómo hacerlo

Efectuar las Adquisiciones

Obtener respuesta de proveedores (presupuestos, licitaciones, ofertas o

propuestas), seleccionar proveedores y adjudicar el contrato

Administrar las Adquisiciones

Gestionar las relaciones de las adquisiciones, monitorear los contratos,

gestionar los cambios (debidamente documentado)

Cerrar las Adquisiciones

Completar y aprobar cada contrato, incluida la solución de cualquier tema

abierto, y cerrar cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del

proyecto

Planificar las adquisiciones

Proceso que:

Pertenece al grupo del Proceso de Planificación

Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del proyecto

Entradas 1. Línea Base del Alcance

2. Documentación de Requisitos

3. Acuerdos para Trabajar en Equipo

4. Registro de Riesgos

5. Acuerdos Contractuales

Relacionados con los Riesgos

6. Requisitos de Recursos de la

Actividad

7. Cronograma del Proyecto

8. Estimaciones de Costos de las

Actividades

9. Línea Base del Desempeño de

Costos

10. Factores Ambientales de la

Empresa

11. Activos de los Procesos de la

Organización

Herramientas y técnicas 1. Análisis de Hacer o Comprar

2. Juicio de Expertos

3. Tipos de Contrato

Salidas 1. Plan de Gestión de las

Adquisiciones

2. Enunciado del Trabajo Relativo a la

Adquisición

3. Decisiones de Hacer o Comprar

4. Documentos de la Adquisición

5. Criterios de Selección de

Proveedores

6. Solicitudes de Cambio

Efectuar las adquisiciones

Proceso que:

Pertenece al grupo del Proceso de Ejecución

Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del proyecto

Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto

2. Documentos de la Adquisición

3. Criterios de Selección de

Proveedores

4. Lista de Vendedores Calificados

5. Propuestas de los Vendedores

6. Documentos del Proyecto

7. Decisiones de Hacer o Comprar

8. Acuerdos para Trabajar en Equipo

9. Activos de los Procesos de la

Organización

Herramientas y técnicas 1. Conferencias de Oferentes

2. Técnicas de Evaluación de

Propuestas

3. Estimaciones Independientes

4. Juicio de Expertos

5. Publicidad

6. Búsqueda en Internet

7. Negociación de Adquisiciones

Salidas 1. Vendedores Seleccionados

2. Adjudicación del Contrato de

Adquisición

3. Calendarios de Recursos

4. Solicitudes de Cambio

5. Actualizaciones al Plan para la

Dirección del Proyecto

6. Actualizaciones a los Documentos

del Proyecto

Administrar las adquisiciones

Proceso que:

Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y Control

Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del proyecto

Entradas 1. Documentos de la Adquisición

2. Plan para la Dirección del Proyecto

3. Contrato

4. Informes de Desempeño

5. Solicitudes de Cambio Aprobadas

6. Información sobre el Desempeño

del Trabajo

Herramientas y técnicas 1. Sistema de Control de Cambios del

Contrato

2. Revisiones del Desempeño de las

Adquisiciones

3. Inspecciones y Auditorías

4. Informes de Desempeño

5. Sistemas de Pago

6. Administración de Reclamaciones

7. Sistema de Gestión de Registros

Salidas 1. Documentación de la Adquisición

2. Actualizaciones a los Activos de los

Procesos de la Organización

3. Solicitudes de Cambio

4. Actualizaciones al Plan para la

Dirección del Proyecto

Grupo del Proceso de Cierre

Fuentes:

• Information Technology Project Management, Fifth Edition,

Copyright 2007

• PMBOK, Cuarta edición

Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

Grupo del Proceso de Cierre

La flecha circular punteada indica que el proceso es parte del área de

Conocimiento Gestión de la Integración. Esta Área de Conocimiento coordina y

unifica los procesos de las otras Áreas de Conocimiento

Cerrar las adquisiciones

Involucra completar y liquidar cada contrato de adquisición

El equipo del proyecto debe:

Finalizar reclamaciones abiertas

Determinar si toda la adquisición se cumplió correctamente y en forma satisfactoria

Documentar las lecciones aprendidas

Actualizar los registros de los resultados finales

Archivar la información para uso futuro

Aceptar los entregables

Reclamaciones no resueltas pueden estar sujetas a litigio luego del

cierre y afectar otros procesos.

Un caso especial, es el caso de finalización anticipada

De acuerdo a los términos del contrato

Puede deberse a un acuerdo mutuo o por una de las partes

Cerrar el contrato

Involucra completar y liquidar el contrato y resolver cualquier tema

abierto

El equipo del proyecto debe:

Determinar si todo el trabajo se cumplió correctamente y en forma

satisfactoria

Actualizar los registros de los resultados finales

Archivar la información para uso futuro

El contrato se acepta y cierra, de acuerdo a las cláusulas del contrato

referentes a los requisitos para aceptación formal y cierre

Cerrar las adquisiciones

Proceso que:

Pertenece al grupo del Proceso de Cierre

Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del proyecto

Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto

2. Documentación de la Adquisición

Herramientas y técnicas 1. Auditorías de la Adquisición

2. Acuerdos Negociados

3. Sistema de Gestión de Registros

Salidas 1. Adquisiciones Cerradas

2. Actualizaciones a los Activos de los

Procesos de la Organización

Cerrar proyecto o fase

Para cerrar un proyecto, se deben finalizar todas las actividades,

asegurarse que los objetivos se han alcanzado y entregar el trabajo

completo a las personas apropiadas

Implica obtener la aceptación por parte del cliente de los productos y

servicios finales

Incluso si los proyectos no se han completado, debería poder aprenderse

del pasado

En el cierre, la mayoría de los proyectos incluyen:

Los archivos del proyecto

Lecciones aprendidas

Procesos organizacionales de actualización de los activos de la organización

Los procesos de cierre administrativo

Los procesos de cierre del contrato

Los productos finales, servicios, o los resultados

Un informe final

Presentación ante el auspiciador o directivos

Herramientas para ayudar en el cierre del contrato

Auditorías de adquisiciones

Lecciones aprendidas en el proceso de adquisiciones

Sistema de gestión de documentos relacionados con las adquisiciones

Documentos organizados

Fácil acceso a los documentos

Archivados adecuadamente

Cerrar Proyecto o Fase

Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto

2. Entregables Aceptados

3. Activos de los Procesos de la

Organización

4. Factores Ambientales de la

Empresa

5. Activos de los Procesos de la

Organización

Herramientas y técnicas 1. Juicio de Expertos

Salidas 1. Transferencia del Producto,

Servicio o Resultado Final

2. Actualizaciones a los Activos de los

Procesos de la Organización

Proceso que:

Pertenece al grupo del Proceso de Cierre

Pertenece al área de conocimiento Gestión de la Integración del proyecto

Entrega y sustentación final

Documentos soporte de la gestión (congelado en DVD)

Plan para la dirección del proyecto y planes subsidiarios

Memoria del proyecto

Lecciones aprendidas

Postmortem (Team Software Process (TSP), Personal Software Process (PSP))

Producto (funcionando, sustentación en grupo y congelado en DVD)

Documentación del producto

Instalación

Usuarios

Presentación y venta

Sistema (análisis, diseño, metodología de implementación y anexos)

Testimonio

Carta testimonio del curso

Elaborar una carta testimonio sobre el curso

Enviar por correo el borrador del testimonio el día 14 de Noviembre

Entregar en físico el testimonio el día 19 de Noviembre

Dirigida a un estudiante que posiblemente desea tomar la asignatura

Indicar de forma explícita:

Ciudad y fecha

Nombre de la asignatura

Semestre académico en que cursó la asignatura

Nombre del profesor que dictó la asignatura

Testimonio

Identificación completa del estudiante que hace el testimonio

Actividades pendientes

Producto en Beta - Octubre 31

Control – Noviembre 7

Reunión(es) con el líder de aseguramiento de calidad

Mirar la calidad del producto y de la preparación de la sustentación; las pruebas hechas al producto y cumplimiento de todos los requerimientos

Acordar fecha(s) de reunión(es) – Duración aproximada: 1 hora

Acordar fecha de sustentación

Sustentación final

Presentación del producto

Muestra de correcto funcionamiento

Sustentación de la aplicación de la metodología del PMBOK en gerencia, gestión y desarrollo del producto

Sustentación de cada miembro del grupo mostrando el trabajo adelantado durante la realización del producto

Examen final – Noviembre 21