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Guía de Excel 2007

Departamento de Docencia

INSTITUTO TECNOLOGICO DE CAPACITACION WORLDKEY

INTRODUCCION

La planilla de cálculo Microsoft Excel es un programa orientado al manejo y

análisis de datos, como también, a la solución de cálculos complejos. Prácticamente cualquier problema de manipulación numérica expresado como tabla, es posible de resolver, en forma rápida y eficiente a través de

este programa.

Desde el punto de vista del usuario, una hoja de cálculo es simplemente una gran matriz de celdas, en las cuales, se pueden introducir datos numéricos, alfanuméricos o bien una fórmula que calcule el valor de esa

celda, a partir de otras celdas de la planilla. Cada vez que es efectuado un cambio en el valor de alguna celda se vuelven a calcular automáticamente

los valores de todas las otras celdas que dependen de ella. Esta cualidad de la planilla de cálculo la hace muy eficiente, ya que permite efectuar modificaciones en los valores de algunos parámetros, y observar

en forma inmediata, lo que sucede con todas las variables interrelacionadas. Además permite realizar en forma muy simple gráficos, que representan los

datos en forma más clara y significativa. Conceptos básicos

Abrir Microsoft Excel 2007: Para abrir Microsoft Excel haga clic en el Botón Inicio de la Barra de Tareas,

luego Programas, Microsoft Office y por último haga clic en Microsoft Office Excel 2007. O simplemente haga doble clic en el acceso directo del

Escritorio si se encuentra disponible. Con cualquiera de las dos opciones que elija, se abrirá la ventana que se muestra a continuación:

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Botón Office:

Lo nuevo de Microsoft Office 2007 ha incorporado un botón denominado botón de Microsoft Office el cual se encuentra

ubicado en la esquina superior izquierda de la pantalla de los programas y reemplaza el menú Archivo utilizado en versiones anteriores de Office. El Botón Office contiene los mismos

comandos disponibles en versiones anteriores de Microsoft Office como Nuevo, Abrir, Guardar, Imprimir, Preparar, Publicar y Cerrar.

Una vez abierto el Programa, se encontrará pestañas de herramientas con sus diferentes opciones Revise cada una de las Pestañas.

Pestaña Inicio:

En esta pestaña se encuentran las funciones asociadas con: copiar, pegar,

cortar y copiar formato; agregar o eliminar diapositiva y su diseño; aplicar formato de la fuente y de párrafos; dibujar formas y organizarlas; buscar, reemplazar y seleccionar texto u objetos.

Pestaña Insertar:

En esta pestaña se encuentran las funciones asociadas con: insertar o dibujar tablas; insertar imágenes, formas y gráficos prediseñados; vínculos

con páginas web, imágenes, direcciones de correo electrónico o programas; insertar cuadros de texto, encabezado y pie de página, fecha y hora, numeración de diapositiva, símbolo u objetos; funciones multimedia con las

que se pueden insertar imágenes prediseñadas con animación y sonido o música.

Pestaña Diseño de Pagina:

En esta pestaña se encuentran las funciones de configuración de páginas y orientación de diapositivas; diseño de temas con el que se puede cambiar

formato, colores, fuente y efectos; y, selección de estilos de fondo de diapositiva.

Pestaña Formulas:

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o

cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de

datos, de búsqueda y referencia y de información.

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Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual

introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.

Pestaña Datos:

Aquí en esta pestaña se pueden obtener datos externos para importar, también se puede combinar, ordenar datos, filtrar, obtener subtotales.

Pestaña Revisar:

Con las funciones de esta barra se puede revisar ortografía, incluir

referencias, traducir, sugerir sinónimos, insertar comentarios y proteger la presentación restringiendo su modo de acceso.

Pestaña Vista:

Con esta pestaña se manejan los diferentes tipos de vista de la

presentación o diapositiva, la regla o cuadrícula, se Ctrla el zoom para acercar o alejar el documento, se puede mostrar a color o escala de grises la presentación, organizar y moverse entre las ventanas utilizadas, y

manejo de los macros

La Planilla de Calculo Hojas de Trabajo:

Es donde Excel presenta tres diferentes Hojas de Trabajo en un mismo libro o

documento, las cuales pueden irse incrementando de acuerdo a las necesidades, 1º Ejercicio, haga doble clic en Hoja1, podrá notar ahora se puede asignar un nombre, cámbiela por Enero, luego la hoja 2 por Febrero

y la 3 por Marzo, luego cree 3 hojas mas y cámbieles a las nuevas hojas por Octubre, Noviembre y Diciembre, luego cree 6 mas y utilice los

meses restantes. Luego con las herramientas de avance y retroceso deje el libro de Excel desde Enero a Febrero.

Nota: si tiene alguna duda consulte con su profesor.

Celdas: Es la intersección entre una o más columnas y filas. Excel tiene 1.048.576 filas y 16.384 columnas, o sea 17.179.869.184 (17 Billones, 179 Millones,

869 Mil, 184 Celdas) por hoja.

Las filas las encontraremos en forma Horizontal expresadas en números y las columnas en forma Vertical expresadas por letras.

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La hoja de trabajo en Excel tiene una amplia cuadrícula compuesta por

muchas filas y columnas. Es decir mucho espacio en el que podemos trabajar! Ya hemos aprendido a movilizarnos en toda esta cuadrícula, por

medio del movimiento que le damos a las flechitas del tablero (hacia arriba, abajo, derecha o izquierda). O también podemos avanzar con mayor rapidez a posicionarnos en una celda específica, moviendo las barras de

desplazamiento. Nos podremos mover hacia abajo al pulsar la de este sentido, o bien hacia la derecha También hay otras dos flechitas en los

contornos de la hoja de trabajo que nos permite movilizarnos. Dependiendo de la configuración que se le da a Excel, al presionar entre en una celda determinada podremos movilizarnos hacia otra. Generalmente se tiene

configurado que al dar entre salta a la celda de abajo. Por ejemplo si estamos en la celda A4 y escribimos en ella, al presionar entre, el cursor se

ubicará en la celda A5 donde podremos seguir escribiendo. Para movilizarnos. Nos movemos hacia arriba o abajo al pulsar esta flechita

Nos movemos hacia la izquierda o derecha al pulsar esta flechita

Rango: Es un conjunto de celdas contiguas. Estas se nombran con la primera celda

del rango, seguida de dos puntos (:) y la última celda del rango. Por ejemplo: A2:B10 (el rango comienza en la celda A2 y termina en la celda B10).

Trabajar con celdas:

Haga clic en cualquier celda de la planilla (La celda que Ud. marcó es ahora la celda activa). Repita esta operación varias veces y observe como la celda

activa va cambiando. Haga clic en la celda B2 y sin soltar el botón del

mouse arrastre hasta la celda C5. Una vez que esté en la celda C5 suelte el botón del mouse (usted ha

seleccionado o marcado el rango B2:C5). El resultado debe ser el que muestra la figura.

Cambiar el alto de una fila: Sitúe el cursor en la división de las filas 1 y 2,

como indica la figura, cuando el cursor cambie de forma en una flecha así , haga un clic sin

soltar y arrastre hacia abajo, aparecerá un cuadro que le indica la altura de la fila, suelte cuando este obtenga la altura deseada o 40 píxeles ap.

Cambiar el ancho de una columna:

Sitúe el cursor en la división de las columnas A y B como indica la figura, cuando el cursor cambie de forma de una fecha así , haga un

clic sin soltar y arrastre hacia la derecha, aparecerá un cuadro que le indica el ancho de la

columna, suelte cuando esta obtenga el ancho deseada o 40 píxeles ap.

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Selección de toda una Fila, toda una columna o toda la Hoja: Haga clic donde indican las figuras (Círculos) en los números para fila y en

las letras para columnas según sea.

Selección múltiple de celdas:

Es posible seleccionar varias celdas a la vez sin necesidad que estén una al lado de la otra. a) Haga clic en la celda A1. Sin soltar el botón del mouse arrastre hasta la

celda A5, luego suelte el botón del mouse.

b) Presione la tecla Ctrl y no la suelte hasta que se le indique.

c) Haga clic en la celda C6. Sin soltar el botón del mouse arrastre hasta la celda E9 suelte el botón del Mouse.

d) Haga clic en la celda F2.

e) Suelte la tecla Ctrl. Y el resultado debe ser como se muestra en la figura.

Nota: Por Ahora no guardaremos Nada y Cierre la Ventana.

Ingreso de datos en una planilla de Microsoft Excel 2007:

Abra Microsoft Excel 2007 y en la plantilla haga lo siguiente. a) Seleccione la celda A1. Luego escriba la palabra NOMBRE y presione

ENTER. Vera que la celda activa se ha desplazado hacia abajo.

b) Seleccione la celda B1. Escriba la palabra APELLIDO y presione ENTER.

c) Seleccione la celda A2. Luego escriba la palabra LUIS y presione ENTER.

d) Seleccione la celda B2. Luego escriba la palabra SALAS y presione

ENTER.

e) El resultado del ingreso de los datos debe ser el siguiente:

Borrar el contenido de una celda:

a) Seleccione la celda A1 y luego presione la tecla Surp (Suprimir), y vera

que el contenido de la A1 ha sido eliminado.

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b) De la misma forma ahora elimine el contenido de las celdas A2, B1 y B2.

Ejercicio: Digite la siguiente Plantilla:

Corregir datos de una planilla o libro Excel:

Seleccione la celda B2 y escriba 8 y en la C2 escriba 0 Seleccione la celda B3 y escriba 8 y en la C3 escriba 2

Seleccione la celda C4 y escriba 5 y en la D4 escriba 0 Seleccione la celda B5 y escriba 8, en la C5 escriba 8 y en la D5 escriba 0

Seleccione la celda B6 y escriba 7, en la D6 escriba 0 y en la D6 escriba 0 Nota: Pregunte a su profesor que verifique el resultado.

Corregir parte de los datos:

Haga doble clic en medio de la celda B1 y notara que el cursor queda al final

del número 1 y escriba 01 y presione la Tecla Enter o sea Sala 101, de igual

manera corrija de C1 por 201 y D1 por 301.

Guarde el Libro como “01 Instituto” en su Carpeta de Alumno. Nota: al guardar se realiza igual que en Word 2007 si tiene dudas consulte a su Profesor.

Crear un Nuevo Libro de Trabajo:

Haga clic sobre el Botón Office y seleccioné la opción Nuevo, luego Libro en

Blanco y finalmente en botón Crear.

Y digite la siguiente planilla de cálculo:

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Guarde el libro como “02 Bodega Impresora”

Insertar o eliminar celdas, filas o columnas: Cuando se Insertar o eliminan celdas, filas o columnas Microsoft Excel las

quita de la hoja de cálculo y desplaza las celdas vecinas para llenar el espacio. Cuando se borran celdas, se quita el contenido de las celdas (fórmulas y datos), el formato o los comentarios pero se dejan las celdas

vacías en la hoja de cálculo. Para eliminar una celda, haga un clic con el botón derecho del mouse sobre la celda que desee eliminar, en el cuadro de

diálogo que aparece, seleccione la opción Eliminar…, en el nuevo cuadro de diálogo seleccione la opción que desee realizar.

Eliminar Celdas Por el momento seleccione la celda C4 “Matriz” y con el botón derecho del

mouse seleccione la opción Eliminar… y ahora la opción y vera las celdas de la columna C, se han

desplazado hacia arriba.

Ahora seleccione la celda E8 y con el botón derecho seleccione Eliminar… y

luego la opción , vera que el valor de la columna G se desplazo hacia la F repita ambas acciones hasta tenerla bien

dominado. Nota: NO guarde los Cambios, No Guarde.

Herramienta deshacer:

Al igual que en Word 2007 la herramienta deshacer es para RETROCEDER en las acciones realizadas, ahora presiónela hasta que la planilla quede con todos los datos originales como estaba al principio.

Eliminar columnas o Filas:

Seleccione la columna F y con el botón derecho del mouse sobre la letra F, seleccione la opción Eliminar y vera que la columna “Disponible” ha sido borrada luego seleccione la Fila 7 y repita el Procedimiento y vera que “HP”

también ha sido Borrada, Repita ambas acciones hasta tenerla bien dominado.

Nota: NO guarde los Cambios, No Guarde.

Y con la herramienta deshacer, deshaga las últimas acciones.

Insertar Celdas: Por el momento seleccione la celda C4 “Matriz” y con el botón derecho del

mouse seleccione la opción Insertar… y ahora la opción

y vera las celdas de la columna C que se han

desplazado hacia abajo dejando un espacio en blanco.

Ahora seleccione la celda E8 y con el botón derecho seleccione Insertar… y luego la opción , vera que el valor de la columna

E se desplazo hacia la F repita ambas acciones hasta tenerla bien dominado.

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Insertar columnas o Filas:

Seleccione la columna F y con el botón derecho del mouse sobre la letra F, seleccione la opción Insertar… y vera que la columna “Disponible” ha sido

ubicada a la derecha y quedo una nueva columna en blanco, luego seleccione la Fila 7 y repita el Procedimiento y vera que “HP” también ha sido insertada una nueva fila, Repita ambas acciones hasta tenerla bien

dominado.

Nota: NO guarde los Cambios, No Guarde. Y con la herramienta deshacer, deshaga las últimas acciones

Copiar información en otra celda:

En Excel es posible copiar datos y fórmulas. Permite repetir el contenido de las celdas en otro lugar de la hoja de trabajo o en otra hoja o libro.

a) Abra la planilla “02 Bodega Impresora”. Si ya está en uso prosiga con el ejercicio

b) Seleccione la celda A1 y con el botón copiar de la barra de

herramienta o Botón segundario del Mouse Opción Copiar.

c) Seleccione la celda A11 y luego presione ENTER. Podrá notar que el dato de la celda A1 también está en la celda A11. d) Copie los demás datos a continuación de la celda A9 de tal forma que

quede igual que en la parte superior del libro. De forma que el resultado sea como el de la figura.

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Ejercicio: a) Seleccione el rango desde la celda A1 hasta la G9.

b) Presione la tecla Supr (suprimir) para eliminar los datos copiados

anteriormente

c) Grabe los cambios (haga clic Botón Guardar).

Mover información de una celda a otra:

a) Seleccione la celda A11y con el botón Cortar de la barra de

herramienta o Botón segundario del Mouse Opción Cortar.

b) Seleccione la celda A1 y luego presione ENTER. Podrá notar que el dato

se movió de la celda A11 a la celda A1. d) mueva los demás datos a continuación de la celda A9. De forma que el

resultado sea como el de la figura o sea como estaba al principio.

Operadores matemáticos:

Los operadores para realizar los cálculos en fórmulas simples son:

OPERACIÓN OPERADOR SINTAXIS 1. SUMA + (signo más) =A1+B1 2. RESTA - (signo menos) =A1-B1

3. MULTIPLICACION * (asterisco) =A1*B1 4. DIVISION / (slash) =A1/B1

Ejercicio: a) Abra la planilla “Libro 02 Bodega Impresora”. Si ya está en uso prosiga

con el ejercicio. b) Calcularemos el “Disponibles” para cada uno de los modelos de

impresoras. Este resulta de restar la LO QUE HAY EN BODEGA menos LO QUE SE VENDIO. c) Seleccione la celda F4

d) Coloque el signo = (signo igual) e) Seleccione la celda D4

f) Coloque el signo – (signo menos) g) Seleccione la celda E4. Podrá notar que la fórmula es =D4-E4

h) Por último presione ENTER

i) El resultado del cálculo es 6.

Calcule el STOCK DISPONIBLE para los demás modelos de impresora.

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Ejercicio: Ahora Calcularemos el total por modelo y se ejecutara así.

a) Seleccione la celda H3 b) Coloque signo = (signo igual) c) Seleccione la celda E4

d) Coloque el signo * (signo asterisco) e) Seleccione la celda G4. Podrá notar que la fórmula es =E4*G4

f) Por último presione ENTER

g) El resultado del cálculo es 256165

Calcule el TOTAL para los demás modelos de impresora.

Nota: Cualquier duda consulte con su Profesor. Y el resultado es el siguiente.

Funciones Básicas:

Las funciones son fórmulas que vienen definidas en Excel, gracias a las cuales, se pueden obtener rápidamente cálculos. Son muchas las funciones

que posee la planilla. En esta etapa del curso veremos cuatro: =Suma(rango) Permite obtener la suma del rango.

=Max(rango) Permite obtener el valor máximo del rango especificado. =Min(rango) Permite obtener el valor mínimo del rango especificado.

=Promedio(rango) Permite obtener el promedio del rango especificado. Ejercicio:

a) Abra la planilla “Libro 02 Bodega Impresora”. Si ya está en uso prosiga con el ejercicio.

b) Seleccione la Celda C11y escriba Suma. c) Seleccione la Celda C12 y escriba Máximo. d) Seleccione la Celda C13 y escriba Mínimo.

e) Seleccione la Celda C14 y escriba Promedio. f) Seleccione la celda D11 y coloque signo = (Signo Igual), luego

escriba la palabra suma, haga caso omiso del texto de autocompletado que aparece, abra paréntesis, y seleccione el RANGO DE CELDAS desde la D4 hasta D9, ahora hay dos opciones

cerrar paréntesis, luego presionar Enter o la opción de solo colocar

Enter “Usted Decide” g) El resultado del cálculo debe ser 103

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Función Máximo:

a) Seleccione la celda D12 y coloque signo = (Signo Igual), luego escriba la palabra Max, haga caso omiso del texto de autocompletado

que aparece, abra paréntesis, y seleccione el RANGO DE CELDAS desde la D4 hasta D9 y cierre formula.

b) El resultado del cálculo debe ser 36

Función Mínimo:

a) Seleccione la celda D12 y coloque signo = (Signo Igual), luego escriba la palabra Min, haga caso omiso del texto de autocompletado que aparece, abra paréntesis, y seleccione el RANGO DE CELDAS

desde la D4 hasta D9 y cierre formula. b) El resultado del cálculo debe ser 5

Función Promedio:

a) Seleccione la celda D12 y coloque signo = (Signo Igual), luego

escriba la palabra Promedio, haga caso omiso del texto de autocompletado que aparece, abra paréntesis, y seleccione el RANGO

DE CELDAS desde la D4 hasta D9 y cierre formula. b) El resultado del cálculo debe ser 17.16666

Ejercicio: Calcule la Suma, el Máximo, el Mínimo y Promedio de cada una de las

columnas Vendidas, Disponibles, Precio y Total.

Formato de celdas: Al igual que Microsoft Word, Excel nos ofrece una gran variedad de

herramientas para modificar el formato de las celdas, es decir el tipo de letra a utilizar, su tamaño, su color, bordes de celdas, color de relleno y

muchas más que veremos a continuación, digite la siguiente planilla:

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Abra Microsoft Excel y en un documento nuevo ingrese los datos que se encuentran en la figura siguiente, los datos de las columnas Marca, Modelo

y Valor en Dólar, debe ingresarlas directamente, no así las de las columnas Valor Peso s/iva y Valor Peso c/iva, que se ingresan por medio de fórmulas, solicite apoyo a su profesor para crear dichas fórmulas, donde sólo se

utilizan operadores básicos, una vez finalizado, guarde el libro con el nombre “03 Formato de Celdas” en su Carpeta Alumno.

Sección Fuente: Seleccione los datos de la columna A y en la pestaña INICIO, sección

Fuente cambie la Fuente, el tamaño de la Fuente, coloque cursiva, negrita y subrayado, cambie el

relleno de la celda y el color de la fuente y también utilice la herramienta bordes.

Sección Alineación: Seleccione los datos de la Fila 3 y en la pestaña

INICIO, sección Alineación utilice las herramientas para alinear tanto horizontal como vertical también utilice la herramienta AJUSTAR TEXTO que es una

muy buena herramienta si tiene duda consulte con su profesor.

Sección Número: Seleccione los datos de la columna D y E ahora en la

pestaña INICIO, sección numero utilice la herramienta de Formato de numero de contabilidad y marque la

opción Mas formatos de contabilidad… también pruebe

estilo millares y disminuir o aumentar decimales.

Ejercicio Práctico:

Digite la siguiente planilla y utilice las herramientas utilizadas en el ejercicio anterior para que quede similar a este, también rellénela hasta la fila 37. Y guárdela como “Ejercicio Global 01”.

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Debe completar los datos faltantes en las columnas Departamentos de

Ventas, Precio Promedio Unitario y Cantidad vendida Las demás columnas deben llenarse utilizando fórmulas creadas por usted para obtenerlos

resultados que requiere el título de cada columna, utilizando los operadores matemáticos ya estudiados, coloque Estilo millares y deje sin decimales. Ante cualquier duda solicite apoyo a su Profesor.

Terminado el Ejercicio guarde los cambios,

Ordenar los datos: Con el mismo ejercicio anterior seleccione todos los datos y en la ficha

INICIO, sección modificar ahora del botón Ordenar y filtrar y presione

y de la ventana que emergente, en columna, ordene

por, seleccione la opción Ganancia , vera que se

ha ordenado desde la menor ganancia hasta la mayor. Ahora seleccione todos los datos y ordene por periodo

y en criterio de ordenación seleccione lista

personalizada y luego , verá como queda ordenado por periodo. Ahora pruebe con vendedor pero el criterio de ordenación es de A a Z. también hágalo por Sección y finalmente también

pruebe las demás columnas numéricas.

Obtener Subtotales: Primero ordene los datos por Periodo, luego en la Ficha DATOS, sección Esquema, botón Subtotal

, saldrá una ventana de subtotales en las cual debemos verificar que en este caso este de la

siguiente forma. Para cada cambio en: Periodo, Usar la Función: Suma, Agregar Subtotal a: Ganancia, Reemplazar los Subtotales actuales,

Resumen debajo de los Datos y Finalmente Aceptar. Y vera que debajo de cada ganancia hay un nuevo

valor que corresponde al total del mes. Y al final un total general que corresponde a la suma de todos

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los meses.

Filtrar Información:

Abrir “Ejercicio Global 01” luego seleccionamos todos los datos desde la A1 hasta la I50, y en la ficha INICIO en la sección de estilos,

y seleccione tipo medio, estilo de tabla

medio 2 Aparecerá un mensaje de dar formato como tabla

Acepte. Ahora el formulario a cambiado el patrón de colores y el ajuste de texto, así que nuevamente ajuste los titulo de los datos para que se vea de

forma ordenada. También coloque borde a la tabla. Debería quedar algo así.

Ahora filtraremos en la columna Vendedor seleccione y del cuadro

combinado y desactive la opción y active la opción de

y vera que ahora sale solo el vendedor R. Álvarez.

De la misma manera vea los demás vendedores de a uno por uno. Luego vuelva a activar todos , también ahora filtre por

departamento y finalmente por periodo. Quitar filtro seleccione todos los

datos y en la ficha INICIO, sección modificar ahora del botón Ordenar y

filtrar y presione para quitarlos, guarde la planilla de cálculo.

Nota: Si tiene dudas consulte a su profesor.

Referencias de Celdas: Una referencia es buscar una celda a partir de otra que contiene una fórmula, supongamos que en la celda A3 sumamos dos celdas, la fórmula

sería =A1+A2, esta fórmula contiene dos referencia, una a la celda A1 y otra a la celda A2. Existen dos tipos de referencias y son las que veremos

ahora. Referencias relativas:

Una referencia relativa es el ejemplo que acabamos de ver, =A1+A2 es decir le indicamos en forma simple a Excel, la ubicación de los valores que

debe sumar en este caso. Si esta misma fórmula la copiamos y la pegamos una celda más abajo, es

decir, en B3, la fórmula se actualiza automáticamente y ahora sería

=B1+B2. Por lo que acabamos de ver, todas las fórmulas funcionan en base a referencias. Se puede crear

una fórmula usando referencia de una celda que se encuentre dentro de

la misma hoja activa, o de una celda

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de otra página dentro del mismo libro o a una celda de otra página y de

otro libro o simplemente utilizar una referencia para copiar el contenido de una celda en otra. Utilizaremos un libro vacío, para practicar y entender

mejor lo que son las referencias. Abra Microsoft Excel, cree una planilla nueva, y guárdelo en su Carpeta

Alumno con el nombre “Ejercicio de referencias”. Ahora digite la planilla que se muestra a la derecha:

Coloque al final el Estilo Millares y sin decimal. Seleccione la celda D5 e inserte la fórmula para obtener el valor en pesos con iva, esta debe ser:

=C5*1.19 y presionar la tecla Enter. Vuelva a seleccionar la celda D5 y lleve el cursor a la parte inferior derecha

de la celda, hasta que el cursor tome forma de una cruz negra, como lo indica la figura: Luego haga un clic sin soltar y arrastre hasta la celda D12 y

suelte el cursor, podrá notar que la fórmula que insertamos

en D5, se ha repetido hasta D12, pero además de repetirse, se ha actualizado, seleccione la celda D6 y verá que la

fórmula es =C6*1.19, en la que sigue, =C7*1.19 y así hasta llegar a =C12*1.19.

Una referencia a una celda es más sencilla, sólo debe insertar el signo igual en la celda en que quiere la referencia, hacer un clic sobre la celda a la cual

desea hacer la referencia y luego presionar la tecla Enter. A modo de ejemplo, seleccione la celda A14, inserte el signo = un clic en la celda C5 y

Enter, esto es referencia de celda dentro de la misma hoja. Observe en la barra de fórmulas que la referencia es =C5

Para una referencia de una celda en distinta hoja, active la hoja 2, seleccione la celda A1 e inserte el signo =, vuelva a la hoja 1 haga un clic

en A1 y presione Enter, de esta forma la información de la celda A1 de la hoja 1, se ha copiado en la celda A1 de la hoja 2. Observe en la barra de fórmulas que la referencia es =Hoja1!A1. Repita el mismo procedimiento y

traspase toda la información de la hoja 1 a la hoja 2.

Una referencia absoluta, es una referencia que no variará aunque se copie en otra celda, esto puede ser útil cuando tenemos un valor en una celda determinada y esa misma la necesitamos para crear fórmulas en varias

celdas a la vez, la forma en que se indica una referencia absoluta es insertando el signo de dólar antes de la letra de la celda y uno antes del

número de la celda, por ejemplo, una referencia absoluta de la celda A1, sería $A$1, veamos esto en la práctica:

Aún en el Ejercicio de referencias crearemos la fórmula para obtener el valor del artículo en dólares, debemos dividir el valor en pesos por el valor

del dólar contenido en la celda B1, en este caso el valor de la celda B1 va a ser un valor constante que no deberá variar, por lo tanto deberá ser una referencia absoluta, la fórmula en E5 debe ser:

=C5/$B$1

Referencia Relativa Referencia Absoluta

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Vuelva a seleccionar la celda E5 y lleve el cursor a la parte

inferior derecha de la celda, hasta que el cursor toma forma de una cruz negra, como lo indica la figura: Luego haga un

clic sin soltar y arrastre hasta la celda E12 y suelte el cursor, podrá notar que la fórmula que insertamos en E5, se ha repetido hasta E12, la referencia relativa que hicimos de C5, se ha actualizado en cada una de las

otras celdas, no así la referencia absoluta a $B$1, que ha permanecido invariable.

Guarde los Cambios. Creación de Gráficos:

Microsoft Excel puede presentar en el gráfico los valores de las celdas de la hoja de cálculo como barras, líneas, columnas, sectores de gráfico circular

u otras formas. Al crear un gráfico, los valores de la hoja de cálculo aparecerán automáticamente representados en el gráfico. Por ejemplo, en un gráfico

de columnas, el Asistente para gráficos creará columnas que reflejen el alto correcto de cada valor de

la hoja de cálculo. Los gráficos se vinculan a los datos a partir de los que se crean y se actualizan cuando se

cambian éstos. Para crear un gráfico, seleccione las celdas que contengan los datos y el texto que desee que aparezca en el mismo y, a continuación, abra el

archivo “Ejercicio Global 01” el que tiene subtotales, seleccione la Hoja2 y en la celda A1 coloque el signo = cámbiese a la Hoja1

y marque la celda A1 y presione entre, vera que se ha hecho una referencia relativa a la celda, en la celda A2 coloque el signo = cámbiese a la Hoja1 y marque la celda A5 y presione entre, en la celda A3 coloque el signo =

cámbiese a la Hoja1 y marque la celda A9 y presione entre, en la celda A4 coloque el signo = cámbiese a la Hoja1 y marque la celda A13 y presione

entre, siga así hasta llegar a diciembre y los mismo en la columna B pero con los datos de la Hoja1 columna I (Ganancia) y quedara algo similar a esto.

Luego seleccione el rango desde A1 a B1, presione la Pestaña Insertar, en la

sección de Gráficos, presione Columna y luego Columna agrupada, quedara algo así:

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Ahora modifique para que quede así.

Ejercicio Repaso 1:

A. Solicite a su profesor el archivo Repaso 1, el que debe ser guardado

en su Carpeta Alumno. Abra el archivo y ejecute los siguientes cambios:

B. Cambie el nombre de la Hoja1 a Promedios Alumnos, el de la Hoja2 a Promedios Cursos y el de la Hoja3 a Gráfico, inserte una hoja nueva y asígnele el nombre Cantidad de Alumnos.

C. En la hoja Promedios Alumnos, combine y centre las celdas A1:H1. D. Ajuste el texto a los títulos de los datos.

E. Cambie la fuente de los títulos a Verdana, tamaño 12 y Negrita. Color de Fuente Azul, relleno de celda, Azul Claro.

F. Aplique bordes a toda la planilla, Contorno Línea Doble, internos

Línea Simple. Azul Oscuro G. Ordene los datos por Cursos.

H. Deje todas las notas con un decimal. I. Obtenga los Promedios finales por alumno.

J. Obtenga los Promedios finales por asignatura K. Identifique el Promedio Máximo, usando Función, y el nombre del

alumno, usando Referencia Absoluta.

L. Identifique el Promedio Mínimo, usando Función, y el nombre del alumno, usando Referencia Absoluta.

M. Obtenga los Promedios Finales por curso, usando la herramienta Subtotales.

N. Utilizando referencias relativas, traspase a la hoja Promedios cursos,

los títulos y promedios de los Subtotales. O. Cree un gráfico utilizando los datos de la hoja Promedios Cursos,

modifique el formato del área del gráfico. Y deje el grafico en la hija Grafico

P. Guarde los cambios y solicite la revisión del ejercicio a su profesor.

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Funciones Avanzadas:

Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado

que se denomina sintaxis. Por ejemplo, la función SUMA agrega valores o rangos de celdas y arroja como resultado un valor único en la celda en que se insertó dicha fórmula. La sintaxis de una función comienza por el nombre

de la función, seguido de un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre. Las Funciones se

pueden agrupar por tipo, por ejemplo tenemos funciones de Fecha, estadísticas, condicionales, etc.

Dentro de las funciones de fecha hay dos que nos pueden ser de mucha utilidad:

=HOY() Ingresa el valor correspondiente a la fecha actual, en formato DD-MM-YY, lo interesante de esta función es que se va actualizando

automáticamente día a día, sin necesidad de tener que hacerlo manual, cabe señalar, que la fecha que nos muestra, es la que registra nuestro

computador.

=AHORA() Ingresa el valor correspondiente a la fecha y la hora actual, en formato DD-MM-YY HH:MM, al igual que la función anterior, esta se va actualizando automáticamente día a día y hora a hora, sin necesidad de

tener que hacerlo en forma manual.

Funciones matemáticas: Antes de continuar con las funciones, es importante que conozcamos los operadores que utilizamos dentro de estas funciones:

Operador de Comparación Significado Ejemplo

= Igual a A1=B1

> Mayor que A1>B1

< Menor que A1<B1

>= Mayor o igual que A1>=B1

<= Menor o igual que A1<=B1

<> Distinto de A1<>B1

Operadores de Referencias

Significado Ejemplo

: (dos puntos) Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas

entre dos referencias.

(A1:A10)

, (coma) o ;

(punto y coma)

Operador que indica exclusividad,

es decir, se combinan solo las celdas con referencia, también se utiliza como operador de unión

que combina varias referencias en una sola.

(B5:B15;D5:D15)

(un espacio) Operador de intersección que genera una referencia a las celdas

comunes a dos referencias.

(B5:B15 A10:B10)

Guía de Excel 2007



Función suma:

Suma solo las celdas que contengan un valor numérico, de un rango de celdas especificado, los valores que no sean numéricos son omitidos por

esta función Sintaxis: =SUMA(A1:A10) , esto especifica que sumaremos todos los valores numéricos que haya entre las celdas A1 y A10, incluyéndolas. Se puede dar el caso en que necesitemos sumar más de un

rango de celdas, por ejemplo, sumar desde la celda A1 a A10 más de la celda B5 a B9, más de la celda C7 a C12, en este caso, utilizamos “;” para

indicar exclusividad, como lo vimos en las definiciones de operadores, la sintaxis para este caso sería la siguiente: =SUMA(A1:A10;B5:B9;C7:C12)

Función promedio:

Devuelve el promedio de un rango de celdas que contengan valores numéricos, Sintaxis: =PROMEDIO(A1:A10), esto especifica que obtendremos el promedio de los valores numéricos contenidos entre las

celdas A1 y A10, incluyéndolas, como en el caso de la función Suma, también podemos obtener el promedio en más de un rango de celdas, para

ello volvemos a utilizar “;”. Por ejemplo: =PROMEDIO(A1:A10;B5:B9;C7:C12)

Función contar: Esta función cuenta la cantidad de celdas que tienen solamente valores

numéricos, su utilidad la podremos apreciar mejor cuando utilicemos esta función en forma condicional, por ahora veremos su sintaxis simple

Sintaxis: =CONTAR(A1:A10), esto significa que contaremos la cantidad de celdas que contienen solo valores numéricos entre las celdas A1 y A10, incluyéndolas, para especificar más de un rango de celdas dentro de la

misma función, utilizamos “;”, como en el siguiente ejemplo: Sintaxis: =CONTAR(A1:A10;B5:B7;C8:C12)

Función contara: Esta función cuenta la cantidad de celdas que poseen algún dato, de

cualquier tipo, sin importar si este es número, texto, etc., Sintaxis: =CONTARA(A1:A10), esto significa que contaremos la cantidad de celdas

que contienen datos entre las celdas A1 y A10, incluyéndolas, para especificar más de un rango de celdas dentro de la misma función, utilizamos “;”, como en el siguiente ejemplo: Sintaxis:

=CONTARA(A1:A10;B5:B7;C8:C12)

Función mínimo: Esta función también la hemos estudiado, nos entrega el valor mínimo de un rango de celdas especificado, a modo de repaso volveremos a ver su

sintaxis: Sintaxis: =MIN(A1:A10) esto significa que obtendremos el valor mínimo de todos los números que se encuentren entre las celdas A1 y A10,

incluyéndolas, para especificar más de un rango de celdas dentro de la misma función, utilizamos “;”, como en el siguiente ejemplo: Sintaxis: =MIN(A1:A10;B5:B7;C8:C12)

Guía de Excel 2007



Funciones de texto:

Función mayúscula: Esta función convierte el texto de una celda específica en mayúscula.

Sintaxis: =MAYUSC(CELDA), donde celda representa a la celda que deseamos convertir en mayúscula. Cabe señalar que esta función sólo la podemos aplicar a celdas individuales.

Función minúscula:

Esta función convierte el texto de una celda especificada en mayúscula. Sintaxis: =MINUSC(CELDA), donde celda representa a la celda que deseamos convertir en minúscula. Cabe señalar que esta función sólo la

podemos aplicar a celdas individuales.

Función nombre propio: Esta función cambia a mayúscula la primera letra de todas las palabras que se encuentren en una celda especificada, dejando el resto de las letras en

minúscula. Sintaxis: =NOMPROPIO(CELDA) donde celda representa a la celda que deseamos convertir a Nombre Propio. Cabe señalar que esta

función sólo la podemos aplicar a celdas individuales.

Función repetir: Esta función nos permite repetir algún texto un número determinado de veces. Sintaxis: =REPETIR(“TEXTO”;N° DE VECES), donde texto es el texto

que deseamos repetir y n° de veces, la cantidad de veces que lo vamos a repetir, expresado en número, si quisiéramos repetir la frase TEXTO DE

PRUEBA, 20 veces, como en el siguiente ejemplo la sintaxis =REPETIR(“TEXTO DE PRUEBA”;20)

Ejercicio de funciones: Abra Microsoft Excel y en un libro nuevo cree la siguiente planilla, respete

los formatos de celdas y de fuentes que se pueden apreciar en la figura y guárdela con el nombre de “04 Resumen de Remuneraciones”:

Guía de Excel 2007



Una vez creada la planilla, siga los pasos que se indican a continuación:

Cambie el nombre de la Hoja1, por Remuneraciones

En la columna Remuneraciones bruta, inserte la fórmula para obtener el resultado, esto es días trabajados por valor del día más horas extras por valor de la hora extra.

En la columna Sistema de Salud 7%, inserte la función para obtener el resultado que se pide, esto es Remuneración Bruta por 7%.

En la columna Previsión Afp 12%, inserte la función para obtener el resultado que se pide, esto es Remuneración Bruta por 12%.

En la columna Remuneración Líquida, inserte la función para obtener

el resultado que se pide, esto es Remuneración Bruta menos Sistema de Salud 7% y menos Previsión Afp 12%.

Usando la función CONTARA, obtenga el número total de operarios en la celda C16.

Usando la función SUMA, obtenga el total de la Remuneración Bruta

en la celda C17 Usando la función SUMA, obtenga el total de Impuestos en la celda

C18 Usando la función SUMA, obtenga el total de remuneración Líquida en

la celda C19 Usando la función PROMEDIO, obtenga el promedio de la

Remuneraciones Brutas en la celda C20

Usando la función MAX, obtenga la remuneración líquida mayor en la celda C21.

Usando la función MIN, obtenga la remuneración líquida mínima en la celda C22.

Cambie el nombre de la Hoja2 por Resumen Remuneraciones.

Utilizando la función NOMPROPIO, traspase los nombres de los operarios hasta la hoja Resumen Remuneraciones.

Utilizando referencias relativas, traspase los valores correspondientes a

Remuneración Bruta, Sistema de Salud 7%, Previsión Afp 12% y

Remuneración Líquida. Guarde los cambios en el documento.

FUNCIONES CONDICIONALES: Una función condicional es aquella que realiza una prueba lógica antes de

arrojar un valor verdadero o falso. Prueba lógica es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Sintaxis:

=SI(Prueba lógica; Valor si verdadero ; Valor si falso) Para comprender mejor la estructura o sintaxis de una función condicional,

realizaremos un ejercicio práctico, para ello cree la siguiente planilla en Microsoft Excel, y guárdela con el nombre “05 Funciones Condicionales”:

Guía de Excel 2007



Obtenga los resultados correspondientes a las columnas Promedio 1er Semestre, 2do Semestre y Promedio Final. Lo que haremos a continuación

será insertar una fórmula condicional en la columna Situación Final, de tal forma que dependiendo de la nota obtenida, nos arroje como resultado si el alumno aprobó o reprobó el curso. Para ello tenemos que indicar si el

alumno obtiene promedio bajo 4, arrojar valor REPROBADO, por el contrario, si el alumno obtiene 4 o superior, arrojar el valor APROBADO.

La fórmula debería ser: =SI(Q2<3.9;”REPROBADO”;SI(Q2>=4;”APROBADO”)) inserte esta fórmula en todas las celdas de la columna Situación Final y

observe los resultados.

La función CONTAR, que ya la hemos estudiado, se puede trasformar en una función condicional al agregarle .SI, es decir CONTAR.SI, lo que se podría traducir en Contar si cumple una condición determinada, para

entender esta función, utilizaremos el Ejercicio de Funciones Condicionales. En la celda B20 de la planilla escriba Total de Alumnos, en la celda B21 total

Aprobados, en la celda B22 Total Reprobados. Luego en la celda C20, utilizaremos la función CONTARA para obtener el total de alumnos del curso =CONTARA(B2:B18).

En la celda C21 contaremos todas las celdas que cumplan con el valor verdadero APROBADO, por lo que debemos insertar la fórmula:

=CONTAR.SI(R2:R18;”APROBADO”) En la celda C22 contaremos todas las celdas que cumplan con el valor verdadero REPROBADO, por lo que

debemos insertar la fórmula:=CONTAR.SI(R2:R18;”REPROBADO”) Otro ejemplo de Funciones:

En este ejercicio, analizaremos los gastos y ventas de un pequeño negocio. para ello cree la siguiente planilla en Microsoft Excel, y guárdela con el

nombre “06 Funciones Condicionales Gastos Vs/ Ventas”: cree la siguiente planilla:

Guía de Excel 2007



En la celda B13, insertaremos una fórmula que nos arroje como gasto, el

19% correspondiente al IVA de las ventas. En la celda B14, insertaremos la fórmula para obtener el total de gastos, y en la celda E14, la fórmula para

obtener el total de ventas. Está claro que si los Gastos son mayores que las Ventas, esto arrojaría Pérdidas al negocio, y por el contrario, si las Ventas son mayores que los Gastos, arrojaría Ganancias al negocio, lo que haremos

nosotros será crear dos fórmulas, una que nos indique si el negocio ha arrojado Ganancias o Pérdidas, y la otra que nos indique en forma numérica

la cantidad de estas Pérdidas o estas Ganancias. En la celda A19, copie la siguiente fórmula, =SI(B14>E14;"TOTAL DE PERDIDAS";SI(B14<E14;"TOTAL DE

GANANCIAS")) con la que obtendremos el valor TOTAL DE PERDIDAS si la celda B14>E14 y el valor TOTAL DE GANANCIAS si la celda B14<E14 En la

celda B19, copie la siguiente fórmula, =SI(B14>E14;B14-E14;SI(B14<E14;E14-B14)) si la suma de los gatos es mayor que las ventas, nos arrojará el valor B14-

E14, y si los gastos son menores que las ventas, nos arrojará el valor E14-B14. Compruebe el buen funcionamiento de las fórmulas, modificando los

valores en las columnas Gastos y Ventas, luego guarde los cambios y cierre Microsoft Excel. La forma en que se pueden utilizar las funciones condicionales, así como la utilidad que pueden prestar, son totalmente

ilimitadas, por lo tanto es imposible ver todos los ejemplos. Lo que debemos tener claro al crear una función condicional o anidada, es la

estructura que debemos dar a dicha fórmula para cubrir la necesidad.

Guía de Excel 2007



Abra Microsoft Excel:

Guarde un nuevo documento con el nombre “07 Trámite Bancario”.

Cambie el nombre de la Hoja1 a Cuenta Corriente, y en esta hoja cree la planilla que se muestra a continuación:

La celda E3 y los rangos F7:F22 y G6:G22 deben tener formato de

Contabilidad, sin decimales. La celda G6 debe indicar referencia absoluta a la celda =$E$3 En la celda E3 digite un Saldo Inicial (500000) pesos

Llene la columna Fecha con fechas al azar. Llene la columna Tipo de Operación con los códigos 1,2,3 y 4.

Llene la columna Monto con valores al azar. Las celdas de la columna Saldo Actual deben llevar fórmula anidada, cuando el tipo de operación corresponde al 1y 3 sumar (Ingreso), debe sumar el

saldo actual más el depósito. Si corresponde al 2 y 4, debe restar (Egreso) el Saldo Actual menos el Monto de dicha operación. Solicite ayuda a su

profesor para crear y entender las fórmulas anidadas que utilizaremos en este ejercicio. Guarde el documento en su Carpeta Alumno

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Preparándonos para la prueba

Abra Microsoft Excel

Ingrese los siguientes datos en su planilla

Un vez introducida la información básica se deben introducir las fórmulas necesarias para que se realicen los siguientes cálculos El subtotal será la cantidad multiplicado por el precio. El IVA será el 19% del subtotal. Para

calcular el 19% de un precio hay que multiplicarlo por 19% o 0.19 El total es el subtotal más el IVA

El total del albarán será la suma de los totales de todos los artículos y el resultado ha de estar en negrita en la celda F14 y además ha de contener el equivalente en moneda nacional ($). Insertar una nueva fila entre la 5 y la

6. Anotar la venta de dos cartuchos de tinta a $ 15.500 pesos cada uno. Guardar el ejercicio en su Carpeta Alumno con el nombre “08 Librería”.

Cierre Microsoft Excel. Abra Microsoft Excel

Ingrese los siguientes datos en su planilla

Una vez introducida la información básica se deben introducir las

fórmulas necesarias para que se realicen los siguientes cálculos

Guía de Excel 2007



Las horas totales para cada trabajador son la suma de las horas

normales mas las horas extras. En las celdas de la columna E, cree una función condicional de tal

forma que si el total de las horas es 165 o superior, el trabajador recibirá un incentivo de 20.000 pesos, en caso contrario, el incentivo será de 0 pesos.

El salario corresponde a las horas totales multiplicado por $2.000 más el incentivo.

Obtenga el Total, Máximo, Mínimo y Promedio de cada una de las columnas. Guarde la planilla con el nombre “09 Cooperativa Agrícola” en su Carpeta Alumno, luego cierre Microsoft Excel.

Ejercicio Final (4º J):

Solicite a su profesor el ejercicio 4º J y desarrolle lo siguiente: Ejercicio Final de Formulas de Excel (4º J).

Rellenar Celdas faltantes desde la Columna C a la I.

Ajustar los títulos según lo necesario. Obtener Promedios Finales por Alumno.

Dejar todas las notas con un decimal. Dejar los promedios finales con dos decimales. Combinar y Centrar A1 a L1.

En la Columna Situación de Excelencia, Tomando como referencia el Promedio Final, debe insertar una formula condicional para el

siguiente caso: si es mayor que 6.6 nos arroje Excelente; si es mayor que 6.2 nos arroje Muy Bueno; si es mayor que 5.1 nos arroje Bueno; si es mayor que 4.3 nos arroje Regular; si es mayor que 3.5

nos arroje Malo; si es mayor que 2.7 nos arroje Muy Malo; si es mayor que 1.2 nos arroje Pésimo.

En la Columna Situación de Aprobación, Tomando como referencia el Promedio Final, debe insertar una formula condicional para el siguiente caso: Si es mayor que 3.9 nos arroje Aprobado; si es Menor

que 4.0 nos arroje Reprobado. En el Rango B107 a B113 Contar según Corresponda (Contar.si).

En el Rango B116 a B117 Contar según Corresponda (Contar.si). En el Rango B120 a B121 Contar según Corresponda (Contar.si). Ordene por Promedio Final la planilla.

En la Celda A2 inserte la Función Ahora. Al final de la planilla, usando la Función Mayúscula, Traspasé el

Nombre y Apellido de los Mejores Lugares. Utilizando Autofiltro, Filtre a los de Apellido González Graficar los datos Obtenidos en la cuenta de la Situación de

Excelencia.(Grafico de Líneas) Graficar los datos Obtenidos en la cuenta de la Situación de

Aprobación.(Grafico de Columnas) Graficar los datos Obtenidos en la cuenta de Femenino y Masculino.

(Grafico de Circular)

Guarde los cambios y solicite la revisión del ejercicio a su profesor.

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