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GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE ESTUDIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD Contratación Empresa Social del Estado

En la presente guía encontrara las recomendaciones y

parámetros para la elaboración de estudios de

conveniencia y oportunidad de la etapa precontractual

de la contratación de la E.S.E.

IPS del Municipio de Cartago E.S.E.

14/02/2017

I.P.S. DEL MUNICIPIO

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GUÍA ELABORACIÓN DE ESTUDIOS

DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD

VERSION 2

Fecha Aprobación: 14/02/2017

IPS DEL MUNICIPIO DE CARTAGO E.S.E.

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE ESTUDIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD EN LA

CONTRATACIÓN

VERSIÓN 2


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GUÍA ELABORACIÓN DE ESTUDIOS

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CONTROL DE CAMBIOS DE DOCUMENTOS

VERSION ORIGEN DE LOS

CAMBIOS

FECHA DE REGISTRO NOMBRE DEL FUNCIONARIO

DIA M ES AÑO

01 Adopción del procedimiento

16 01 2014 HUGO EDUARDO CEDEÑO

ESPINOZA

02

Actualización de la guía

de estudios previos

14 02 2017

ANDRÉS FELIPE AMAYA

CASTAÑEDA

ELABORO

REVISO

COORDINO

APROBO

ASESOR JURÍDICO

CONTROL INTERNO

SUBGERENTE CIENTÍFICO

GERENTE


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GUÍA ELABORACIÓN DE ESTUDIOS DE CONVENIENCIA Y

OPORTUNIDAD

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CONTENIDO

Pág.

1. OBJETIVO

5

2. ALCANCE

5

3. RESPONSABLES

5

4. DEFINICIONES

9

5. LINEAMIENTOS O POLITICAS

11

6. ETAPAS PARA LA ELABORACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS

13

6.1. NECESIDAD A SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN

17

6.1.1. Necesidad 18

6.1.2. Conveniencia y oportunidad

21

7. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR

17

7.1. Objeto 17 7.2. Alcance del objeto 17 7.3. Obligaciones de la Entidad 17 7.4. Especificaciones técnicas 17 7.5. Plazo de ejecución 17 7.6. Forma de pago 18 7.7. Presupuesto oficial 18 7.8. Plan de adquisiciones

18

8. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN

18

9. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO (ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO)

21


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OPORTUNIDAD

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10. JUSTIFICACIÓN FACTORES DE SELECCIÓN

23

11. ANÁLISIS DE RIESGOS 23 12. GARANTÍAS DESTINADAS A AMPARAR LOS PERJUICIOS 25 13. PRODUCTOS

25

14. CLIENTES 26 15. NORMATIVIDAD 26 16. FLUJOGRAMA

27

17. ANEXO 1. LISTA DE VERIFICACIÓN ESTUDIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD

29


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OPORTUNIDAD

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PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE ESTUDIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD

1. OBJETIVO

Elaborar los estudios y documentos previos que sirvan de soporte para el desarrollo del principio de Legalidad y Planeación en la etapa precontractual, con el objeto de que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la Entidad, así como la distribución de los riesgos. 2. ALCANCE Aplica a la elaboración de los estudios y documentos previos que sirvan de soporte para el desarrollo del principio de Legalidad y Planeación en la etapa precontractual, en todos los procedimientos de contratación de la Empresa Social del Estado. Los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance requerido por la Entidad, así como la distribución de riesgos que la IPS proponga: desde la identificación de la necesidad y oportunidad de la contratación, hasta la apertura del proceso, esto es hasta el acto que disponga la apertura del proceso de selección publicado en SECOP. 3. RESPOSABLES Líderes de proceso – Elaborar estudios de conveniencia y oportunidad. Área Jurídica – Elaboración de pliegos de condiciones y contratos.

ÁREAS DEL CONOCIMIENTO IDÓNEAS SEGÚN TIPO DE CONTRATO PARA

ELABORACIÓN DE ESTUDIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD

TIPO DE CONTRATO ÁREAS DEL CONOCIMIENTO

NÚCLEO BÁSICO DEL CONOCIMIENTO

Obra pública y mantenimiento de infraestructura

Ingeniería, arquitectura, urbanismo y afines

Arquitectura y Afines Ingeniería Civil y Afines


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OPORTUNIDAD

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Apoyo a la gestión, capacitaciones y fortalecimiento de subsistemas

Economía, administración, contaduría y afines

Administración y afines Administración publica Economía Contaduría publica


Ingeniería Industrial y Afines Ingeniería administrativa y afines

Servicios de apoyo a los sistemas de gestión de calidad




Ingeniería Industrial y Afines

Contratación de servicios jurídicos

Ciencias sociales y humanas Derecho y Afines

Suministro de medicamentos

Ciencias de la salud

Enfermería Medicina Odontología Químico Farmacéutico Ingeniería Química y Afines Regente de Farmacia Terapeuta respiratorio

Ayudas diagnósticas y laboratorio


Bacteriología Enfermería Medicina

Contratación de servicios profesionales medicina general


Enfermería Medicina Salud Pública

Contratación de servicios profesionales enfermería profesional


Enfermería Medicina Salud Pública

Contratación de servicios profesionales en odontología


Odontología Personal Auxiliar de odontología e higienistas orales

Contratación de especialistas en diferentes ramas de la salud


Enfermería Medicina


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Contratación de proceso de apoyo a la gestión administrativa y gestión logística



Contratación de proceso de apoyo a la gestión administrativa y gestión logística


Ingeniería administrativa y afines Ingeniería Industrial y Afines

Compra de software, aplicaciones, páginas web, equipos y suministros de sistemas, soporte, mantenimiento y actualización


Ingeniería de Sistemas, Telemática y Afines

Suministro de vehículos como lubricantes, repuestos y mantenimiento




Ingeniería Industrial y Afines Ingeniería Mecánica y Afines

Adquisición de bienes inmuebles como vehículos





Compra de equipos biomédicos, mantenimiento, calibración y metrología


Ingeniería Biomédica y Afines

Compra de papelería y suministros de oficina





Servicios de logística hospitalaria como lavandería y conserjes




Ingeniería Ambiental, Sanitaria y Afines Ingeniería Industrial y Afines


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OPORTUNIDAD

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Suministro de alimentación hospitalario


Medicina Nutrición y Dietética


Ingeniería Agroindustrial, Alimentos y Afines

Recolección y disposición de residuos hospitalarios


Ingeniería Ambiental, Sanitaria y Afines Ingeniería Industrial y Afines Ingeniería Química y Afines Otras Ingenierías Cualquier profesional que acredite educación para el trabajo relacionada Salud ocupacional

Convocatorias a concursos para la selección de funcionarios de periodo



Ciencias sociales y humanas Derecho y Afines

Contratación de estudios técnicos en salud, estudios epidemiológicos, gestión del riesgos


Enfermería Medicina Programas de Ciencias de la Salud Salud Pública

Servicios relacionados con información y comunicación


Ingeniería de Sistemas, Telemática y Afines

Ciencias sociales y humanas

Ciencias Sociales y Humanas Ciencia Política, Relaciones Internacionales Comunicación Social, Periodismo y Afines Sociología, Trabajo Social y Afines.

Servicios para garantizar una afectiva gestión ambiental y sanitaria


Ingeniería Ambiental, Sanitaria y Afines Ingeniería Industrial y Afines Ingeniería Química y Afines Otras Ingenierías Cualquier profesional que acredite educación para el trabajo relacionada Salud ocupacional


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Contratación de servicios y estudios sociales

Ciencias sociales y humanas

Ciencia Política, Relaciones Internacionales Comunicación Social, Periodismo y Afines Filosofía, Teología y Afines Sociología, Trabajo Social y Afines.

Servicios de apoyo a la gestión de facturación, cartera, revisoría fiscal y auditoria



Nota: Los estudios de conveniencia y oportunidad podrán ser elaborados por cualquier profesional para todo tipo de contrato, siempre y cuando demuestre formación y educación técnica, tecnológica o educación para el trabajo relacionada con el objeto del potencial contrato.

4. DEFINICIONES ACUERDO MARCO DE PRECIOS: Contrato entre un representante de los compradores de Entidades Estatales y uno o varios proveedores que contiene la identificación del bien o servicio. CONTRATACIÓN DIRECTA: Modalidad de contratación que no exige el desarrollo de convocatoria pública y que sólo procede de forma taxativa, para las causales previstas en la ley. CONCURSO DE MERITOS: Procedimiento de selección de consultores o proyectos de arquitectura, en la que se podrán utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificación. ESTUDIO PREVIO: Los estudios y documentos previos estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, así como el de la distribución de riesgos que la entidad propone.


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LICITACIÓN: procedimiento mediante el cual se selecciona el proponente que ofrezca mejores condiciones para contratar. CONTRATANTE: la entidad directa del orden público o privado que actúa a través de su representante legal o de sus delegados. PROPONENTE: Es la persona natural o jurídica, nacional o extranjera que presenta propuesta en forma individual o como consorcio en un unión temporal y cumpliendo con todos los requisitos exigidos en el Pliego de Condiciones. PROPUESTA: Es el ofrecimiento, diligenciado y presentado por el proponente, incluyendo todos sus anexos, que se ciñe a todos los documentos de una licitación o proceso contractual y que por lo tanto no presenta modificaciones o reservas sustantivas a ellos (hace parte de los documentos anexos al contrato). RIESGO: Situación que puede afectar el cumplimiento de los objetivos de la Entidad y la ejecución del contrato. CONTRATO O CONVENIO: Es el acuerdo suscrito entre las partes para la ejecución de los trabajos objeto de una licitación o proceso contractual, debidamente legalizado y perfeccionado. En él se especifican las condiciones y obligaciones de las partes y demás información requerida. CONTRATISTA O CONVENIDO: Es la persona natural o jurídica, el consorcio o la unión temporal que en virtud del contrato o Convenio que se derive de la licitación o contratación directa, contrae la obligación de ejecutar las obras materiales objeto del mismo y asume las responsabilidades que el contrato o convenio le impone. SUBCONTRATISTA: Es la persona natural o jurídica que celebra un contrato con el Contratista cuando éste ha sido debidamente autorizado por el Contratante, para la ejecución de cualquier parte definida de la obra.


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OBJETO CONTRACTUAL: El objeto del contrato, es en esencia, una fuente creadora de obligaciones de dar, hacer y no hacer, son las actividades que debe realizar el contratista para entregar determinado bien o servicio a la Entidad contratante. UNION TEMPORAL: Es la asociación de dos o más personas naturales o jurídicas con el objeto de presentar una misma propuesta y de ejecutar el contrato conjuntamente respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal. PLIEGO DE CONDICIONES: Es el conjunto de requisitos y normas que regulan la licitación y el contrato que de ella se derive para la ejecución de las obras objeto del mismo, y a las que deben ceñirse todas las partes interesadas. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS: se refiere a todas las características técnicas que se deben cumplir para la ejecución de las obras hasta su debida terminación, incluyendo entre otros aspectos las normas sobre los procedimientos para su elaboración, las exigencias a las que quedan sometidos los diferentes materiales a utilizar y las pruebas de control que se deben cumplir en las diferentes etapas de la construcción. Este conjunto de requisitos y normas están incluidos en las especificaciones técnicas que hacen parte de los pliegos de condiciones. 5. LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN

5.1. Para todos los efectos, se considerarán los Estudios Previos, como un instrumento de planeación, mediante el cual se identifican los requisitos que deban cumplirse y las necesidades que se busca satisfacer, por medio de estudios, conceptos y certificaciones de acción interdisciplinaria, cumplidos por las diferentes dependencias de la Empresa, que garanticen la idoneidad del proceso de contratación y de las decisiones que corresponda adoptar por parte de la Entidad.


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5.2. Los estudios de conveniencia y oportunidad serán elaborados por funcionarios, contratistas o equipos de trabajo, idóneos y competentes de acuerdo al objeto de la contratación o a la naturaleza del contrato. 5.3. Los estudios de conveniencia y oportunidad serán elaborados por los líderes de procesos relacionados directamente con el tipo de contrato a suscribir, mediante la delegación escrita o verbal del Representante Legal de la Entidad. 5.4. Los estudios previos dependiendo de su naturaleza y complejidad podrán ser elaborados por un equipo interdisciplinario conformado por aquellos líderes idóneos y competentes desde ámbitos administrativos, técnicos y financieros; la delegación para la realización de los estudios previos podrá realizarse en funcionarios de planta de la Entidad o en contratistas idóneos que tengan dentro de sus actividades contractuales la realización de estudios de conveniencia y oportunidad.

5.5. Los Estudios de conveniencia y oportunidad, la elaboración de planos, diseños, el estudio del impacto ambiental y socioeconómico, la viabilidad presupuestal o el manejo de la financiación, los riesgos previsibles, la confección técnica y jurídica de los pliegos de condiciones o sus equivalentes, etc., deberán hacerse con la suficiente antelación a la contratación.

5.6. En el desarrollo de los estudios previos, se deberá dar aplicación al principio de economía, mediante el cual la IPS exigirá que se realicen únicamente las etapas y procedimientos estrictamente indispensables para la selección objetiva del contratista, garantizando que la actividad que se desarrolle en la ejecución de las obligaciones a cargo de cada una de las partes se haga optimizando costos y evitando actuaciones dilatorias y perjudiciales. 5.7. Los estudios previos podrán adaptarse o modificarse por la Institución, con posterioridad a la apertura del proceso de selección, solo en aquellos eventos en que se trate de simples ajustes en los montos que no alteren las variables de su estimación o de cambios en elementos no esenciales del contrato a celebrar; si el ajuste o modificación que se requiere afectan los elementos sustanciales señalados en el artículo 3 del Decreto 2474 de 2008, la entidad deberá revocar el acto de apertura.

5.8. Para adquirir compromisos contractuales es imprescindible que la IPS tenga la seguridad de contar con los recursos necesarios, es decir la disponibilidad presupuestal que se les permita atender de forma oportuna y adecuada los gastos, a menos que se trate de una urgencia manifiesta.


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5.9. La IPS, será responsable de garantizar la publicidad de los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación salvo los asuntos sometidos a reserva. La información contenida en los actos del proceso se considera oponible en el momento que aparece publicada en el SECOP, a través del portal único de contratación, o en el medio establecido por la Ley para tales efectos.

5.10. Las aclaraciones y respuestas a las aclaraciones presentadas por los proponentes durante el proceso de selección tendrán únicamente valor interpretativo. 5.11. Los estudios de conveniencia y oportunidad pueden contener los espacios que identifiquen quien o quienes elaboraron, revisaron y aprobaron el mismo.

6. ETAPAS PARA LA ELABORACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS

Fuente: Control Interno Las etapas que se deben surtir para la elaboración de los estudios previos son las siguientes:

1. Descripción de la necesidad a satisfacer

2. Objeto a contratar con sus especificaciones

3. Modalidades de selección del contratista y fundamentos

4. Valor del contrato y justificación del mismo

5. Factores de selección de la oferta mas favorable

6. Analisis de risgo y forma de mitigarlo

7. Garantias exigidas en el proceso de contratación


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6.1. NECESIDAD A SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN 6.1.1. Necesidad (Para realizar el numeral 1.1. del formato de estudio de

conveniencia y oportunidad)

Indique la necesidad que se pretende satisfacer y justifique la contratación del bien o servicio que se hace necesario para el cumplimiento de los objetivos de la entidad. Por ejemplo, la carencia de mobiliario adecuado para los estudiantes (necesidad), se hace necesario su adquisición porque (justificación). Se debe establecer la razón por la cual se debe realizar una acción determinada. En este caso es preciso definir la necesidad por la cual se debe adelantar la contratación como forma de dar solución al problema o necesidad planteada. Aspectos que debe tener en cuenta para su formulación: Necesidad o problema que se desea solucionar: en este caso es importante

tener muy claro la definición de problema; este se puede definir como “el estado negativo y/o carencia que incide en la calidad de vida de la población.

Población objetivo: es la población que se ve directamente afectada con el problema o necesidad planteada.

Justificación de la contratación: describir porqué es necesario realizar la contratación, que tipo de contribución puede traer ésta a la solución de la necesidad o problema planteado y cuál es el bien o provecho que esta contratación traería para la población objetivo.

Objetivo de la contratación: Es la situación en positivo del problema o necesidad planteada.

¿Qué se persigue con el contrato? Corresponde a la Entidad Estatal describir de

manera específica la carencia que pretende satisfacer la administración con esa

contratación, exponiendo las razones sobre las cuales se justifica la adquisición del

bien, servicio u obra, que se pretende contratar que a su vez debe corresponder a

las necesidades de la entidad, la satisfacción del Interés General y la observancia de

los postulados que rigen la función administrativa.


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Planes, programas y proyectos que respaldan la contratación: se debe explicar de dónde se desprende la contratación a realizar, de qué programa hace parte, y este programa en que línea del plan de desarrollo se encuentra. Es decir, es justificar el origen de la contratación, partiendo de lo particular a lo general.

Causas que generan el problema: Cuáles son las razones por las cuales se originó el problema. Para identificar estas causas es necesario recoger datos históricos que tienen que ver con el entorno del problema y que posiblemente orientarán la definición de las causas.

Efectos generados a partir del problema presentado: Qué sucedería si persiste el problema. Cuáles son o serían las consecuencias de la evolución del problema.

Dentro de los objetivos misionales de la institución, se encuentra la prestación del servicio de salud oportuno, integral y con calidad, para el cumplimiento de estos se requiere de un portafolio de Servicios de Salud completo de los servicios de primer nivel de atención y la garantía de dispensación de medicamentos en forma oportuna (dentro de las 48 horas, después de la solicitud), completa y segura, de acuerdo a los protocolos y estándares de calidad establecidos por el INVIMA. Ver anexo 1. Estudio de conveniencia y oportunidad completo. 6.1.2. Conveniencia y oportunidad (Para realizar el numeral 1.2. del formato de

estudio de conveniencia y oportunidad)

La institución no cuenta con la experiencia y el

recurso humano de capacitada para prestar

servicios de Dispensación de medicamentos.

PROBLEMA O

NECESIDAD

Con el análisis de conveniencia y oportunidad se busca justificar el objeto a contratar, identificando las condiciones objetivas que llevan a satisfacer la necesidad, se debe contestar a la pregunta: ¿Por qué se debe contratar?

Ejemplo necesidad: Contrato de prestación de servicios de salud, suministro de medicamentos


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Se debe referenciar la meta a alcanzar con la contratación, mencionando las razones por las cuales se debe realizar la contratación y a que servicios impacta. Adicionalmente se deben enunciar las razones por las cuales esta contratación es la que más se ajusta como acción que atiende la necesidad. Por otro lado se debe describir por qué se hace necesario contratar el bien, servicio u obra, teniendo en cuenta los factores y condiciones económicas, sociales y jurídicas que se encuentran en el entorno donde se va a ejecutar el contrato, además de destacar los logros que se buscan con la contratación. La contratación con un tercero especializado, permite disminuir los gastos, debido a que los emolumentos generados por concepto de prestaciones sociales como: prima de navidad, prima de vacaciones, días de bonificación, recargo nocturno, horas extras y dotación entre otros, a los que tienen derecho los empleados públicos hacen la diferencia en el ahorro presupuestal.

Se requiere la contratación para poder cumplir con las labores administrativas de

la Institución, suplir la necesidad de contratar los procesos mencionados en aras

de garantizar la prestación de un servicio al público, ágil y eficiente.

Adicionalmente contar con el personal profesional, técnico y auxiliar administrativo,

que se requiera para el cumplimiento y desarrollo de los objetivos y metas de la

Institución.

Ejemplo conveniencia y oportunidad: Contrato de prestación de servicios para el desarrollo de los procesos y actividades de apoyo logístico a la gestión administrativa.

La contratación con un tercero especializado,

permite disminuir los gastos

Conveniencia

para la

Institución


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7. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR (Para realizar el numeral dos (2) del formato de estudio de conveniencia y oportunidad)

Describa el objeto a contratar, con sus especificaciones esenciales y la identificación del contrato a celebrar, el objeto puede tener la siguiente estructura:

7.1 Objeto: Describa el objeto contractual de forma clara, precisa y concreta, de acuerdo con la necesidad que se pretenda satisfacer. 7.2 Alcance del Objeto: Responda las preguntas ¿Qué, donde y para quién, el contratista debe suministrar los bienes y/o servicios a contratar?, en contratos de salud establezca la población a la cual se le prestara el servicio. 7.3 Obligaciones de la Entidad: determine las condiciones que debe cumplir la Institución, en su relación con el contratista, además de los aportes que debe realizar la misma para que el objeto contractual sea ejecutado. 7.4 Especificaciones técnicas: Describa las características técnicas que debe cumplir el bien o servicio a contratar. 7.5 Plazo de Ejecución: Escriba el tiempo de ejecución del contrato.

1. Iniciar con verbo en infinitivo: Desarrollar, Realizar, etc.

2. Lo que se va a realizar: procesos y actividades administrativas

3. ¿Por que se va a realizar?: para el apoyo a la gestión

4. ¿Donde se va a realizar?: en la IPS del Municipio de Cartago


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7.6 Forma de Pago: Especifique los desembolsos de dinero de acuerdo con los productos o servicios entregados o al plazo de ejecución, determine si requiere anticipo o pago anticipado, dependiendo del tipo de contrato. 7.7 Presupuesto Oficial: Establezca el presupuesto del contrato de acuerdo con lo estudios económicos, además especifique el rubro presupuestal que será afectado, realice la respetiva consulta en el área de presupuesto de la Entidad. 7.8. Plan de adquisiciones: Revise y verifique que los bienes o servicios a adquirir se encuentren en el plan de adquisiciones de la Institución, consulte el mismo en la página web de la Entidad o diríjase al área de Almacén y suministros, una vez la información este verificada, coloque en el espacio del formato de estudios de conveniencia y oportunidad las conclusiones de la revisión realizada. 8. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN (Para realizar el numeral tres (3) del formato de estudio de conveniencia y oportunidad)

a. Determine los fundamentos jurídicos generales o introductorios. b. Cite el Estatuto de contratación de la Entidad y el número de Acuerdo de

aprobación. c. Establezca con fundamento en el estatuto de contratación el procedimiento

de contratación a utilizar. La fundamentación jurídica debe iniciar indicando las condiciones normativas que rigen a la Empresa Social del Estado en materia de contratación, se sugiere la utilización del siguiente sustento jurídico como introducción de los fundamentos jurídicos:

¿Por qué se escoge la modalidad de contratación? Debido a que la Contratación de

la Empresa Social del Estado está regida por el Estatuto interno de contratación

aprobado por la Junta Directiva, es fundamental expresar la modalidad de selección

escogida para realizar la contratación, justificando el soporte de orden legal según la

naturaleza, cuantía o condiciones especiales que respaldan la escogencia de acuerdo

con las modalidades existentes o al contrato a celebrar.


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Se deben implementar los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de la contratación que puede ser por invitación directa, invitación pública, de la necesidad inminente, urgencia en materia de salud y enajenación de bienes muebles o inmuebles etc. De conformidad con lo establecido en el estatuto de contratación de la Empresa Social del Estado. Para realizar la fundamentación jurídica de la modalidad de selección, es necesario consultar el artículo 56 del estatuto de contratación de la Empresa Social del Estado, aprobado mediante Acuerdo 01 de 2014. Procedimientos de contratación. La IPS del Municipio de Cartago, adopta los

siguientes procedimientos contractuales, los cuales son determinados según la

naturaleza, cuantía y complejidad de los bienes y servicios a contratar:

Procedimiento I: Invitación directa Es la convocatoria dirigida a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas, para que con base en los requisitos y condiciones exigidos por la

“Las empresas sociales del Estado y su régimen de contratación Conforme al artículo 194 de la ley 100 de 1993 1 la prestación de servicios de salud en forma directa por la Nación o por las entidades territoriales, se hará principalmente a través de las empresas sociales del Estado, que constituyen una categoría especial de entidad pública descentralizada, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, creadas por la ley o por las asambleas o concejos2. En lo pertinente, estas entidades también son reguladas por la ley 344 de 1996. Del régimen jurídico a que están sometidas, se destaca lo dispuesto en el artículo 195 de la ley 100 de 1993: " 2. El objeto debe ser la prestación de los servicios de salud, como servicio público a cargo del Estado o como parte del servicio público de seguridad social. "6. En materia contractual se regirá por el derecho privado, pero podrá discrecionalmente utilizar las cláusulas exorbitantes previstas en el estatuto general de contratación de la administración pública. La sala de consulta y servicio Civil del Consejo de Estado en Consulta N° 1.127, del 20 de agosto de 1998, manifestó: "Por regla general, en materia de contratación las Empresas Sociales del Estado se rigen por las normas ordinarias de derecho comercial o civil. En el caso de que discrecionalmente, dichas empresas hayan incluido en el contrato cláusulas excepcionales, éstas se regirán por las disposiciones de la ley 80 de 1993. Salvo en este aspecto, los contratos seguirán regulados por el derecho privado".


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Empresa Social del Estado, presenten una oferta o propuesta susceptible de ser seleccionada para la celebración de un contrato. Contratación de prestación de servicios de salud y de bienes y servicios que tienen como objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de La IPS del Municipio de Cartago en su calidad de Empresa Social del Estado, tales como: servicios asistenciales, clínicos, médicos, quirúrgicos, terapéuticos, diagnósticos, de rehabilitación y de promoción y prevención, servicio de ambulancia y la dispensación de medicamentos, insumos, lentes y monturas y el suministro de oxígeno a los afiliados. Procedimiento II. Invitación pública Es el procedimiento mediante el cual La IPS, invita públicamente a personas naturales y jurídicas, para que, en igualdad de oportunidades formulen ofertas acerca de las obras, bienes o servicios que se requieran y seleccionará entre ellas la más favorable para los intereses de la Empresa. Este procedimiento se aplicará para la celebración de contratos cuya cuantía sea superior al 5% del presupuesto anual de la I.P.S., y para la contratación de intermediarios de seguros. Se exceptúan aquellos contratos a los que se les aplique un procedimiento específico de los señalados en este Manual. Procedimiento III. De la necesidad inminente Existirá necesidad inminente cuando la continuidad de la prestación del servicio y la protección de la vida y la salud de los usuarios exija el suministro de medicamentos, bienes o la prestación de servicios, inclusive de profesionales, o la ejecución de obras en el inmediato futuro; cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción; cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas y, en general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos establecidos en este Manual. La necesidad inminente se declarará mediante acto administrativo motivado por el Gerente de la entidad. Con el fin de atender las necesidades y los gastos de la necesidad inminente, se podrán hacer los traslados presupuestales internos que se requieran en el presupuesto de la IPS.


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Procedimiento IV. Urgencia en materia de salud. De conformidad con lo establecido por la Ley 715 de 2001, artículo 67, y demás disposiciones que la modifiquen, adicionen o complementen, el servicio de salud de urgencias se prestará en forma obligatoria a todas las personas, sin necesidad de contrato ni orden previa. Procedimiento V. Enajenación de bienes muebles e inmuebles. En los procesos de enajenación de los bienes (muebles e inmuebles) de la IPS, se podrán utilizar instrumentos de subasta y en general todos aquellos mecanismos autorizados por el derecho privado, siempre y cuando en desarrollo del proceso de enajenación se garantice la transparencia, la eficiencia y la selección objetiva, previa la determinación de la necesidad de vender y la obtención del avalúo correspondiente:

Venta de bienes en subasta pública y donación.

Venta de bienes inmuebles. Procedimiento VI. Otros mecanismos de selección. Mecanismos como la subasta inversa para la conformación dinámica de las ofertas y sistemas de compras electrónicas entendidos como los mecanismos de soporte a las transacciones propias de los procesos de adquisición, que permitan a la entidad realizar compras de manera eficiente. 9. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO (ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO) (Para realizar el numeral cuatro (4) del formato de estudio de conveniencia y oportunidad) Indique las variables analizadas y los cálculos realizados para determinar el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de los costos

Para realizar el análisis económico y técnico del valor del contrato es necesario

recopilar información del mercado, mediante cotizaciones u otros mecanismos

de consulta, además determinar claramente las unidades de medida del objeto,

por ejemplo: Horas, Personas, Documentos, Equipos, Muebles, Capacitaciones,

etc.


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para la Entidad asociados a la realización del proceso de selección y a la ejecución del contrato. En el evento que la contratación sea a precios unitarios, la entidad contratante deberá soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. En el caso del concurso de méritos no será necesario publicar el detalle del análisis que se haya realizado en desarrollo de lo establecido en este numeral. Para la realización del estudio de mercado se solicitaron cotizaciones a las firmas BERMOTOS S.A., AUTOGERMANA S.A. y se obtuvieron los siguientes análisis:

ESTUDIO DE MERCADO

OFERENTES MODELO VALOR

UNITARIO IVA 25% TOTAL X ITEM

AUTOGERMANA S.A. BMW F650GS $ 38.000.000,00 $ 38.000.000,00

BERMOTOS S.A.

SUZUKI DL 650 $ 15.990.000,00 $ 3.997.500,00 $ 19.987.500,00

Los valores enunciados no incluyen algunos accesorios, como lo son el baúl o cajuela, guantes, impermeables, juego de defensas, protector motor –quilla, rejilla de radiador), todos estos accesorios con un costo promedio de $2.500.000.oo. Adicional a las cotizaciones solicitadas, se investigó (por Internet y confronto y verificó con la revista motor) los precios de otras marcas de motos de similares características en el mercado Colombiano (marcas como YAMAHA) y se obtuvo, precio de los modelos XT660X por $23.990.000.oo, con la diferencia a las demás que la potencia del motor es de 48 HP y las anteriores cotizadas, Suzuki y BMW de 68HP. Se tomó el valor promedio de los precios y se calculó un presupuesto estimado.

OFERENTES MODELO COSTO TOTAL

AUTOGERMANA S.A. BMW F650GS $ 38.000.000,00

BERMOTOS S.A. SUZUKI DL 650 $ 19.987.500,00

YAMAHA XT660X $23.990.000.oo

PROMEDIO $ 27.325.833,33

Ejemplo análisis económico valor del contrato: Compra de vehículo, estudio previo elaborado por la Procuraduría General de la Nación.


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Finalmente y teniendo en cuenta que las motos serán entregadas en la ciudad de Bogotá, se obtiene un valor promedio de $ 27.325.833,33, incluido el IVA, para cada moto. Debido a que el costo de la moto BMW es excesivamente alto comparado con los costos de las otras marcas se omite el valor de estas, obteniendo un nuevo promedio de $ 21.988.750,00, para cada moto. 10. JUSTIFICACIÓN FACTORES DE SELECCIÓN Escriba y justifique los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable, de acuerdo con la modalidad de selección. Observe las condiciones enunciadas en el artículo 12 del Decreto 066 de 2008 y el Estatuto de contratación de la Entidad. 11. ANÁLISIS DE RIESGOS Según el Decreto 734 de 2012 se entienden como riesgos involucrados en la contratación, todas aquellas circunstancias que de presentarse en el desarrollo y ejecución del contrato pueden alterar el equilibrio financiero del mismo. Los riesgos que puedan presentarse en la contratación estatal, atienden la siguiente clasificación:

¿Cuál es el fundamento que se utilizará para definir el factor de selección? La

Entidad debe señalar los factores técnicos, de calidad y económicos que deben ser

considerados a efecto de obtener la propuesta más favorable de acuerdo con las

modalidades de contratación y teniendo en cuenta las diferentes alternativas de

aplicación para cada una, tales como, el menor precio, la mejor calidad, calidad y

precio soportado en puntajes o calidad y precio con la mejor relación costo-beneficio.

Estime, tipifique y asigne los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato. Los riesgos previsibles son aquellos que se pueden presentar en la ejecución del contrato, para ello identifíquelos, cuantifíquelos y asígnelos a la entidad o al contratista (Ver artículo 4 de la ley 1150 de 2007).


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Eventos que alteren el equilibrio económico del contrato. Eventos que permitan fijar favorabilidad mediante la relación costo -

beneficio. Eventos que se puedan presentar en forma colateral a la ejecución de

contratos. Eventos que amenacen el éxito del proceso de selección o contratación.

Estos eventos se estudiarán a partir de factores precursores, los cuales se clasifican así: Acciones legales: Nuevos impuestos, nuevas cargas parafiscales, actos de autoridad, comiso, embargo, demandas y en general acciones que son originadas en la actuación de una autoridad competente en ejercicio de su función administrativa. Tecnológicos e infraestructura pública: Fallas en telecomunicaciones, servicios públicos, nuevos desarrollos, operación de equipos y herramientas, vías de acceso y transporte, y todos los aspectos relacionados con servicios considerados como esenciales para el desarrollo de una economía moderna: transportes, energía, comunicaciones, obras públicas, etc. necesarios para el desarrollo de las actividades. Sociopolíticos: Terrorismo, delincuencia, actividad proselitista o huelgas, costumbres y usos culturales, religión y creencias, y todos los concernientes a orden público, entorno social y cultural. Actos de parte relacionada y subcontratos: Errores, fallas, incumplimientos, insuficiencias o eventos con origen en, o derivados de subcontratos, alteración de planos, estudios o diseños no ejecutados directamente por el contratista o por su cuenta, falla humana de otro, actos o eventos en proveedores, filiales, subordinadas u otros contratistas vinculados con el contratista principal. Macroeconómicos: Diferencias o alteraciones en tipo de cambio, tasa de interés, curva de Inflación, importaciones, exportaciones, oferta o demanda de materias o servicios, mano de obra, modificación en los precios por variaciones en la oferta o demanda de bienes y servicios, escasez de mano de obra, guerra.


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Actos de la Naturaleza: Geológicos, hidrológicos, climáticos, incendios forestales, biológicos, patológicos. Relaciones laborales: Accidentes laborales, enfermedad profesional, muerte persona clave, actos de empleados, y en general, las actuaciones y omisiones de los empleados directos o las personas naturales al servicio del contratista. Hecho de las cosas: Incendios, roturas, filtraciones, derrames, explosiones, fallas mecánicas y todo tipo de eventos que afecten los bienes de capital, instalaciones, equipos y maquinaria del contratista. Vicios: Vicio propio, características y propiedades físicas o químicas de materiales o productos, condiciones de suelos, medio ambiente, vicios ocultos o redhibitorios. Actos de terceros: Acciones u omisiones de personas ajenas a la entidad o al contratista, y cuya actuación no corresponda a eventos delictuosos tipificados en los anteriores factores. Medidas de mitigación Indique para cada uno de los riesgos identificados, las acciones que deberá realizar el contratista para prevenir la ocurrencia de los mismos, las cuales serán potenciales obligaciones del contratista durante la ejecución del contrato, además de las pólizas de aseguramiento que deberá suscribir. Para esto el hacedor del estudio previo deberá verificar el Estatuto de contratación de la Empresa.

12. GARANTÍAS DESTINADAS A AMPARAR LOS PERJUICIOS: Relacione los amparos que deben solicitarse al proveedor o contratista, el porcentaje de las mismas y el tiempo que debe tener la póliza; de acuerdo con el objeto del contrato a ejecutar y la forma de pago. Para establecer las garantías que deberá constituir el contratista es necesario revisar el capítulo siete (7), artículos del 22 al 29 del Estatuto de contratación de la Entidad.

13. PRODUCTOS Estudio de conveniencia y oportunidad.


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14. CLIENTES

Los usuarios de los estudios de conveniencia y oportunidad serán internamente el Representante legal de la Entidad y el Área jurídica, externamente los clientes serán los potenciales contratistas o proponentes.

15. NORMATIVIDAD Decreto 2474 de 2008, por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad y selección objetiva, y se dictan otras disposiciones. Decreto 734 de 2012 Resolución 5185 de 2013 del Ministerio de Salud y Protección Social, Estatutos de Contratación Empresas Sociales del Estado. Estatuto de Contratación de la Entidad.


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16. FLUJOGRAMA

No. FLUJOGRAMA

RESPONSA

BLE REGISTRO OBSERVACIONES

0

1

Líder de proceso

Comunicación

interna

Una vez recibida y analizada la necesidad, determine si se trata de un bien, obra o servicio.

Verifique si el bien, obra o servicio se encuentra dentro de los rubros del presupuesto de la Institución y/o en el Plan de adquisiciones de la misma y obtenga el certificado de disposición presupuestal.

2

Líder de proceso

Formato

Estudios de

conveniencia y

oportunidad

Determine el valor del bien, obra o servicio en el mercado. Puede solicitar cotizaciones a diferentes proveedores para determinar el valor del bien, obra o servicio, además puede realizar análisis histórico de compras o consultar acuerdos marco de precios construidos por Colombia Compra Eficiente.

3

Líder de proceso

O

Equipo multidisciplinari

o

Formato

Estudios de

conveniencia y

oportunidad

Realice una descripción técnica de la necesidad (bien, obra o servicio) que se pretende satisfacer con la contratación, teniendo en cuenta la conveniencia y oportunidad de la contratación. Elabore la descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones esenciales y la identificación del contrato a celebrar. Teniendo en cuenta el objeto del contrato,

determine el tipo de selección que se debe

aplicar, de conformidad a lo establecido en

el artículo 56 del Estatuto de Contratación.

INICIO

Recibir la necesidad

A

Realizar análisis

económico del valor

del bien, obra o

servicio

Elaborar estudios de

conveniencia y

oportunidad


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No. FLUJOGRAMA RESPONSA

BLE REGISTRO OBSERVACIONES

3

Líder de proceso

Formato

Estudios de

conveniencia y

oportunidad

De acuerdo a lo anterior, plasme los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección.

Con base en el análisis económico previamente elaborado, realice el análisis técnico y económico que soporta el valor estimado del contrato. Realice la justificación de los factores de selección (criterios que se tendrán en cuenta para calificar la oferta más favorable) Determine el soporte que permita la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato.

Elabore el análisis que sustenta la exigencia de los mecanismos de cobertura (Como por ejemplo, Riesgos Asegurables a través de la garantía única de cumplimiento y de la póliza de responsabilidad civil extracontractual derivada del seguro de cumplimiento, garantías bancarias, etc.) que garantizan las obligaciones surgidas con ocasión del proceso de selección y del contrato a celebrar.

4

Líder de proceso

Formato

Estudios de

conveniencia y

oportunidad

Una vez realizo el estudio de conveniencia y oportunidad, remita el mismo al área jurídica para la respectiva realización de pliegos de condiciones y la publicación del mismo.

A

Elaborar estudios de

conveniencia y

oportunidad

Remitir estudio de

conveniencia y

oportunidad al área

jurídica

FIN


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ANEXO 1

Lista de verificación de estudios de conveniencia y oportunidad

I.P.S. DEL MUNICIPIO DE CARTAGO, E.S.E. VALLE DEL CAUCA Nit: 836.000.386-0

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CÓDIGO: VERSION 1

FORMATO VERIFICACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS

Fecha Aprobación 09/10/2013

N° CONTRATO OBJETO OBSERVACIÓNES

REQUISITOS MINIMOS (Decreto 2474 de 2008)

Necesidad Objeto Fundamentos

jurídicos Valor

estimado

Factores de

selección Riesgos Garantías

1 004 de 2013 NC C C NC C C C

2 005 de 2013

C: Conformidad NC: No conformidad NA: No aplica

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